Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.

Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.

Протокол встречи

Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.

Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.

До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.

Содержание протокола

По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.

• наименование организации (полное и сокращенное);
• название документа;
• номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи.

Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.

В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.

В основной части излагаются:

• вопросы, которые обсуждались на встрече;
• выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
• решения, принятые по поставленному вопросу.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Зачем нужен протокол совещания

В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д.

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Наилучшим вариантом является наиболее детализированный протокол.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

К какому типу протоколов относится протокол совещания

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

• информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
• распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия. Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом. Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.

Как вести протокол совещания

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.

Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.

При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Из каких разделов состоит протокол совещания

Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.

Заголовочная часть протокола.

Шапка должна содержать ряд реквизитов:

• полное наименование организации;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дату;
• место оформления;
• заголовок к тексту.

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.

Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

Например:

• Открытое акционерное общество;
• Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»;
• (ОАО Агентство «Роспечать»);
• Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.

К примеру: заседание совета директоров акционерного общества осуществлялось на протяжении двух дней (13.01.09 и 14.01.09). Протокол оформили на следующий день и завизировали через сутки после завершения мероприятия, то есть 16.01.09. В таком случае указывают числа «13 – 14.01.2009». При этом допустимо еще два варианта написания даты: «13.01.2009 – 14.01.2009» или «13 – 14 января 2009 г.».

Номер (индекс) протокола – это порядковый номер заседания. Нумерация устанавливается на календарный год, при этом существуют несколько групп протоколов, и по каждой из них идет отдельная порядковая нумерация. Таким образом, проставлять свои номера надо на протоколах: заседаний дирекции, общих собраний акционеров, собраний трудового коллектива, заседаний технического совета и пр.

Традиционно принято писать двузначным числом номера документа и даты, имеющие одну цифру. Это осуществляется с помощью добавления нуля перед одиночной цифрой. Обычно это объясняют следующим образом: нуль («№ 01» либо «01 января 2008 г.») не даст указать в данном месте другой знак, трансформировав в результате 1 в 11, 21 либо 31. Еще раз напомним, что в нормативных документах не установлено точных правил на написание подобных чисел. Это лишь общепринятая практика.

Место оформления документа следует обозначить, если его сложно установить по наименованию организации. Также его указывают, если заседание проходит в отличном от расположения предприятия (автора документа) населенном пункте. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место оформления протокола пишется в соответствии с имеющимся административно-территориальным делением с применением общепринятых сокращений.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид совместной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Например, «заседания методического совета» или «собрания трудового коллектива» или «совещания начальников структурных подразделений».

Реквизиты заголовочной части можно расположить продольным или угловым методом. Данный выбор зависит от организации.

Вводная часть текста.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части документа за заголовком следуют инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель, который проводит совещание, является должностным лицом, но его пост в документе указывать не следует.

Организацией и документированием деятельности совещания занимается секретарь. Таким образом, он несет ответственность за всю процедуру протоколирования. При этом секретарь совещания (заседания) в действительности может не быть секретарем по занимаемой должности. Возможно наделение дополнительной обязанностью по протоколированию подходящего сотрудника. В случае регулярного ведения такой документации определенным работником данную функцию необходимо указать в его должностной инструкции. Но в этом нет необходимости при разовой потребности оформить протокол, просто руководитель выдает поручение сотруднику.

К примеру, на заместителя директора Панкова возлагаются обязанности председателя заседания начальников отделов, а его личного помощника Егорову назначают секретарем собрания. В такой ситуации их должности по штатному расписанию не указывают в протоколе. В составляемом документе они будут выступать лишь как председатель и секретарь заседания.

Образец составления вводной части протокола совещания:

• Председатель – Панков Ю. П.
• Секретарь – Егорова Д. Л.
• Присутствовали: Бессонов А. Д., Коренев Н. Р., Лужин Е. Н., Малинина Е. М., Устюгов А. К.
• Приглашенные: генеральный директор ОАО «Опал» Шумилов А. Б., технический директор ОАО «Лазурит» Остер М. А.

На следующей строке после слова «Присутствовали» по алфавиту указывают инициалы и фамилии сотрудников предприятия, принявших участие в рассмотрении и выработке решений в рамках заседания.

В ситуации присутствия на собрании иных приглашенных должностных лиц этого предприятия их перечисляют в разделе «Приглашенные». При этом занимаемые ими посты не указываются, фамилии и инициалы располагаются по алфавиту. И лишь в случае участия работников сторонних компаний приводятся их должности и наименование фирмы.

Для составления списка присутствующих сотрудников и приглашенных лиц используется один межстрочный интервал. После этого пропускается одна пустая строка и с таким же интервалом оформляется повестка дня. Основная часть текста набирается с помощью полуторного межстрочного интервала.

Секретарь заблаговременно формирует список участников совещания, опираясь на указание руководителя. Такой перечень необходим для информирования заинтересованных лиц о дате мероприятия и повестке дня. Не лишним будет заранее раздать справочные материалы для ознакомления с вопросами и подготовки к заседанию. Список участников совещания корректируется в день проведения по факту присутствия должностных лиц.

В случае проведения расширенной встречи (свыше 15 человек) либо совещания постоянно действующего коллегиального органа при оформлении протокола не проставляют фамилии присутствующих, а приводят лишь общее число участников, которое фиксируется при регистрации. Затем перечень регистрации прикладывается к протоколу в виде приложения. В самом документе должно значиться: «Присутствовали: 19 человек (список прилагается)».

Повестка дня является неизменным атрибутом вводной части. Менеджер, назначивший совещание, устанавливает ее содержание. В случае предварительной рассылки повестки участникам для ознакомления изложенную в ней информацию следует занести в составляемый документ.

Номер присваивается вопросам повестки дня посредством арабских цифр. Формулировку тем надо начинать с предлога «О» либо «Об», отвечая на вопрос «о чем?». Любой пункт должен содержать инициалы и фамилию докладчика, то есть должностного лица, подготовившего указанное сообщение.

Пример оформления протокола совещания в части повестки.

Повестка дня:

1. Об утверждении правил информационной безопасности.

Доклад начальника информационного отдела Дороховой Ю. Р.

1. О внесении изменений в штатное расписание.

Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

Основная часть текста.

Оформляющая часть протокола.

Созданные вручную стенографические либо аудиозаписи, сделанные секретарем в ходе заседания, становятся основой содержания протокола. По окончании совещания секретарь оформляет документ в соответствии с существующими требованиями. Далее проект поступает председателю заседания для редактирования. После внесения всех правок протокол закрепляется подписями и переходит в ранг официальных документов.

Юридическая сила протокола, то есть официальность, достоверность, бесспорность, обуславливается не только правилами его заполнения. Согласно традиционному толкованию «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если обязательные правила оформления соблюдены, то документ наделяется юридической силой после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Внесение этого реквизита не вызывает затруднений, так как оно одинаково для всех рассмотренных нами видов протокола. Подписи следует отделять от текста 2 либо 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» располагают от границы левого поля, с правым полем граничит последняя буква в фамилии.

Протокол представляет собой внутренний документ, соответственно печать на нем обычно не ставится.

При его объеме свыше одной страницы вторую и последующие необходимо пронумеровать. В оформлении номеров страниц используют арабские цифры без слова «страница» (стр.), без применения дефисов, кавычек и иных знаков.

Согласно общему правилу на оформление протокола отводится не более пяти дней. Дату готовности указанного документа обычно определяет менеджер, проводивший заседание, либо председатель постоянно действующей структуры. Помимо этого, срок подготовки может быть установлен регламентом работы коллегиального органа.

Существует ряд документов, ограничивающих период оформления для конкретных разновидностей протоколов. В частности, закон «Об акционерных обществах» предписывает данным предприятиям составить протокол заседания совета директоров за 3 дня, а на подготовку столь трудоемкого документа, как протокол общего собрания акционеров, дается даже 15 дней.

О решениях из протокола совещания персонал информируется посредством рассылки полных копий либо выписок постановляющей части. В маленьких организациях ознакомление сотрудников с принятыми резолюциями зачастую происходит под роспись. С этой целью к протоколу прикладывают лист ознакомления.

Также часто, опираясь на постановления собраний, разрабатываются распорядительные документы, к примеру, решения коллегиального органа либо приказ директора предприятия.

Протокол совещания в краткой и полной форме

Существуют краткая и полная формы изложения текста в протоколе.

По сути, между собой они отличаются лишь объемом детализации освещения процесса заседания, а оформление у них тождественно. Такое положение сложилось в результате практики, и данная информация транслируется при любом обучении в области делопроизводства.

Краткий протокол является документом, фиксирующим поднятые в процессе заседания вопросы, фамилии докладчиков и вынесенные решения.

Указанную форму традиционно применяют:

• если на заседании ведется стенографическая запись (стенограмма выступлений составит приложение) либо фиксирование происходящего с помощью специальных технических средств;
• если заседание оперативного характера и нужно задокументировать принятое решение, не уточняя ход обсуждения.

В случае применения краткого протокола рабочего совещания утрачивается возможность восстановления хода обсуждения вопроса, высказанных мнений и замечаний, протекания процесса выработки управленческого решения.

В полном виде сохраняется подробное описание того, что происходило на совещании. Эта форма включает в себя текст докладов и выступлений участников заседания, все мнения, вопросы и реплики, прозвучавшие в процессе, и другие детали мероприятия.

Соответственно, полный протокол содержит 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), в отличие от краткого, имеющего лишь две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Количество разделов в основной части текста протокола и их нумерация соответствует числу пунктов, входящих в повестку дня. Любой раздел представлен в 3 частях в полной форме – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – и в 2 частях в краткой. Указанные слова оформляются прописными буквами от левого поля.

Сразу за подзаголовком «СЛУШАЛИ» необходимо указать в родительном падеже фамилию и инициалы главного докладчика (слушали кого?). Далее следует изложение его речи через тире. Запись выступления традиционно оформляют в прошедшем времени от третьего лица единственного числа. В случае предварительной подготовки текста сообщения в письменном виде и передачи его секретарю в составляемом документе достаточно привести его тему. Далее следует: «текст доклада прилагается».

Для полной формы характерно указание после слова «ВЫСТУПИЛИ» фамилий и инициалов участников обсуждения вопроса. При этом каждую фамилию и инициалы выступающего пишут с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Сама запись доклада идет через тире после фамилии и оформляется от третьего лица единственного числа. Здесь же по тексту приводят вопросы, озвученные в процессе доклада либо по его завершении, и ответы на них.

Если в ходе заседания обсуждение не проводилось либо вопросы не задавались, то часть «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе не указывают. Таким образом, данный фрагмент текста будет включать в себя 2 части: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Это допускается и в полной форме протокола по отдельным вопросам повестки дня.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») следует текст постановляющей части определенного пункта повестки дня. В случае принятия по какому-либо вопросу одновременно нескольких решений их номера проставляют арабскими числами. При этом первой цифрой обозначают номер пункта повестки дня, а второй – номер принятого решения.

В случае выработки по первому пункту повестки дня трех решений их нумерация будет следующей: 1.1, 1.2 и 1.3.

Если же по второму пункту повестки дня принято лишь одно решение, его номер пишется 2.1 (ошибкой будет указать номер просто цифрой 2).

Текст постановляющей части принято формулировать, используя стандартную модель, установленную для распорядительных документов. Соответственно, предложения будут отвечать на вопросы: кому сделать и что именно и к какому сроку. В данном случае допускается указывать ответственного исполнителя как в начале текста, так и в конце.

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в том числе она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, которые фиксируются также и по итогам заседания счетной комиссии.

Протокол оперативного совещания: особенности составления и возможные проблемы

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

• регулярность (к примеру, 1 раз в месяц в установленное время);
• постоянный состав участников;
• практически неизменные темы и вопросы;
• малая длительность.

Указанные особенности вносят свои нюансы в составление протокола оперативного совещания. Предварительно владея алгоритмом деятельности и вопросами, секретарь способен в короткие сроки составить итоговый документ.

Скорость оформления протокола заседания позволяет очень быстро завизировать его у руководителя.

Ведение протоколов совещаний, проходящих в оперативном режиме, может представлять некоторую сложность. Приведем самые распространенные проблемы.

Проблема 1. Секретарь либо работник, на которого возложили обязанности ведения протокола, не владеет сутью рассматриваемого вопроса, потому у него возникают сложности с фиксированием хода обсуждения.

Возможное решение: секретарь может обратиться к сотруднику, делавшему доклад на совещании, либо к иному специалисту, способному прояснить данную тему.

Проблема 2. В связи с отсутствием строго закрепленного регламента оперативного совещания по ходу него секретарь не всегда способен успеть зафиксировать всё происходящее.

Возможное решение: секретарь может организовать звукозапись процесса заседания, и составление протокола совещания будет выполняться с опорой на нее.

Проблема 3. Секретарь не всегда может вычленить наиболее важную, существенную часть среди всего многообразия информации, поступающей в ходе рассмотрения вопроса. Иногда бывает трудно понять, что именно фиксировать в протоколе.

Возможное решение: в подобной ситуации для подготовки протокола совещания секретарю следует предварительно проанализировать имеющиеся сведения и выделить наиболее важные аспекты. Затем уже можно составлять документ, внося в него лишь главную информацию.

Как составить идеальный протокол совещания

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих блокнотах в ходе заседания.	Внимание всех обращено на экран либо доску, на которой ведется онлайн-протоколирование.
У каждого свое понимание итогов встречи.	Достигнуто единое понимание итогов встречи, определены ответственные и сроки мероприятий, необходимых для достижения конкретного результата.
Участники утрачивают часть энергии в процессе совещания.	Участники покидают заседание, зарядившись энергией, нацелившись на определенные задачи.
Отсутствие обязательств по выполнению принятых на встрече решений.	Обязательность выполнения принятых решений и распределенных задач – ведь все присутствующие запомнили твое обещание сделать всё вовремя.
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания.	Следование визуальной повестке совещания.
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется лишь на следующий день, а иногда и позже.	Согласование и подписание протокола происходит непосредственно в конце совещания.
Контроль исполнения решений требует больших временных затрат.	Контроль исполнения решений осуществлять легко, так как они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач.

Для организации идеального протоколирования можно взять как простые листы флипчарта и маркеры, так и более сложные и современные технологии. Прежде всего необходимо следовать определенной методологии и не отступать от установленных правил.

Хорошо налаженное идеальное протоколирование выглядит следующим образом: согласование протокола, его распечатка и подписание происходит сразу по окончании совещания. Затем, пока участники добираются из конференц-зала на свое рабочее место, происходит распределение ответственности. Вернувшись в свои офисы, сотрудники получают по электронной почте последний вариант протокола и закрепленные за ними обязанности в корпоративной системе управления задачами. Сделать это реально, достаточно следовать нашей инструкции.

Для того чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, можно использовать специальный шаблон . Пример шаблона протокола совещания:

1. Организационные детали.
2. Список участников.
3. Повестка.
4. Принятые решения.
5. Задачи.
6. Вопросы для обсуждения позже.
7. Подписи участников.
8. Протокол составил.

Внимательнее ознакомимся с правилами заполнения указанного шаблона.

1. Контролируйте время начала и окончания заседания. Совещания имеют тенденцию проходить с нарушением сроков начала и конца. Для борьбы с этим явлением необходимо четко контролировать и фиксировать временные рамки заседания.

Помимо этого, эффективным шагом будет регистрация опоздавших на совещание в отдельной ветке. Мало кто пожелает, чтобы его отмечали как недисциплинированного. Также можно вести статистику и установить рейтинг лиц, склонных к опозданиям.

2. Назначьте роль для каждого участника совещания. Это очень простой и работающий метод достижения успеха. Установлено, что участники многих заседаний не всегда осознают, что и кто из них должен выполнять с целью повышения эффективности совещания и достижения результата.

Следует в обязательном порядке установить соответствующую роль для каждого.

1. Председатель совещания – является ответственным за соблюдение определенных правил подготовки и ведения мероприятия. Эффективность и энергичность встречи зависит от него.
2. Докладчик совещания – является ответственным за качественную и своевременную подготовку и доведение информации, необходимой участникам собрания.
3. Участник совещания – принимает на себя функцию самостоятельной подготовки и активности в ходе мероприятия.
4. Секретарь совещания – обеспечивает составление протокола.
5. Хранитель энергии – является ответственным за энергию совещания. Он может назначить перерыв в заседании, если снизилась его динамичность, в зале душно и т. п. Он останавливает процесс и проводит заряжающее энергией мероприятие.
6. Хранитель знаний – обеспечивает фиксирование информации для предотвращения потери какой-либо ценной мысли. Обычно данное лицо указывает секретарю на важность записи определенного высказывания.
7. Хранитель контекста – следит за соблюдением повестки заседания. При нарушении повестки указанный человек сигнализирует всем участникам.
8. Хранитель времени – является ответственным за соблюдение временных рамок совещания. Указывает на необходимость принятия решения и фиксации результата за две минуты до завершения обсуждения вопроса.

3. Определите цели, составьте повестку совещания. Многие заседания проводятся при отсутствии письменной повестки. В итоге большая часть участников полностью не осознает целей их приглашения на мероприятие. В результате тратится много времени в начале совещания на повышение эффективности всех присутствующих.

Используя специально предназначенное место в протоколе, укажите повестку совещания. Помимо этого, желательно, согласно принципу, приведенному в п. 1, осуществлять контроль длительности мероприятия, сопоставляя количество времени, запланированного и реально потраченного на каждый вопрос повестки. Таким образом, через несколько недель упорного измерения возрастет число завершенных по графику встреч.

4. Зафиксируйте решения. Следующие 3 пункта тесно переплетаются между собой. Это касается итогов совещания. Какую цель преследуют все заседания? Предназначением любого из них является достижение соглашения о последующих действиях. Существует 3 вида договоренностей:

• решения, касающиеся всех;
• задачи, закрепленные за определенными исполнителями;
• вопросы, прозвучавшие в рамках совещания, но не приведшие к выработке определенной резолюции либо конкретной задачи. Так бывает при затрагивании темы, не включенной в повестку совещания, либо при ее слабой подготовке, что не позволяет принять однозначное решение.

Любые обсуждения смены регламента, бизнес-процессов, поощрений и наказаний, информации и прочего следует оформлять в виде постановлений, распространяющихся на всех участников совещания. Эти данные должны попадать в блок «Принятые решения».

5. Закрепите задачи. Следует помнить, что для эффективного выполнения поручения его необходимо закрепить только за одним ответственным.

С этой целью можно применять раздел для фиксирования задач.

Любое поручение в обязательном порядке должно иметь текст, срок и ответственного исполнителя. В ходе заполнения указанных полей информация видна на экране, и каждый участник заседания может ознакомиться с назначенными задачами и теми сотрудниками, кто их реализует.

6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже. В связи со склонностью людей к ассоциативному мышлению в ходе любого совещания всегда появляются проблемы, не запланированные к обсуждению. При отсутствии быстрого их решения (к примеру, посредством правила «трех реплик») следует зафиксировать тему в разделе «Вопросы для обсуждения позже».

Большое значение имеет запись данных моментов. Благодаря этому присутствующие поймут, что тема не затеряется и будет обсуждена позже. В итоге они могут спокойно вернуться к вопросам из повестки. И даже ритуал фиксирования незапланированной реплики дает возможность переключиться с рассматриваемой темы на другую. Если этого не сделать, участники в мыслях постоянно возвращаются к нерешенному вопросу.

7. Выполните согласование решений и подписание протокола. Распределите поручения в системе контроля задач. Важным моментом является подведение итогов по окончании совещания после обсуждения повестки, принятия решений, назначения задач и фиксирования вопросов. Следует повторно озвучить выработанную и записанную резолюцию.

В результате готов протокол совещания, доступный к распечатке и визированию всеми участниками.

Как только завершены согласования и подписания и участники разошлись по своим местам, можно назначать ответственных посредством корпоративной системы контроля задач. В итоге по окончании совещания у каждого есть согласованный документ и выданные поручения.

Как хранится протокол совещания

Согласно пункту 1 ст. 89 ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» каждое предприятие должно организовать хранение протоколов совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетеней для голосования. Согласно пункту 2 указанной статьи перечисленные документы следует сберегать по местонахождению исполнительного органа. Сроки и порядок хранения определяются в соответствии с положениями, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Пункты 2.1.12 и 2.1.14 указанного нормативного документа обязывают постоянно сберегать «…протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования».

Помимо этого, важно следить за подлинниками документов организации. В ситуации их повреждения или потери следует в определенном порядке заверить копию отсутствующих бумаг. При этом обязательно составление соответствующего акта, в котором указываются причины повреждения или утраты. Такой акт сопровождает копию документа общества, поступающую на хранение, и их необходимо держать неразлучно.

Акт следует завизировать у руководителя структурного подразделения и утвердить в единоличном исполнительном органе общества. В случае повреждения либо утраты документов, относящихся к бухгалтерской отчетности или бухгалтерскому учету, акт также подписывается главным бухгалтером.

Бюллетени подлежат особому порядку хранения. Бюллетени для голосования, включая признанные недействительными, должны опечатываться счетной комиссией и сдаваться в архив АО с целью последующего сбережения. Это организуется после оформления счетной комиссией протокола об итогах голосования на общем собрании.

Частью 1 статьи 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за неисполнение акционерным обществом обязанностей по хранению документов. Определен размер штрафа: для должностных лиц – 2,5–5 тыс. рублей, для организаций – 200–300 тыс. рублей.

Выписка из протокола совещания

Выписка из протокола заседания представляет собой полную копию части содержания настоящего документа, касающейся вопроса повестки.

В выписке копированию подлежат все реквизиты бланка протокола совещания, вводная часть, интересующий вопрос повестки, ради которого делается извлечение, и текст, содержащий обсуждение и решение указанного вопроса. Секретарь оформляет и удостоверяет документ. С этой целью вручную проставляется слово «Верно» и указывается должность лица, подтвердившего подлинность выписки, его фамилия, инициалы, дата и подпись.

В некотором роде выписка может заменять решение (распорядительный документ). В этой ситуации она является способом донесения согласованных постановлений собрания напрямую исполнителям. В 2‑дневный срок после подписания протокола секретарь передает собственноручно завизированные выписки по конкретным вопросам непосредственно ответственным за них.

В случае направления данных документов в стороннюю организацию следует заверить их печатью.

Секретарь осуществляет формирование дел, распределяя подлинные экземпляры протоколов по виду коллегиальных мероприятий. К примеру, «Протоколы заседаний совета директоров», «Протоколы производственных совещаний» и прочие. В дело документы подшиваются согласно номеру и дате проведения собраний. Формирование дел осуществляется на протяжении календарного года.

Протокол — это документ с помощью которого можно оформить обсуждение, принятие решений по результатам совещания, собрания, включая общего жильцов многоквартирного дома, заседания, семинара и тд. При этом данный акт важно правильно составить или его заполненный образец не будет иметь юридической силы. В результате этого результаты, которых удалось достичь путем переговоров и голосования жильцов многоквартирного дома не будут действенными.

Форма протокола совещания – образец как правильно оформить

Любой акт составляется произвольно, то есть его форма законодательно не утверждена. Но образец такого документа должен содержать следующую информацию:

• 1. Название документа, например, протокол общего совещания, собрания собственников многоквартирного дома, совещания попечительского совета в детском саду, родительского собрания, производственного совета при директоре и тд;
• 2. Наименование организации, общества, прочего, к примеру, клуб аквариумистики;
• 3. Место, где был составлен акт;
• 4. Номер, дату.

Дальше форма должна содержать вводную часть, где указывается имя председателя собрания и его секретаря. После этого идет раздел «Присутствовали», где поименно указываются все участники совещания, собрания. Все приглашенные, но не участники совещания отмечаются в соответствующем разделе «Приглашенные». Также в водной части прописывают повестку сбора.

После всего указанного форма акта должна содержать основную часть. Правильно заполненный образец документа будет иметь в данной части столько же разделов, сколько вопросов указано в повестке. То есть указывается вопрос, а затем следует подробно оформить сведения о том, кто выступал, данные о их докладах, мнениях участников, учитываются замечания, реплики и тд. Есть короткая форма данного акта, то есть протокол содержит только фамилии выступавших, какое решение принято по вопросам из повестки. Но нужно учитывать, что такая форма больше присуща для совещания, которое носит оперативный характер.

Любой раздел должен иметь три части: «Слушали», «Выступили», «Постановили». Каждый протокол должен быть подписан председателем и зарегистрирован или его заполненный образец будет считаться не правильно оформленным. Составить и оформить документ можно на основании звуковых носителей, черновых записей, докладов, проектов, прочего материала.

Протокол оперативного совещания образец

Любой протокол оперативного совещания оформить и составить надо по общей для всех случаев форме, но поскольку такой документ предназначен для быстрого решения какого-либо рабочего вопроса, то обычно используется краткая форма. То есть во вступительной части указываются вопросы, а в основной указываются фамилии, инициалы выступавших и какое было принято решение. И это будет считаться правильно составленным образцом. Скачать типовой пример можно

Протокол совещания образец по ГОСТу

Указывает, как правильно составить, оформить образец протокола совещания ГОСТ Р 6.30-2003. Там указана форма данного акта изложенная в начале статьи. Также по ГОСТу надо уделить внимание подготовке к мероприятию. которая начинается с того, что следует правильно составить, оформить повестку, которая вручается всем участникам будущего мероприятия.

Как правильно составить

Проведение сбора собственников многоквартирного дома подразумевает наличие голосования по вопросам внесенным в повестку. Поэтому акт должен указывать есть ли кворум, если его нет, то можно провести голосование не в ходе собрания. Но всю такую информацию должен правильно отображать протокол общего собрания собственников многоквартирного дома.

В остальном заполненный образец документа ничем не отличается от других вариантов. Составить, оформить его должен тот же секретарь, который описывать ход мероприятия, должен вести обязательную запись всего, что говорится, утверждает протокол руководитель — председатель, счетная комиссия не нужна, но владельцы жилья могут создать ее своим решением. Правильно заполненный акт подлежит регистрации.

Протокол собрания жильцов многоквартирного дома – как оформить?

Часто люди путают понятия жилец и собственник многоквартирного жилья, у жильцов нет оснований проводить какое-либо совещание, собрание и тем более составлять об этом протокол, так как они должны быть объедены в какую-то организацию. Поэтому юридическую силу может иметь только правильно заполненный образец документа, который решили составить, оформить собственники того же многоквартирного дома в ходе своего общего собрания.

ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ ОТЗЫВЫ наших читателей получила БЕСПЛАТНАЯ услуга юридического консультирования. Читатели рекомендуют задавать любые вопросы, связанные с юриспруденцией, так как опытные специалисты помогли каждому их них.

Как написать протокол родительского собрания в детском саду и школе

Правильно заполненный образец акта о родительском сборе в детском саду, школе имеет такую же форму, как в любом другом случае. Но, как и в ситуации с собственниками многоквартирного дома есть свои особенности. Например, правильно будет, если участники такого совещания начнут с протоколирования отчетности о выполнении решений предыдущего. В повестке не стоит указывать слово «разное», как часто делают или заполненный образец акта с такого общего мероприятия родителей может стать недействительным.

Нужно указывать конкретные цифры, когда описываются расходы. Обязательно указывают фамилии ответственных за выступление, выступающих и тд. Если проводится голосование, то надо оформить точные их результаты, с указанием за, что голосовали, к примеру, за попечительский совет. Когда присутствует директор, любое другое лицо тогда нужно составить их список и внести в раздел «Присутствуют». Так же заполненный образец общего родительского мероприятия должен указывать кто секретарь, кто председатель. То есть составить такой акт человек без имени не может. Любой заполненный образец должен утвердить председатель. Также надо составить список всех присутствующих во время родительского совещания.

Задать вопрос юристу

Похожее

Путевые листы и бланки форма 3 и форма 4 Скачать бланк бесплатно можно ниже. Форма для индивидуального предпринимателя доступна в нескольких режимах. Программа заполнения доступна на официаль...

Установление отцовства в судебном порядке и взыскание алиментов При некоторых обстоятельствах (как правило они не совсем благоприятные: развод через суд или после смерти отца) бывает, что необходимо установить отцо...

Доверенность на почту от организации образец 2016 Физическое лицо может самостоятельно получать корреспонденцию для организации. Чтобы иметь такие полномочия, нужно составить специальный документ – до...

Какие года рождения попадают под диспансеризацию 2016 года? В зависимости от того, в какую именно категорию попадают граждане, определяется частота прохождения осмотров для взрослого населения. Работники медици...

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу - образец 2016 Род деятельности может быть каким-угодно, предприятие может быть по документам, как организация или учреждение - в любом случае, соблюдая периодичност...

Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Читайте также:

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Составление документа

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова "председатель". Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Председатель - Матвеев В.И. Секретарь - Иванова СБ.

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Протокол (пример составления)

Оформление и протоколирование

Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания -и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций - протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия - собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального -оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

• и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
• и распорядительным документом (фиксируется принятое -в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы -конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

• регламента работы;
• плана работы на ближайший год;
• собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа -(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного -коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления -(т.е. -распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании -и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый - более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря - своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться -к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным - данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что -подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих - это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• вид документа (протокол);
• номер и дату;
• место составления протокола;
• заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации - автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания - 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 - 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 - 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация - автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название -коллегиального органа в родительном падеже.

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Вводная часть текста

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания - его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика - -должностного лица, который готовил данный вопрос.

Основная часть текста

Отличие краткой и полной форм протокола - раньше все было просто

По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

Краткий протокол - это документ, который фиксирует:

• обсуждавшиеся на заседании вопросы,
• фамилии докладчиков и
• принятые решения.

Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

• когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
• когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО-СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола - «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») - или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения.

Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

Оформляющая часть протокола

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» . При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования -дефисов, кавычек и др. знаков.

Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу -составляют лист ознакомления.

Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

«Когда в товарищах согласья нет»

На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело-производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный - во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное - юридическую силу документа.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах -исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами -в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти... индивидуальных инструкций по делопроизводст-ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования -с Федеральным архивным агентством.

Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола

Элемент протокола	Полная форма протокола	Общепринятая	Новая краткая форма протокола введена для федеральных органов исполнительной власти
Заголовок	Располагается после места составления протокола		Располагается после наименования вида документа (ПРОТОКОЛ) перед датой, номером и местом составления документа. Центрируется и подчеркивается
Председатель и секретарь	Указываются фамилия и инициалы		Инициалы и фамилия председательствующего входят в название вида протокола «Протокол совещания у Руководителя... И.О. ФАМИЛИЯ», инициалы и фамилия секретаря не указываются
Присутст-вующие	Указываются фамилия и инициалы, должности отсутствуют		Слово «Присутствовали:» подчеркивается, указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой
Повестка дня	Печатается после перечисления присутствующих и приглашенных во вводной части		Отсутствует
Оформление основной части текста	СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)	Текст состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)	Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римскими цифрами, начинается с предлога «О» или «Об», печатается центрованно и подчеркивается. Под чертой указываются фамилии выступающих. Затем указываются принятые по вопросу решения
Подписи	После слова «Председатель» ставится личный росчерк и дается его расшифровка в виде инициалов и фамилии. После слова «Секретарь» поступают аналогичным образом		Указывается полная должность руководителя, который проводил совещание, его личный росчерк и расшифровка подписи в виде инициалов и фамилии

Оформление выписки из протокола

Очень распространенной практикой документирования является -составление выписок из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

Если выписка из протокола выдается для представления в другую -организацию, то она заверяется печатью.

Как правильно хранить протоколы?

Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе дело-производства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.

Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.

Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

1. См. статью «О юридической силе аудиозаписи» на стр. 56 журнала.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России.

3. См. пункт 2.7.3.4, а также Приложение 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

4. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. 93 журнала.