Пример.

1) порядка 2 относительно при ;

2) - б.б.3-го порядка относительно при .

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.

Электронным офисом называется программно-аппа­ратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.

1.2.Автоматизация деловых процессов

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

Первый класс. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).


Второй класс .Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвёртый класс. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

Пятый класс. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

1.3.Классификация работников офиса

При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).

Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления

Менеджеры высшего звена –топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники от­делов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие ре­шений и являются основными потребителями обоб­щенных информационных ресурсов учреждения.

Менеджеры среднего звена и специалисты составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.

Эффективность функционирования учреждения в основном опре­деляется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информаци­онную подготовку для принятия решения руководителем. Они явля­ются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не про­исходит).

Исполнители, менеджеры низшего звена – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.

Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информа­ции. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто про­изводственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного по­нимания обрабатываемой информации. Основной критерий про­дуктивности их работы - оперативность и своевременность инфор­мационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и оши­бок. Наиболее многофункциональными работниками данной груп­пы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, пла­нируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руково­дителей.

Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К основным задачам можно отнести следующие задачи делопроизводство, управление, контроль управления, составления отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятии и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных услуг, как:

Обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д.);

Сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т.д);

Хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем.

Электронный офис – это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Основные функции электронного офиса:

Общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

Локальное хранение документов;

Обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

Дистанционная и совместная работа служащих над документом;

Поддержка общения без отрыва от рабочего места;

Электронная почта;

Персональная обработка данных;

Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

Обмен информацией между базами данных, ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

Генерация отчетов по обработке данных;

Управление ресурсами;

Контроль исполнения;

Управление личным временем;

Контроль автоматической корреспонденции;

Передача данных;

Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

Обеспечение стилистического качества документов;

Моделирование решений и имитация их принятия;

Информационная поддержка принятия решений;

Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

Обмен локальной и персонализированной информации;

Служба видеотекста;

Обмен и интеграция программных средств;

Перенос документов с одного носителя на другой;

Полиграфическое оформление документов;

Групповой контакт через терминалы.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса – виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.



Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Автоматизированные рабочие места финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента:

Формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

Анализ финансового состояния предприятия;

Анализ устойчивости рентабельности показателей ликвидности и др.

Анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

Сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
^ 2. Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

Компьютеры;

Сетевое оборудование;

Средства коммуникации;

Устройства ввода – вывода информации;

Устройства мультимедиа;

Организационная техника;

Дополнительные средства.

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объемы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для обеспечения связи с “внешним миром”, передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факсмодемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (АТС) и др.

Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные, струйные и лазерные.

Для обработки видео и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно – копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители Xerox, Canon и др).

К дополнительным устройствам можно отнести:

Сетевой фильтр – устройство, предназначенное для страхования скачков напряжения в сетях электропитания;

Блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течении некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.
^ 3. Программные средства, обеспечивающие функционирование информационных технологий финансового менеджмента в офисе.

Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются:

Системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем;

Офисное прикладное программное обеспечение.

^ Системное программное обеспечение включает операционную систему (ОС), сервисные программы, программы технического обслуживания.

Анализ применения различных ОС показывает преимущественное использование ОС Microsoft Windows к качестве ОС персональных компьютеров. Это многозадачная операционная система с развитым графическим интерфейсом устойчива в работе, поддерживает все виды мониторов, принтеров. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде.

К базовому офисному прикладному программному обеспечению относятся:

Текстовые процессоры для создания и обработки текстовых документов. Наиболее популярной офисной программой для обработки документов является Microsoft Word;

Табличные процессоры для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных, представления данных в графическом виде. Например, Microsoft Excel/

Системы управления базами данных.

Термин интеллектуальный анализ данных можно понимать двояко.

В узком смысле это попытка адекватного русского перевода термина Data Mining , который ввёл в обиход Григорий Пятецкий-Шапиро в 1992 году. Согласно его определению, Data Mining - это процесс обнаружения в сырых данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных, доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности . Дословный перевод «раскопки (или добыча) данных» следует, по всей видимости, считать неудачным.

В широком смысле это современная концепция анализа данных, предполагающая, что

§ данные могут быть неточными, неполными (содержать пропуски), противоречивыми, разнородными, косвенными, и при этом иметь гигантские объёмы; поэтому понимание данных в конкретных приложениях требует значительных интеллектуальных усилий;

§ сами алгоритмы анализа данных могут обладать «элементами интеллекта», в частности, способностью обучаться по прецедентам, то есть делать общие выводы на основе частных наблюдений; разработка таких алгоритмов также требует значительных интеллектуальных усилий;

§ процессы переработки сырых данных в информацию , а информации в знания уже не могут быть выполнены по старинке вручную, и требуют нетривиальной автоматизации.

Необходимость интеллектуального анализа данных возникла в конце XX века в результате повсеместного распространения информационных технологий, позволяющих детально протоколировать процессы бизнеса и производства.

По составу решаемых задач Data Mining практически не отличается от стандартного набора средств, применяемых с середины XX века в области прикладной статистики, машинного обучения (machine learning), информационного поиска (information retrieval). Основное различие заключается в эффективности алгоритмов и технологичности их применения. Подавляющее большинство классических процедур имеют время выполнения, квадратичное или даже кубическое по объёму исходных данных. При количестве объектов, превосходящем несколько десятков тысяч, они работают неприемлемо медленно даже на самых современных компьютерах. За последние десятилетия значительные усилия в области Data Mining были направлены на создание специализированных алгоритмов, способных выполнять те же задачи за линейное или даже логарифмическое время без существенной потери точности.

Важная составляющая информационного обеспечения - система классификации и кодирование.
Классификация - обязательный этап предыдущей подготовки экономических данных к автоматизированному обработке, а также предпосылка рациональной организации информационной базы и моделирования информационных процессов.
Ее можно определить как составляющую информационного обеспечения любой информационной системы, которая принадлежит к языковым средствам управления. Поэтому классификация является основой для кодирования информации и следующего ее поиска.
Система классификации - это совокупность методов и правил распределения множества объектов (М) на подмножество(Мij) согласно признакам похожести или непохожести.
Объект классификации - элемент классификационного множества.
Классификационное группирование - подмножество объектов, полученных в результате классификации.
Различают два метода классификации - иерархический и фасетный.
Иерархическая классификация экономической информации - это последовательная низменность множества объектов на подчиненные классификационные группировки.
Преимущества: логичность построения, четкость определения признаков, большой объем информации, удобство использования.
Недостатки: жесткая структура, недостаток резервного объема.
Фасетный метод классификации - параллельная низменность множества объектов на независимые классификационные группировки.
Фасет - набор значений одной признаки классификации. Фасеты взаимно независимые. Каждый объект может одновременно входить в разные классификационные группировки.
Преимущества: гибкость структуры (приспособление к изменениям в задачах), дает возможность вводить новые фасеты или удалять старики.
Недостатки: недостаточно полное использование объема.
Фасетная классификация экономической информации
Кодирование - процесс присвоения условного обозначения разным позициям номенклатуры.
Код - это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационного группировки или объекта классификации.
Для кодирования информации в информационных системах применяют порядковый, сериально-порядковый, последовательный та параллельный методи кодирование.
Порядковый метод кодирования - простейший и наиболее распространенный. Построение кодов выполняется по мере роста или спадание признаков без пропуска номеров.
Сериально-порядковый метод кодирования на каждую группу признаков имеет серию порядковых номеров с резервом номеров.
Последовательный метод кодирования предусматривает выделение определенных разрядов кода под определенные признаки.
Параллельный метод кодирования тоже предусматривает выделение разрядов, но значение признаки, записанной на любом разряде кода, не зависит от значения признаков, записанных на других разрядах.
Выбор методов классификации и кодирование объектов предусматривает:
возможность расширения кодового множества объектов и внесение соответствующих изменений;
однозначность идентифицированных объектов;
минимальную длину кода;
возможность обработки информации с помощью ЭВМ;
простоту метода кодирования;
применение общепринятых обозначений.

2.4. Единая система классификации и кодирование.
Категории классификаторов
После присвоения кодов создается классификатор.
Классификатор - это систематизированное собрание однородных наименований и их кодовых обозначений.
Единая система классификации и кодирования - это комплекс взаимосвязанных классификаторов технико-экономической информации, приспособленных к обработке средствами вычислительной техники с автоматизированной системой ведения этих классификаторов.
Результатом работ из классификации и кодирования есть разработки классификаторов за типом объектов и категориями.
Госстандартом допускается использования классификаторов таких видов:
общегосударственные (государственные) классификаторы;
межотраслевые классификаторы;
отраслевые классификаторы;
классификаторы предприятий (локальные).

Приведем перечень основных общегосударственных и отраслевых классификаторов:
СПАТО - система обозначений автономий, территорий, областей;
УКФВ - украинский классификатор форм собственности;
КОПФГ - классификатор организационно-правовых форм хозяйствования;
ЕГРПОУ - единый государственный реестр предприятий, организаций Украины;
ЗКГНГ - общий классификатор областей народного хозяйства;
НИЗА - система обозначений органов государственного управления;
УКВ - украинский классификатор валют;
УКП - украинский классификатор продукции;
КОВ - классификатор единиц измерения;
УСГК - украинская стандартная отраслевая классификация;
УБК - украинская бюджетная классификация;
КВПП - классификатор видов налогоплательщиков;
КБУ - классификатор банковских учреждений;
УКОЗ - украинский классификатор основных средств;
Приведем пример кодовых обозначений:
УКУД - украинский классификатор управленческих документов.
Код унифицированной формы документа составляется с 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Структура кода формы документа за УКУД:
ХХ - класс форм;
ХХ - подкласс форм;
ХХХ - регистрационный номер;
Х - контрольное число.
УКВЕД - украинский классификатор видов экономической деятельности.
Общее кодовое обозначение объектов КВЕД выглядит так:
ХХ - раздел;
ХХ. Х - группа;
ХХ. ХХ - класс;
ХХ. ХХ. ХХ - подкласс.

Грозненский Государственный Нефтяной Технический Университет
имени М.Д.Миллионщикова
Факультет Автоматизации и Прикладной Информатики
Кафедра «Информационные технологии»

КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Информационные технологии»
На тему: «Технологии электронного офиса»

Выполнил ст. гр. ИСТ-09 Манаев С.М
Проверила: Моисеенко Н.А

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

1. Понятие офиса.

Офис - это место, где совершается служба или деловые операции. Он является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. Главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

1.1 Офис – как информационная система

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.
В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:
    современных технологий работы с документами;
    средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
    текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
    систем электронной транспортировки;
    доступа к справочной информации через базы данных и др.
Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.
К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:
    обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
    сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
    хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).
Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:
    работа между исполнителями должна быть скоординирована;
    движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
    должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.
К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.
Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.

2. Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:
    электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;
    автоматизацию управленческой деятельности;
    вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.
К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:
    на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;
    создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;
    качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
    один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
    печатающие устройства;
    средства копирования документов;
    модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
    сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;
    стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
    проекционное оборудование для проведения презентаций.
Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.
Прежде всего, в условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты - пакеты прикладных программ.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.

3. Основные компоненты и их назначение электронного офиса.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

    Концепция электронного офиса.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средст в для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.

    Основные концепции безбумажной технологии управления

Безбумажная технология управления основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации.
Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.
Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных
алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.
За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).
Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования. Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами - уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления: из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для
настольных издательств; факсовые сообщения, пришедшие через факс - сервер предприятия; входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.
Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота, призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

    Автоматизация деловых процессов.

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:
    обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;
    сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;
    хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.
Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.
Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.
1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных.
2. Более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
4. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
5. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала любого офиса считается внедрение электронного (Автоматизированного) офиса.

Речь идет о комплексном использовании: современных технических и программных средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, сохранение и поиск, передача информации по каналам связи внутри офиса и за его границы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты подготовки и принятия решения и т.д.); средств программной поддержки; подходов к проектированию помещений; охраны труда персонала.

Для каждого сотрудника офиса (или группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнения конкретных функций управления. Такая ориентация осуществляется путем подбора и установки соответствующего программного обеспечения. К состав типового автоматизированного места входит персональный компьютер и необходимы дополнительные встроенные устройства, расширяющие его функциональные возможности, и периферийное оборудование (принтер, сканер, графопостроитель).

Кроме того каждое рабочее место обеспечивается нужной организационной техникой в соответствии с функциональными задачами. Сфера интеллектуального труда в офисах на 80% состоит из трех видов профессионально-фундаментальной деятельности: маркетинг и торговля, проектирование и анализ, управление операциями, на остальные 20% приходятся на такие сферы, как снабжение, кадры, финансы и право, которые естественно имеют различную атрибутику.

Потенциальный экономический эффект для сферы маркетинга и торговли связана не только со снижением издержек и улучшением координации деятельности, но и с увеличением прибыльности и конкурентоспособности организации и лучшим удовлетворением запросов потребителей. Кроме того, маркетинг и торговля остаются источниками информации, которая жизненно необходима для каждой организации, так, как деятельность практически всех составляющих отделов зависит от качества информации о положении на рынке и ее использования. Однако достижение успеха в деятельности организаций путем обеспечения работников офисным оборудованием определяется не только правильным выбором конкретной сферы ее использования - в большинстве этот успех зависит от отношения пользователей.

Понятие о виртуальный офис

Сегодня в периодической литературе применяют понятие "виртуальный офис" или "работа в пижамах". Такой принцип организации труда позволяет экономить время сотрудника, которому не нужно каждое утро добираться до штаб-квартиры организации.

Организация, имеющая "виртуальных" сотрудников, сокращает расходы на аренду дополнительных площадей, оборудования, электроэнергии, управленческого персонала.

Исследование английской компании ReNet показали, что сотрудник на 15% производительнее работает дома чем в офисе. Внедрение технологии виртуального офиса способствует внедрению децентрализации деловых операций.

Виртуальный офис создается на базе компьютеров и компьютерных сетей. В иностранных источниках можно найти следующее определение: Виртуальный офис - это территориально удаленные подразделения или компании и рабочие места (как дома, так и в офисе), взаимодействие которых обеспечивается за помощью информационных технологий.

Если большинство иностранных компаний вкладывают в создание виртуального офиса средства, достаточно ощутимы в смете расходов, то, очевидно, потому, что подобные затраты себя окупают. Особое внимание уделяется созданию удаленных рабочих мест, действительно является эффективным. Эксперты отмечают значительное сокращение расходов на содержание офисных помещений, экономию рабочими времени и средств на поездки в офис и домой, создания оптимальной атмосферы для работы и т. д. Все это приводит к повышению производительности труда. Итак, виртуальный офис - это комплекс технических и организационных решений, направленных на оптимизацию процесса работы. Техническая сторона виртуального офиса - это выбор оборудования, с помощью которого формируются конечные решения.

Основные проблемы создания виртуальных офисов

Одной из основных проблем, стоящих перед информационными системами современной организации, является проблема с подключением удаленных пользователей в центральный офис. При создании виртуального офиса прежде необходимо выбрать тип соединения и соответствующие линии связи, определить, какие виды сетевого сервиса и протоколы следует поддерживать.

При выборе типа соединения нужно учитывать тот факт, что информационная система, особенно система которая должна работать в режиме реального времени, не должна зависеть ни от качества (как правило, невысокого) коммутационных (Например, телефонных) каналов, ни от занятости телефонных линий. Поэтому коммутационные каналы можно рекомендовать лишь тогда, когда альтернативой плохой связи является его полное отсутствие.

Выбор сетевых служб во многом зависит от конкретного информационного провайдера и стоимости услуг связи. Протокол обмена выбирают в зависимости от уровня открытости системы, кроме того, почти всегда нужно обеспечить совместимость с сетевым оборудованием других компаний-поставщиков.

Второй проблемой, возникающей при создании распределенной информационной системы в виртуальном офисе, является невысокий уровень технического персонала в удаленных офисах. С другой стороны размеры сети удаленного офиса бывают настолько малыми, что нет необходимости поддерживать для ее обслуживание высококвалифицированных специалистов. Решение, которое предлагают специалисты, предусматривающий перенос всех функций маршрутизации и администрирования в центральный офис. Защита информации удаленных филиалов и пользователей, а также разграничения доступа к ней осуществляется также на уровне центра.

Преимущества такого подхода заключаются в следующем:

Простоте установки и обслуживания аппаратуры;

Отсутствия потребности в высококвалифицированном, а соответственно, и высокооплачиваемому обслуживающем персонале;

Централизованном администрировании;

Высокому быстродействию;

Независимости от протоколов обмена данных;

Эффективном использовании сетевых адресов;

Возможности создания друга логической сети для географически разделенных узлов.

Как пример, создание информационной сети в пределах офиса, организации, предприятия, можно рассмотреть продукт фирмы Netscape, которая разработала полноценное решение для организации совместной работы и дискуссионных групп в среде с 2000 пользователей и 2-х серверов. Производительность при этом оказалась достаточно высокой. С помощью продукта этой компании (Collabra) можно быстро просмотреть поток дискуссий. Это позволяет осуществлять контроль над дискуссиями, позволяя администратору определить, кто может создавать, поддерживать, отправлять сообщения, а также генерировать полезные отчеты и другую статистику, управлять ходом дискуссий.

На сегодня типичная ситуация состоит в том, что средства на приобретение оборудование, зачастую не окупаются. Причина этого заключается в том, что оборудование покупают не для решения конкретной задачи. После окончания поставок и развертывания информационных технологий начинается их интеграция, т.е. анализ бизнес - процессов и технологий, применяются в организации заказчика. Иногда организация, заказывает технологию, на которой работала ранее, в результате внедрения в работу подхода "виртуальный офис" получает реальную прибыль от такого решения:

Оптимизируется работа,

Уменьшаются затраты,

Повышается производительность труда.

Сейчас обращают особое внимание на процедуры четкого учета, которые наряду с проблемами координации действий следует решать с минимальными затратами. Необходим переход на полный уровень коммуникаций в работе, а именно: вопросов по строгости учета и контроля на всех уровнях управления, координации действий, планирование.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

Автоматизация рутинных работ с документами;

Организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).

2. Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

Формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

Ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;



Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

Автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

Работа с электронной почтой и факсом и т.д.

Наименование программы Назначение программы
Текстовые редакторы Программы, предназначенные для работы стекстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: набор текста редактирование текста автоматическая проверка правописания создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; формирование перекрестных ссылок в документе и т.д.
Настольные издательские системы Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; осуществлять полиграфическое оформление текста; обрабатывать графические изображения; обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д.
Табличные процессоры Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: осуществлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические исследования и т. п.
Графические редакторы Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.д.; обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения опенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д.
Системы управления базами данных (СУБд) Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей
Пакеты демонстрационной графики Программы, предоставляющие средства для: подготовки презентаций лекций и выступлений, подготовки иллюстративного материала, визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д.
Пакеты программ мультимедиа Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют: управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; манипулировать и генерировать анимационные изображения и т.д.
Программы распознавания символов Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста
Программы перевода с одного иностранного языка на другой Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей

Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования
документов Таблица 4.1


3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные.


Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.