Настоящая программа предназначена для подготовки секретарей (компьютерное делопроизводство) на базе Таксимовской общеобразовательной школы № 1

Квалификационная характеристика, включенная в программу, составлена в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Основой профессиональной подготовки является обучение, в процессе которого предусматривается прохождение определенного объема теоретического и практического материала, обеспечивающего подготовку квалифицированных работников организационно-управленческой сферы деятельности, умеющих профессионально подготавливать, редактировать, форматировать материалы, используя ПК; вести деловую переписку; ориентироваться в выборе средств оргтехники для оснащения офиса и уметь пользоваться ими, обеспечивать рациональную организацию труда в производственной и управленческой деятельности, вступать в деловые контакты с хозяйственными и коммерческими партнерами.

Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля - умения организовать компьютерное делопроизводство. Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста.

Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы:

1) машинопись (русская и латинская клавиатура);

2) делопроизводство;

3) организационно-техническое обеспечение офиса;

4) культура делового общения

Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.

Секретарь должен знать:

• положения и инструкции по ведению делопроизводства;
• структуру руководящего состава предприятия;
• машинопись, правила орфографии и пунктуации;
• порядок распределения материала при оформлении документов;
• порядок создания электронного документа и организация его хранения и использования;
• правила эксплуатации компьютера, диктофона, магнитофона и другой оргтехники;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной защиты.

Секретарь должен уметь:

• выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделения;
• получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;
• организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, информацию по приемо-передающим устройствам, записывать принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;
• осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, вести и оформлять протоколы;
• обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать по указанию руководителя различные материалы: использовать современные виды оргтехники;
• вести делопроизводство; принимать, систематизировать поступающую на имя руководителя информацию, направлять ее на исполнение, контролировать сроки исполнения;
• принимать документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся;
• организовывать прием посетителей, проявляя внимание и содействия оперативности рассмотрения просьб и предложений;
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Обучение навыкам работы на клавиатуре ПК 102 часа

Секретарское дело 102 часа

Необходимый элемент успешного бизнеса

Программный комплекс «Делопроизводство 3.0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» , а также ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В программе использованы термины и определения по ГОСТ Р51141-98.

Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 и максимально задействует ее производительность и масштабирование.

Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Вполне достаточно имеющихся у вас ПК, к примеру, с процессором от Pentium IV и ОЗУ от 256 Мб. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.

Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.

Наряду с основной функцией по ведению делопроизводства, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины. Таким образом, от простого делопроизводства можно перейти на уровень формирования и автоматического направления исполнителям поручений и обеспечить контроль их исполнения.

Применение компоненты «Шаблоны и СТП» программного комплекса «Делопроизводство 3.0» призвано организовать работу исполнителей с утвержденными в организации едиными формами документов, а также использовать в практической деятельности стандарты предприятия (СТП) определяющие порядок организации и ведения производственных и управленческих процессов.

Наряду с делопроизводителем программа может успешно эксплуатироваться помощниками и референтами директоров, сотрудниками аппарата ген. директора и секретариата. Дополнительная компонента «Секретарь-референт» позволяет организовать совещания, расписание директора, организовать контроль выполнения мероприятий совещаний, учет текущих задач секретаря и т.д.

Основные объекты учета «Делопроизводство 3.0»

Основными объектами учета в программе являются:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Приказы
• Поручения

Дополнительные (компонента «Секретарь-референт)

Вспомогательные сервисы

Всего в системе 4 категории пользователей:

Преимущества программного комплекса «Делопроизводство 3.0»

• Автоматизация делопроизводства в короткие сроки и с минимальными затратами;
• Наличие процедур позволяющих укрепить исполнительскую дисциплину, взять под контроль ход исполнения поручений и приказов;
• Наличие в едином программном комплексе функций делопроизводства и управления процессом реализаций мероприятий приказов;
• Возможность хранения больших объемов текущих карточек и архива;
• Высокая скорость на поиске документов;
• Наличие типовых форм отчетов;
• Низкая стоимость владения, т.к. комплекс работает на платформе бесплатной версии БД MS SQL Server 2014.

Архитектура программного комплекса:

«Делопроизводство 3.0» - это два взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Делопроизводитель» и АРМ «Исполнитель». Ниже приведены их основные функциональные возможности:

• Удобный просмотр Расписания (на день,неделю,месяц);
• Планировать совещания;
• Отслеживать ход исполнений решений и поручений;
• При необходимости, просмотреть Протокол любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
• Просмотр переписки.

Базовый комплект, включает в себя серверную часть и 3 клиентских лицензии.

Работу программного комплекса можно организовать:

• в локальной сети с несколькими десятками пользователей
• на одном компьютере (например, делопроизводителя)

Немаловажно:

Разработчики программного комплекса руководствовались принципом «практичность и доступность», поэтому он выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников - исходя из нашего опыта, обычный неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час . Постоянно работает «горячая линия» для клиентов. Кроме этого, в комплекте есть понятная и исчерпывающая инструкция пользователя.

Клуб пользователей ПК «Делопроизводство 3.0»

• ОАО «Молочный комбинат «Южно-Сахалинский»
• Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Башкортостан
• Управление Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзора) по Орловской области
• Закрытое акционерное общество «Уренгойгидромеханизация»
• "МУП Энергия г. Новосибирска"
• Агропромышленный союз России
• ООО «СоюзМаш России»
• Управление государственной службы занятости населения Республики Адыгея
• «Чкаловские верфи»
• МУ «Департамент финансов Администрации города Лабытнанги» (75 пользователей)
• ОАО «Волжский электромеханический завод»
• «Первый пограничный кадетский корпус Федеральной службы безопасности Российской Федерации
• ФГУ «Дальневосточное ОУМТ и ВС МВД России»
• УБЭП ГУВД по Волгоградской обл.
• ООО «СтройАтлант»
• УК «Калмнефть»
• «Урангео»
• Секретариат Совета Межпарламентской Ассамблеи государств – участников СНГ
• Ассоциация российских банков
• «Ямальский многопрофильный колледж"
• «Нижнекамский агропромышленный колледж»
• Муниципальное предприятие «Всеволожское предприятие электрических сетей»
• Управление по труду и социальной защите населения Администрации муниципального образования города Салехард
• ФГОУ СПО "Екатеринбургский экономико-технологический колледж"
• Газпромавиа
• Группа компаний "Стомус"
• ООО "НТМК-Энерго"
• ГДОУ детский сад №68
• и другие...

Ведение делопроизводства — неотъемлемая часть работы любого предприятия. Очень часто заполнение и отслеживание различной документации сопряжено с большими трудозатратами и сложностью управления делопроизводством. Эффективным решением проблем, связанных с ведением делопроизводства, может стать автоматизация делопроизводства. Для этого всё больше компаний переходят на СЭД — систему электронного документооборота. Автоматизация делопроизводства существенно снижает затраты времени и сил работников на всех уровнях управления организацией. Ведение делопроизводства перестанет быть обузой для сотрудников фирмы.

Программа делопроизводства и документооборота Docsvision предлагает клиентам простое решение различных задач. Используя платформу Docsvision, Вы сможете максимально автоматизировать и упорядочить процесс ведения документации, исполнение различных задач на предприятии, а также управление делопроизводством.

Программа документооборота позволяет создать электронный архив документов, который дает возможность в любое время легко обратиться к необходимому документу. Кроме того, программы автоматизации делопроизводства Docsvision позволяют управлять нормативными документами и отслеживать исполнительные процессы.

Docsvision. Управление делопроизводством: легко и просто!

Если Вы хотите сделать процесс управления предприятием удобным, то Вам в первую очередь потребуется программа, которая позволяет упорядочить делопроизводство, и программа документооборота, которая создаст идеальный порядок в документации. Используя программы автоматизации делопроизводства Docsvision, Вы сможете повысить результативность и прибыльность своего предприятия за счет экономии времени на бумажной документации и контроля качества исполнения работ. Все бизнес-процессы будут происходить под постоянным контролем, а также будет сокращено время на обработку документов и ведение делопроизводства. Вы сможете создать несколько уровней допуска к программам делопроизводства и документооборота, а значит, каждый на предприятии будет заниматься решением своих задач. Управляя делопроизводством, руководство сможет не беспокоиться за утечку данных и распространение ненужной информации. Программа автоматизации делопроизводства Docsvision ограничит свободный доступ к папкам и файлам. Очень удобно, что при управлении делопроизводством начальство сам может настраивать систему защиты данных. Это не потребует больших временных затрат. Любой человек с лёгкостью сможет обучиться управлению делопроизводством.

Программы управления делопроизводством Docsvision идеально подходят для крупных предприятий, на которых без электронного документооборота и систем делопроизводства сложно навести порядок. Использование программ автоматизации делопроизводства Docsvision позволяет в кратчайшие сроки ускорить и упорядочить бизнес-процессы, привести в порядок документооборот, создать удобный электронный архив, а также повысить прибыльность предприятия. Помимо возможности быстрого нахождения необходимого документа программа автоматизации делопроизводства Docsvision позволяет использовать электронную подпись. Одним нажатием клавиши Вы сможете подготовить необходимый документ. Такая функция упрощает ведение делопроизводства и ускоряет движение документов.

Естественно, необходимость в ведении делопроизводства касается также среднего и малого бизнеса. Из-за меньшего документооборота таким фирмам достаточно стандартной комплектации программы автоматизации делопроизводства Docsvision. Затраты на СЭД — это денежные вложения в будущее любого предприятия. Управление делопроизводством - это шаг в сторону развития компании.

Программа документооборота Docsvision предназначена для упорядочивания документации и автоматизации процесса документооборота не предприятии. С помощью этой системы можно сделать процесс делопроизводства более быстрым и аккуратным. Программа ведения делопроизводства Docsvision помогает решить проблемы по хранению документации (электронный архив), по отслеживанию и контролю потоков документации, а также по повышению уровня исполнительской дисциплины. С Docsvision ведение делопроизводства станет простым, лёгким и доступным!

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

• Получение информации и ее обработка;
• Анализ, подготовка и принятие решений;
• Выполнение решений;
• Учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

• Документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Для решения этих задач документационного обеспечение управления разработана информационная система "ДелоPro". Система "ДелоPro" предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Она обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания - до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях. Она разрабатывалась в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" и другими нормативными документами, регламентирующими данную сферу деятельности. В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д.

Система "ДелоPro" использует самые современные технологии работы с документами. Построенная на основе технологии клиент-сервер, система поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ для управления прохождением документов по организации и определению ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия. Система также поддерживает обмен документами с помощью средств электронной почты, что делает возможным построение на ее основе территориально-распределенных структуры управления документооборотом.

Система готова к использованию. Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства, и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую технологию делопроизводства.

Краткое описание продукта

Основным объектом автоматизации для системы "ДелоPro" является информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка документа - электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Сама база данных, хранящая регистрационные карточки документов, по аналогии с традиционным документооборотом носит название картотеки.

Функциональные возможности системы поддерживают ведение регистрационной карточки на всех этапах исполнения документа и предусматривают следующий порядок работы:

• регистрация документа (заведение на документ регистрационной карточки);
• передача (доклад) документов руководителю;
• рассмотрение документов руководителем (резолюция);
• внесение сведений из резолюции (фамилии исполнителей, сроки исполнения) в регистрационную карточку;
• передача документов исполнителю;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документа;
• списание документа в дело.

Однако направленность на автоматизацию делопроизводственных функций не означает, что систему нельзя использовать для непосредственной работы с документами: к каждой регистрационной карточке можно прикрепить неограниченное количество файлов, образующих электронную версию документа. При этом файлы могут быть не только текстовыми, но и любых других форматов (например: графические, аудио, видео и т.д.), поддерживаемых операционной системой и созданных при помощи любых Windows-приложений. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

Встроенные в систему механизмы формирования стандартных отчетов и запросов к базе документов позволяют осуществлять оперативный контроль исполнения документов и быстрый поиск необходимой информации.

Пользователями системы "ДелоPro" являются сотрудники предприятия, которым предоставлено право работы с системой. При этом разным пользователям могут предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может быть разрешена регистрация документов, другому доступ к этим функциям будет закрыт. Такой механизм разграничения функциональных ролей пользователей в сочетании с многоуровневой настраиваемой справочной системой позволяет гибко адаптировать программу к особенностям работы с документами в конкретной организации.

При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы "ДелоPro" могут быть реализованы различные подходы к распределению пользовательских функций, которые предусматривают различную степень привлечения сотрудников предприятия в качестве пользователей системы. Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители продолжают работать с бумажными документами, а автоматизации подлежат регистрационные и контрольные функции, то в качестве пользователей системы может быть привлечен ограниченный круг сотрудников. Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, т.е. предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая руководителей и исполнителей.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДелоPro" принадлежит к ряду программных продуктов, разработанных с учетом отечественной специфики и нормативной базы, и предназначенных для внедрения именно на отечественных предприятиях. Еще раз подчеркивать данную особенность приходится потому, что традиционные правила делопроизводства в России и за рубежом существенно отличаются друг от друга. И, следовательно, западные программные системы, направленные на автоматизацию делопроизводственной деятельности, зачастую не могут быть использованы напрямую, т.е. без изменения (подгонки) схемы документооборота и правил делопроизводства под западный стандарт.

Основные функциональные возможности ДелоPro:

• регистрация и сохранение в базе данных различных видов документов;
• формирование поручений и резолюций к документу;
• формирование списка документов, связанных с текущим, и поиск документов по списку связности;
• постановка резолюций и поручений на контроль;
• ведение регистрационной и контрольной картотек с возможностью задавать сложные критерии поиска документов, создавать собственные виды отчетов и т.д.;
• рассылка и получение документов между подразделениями организации (по локальной сети) и в другие организации (по электронной почте);
• создание архива документов по завершению календарного года;
• настройка прав на ввод, редактирование и другие действия над документами для каждого пользователя.

Для работы системы требуется:

• Компьютер с процессором i486 или выше, оперативной памятью не менее 8 Мб и свободным местом на жестком диске не менее 4 Мб.
• Операционная система Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
• SQL сервер FireBird 1.5.
• Для получения отчетных выходных форм необходимо наличие на компьютере пользователя любого текстового редактора, поддерживающего формат RTF (рекомендуется MS Word 6.0 или выше).