| Проект и основные этапы его разработки

Урок 59
Проект и основные этапы его разработки

Изучив эту тему, вы узнаете:

Что такое проект;
- какие типы проектов существуют;
- основные этапы разработки проекта и их назначение;
- что такое структурная декомпозиция
- и как она используется при работе над проектом.

Что такое проект?

Использование слова «проект» наряду с такими словами и словосочетаниями, как «алгоритм», «система», «информационные технологии» и т. п., стало приметой современной жизни. Это слово постоянно звучит по радио и в телевизионном эфире, не сходит со страниц газет и журналов.

Например, вы могли слышать слово «проект» в таком контексте:

♦ проект строительства скоростной магистрали Москва - Санкт-Петербург;
♦ проект социальной поддержки малоимущих граждан;
♦ президентский проект реорганизации вертикали власти;
♦ телевизионный проект («Последний герой», «Народный артист»);
♦ проект бюджета.

Из перечисленных примеров можно сделать вывод, что существуют различные типы проектов. Определение типа зависит от основания, по которому производится классификация проектов. Таким основанием может быть сфера деятельности людей, продолжительность проекта, сложность, масштаб (значимость и количество занятых трудовых ресурсов) и т. д.

По сфере деятельности проекты подразделяются на организационные, технические, социальные, экономические и т. п. (рис. 6.1). Чаще всего проект представляет собой смешанный тип. Например, проект строительства магистрали является не только техническим, но и экономическим, так как решает проблемы экономического развития целых регионов. Телевизионный проект может быть социальным по содержанию и одновременно экономическим, так как решает экономические задачи канала.

Рис. 6.1. Типы проектов по сферам деятельности

По продолжительности периода реализации проекты могут быть краткосрочными - до одного года, среднесрочными - от одного года до двух лет, и долгосрочными - более двух лет (рис. 6.2). Например, международный проект исследования Марса - долгосрочный, он продлится десятилетия, а проект «Фабрика звезд» краткосрочен, так как рассчитан всего на три месяца.

Рис. 6.2. Типы проектов по продолжительности

По сложности и масштабу различают простые, средние и сложные проекты (рис. 6.3). Например, сложность и масштаб учебно-образовательного проекта, который разрабатывается школьниками, даже международный, подобный проекту «Европа в школе», несоизмерим с масштабом международного проекта исследования Марса. 

Рис. 6.3. Типы проектов по сложности и масштабу

Что же означает слово «проект»?

В самом общем смысле проект - это некая новая идея, которая в результате определенной деятельности воплощается в жизнь в виде реального продукта (объекта), материального или интеллектуального. В качестве продукта могут выступать разного рода услуги, например услуги по оформлению и дизайну помещений, информационно-аналитические услуги, образовательные услуги. Для того чтобы появился какой-либо продукт, необходимо выполнить определенные действия, а также обеспечить весь процесс его создания необходимыми ресурсами: денежными, материальными, трудовыми.

Важно отметить, что для успешного выполнения проекта необходима четкая цель.

Проект - это целенаправленное, ограниченное по времени и ресурсам мероприятие, ориентированное на создание уникального продукта или услуги.

Системный подход к проектной деятельности позволяет:

♦ ставить цели и обеспечивать их выполнение;
♦ принимать правильные решения для эффективного управления любым процессом;
♦ правильно организовывать деятельность;
♦ прогнозировать результаты работы. 

Основные этапы разработки проекта

Замысел проекта

Первым этапом на пути создания нового продукта всегда является зарождение и осмысление некоторой идеи. От того, насколько тщательно продумана идея проекта, будет зависеть успех ее воплощения в жизнь. Замысел проекта может возникнуть как у одного человека, так и у группы людей, деятельность которых протекает в определенной социальной среде. Проект, как и его идея, тоже возникает и существует в соответствующей среде, в определенном окружении.

При разработке проекта надо учитывать особенности конкретной социальной среды: политику, экономику, законы, экологию и другие факторы, оказывающие на него влияние.

Поэтому, принимая решение о начале проекта, необходимо понять, возможна ли реализация замысла в данной конкретной среде. Если ответ на этот вопрос будет положительным, то можно приступать к разработке проекта. На этом пути существует два важных этапа:

♦ планирование деятельности;
♦ контроль и анализ результатов.

Планирование

Любую работу, какой бы сложной она ни казалась, можно завершить успешно и в срок, если предварительно разработать план ее выполнения. Это утверждение справедливо и для проекта, который является совокупностью работ различной сложности. На этом этапе нужно хорошо продумать, какие работы будут выполняться и какие для этого необходимо ресурсы: трудовые, финансовые, материальные. 

При планировании деятельности по проекту необходимо продумать его структуру: из каких элементов он состоит и как они связаны между собой.

Структура проекта - это совокупность составляющих его информационных объектов, связанных между собой определенными отношениями.

Таким образом, структура есть не что иное, как информационная модель, так как она отображает специально отобранную и сгруппированную информацию. Отбор и представление информации производится в соответствии с поставленной целью. Рассматривая проект с разных точек зрения, можно получить разные информационные модели (структуры).

Рассмотрим некоторые цели, которые должны отображать соответствующие структуры.

1. В результате выполнения проекта должна быть достигнута его главная цель - создание нового продукта, например новой модели компьютера. Для того чтобы эта цель воплотилась в жизнь, надо понимать, какие промежуточные цели должны быть достигнуты. Соответствующая структура проекта должна отображать все выявленные промежуточные цели, их отношения друг с другом и с главной целью. Значит, целью создания такой информационной модели является отображение структуры целей проекта.

2. В результате выполнения проекта должен быть создан продукт (материальный, информационный, интеллектуальный) или услуга, например новая модель компьютера, новая технология, отремонтированная школа и т. д. Для того чтобы правильно организовать деятельность людей, участвующих в проекте, надо понимать, из каких частей (объектов) состоит этот продукт. С этой точки зрения структура проекта должна отображать информацию о составляющих элементах этого продукта, с той степенью детализации, которая требуется для успешного завершения проекта. Например, надо хорошо представлять, из каких блоков состоит компьютер, что входит в состав новой технологии, что подлежит ремонту в школе и т. д. Следовательно, целью построения такой информационной модели является отображение структуры продукта.

Важно отметить, что структуры проекта - это различные информационные модели проекта. Структур может быть множество, и зависит это от того, какие точки зрения на проект (цель) вы хотите этими структурами отобразить.

Для более наглядного представления структуры проекта во многих случаях используют графическое изображение. Большинство структур могут быть представлены в виде иерархической схемы, или дерева (рис. 6.4).

Степень детализации структуры зависит от заданной точности проработки проекта.

Создание иерархических структур проекта производится сверху вниз. Сначала определяется главный объект той или иной структуры, а затем начинается процесс выявления составляющих его объектов. Такой способ разбиения главного объекта на составляющие называют структурной декомпозицией (от отрицания de и лат. copposition - составление). Так поступают при разработке большинства структур проекта: для выявления промежуточных целей и состава продукта, определения содержания работ проекта, организации контроля за выполнением проекта.

Рис. 6.4. Общий вид иерархической структуры

Конечной целью разработки информационных моделей в виде структур является стремление получить ответы на вопросы, необходимые для успешной реализации проекта:

♦ Зачем? - определяется цель проекта;
♦ Что? - определяется объект, продукт или услуга, создаваемые в проекте;
♦ Кто? - определяются участники проекта и степень их ответственности;
♦ Каким образом и когда? - определяется состав и продолжительность работ по проекту;
♦ Как проконтролировать? - определяются способы оценки степени выполнения работ.

Следует понимать, что создание структур проекта - итерационный процесс (от лат. iteratio - повторение). Сначала разрабатываются приближенные структуры. Затем по мере уточнения целей и задач проекта эти структуры постепенно корректируются. Даже если решение о начале выполнения проекта уже принято, допустима текущая корректировка любой структуры в зависимости от сложившейся ситуации. Таким образом, структурные схемы могут многократно изменяться и совершенствоваться по ходу выполнения проекта.

Контроль и анализ

Основной целью этапа контроля и анализа деятельности по проекту является обеспечение выполнения плана.

Контроль выполнения проекта состоит в том, что на выделенных этапах определяются результаты, которые затем сравниваются с планом. Если в результате сравнения выявлены расхождения, то намечаются меры по их ликвидации. В качестве таких мер может быть предложено, например, привлечение дополнительных ресурсов или изменение сроков окончания некоторых работ.

Контроль проекта должен производиться периодически. Важно вовремя принять решение об устранении возникших расхождений между фактическими и плановыми показателями. Кроме того, при периодическом контроле можно более точно прогнозировать реальные сроки выполнения проекта.

Результаты проведенного контроля и анализа должны быть доведены до сведения лиц, ответственных за проект.

Контрольные вопросы и задания

Задания

1. Приведите несколько словосочетаний из современной жизни, содержащих слово «проект».

2. Приведите примеры проектов следующих типов: технического, социального, экологического, образовательного, экономического.

3. Приведите примеры простых и сложных проектов.

4. Приведите примеры краткосрочных и долгосрочных проектов.

5. Приведите примеры разных замыслов, которые могли бы воплотиться в проект.

Контрольные вопросы

1. Что такое проект?

2. Что является главным в любом проекте?

3. Какие основания для классификации проектов вам известны?

4. Какие типы проектов вы знаете?

5. К какому типу можно отнести проект превращения Санкт-Петербурга в туристический центр Северо-Запада?

6. К какому типу (по сфере деятельности человека) можно отнести проект строительства моста через реку, связывающего два района?

7. К какому типу можно отнести проект повышения жизненного уровня россиян?

8. К какому типу можно отнести проект изучения экологического состояния малых рек вашего региона?

9. Назовите основные этапы разработки проекта.

10. В чем смысл этапа планирования проекта?

11. Что такое структура проекта и для чего она используется?

12. Что означает слово «декомпозиция»?

13. Почему каждая структура проекта является его информационной моделью?

14. В чем суть этапа контроля и анализа?

Мы ежедневно занимаемся большим количеством дел, постоянно делаем выбор, ищем новые возможности для реализации поставленных задач. В повседневной жизни люди даже не задумываются, что они постоянно занимаются разработкой проектов. Это происходит неосознанно. Однако часто человек, который считает, что он сумел построить настоящий на самом деле проделал ненужную работу. Чтобы сконцентрировать свои усилия на необходимых действиях и получить желаемый результат, нужно знать, что представляет собой процесс проектирования.

Что такое проект

Нельзя назвать проектом любую задумку или идею, которую невозможно реализовать. Это определенный механизм, цель которого состоит в достижении поставленной цели и внедрении разработки в практическую деятельность. Итак, признаки проекта:

• Существует определенная дата начала процесса проектирования.
• Когда заканчиваются этапы разработки проекта, нужно отметить в календаре или документах, если они есть, дату окончания работы или представить конечный результат.
• Конечный результат проектирования должен быть новым, ранее неизвестным. Не обязательно при этом добиваться полной уникальности. Достаточно того, что результат будет открытием для членов команды, работающей над проектом.
• Для разработки проекта необходимы определенные ресурсы. Они всегда ограничены.

Теперь можно сказать, что проектированием называется стройка квартиры, поиск работы, изучение иностранного языка, переход на другой распорядок дня. Этапы разработки проекта в каждом случае уникальны, но если вы можете реализовать вашу идею, воплотить ее в жизнь, то гораздо проще смотреть на все трудности как на ступени реализации, по которым вы будете подниматься еще выше.

Существует несколько видов исследований. Они различаются между собой по разным характеристикам.

Этапы проекта: общая характеристика

Хотя видов проектов существует много, каждый из них реализуется по определенной схеме. В целом процесс проектирования проходит так:

• Анализируется идея, разрабатывается план проекта.
• Выбирается руководитель проекта.
• Четко прописываются цели проектирования с учетом всевозможных ограничений.
• Выявляются участники проектирования.
• Определяется дата начала работы и планируемый объем проекта.
• Определяются возможные риски и последствия.
• Идет работа над поставленной целью.
• Устраняются проблемы, возникшие в ходе работы.
• Анализируется конечный результат проекта.
• Результат представляется руководству.
• Происходит оценка конечного результата и работы участников.

В зависимости от вида проектирования этот план может быть скорректирован под конкретные цели. Могут вноситься новые этапы работы над проектом или же устраняться уже существующие, если они не нужны.

Разработка школьного проекта

Школьный проект, как правило, не представляет собой долговременную работу. Ученики должны в проявить себя как способные и целеустремленные люди, умеющие достигать компромисса. Этапы проекта в школе таковы:

• Подготовка к работе. На этом этапе формулируется задание и разрабатывается план проектирования.
• Формируются задачи проекта, каждый участник предлагает собственные идеи, которые помогут достичь цели.
• Определение метода сбора необходимой информации, распределение заданий между всеми участниками проекта.
• Сбор информации, ее анализ, выполнение задач проектирования.
• Формулировка соответствующих выводов.
• Подготовка к защите проектной работы.
• Представление результата деятельности учителю, защита работы.

После защиты проектной работы учитель выставляет соответствующую оценку, которая зависит от степени достижения цели проектирования, работы всех участников исследования, сложности темы, умения представить свои результаты обществу.

Школьное исследование - это самая простая форма работы, во время которой ученики только начинают постигать азы работы над собственной идеей. Этапы работы над проектом не представляют собой определенных расчетов, чего нельзя сказать об инвестиционной сфере деятельности.

Разработка инвестиционного проекта

Инвестиционный проект подразумевает, что его участники учитывают определенный финансовый риск, поскольку реализация требует определенных вложений. Только от человека зависит, готов ли он пойти на это. таковы:

• Предынвестиционный этап. Он включает в себя все мероприятия по подготовке к работе, среди которых проверка основной идеи, планирование, выделение определенных финансовых средств, выбор места исследования, заключение договора с организацией, разработка технического оснащения, разработка и утверждение определенной документации, получение разрешения на реализацию проекта и утверждение соответствующих документов. Этот этап корректируется, если инвестор желает что-либо изменить.
• Инвестиционный этап. В него входит непосредственное выполнение работы, включая монтаж, производство образцов и сопутствующих составляющих. Во время этого периода происходит внедрение идеи в действительность.
• Эксплуатационный завершающий период работы над проектом, он включает в себя применение идеи на практике. Также этап подразумевает расчет всех экономических показателей и прогнозов.

Это основные этапы проекта. Они могут быть дополнены некоторыми действиями, если того требует инвестор или в этом нуждается реализация задумки на практике. Выполнение инвестиционного проекта - это сложная задача, успешное внедрение в жизнь которой под силу только людям со специальным образованием и навыками предпринимательства.

Существует еще один вид проекта - творческий. Его разработка также проходит согласно определенным этапам.

Разработка творческого проекта

Творческий проект является таким же исследованием, как и инвестиционный. Однако есть одно отличие, которое заключается в том, что конечным результатом должно быть готовое изделие. должен уметь воплощать свои мысли и идеи в реальность, чтобы его способности не остались бесполезными. Для этого и нужно осваивать навык проектирования. Этапы творческого проекта таковы:

• Выбор темы проектирования, постановка цели и соответствующих задач.
• Установление всевозможных ограничений.
• Определение необходимых ресурсов.
• Сбор необходимой информации.
• Составление плана проектирования.
• Изготовление изделия с учетом всех вышеперечисленных факторов.
• Оценка готового изделия.
• Анализ результатов.
• Оформление исследования в бумажном виде.
• Защита проекта.

Эти этапы выполнения проекта каждый творческий человек видит по-своему. Поэтому не обязательно строго следовать инструкции. Достаточно лишь в общих чертах перенять эти требования.

Оформление проекта

Любой проект необходимо грамотно оформить. Для этого каждый аспект исследования излагается в печатном варианте. Требования к тексту таковы:

• Наличие заголовков и подразделов.
• Описание хода исследования.
• Наличие выводов.
• Описание результата исследования.
• Наличие приложений, которыми могут выступать рисунки, фотографии, графики, диаграммы и т. д.

После оформления проекта наступает этап защиты.

Защита проекта

Защита - это завершающий который включает в себя обоснование результатов исследования заказчику, покупателю или общественности. Обычно для получения одобрения достаточно краткого и грамотного рассказа о ходе исследования, который подкреплен графиками, рисунками и презентацией. Помните, что от этого этапа зависит восприятие вашей работы окружающими.

Выводы

Таким образом, проектирование представляет собой длительную работу над основной идеей. Если вы чувствуете в себе силы для реализации вашей задумки, приступайте к набору команды и воплощению в жизнь ваших мыслей. Описанные этапы проекта - это ваш ориентир. Упорная работа поможет вам достичь цели.

Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?

Определение понятий

Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:

• фаза жизненного цикла;
• веха;
• стадия;
• этап;
• процесс управления.

Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?

Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?

Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования

Фазам проектной реализации посвящена статья на тему . Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта

Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:

• представляют собой последовательность работ;
• связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
• могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.

Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта . Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.

Этапы процессов инициации и завершения

Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.

1. Формирование инициативного предложения по проекту.
2. Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
3. Принятие решения о необходимости выполнить проект.
4. Назначение куратора.
5. Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
6. Выяснение ограничений и дополнительных требований.
7. Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
8. Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
9. Чистовое описание проектного продукта.
10. Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
11. Прояснение интересов и ожиданий участников.
12. Выработка показателей и КФУ проекта.
13. Уточнение необходимого состава процессов управления.
14. Формирование укрупненного плана работ.
15. Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.

Схема временной развертки процессов управления проектом. Источник: Руководство PMBOK 5

В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.

Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.

1. Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
2. Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
3. Архивирование документации проекта.
4. Закрытие проекта приказом по компании.

Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.

Этапы процессов планирования

Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.

Последовательность этапов процессов планирования

Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.

1. Планирование целей и границ проекта . Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
2. Разработка . В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
3. Определение (уточнение) состава работ . Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
4. Определение состава потребляемых ресурсов . Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
5. Определение последовательности работ . Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
6. Оценка продолжительности операций . В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
7. Оценка затрат на выполнение работ . Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
8. и планирование их минимизации . Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
9. Календарное планирование проекта .
10. Подготовка бюджета проекта .
11. Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий . В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
12. Сбор сводного плана .

Этапы процессов организации исполнения

Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.

1. Набор команды проекта . На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
2. Выбор поставщиков . Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
3. Обеспечение надлежащего качества работ . В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
4. Обеспечение координации работ и исполнителей . Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
5. Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон . Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
6. Организация развития команды . Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
7. Организация распределения информации . Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.

В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.

Метод – это способ, при помощи которого достигается цель проекта.

Один из самых объёмных и подробных разделов проекта. Описание того, каким образом будет осуществляться проект.

В данном разделе описываются стратегия и методы достижения поставленных целей, а также механизм реализации проекта. Автор проекта должен ответить на вопросы: каким образом будут достигнуты намеченные цели, как будут выполняться поставленные задачи, кто будет осуществлять их решение, какие ресурсы будут при этом задействованы.

При описании методов необходимо обратить внимание на следующее:

Соответствие механизма реализации цели и задачам проекта;

Соответствие имеющихся ресурсов планируемой деятельности;

Соответствие деятельности заявленным результатам;

Реалистичность мероприятий, с учетом временных рамок и бюджета;

Инновационность;

Взаимосвязанность и взаимозависимость видов деятельности по проекту.

Отсюда следует, что в проекте важны не только и не столько гениальные идеи, сколько те методы, при помощи которых будет достигаться цель проекта. Средства никогда не могут оправдывать цель. Методы, которые предлагает проектировщик, – это те «дороги», которыми он собирается двигаться к намеченной цели. Неверно выбранный путь никогда не приводит к достижению какой бы то ни было благой цели.

Этапы реализации проекта

Поэтапный календарный план – это подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков. При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:

Наличие плана – графика реализации проекта или поэтапного описания проекта: привязка к конкретным целевым группам, месту и времени (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);

Реалистичность, выполнимость плана (его насыщенность, но не перенасыщенность);

Описание того, каковы виды деятельности, какие ресурсы необходимы для его проведения;

Возможность выполнения проекта в заявленные сроки.

В этой связи хотелось бы обратить внимание на то, что проект не должен сводиться к организации и проведению помпезных акций: эффект от них нулевой (практически всегда), однако средства израсходованы, но эти расходы ни на что не повлияли, ничего качественно не изменили.

Ожидаемые результаты

Ожидаемые результаты – это конкретные результаты , которые предполагается достичь в ходе реализации проекта в количественном и качественном выражении. К описанию ожидаемых результатов необходимо подходить очень серьёзно и ответственно, поскольку они являются критериями эффективности проекта.

Основные характеристики результатов:

Соответствие результатов цели и задачам проекта;

Измеримость (это касается не только количественных, но и качественных показателей);

Реалистичность.

Главное: перечень ожидаемых результатов в целом должен соответствовать списку поставленных конкурсантом задач.

Вместе с тем, следует охарактеризовать некоторые элементы формулирования ожидаемых результатов:

Направленность не на предотвращение следствий проблем, а на устранение их причин;

Направленность действий на выработку у целевой группы способности к последующему самообеспечению;

Вовлечение в реализацию проекта представителей целевой группы.

Бюджет

Важным этапом создания социального проекта является описание бюджета. Каждый этап реализации проекта требует определённых затрат денежных средств и материальных ресурсов. Поэтому важно после описания методов и шагов точно просчитать, сколько будет стоить каждый метод и каждый шаг вашего проекта. Для того чтобы эксперт не задавал много вопросов, стоит после описания бюджета дать комментарии к бюджету, т.е. пояснить на что тратится та или иная сумма.

Таким образом, бюджет социального проекта должен обладать следующими свойствами:

Обоснованностью объёмов предполагаемых затрат;

Логичностью – взаимосвязанностью с запланированными мероприятиями и иными действиями, предусмотренными по проекту;

Соразмерностью масштабу проекта;

Соразмерностью опыту проектанта;

Эффективностью (прозрачностью) затрат.

В заключение хотелось бы заметить, что важным (но не необходимым) для самого конкурсанта является то, что им будет заявлено о его собственном опыте опыте реализации социальных проектов. Кроме того, проект, как нам это представляется, должен обладать свойством его тиражируемости на других территориях (условия, при которых он может быть тиражируемым, можно конкретизировать).

Структура проектирования отражает процесс деятельности, направленной на создание такого первичного описания объекта, которое позволит этот ещё не существующий объект создать в реальности. Описание это должно быть достаточным (детальным, подробным, объемлющим) и понятным исполнителю (для чего вводятся различные общепринятые правила проектирования).

В окончательном виде, после завершения перехода от исходного описания к итоговому, должен быть получен пакет документов, содержащих всю информацию о форме создания объекта. Для достижения этой цели проводится комплекс творческих, исследовательских и конструкторских работ. В этом смысле процесс проектирования можно рассмотреть как определённую последовательность, состоящую из стадий, этапов и процедур. Этапы и стадии проектирования при этом будут зависеть от типа представления процесса проектирования и того, какие специфические нормы проектирования характерны для той или иной отрасли.

Стадийность в структуре проектирования

Понятие проектирования включает в себя создание первичного описания будущего объекта. Основание для проектирования проявляется в выраженной потребности общества, которое тем или иным способом заявляет о необходимости возникновения технических объектов, явлений и процессов разной сложности и назначения.

Если рассматривать процесс проектирования ещё с момента зарождения идеи, то

появление проектной идеи в её исходном виде следует отнести к категории творческого акта, который плохо поддаётся автоматизации. Сегодня такая идея в основном пока ещё рождается в творческой лаборатории проектировщика или в сознании заказчика в виде общего концепта проекта, и затем уточняется в ходе предпроектных обсуждений. Однако с развитием искусственного интеллекта даже этот этап зарождения идеи, по всей вероятности, будет всё чаще препоручаться компьютеру, как сейчас компьютеру перепоручается полное автоматическое проектирование технически несложных объектов.

По степени участия человека и компьютера в проектировании выделяют два вида процесса:

• автоматический – когда компьютер выполняет полный объём задач по проектированию,
• автоматизированный – когда «обязанности» распределены между человек и компьютером в разных пропорциях.

Поскольку большинство процессов сейчас ещё не обходится без участия человека, доля автоматизированного проектирования значительно больше доли полностью автоматического. Это опосредованно выражается и в формировании набора общепринятых стадий и этапов проектирования. Однако создание и привлечение искусственного интеллекта может вскоре полностью изменить не только содержательные черты проектной деятельности, но и традиционные формальные подходы, включая преставления о стадийности проектирования.

Два представления структуры проектирования

В настоящий момент существуют 2 представления структуры проектирования в широком значении этого понятия:

• Структура процесса воплощения проектной идеи в виде формального решения, путём постепенного расширения описания объекта. Это и есть структура воплощения идеи, для которой правила проектирования и нормы проектирования определили свой список стадий.

• Структура разработки проектной документации со своими разделами проектирования, требованиями и спецификой для каждой отдельной отрасли.

В первом представлении структура определяет, какие стадии и этапы в определённой очерёдности нужно пройти. Во втором представлении – в каком виде и последовательности нужно оформить документальное описание по каждому из этих этапов с учётом отраслевых требований.

Таким образом, к проектированию как к процессу перехода от идеи (идеального образа) к воплощению образа в том или ином материальном выражении применимо понятие структура процесса проектирования.

• Начинается этот процесс с исследования общественной или частной потребности, которая стала основной для инициации проектного процесса. Выражается потребность в заключении с проектной организацией соответствующего договора, представляющего собой основание для проектирования. Частью такого соглашения становится техническое задание и/или техническое предложение, которое становится для проектировщика «дорожной картой» в осуществлении процесса.

• На промежуточных стадиях происходит комплексный процесс исследований, расчётов и принятия проектных решений, предполагающий постоянное уточнение полученных результатов. В ходе этого возникают различные промежуточные виды описаний, подводящие поэтапные итоги в решении того или иного вида задач. В целом в проектировании выработались определённые форматы промежуточных описаний, которые по отдельности будут рассмотрены ниже.

• Результатом эволюции идеи и развития её материального оформления становится пакет документации, объёмный макет, 3D-визуализация и другие формы материального выражения идеи, в зависимости от того, какой метод был применён проектной организацией в процессе.

В настоящее время в качестве результата прогрессивнее всего выглядят объёмные макеты объектов с приложением графической документации и визуализации, сделанные с помощью компьютера и/или методов фото- и кинопроетирования. Это позволяет как увидеть весь объект в пространстве со стороны, так и сымитировать натурное перемещение людей в пространстве (при архитектурном проектировании). Однако по-прежнему связующей основной для результатов проектной деятельности, остаются понятные любому специалисту графические документы: текстовые описания, схемы, таблицы, чертежи, графики, эскизы. Такой способ передачи проектной информации удерживает статус международного языка проектной деятельности.

Поскольку проектировщик работает с пока не существующим объектом, сразу создать его исчерпывающее описание (особенно, когда речь идёт не о типовых, а об инновационных разработках) не представляется возможным. Поэтому одной из основных особенностей проектирования считается его итерационная специфика – циклическое повторение, связанное с уточнением и доработкой. Каждый итерационный виток добавляет точности и полноты описанию проектируемого объекта.

Одним из следствий подобного уточнения и увеличения полноты описания становится разделение проектирования на следующие основные этапы проектирования:

• Этап НИР – научно-исследовательских работ, который объединяет предпроектные исследования, стадию технического задания и часть стадии технического предложения.
• Этап ОКР – опытно-конструкторских работ, объединяющий вторую часть стадии технического предложения, стадию эскизный проект и технический проект.
• Этап рабочего проектирования, объединяющий стадии рабочего проекта, и стадии, включающие работы с уже физически созданным объектом: отладка, испытания, введение в действие.

Ещё одной характерной особенностью становится коллективный характер проектной деятельности, и требование привлечения к процессу специалистов различных направлений, что обусловлено технической сложностью и многогранностью объекта.

Многовариантность решений и методов, благодаря расширению инструментария, с одной стороны, позволяет проектировщику решить любую проектную задачу, не связывая себя рамками какого-то одного метода, который в применении, как правило, всегда ограничен. С другой стороны, все участники проектировочного процесса должны в полной мере уметь управлять проектным инструментарием, чтобы разная квалификация не мешала процессуальной согласованности. Согласовать разнообразие возможных решений со скоростью и адаптивностью реализации помогают основные принципы проектирования, выраженные с помощью:

• унификации, уменьшающей многообразие однотипных по функционалу элементов,
• стандартизации, ограничивающей многообразие путём задействования стандартных элементов,
• нормализации, применяющей прежде разработанные элементы.

В зависимости от направления процесса проектирования, который может как стремиться к синтезированию вариантов системы из блоков-компонентов так и предполагать декомпозицию сложных описаний, стадийность процессов будет тоже отличаться.

Очерёдность процесса проектирования в зависимости от подхода

Структура может как собираться из блоков-компонентов в единую систему, так и проходить постепенный процесс детализации и декомпозиции сложных описаний, что соответствует структурному подходу, в первом случае, и блочно-иерархическому подходу во втором.

Сущность блочно-иерархического подхода к проектированию – в разделении описания объекта по разным иерархическим уровням, которые соответствуют степени детализации свойств объекта (или его части). То есть, в начале первой стадии структура объекта носит характер закрытой, неизвестной, требующей детализации и уточнения структуры. Описание первого уровня даёт определённую степень детализации, выявляет наличие связей между блоками и устанавливает иерархическую связь с другим уровнем. Затем так же детализируется и прорабатывается второй и последующие уровни. Детализация считывается достаточной, когда блоки последнего уровня продемонстрируют простую и прозрачную структуру.

На каждом уровне будут преобладать свои формы документации, свой математический аппарат, способствующий построению алгоритмов, своя совокупность средств (моделей, методов, языков, инструментов), присущих именно этому уровню.

Подобный подход к объекту проектирования тоже опосредовано влияет на типологию выбора маршрута проектирования и разделение движения по данному маршруту на этапы. Однако независимо от подхода, в описании процесса применяются универсальные понятия проектирования.

Так, основные понятия проектирования в части реализации процесса описания будущего объекта – это проектное решение, проектная процедура и проектная операция.

• Проектное решение – промежуточное или итоговое (конечное) описание будущего объекта, которого достаточно для создания объекта по имеющимся материалам или (на промежуточной стадии) – для определения дальнейшего направления деятельности и возможности фактического перехода к ней.
• Проектная процедура – формализованная регламентированная совокупность действий, завершением которых является проектное решение. К процедурам относятся поиск решения, корректировка, контроль, проверка правильности, оптимизация и т.д.. В этом смысле, проектировочный процесс можно описать как последовательность проектных процедур, в совокупности представляющих собой маршрут проектирования.
• Проектная операция – формализованная совокупность действий, ограниченная частью проектной процедуры, с неизменным для ряда проектных процедур алгоритмом.

Поскольку данные понятия связаны с осуществлением комплекса действий, последовательность их выполнения тоже можно представить в виде этапного или стадийного процесса. Однако такой взгляд будет только частным отражением общего процесса проектирования, а в общем виде стадии проектирования представлены в виде перечня, включающего в себя стадии технического задания, технического предложения, эскизного проекта, технического проекта, рабочей документации и сертификации.

Стадии процесса проектирования

ГОСТы 2.103-68, и Р 15.201-2000 определяют структуру и правила проектирования, на которые ориентируются заказчик и исполнители при заключении соглашения, оценке проделанной работы, отчётах. Согласно им, к структурным элементам проектирования относятся следующие стадии.

• Техническое задание (ТЗ) . В задании устанавливается основные концептуальные, технические и функциональные характеристики объекта, основные и специальные технико-экономические задачи, предписания по соблюдению требований на различных стадиях и этапах создания документации, состав.
• Техническое предложение (ПТ) . Такое предложение представляет собой комплект документов, в которых содержится технико-экономическое и техническое обоснование целесообразности проекта. Заключение о целесообразности даётся после анализа технического задания заказчика и рассмотрения альтернативных решений путём их сравнения друг с другом. Основанием для создания технического предложения становятся также особенности создаваемого объекта и наличие патентных материалов. В строительстве технико-экономический расчёт производится для относительно несложных производственных и линейных объектов в более сжатом, по сравнению с обоснованием, виде.
• Эскизный проект (ЭП) . На этой стадии создаётся пакет документов, которые содержат как общие представления о принципах работы и устройстве объекта (включая назначение, габаритные размеры и другие параметры), так и информацию о совокупности принципиальных решений, выбранных для данного объекта. В случае проектирования особенно сложных объектов могут быть проведены дополнительные предпроектные исследования (аванпроект), результатом которых становятся обоснование возможности создания задуманного объекта и целесообразность варианта исполнения. На этой стадии также могут быть созданы макетные образцы для испытаний.
• Технический проект (ТП) . Техническая документация содержит окончательные решения, отражающие устройство объекта и исходные данные, являющиеся основой рабочего проекта.
• Рабочий проект (РП) . На этой стадии разрабатывается детальная документация, достаточная для изготовления опытного образца. По результатам испытаний (которые тоже проходят в несколько этапов – сначала на заводе, а затем в рамках процесса передачи заказчику) документация может быть откорректирована, уточнена и, в случае необходимости, расширена для возможности изготовления серийных образцов продукции (установочной серии). Далее цикл с испытанием и уточнение документации повторяется, выходя на уровень контрольной серии, испытание которой тоже может внести ряд изменений в окончательный вариант рабочей документации.
• Сертификация . Контрольная стадия, подтверждающая качество произведённой продукции. В разных вариантах такой контрольной стадией может быть обязательная или добровольная экспертиза. Сертификация тоже может быть добровольной, но её проведение даёт дополнительные конкурентные преимущества товару при выходе на новые рынки. Чаще всего обязательная экспертиза становится принципиальным необходимым условием для экспортного продвижения.

При разработке проектной документации нередко происходит объединение нескольких этапов между собой, что обусловлено степенью сложности поставленной задачи. Этап постановки технического задания и этап технического проектирования могут быть частью цикла научно-исследовательских работ. Этап технического предложения и этап эскизного проекта – частью опытно-конструкторских работ.

Отраслевые особенности стадий проектирования на примере проектирования в строительстве

В части стадийности разработки документации в строительстве на основе требований Градостроительного кодекса РФ, правительственного Постановления № 87, ГОСТов и СНиПов, определяющих нормы проектирования, сформировался определённый порядок и перечень этапов процесса.

В отличие от предыдущих правил, действующие сейчас правила и нормы проектирования не предполагают формального регламентного разделения процесса проектирования на стадии. Вместо стадийности проектирования действуют понятия «Проектная документация» и «Рабочая документация». Однако фактическая хронология разработки этих видов документации может носить как последовательный, так и параллельный характер (что действующие правила проектирования не запрещают). В этом смысле правомерно говорить о фактическом разделении процесса строительного проектирования на стадии.

• Одностадийным проектированием, в этом случае, следует называть такой процесс, при котором разработка и проектной и рабочей документаций ведётся параллельно. Это даёт возможность ускорить реализацию проекта в целом, однако логическая преемственность двух видов документации определяет для сложных проектов двустадийную модель как более предпочтительную.
• В двустадийной модели строительного проектирования к стадии рабочей документации переходят только после завершения стадии проектной документации, прохождения всех согласований по ней и утверждения. При таком подходе к минимуму сводятся затраты на переработку проектной документации, если при анализе результатов были выявлены неэффективные решения.

В целом, в проектировании существует тенденция увеличения числа стадий при увеличении степени сложности и детализации проектируемого объекта. Отношение возможного количества стадий к категории сложности объекта выглядит следующим образом:

• Одностадийная модель применяется при проектировании объектов 1-3 категорий сложности, а также применительно к объектам, возводимым по повторным и/или типовым проектам. Такая модель, при прочих равных, позволяет уменьшить срок проектирования в полтора-два раза, снижая стоимость разработки приблизительно на 40%. Но и риски ошибиться при этом возрастают, что обуславливает непопулярность одностадийной модели на территории России.
• Двустадийная модель применима к более технически сложным строениям – объектам 4-5 категорий, а также к тем объектам 3-ей категории сложности, для которых в проектировании требуется индивидуальный подход.
• Двустадийная модель, усложнённая стадией предпроектного предложения, как и в предыдущем случае, применима к объектам 4-5 категорий и индивидуальным объектам 3-ей категории, если обнаруживается недостаточный перечень исходно-разрешительной документации, что требует доработки и уточнения.

Категория сложности сооружения зависит одновременно от многих параметров: назначения, этажности, конфигурации. Один и тот же тип сооружения может относиться к разным категориям. Так на примере складов видно, что сельскохозяйственные склады сезонного типа относятся к первой категории сложности, склады с инженерным обеспечением – ко второй, а склады с инженерным оборудованием – к третьей (согласно Методическим рекомендациям по определению стоимости затрат для подрядных торгов). Крупные военные склады могут по степени сложности быть отнесены и к 4-ой категории. Но в целом – чем сложнее сооружение – тем выше класс сложности и тем важнее соблюсти логику стадийности при проектировании.

Однако и в строительной отрасли появление технологичных способов проектирования постепенно начинает стирать различия между стадиями. Например, уже сейчас при 3D- BIM проектировании стадии отличаются только степенью детализации, а весь процесс работы производится разными специалистами одновременно в едином виртуальном пространстве с отслеживанием всех изменений в режиме реального времени.

Нормы предполагают разделение проектирования на следующие составляющие в рамках двустадийной (и трёхстадийной) модели:

• Предпроектное предложение .

В этот период происходит сбор первичного комплекта документов, который нужен для прохождения регламентных согласований в регионе и получения архитектурно-планировочного задания или исходно-разрешительной документации (подготовка и разработка которой тоже является частью данной стадии).

В предложении обосновывается инвестиционная привлекательность и возможность проведения строительства (реконструкции) в конкретных условиях с учётом градостроительных требований и факторов социального, культурного, экономического, экологического, санитарного и др. характера. Также в процессе создания предложения готовят масштабный демонстрационный материал, создают и утверждают эскизный проект, выбирают предпочитаемые конструктивные, архитектурные, технологические решения и варианты, инженерных, охранных, противопожарных систем и др.

Перечень исходных данных, которые передаёт заказчик проектной организации, уточняется с учётом специфики проекта, объекта и участка строительства. Исходные данные собирает сам заказчик, если по условиям соглашения к процессу не подключается проектировщик. При этом обязательно предоставляются реквизиты того документа, на основании которого было принято решение о проектировании,задание на проектирование,отчётные документы о результатах исследований, согласования, акты, решения различных органов управления,информация о земельных участках, проектной мощности объекта, сведения об использовании запатентованных изобретений и массу других данных.

• Проектная документация .

Это самая объёмная часть проектирования,техническое воплощение образа объекта строительства, дающая представление о том, какое здание планируется построить. Здесь по разделам (регламентированным нормативными документами) собирается информация по архитектурному, конструктивному и объёмно-планировочному решению. содержат данные об инженерном оборудовании и сетях обеспечения, включая системы тепло- электро-, газо- водоснабжения и водоотведения. Отдельным разделом представлена смета строительства.

• Рабочая документация .

Описывает процесс прикладной реализации того объекта, детализируются принятые на предыдущей стадии решения. Для каждого раздела составляются локальные сметы, готовятся чертежи и спецификации, прорабатываются узлы и, в целом, формируется документация, достаточная для того, чтобы только на её основании подрядчик мог осуществить строительство. Состав рабочей документации определён государственными стандартами, но может быть уточнён, по соглашению сторон, заказчиком и проектировщиком. Основной комплекс рабочих чертежей представлен чертежами различных марок, к которым предусмотрены прилагаемые документы (спецификации, сметы и др.).

• Авторский надзор .

Контроль за ходом строительства и процессом приёмки в эксплуатацию. Такой авторский надзор ведётся во избежание ошибок со стороны подрядчика и отклонений от согласованных решений. Стадия инициируется условиями соглашения заказчика и проектировщика. Для осуществления надзора отдельным приказом назначаются ответственные лица.

Несмотря на некоторые отличия от стадийности проектирования серийных образцов продукции, стадийность строительного проектирования укладывается в ту же итерационную логику, позволяющую на каждом новом витке описания делать его точнее и полнее.