Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном ” в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение . Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования . Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД) , которым и посвящена данная статья. Главной целью статьи является представление для читателей Jet Info ретроспективы современного состояния мирового рынка СЭД, перспектив его развития, а также достаточно большого числа примеров применения СЭД в мире. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru , www.docflow.ru , сайтов компаний-разработчиков СЭД и др.

Основные понятия о системах электронного документооборота

Назначение СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS ” Electronic Document Management Systems ): “СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных”.

Главное назначение СЭД ” это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации ” от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Основные свойства СЭД

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии . Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

• Хранилища атрибутов документов (карточек);
• Хранилища документов;
• Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов” . Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком ” низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов. При “свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при “жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

• Полный контроль над документом;
• Право редактировать, но не уничтожать документ;
• Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
• Право читать документ, но не редактировать его;
• Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики ” viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция “управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management ” ECM)” , а не управление электронным документооборотом (в соответствии с “Forrester TechRankings”). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым , то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой “категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)” .

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Общие функции управления содержимым , под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.

Функции управления процессами , под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

Интеграция с другими ECM-системами , подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД . Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.

Системы управления информацией (information management systems) ” порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать “снимки” Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems ” OMS) , основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS ” integrated document archive and retrieval systems) . Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша ” генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на “второстепенных” вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде ” в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами , встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.

Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

• Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

• Появление возможности коллективной работы над д

На российском рынке СЭД/ECM-систем фиксируется положительная динамика. В 2016 г. он вырос на 10%, аналогичный показатель ожидается и по итогам 2017 г.

По оценке аналитиков TAdviser, в 2016 г., рост российского рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 10%, при этом его объем в рублевом выражении увеличился примерно до 41,6 млрд руб. Говоря об итогах 2017 г., участники рынка отмечали его оживление и дальнейшее движение вверх.

На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM — это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.

Большинство участников российского рынка СЭД/ECM, представленных в рейтинге ниже, по итогам 2016 г. показали положительную динамику выручки от проектов в этой сфере. Только у двух компаний из Топ-10 зафиксированы отрицательные показатели.

Лидером в очередной раз стала компания «Логика бизнеса», выручка которой от СЭД/ECM-проектов выросла на 25,7% и достигла 1,86 млрд руб. Примерно треть этой суммы пришлось на продажи лицензий, две трети - на услуги внедрения и поддержки. В тройку лидеров также попали компании «Крок» и TerraLink (см. табл. 1).

Таблица 1.Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 гг .

Импортозамещение в тренде

Рынок систем документооборота в России - устоявшийся и зрелый рынок, и изменения на нем происходят медленно, однако прошедший год принес несколько ощутимых изменений. Прежде всего, это существенное оживление в государственных органах власти по вопросу перехода на отечественное ПО: утвержден план перевода офисного ПО (к которому относится в т.ч. и СЭД) на отечественные платформы, прописаны конкретные сроки и достаточно четкие требования.

Блокчейн на подходе

Среди других интересных тенденций рынка следует упомянуть технологию блокчейн. Она получила очень широкую популярность и применение ей находят в самых разнообразных областях. Сфера электронного документооборота - не исключение. Блокчейн позволяет создавать системы класса ECM для защищенного обмена документами вне организации на базе распределенной электронной подписи, без использования единого центра доверия, который проще скомпрометировать.

Потенциально это может помочь наладить доверительный обмен информацией между большим количеством организаций, которые изначально друг другу не доверяют, даже жестко конкурируют, но вместе с тем вынуждены обмениваться информацией.

Избавление от бумаги

Одним из самых долгожданных трендов является переход компаний на полностью безбумажный документооборот, в том числе юридически значимый.

По мнению экспертов рынка, реальные проекты по безбумажному документообороту появились благодаря активной работе государства по оформлению нормативной базы и стимулированию перехода на безбумажные технологии. До недавнего времени опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных данных служили препятствием переходу на полностью электронный обмен документами. Тем не менее с развитием технологий защиты корпоративной информации рынок показал свою готовность к нововведениям.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, говорит, что у его компании уже появились запросы крупных клиентов по переходу на полностью безбумажную работу внутри холдингов и групп компаний.

Какие нововведения получают СЭД/ECM-системы

Все нововведения, которые сейчас разрабатываются на рынке и внедряются в СЭД/ECM-системы, связаны с общими тенденциями ИТ-рынка. Именно поэтому разработчики занимаются развитием мобильных версий и создают интеграционные шлюзы для бесшовной работы с другими информационными системами. Помимо этого совершенствуются возможности совместной работы над документами, «шлифуются» пользовательские интерфейсы, добавляются новый функционал.

Передним краем представляется встраивание технологий искусственного интеллекта, работы с BigData, интеграции с мессенджерами, в том числе поддержкой ботов. Все большее значение приобретает поддержка полноценных облачных и гибридных конфигураций, в т.ч. хранение файлов на облачных ресурсах.

География проектов СЭД/ECM

По данным TAdviser, основная часть всех СЭД/ECM-проектов выполняется в Центральном федеральном округе. Также в первую тройку входят Приволжский и Сибирский федеральные округа (см. табл. 2). Топ-10 российских городов по количеству проектов СЭД/ECM возглавляют Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург.

РОССИЙСКИЙ РЫНОК СЭД: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ THE MARKED OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC TURNOVER: PROBLEMS AND PERSPECTIVES OF DEVELOPMENT

Мащенко И.С., Чернышева Н.В.

Южно-Российский институт управления - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - branch of Russian Presidential

National Economy and Public Administration

Аннотация: В статье анализируются проблемы и перспективы развития рынка СЭД в России. Рассмотрены понятия систем электронного документооборота, их предназначения и актуализация в современном мире, представлены статистические данные о развитии и использовании конкретных систем электронного документооборота, как в коммерческой структуре, так и в госсекторе. Сделаны выводы о проблемах СЭД и о необходимости их развития, совершенствования и использования в организациях и государственных органах, чтобы повысить их эффективность и результативность.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, рынок СЭД, функциональность СЭД, СЭД в госсекторе.

Annotation: The article analyzes the problems and perspectives of the market development of the system of electronic turnover in Russia. The following notions are concerned: the systems of electronic document turnover, their aims and actualization in the modern world, statistic data on the development and using of concrete systems of e-document turnover are given both in the commercial structiond and the public sector. Conclusions are made on the problems of the systems of electronic turnover the necessity of their development improvent and using in the organization and state lodies for raising their efficiency and resultativeness.

Key words: electronic documentary turnover, the system of electronic document turnover, the market of the systems of e-document turnover, the systems of e-document turnover in the public sector.

В современном мире развитие технологий и их повсеместное внедрение привело к тому, что электронный документооборот и архивные работы занимают лидирующие позиции по сравнению со своим бумажным аналогом. Сегодня мы с вами можем наблюдать рост количества и объёма используемых в мире документов . Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних.

В 2014 году рынок СЭД отметил свой 20-летний юбилей. Его зарождение и становление было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов - первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .

СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

Повысить эффективность управления компанией, предоставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;

Оптимизировать работу сотрудников с документами;

активы компании (информация, которая может быть утеряна в результате увольнения или сокращения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

В 2013 году российский рынок СЭД, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. Он сохранял высокие темпы роста в период с 2011 по 2013 годы: от 20 до 35%.В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где, по данным ТЛёу1Бег, начался небольшой спад (В1-системы) или рост остановился (БИР-системы), рынок СЭД и по итогам 2014 года должен показать двузначный рост: главный драй вер этого рынка - госсектор, где проекты в области автоматизации электронного документооборота реализуются с высокой интенсивностью. В количестве проектов доля госсектора на рынке СЭД составляет до 25%, в денежном выражении - до 40%. .

Положительную динамику рынка в 2013 году подтверждают данные о выручке интеграторов. Среди тех компаний, которые подали данные о выручке на рынке СЭД, включая услуги по внедрению (в рублях с НДС), прирост в 2013 году относительно предыдущего года составил от 15% и выше у большинства компаний. (Таблица 1) .

Таблица 1. Доходы системных интеграторов на рынке СЭД в

России, 2012-2013, тыс. рублей

Комп ания Вы ручка 2013 Пр оекты 2013 Выр учка 2012 Пр оекты 2012 Рост выручки 2012-2013

1С (в се франчайзи) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Логи ка бизнеса 760 000 88 534 900 86 42,1%

КРО К 545 970 51 473 553 50 15,3%

ЭОС 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

Инте рТраст 420 864 478 406 759 289 3,5%

АйДи Технологии управления 380 970 - 238 035 - 60%

Лани т 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Haul 50 54 28 49 73,6%

mont (Хоулмонт) 000 800

0 FTS (ФТС) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 АСК ОН 23 200 57 17 600 35 31,8%

Всего 4 219 775 3 257 835 29,5%

Наиболее активно внедрения СЭД в России реализуются в государственном секторе, в первую очередь это относится к органам власти, но также и компаниям с государственным участием.

Среди государственных компаний за период с начала 2013 года по сентябрь 2014 года по масштабу выделяются, система электронного документооборота в рамках ГАС Правосудие, которая работает на базе платформы Дело (ЭОС) (более 67 тыс. пользователей), а также внедрение EMC Documentum в Росатоме (30 тыс.) и внедрение Этлас (ЭДО) в Департаменте здравсоцразвития Орловской области на 10 тыс. АРМ. В коммерческом секторе крупнейшим СЭД-проектом является внедрение DocsVision в Сбербанке РФ, тиражирование системы все еще продолжается: по оценкам самого банка, сейчас в СЭД на этой платформе работают уже 100 тыс. сотрудников банка (Таблица 2) .

Таблица 2. Топ-5 проектов СЭД/ЕСМ в госсекторе России по числу пользователей за 2013 - первые три квартала 2014 года

ГАС Правосудие Дело ЭОС 67 835

Заказчик Систе ма Интег ратор Число пользователей

Росатом EMC Documentum КРОК 30 000

Департамент здравсоцразвития Орловской области Этлас (ЭДО) Этлас- Софт (AtlasSoft) 10 000

Генеральная прокуратура РФ АИК Надзор ЭОС 9 123

Правительство Ростовской области Дело (ЭОС) ЭОС 7 639

В отрасли СЭД сложилась парадоксальная ситуация: обычно

законодательство является тормозом на пути применения новых технологий. Сегодня законодательная база опережает технические возможности большинства внедренных систем. С другой стороны, возможности самих ECM-платформ, на которых строятся СЭД (как импортных, так и отечественных), в принципе позволяют решать и все новые задачи. Сегодня сдерживает развитие чаще всего недостаточная компетентность функциональных заказчиков, которые все еще придерживаются консервативных взглядов на документооборот.

Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017

Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений -масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, более 1 трлн. руб., пока не дают ощутимого практического результата.

К сожалению сегодня, не существует ни одной юридически значимой госуслуги, предполагающая совершение каких-то юридически значимых действий - выдачу документа, изменение статуса гражданина и т.д., - переведенных в электронную форму. Все услуги, которые предоставляются на ЕПГУ, носят информационный характер .

Системы СЭД направлены на улучшение деятельности той или иной организации, но каждая из них имеет свой широкий функционал, в который входят ряд характеристик. В процессе исследования нами были

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C:Документооборот* Босс-референт

■ ДЕЛО ■ ЕВФРА Т ■ МОТИВ

выявлены 9 систем. Покажем их функциональную оснащённость, на базе чего выделим преимущества и недостатки систем (Рис. 1,2). Рис. 1. Технические возможности современных СЭД

Рис. 2. Стоимость лицензий на 100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения: «+» - возможность реализована; «+/-» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО; «-» - возможность не реализована .

По функции «Работа с документами» лидирующие позиции занимают такие СЭД как: Босс-референт, Дело и Ефрат. Низовой уровень занял PayDox (Таблица 3).

РАБОТА ДОКУМЕНТАМИ С Directum DocsVision Globus PayDox 1С: Документ Босс- ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Встроенные средства

просмотра прикрепленных файлов

Изменение прикрепленных файлов

Работа с проектами документов /- /- /-

Таблица 3. Работа с документами

По разработанности функции «Поиск и анализ информации» лидерами являются такие СЭД как: Ефрат, Дело и DocsVision. Последние позиции занимают 1С, Directum, GlobusProfessional (Таблица 4).

ПОИСК и АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документоо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)

Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка /- /- /- /- /-

Осуществление различных видов поиска в одном запросе /-

Таблица 4. Поиск анализа информации

Таблица 5. Информационная безопасность

ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Поддержка различных способов аутентификации /- /- /- /- /- /- /-

Назначение прав пользователя

Назначение прав группам пользователей

Поддержка пользовательских ролей

По разработанности функции «Информационная безопасность» на лидирующих позициях Босс-референт, Ефрат, Дело и DocsVision. На последних позициях: 1С и GlobusProfessional (Таблица 5).

На основе проведенного анализа можно выделить несколько СЭД с наибольшей функциональной оснащённостью. К ним относятся: Ефрат, который является беспрекословным лидером, также Дело и DocsVision. Из 9 СЭД недостаточной функциональной оснащённостью отличились 1С, Globus Professional, PayDox. Остальные же СЭД заняли среднюю нишу.

В заключение можно сказать, что СЭД является необходимым в современном мире и его постоянное совершенствование является также важным критерием. Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли пика продуктивности. Дальнейший рост

рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функциональности. На сегодняшний день среди основных причин замены имеющихся решений - проблемы с производительностью, нехватка функциональных возможностей, дороговизна развития и поддержки текущего решения, закрытость кода платформы, неудобный интерфейс, проблемы с территориальной распределенностью и интеграцией, а также привязка к устаревшим программным и аппаратным платформам.

Список литературы:

1. Мансурова Н.А., Веселов П.С Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота малого и среднего бизнеса// Экономические исследования 2010 № 1 - С. 2

2. Гайсинский И.Е., Вострикова Т.В., Перова М.В. Электронный документооборот в системе подготовки и повышения квалификации специалистов // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 66-75

3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Хашева И. А. Практика использования информационно-коммуникационных технологий при оказании государственных услуг // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 99-108

7. Бакушев В.В., Григорьев Е.С. Электронные технологии в государственно-политической и системной управленческой деятельности аппаратов: оценка предпосылок // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 1. С. 56-61.

8. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

15 сентября 2015 г. 14:04

На вопросы PC Week отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM. Вопросы были заданы в рамках обзора, посвященного 20-летию PC Week/RE .

Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей - система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2-3 года.

Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?

В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем - сказался дефолт со всеми его последствиями.

В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.

Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?

Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.

В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.

Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России - цены на нефть и санкции - быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2-3 года.

Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.

Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.

Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.

В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.

Перспективы российского рынка сейчас достаточно активно обсуждаются, особенно IT-специалистами и специалистами по маркетингу. Поднимается ряд интересных вопросов – в целом о будущем таких систем и их конкурентоспособности, об отличии систем электронного документооборота от других информационных систем, о необходимом наборе функциональных возможностей и т.д. В данной статье представлена несколько иная точка зрения, а именно – позиция специалиста по управлению документами и информацией.

Наталья Храмцовская
Ведущий эксперт по управлению документацией компании
“Электронные Офисные Системы", эксперт ИСО,
член Международного совета архивов и ARMA International, к.и.н.

Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на "конвейерное производство" бумажных и бумагопо-добных организационно-распорядительных документов (ОРД). Они просто не рассчитаны на то, чтобы применяться в качестве корпоративных хранилищ информации и документов

Говоря о российском рынке, стоит отметить, что в краткосрочной перспективе все выглядит достаточно неплохо. Хотя из-за экономических сложностей государственные органы и организации пытаются экономить, в том числе и на внедрении и развитии информационных систем, однако у них одновременно растут объемы работы и идет сокращение численности персонала – поэтому никуда они не денутся, им все равно придется автоматизировать деловые процессы и повышать эффективность систем управления. Отмечу, что такая задача стоит не только перед крупными и средними организациями; для небольших организаций это не менее важно.

В нашей стране пока еще не закончились "непуганые" пользователи, которые только-только начинают вовлекаться в электронный документооборот, поэтому на ближайшие несколько лет более-менее спокойная жизнь на рынке СЭД/ECM обеспечена даже поставщикам программных продуктов с минимальным функционалом и тем, чьи продукты уже не вполне соответствуют современным требованиям к управлению документами и информацией.

Особенности российского рынка СЭД/ECM

Для современной России в первую очередь характерна многоукладность делопроизводства, когда в стране одновременно используются самые различные подходы и технологии – начиная от безнадежно устаревшего классического бумажного государственного делопроизводства и заканчивая ультрасовременными методами управления документами на базе современных ИКТ, мобильных и облачных вычислений. В результате существуют ниши для самых разных продуктов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, вообще имеют возможность управлять документами, не выходящими за пределы ограниченного круга участников документооборота, так, как им удобнее, используя практически любые технологии и в правовом отношении опираясь на положения Гражданского кодекса.

В законодательстве недостаточно четко регламентировано использование даже ключевых элементов традиционного документооборота, таких как печати и подписи; соответственно, ситуация с регламентацией использования электронных технологий еще более сложная. Нет единых требований к оформлению, передаче, хранению, обеспечению долговременной сохранности, экспертизе ценности, уничтожению и передаче на архивное хранение электронных документов.

Уже осознан тот факт, что создается много электронных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению. Законодательных требований такого рода пока нет, и действовать приходится во многом на свой страх и риск.

По мере распространения современных технологий все большее число государственных органов и организаций уходит от традиционной российской системы документооборота с ее строго вертикальным движением документов и их прохождение через одно-единственное узкое горлышко регистрации и контроля. Соответственно, падает интерес к тем СЭД, которые построены на основе этих традиций.

Стремительный переход государственного и частного сектора на электронные технологии бросил "в объятия" поставщиков массу новых пользователей, которым зачастую проще и дешевле первоначально внедрять не самые передовые, зато недорогие решения, на которые легче переходить ввиду того, что они идеально автоматизируют привычную по бумажным технологиям работу с документами. В результате некоторые компании-лидеры фактически стали заложниками собственного успеха. Значительные усилия у них уходят на обслуживание возникшей вокруг их продуктов экосистемы, при этом недостаточно внимания уделяется созданию и продвижению инновационных продуктов.

В России, по сравнению с другими странами, непомерно раздута роль усиленных электронных подписей

В России, по сравнению с другими странами, непомерно раздута роль усиленных электронных подписей (УЭП). С одной стороны, достаточно хорошо проработанная законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная практика позволяют при использовании УЭП не особенно задумываться о том, как обеспечить доверие к документам, хранящимся в СЭД/ECM-системах, и какие функциональные возможности для этого необходимы, – лишь бы подписи проверялись. С другой стороны, УЭП становится источником колоссальной головной боли, когда нужно обеспечить средне- и долгосрочное хранение электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, в ситуации, когда уже закончился срок действия сертификатов ключей проверки, а выдавшие их удостоверяющие центры могут уйти из бизнеса. В итоге повторная проверка УЭП может оказаться весьма проблематичной, а иного отработанного механизма подтверждения подлинности электронных документов у нас пока нет.

Постепенно Россия начинает сталкиваться с такой же проблемой, которая остро встала в развитых зарубежных странах. Надежды на то, что корпоративная ECM-система сможет стать единым хранилищем электронных документов организации, не оправдались. Все большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (например, в системах для бухгалтерского, финансового, складского учета, для поддержки взаимодействия с клиентами и т.д, а также в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на корпоративных Web-сайтах). Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию, однако на практике для этого требуются большие затраты и строгая дисциплина, которые просто не окупаются. Проблема особенно обостряется при внедрении облачных и мобильных вычислений, использовании сотрудниками в корпоративных целях собственных устройств.

В них отсутствуют развитые инструменты структуризации, поиска и бизнес-аналитики. Как правило, не поддерживаются отслеживание сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение и передача на архивное хранение.

Сложная международная ситуация дает определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры. Повышается интерес ко всему спектру вопросов информационной безопасности (среди которых стоит отдельно выделить вопрос защиты персональных данных). Экономические и политические проблемы последнего времени облегчили для российских производителей конкуренцию с импортными системами.

Открытое программное обеспечение пока что менее популярно в России, чем в других странах. К тому же практика показала, что это действительно всего лишь иная бизнес-модель получения прибыли. Стоимость владения открытым ПО для организации примерно такая же, как и у проприетарного программного обеспечения. Каждая из этих бизнес-моделей имеет свои достоинства и недостатки.

Основные тенденции развития рынка СЭД/ECM

В последние годы стоимость труда постоянно растет в сравнении со стоимостью средств автоматизации. Повсеместно наблюдаемые тенденции к сокращению персонала и одновременному увеличению объемов работы (особенно в государственном секторе) приводят к тому, что только благодаря умелой автоматизации организации смогут выжить и/или справиться со своими обязанностями.

Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД/ECM-система должна быть модульной.

Наблюдается активный и достаточно быстрый перевод в электронный вид все большего числа видов документов (а то и целых отраслей). Появляются новые "денежные" области, такие как здравоохранение, где массовая автоматизация и информатизация началась всего несколько лет назад, а в 2015 г. в ряде регионов уже планируется внедрение электронных медицинских карт.

Достаточно быстро идет процесс вытеснения бумагоподоб-ных документов структурированными документами (например, в формате XML), а также освоение коллективного использования различных баз данных. Как следствие, в СЭД/ECM-системы попадает лишь сравнительно небольшая часть всей корпоративной документированной информации, и снижается роль этих систем в деловой деятельности организации.

Самой революционной тенденцией для развития рынка является переход организаций от традиционного обмена неструктурированными бумажными или бумагоподобными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Стоит отметить, что еще в 2009 г., в самом начале реализации проектов "электронного правительства", именно такой способ межведомственного взаимодействия предлагался в качестве приоритетного, однако в тот период реализовать его в полной мере не удалось, хотя в Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" с самого начала были включены положения (п. 7 части 1 статьи 16), предусматривающие осуществление многофункциональными центрами приема и обработки информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, и выдачу заявителям документов на основании такой информации.

Через 5–7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих.

За последние годы произошло смещение центра тяжести автоматизации с организационно-распорядительной документации на документы, непосредственно относящиеся к основной деловой деятельности (счета-фактуры, договора, первичные бухгалтерские документы). Эти массивы документов характеризуются, прежде всего, колоссальными объемами – одних только счетов-фактур создается примерно 18 млрд штук в год.

Стоит отметить и быстро растущую роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование (включая бизнес-аналитику, большие данные и т.д.). Растущие объемы информации требуют применения новых инструментов и масштабирования используемых систем.

С переходом на оказание государственных услуг и появлением таких систем, как СМЭВ и МЭДО, вопрос об интеропе-рабельности СЭД/ECM различных производителей перешел в практическую плоскость – как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему. Введение в российское законодательство положений, позволяющих использовать в деловой деятельности электронные счета-фактуры, подстегнуло интерес к налаживанию электронного взаимодействия уже между коммерческими организациями. Пришлось заняться, в частности, организацией роуминга между операторами электронного документооборота, и хотя определенные успехи в этом направлении есть, пока что данная проблема до конца не решена.

Перспективы развития рынка СЭД/ECM

Обстоятельства складываются так, что в среднесрочной перспективе вероятен передел рынка СЭД/ECM-систем, особенно в его массовом нижнем сегменте. Ряд популярных сегодня систем, возможно, ждет та же судьба, что и известную в свое время "Канцелярию "Золушка".

Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами.

Как собственные деловые потребности, так и давление со стороны государства приведут к тому, что массовому пользователю потребуются решения более гибкие, более ориентированные на поддержку основной деловой деятельности и на взаимодействие с государственными и коммерческими органами. Вполне возможно, что уже лет через 5 "станок для производства организационно-распорядительных документов" будет интересен лишь самым "серым и убогим".

Постепенно расхожие слова о том, что информация, знания – это топливо современной экономики, начнут соответствовать реальности. Появится массовый спрос на масштабируемые решения, способные хранить и анализировать разнообразную информацию, собранную за весь период деятельности организации. Коммерческие организации, подталкиваемые экономической заинтересованностью, будут все больше уходить от традиционного российского делопроизводства в сторону популярных на Западе методов ведения деловой деятельности, предусматривающих намного большую децентрализацию, делегирование полномочий, горизонтальные связи и аутсорсинг. Все это отразится и на требованиях к СЭД/ECM-системам.

Растущая роль СЭД как систем хранения знаний потребует значительно усилить их защищенность, катастрофо-устойчивость и возможности для резервного копирования и восстановления информации.

По ряду причин прогнозы о стремительном победном шествии облачных решений не оправдались, и в ближайшем будущем наиболее вероятно относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков. Можно также ожидать, что в ближайшем будущем станет популярна гибридная IT-модель, когда организации будут одновременно использовать как облачные ресурсы, так и интегрированные с ними (полностью или частично) собственные IT-инфраструктуры, в первую очередь, для хранения и обработки наиболее важной информации. К этому подталкивает необходимость сбалансировать требования к экономической эффективности, информационной безопасности и катастрофоустой-чивости.

В среднесрочной перспективе можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. В результате поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне используемых систем уйдет с рынка.

Долговременное хранение информации

До сих пор отечественные продукты в основном предназначались для автоматизации процесса изготовления документов (в основном ОРД). Они не предназначались для хранения больших объемов документов за весь период деятельности организации и для поддержки аналитической работы с этой информацией. Теперь интерес к таким функциональным возможностям растет.

Стоит иметь в виду, что разработчикам систем надо задумываться об организации хранения электронных документов уже на этапе проектирования как деловых, так и документных систем. Конкурентное преимущество могут получить те, кто сейчас начнет встраивать в программное обеспечение возможности, позволяющие обеспечить хранение документов в системе, а также экспорт информации и документов в другие системы.

Риски для участников рынка СЭД/ECM

Главный риск для всех производителей СЭД/ECM-систем заключается в том, что в условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен те, кто не идет вперед, неминуемо откатываются назад.

Как показывает зарубежный опыт, в целом концепция централизованного управления документами организации с использованием одной системы не оправдала ожиданий, особенно при использовании западного стиля работы, когда сотрудникам делегируются достаточно большие полномочия для ведения деловой переписки от имени организации в рамках своей компетенции. Значительная часть документов откладывается в деловых информационных системах и электронной почте и под контроль СЭД/ECM не подпадает. Сейчас обсуждается идея использовать СЭД/ECM-систему в качестве "командного центра", передающего указания деловым информационным системам, как управлять хранящимися в них документами.

Системы нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты и т.п.

Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД/ECM-систе-ма должна быть модульной. При этом, в центре архитектуры такой системы должно быть хранилище документов и информации, спроектированное (и детально описанное) с расчетом на его длительное использование и масштабирование, на возможность "навешивать" дополнительные модули. В современных условиях информация будет жить существенно дольше, чем обслуживающая ее система, поэтому важно позаботиться о том, чтобы в конце жизненного цикла программного обеспечения информацию можно было бы без проблем передать в новые системы.

Через 5–7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих. Преимущество получат те отечественные разработчики, которые уже сейчас займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня.