Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.
Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.
Разработчики 1С учли данный недочет. Договор 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.
Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.
Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:
В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:
Чтобы создать новый договор аренды, программы 1С позволяют пользоваться копированием. После этого достаточно исправить реквизиты на нужные, и документ готов. Если типовой документ не подходит, можно создать новый договор, а также дополнительные соглашения к нему.
Создание собственного шаблона договора
В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.
Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.
Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.
Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:
Заполнение и печать шаблона
Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:
На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.
При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.
Отправить эту статью на мою почту
В данной статье рассмотрим, как оформить договор ГПХ в 1С. Договоры такого типа используются в случае проведения подрядных или разовых работ. Организация также обязана в этом случае перечислять страховые взносы.
Расчеты по договорам ГПХ требуется отражать на счете 76 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”. Специальных операций для оформления таких договоров в не предусмотрено, поэтому для оформления таких операций потребуется ручное заполнение, чтобы корректно отразить выплаты НДФЛ, начислить страховые взносы.
Оставьте, пожалуйста, в комментариях интересующие Вас темы, чтобы наши специалисты разобрали их в статьях-инструкциях и в видео-инструкциях.
Рассмотрим такой пример. Организации ООО "Торговый дом "Комплексный" нужно оформить договор ГПХ в 1С с физ. лицом Николаем Николаевичем Петровым, который оказал услуги по ремонту нашей организации на сумму 10 тысяч рублей в рамках договора.
Первым делом добавим гр-на Петрова Н.Н в информационную базу. Для этого переходим в раздел “Справочники” и выбираем пункт “Физические лица”. Также в данный справочник есть возможность перейти из раздела “Зарплата и кадры”.
В справочнике создадим новую группу и назовем ее “По договорам ГПХ”. И уже в ней добавим физ. лицо – Петрова Н. Н. В данную группу в последующем можно будет добавлять других физ. лиц, чтобы они не смешивались с сотрудниками организаций.
Далее переходим к формированию документа “Операция”. Выбираем раздел “Операции” и в нем пункт “Операции, введенные вручную”. Создаем новый документ по соответствующей кнопке и заполним проводками, предварительно указав организацию и содержание при необходимости в шапке документа.
Первая проводка будет отражать начисленное вознаграждение по договору. В данном примере по дебету отнесем на 25 счет “Общепроизводственные расходы ”. В иных случаях, возможно указывать 20, 23 или 26 счет. Вторая проводка это НДФЛ. Третья и четвертая проводки взносы в ПФР и ФФОМС. После заполнения записываем документ.
Заполняем документ, указав в шапке ООО "Торговый дом "Комплексный" и сотрудника Петрова Н.Н. Заполняем поля на первой закладке. Также требуется указать код вычета.
После переходим на четвертую закладку с удержаниями и заполняем необходимые колонки.
Проводим документ. Далее требуется ввести документ, отражающий начисление страховых взносов. В том же разделе выберем пункт “Операции учета взносов”. Аналогично предыдущему документу заполняем шапку, дополнительно заполняем месяц расчетного периода. На закладке “Исчислено взносов” указываем сумму взносов в ПФР и ФФОМС.
В программе «1С: Бухгалтерия 8» предоставлена уникальная возможность, начиная с релиза 3.0.37.21 автоматически формировать договора. Для этого необходимо внести в базу определённые реквизиты, просмотреть их на экране компьютера и распечатать в нужном количестве экземпляров. При такой возможности, не требуется принимать на работу большой штат сотрудников занимающихся договорной работой. Давайте в данной статье наглядно рассмотрим, как создавать, просматривать и распечатывать договора по шаблонам в 1С.
Где находятся договора по шаблонам в программе 1С?
Заходим в главное меню выбираем позицию «Справочники», далее блок «Покупки и продажи» и в нём находим позицию «Шаблоны договоров».
На экране компьютера выходит список доступных для создания видов шаблонов договоров:
- Возмездного оказания услуг;
- Подряда;
- Поставки.
Необходимые реквизиты для создания договора
Для того чтобы договор распечатать и подписать необходимо проставить реквизиты:
- Номер;
- Дата;
- Полное наименование организации поставщика;
- Полное наименование организации покупателя;
- Представитель организации, подписывающий со стороны поставщика;
- Представитель организации, подписывающий со стороны покупателя;
- Реквизиты поставщика: полное наименование, адрес, банковские реквизиты, телефон, E-mail, должность руководителя организации, расшифровка подписи;
- Реквизиты покупателя: полное наименование, адрес, банковские реквизиты, телефон, E-mail, должность руководителя организации, расшифровка подписи.
Для этого выделяем жёлтое поле, где нужно вставить данные. И заполняем одним из двух способов:
- Ручным способом, то есть печатаем текст, как в Word документе;
- Копируем из карточки контрагента нужные реквизиты, а затем вставляем их в жёлтое поле.
Как вам удобнее вносить реквизиты решать только вам, но чтобы не допустить ошибки в наборе реквизитов, лучше это данные скопировать из карточки контрагента, которая находится в справочнике «Контрагенты».
Договор, находящийся в шаблоне рамочный, так как все данные по товару отнесены в приложение.
В программе предусмотрена очень удобная функция – это редактирование шаблонов, находящихся в базе или создание новых шаблонов.
Создание нового шаблона договора в программе 1С
Для того, чтобы создать шаблон необходимо нажать на кнопку «Создать» и в списке выбрать «Новый шаблон».
После этого откроется окно, в котором нужно в поле «Наименование» написать, как будет называться договор (например: Поставки). Ниже, в пустом поле можно набирать текст, для нового шаблона, который разработан в вашей организации.
Редактирование шаблона договора в программе 1С
Данные, которые нужно внести в договор выделены жёлтым цветом. Выделение другим цветом текста, которые нужно внести, очень удобная для редактирования функция, так как не надо по всему тексту искать, какие параметры в него нужно вставить или изменить.
Если вам необходимо внести изменение в шаблон, то нужно встать на печатный текст там, куда надо добавить его и напечатать. Если в дальнейшем, нужно будет редактировать внесённый текст, то лучше его выделить также жёлтым цветом, для облегчения поиска.
Как распечатать шаблон договора из программы 1С
Чтобы распечатать текст, нажимаем на кнопку «Ещё», в открытом списке находим позицию «Справка», при её нажатии открывается окно, в котором находим пиктограмму со значком принтера. Нажимаем на неё и выбираем тот принтер, на который будет отправлен на печать текст.
Можно распечатать по другому, нажать одновременно на клавиатуре две кнопки (в английской раскладке»:
При небольшом штате сотрудников в фирме (организации), занимающихся договорной работой, лучше пользоваться в своей работе функцией шаблонов, для сокращения времени и трудозатрат.
Проект постановления Губернатора Московской области
«О Регламенте межведомственного электронного документооборота Московской области»
Губернатор
Московской области
Постановление
___________ № _____________
г. Москва
О Регламенте межведомственного электронного
документооборота Московской области
В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации » и реализацией постановления Правительства Российской Федерации «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» постановляю:
1.Утвердить Регламент межведомственного электронного документооборота Московской области.
2. Членам Правительства Московской области, руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью, обеспечить соблюдение Регламента межведомственного электронного документооборота Московской области.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области
Губернатор Московской области
РЕГЛАМЕНТ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Москва, 2010
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4
1.1. Назначение документа. 4
1.2. Статус документа. 5
1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе. 5
2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ.. 8
2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота. 8
2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена . 10
2.3. Права пользователей. 11
3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД.. 12
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 14
5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД 15
5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД.. 15
5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД.. 16
5.3. Отчет об исполнении документа. 17
6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД.. 38
7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ.. 38
Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД.. 20
Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД. 22
Приложение. Единый формат межведомственного обмена электронными документами 24
Приложение. Функциональные требования к ведомственным СЭД..
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Назначение документа
1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок обмена электронными документами в рамках концепции проекта «Межведомственный электронный документооборот ОГВ Московской области на MOSS 2007». Регламент описывает совокупность процедур, которые должны выполнять участники межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области в процессе обмена электронными документами в рамках Единой СЭД.
1.1.2. Основной целью настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области.
1.1.3. Действие Регламента распространяется на организации (ведомства), являющиеся участниками Единой СЭД в соответствии с планом реализации подключения органов государственной власти Московской области к Единой СЭД (Приложение настоящего Регламента).
1.1.4. Настоящий Регламент включает в себя:
- описание действий участников межведомственного обмена электронными документами в процессе обмена электронными документами; основные функциональные требования к ведомственным СЭД; описание формата обмена электронными документами.
1.1.5. Настоящий Регламент не включает в себя описание правил выполнения настроек ведомственных СЭД и ЦУ Единой СЭД, ведения справочников и классификаторов, ведения пользователей и управления их правами.
1.1.6. Настоящий Регламент не регламентирует организацию деятельности, осуществление полномочий и взаимодействие органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Данные направления деятельности определяются регламентами указанных органов.
1.1.7 Настоящий документ не регламентирует процессов создания исходящего документа в организации (ведомстве), принятия решения о необходимости регистрации входящего документа, принятия решения о необходимости ввода отчета об исполнении документа. Эти действия, а также обработка электронных документов, получаемых и передаваемых в рамках межведомственного электронного документооборота, осуществляются в соответствии с действующей в организации (ведомстве) Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными и методическими документами организации (ведомства). Инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД.
1.1.8. Регламент не распространяется на устанавливаемый инструкцией по делопроизводству организации (ведомства) обмен документами на бумажном носителе.
1.1.9. Действие Регламента не распространяется на документы, содержащие сведения, имеющие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные и государственную тайну.
1.2. Статус документа
Данный документ является проектом документа, регламентирующего межведомственный электронный документооборот в рамках Единой СЭД.
1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе
Применительно к настоящему Регламенту, помимо общеупотребительных, используются следующие термины, определения и сокращения:
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В контексте настоящего Регламента термины «документ» и «электронный документ» эквивалентны.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Межведомственный электронный документооборот – обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области через Центральный узел Единой СЭД.
СЭД (система автоматизации документооборота) - система, автоматизирующая процессы создания и управления документами в организации.
Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).
Единая СЭД – Единая Система электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, состоящая из ведомственных СЭД (ведомственные системы электронного документооборота) и Центрального узла (портал документооборота на платформе MOSS).
Центральный узел Единой СЭД (ЦУ) - портал документооборота на платформе MOSS 2007.
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В контексте настоящего Регламента имеется в виду регистрация документа в ведомственной СЭД – создание регистрационной корточки документа в ведомственной СЭД.
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.
Регистрационная карточка (РК) документа – набор реквизитов документа, формируемого ведомственной СЭД при регистрации документа и используемый при дальнейшей работе с документом на ЦУ Единой СЭД и в ведомственной СЭД.
Паспорт РК документа - электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов.
Обмен электронными документами – обмен документами (прием и передача документов), зарегистрированными в используемой организацией ведомственной СЭД, с другой организацией на уровне входящие-исходящие.
Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя через Центральный узел Единой СЭД.
Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, который получает адресованный ему электронный документ.
Формат обмена электронными документами – структура информации, передаваемой в процессе обмена электронными документами.
Квитанция (уведомление) о регистрации - информация об успешной доставке документа, его регистрации в организации-получателе и регистрационном номере документа. Представляет собой электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД по завершению процесса регистрации поступившего документа, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов. В контексте настоящего Регламента термины «квитанция» и «уведомление» эквивалентны.
Пользователь – сотрудник организации (ведомства), являющийся пользователем ведомственной СЭД и имеющий непосредственный доступ к функциям ЦУ Единой СЭД в соответствии с его правами доступа.
Авторизация - проверка необходимых параметров и предоставление пользователю прав на доступ к информации или выполнение определенных действий в автоматизированной системе .
Группа разбора - каталог на ЦУ, содержащий ссылки на электронные документы с неверно заданными реквизитами, являющиеся препятствием для пересылки электронного документа получателю.
ЕСО – Единый справочник организаций.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ
2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота
2.1.1. В рамках Единой СЭД взаимодействие осуществляется на основе автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством электронной почты в соответствии с описанными в настоящем Регламенте форматами и правилами.
2.1.2. Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).
2.1.3. Ведомственные СЭД являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).
2.1.4. Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.
2.1.5. Ведомственные СЭД должны удовлетворять требованиям, приведенным в настоящем Регламенте и его приложениях. В противном случае для обсечения возможности ее использования в рамках Единой СЭД, ведомственная СЭД должна быть интегрирована (адаптирована) к формату, принятому в Единой СЭД, либо заменена.
Ответственность за соответствующую доработку или замену ведомственной СЭД возлагается на оператора Единой СЭД или на саму организацию (ведомство).
2.1.6. Хранение данных межведомственного обмена электронными документами осуществляется на ЦУ в хранилище Единой СЭД.
2.1.7. ЦУ должен быть разработан на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).
Программное обеспечение ЦУ Единой СЭД должно быть работоспособно на двух серверах (сервер приложения и сервер СУБД) следующей конфигурации:
· процессор: Pentium IV с тактовой частотой 2600 МГц;
· оперативная память: 8 Гб;
· объем дискового пространства (оба сервера): 300 Гб;
· накопитель CD-ROM;
· сетевой интерфейс;
· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов.
2.1.8. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:
· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;
· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;
· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;
· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.
2.1.9. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть обеспечена возможность доступа к ЦУ Единой СЭД посредством:
· подсистемы электронной почты при взаимодействии ведомственных СЭД (электронном документообороте);
· API (интерфейса прикладного программирования) MOSS.
Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.
2.1.10. В целях подтверждения целостности и аутентичности передаваемых электронных документов могут использоваться средства ЭЦП. Формирование и проверка ЭЦП осуществляется с использованием СКЗИ, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг.
2.1.11. В ведомственных СЭД должна обеспечиваться безопасность информационных ресурсов посредством предупреждения и предотвращения несанкционированных воздействий по отношению к хранимой, обрабатываемой и передаваемой информации, нарушающих ее целостность, достоверность и/или доступность, соответствующая требованиям нормативно-методических и Руководящих документов Гостехкомиссии (ФСТЭК) России по защите информации от несанкционированного доступа.
2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена
2.2.1. Электронный документ создается на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождается в процессе информационного взаимодействия.
2.2.2. Для каждого электронного документа в ведомственной СЭД создается РК, состав заполняемых реквизитов которой определяется нормативными документами организации (ведомства). Состав реквизитов электронного документа должен соответствовать составу реквизитов документов на традиционных бумажных носителях, установленному ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав реквизитов может меняться в зависимости от вида документа.
Независимо от вида документа, обязательными реквизитами являются: наименование организации (ведомства), дата регистрации документа, регистрационный номер документа, текст, подпись (или информация о подписи).
2.2.3. Обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области в рамках Единой СЭД заключается в обмене электронными сообщениями между ведомственными СЭД и ЦУ Единой СЭД. Сообщения информационного обмена должны соответствовать формату сообщений MAPI-совместимой почтовой системы и включают в себя следующие данные:
2.2.4. Формат паспорта РК создаваемых и передаваемых электронных документов определяется настоящим Регламентом (Приложение). Документ, имеющий формат, не отвечающий установленным правилам, в качестве электронного документа – объекта межведомственного обмена, в соответствии с настоящим Регламентом не рассматривается.
2.3. Права пользователей
2.3.1. Каждый пользователь ведомственной СЭД выполняет действия в ведомственной СЭД и имеет доступ к ЦУ Единой СЭД в соответствии с назначенными ему правами. Права на доступ к ресурсам ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД назначаются пользователю в соответствии с его функциональными обязанностями и определяются должностными инструкциями , Инструкцией по делопроизводству, другими нормативными и методическими документами организации (ведомства).
2.3.2. Каждый пользователь ведомственной СЭД отвечает за корректное выполнение своих функций в рамках Единой СЭД.
3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД
3.1. Оператором Единой СЭД является Министерство информационных технологий и связи Московской области или другая организация, определенная для этих целей Министерством информационных технологий и связи Московской области.
3.2. Оператор Единой СЭД обеспечивает штатное функционирование ЦУ Единой СЭД и обеспечение доступа к ЦУ Единой СЭД.
3.3. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ЦУ Единой СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, и выполняющих роли системного технолога и администратора.
Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД, ответственный за штатное функционирование ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:
· административному сопровождению функций ЦУ Единой СЭД;
· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ЦУ Единой СЭД;
· управлению справочниками ЦУ Единой СЭД.
Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД ответственный за установку и настройку программного обеспечения ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:
· администрированию ЦУ Единой СЭД;
· резервному копированию единого хранилища электронных документов, участвующих в межведомственном обмене.
Администратор и системный технолог ЦУ Единой СЭД отвечают также за рассмотрение обращений представителей организаций (ведомств) - участников межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД – в части решения технических вопросов в рамках обеспечения функционирования Единой СЭД.
3.4. Оператор Единой СЭД обеспечивает проведение обучения пользователей - представителей организаций (ведомств) работе с ЦУ Единой СЭД в рамках Единой СЭД.
3.5. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников) - уполномоченное лицо оператора Единой СЭД, наделяемого полномочиями по организации подключения организаций (ведомств) к Единой СЭД и осуществлению контроля за исполнением настоящего Регламента организациями (ведомствами) – участниками межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД.
4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. К работе с ведомственной СЭД и ЦУ Единой СЭД допускаются сотрудники органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, прошедшие соответствующий курс обучения и ознакомленные с настоящим Регламентом.
4.2. Каждая организация (ведомство), являющееся участником межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ведомственной СЭД в соответствии с настоящим Регламентом и выполняющих роли системного технолога и администратора.
Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за штатное функционирование ведомственной СЭД. Выполняет также функции по:
· административному сопровождению функций ведомственной СЭД;
· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ведомственной СЭД;
· управлению справочниками ведомственной СЭД.
Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за установку и настройку программного обеспечения ведомственной СЭД. Выполняет также функции по администрированию ведомственной СЭД.
В случае невозможности осуществления обмена электронными документами в рамках Единой СЭД, вызванного некорректным функционированием ЦУ Единой СЭД, администратор обращается за решением вопроса к оператору Единой СЭД.
4.3. Права пользователей на работу с ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД определяются в соответствии с их функциональными обязанностями.
4.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящим Регламентом в организации (ведомстве) несут лица, ответственные за делопроизводство.
4.5. Организации (ведомства) - участники межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, несут ответственность за нарушение правил обмена электронными документами, установленных настоящим Регламентом, и невозможность осуществления обмена, наступившую по их вине.
5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД
5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД
5.1.1. Пользователь организации-отправителя на своем рабочем месте регистрирует в ведомственной СЭД исходящий документ, создавая РК и прикрепляя к ней файл (файлы) электронного образа документа. Для обеспечения целостности и аутентичности передаваемой информации документ может быть подписан ЭЦП.
5.1.2. Пользователь со своего рабочего места средствами ведомственной СЭД отправляет электронное сообщение получателю, выполняя команду отправки. При настройке справочников в ведомственных СЭД адреса электронной почты организаций (ведомств), входящих в Единую СЭД, должны быть заменены на адрес ЦУ Единой СЭД.
5.1.3. Ведомственная СЭД отправителя автоматически в момент отправки преобразует отправляемое сообщение в соответствии с единым форматом межведомственного обмена электронными документами (Приложение) и электронное сообщение пересылается в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты.
5.1.4. Если передача электронного документа получателю не может быть выполнена (ошибка в реквизите РК – наименование организации-получателя, организация-получатель отсутствует в ЕСО или в ЕСО не указан адрес электронной почты организации-получателя), пользователь организации-отправителя получает уведомление об ошибке – сообщение электронной почты, содержащее ссылку на «группу разбора». Пройдя авторизацию на ЦУ Единой СЭД, пользователь организации-отправителя просматривает «группу разбора», просматривает РК передаваемого документа и проверяет правильность информации об организации-получателе, указанной в РК документа. По результатам анализа причины отказа в процессе доставки документа пользователь выполняет одно из следующих действий:
5.1.4.1. В случае отсутствия необходимости отправки документа получателю, которому не произошла доставка, отменяет отправку документа. Команда отмены отправки документа выполняется для каждого получается отдельно.
5.1.4.2. В случае наличия ошибки - неверно заданной информации об организации-получателе, исправляет ошибку с использованием ЕСО и выполняет повторную отправку электронного документа через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД. Пользователь вносит необходимые корректировки в РК соответствующего документа в ведомственной СЭД.
5.1.4.3. В случае отсутствия информации об организации-получателе документа в ЕСО, отменяет оправку документа данному получателю, поскольку данная организация не является участником Единой СЭД.
5.1.5. В случае доставки электронного документа и его регистрации в организации-получателе, отправитель получает квитанцию о регистрации.
5.1.6. Пользователь выполняет команду обработки квитанции о регистрации.
5.1.7. Все отправленные из организации документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.
5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД
5.2.1. Ведомственная СЭД организации-получателя получает электронный документ из ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и автоматически оповещает конечного получателя-пользователя о доставке нового сообщения.
5.2.2. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации-получателе, получатель принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного документа.
5.2.3. Для подлежащего регистрации электронного документа пользователь дает команду регистрации, ведомственная СЭД получателя преобразует документ из единого формата межведомственного обмена электронными документами во внутренний формат представления данных ведомственной СЭД и регистрирует его.
5.2.4. По завершению процесса регистрации поступившего электронного документа ведомственная СЭД автоматически формирует квитанцию о регистрации и пересылает квитанцию в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты. Формат квитанции о регистрации определен настоящим Регламентом (Приложение).
5.2.5. Все поступившие в организацию документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.
5.3. Отчет об исполнении документа
5.3.1. Форма отчета об исполнении документа определяется Инструкцией по делопроизводству организации (ведомства).
5.3.2. Если документ предполагает необходимость ввода отчета о его исполнении, пользователь, выполнив авторизацию на ЦУ Единой СЭД, через web-интерфейс ЦУ выполняет поиск РК документа и вводит отчет об исполнении.
5.3.3. В организацию-отправитель соответствующего электронного документа автоматически направляется уведомление о поступлении отчета об исполнении - сообщение электронной почты, содержащее ссылку на страницу ЦУ Единой СЭД с электронным документом или отчетом. Пользователь имеет возможность, перейдя по ссылке, просмотреть отчет об исполнении документа.
6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД
6.1. Пользователь ведомственной СЭД получает доступ к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД и возможность выполнения действий с данными в соответствии с назначенными правами доступа. Доступ реализован через пользовательский web-интерфейс.
6.2. Права доступа пользователя ведомственной СЭД к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД определяются в момент авторизации пользователя на ЦУ Единой СЭД.
6.3. Пользователь каждой подключенной к Единой СЭД организации (ведомства) имеет возможность:
· получать доступ к данным об отправленных своей организацией (ведомством) средствами Единой СЭД документах;
· получать доступ к данным о поступивших в свою организацию (ведомство) средствами Единой СЭД документах;
· получать доступ к архивным документам своей организации;
· выполнять поиск РК документов своей организации по реквизитам и контексту;
· просматривать РК документов своей организации, в том числе отчеты об исполнении;
· вводить отчеты об исполнении документов, поступивших в свою организацию;
· просматривать «группу разбора» своей организации;
· выполнять повторную отправку документов своей организации.
7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ
7.1. Функцию поддержания ЕСО в актуальном состоянии выполняет системный технолог ЦУ Единой СЭД.
7.2. Системный технолог ЦУ Единой СЭД вносит в ЕСО данные всех организаций (ведомств), подключенных к Единой СЭД - наименование и адрес электронной почты.
7.3. При подключении к Единой СЭД новой организации (ведомства), системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно вносит соответствующие данные в ЕСО.
7.4. Системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно направляет информацию об изменениях ЕСО в организации (ведомства), подключенные к Единой СЭД, для внесения изменений в соответствующие справочники ведомственных СЭД.
7.5. Каждая организация (ведомство), подключенная к Единой СЭД, в рамках функционирования ведомственной СЭД самостоятельно актуализирует информацию об изменениях организационной структуры органов государственной власти Московской области и местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Функцию поддержания справочника в актуальном состоянии выполняет системный технолог ведомственной СЭД.
7.6. Системный технолог ведомственной СЭД каждой организации (ведомства), подключенной к Единой СЭД, своевременно направляет в ЦУ Единой СЭД информацию об изменениях в реквизитах своей организации – наименовании и/или адресе электронной почты.
Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД
1. На начальном этапе в состав Единой СЭД включаются следующие органы государственной власти Московской области, расположенные в здании Правительства Московской области по адресу: г. Красногорск 7, Бульвар Строителей, д. 1.
1) Аппарат Правительства Московской области.
16) Управление государственной и муниципальной службы Московской области.
17) Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области.
18) Министерство финансов Московской области, расположенное вне здания Правительства Московской области.
2. В дальнейшем в состав Единой СЭД должны быть включены все органы государственной власти Московской области, государственные и муниципальные учреждения, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области.
3. Включение в состав Единой СЭД реализуется для органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, располагающих необходимой аппаратно-программной базой и готовых к ее эксплуатации.
Для того чтобы быть включенной в состав Единой СЭД организация (ведомство) должна удовлетворять следующим условиям:
· наличие ведомственной СЭД, удовлетворяющей требованиям настоящего Регламента;
· наличие телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей возможность организации информационного обмена с ЦУ Единой СЭД;
· наличие квалифицированного персонала, выполняющего функции по:
o поддержанию корректного функционирования ведомственной СЭД;
o выполнению операций обмена электронными документами с использованием ведомственной СЭД;
o обеспечению взаимодействия ведомственной СЭД с ЦУ Единой СЭД.
· Наличие пакета нормативно-методических документов, отражающих специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД, в частности:
o Инструкция по делопроизводству;
o Должностные инструкции;
o Регламент применения ЭЦП в организации (ведомстве) (в случае использования технологии ЭЦП);
o Ролевые инструкции пользователей.
4. Включение в состав Единой СЭД осуществляется оператором Единой СЭД по заявке организации (ведомства), направляемой на имя уполномоченного лица оператора Единой СЭД. Форма заявки дана в Приложении №2 настоящего Регламента.
5. Включение в состав Единой СЭД производится при согласованности действий структурных подразделений в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области, отвечающих за информационные технологии и делопроизводство.
6. При изменения списочного состава участников Единой СЭД необходимо внесение соответствующих корректировок в настоящий Регламент и принятие изменений к нему.
Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД.
Министерство информационных технологий и связи
Правительства Московской области
(название организации – оператора Единой СЭД)
Ответственному лицу
(Должность,)
ЗАЯВКА
на включение в состав Единой СЭД
Прошу включить в состав Единой Системы электронного документооборота в органах государственной власти Московской области.
Наименование организации (ведомства):
______________________________________________________________________________
Юридический адрес:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Почтовый адрес:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Фактический адрес:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Руководитель организации
______________________________________________________________________________
Контактное лицо
Фамилия Имя Отчество:_________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
e-mail:________________________________________________________________________
Тел/факс:______________________________________________________________________
Список сотрудников на предоставление доступа к хранилищу электронных документов на Центральном Узле Единой СЭД:
1. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________
___________________________________________________________________________
Должность:_________________________________________________________________
Структурное подразделение:__________________________________________________
___________________________________________________________________________
2. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________
___________________________________________________________________________
Должность:_________________________________________________________________
Структурное подразделение:__________________________________________________
___________________________________________________________________________
3. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________
___________________________________________________________________________
Должность:_________________________________________________________________
Структурное подразделение:__________________________________________________
___________________________________________________________________________
«___» _________ 200__г.
Должность руководителя (подпись) ()
Приложение.
Единый формат межведомственного обмена электронными документами
1. Общие положения и область применения…………………………………58
2.Термины и определения …………………….. …………………………….58
3.Модель сообщения…………………………………………………………..59
4.Перечень и содержание зон сообщения……………………………………60
5.Правила описания зон сообщения. 60
6.Зона «Заголовок». 61
Элемент «Header» 62
7............................................................................................................... Зона «Документ». 63
Элемент «Document» 64
Элемент «Document/RegNumer» 64
Элемент «Document/Confident» 65
Элемент «Document/Author» 66
Элемент «Document/Author/Organization» 66
Элемент «Document/Author Organization/Address» 66
Элемент «Document/Author/Organization/Econtact» 66
Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/Name» 67
Элемент « Document/Author/Organization/OfficialPerson/Official 67
Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/SignDate» 68
Элемент « Document/Author/OutNumber/RegNumer» 68
Элемент « Document/Author/PrivatePerson» 68
Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Name» 68
Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Address» 68
Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Econtact» 69
Элемент «Document/Validator» 69
Элемент «Document/Validator/Organization» 69
Элемент «Document/Validator/Organization/Address» 69
Элемент «Document/Validator/Organization/Econtact» 70
Элемент «Document/Validator/Organization OfficialPerson/Name» 70
Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/Official» 70
Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/SignDate» 70
Элемент «Document/Addressee» 70
Элемент «Document/Addressee/Organization» 71
Элемент «Document/Addressee/Organization/Address» 71
Элемент «Document/Addressee/Organization/Econtact» 71
Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 71
Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Official» 72
Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson» 72
Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Name» 73
Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Address» 73
Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Econtact» 73
Элемент «Document/Writer» 73
Элемент «Document/Writer/Organization» 74
Элемент «Document/Writer/Organization/Address» 74
Элемент «Document/Writer/Organization/Econtact» 74
Элемент «Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Name» 74
Элемент « Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Official» 74
8................................................................................................ Описание зоны «Задания». 75
Элемент «Task» 75
Элемент «Task/TaskNumber» 76
Элемент «Task/Confident» 77
Элемент «Task/Referred» 77
Элемент «Task/Referred/RegNumber» 77
Элемент «Task/Referred/TaskNumber» 77
Элемент «Task/Author» 77
Элемент «Task/Author/Organization» 77
Элемент «Task/Author/Organization/Address» 78
Элемент «Task/Author/Organization/Econtact» 78
Элемент «Task/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 78
Элемент «Task/Author/Organization/OfficialPerson/Official» 79
Элемент «Task/Executor» 79
Элемент «Task/Executor/Organization» 79
Элемент «Task/Executor/Organization/Address» 79
Элемент «Task/Executor/Organization/Econtact» 80
Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Name» 80
Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Official» 80
9........................................................................................................... Зона «Расширение». 80
Элемент «Expansion» 80
Элемент «Expansion/РК» 81
Элемент «Expansion/File» 81
Элемент «Expansion/File/EDS» 82
Элемент «Expansion/AdvFields» 82
Элемент «Expansion/Rubric» 82
Элемент «Expansion/AdvInfo» 82
Элемент «Expansion/EAddress» 83
10........................................................................................... Уведомление о регистрации. 83
10.1. Зона «Заголовок» уведомления о регистрации. 83
Элемент «Header» 83
10.2. Зона «Уведомление» уведомления о регистрации. 84
Элемент «Acknowledgement» 84
Элемент «Acknowledgement/RegNumer» 85
Элемент «Acknowledgement/AckResult» 85
1. Общие положения и область применения
Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое ведомственной СЭД в процессе электронного документооборота в рамках Единой СЭД, представляет собой паспорт РК и прикрепленные к РК файлы, если таковые есть. Ведомственной СЭД формируется квитанция (уведомление) о регистрации электронного документа, поступившего через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и зарегистрированного в ведомственной СЭД.
В настоящем документе описаны структура паспорта РК и квитанции о регистрации, состав элементов и атрибутов. На форматы прикрепленных к РК файлов никаких ограничений не накладывается, вопросы работы с прикрепленными к РК файлами в настоящем документе не рассматриваются.
2. Термины и определения
В настоящем документе, помимо общеупотребительных, используются следующие термины и определения:
Адресат - организация или должностное лицо, либо гражданин, в адрес которого направлен документ.
Атрибут XML-документа - именованная уточняющая характеристика элемента XML. Состоит из пары «название»=«значение». Указывается при определении элемента XML в открывающем теге.
Входящий документ - документ, поступивший в текущую организацию из сторонней (внешней) организации.
Должностное лицо - сотрудник организации (ведомства), являющийся официальным участником документооборота - может быть адресатом документа, исполнителем документа, автором, контролером или исполнителем поручения, лицом, визирующим или подписывающим проект документа.
Заявитель - гражданин, являющийся автором документа - обращения.
Исполнитель - 1. Должностное лицо, подготовившее документ (проект документа).
2. Должностное лицо, назначенное исполнителем поручения по документу.
Исходящий документ - документ, созданный в текущей организации и направляемый внешнему адресату – организации или гражданину.
Корре спондент - организация или должностное лицо, от которого получен документ.
Обращение гражданина - документ, поступивший в текущую организацию от физического лица – гражданина.
Поручение - распоряжение, подлежащее исполнению.
Пункт документа - поручение, содержащееся в тексте документа.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный номер - реквизит документа, обозначающий номер (индекс) документа, задаваемый по правилам, принятым в зарегистрировавшей документ организации.
Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в рамках реализации ведет работы по вопросу перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) между собой и с правительством. Такой переход осуществляется по мере готовности информационно-технологической инфраструктуры ФОИВ и должен быть завершен до конца 2016 года.
Минкомсвязь России совместно с Минфинфином России, Минэкономразвития России и Аппаратом Правительства Российской Федерации осуществляет реализацию пилотных проектов по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью между названными ведомствами. В 2014 году к участию в указанных пилотных проектах привлечены Минпромторг России, Минкультуры России, Минсельхоз России, Минспорт России, Правительство Ростовской области, Правительство Хабаровского края, Кабинет министров Республики Татарстан, Администрация Приморского края, Правительство Московской области.
На основе успешно отработанных в рамках пилотных проектов механизма обмена электронными документами, Минкомсвязь России разработала проект порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и государственных организаций.
Документ проработан и одобрен Экспертным советом по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, образованном при Минкомсвязи России, а также согласован с ФСО России.
История
2009: Распоряжение №1403-р и Постановление №754
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
В сентябре 2009 года премьер-министр Владимир Путин подписал положение о системе межведомственного электронного документооборота. Данное положение, утвержденное постановлением правительства от 22 сентября 2009 г. N 754, определяет межведомственный электронный документооборот как взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.
Сюда относят обмен электронными сообщениями и ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота - федеральными органами госвласти, администрацией президента и аппаратом правительства. При этом допускается обмен и общедоступной информацией, и сведениями, составляющими служебную тайну.
2011
В соответствии с распоряжением №176-р от 12 февраля 2011 г. «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», подписанным председателем правительства Владимиром Путиным, федеральные органы исполнительной власти должны перейти на безбумажный внутренний документооборот с 1 января 2012 г., а органы местного самоуправления - с 1 июля 2012 г. Для обеспечения взаимодействия различных СЭД ОГИВ в рамках единой системы МЭДО федеральной службой охраны РФ разработан формат обмена электронными документами в органах государственной власти России. Каждая СЭД ФОИВ, являясь участником МЭДО, должна формировать исходящие документы в этом формате для отправки в систему МЭДО, обрабатывать поступившие в этом формате из МЭДО документы.
2012
Инициирование - Постановления Правительства от 6 сентября 2012 года №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
2014: Постановление и формат электронного документа МЭДО
Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»
В сентябре 2014 года экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, организованный Минкомсвязью России , определил формат электронного документа для межведомственного документооборота и постоянного хранения электронных документов. Таким форматом стал PDF /А, с размещением реквизитов электронного документа в XML -файле. По мнению экспертов, на текущий момент он является оптимальным решением для перехода с бумажного на электронный документооборот.
Утвержденный формат был опробован в ходе пилотных проектов, проводимых по поручению Правительства РФ между Аппаратом Правительства РФ, Минэкономразвития России, Минкомсвязью России, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом России, а также правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.
«Мы достигли очень важного решения. Оно продвинет вопрос перехода на безбумажный документооборот к концу 2016 года, а также сократит затраты ведомств на доработку собственных систем», - отметил заместитель министра связи и массовых коммуникаций РФ и статс-секретарь Олег Пак .
По решению Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности под председательством главы Правительства РФ Дмитрия Медведева, органы государственной власти должны привести в соответствие требованиям свои системы электронного документооборота до 27 апреля 2015 года.
Минкомсвязь России и Федеральная служба охраны России разрабатывают совместный ведомственный приказ, который будет включать основные технические требования к порядку обмена электронными документами: формат PDF/A, описание XML-файла с метаданными, использование усиленной квалифицированной подписи и ряд других.
2015
Утверждено постановление о правилах электронного взаимодействия госорганов
В январе 2015 года утверждено Правительством Российской Федерации постановление №1494, определяющее правила обмена документами в электронном виде, позволит повысить оперативность внутриведомственного и межведомственного взаимодействия. Данный документ стал итогом тесного сотрудничества Минкомсвязи России с различными ведомствами и ключевыми экспертами рынка по формированию единого подхода к организации электронного документооборота в органах власти.
Правила устанавливают основные принципы и порядок обмена документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов с использованием имеющихся у них информационных систем электронного документооборота. В правилах определяется формат электронного документа, а также систематизируются процедуры обмена документами в электронном виде.
Предполагается, что выработанные правила устранят ряд нерешенных вопросов, длительное время не позволявших ведомствам переходить на полноценный электронный документооборот, повысят оперативность взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, субъектов РФ и государственных внебюджетных фондов за счет сокращения длительности внутриведомственного и межведомственного циклов документооборота, снизят трудозатраты на операции, связанные с организацией документооборота, а также улучшат координацию и согласованность действий госорганов при переходе на межведомственный электронный документооборот.
Работа по формированию единых согласованных решений, а также рекомендаций по организации электронного обмена документами велась в рамках Экспертного совета по внедрению электронного документооборота в госорганах, организованного при Минкомсвязи России в июле 2013 года. В состав совета входят специалисты в области электронного документооборота, среди которых - представители бизнес-сообщества, научной среды и государственной власти.
Утвержденные правила - первоочередной документ из числа необходимых для перехода госорганов на безбумажный обмен документами. В ходе работы также были подготовлены проекты поддерживающих актов: перечень видов документов, подлежащих обмену исключительно в электронном виде, и описание организационно-технологического электронного взаимодействия.
Следующим этапом к апрелю 2015 года все ведомства должны будут обеспечить техническую готовность своих систем к электронному обмену в соответствии с установленными нормативами. Однако ряд ведомств и регионов уже сейчас ведут обмен в рамках пилотной зоны.