Здравствуйте. В этой статье мы поговорим о том, как правильно выбрать офисное помещение для вашего бизнеса. Мы собрали рекомендации предпринимателей в одну полноценную статью. Все рекомендации вы можете прочитать ниже.

Покупка или аренда

Прежде чем думать о том, как же правильно подобрать офис для своего бизнеса, нужно определиться, какую сумму на это планируется выделить? Тут возможно 2 варианта:

• покупка;
• аренда.

Первый возможен при наличии весомых средств. Если у бизнесмена еще совсем нет опыта, то вкладывать большие суммы в покупку нежелательно, лучше ограничиться арендой. При этом выгода такого решения состоит в следующем:

1. отсутствие необходимости тратить большое количество средств на покупку;
2. возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то тут, конечно, тоже есть свои плюсы:

1. покупка недвижимости сама по себе является выгодным вложением, при необходимости офис можно сдавать другой организации;
2. неограниченность действий внутри своего помещения (в пределах допустимых норм).

При этом бизнесмен должен понимать, что большая часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобятся инвестиции, изъять их из помещения будет невозможно, разве что продать, но и это небыстрая процедура.

Факторы, влияющие на выбор офиса

Бизнесмен, подбирая для своей организации помещение для офиса должен особое внимание уделять следующим факторам:

• Местоположение

Этот аспект особенно важен, если работа компании будет напрямую связана с непосредственным общением клиентов и персонала на территории офиса. Для такого бизнеса лучше всего выбирать помещение в центре города или вблизи него. При этом необходимо обращать внимание на 2 момента:

1. Насколько развита в районе инфраструктура?
2. Просто ли до офиса будет добраться потенциальным клиентам?

Если же основная часть работы будет основываться на взаимодействии с постоянными клиентами, то можно выбрать помещение подальше от центра. При этом важно оценить уровень конкурентной среды в месте расположения. Так, при прямых продажах офис нужно выбирать вдали от наиболее опасных конкурентов.

Бизнесмен должен соизмерить стоимость с получаемой выгодой, чтобы совершить действительно выгодную сделку. Нельзя забывать, что в отдаленных частях города цена аренды, как правило, оказывается ниже в разы.

• Инфраструктура

Престижное место – это, несомненно, очень важный фактор, но нельзя забывать и об удобстве своих клиентов. Подбирая помещение для офиса, нужно заранее узнать следующую информацию:

1. Есть ли рядом со зданием парковка?
2. Есть ли вблизи остановки общественного транспорта?

При этом важно, чтобы клиент мог без проблем найти офис, а не блуждать по закоулкам. Путь до него должен быть удобным и беспроблемным.

• Наличие поблизости зданий общепита

При этом недорогое кафе, расположенное вблизи офиса, может выполнять сразу несколько функций:

1. обеспечить питанием самого бизнесмена и его сотрудников;
2. место для проведения деловых встреч с партнерами или клиентами.

• Время работы офисного центра

Конечно, лучше всего найти такой офис, в который можно будет попасть бизнесмену, его сотрудникам и клиентам беспрепятственно в любое время дня, в том числе и в выходные.

На деле же часто оказывается, что торговый или офисный центр имеет свой режим работы, который придется соблюдать. Поэтому стоит сопоставить график работы собственной организации и всего здания.

• Уровень конкурентной среды в самом центре

Выбирая офис, на этот пункт надо обратить особое внимание. Отказаться от аренды в бизнес центре лучше, если в нем работают:

1. прямые конкуренты;
2. косвенные конкуренты.

Многие считают этот фактор незначительным, но дело тут не только в переманивании клиентов, но и действующего в организации персонала.

Если же в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Так, если в одном здании работают веб-дизайнеры и рекламщики, то они могут перенаправлять своих клиентов друг другу или даже организовать какие-то совместные проекты.

• Расположение входа в здание и вывески организации

Обязательно нужно узнать, как далеко от дверей офиса находится главный вход. На фасаде здания следует повесить яркую вывеску. Поэтому нужно узнать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его использование в договоре.

При этом вывеска должна быть хорошо видна пешеходам и проезжающим в транспорте людям. Такая возможность имеет сразу два существенных плюса:

1. клиенты быстро найдут офис;
2. дополнительно будут появляться новые клиенты, случайно увидевшие информацию об организации.

• Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость в проведении ремонта и затраты на него)

Осматривая возможное помещение для офиса, нужно обратить внимание на все детали, в особенности на следующие:

1. состояние окон (открываются ли они, не дует ли от них);
2. розетки (работают ли они);
3. освещение (уровень освещенности, возможность добавить осветительные приборы в помещение);
4. кондиционер (есть ли он, если да, то в каком состоянии находится);
5. замки и двери (надежны ли они, сколько их);
6. крыша (не течет ли она, не нарушена ли ее целостность – этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на последнем этаже здания);
7. состояние внутренней и внешней отделки.

Помещение под офис обязательно должно быть аккуратным и ухоженным, чтобы и сотрудникам, и клиентам в нем было приятно находиться и работать.

Не обязательно арендовать площадь с косметическим ремонтом, его можно провести и позже в счет стоимости аренды, например. Это поможет выделить и фирменный стиль организации (цветовые решения, стенды, эмблемы).

• Состояние инженерных сооружений, их соответствие принятым нормам

Обращать внимание при этом нужно на состояние:

1. вентиляции;
2. кабелей;
3. отопления;
4. интернет-подключения;
5. водоснабжения и прочих систем.

Не обязательно отказываться от аренды, если что-то придется отремонтировать самостоятельно. Нередко это существенно снижает арендную стоимость, что может оказаться очень выгодным для предпринимателя.

Если же каких-либо инженерных сетей нет в здании совсем (например, интернета), то заниматься проведением их будет уже невыгодно. Это дополнительные траты и серьезные неудобства уже на начальном этапе работы.

• Уровень спроса

Открывать офис лучше всего там, где предоставляемые организацией услуги или товары будут наиболее востребованы со стороны населения.

Так, например, если вблизи находится ювелирный салон, то предпринимателю стоит задуматься об открытии свадебного салона. А вот рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

• Перечень услуг, которые входят в арендную стоимость

Лучшим вариантом будет заключение договора, когда в него уже включены затраты на электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора и прочие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя в практике подобные случаи встречаются не очень часто. Обычно арендатору приходится производить оплату услуг отдельно.

• Уровень безопасности

Очень важно, охраняется ли здание, есть ли сигнализация и видеонаблюдение на территории офисного центра. Стоит уточнить, по какому графику работает охрана. Наличие пропускного режима тоже является положительным моментом, увеличивая безопасность и сохранность ценностей и различных вещей, находящихся в офисе.

• А есть ли мебель?

Иногда арендодатели сдают офис вместе с мебелью. Для тех, кто имеет не так много средств или не хочет вкладывать большое количество денег в ее покупку, такой вариант будет самым оптимальным. Особой популярностью такие офисы пользуются среди начинающих бизнесменов, которые не уверены в 100% успехе своего дела.

• Стоимость аренды

Для многих этот вопрос нередко становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что в угоду своему статусу арендовать офис по очень высокой и необоснованной цене не нужно. Это может не только снизить прибыль, но и стать причиной серьезных убытков.

Чтобы быть в курсе цен, лучше изначально рассматривать сразу несколько вариантов, это поможет освоиться на рынке, узнать среднюю стоимость и выбрать наиболее подходящую для себя.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, то размещение в жилых домах, подвалах и на цокольных этажах придется исключить сразу же. Искать помещение нужно в новых районах города, активно используемых в качестве бизнес центров.

О размере офиса

Этот фактор выделен неслучайно. Ведь, изначально человек определяется с тем, сколько человек будет работать в его офисе, какие кабинеты в нем будут. Все это позволяет обозначить наиболее подходящую площадь. При этом нужно учесть и то, что в офисе будут появляться клиенты с определенной частотой. Во многом параметры зависят еще и от специфики бизнеса, требуемых норм.

Хороший руководитель должен понимать, что работать в небольшом и тесном помещении труднее, чем в просторном кабинете. Поэтому важно обеспечить сотрудникам комфортные условия.

Клиенты тоже обращают внимание на офис. Они предпочитают приходить в ухоженный и просторный офис с хорошим освещением. Это лишний раз докажет, что человек не ошибся в выборе продавца/партнера.

Итак, прежде чем искать помещение, предприниматель должен определить следующие параметры:

• Количество сотрудников, которые будут одновременно трудиться на территории офиса. При этом необходимо произвести и расчет минимальной площади. Существует официальная норма, закрепленная в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которая обязует на каждого работника иметь не менее 4,5 м 2 площади в помещении. При этом необходимо прибавить расстояние проходов. Дополнительно понадобятся квадратные метры для размещения мебели, стеллажей, тумб, шкафов, гардероба.

Санузел в офисе не обязателен, главное, чтобы он был хотя бы на этаже.

Предприниматель, планируя заниматься, должен изучить законодательство. Для некоторых отраслей бизнеса предусмотрены дополнительные санитарные нормы к помещениям, причем они довольно жесткие. Сюда подпадают парикмахерские, стоматологические кабинеты, некоторые разновидности магазинов и некоторые другие сегменты.

• Необходимость в личном кабинете. Если она есть, то придется выбирать помещение, имеющее несколько комнат. Дополнительно можно предусмотреть помещения для отдыха или переговорной.

Если предприниматель в будущем планирует расширять свою деятельность, ему необходимо узнать, возможно ли будет в этом же здании арендовать большее по размеру помещение. Тут стоит поинтересоваться, как часто сменяются арендаторы, есть ли подходящие помещения и заинтересован ли арендодатель в их предоставлении конкретному бизнесмену.

С какими трудностями можно столкнуться

Нередко бизнесмен узнает о подводных камнях, которые могут существенно повлиять на работу организации. Предприниматель обязательно должен уделять внимание следующим аспектам:

1. Какая цена указана в договоре – с учетом или без учета НДС? Иногда арендодатели в документе указывают стоимость без учета НДС. Тогда арендатору приходится платить на 18% больше, нежели планировалось заранее.
2. Включены ли дополнительные услуги в стоимость или за них нужно платить отдельно? Это также прописывается в договоре. Обязательно нужно уточнить, придется ли дополнительно платить за коммунальные услуги, вывоз мусора, уборку, охрану и прочее.
3. Парковка для предпринимателя – бесплатно ли? Закрепление парковочного места – такую услугу иногда предлагают офисные центры. Иногда за нее приходится платить дополнительно, нередко довольно ощутимую сумму.
4. Сколько будет стоить интернет и есть ли возможность провести его самому? Иногда бизнес центры предлагают только одного провайдера, который в итоге запрашивает кругленькую сумму за доступ к интернету.
5. Размер пени. Среднерыночное значение составляет 0,1%. Если в договоре указан больший процент, стоит попробовать договориться с арендодателем о его снижении.
6. Если оплата электричества и некоторых других услуг производится по счетчикам, то в первый день работы необходимо снять показания и занести их в договор или зафиксировать письменно в другом виде.
7. Если офис достался предпринимателю через другого арендатора, нужно получить согласие на такие действия со стороны владельца помещения.
8. Перед заключением договора необходимо обязательно попросить документы на собственность. Если арендодатель их предоставлять отказывается, то заключать с ним сделку будет опасно. Это не касается бизнес-центров, там риск обмана сведен к нулю.
9. Нельзя забывать, что размещение офиса в жилом помещении незаконно. Поэтому, если снимать планируется квартиру, то предварительно нужно убедиться, что она переведена в коммерческую недвижимость.
10. В договоре стоит указать, когда и на сколько арендодатель может повысить плату. Там же нужно поместить информацию о том, что делать арендатору, если он будет не согласен с увеличением цены.
11. Чтобы максимально обезопасить себя, в договоре нужно закрепить за арендатором право преимущественной аренды помещения после того, как срок документа истечет. В противном случае, при желании арендодатель может сдать офис кому-то другому, а предпринимателю придется искать новое помещение.

• Не нужно искать самое дешевое помещение. Подобные офисы чаще всего имеет ряд серьезных недостатков. Хорошее помещение арендодатель сдавать дешево не будет. Тут нужно исходить из своих потребностей и опираясь на среднерыночную стоимость.
• Перед заключением договора будет нелишним побеседовать с возможными соседями. Наверняка они расскажут об арендодателе, особенностях работы с ним.
• Не рекомендуется арендовать помещение на последних этажах из-за повышенного риска быть затопленными. Не очень приветствуется размещение в подвалах и на цокольных этажах. Отсутствие естественного света может вызвать депрессию у сотрудников, снизив их работоспособность.
• Ехать смотреть помещение лучше в час пик. Так можно оценить загруженность трассы, время, затрачиваемое на поездку. Это поможет понять, сложно ли найти на парковке свободное место.

Занимаясь поиском подходящего офиса, предприниматель в первую очередь должен определиться со своими желаниями, потребностями, а уже потом переходить к рассмотрению предложений на рынке. Не нужно гнаться за другими – нужно оценивать свои возможности и исходить уже из них.

Кстати, мы также писали статью о том, . Если вы сталкиваетесь с выбором складских помещений в своем бизнесе, то можете прочитать ее.

Каждый руководитель фирмы стремится подобрать в качестве офиса такое помещение, где его бизнес будет развиваться и процветать. И из всего того разнообразия, которое Вам способна предоставить база данных недвижимости Москва сможет Вас порадовать вариантами, наиболее подходящими в конкретных отдельных целях.

Все офисы можно разделить на три основных вида, среди которых выделяются представительский, клиентский и рабочий.

Представительскому офису в обязательном порядке требуется комфортный и благоустроенный кабинет руководителя. Потребуется здесь и площадь для ресепшн, переговорная зона и место пространство для приема гостей.

Клиентский офис рассчитан на работу с клиентами. Здесь не обойтись без обустройства специальной зоны ожидания, а также потребуется создать комфортные рабочие условия персоналу, расположив его немного вдали от любопытных посетителей.

Рабочий офис менее притязательный, однако здесь потребуется грамотная планировка пространства для обеспечения сотрудникам комфортного рабочего процесса. Следует помнить о минимуме площади, которое должно приходиться на каждого сотрудника.

В офисе важны не только его внешние данные, но и соответствие санитарно-гигиеническим, пожарным, строительным и иным требованиям.

Обратитесь к рынку примерно за год до того, как закончится срок текущего договора. Помните, что помимо заключения договора Вам понадобится выполнить ремонт помещения, на что потребуется довольно приличное количество времени. Не показывайте арендодателю, что находитесь в цейтноте, чтобы не ухудшить свою переговорную позицию.

Подыскивая офис, рассматривайте различные районы, поскольку не в каждом из них могут находиться интересующие Вас предложения.

Не стоит наивно полагать, что от предложений у Вас не будет отбоя. Если Вас интересует помещение, площадь которого превышает 500м2 либо является ниже данного уровня, будьте готовы к скудному ассортименту подобных предложений.

Если у Вас есть определенные пожелания относительно планировки и отделки, не зацикливайтесь на готовом варианте, поскольку так Вы только затянете свои сроки. Сделайте все, что Вам необходимо, сами, поскольку только так Вы сможете достичь нужного Вам результата.

Принимая решение относительно размера помещения, планируйте его на перспективу с учетом роста численности Вашего штата.

Не стоит зацикливаться лишь на одном предложении. Пускай у Вас в запасе будет еще несколько вариантов, благодаря которым в случае срыва какой-либо сделки Вы легко найдете альтернативное решение.

Если Вы пришли к согласию по коммерческим вопросам, это лишь 20% от общего объема всего, что от Вас потребует данное мероприятие. Вы можете столкнуться с множеством проблем, и каждая из них может спровоцировать срыв сделки.

Привлекая юристов, следует помнить, что они не имеют равной с Вами заинтересованности. Им необходимо отбить свой гонорар и они могут затягивать спор до бесконечности. А время может убить сделку, альтернативы для которой у Вас может и не быть.

Если вы сейчас читаете эту статью, значит, вам приходилось хоть раз в жизни искать офис для себя или своей компании.

Итак, первое, на что хотел обратить внимание - планирование. Не планировка, не кабинеты или open space, а именно стратегическое планирование того, какой вам нужен офис . Рекомендую здесь учесть следующие пункты:

1. ежемесячный/ежеквартальный прирост компании;
2. плотность рассадки сотрудников;
3. возможность расширения в рамках текущего бизнес или офисного центра;
4. и (этой возможностью тоже не стоит пренебрегать) - право сдавать ваш офис в субаренду.

Все эти пункты прямо влияют на длительность вашего пребывания в текущем офисе, сопутствующие издержки по переезду и ремонту и, соответственно, добавочную стоимость арендной ставки на каждый квадратный метр.

По нормам СЭС на каждого сотрудника должно приходиться не менее 7 квадратных метров площади. К сожалению, этот норматив мало кто соблюдает и мало кто его контролирует, однако, в любом случае, следует учитывать правила комфортной рассадки, в результате чего вы не только получите эстетический офис, но и создадите сотрудникам хорошие условия труда и лояльность по отношению к компании, которые в последствии выльются в МегаПрибыли.

В идеале следует безусловно пригласить специалиста, который сможет сделать макет рассадки в офисе согласно имеющейся планировки и размеров вашей мебели. Этот этап лучш?? реализова??ь тогда, когда вы зашотлистили 2-3 объекта и выбираете один наиболее интересный из них. Здесь же, исходя из конфигурации помещений, можно запланировать определенный рост, просто переставляя мебель и более эффективно используя имеющееся пространство. Из опыта - наиболее комфортная рассадка это 10 квадратных метров на одного сотрудника, учитывая общие площади (коридоры, санузлы, кухни и переговорные) - комфортно и есть куда потесниться в краткосрочной перспективе. Хотел бы также обратить внимание на планировку помещения - открытое пространство всегда более эффективно с точки зрения размещения максимального количества рабочих мест, да и положительный пример директора, работающего вместе со всеми и на виду у сотрудников, может быть весьма эффективен.

Немаловажным фактором является возможность расширения в текущем бизнес/офисном центре. Дело в том, что, как правило, в договоре аренды есть штрафные санкции за досрочное расторжение договора аренды, а если вы просто переезжаете из одного помещения в другое в рамках одного бизнес центра, то никто вас не будет штрафовать. Плюс к этому, практика показывает, что более 60% сотрудников первоначально выбирают компанию по ее месту расположения и удобству добираться в офис . За срок аренды может собраться значительная армия сторонников текущего места нахождения и, переехав, можно даже лишиться некоторых коллег. Соответственно крупный бизнес центр дает возможность для маневров и сбережет ваши капитальные затраты.

Недавний кризис показал, что возможными сокращениями тоже не стоит пренебрегать. Здесь очень пригодится строчка о субаренде, прописанная в договоре.

Сам по себе договор, со всеми его подводными камнями и нюансами мы рассмотрим отдельным этапом, но я рекомендую всегда пытаться договориться о праве на субаренду. Не пригодится - замечательно, а если возникнет необходимость, то эта возможность позволит сэкономить изрядную сумму денег.

Как найти хороший офис

Когда речь заходит о поиске офиса, самое главное, на что следует обратить внимание, – это его местоположение. Деловые поездки и встречи, предоставление сервисных услуг, привлечение клиентов – все это может вырасти в огромную проблему, если ваш офис расположен в неправильном месте. Вы и ваши сотрудники должны получать удовольствие от работы в этом месте, а клиенты – от нахождения в нем. Попытка же сэкономить на местоположении офиса, разместив его в каком-нибудь захолустье, – верный способ погубить свой бизнес.

Сначала продумайте, какая площадь вам потребуется. Желательно учесть перспективу возможного расширения, чтобы через год-другой не пришлось переезжать в более просторное помещение. Если вам посчастливится найти свободное помещение в пределах желаемого района, в будущем это принесет большую выгоду. Поиск может потребовать от вас больших затрат времени и тщательного планирования, но, поверьте, в дальнейшем эти хлопоты обернутся для вас финансовыми и профессиональными преимуществами.

Кроме того, важно, чтобы офис располагался в здании с хорошим техническим обслуживанием и оснащением. Не пользуется ли домовладелец дурной славой за то, что в доме регулярно отключается система отопления? Исправны ли лифты и достаточно ли часто производится уборка помещений? Я не знаю ни одного человека, который желал бы работать в неудобном офисе.

Комфортность здания, в котором расположен ваш офис, имеет не меньшее значение. Относитесь к выбору офиса так, словно вы ищете собственный дом, и вы потом будете рады, что выбрали именно этот подход. Я проработал в одном и том же офисе в Trump Tower более двадцати лет. Его местоположение и внутренняя отделка работают на меня так же успешно, как и два десятилетия назад. И это не слепая удача. Уже в ту пору я четко знал, что и через двадцать лет буду здесь работать.