ERP-система – эффективный способ ведения бизнеса, который помогает управлять рабочим процессом в целом, планировать деятельность отдельных бизнес-элементов предприятия, а также улучшать работу всех производственных объектов.

Вы узнаете:

• Что такое ERP-система и когда она нужна.
• Каковы преимущества и недостатки ERP-системы.
• Какие функции выполняет система ERP на предприятии.
• Как выбрать ERP-систему.
• Как правильно внедрить ERP-систему на предприятии.
• Какое нужно пройти обучение персоналу, который будет работать с ERP-системой.
• От чего зависит стоимость ERP-системы.

Что такое ERP-система и когда она нужна

Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, недостаточно просто знать расшифровку этих букв (Enterprise Resources Planning) и перевод данного определения на русский (планирование ресурсов предприятия), лучше изучить историю ее возникновения.

В конце 20 века начала происходить массовая автоматизация бизнес-процессов : быстро распространялись ПК, для них разрабатывались программы ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования.

Разница в принципах ведения бизнеса заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но также в появлении новых методов проведения анализа и обмена данными, объединения изначально разных типов информации. Результатом этого явилась возможность видеть всю работу предприятия в целом и проводить анализ функционирования ее отдельных направлений (работа основного производства, склада, бухгалтерии). Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать верные решения .

Именно такой способ ведения бизнеса получил название ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, определили как EPR-система.

Таким образом, все программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и др., являются частями ERP-системы, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».

В настоящее время все перечисленные выше компоненты базовой комплектации ERP-системы часто используются как отдельные программы. К примеру, на предприятии может быть автоматизирован только бухгалтерский учет, тогда как вся остальная информация хранится в различных программах стандартного пакета MS Office.

Смысла спорить о том, относятся ли CRM и электронная бухгалтерия к компонентам ERP-системы, нет, однако и так понятно, что со временем уровень автоматизации рабочих процессов ведения бизнеса будет только расти вместе с количеством проданных лицензий на программное обеспечение, а также объемом услуг по установке и дальнейшему обслуживанию.

В ситуации, когда предприятие начало свою деятельность совсем недавно, необходимость в глубокой автоматизации рабочих процессов отсутствует. Подготавливать документы можно в стандартных компьютерных приложениях, а уточнить нужную информацию директор сможет у кого-либо из персонала. Однако вместе с расширением всего бизнеса возрастает количество операций, документации, работников, что влечет за собой необходимость хранения и анализа всей информации в электронном виде.

Если компания в целом не пользуется ERP-системой, то, как правило, вся информация хранится беспорядочно, что затрудняет ее поиск. Иногда встречаются ситуации, при которых работа ERP-системы налажена лишь в каком-то отдельном подразделении.

Какие функции выполняет система ERP на предприятии

Функционал, в рамках которого возможно использование ERP-системы, зависит от масштабов и направления деятельности конкретной компании, специфики ее работы, но в целом он должен быть направлен на общее управление бизнесом. Стандартный функционал таков:

1. Производство

• составление спецификаций на производимые товары или оказываемые услуги для расчета объемов необходимых расходных материалов и часов работы сотрудников;
• составление планов и управление работой компании в различных масштабах: начиная от конкретного производственного оборудования и заканчивая целыми подразделениями.

2. Финансы

• составление планов использования денежных ресурсов организации и отслеживание результатов;
• текущий бухгалтерский учет, учет по налогам и иным платежам в бюджет и внебюджетные фонды, финансовая отчетность и контроллинг;
• работа с активами компании , к которым можно отнести денежные средства на банковских счетах, ценные бумаги, основные средства (к примеру недвижимость).

3. Логистика

• управление поставкой материалов и отправкой готовой продукции: ведение базы договоров и контрагентов, составление планов и отчетов по товарам на складе и т. д.;
• подготовка данных по всем необходимым расходным материалам в целях исполнения рассчитанных ранее производственных норм.

4. Кадры

• учет кадров и ведение табелей рабочего времени , составление штатного расписания, расчет заработной платы;
• поиск и оформление сотрудников;
• подготовка планов по трудовым ресурсам.

• составление планов по реализации продукции;
• подготовка и проведение рекламных кампаний и маркетинговых коммуникаций;
• расчет цен на изготавливаемую продукцию, разработка скидочных программ, проведения распродаж и т. д.

6. Проекты. Отчетность

• наличие в большом количестве стандартных форм отчетности по всем направлениям деятельности организации, а также возможность создания дополнительных отчетов;
• проверка и анализ результатов деятельности предприятия;
• разработка общей политики работы организации, в т. ч. установка сроков для каждой из поставленных задач, расчет необходимых в этих целях ресурсов (денежных средств, материалов, рабочего персонала).

ERP-система на предприятии: 4 этапа внедрения

Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.

Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:

Этап 1. Первичная организация

Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта .

Этап 2. Разработка проекта

Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).

Этап 3. Исполнение проекта

Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.

Этап 4. Пуск в эксплуатацию

На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.

С помощью каких методов внедряется ERP-система

Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:

1. Поэтапная реализация, когда поочередно проводится внедрение ERP-системы в некоторые взаимосвязанные процессы, что минимизирует риски возникновения проблем .
2. «Большой взрыв» – вся система устанавливается одномоментно. Такой подход может быть использован в небольшой организации с простыми производственными процессами. При этом нужно особое внимание уделить этапу тестирования, чтобы выявить все возможные ошибки в работе ERP-системы.
3. Развертывание – частичная установка программного обеспечения с последующим распространением на другие структуры предприятия. На отдельном участке метод развертывания может применяться как поэтапно, так и одномоментно, т. к. в целом риски неудачного внедрения невелики.

Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.

Кто обучает персонал тому, что собой представляет ERP-система

Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.

При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.

От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.

Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.

Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.

Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.

Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.

Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.

ERP-система: пример успешного внедрения

Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.

Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.

Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов . При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.

Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.

Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.

Рассказывает практик

Как ERP-система позволила снизить потребность в оборотных средствах на 40 %

Сергей Сухинин ,

Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.

Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:

1. Увеличение эффективности расходования оборотных средств.
2. Уменьшение материальных запасов, хранящихся на складах.
3. Создание программы производства с учетом имеющихся мощностей.
4. Уменьшение уровня незавершенного производства.
5. Создание общего перечня материалов, используемых в производстве.
6. Улучшение процесса расчета нормы материалов.
7. Увеличение точности оформления закупочных планов, что будет способствовать снижению объемов неликвидных запасов на складах.

Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.

Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:

1. Производственные остатки на складах уменьшились на 60 млн руб.
2. Во всех направлениях деятельности контроль осуществляется по результатам анализа измеряемых показателей. Доходы сотрудников зависят от выполненной или невыполненной ими работы, и они самостоятельно несут за это ответственность.
3. Полностью контролируется закупка производственного сырья и его дальнейшее распределение в цеха.
4. Остатки неликвидных материалов снизились на 20 млн руб.
5. Закупочный план стал оптимальным, в него своевременно вносятся изменения при возникновении такой необходимости.
6. Появилась возможность планирования нагрузки на производственные мощности и, соответственно, количества необходимых для этого работников.

Какая ERP-система востребована у российских компаний

Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.

Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:

• отсутствие в необходимом количестве обученных на соответствующем уровне специалистов для внедрения и дальнейшего сопровождения работы ERP-системы;
• нежелание отечественных организаций перестроить устоявшиеся бизнес-процессы, т. к. зарубежные системы управления имеют существенные отличия от используемых в России;
• высокая цена внедрения.

Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».

11 ошибок внедрения ERP-системы

Для повышения эффективности работы предприятия установка ERP-системы является практически самой дорогостоящей и самой трудной задачей. Конечная цена внедрения, а также необходимый для этого срок будет зависеть от количества возникающих в процессе ошибок.

Ошибка 1. Некачественное составление плана.

Данный факт может повлечь за собой непонимание настоящего и будущего состояния ERP-системы, некорректную автоматизацию бизнес-процессов.

Ошибка 2. Поверхностный анализ организаций-разработчиков ERP-систем.

Как правило, основным критерием является низкая стоимость, однако иногда разработчики намеренно занижают стоимость услуг, чтобы на первом заказчике протестировать процесс внедрения. По факту такой установки могут быть выявлены серьезные недоработки и сбои в системе.

Ошибка 3. Непонимание потребностей предприятия.

После принятия решения, что внедрять ERP-систему все-таки необходимо, компания-заказчик до конца не понимает, какие именно программные модули им нужно устанавливать. Это может быть использовано недобросовестными поставщиками, которые будут включать в ERP-систему много лишних компонентов или же, наоборот, установленного функционала будет не хватать.

Ошибка 4. Недооценка временных и материальных затрат.

Некорректное определение сроков внедрения и стоимости установки ERP-системы может повлечь за собой необоснованные ожидания быстрого повышения эффективности бизнес-процессов.

Ошибка 5. Отсутствие у предприятия-заказчика квалифицированных сотрудников.

В коллективе предприятия должны присутствовать сотрудники, обладающие достаточным уровнем знаний в любой сфере, начиная от менеджмента и бухгалтерии и заканчивая учетом на складе, закупкой материалов и т. д.

Ошибка 6. Отсутствие приоритетов.

Если изначально не расставить правильные приоритеты, то в процессе установки ERP-системы придется часто переключаться между различными задачами, а это может повлечь затягивание процесса установки, возникновение непредвиденных проблем и т. д.

Ошибка 7. Недостаточное обучение персонала.

Если не показать сотрудникам весь функционал ERP-системы и способы его применения, персонал организации может вообще отказаться от работы в системе или использовать ее возможности лишь частично.

Ошибка 8. Недооценка точности первичной информации.

Так как ключевым моментом работы ERP-системы является анализ информации, то результат ее работы во многом будет зависеть от корректности изначальных данных. Необходимо избегать ошибок при вводе и внимательно проверять указанные сведения.

Ошибка 9. Использование неактуальных приложений.

Очень часто на предприятиях параллельно используется как ERP-система, так и ранее установленное программное обеспечение – происходит дублированный ввод данных. Таким образом увеличиваются сроки окончательного внедрения ERP-системы.

Ошибка 10. Отсутствие тестового периода.

Иногда тестирование установленного программного комплекса осуществляется лишь на нескольких пользователях, что не позволяет своевременно увидеть все недостатки и актуальную нагрузку на ERP-систему.

Ошибка 11. Отсутствие плана сопровождения и внедрения обновлений.

Без этого программный комплекс очень скоро станет неактуальным. Для аппаратной составляющей ERP-системы необходимо регулярно увеличивать производственные мощности, т. к. объем обрабатываемой информации также будет расти. Программная составляющая может потребовать корректировки в случае, например, внесения изменений в законодательство.

Эти ошибки являются самыми распространенными, однако у каждой компании могут возникнуть и индивидуальные проблемы. Чтобы их минимизировать, нужно очень внимательно подготовить план установки ERP-системы на каждом из этапов.

От чего зависит стоимость ERP-системы

Окончательная цена ERP-системы будет являться совокупностью следующих составляющих:

1. Цены самого программного комплекса: основного набора модулей и дополнительных компонентов.
2. Стоимости услуг по установке.
3. Внесения доработок и корректировок в программу, исходящих из потребностей компании-заказчика.
4. Дальнейшего обслуживания и сопровождения.

Чтобы снизить стоимость внедрения ERP-системы, необходимо в первую очередь обращать внимание на российских поставщиков, т. к. зарубежные программы имеют более высокую цену приобретения и требуют внесения существенных изменений для соответствия отечественному законодательству.

Мнение эксперта

Внедрение системы ERP обошлось компании в 2,5 млн долларов

Сергей Сухинин ,

начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия

Лицензия на установку ERP-системы обошлась нам в 470 000 долларов, а итоговая цена внедрения составила 2 500 000 долларов. Однако уже в процессе использования ERP-системы был достигнут положительный эффект, при этом полностью затраты были возмещены через 1,5 года после установки данного программного комплекса.

Информация об экспертах

Сергей Братукин , директор практики «Дистрибуция» Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин в 1997-2005 годы работал консультантом в российском подразделении Columbus IT. Участвовал в реализации масштабных проектов по внедрению ERP-систем в таких компаниях, как «Торговая площадь», МВО, «Старик Хоттабыч», «Формула Кино», «Автомир» и др. Международная консалтинговая компания Columbus IT предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу. Основана в 1989 году в Дании, в настоящий момент имеет представительства в 28 странах мира. За восемь лет работы Columbus IT в России клиентами компании стали более 200 предприятий, в том числе «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перекресток», «Дикси», «Л"Этуаль», «Юнимилк», «Исток», «Тойота» и мн. др.

Сергей Сухинин , начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"», Чувашия. ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.

В переводе с английского Enterprise Resource Planning (ERP) означает «управление ресурсами предприятия». Система ERP предназначена для планирования ресурсов компании, необходимых при производстве, закупках и продажах.

Принцип работы ERP-системы основан на создании, наполнении и использовании единой базы данных, включающей в себя информацию, необходимую для всех отделов предприятия: бухгалтерии, отделов снабжения, кадров и т. д.

Функционал ERP-систем различается, однако есть и единые для всех программных продуктов функции:

1. Разработка планов производства, продаж.
2. Ведение технологических спецификаций, предусматривающих операции и ресурсы, необходимые для производства того или иного изделия.
3. Определение и планирование потребностей в производстве комплектующих и материалов, затрат и сроков для выполнения плана.
4. Управление закупками и запасами.
5. Управление производственными ресурсами в различных масштабах: от предприятия или отдельного цеха до конкретного станка.
6. Управление финансами предприятия, ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
7. Управление проектами.

В сравнении с иными программными решениями ERP-система имеет ряд преимуществ:

• Создание единой информационной среды, существенно облегчающей и оптимизирующей работу отделов и руководства.
• Возможность распределения прав доступа между сотрудниками любых отделов, начиная с руководителя и заканчивая младшим менеджером отдела продаж.
• Наличие большого спектра решений для организаций различного типа и масштаба.
• Возможность управления несколькими подразделениями, предприятиями, концернами, корпорациями.
• Совместимость с различными программными продуктами и платформами, высокая надежность, гибкость, масштабируемость.
• Возможность интеграции с уже использующимися на предприятии системами и приложениями, в частности, с системами автоматизации проектирования, управления технологическими процессами, продажами, документооборотом.

Наряду с другими системами, автоматизирующими производство, ERP значительно упрощает процесс управления предприятием, распределения ресурсов и планирования продаж.

Когда нужна ERP-система

На первых этапах существования компании особых потребностей в автоматизации нет: все документы разрабатываются с помощью обычных офисных программ, а для того, чтобы получить ту или иную информацию, руководителю достаточно позвонить сотруднику. Постепенно число документов, количество сотрудников, объем операций растет, и возникает потребность в создании хранилищ и систематизации данных.

На предприятии, работающем без ERP, часто все документы хранятся бессистемно, что существенно усложняет управление. Также распространены случаи, когда какие-то системы все же установлены, но работают они исключительно на конкретный отдел.

В бухгалтерии, отделе кадров, снабжения и других департаментах появляются собственные базы данных, документооборот между которыми затруднен. Это непосредственно сказывается на эффективности работы: для того, чтобы узнать ту или иную информацию в отделе кадров, бухгалтеру приходится делать запрос по электронной почте или созваниваться с кадровиком.

Эффективного управления, оптимизации ресурсов всего предприятия и, наконец, повышения производительности различных отделов в таких условиях добиться невозможно.

ERP-система - оптимальный выбор для предприятий любого масштаба, групп компаний, фирм с территориально распределенными филиалами.
ERP-система:

• значительно ускоряет документооборот между отделами
• позволяет получить мгновенный доступ к информации сотруднику, наделенному определенными правами
• делает возможным эффективное управление работой удаленных филиалов и сотрудников.

Также часто в качестве альтернатив предлагают различные программы бухгалтерского учета, созданные исключительно для формирования финансовой и налоговой отчетности.

Отличить ERP от других систем достаточно просто. ERP-система:

• интегрирует базы данных и задачи ВСЕХ отделов предприятия: от бухгалтерии и работы с клиентами до производства и логистики;
• может помочь в выполнении любых задач предприятия;
• позволяет создать единую информационную среду.

Главная задача ERP-системы - оптимизация управления ВСЕМИ ресурсами предприятия вне зависимости от того, в какой форме они представлены. Это единая система, включающая в себя решения для бухгалтерии, инженерного отдела, отдела снабжения, кадров, склада и др.

Такие разные ERP

На данный момент существует две основные концепции ERP-систем. Это ERP и ERP II.

Под первой понимают программное обеспечение, позволяющее организовать работу предприятия любого типа и охватывающее все производственные процессы.

ERP II - специализированная система управления, учитывающая ключевые особенности того или иного предприятия. Разрабатывается она с учетом тех задач, которые необходимо решить компании определенного масштаба, вида деятельности, формы.

Существует огромное число готовых программных разработок, специализирующихся на небольших фирмах, производственных предприятиях, компаниях, работающих в сфере услуг, торговых организациях и т.д. Есть ERP-системы, предназначенные для одного стандартного предприятия, фирмы с территориально удаленными филиалами, и даже транснациональной компании.

ERP-системы могут иметь различную структуру. В частности, в последнее время наибольшую популярность обрела облачная ERP - более удобная, масштабируемая и простая в использовании для компаний среднего и малого бизнеса.

Как избежать ненужных затрат на ERP-систему с онлайн-программой Класс365

Внедрение полноункциональной ERP-системы в организациях малого и среднего бизнеса может оказаться не рентабельным, как из-за большой стоимости так и длительного периода внедрения.

Автоматизировать процессы небольшой компании и избежать больших затрат можно с помощью онлайн-программы Класс365. Онлайн-сервис позволяет автоматизировать работу склада, торговых точек, взаимоотношения с клиентами. В программе вы также сможете управлять всеми финансовыми потоками. Такое решение оптимально для предприятий оптовой и рознчной торговли, компаний оказывающих услуги, занимающихся интернет-продажами.

Онлайн-решение выгодно для руководителя, так как ему не потребуется дополнительно обучать персонал. Программа, не смотря на широкий функционал, удивительно проста и освоить ее сотрудники смогут самостоятельно не более чем за 15 минут. Кроме того, компании не придется втисикиваться в узкие рамки бюджета, чтобы приобрести стандартное лицензионное приложение.

ERP-система — это совокупность интегрированных приложений, формирующих условия для автоматизации бизнес-процессов предприятия по учету, контролю, планированию и анализу данных. В основе функционирования продукта заложен принцип формирования общего места хранения важной корпоративной информации с целью ее последующей передачи и обработки. Доступ к таким данным имеют все подразделения компании: финансовое, производственное, кадровое, плановое и другие.

Благодаря централизованному сбору информации на всех этапах функционирования предприятия возможно существенно оптимизировать производственные ресурсы. Установка ERP-системы оправдана наличием полезных функций:

• возможность формирования планов производства и продаж;
• оптимизация количества запасов на складе и расчет объемов закупки;
• определение параметров по количеству сырья с учетом сроков, необходимых для выполнения производственного плана;
• сопровождение технологических процессов создания продукции;
• распределение мощностей производства для малых и крупных проектов;
• организация управленческого и финансового учета.

Принцип построения ERP-систем

Строение систем ERP основано на модульном принципе, что позволяет охватить все значимые хозяйственные и управленческие процессы на предприятии. Каждый подраздел отвечает за сбор данных в своей области и в дальнейшем включается в общую базу.

Структура ERP-системы состоит из нескольких уровней. На первом из них находятся базовые элементы, на втором - вспомогательные (или расширенные). Согласно данной классификации удобнее всего представить принцип работы продукта.

Базовый элемент включает в себя модуль по управлению производством:

• составление плана по использованию мощностей;
• определение необходимого количества сырья и материалов;
• управление запасами на складе и процессом закупок.

Расширенные элементы - это совокупность следующих модулей по управлению:

• поставками - прогноз спроса на продукцию, логистика на складе, производстве и в процессе сбыта, управление списком контрагентов;
• циклом производства - поддержание процесса от момента проектирования до утилизации;
• персоналом - планирование уровня заработной платы, составление рабочего графика, определение кадрового состава и проработка мотивации сотрудников;
• общения с контрагентами - маркетинг, управление продажами и другие функции CRM;
• продажами - распределение каналов сбыта, заказов, цен и транспорта;
• финансами - формирование главной книги, распределение данных по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами, ведение бухгалтерского учета и составление отчетности.

Структура, количество и наименование модулей может видоизменяться в зависимости от производителя системы. По желанию клиента внедрить продукт можно только частично.

Схема ERP-системы основана на движении документов по перечисленным модулям. Изначально первичные документы попадают для обработки в качестве сырых данных в общую базу. После последовательного преодоления всех производственных этапов они они преобразуются в следующий вид:

• аналитические отчеты;
• графики и схемы;
• бухгалтерская финансовая отчетность;
• прогнозы и планы на будущий год.

Наблюдать положительные изменения и рассчитывать на рост прибыли благодаря отладке и автоматизации всех рабочих процессов можно только после качественной установки системы, обучения персонала и постепенного внедрения продукта в производственную деятельность. Осуществление этих необходимых действий проведет опытная команда «АСАП Консалтинг».

ИСТОРИЯ ERP СИСТЕМ

В начале 60-х годов, в связи с ростом популярности вычислительных систем, возникла идея использовать их возможности для планирования деятельности предприятия, в том числе для планирования производственных процессов. Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства, на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока. Кроме того, вследствие нарушения баланса поставок комплектующих, возникают дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния в процессе производства, т.е. фактически невозможно было определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте. С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning). Реализация системы, работающей по этой методологии представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Главной задачей MRP является обеспечивание гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов-комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а следовательно разгрузкой склада.

С целью увеличить эффективность планирования, в конце 70-х годов Оливер Уайт и Джордж Плосл предложили идею воспроизведения замкнутого цикла (closed loop) в MRP-системах. Идея заключалась в предложении ввести в рассмотрение более широкий спектр факторов при проведении планирования, путем введения дополнительных функций. К базовым функциям планирования производственных мощностей и планирования потребностей в материалах было предложено добавить ряд дополнительных, таких как контроль соответствия количества произведенной продукции количеству использованных в процессе сборки комплектующих, составление регулярных отчетов о задержках заказов, об объемах и динамике продаж продукции, о поставщиках и т.д. Термин "замкнутый цикл" отражает основную особенность модифицированной системы, заключающуюся в том, что созданные в процессе ее работы отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя, при необходимости программу производства, а следовательно и план заказов. Другими словами, дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п.

В дальнейшем, усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRPII (Manufactory Resource Planning), ввиду идентичности аббревиатур. Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых. Кроме того, система класса MRRPII способна адаптироваться к изменениям внешней ситуации и эмулировать ответ на вопрос "Что если". MRPII представляет собой интеграцию большого количества отдельных модулей, таких как планирование бизнес-процессов, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, планирование финансов, управление инвестициями и т.д. Результаты работы каждого из модуля анализируются всей системой в целом, что собственно и обеспечивает ее гибкость по отношению к внешним факторам. Именно это свойство является краеугольным камнем современных систем планирования, поскольку большое количество производителей производят продукцию с заведомо коротким жизненным циклом, требующую регулярных доработок. В таком случае появляется необходимость в автоматизированной системе, которая позволяет оптимизировать объемы и характеристики выпускаемой продукции, анализируя текущий спрос и положение на рынке в целом.

С тандарт MRP II (Manufacturing Resourse Planning) разработан в США и поддерживается американским обществом по контролю за производством и запасами - American Production and Inventory Control Society (APICS). APICS регулярно издает документ "MRP II Standart System", в котором описываются основные требования к информационным производственным системам. Последнее издание этой системы промышленных стандартов вышло в 1989 г.

MRP II - это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия. Идея MRP II опирается на несколько простых принципов, например, разделение спроса на зависимый и независимый. MRP II Standart System содержит описание 16 групп функций системы:

Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства).

Demand Management (Управление спросом).

Master Production Scheduling (Составление плана производства).

Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей).

Bill of Materials (Спецификации продуктов).

Inventory Transaction Subsystem (Управление складом).

Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки).

Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха).

Capacity Requirement Planning (Планирование производственных мощностей).

Input/output control (Контроль входа/выхода).

Purchasing (Материально техническое снабжение).

Distribution Resourse Planning (Планирование ресурсов распределения).

Tooling Planning and Control (Планирование и контроль производственных операций).

Financial Planning (Управление финансами).

Simulation (Моделирование).

Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

С накоплением опыта моделирования производственных и непроизводственных операций эти понятия постоянно уточняются, постепенно охватывая все больше функций.

В своем развитии стандарт MRP II прошел несколько этапов развития:

60-70 годах - планирование потребностей в материалах, на основании данных о запасах на складе и состава изделий, (Material Requierment Planning)

70-80 годы - планирование потребностей в материалах по замкнутому циклу (Cloosed Loop Material Requirment Planning), включающее составление производственной программы и ее контроль на цеховом уровне,

конец 80-90-е - на основе данных, полученных от поставщиков и потребителей, ведение прогнозирования, планирования и контроля за производством,

90-е - планирование потребностей в распределении и ресурсах на уровне предприятия - Enterprise Resourse Planning и Distributed Requirements Planning.

В последние годы системы планирования класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название систем бизнес-планирования ERP (Enterprise Requirements Planning), которые позволяют наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий. В Российской практике, целесообразность применения систем подобного класса обуславливается, кроме того, необходимостью управлять бизнес процессами в условиях инфляции, а также жесткого налогового прессинга, поэтому, системы ERP необходимы не только для крупных предприятий, но и для небольших фирм, ведущих активный бизнес. (По материалам статей Г.Верникова )

С 1999 года в развитии ERP-систем было отмечена новая тенденция. Разработчики стали развивать новые функциональные возможности системы, которые выходили за традиционные рамки автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в рамках методологии ERP. Традиционно концепция ERP предусматривала, в первую очередь, работу с внутренними ресурсами предприятия: планирование ресурсов, тщательное управление запасами и обеспечение прозрачности производственных процессов. Теперь функционал системы стал дополняться такими модулями, как SCM (управление цепочками поставок) и CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), отвечающими за оптимизацию внешних связей предприятия. При этом произошло разграничение понятий: традиционный для ERP контур управления получил название back-office, а внешние приложения, которые появились в системе, - front-office. Эти изменения позволили американской аналитической компании Gartner Group заявить в 2000 г. о завершении эпохи ERP и появлении нового стандарта – ERP II (Enterprise Resource and Relationship Processing), что можно перевести как «Управление внутренними ресурсами и внешними связями».

Можно выделить три основных направления, определяющих развитие систем класса ERP II:

Углубление функциональности ERP.

Появление технологий, позволяющих упростить процесс создания специализированных отраслевых решений.

Создание новых и усовершенствование существующих модулей управления межкорпоративными бизнес-процессами.

Смещение акцента на межкорпоративный сектор в новых системах объясняется ускоренным развитием электронной коммерции и налаживанием интерактивного взаимодействия компании с их партнерами, поставщиками и клиентами через Интернет. Поэтому системы класса ERP II получают Web-ориентированную архитектуру, что становится существенным отличием от ERP-систем. Данные, применяемые в системах класса ERP II рассчитаны на использование в географически распределенном Web-сообществе. Кроме того, ERP II-системы могут быть полностью встроены в Интернет, могут работать с данными, размещенными не в собственном репозитарии, могут поддерживать публикацию или подписку, инициированную клиентом, могут взаимодействовать с другими приложениями, использующими EAI – адаптеры (EAI - Enterprise Application Integration) и язык XML. (gorod.ru)

В последнее время в России растет интерес к интегрированным системам управления бизнес-процессами. Он обусловлен многими факторами, в том числе активной поддержкой внедрения современных технологий в российскую экономику со стороны правительства. В частности, существует объективная необходимость автоматизации функционирования предприятия для оптимизации процессов управления и контроля. Решение подобных задач в рамках предприятия могут взять на себя ERP системы.

ERP (англ. Enterprise Resource Planning - Система планирования ресурсов предприятия) – это интегрированная система на базе широкого класса дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания и обработки данных для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия. Проще говоря, ERP – это система управления ресурсами предприятия. Впервые этот термин использовала консалтинговая компания Gartner Group в начале 90-х годов. С тех пор концепция ERP прошла немало этапов развития.

Основные задачи, решаемые ERP-системами, таковы:

Общее и структурированное планирование деятельности предприятия;

Управление финансами компании;

Управление кадрами;

Учет материальных ресурсов;

Учет и управление снабжением и сбытом;

Оперативное управление текущей деятельностью и контроль выполнения планов;

Документооборот предприятия;

Анализ результатов хозяйственной деятельности.

На определенном этапе развития бизнес сталкивается с необходимостью автоматизации процессов и функций компании, особенно если речь идет о крупной корпорации или холдинге. Тогда и возникает необходимость в специализированном программном обеспечении, способном максимально эффективно организовать процесс управления. В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища информационной базы предприятия, накопленной в процессе ведения бизнеса, в частности, финансовой информации, данных, связанных с производством, персоналом и др.

Современная практика ведения бизнеса требует, как правило, индивидуального подхода. Это в полной мере касается ведения учета и планирования. Поэтому наиболее эффективно программное обеспечение, адаптированное непосредственно под комплексные задачи конкретного предприятия. Стоимость такой разработки довольна высока ввиду индивидуального подхода и особенностей внедрения, но, как правило, экономический эффект оправдывает затраты.

Процесс внедрения ERP-системы на предприятии – мероприятие технически сложное, занимающее длительный промежуток времени. Помимо установки программного обеспечения и обучения персонала следует учитывать психологические факторы внедрения новой системы в корпоративную культуру, а также важность четкого функционирования каждого звена.

Концепция ERP.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

Функции ERP-систем.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов:

Модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;

Аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;

СУБД, системное и прикладное ПО;

Набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;

Регламент использования и развития программных продуктов;

IT-департамент и обеспечивающие службы;

Собственно пользователи программных продуктов.

Основные функции ERP систем:

Ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;

Формирование планов продаж и производства;

Планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;

Управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;

Планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;

Оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;

Управление проектами, включая планирование этапов и ресурсов

Отличие между ERP-системами и системами электронного документооборота (СЭД) в том, что, как правило, в ERP документы являются машиночитаемыми, и они не «ведутся», а «проводятся» - уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл, то есть были созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла человеко-читаемых документов на предприятии.

Достоинства.

Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой , дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом .

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу ), так и внутренним (например, хищениям ). Внедряемые в связке с CRM -системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Недостатки.

Основные сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам:

Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге - слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.

Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

Ограничения.

Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.

Внедрение является достаточно дорогим.

Система может страдать от проблемы «слабого звена» - эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.

Проблема совместимости с прежними системами.

Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы . В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании, чаще всего сопряжённый с последующим этапом бизнес-реинжиниринга . По сути ERP-система являет собой виртуальную проекцию компании.