В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.
Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.
Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.
Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.
Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера
Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.
Пример 1
Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет. В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.
Пример 2
Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.
Пример 3
Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность. Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.
Бухгалтер формально относится к кадровому учету
Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».
К чему может привести нарушение трудового законодательства?
В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев.
Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.
Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей.
А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.
В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени
А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет». И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя». Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».
Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт
Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).
Таким образом, если вы хотите:
чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;
сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;
чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;
избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,
тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в надежную аутсорсинговую компанию.
В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.
Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.
Связаться с экспертом
НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ ВЫ БУДЕТЕ:
- Оформлять все документы по движению кадрового состава
- Формировать документы в 1С ЗУП 8
- Составлять локальные акты, письма, инструкции
- Подробно разбирать трудовой кодекс на отдельных ситуациях
|
Объем часов |
Будни | Выходные |
Базовая цена |
Цена со скидкой | Цена для юр.лиц |
Индивид. обучение |
Записаться на курс |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Утро 10 00 -14 05 |
День 14 10 -18 15 |
Вечер 18 30 -21 35 |
Утро 10 00 -14 05 |
День 14 10 -18 15 |
Вечер 18 30 -21 35 |
||||||
| 96 | 18.03-15.04
пн-ср-пт |
20.03-24.04 пн-ср-пт |
30.03-28.04* сб-вс 14:10-19:15 |
19 706 | 15 900 | 17 490 | |||||
МЕТОДИЧЕСКИЙ И НАГЛЯДНЫЙ МАТЕРИАЛ КУРСА
Конспекты
- это готовые лекции с примерами, образцами заполнения документов и ссылками на ТК РФ. Вы ничего не записываете, и таким образом экономите время для практики на примере предприятии. Смотр
ите фрагмент конспекта>>>
Рабочая тетрадь
- это практическое пособие, руководство по работе с документами на сквозном примере предприятия.
Папка кадровика
- это папка с образцами кадровых документов, создаваемых Вами под руководством преподавателя и в процессе самостоятельной работы
Методическое пособие по 1С
- это руководство для работы в программе 1С. Все документы по предприятию Вы вводите в программу.
ОСОБЕННОСТИ ОБУЧЕНИЯ
Теория и практика –
ОДНОВРЕМЕННО
Небольшой блок теории сразу закрепляется практикой, то есть работой в реальной компании с одновременным применением программы 1С
По окончании курса Вы получите:
- Удостоверение о повышении квалификации утвержденного государством образца
Программа курса соответствует требованиям профстандарта "Специалист по управлению персоналом" (Приказ от 06.10.2015 N 691н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом")
Для поступления требуется:
- Диплом (о высшем или среднем специальном образовании))
*Внимание!
Если у Вас диплом на иностранном языке, в соответствии с 273 ФЗ "Об образовании" ст. 107, требуется перевод диплома на русский язык.
- Паспорт
ПРОГРАММА КУРСА
1. Организация кадрового делопроизводства в компании
- Номенклатура дел кадровой службы
- Классификация документов в кадровой службе: виды документов, сроки их хранения
- Оперативное хранение документов в отделе кадров. Примеры хранения дел
Составление акта приемки дел документов в отделе кадров
Составление номенклатуры дел
Самостоятельная работа: Составление докладной записки на предмет приемки дел документов в отделе кадров
2. Законодательная база кадрового делопроизводства
- Структура нормативных актов: Источники трудового права: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Федеральные конституционные законы, Федеральные законы, Законы субъектов РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, разъяснения соответствующих органов, Международные источники трудового права
- Административная ответственность за нарушение трудового законодательства РФ
3. Локальные нормативные акты
- Общая характеристика локальных нормативных актов: Порядок разработки, согласования, ввода в действие локальных нормативных актов
- Правила внутреннего трудового распорядка: Общая характеристика. Структура и содержание ПВТР. Основные ошибки, допускаемые при разработке ПВТР
- Положение о защите персональных данных: Общая характеристика о персональных данных. Получение согласия на сбор, хранение и обработку. Структура Положения, методика составления. Виды административной ответственности
- Должностная инструкция: Общая характеристика. Содержание должностной инструкции. Методика разработки. Профессиональные стандарты
- Положение об оплате труда
- Аудит Правил внутреннего трудового распорядка на предмет соответствия трудовому законодательству РФ
- Составление Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Составление должностных инструкций на специалиста отдела кадров и водителя автомобиля
Самостоятельная работа: Составление должностных инструкций
Составление приказа об утверждении локальных нормативных актов
4. Штатное расписание, организационная структура, штатная расстановка
- Организационная структура: Общая характеристика.
- Форма штатного расписания: Порядок утверждения, составления. Внесение изменений и исправлений. Обязательные реквизиты штатного расписания. Ситуации из практики. Типичные ошибки кадровиков при заполнении.
- Утверждение штатного расписания. Внесение изменений в ШР
- Штатная расстановка
Составление штатного расписания
Составление штатной расстановки
Самостоятельная работа: Составление приказа об утверждении штатного расписания
Практика в 1С ЗУП 8.3: Ввод кадровой информации. Штатное расписание
Заполнение справочников
Штатное расписание
5. Прием сотрудника на работу
- Основные этапы приема сотрудника на работу: Общая характеристика этапов приема на работу
- Порядок прохождения медкомиссии при приеме на работу: Общая информация о прохождении медосмотров при приеме на работу
- Особенности приема отдельных сотрудников и категорий граждан: руководитель, МОЛ, лица с ограниченными возможностями
- Перечень документов при приеме на работу: Перечень документов для оформления трудового договора и заполнения личной карточки Т-2, Основные и дополнительные документы при приеме на работу. Документы при приеме на работу отдельных категорий работников: граждане с ограниченными возможностями и другие
- Правила заполнения личной карточки Т-2: Общие требования к ведению и заполнению Т-2
- Основные требования к заполнению приказа о приеме на работу: Общие требования к ведению и заполнению приказов о приеме на работу
Практический навык работы с индивидуальной программой реабилитации инвалида при приеме на работу
Составление реестра приема документов для заключения трудового договора
Составление заявления о приеме на работу
Составление личной карточки Т-2 на работников
Составление приказа о приеме на работу
Составления уведомления о приеме на работу в Военный комиссариат
Аудит приказов о приеме на работу на предмет соответствия трудовому законодательству РФ
Самостоятельная работа: Составить приказы о приеме на работу
Составить личные карточки Т-2 работников
Составить реестры приемов документов
Практика в 1С ЗУП 8.3:
Справочник Сотрудники
Ввод персональных данных
Оформление приема на работу
6. Испытание при приеме на работу
- Испытание при приеме: Срок испытания. Отражение в трудовом договоре. Порядок прохождения периода испытания. Оплата.
Самостоятельная работа: Составление документов о прохождении испытательного срока
7. Совместительство и совмещение. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
- Работа по совместительству:Порядок оформления. Особенности заключения трудового договора. Оплата труда совместителя
- Совмещение по должности: Порядок оформления. Оплата труда работника
- Оформление расширение зоны обслуживания: Общая характеристика расширение зоны обслуживания, временное исполнение должностных обязанностей.
Оформление документов по временному исполнению обязанностей
Оформление документов по расширению зоны обслуживания
Самостоятельная работа: Оформление документов по сотруднику – дополнительное соглашение к трудовым договорам в заданиях, указанных в РТ
Практика в 1С ЗУП 8.3: Прием сотрудников. Изменения штатного расписание
Прием на неполною ставку.
Прием по совместительству
Установление доплаты за совмещение, персональных доплат и компенсационных надбавок
8. Трудовая книжка
- Организация работы с трудовыми книжками: Требования к бланкам трудовой книжки. Основные требования к оформлению титульного листка
- Порядок заполнения трудовой книжки: Основные сведения внесения записей в трудовые книжки. Порядок внесения исправлений в записи
- Порядок ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним:
- Правила внесения записей в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Заполнение трудовой книжки с нуля (заполнение титульного листка трудовой книжки и внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку)
Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника, предоставившего трудовую книжку
Заполнение Книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Заполнение дубликата трудовой книжки
Самостоятельная работа: Внесение записи в трудовые книжки сотрудников о приеме на работу
Практика в 1С ЗУП 8.3: Зарплата и другие виды начислений
Начисление зарплаты
Удержание из зарплаты
Выплата зарплаты
Расчет начислений по авансу
9. Трудовой договор. Договор ГПХ
- Трудовой договор: Общая характеристика трудового договора. Обязательные и дополнительные условия трудового договора
- Срочный ТД, основания для заключения
- Договор ГПХ: Основные отличия от трудового договора
- Изменение условий ТД. Оформление доп. соглашений к ТД: Общая характеристика изменение условий трудового договора. Переименование должности или перевод сотрудника на другую должность. Изменение графика работы. Режим труда беременной сотрудницы. Изменение работником персональных данных.
Составление трудового договора с главным бухгалтером и инженером по охране труда
Аудит договора гражданско-правового характера на предмет наличия признаков трудового договора
Оформление переименование должности
Оформление перевода сотрудника на другую должность
Оформление изменение персональных данных
Оформление изменения графика работы и оплаты труда
Изменение заработной платы
Изменение условий трудового договора по результатам СОУТ
Переименование работодателя
Внесение записей в трудовые книжки: о переименовании должности, о переводе, о смене ФИО, о переименовании работодателя
Внесение информации в личные карточки Т-2 работника
Самостоятельная работа: Составление трудовых договоров на работников
Составление договора гражданско-правового характера
Практика в 1С ЗУП 8.3: Прием сотрудников. Изменения кадровых данных
Прим по срочному ТД
Оформление ГПД
Изменения условий труда
10. Отпуск
- График отпусков: Порядок составление и утверждение
- Общие положения об отпусках: Ежегодные оплачиваемые отпуска. Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Отпуска без сохранения заработной платы. Порядок их предоставления
- Отдельные виды отпусков: Ученический; дополнительный оплачиваемый отпуск отдельным категориям граждан РФ
- Расчет дней отпуска
Составления уведомления о дате начала отпуска
Расчет количества дней ежегодного оплачиваемого отпуска и составление заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
Расчет количества дней отпуска
Составления заявления отпуска без сохранения зарплаты
Составление заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет
Внесение информации об отпусках в карточку Т-2 работников
Самостоятельная работа: Расчет количества дней отпуска
Оформление уведомлений о дате начала отпуска
Практика в 1С ЗУП 8.3: Оформление отпусков:
Ежегодный оплачиваемый;
Отпуск без сохранения заработной платы
Дополнительные оплачиваемые отпуска.
График отпусков. Порядок переноса отпуска по графику.
11. Увольнение
- Прекращение трудового договора по инициативе работника. Общая характеристика увольнения по инициативе работника.
- Увольнение материально-ответственного лица. Увольнение отдельных категорий работников.
- Прекращение трудового договора по инициативе работодателя: сокращение, прогул)
- Прекращение (расторжение) трудового договора по соглашению сторон
- Прекращение срочного трудового договора. Общая характеристика прекращения срочного трудового договора.
- Прекращение трудового договора по обстоятельствам независящих от воли сторон:
- Увольнение в связи с призывом в армию. Увольнение в связи со смертью работника – общая характеристика.
- Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Аудит служебной записки и акта на предмет соответствия действующему законодательству
Составление документов об увольнении сотрудников
Составление документов на отправку трудовой книжки по почте
Аудит приказов
Внесение информации об увольнении в трудовые книжки сотрудников
Внесение информации об увольнении в личные карточки Т-2 работника
Самостоятельная работа: Составление правильной служебной записки о факте прогула и акта об отсутствии на рабочем месте
Практика в 1С ЗУП 8: Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (прогул). Оформление документов при увольнении.
12. Больничный лист. Пособия. Страховой стаж
- Страховой стаж: Общая информация и порядок подсчета страхового стажа
- Больничный лист: Оформление и заполнение больничного листа
- Различные виды пособий:
- Пособие по беременности и родам.
- Пособие по случаю рождения ребенка;
- Пособие в связи с постановкой на учет в ранние сроки беременности;
- Пособие по уходу за ребенком до достижения им полутора лет и другие пособия.
Составления заявления о выплате пособия по уходу за ребенком до полутора лет
Составление справки о том, что работник не использует отпуск по уходу за ребенком и пособия по уходу за ребенком до полутора лет
Заполнение больничного листка (на бумажном носителе)
Практика в 1С ЗУП 8.3: Оплата по листку нетрудоспособности. Отпуск по уходу за ребенком.
Оплата по листку нетрудоспособности. Больничный, во время ежегодного оплачиваемого отпуска
Оплата по листку нетрудоспособности по уходу за ребенком
Оплата пособия по беременности и родам
Предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет
13. Командировка
- Понятие о служебные командировки
- Гарантии и компенсации при направлении работника в служебные командировки
- Рабочее время: нормальное, сокращённое
- Работа в выходные и (или) праздничные дни. Сверхурочная работа
- Суммированный учет рабочего времени. Учет переработок
- Табель учета рабочего времени: Общая характеристика. Ответственные лица за ведение ТУРВ. Порядок проверки ТУРВ на предмет наличия/отсутствия ошибок перед сдачей в бухгалтерию.
Составление ТУРВ на подразделение
Составление графика сменности
Практика в 1С ЗУП 8.3: Учет рабочего времени. Служебные командировки
Привлечение к работе в выходной день.
Направление в служебную командировку
Изменение графика работы: рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику
Табель учета рабочего времени.
15. Воинский учет
- Рекомендации по ведению воинского учета: Нормативное регулирование. Перечень документов
- Порядок внесения записей в личную карточку Т-2
- Общая характеристика спец. оценки условий труда: Нормативно-правовая база
- Порядок проведения СОУТ: Документы, необходимые от работодателя для того, чтобы провести СОУТ. Организации, которые имеют право проводить СОУТ
- Сводная ведомость по результатам специальной оценки условий труда: Основной документ для работы сотрудников отдела кадров.
- Гарантии и компенсации работникам: Предоставление гарантий родителям, имеющих детей-инвалидов. Гарантии и компенсации работникам-донорам. Гарантии и компенсации работникам, являющихся участниками боевых действий, участниками ликвидации последствий
ИТОГОВОЕ ТЕСТИРОВАНИЕ
Растущие требования к ведению кадровых дел со стороны проверяющих органов, требуют постоянной адаптации программы в соответствии с этими требованиями. Именно поэтому, курс насыщен практическими примерами и задачами из жизни реальных компаний.
Что дают наши курсы кадровое делопроизводство с нуля:
- Курс кадровое дело с нуля включает принципы составления всех кадровых документов
- Знание Трудового законодательства
- Навыки работы в программе 1С ЗУП 8
- Практические знания в подборе и найме персонала
Обучение кадровому делопроизводству с нуля в нашем центре позволит Вам использовать полученные знания в весьма востребованной профессии кадровика-универсала.
Для кого подходит обучение кадровому делу с нуля?
В сегодняшних условиях кризиса наши курсы кадрового дела идеально подходят для таких специалистов, как менеджер по персоналу, бухгалтер, инспектор по кадрам, руководителей, на которых возлагают функции кадрового дела со знанием 1С ЗУП и функции по подбору и найму персонала. Подходит курс кадровое делопроизводство и для начинающих специалистов, которые хотят начать карьеру кадровика. Закончив курс по кадрам, наши студенты получают дополнительное профессиональное образование – Специалист по кадрам со знанием 1С ЗУП 8
Программа курсы отдел кадров в Москве разработана под потребности рынка труда и курсы 1с кадры абсолютно точно отражают все необходимые навыки для работы специалиста-кадровика.
Курс дополняет модуль, который поможет освоить рекрутинговые навыки менеджера по кадрам, курсы дополняет блок по приему и поиску персонала.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.