Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная .

Данная статья посвящена рабочим процессам планирования и исполнения работ по проектам в проектных институтах и инструментам для автоматизации этих процессов (Microsoft Project Server / Microsoft Project Pro + PlanBridge).

Рабочий процесс планирования работ по проекту в проектной организации выглядит примерно так, как показано на Рисунке 1 .

Рисунок 1. Возможный рабочий процесс планирования проекта в проектной организации*

Примечание 1 - При детализации план-графика проекта и назначении ответственных, рекомендуется проводить оценку не только по длительности этапов и задач, но и по трудоемкости, сохраняя естественно каждый раз базовый план (копируя его), чтобы можно было провести анализ оценок.

Примечание 2 - Конечно, в каждой проектной организации схема взаимодействия может быть отличной от приведенной. Например, длительность разработки одного раздела, определяется за 1 раз, если это только не суперсложный проект, которых в общем объеме очень мало.

Как видно из Рисунка 1 , планирование проекта может происходить не одним человеком, а несколькими.

Также стоит обратить внимание на то, что работы по детализации этапов могут вестись параллельно начальниками отделов, и потом, до задач, начальниками групп.

На Рисунке 2 изображен возможный рабочий процесс отчетности и отслеживания проекта.

Рисунок 2. Рабочий процесс отслеживания проекта

Сейчас мы рассмотрим, можно ли в Microsoft Project Professional и Microsoft Project Server/Online планировать и отслеживать проекты согласно вышеприведенным бизнес-процессам в проектных организациях.

Microsoft Project Professional

«Голый» Microsoft Project Professional или как его задумал Microsoft

В Microsoft Project Professional, в том виде, в каком он представлен на рынке, нет возможности ни одновременного планирования (детализации) работ (см. Рисунок 1 ), ни возможности автоматизировать рассылку и сбор отчетности об исполнении от исполнителей (Рисунок 2 ). Т.е. работать с план-графиком проекта будет только один человек, и он самостоятельно будет собирать отчетность от исполнителей и заносить ее в проект.

Что делать?

Microsoft Project Professional + PlanBridge

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Современная система управления проектами ProjectExpert и Microsoft Project 2007. Project Expert – разработка бизнес планов и оценка инвестиционных проектов, возможности программы. Управление проектом "ОАО Ниф-Ниф" в программной среде Microsoft Project.

    курсовая работа , добавлен 14.05.2015

    Понятие и функциональные особенности, оценка возможностей MS Project как системы управления проектами, разработанная для согласованной работы с другими приложениями корпорации Майкрософт и облачными службами. Сферы ее практического использования.

    презентация , добавлен 03.03.2015

    Характеристика основных методик управления проектами, их отличительные особенности, критерии и обоснование выбора, анализ информационных технологий. Анализ возможностей, предоставляемых программой Microsoft Project, ее экономическая эффективность.

    дипломная работа , добавлен 28.06.2010

    Принципы работы Microsoft Project (программы по управлению проектами), ее основные понятия: задачи, ресурсы, назначения. Последовательность действий по созданию нового проекта, вводу задач и зависимостей между ними, вводу ресурсов. Работа с календарями.

    курсовая работа , добавлен 23.01.2011

    Основы управления проектами с использованием Microsoft Project. Анализ модернизации производства сверхвысокочастотной техники на НПП "Салют" с увеличением производства монолитно-интегральных, гибридно-монолитных приборов и электронных компонентов.

    курсовая работа , добавлен 16.01.2014

    Описание ключевых характеристик проекта создания хлебопекарни, фазы, задачи и необходимых для их выполнения ресурсы. Анализ и оптимизация плана проекта с использованием Microsoft Project, ввод данных в программу. Автоматическое выравнивание ресурсов.

    контрольная работа , добавлен 02.06.2010

    Описание программы Microsoft Project 2003, ее практическое применение в управлении. Основы теории управления проектами. Вводный курс, обучающий работе в MS Project. Принципы регулирования степени риска, особенности проведения контроля качества в проекте.

    контрольная работа , добавлен 24.09.2014

    Назначение, основные задачи, функциональные возможности программы Project Expert. Входные и выходные данные системы. Инструментальные средства для работы пользователя. Основные программные модули и диалоги. Решение финансовых и транспортных задач в Excel.

    контрольная работа , добавлен 07.08.2013

Ведущими игроками рынка ПО по управлению проектами Gartner называет Primavera, СА и НР. Позиции же продукта Microsoft, по мнению аналитиков, не стабильны, хотя и не уступают пока своей ниши. Эффективное управление проектами зависит не только от используемого программного обеспечения, но и от профессионализма сотрудников. Когда в области ИТ-разработки появилась технология UML, многие программисты ринулись использовать ее при проектировании. Но время показало, что по неправильно построенным диаграммам пишутся неправильные программы. То же самое можно сказать и про управление проектами.

Мировой рынок систем управления проектами

По данным Gartner в течение последних лет ведущим игроком рынка ПО по управлению проектами является Primavera , крупнейший независимый поставщик комплексных решений для управления проектами, ресурсами и портфелями проектов. Позиция решения Microsoft Project, по мнению аналитиков. не является стабильной. Если в 2002-2003 гг. в отчетах Gartner эта система занимала ведущие места, то в 2005-2006 годах вендор был отмечен лишь как устойчиво занимающий свою нишу. Аналитики также отметили в рейтингах 2006-2007 гг. компанию (с продуктом Clarity), которая занимается унификацией и упрощением управления ИТ в организациях.

Магический квадрант Gartner: ПО для управления проектами и портфелями проектов


Источник: Gartner, 2007

По данным Gartner, с середины 2006 года рынок решений для управления проектами развивался и менялся чрезвычайно быстро. Это обусловлено тем, что крупные предприятия нуждаются в расширенном планировании и контроле ИТ-ресурсов, в качестве основного инструмента используя решения для управления проектами. Ценность таких решений становится очевидной для компаний любого размера, которые используют программное обеспечение по управлению проектами в режиме сервисного обслуживания и по требованию.

В Gartner отмечают, что мировой рынок продаж систем разработки приложений и управления проектами в 2006 году достиг $ 7,2 млрд, увеличившись на 7% по сравнению с 2005 годом.

Продажи систем разработки приложений и управления проектами в мире, 2005-2006

Компания 2006 2006
Доля на рынке(%) 		2005 2005
Доля на рынке(%) 		2005-2006
Рост (%)
IBM 1806,7 25,2 1773,9 26,6 1,8
Microsoft 774,1 10,8 725,4 10,9 6,7
CA 757,1 10,6 742,3 11,1 2,0
HP (Mercury) 681,7 9,5 579,2 8,7 17,7
Compuware 550,0 7,7 562,4 8,4 -2,2
Другие продавцы 2591,4 36,2 2297,7 34,4 12,9
Всего 7161,0 100,0 6680,9 100,0 7,2

Источник: Gartner 2007

Мировой рынок систем управления проектами вырос на 20% ? для сравнения, системы разработки приложений продемонстрировали лишь 2%-й рост. Подобные темпы роста выше среднего уровня ожидаются вплоть до 2011 года. По прогнозам аналитиков Gartner, интеграция функций управления проектами, управления ИТ-сервисами и жизненным циклом приложений (ALM) в единое решение для планирования и управления ИТ-ресурсами (ITPC) пока находится в стадии разработки, и сформируется этот рынок примерно к 2009 году.

Мировые лидеры

Программное обеспечение Primavera предназначено для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI , IPMA и стандартами ISO. Данное решение имеет модульную структуру, модули основаны на web-технологиях. Хранение данных осуществляется в едином хранилище, построенном на базе Oracle или Microsoft SQL Server. Для сбора фактических данных и актуализации графиков система предлагает несколько модулей (для сбора данных в режиме реального времени, в режиме отсутствия постоянного подключения к сети и для пользователей карманных компьютеров). Существует система административной поддержки, которая позволяет минимизировать риски, связанные с сопровождением крупномасштабных проектов. Есть функциональность для решения задач календарно-сетевого планирования.

Решение CA Clarity обеспечивает основу для всестороннего управления ИТ-ресурсами за счет единой системы стратегического планирования и финансового контроля ИТ-услуг. Данное программное обеспечение является неотъемлемой частью решения по оптимизации бизнеса (Business Service Optimization — BSO). CA рассматривает решения по управлению проектами как краеугольный камень для разработки интегрированного набора приложений для управления корпоративными ИТ-ресурсами, а решение Clarity является главным инструментом, обеспечивающим не просто планирование проектов, а планирование и контроль ИТ-ресурсов на уровне руководителей предприятий и подразделений.

HP Project and Portfolio Management (PPM) — центр решений HP по управлению проектами и портфелем проектов предназначен для решения проблемы, с которой постоянно сталкиваются ИТ-подразделения невозможность выполнить часть проектов в установленные сроки, не выходя за пределы выделенного бюджета, с наиболее оптимальным использованием имеющихся ресурсов. В основе PPM лежит платформа Project and Portfolio Management Foundation, обеспечивающая совместное использование информации и автоматизацию рабочих потоков с использованием лучших практик управления бизнес-процессами ИТ-службы, безопасности и подготовки отчетов. Все это обеспечивает соответствие стандартам и требованиям таких программ контроля качества и управления процессами, как Six-Sigma, CMMI, IТIL, ISO-9000 и Cobit.

Microsoft для управления проектами предлагает продукт , который позволяет получать информацию, управлять проектными работами, планами и финансами и сохранять согласованность работы коллектива. Благодаря интеграции с Microsoft Office решение повышает производительность. Для управления корпоративными проектами у Microsoft существует решение Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), комплексная среда управления совместными проектами и портфелями. Решение Office EPM позволяет расширить анализ и контроль всех выполняемых работ благодаря оптимизации процесса принятия решений, повышению степени соответствия разработок стратегии развития бизнеса, более обоснованному использованию ресурсов. В состав EPM входят следующие продукты: Microsoft Office Project Professional (управление проектами), Microsoft Office Project Server (средство для централизованного управления проектами), Microsoft Office Project Portfolio Server (управление портфелями проектов).

Решение Plainview предлагает инструменты прогнозирования, планирования и оптимизации управления портфелями проектов на базе единой корпоративной стратегии. Объединяя в рамках единого web-интегрированного решения управление различными бизнес-процессами стратегиями, услугами, проектами, Planview позволяет за счет эффективного администрирования бюджетов, ресурсов и возможностей достигать оптимальной управляемости бизнеса в условиях постоянно меняющейся среды.

Compuware Changepoint это комплексное решение, которое обеспечивает настройку и управление ИТ и позволяет увеличить эффективность работы пакета ИТ в целом. Changepoint также упрощает управление защитой передачи информации, связанных со сферой деятельности ИТ, начиная с ввода запроса служб, заканчивая расстановкой приоритетов и выбора портфелей для продолжения мониторинга проекта и состояния исправности прикладных программ. Compuware Changepoint автоматизирует основной принцип операций информационных технологий, который затрагивает организационную структуру и перемещает релевантные данные, вплоть до визуализации пакета услуг ИТ, которая дает возможность предоставлять информацию ограниченному кругу людей в нужное время. Решение позволяет контролировать не только проекты, но и внепроектную работу.

Российская альтернатива Microsoft Project

Российские компании тоже не оставили своим вниманием рынок программного обеспечения по управлению проектами. В числе подобных решений Spider Project , которое отличается мощными алгоритмами планирования использования ограниченных ресурсов и большим количеством дополнительных функций. Данный пакет управления проектами спроектирован и разработан с учетом потребностей, особенностей и приоритетов российского рынка. Spider Project позволяет выполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

Другое популярное отечественное решение это разработка 1С-Парус на платформе бухгалтерской системы 1С:Предприятие версии 7.7 . Оно служит для планирования, организации, координации и контроля проектных работ и ресурсов. Типовое решение разработано только средствами и методами программы 1С: Предприятие и интегрируется с любыми конфигурациями, которые используют компоненту 1C Бухгалтерский учет.

Сравнительный анализ наиболее распространенных продуктов

Проведенные экспертами Gartner исследования рынка программных продуктов в области управления проектами выделили их сильные и слабые стороны.

Продукт Сильные стороны Слабые стороны
Primavera Предоставляет мощный набор решений по управлению проектами;
ProSight добавляет оптимальный набор инструментария для автономного анализа портфелей и системы управления;
Быстрая и эффективная служба поддержки. 		Сфокусирована на планировании сложных корпоративных проектов и гораздо меньше на управлении ИТ запросами;
Сильно опирается на партнерские отношения;
Высокая цена может оказаться нецелесообразной для организаций с ограниченным бюджетом.
CA Clarity Новые возможности интегрируют виды ИТ компонент в услуги, чтобы лучше ассигновать и отслеживать затраты и давать депозитариям возможность просматривать стоимость и статус ИТ сервисов;
CA сохранил место на рынке с темпом роста примерно в 20% против HP и Plainview;
CA видит управление проектами как краеугольный камень интегрированного набора приложений для управления ИТ предприятия с ClarИТy в качестве основного средства поддержки исполнительного уровня планирования и контроля за исполнением. 		Длительные сомнения, основанные на низкой оценке и отчетности прошлых лет мешают продвижению продукта на рынке;
Clarity ориентируется, в основном, на организации среднего уровня.
HP PPM Приобретение продукта выгодно тем, что HP может предоставлять значительные скидки;
В последней версии HP PPM представлены расширенное управление ресурсами и планирование проектов, ранее неизвестные по своей эффективности в этих областях. 		Несмотря на большие возможности, HP должен еще продемонстрировать долгосрочные обязательства на рынке управления проектами.
Цена за лицензию Microsoft Project представляет потенциально рентабельную альтернативу другим вендорам, нацеленным на корпоративных клиентов;
Компания использует широкие партнерские отношения для увеличения канала маркетинга и удержания лидирующего места на рынке;
Microsoft приобрел лучшие системы по управлению и анализу портфелей, переименовал их в Portfolio Server и продолжает расширять существующую интеграцию между ним и Project Server;
Microsoft продолжает разрабатывать прикладное решение управления проектами, объединяя Microsoft Enterprise Project Management и Visual Studio Team System. 		PPM-система Microsoft поставляется и обслуживается через партнеров, что не всегда является рентабельным;
В отличие от других вендоров, PPM решения Microsoft основаны на использовании множества независимых программ, которые должны быть соответствующим образом настроены для использования их в качестве компонента PPM.
Planview База знаний Planview, основанная на лучших решениях, шаблонах и технологических моделях предлагает клиентам ссылки на справочники и библиотеки, которые они могут использовать для дальнейшей автоматизации процессов PPM, так как они приняты в организации. Для пользователей продукта Business Engine Planview будет разрабатывать рентабельный переход на Planvew enterprise;
Planview поддерживает только платформу Windows и не поддерживает никакие web сервера, кроме IIS.
Compuware Постоянное углубление функциональных возможностей;
Доступны различные модели поставок продукта, что позволяет пользователям тратить деньги только на то, что им необходимо; 		Changepoint поддерживает только платформу Microsoft, web сервер IIS и Microsoft SQL сервер.

Российский опыт управления проектами

В настоящее время нет достоверной статистики по доле использования отечественными компаниями PPM-решений. Однако опрошенные CNews респонденты едины во мнении, что вопрос управления проектами (особенно в области ИТ), является одним из самых наболевших. Основной проблемой отечественного управления проектами является недостаточная квалификация менеджеров. Зачастую принимается решение об использовании специализированного программного обеспечения для управления проектом (в основном, это Microsoft Project), строятся временные диаграммы, но затем начинается рутинная работа: появляются новые задачи, изменяются требования к существующим, все это требует оперативного внесения и отслеживания изменений в план проекта. Но, как правило, этим перестают заниматься.

Для управления проектами используется BugTracking с развитым Workflow + общение через Outlook, рассказал CNews эксперт компании Интернет-решения Роман Чухлебов. Были отдельные попытки использования Microsoft Project, но они прекратились, в основном, из-за отсутствия методологии. По его словам, для начала использования Microsoft Project в компании должна быть определенная методология управления проектами. И решением должны уметь пользоваться все участники процесса разработки. Таким образом, необходима соответствующая культура ведения проекта. Каждый член команды должен постоянно следить за процессом выполнения своей работы и поддерживать в актуальном состоянии информацию о своих задачах в системе управления проектами.

Вячеслав Столчнев

Просмотры: 3 273

Майкрософт Проджект (Microsoft Project) - это комплексное программное обеспечение - система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями, который позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и т. д. В статье даётся описание функций и более подробно рассказывается о том, что такое Ms Project, как работать в программе, и как пользоваться всеми Microsoft Project-возможностями.

Общие характеристики и место продукта среди конкурентов

Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой и «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек).

Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.

Тем не менее, конкуренты – аналоги Ms Project, увеличивая свои конкурентные преимущества, часто «отстраиваются» именно путём масштабирования средств стоимостного и ресурсного планирования и обеспечения организации многопользовательской работы.

Среди таких программ, ориентированных на крупные проекты, можно выделить русифицированный Open Plan.

Ещё одним направлением «отстройки» является специализация продукта. Среди такого программного обеспечения популярна Primavera, получившая распространение в сфере инженерных и строительных проектов как средство календарно-сетевого планирования, позволяющего учитывать финансовые, материальные и трудовые ресурсы в средних и крупных проектах. Программный облачный инструмент Basecamp считается главным конкурентом в сегменте ультра-лёгких управленческих решений. При этом Microsoft тоже с 2013 года предлагает облачную версию своего продукта.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:

1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:

  • собственно Project Server,
  • корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server),
  • технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Ms Office, что даёт возможность:

  • проще осваивать управление инструментов в привычной среде продуктов Ms Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel),
  • настраивать Ms Project-формулы в стиле формул Excel,
  • адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путём программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы уменьшить число проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (например, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение у партнёров готовых решений, компенсируя клиентам при этом разработку отраслевых решений.

Задачи и возможности программы

Работу в Microsoft Project рекомендуется начинать с освоения проектного подхода как такового – ознакомления с его принципами и методами проетирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментов: разделять крупные проекты на части, корректировать временные оценки, учитывать и закладывать риски, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приёмами. В учебном пособии, выпущенном в 2013 году Министерством образования РФ для освоения Project 2010, первые главы посвящены введению в основы проектного управления – технике планирования и построению «проектного треугольника» («время-стоимость-объём работ»).

В случае реализации проектного подхода программа Project помогает решать следующие задачи:

Для работы в программе используют понятия «Задача», «Ресурс» и «Назначение». Для достижения цели проекта работа разбивается на задачи. Понятие «ресурс» чаще применяется к сотруднику, но может относиться и к недвижимости, оборудованию, материалам. В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда на выполнение задачи выделяются ресурсы. Именно назначения определяют объём необходимого на решение задач времени и, как следствие, – общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют т. н. представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.) ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (например, Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм.

Чтобы на одном экране полнее отобразить необходимую информацию, вместо одиночного (обычного) режима представлений путём установления «флажка» в меню, выводят комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что даёт возможность видеть одновременно два представления.

Разделение работы по проекту формирует структуру , в которой задачи представлены разными типами:

  1. Отдельной задачей.
  2. Суммарной задачей (фазой), состоящей из группы связанных задач.
  3. Вехой – опорной отметкой – точкой важного события, по которой контролируют ход выполнения проекта.
  4. Повторяющейся задачей, регулярно возникающей по ходу проекта (например, «утренние планёрки»).

Начиная с версии Project 2010, задачи можно планировать как в автоматическом, так и в ручном режимах, помещая, в этом случае, задачу в любое место расписания.

В пакете преимуществ, которые оценили Intel, Tesla, Toyota, BMW, Kraft, 21st Century Fox, British Airways и миллионы других компаний, постоянно появляются новшества, с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Project, в специальном русском блоге или в сообществе Facebook и Вконтакте.

В заметке описывается вариант планирования и отслеживания итеративной разработки с помощью Microsoft Team Foundation Server 2010 и Microsoft Project 2010 . Про TFS, как инструмент управления жизненным циклом приложения (ALM, Application Lifecycle Management), будет сказано немного. В принципе, не важно, какое хранилище вы используете для структурирования и хранения ваших работ (WBS, Work Breakdown Structure), описанный материал должен быть вам равнозначно полезен. Вместо TFS у вас может быть, к примеру, Atlassian Jira . Также я не собираюсь повторять в своем исполнении статьи Microsoft про интеграцию TFS и Project. Речь пойдет о том, как использовать Project, традиционно воспринимаемый в качестве инструмента долгосрочного планирования, в качестве калькулятора, упрощающего планирование и отслеживание итераций согласно всем канонам гибкой методологии Scrum, описанным Хенриком Книбергом в легендарной книгеScrum и XP: заметки с передовой . Этот рецепт был изобретен еще 3 года назад при работе с предыдущими версиями указанных программ, то есть практически также работает на TFS 2008 и Project 2007. Материал предназначен для менеджеров по разработке, руководителей групп разработки и ведущих разработчиков, которые хотя бы примерно понимают все, что написано в этом абзаце текста.

К чему это все?

Поводом для публикации стали бесконечные, настойчивые и даже слегка агрессивные заявления слепых приверженцев Agile, а то даже и тренеров известных компаний, предоставляющих консалтинговые услуги по внедрению гибких методологий, на профильных ресурсах Интернет о том, что Agile, в основе которого лежит открытость и готовность к постоянным изменениям, и Project – вещи несовместимые, так как “этот инструмент применяют недалекие менеджеры для создания рисунка колбасок взаимосвязанных работ на диаграмме Ганта, который они называют календарным планом разработки и который по их глубочайшему убеждению, рожденному во враждебной секте доисторического и уже не модного водопадного планирования, меняться не может, а если и меняется, то это целиком вина балбесов-разработчиков, не умеющих оценивать трудоемкость задач или безответственно срывающих сроки”.

Я думаю, что это действительно следствие нехорошего опыта работы в прошлом с такими вот “недалекими менеджерами”. Но, кроме того, в этом прослеживается распространенный по причине своего коварного удобства миф о том, что планировать гибкую работу не нужно, так как это бессмысленно.

К сожалению, словами доказать обратное по-моему невозможно. Думаю, к этому менеджер может прийти только на основе личного опыта. К примеру, так повезет в жизни, что вам поручат инновационный проект. Это будет не очередной веб-сайт или редактор базы данных, которых ваши разработчики сделали уже столько, что могут легко угадывать срок реализации, а все ваше гибкое планирование потенциальных изменений и недоверия к оценкам разработчиков в которых сводится к умножению этого срока на 2. Так как оценить то, что ни разу не делал и не знаешь, как делать? Или как в этом же проекте спланировать ресурсы для защиты бюджета, когда у вас в компании нет всемогущего пула, из которого вам по запросу тут же могут отгрузить разработчика? Конечно, на помощь приходит оценка производительности проектной команды, управление рисками (в частности, неизвестностью), прогнозирование и прочие методики планирования в динамике, на которых на самом-то деле и основаны гибкие методологий: Agile говорит о бессмысленности предварительного долгосрочного планирования, результатом которого должен стать железобетонный неизменяемый план, но вовсе не говорит о том, что планировать работы, озвучивать сроки и укладываться в них теперь не нужно.

В конце концов, кто вы, менеджер по разработке, как не эксперт по планированию, пусть даже гибкому? Умножать оценки на 2 может калькулятор. Не доверять разработчикам, а также дергать их по любому поводу может любой, кому за честную зарплату нечем занять себя в рабочее время. “Головняки” обещаний сроков, выданных после многозначительной паузы, потраченной на разглядывание потолка, и смиреной готовности к неминуемому вызову на ковер к руководству в случае срывов сроков можно повесить на девушку без нервов с должностью администратора проекта.

Завершаю лирическое вступление. Итак, рамки данной заметки: как планировать и отслеживать итерации в Scrum с помощью TFS и Project – прогнозирование сроков всего проекта сейчас не рассматриваем.

Приступаем к планированию

Что на входе?

Внедрен процесс итеративной разработки, к примеру, Scrum. Как минимум, должны быть стабильные итерации (спринты). Как максимум, регулярно производится оценка производительности команды, то есть по итогам итерации уточняется цифра, так называемого, фокус-фактора.

Рабочие элементы, которые планируются на итерацию, хранятся в TFS или иной ALM, по возможности имеющей интеграцию с Project.

В рамках планирования итерации исполнители оценили трудоемкость рабочих элементов в идеальных часах или прочих разновидностях попугаев вроде story points.

На какие вопросы будет ответ по завершению?

Успеем ли мы сделать все задачи, что запланировали?

Запланировали ли мы полную и равномерную загрузку членов команды? Не выйдет ли так, что менеджер даже и не заметит, что один разработчик будет всю итерацию работать не покладая рук на успех демонстрации по итогам итерации, а второй от недостатка задач будет заниматься больше саморазвитием, разумеется, в рамках поставленных ему задач.

На какие вопросы нужно регулярно получать ответы?

Мы все еще успеваем сделать все запланированное до конца итерации? Если так, то что конкретно и какие у нас есть варианты неизбежного перепланирования?

А, быть может, мы запланировали мало работы, и имеет смысл взять в работу дополнительные задачи? Если так, то сколько работы можно взять, чтобы успеть ее сделать?

Какие инструменты нужны?

В начале заметки я приводил ссылку на статью Microsoft, в которой подробно описан перечень требуемого программного обеспечения для возможности планирования и отслеживания проектов TFS в Project. Разумеется, нужен сервер TFS. На рабочую станцию минимально достаточно установить Microsoft Visual Studio Team Explorer 2010 и Microsoft Project Standard 2010 . По завершению рекомендую запустить Windows Update: придет и установится очень много всего полезного.

Что возьмем в качестве примера?

В качестве примера я возьму нашу текущую уже завершающуюся 2-недельную итерацию. Дело в том, что она очень показательна с точки зрения сложности планирования по причине большого количества дополнительных факторов, учесть которые непросто: на первой неделе итерации с 5 по 11 марта были укороченные дни и праздничные дни, в начале второй недели ровно посередине итерации в команду влился новый разработчик, руководитель группы разработки примерно 10% своего времени тратит на собеседование разработчиков – сюда можно добавить и более сложные факторы, которые меня ждут впереди, к примеру, привлечение внешних ресурсов на часть работ по итерации, доступность которых в момент планирования итерации можно оценить только приблизительно.

Знаю, что сектанты от Agile скажут: и не нужно учитывать все эти мелочи, ведь планирование всего этого, тем более автоматизированными инструментами, похоже на расстрел воробьев из пушки. Таким образом, основной тезис: это сложно, а потому бессмысленно. А хотите увидеть, как легко все эти факторы может учесть в калькуляции Project, предоставив нам четкую картину прогноза итерации и текущего ее состояния в течении всей итерации?

Примечательно также, что Microsoft в новой версии TFS 2011, находящегося сейчас в стадии бета-тестирования, все-таки реализовали упрощенный сценарий того, что будет описано ниже с применением Project: Plan an Iteration .

Планируем

Итак, что я сделаю?

Я открою запланированные на итерацию рабочие элементы, трудоемкость которых оценили исполнители, в Project, укажу необходимые параметры: дату начала и окончания итерации, доступность ресурсов, в том числе праздники и отгулы, фокус-фактор команды и прочие параметры – и попрошу Project ответить на озвученные выше вопросы.

Автоматическое планирование

Прежде всего нужно убедиться, что в Project по умолчанию настроено использование режима автоматического планирования новых задач. Если после запуска Project возникает вот такое всплывающее уведомление:

– то выбираем пункт Параметры в меню Файл , в открывшемся окне Параметры Project переходим на закладку Расписание , затем в раскрывающемся спискеПараметры планирования для этого проекта выбираем пункт Все новые проекты , а в раскрывающемся списке Новые задачи пункт Автоматическое планирование , после чего нажимаем кнопку OK .

Это позволит Project самостоятельно рассчитывать даты начала и окончания задач на основании ссылок, ограничений и других факторов, которые мы собираемся учесть.

Это достаточно важный момент. Ручное планирование и отслеживание задач менеджером внутри итерации очень трудоемко и практически бессмысленно. Кроме того, с этой задачей прекрасно справляется сама команда, обсуждая текущий статус задач на ежедневном Scrum-собрании , окружив доску задач. Мы используем для этого виртуальную доску TFS Workbench : каждое утро каждый из нас рассказывает остальным про статус своих задач, указывая на соответствующие им “бумажки” (sticky notes) на доске задач, при необходимости изменяя их статус (взял в работу, завершил) и оценку оставшихся трудозатрат, отражая прогресс или указывая новой оценкой факт недооценки.

По сути ежедневный Scrum и является ручным планированием и отслеживанием в итеративной разработке, но по сравнению с мучениями менеджера, вручную управляющего разработкой, а вернее разработчиками, в данном варианте все происходит автоматически. Кроме того, нагрузка по выполнению этой работы равномерно распределяется между членами команды, а времени на это уходит всего 15+ минут в день. Эффект замены ручной на автоматическую коробку передач автомобиля.

К слову, TFS Workbench мы используем временно, так как с нетерпением ждем выхода TFS 2012, в котором виртуальная доска задач реализована из “коробки”.

Определяем параметры итерации

Теперь нам нужно определить параметры итерации, которые Project будет использовать для расчета проекта.

Дата начала итерации

На панели инструментов переходим на закладку Проект , нажимаем на кнопкуСведения о проекте и в открывшемся окне указываем дату начала итерации в поле ввода Дата начала . Хоть итерации и начинается с 5 марта, тем не менее, как видите, я указал в качестве даты начала следующий день. Так я бронирую примерно день работы всей команды на отнимающие много времени встречи: планирование, демонстрация и ретроспектива – тем самым, Project остается без целого дня для калькуляции.

Доступные человеко-часы

На панели инструментов нажимаем кнопку Изменить рабочее время , в открывшемся окне указываем все сложности, которые нам принес международный женский день. Как видите, я создал следующие исключения: укороченный на час день 7 марта, нерабочие дни 8-9 марта, рабочий день 11 марта.

Кроме того, здесь же можно указать запланированные отгулы, болезни, походы на конференции и прочие виды заранее известной недоступности конкретных членов команды. Для этого в выпадающем списке Для календаря выбираем название ресурса, которое используется в TFS, и настраиваем нужные исключения.

Нажимаем кнопку OK . Все, теперь о доступном рабочем времени на итерации нам беспокоиться не нужно, Project все учтет. Но нужно определить еще доступность ресурсов, чтобы Project в итоге смог посчитать доступные человеко-часы по каждому члену команды и учитывать это при планировании задач, назначенных на них.

На панели инструментов переходим на основную закладку Задача и нажимаем первую кнопку Диаграмма Ганта Лист ресурсов .

Вот как это выглядит.

В данном представлении отображаются все ресурсы, на которые в итерации назначен хотя бы один рабочий элемент. Не правда ли, отличная у меня команда, с такой просто горы можно с места сдвигать? Тем не менее, все имена вымышлены, любое совпадение считать случайностью.

Здесь я определяю доступность членов команды на итерации, а также ввожу выбранный на итерацию фокус-фактор. Рассмотрим каждый ресурс подробно.

Я на проекте выполняю функции ролей Product Manager и Program Manager (терминология методологии Microsoft Solution Framework 3.1 , по которой на самом деле мы “живем”, а по Scrum лишь “разрабатываем”), потому на итерации я “бездельничаю” как все курицы из анекдота, часто рассказываемого Scrum-тренерами. Конечно, это не правило, иногда я беру некоторые работы на себя, но конкретно в данной итерации на момент планирования потребности во мне как исполнителе не было. Поэтому столбце Макс. единиц напротив себя я указал 0%. Кроме того, это помогает Project отлавливать попытки назначить на меня какие-то задачи итерации по ошибке и выводить соответствующее предупреждение.

Теперь перейдем к более сложному случаю.

Ballmer Steve у нас руководит группой разработки, а потому привлекается к техническому собеседованию разработчиков, активным поиском которых мы сейчас занимаемся. По статистике, специально собранной на прошлой итерации, он отвлекался на общение с соискателями в среднем на 10%. Поэтому основываясь на статистике HR о том, что количество желающих или решивших сменить наконец-то работу в начале весны может только расти, и принципе “вчерашней погоды”, мне нужно заложить доступность ресурса Ballmer Steve на 90%.

Но я же еще хотел заложить в расчет фокус-фактор. Обычно тренеры рекомендуют фокус-фактором уменьшать количество доступных для планирования попугаев, указанных в story points. Но для этого их нужно вначале посчитать, а как-то лениво: ведь выше я уже передал все данные, пусть Project сам считает. Поэтому я придумал закладывать показатель производительности просто в доступность всех ресурсов. Та же яичница, только вид сзади. По итогам прошлой итерации фокус-фактор составил 45%, но при планировании этой итерации мы решили стандартным образом попытаться заставить себя чуть-чуть лучше фокусироваться на целях итерации, а потому заложили фокус-фактор в 50%. Таким образом, Ballmer Steve, которого никто не отвлекает, особенно я, доступен на итерации на 90%, но всего из них по прогнозу “вчерашней погоды” с небольшой добавленной оптимистичностью он будет “доступен” только на 50%. Итого, получаем 45%.

С точки зрения вклада в работу по данной итерации Gates Bill просто стахановец, соответственно, полностью “доступен” с учетом фокус-фактора на 50%.

Аналогично и “доступность” Guthrie Scott, вот только парень присоединится к нам только на второй неделе итерации. Двойным нажатием по ресурсу вызываем окноСведения о ресурсе и указываем этот хитрый вариант доступности ресурса. На первой неделе до начала праздников его не будет: 0% до 10 марта – конечно, выходить на новое место на непонятные 3 дня смысла мало. Итого, он присоединится к нам в жуткое для всей страны постпраздничное воскресенье: 50% с учетом фокус-фактора с 11 марта. Обратите внимание, что благодаря такой настройке в представлении Лист ресурсов вплоть до 11 марта напротив ресурса будут светиться 0%.

Загружаем рабочие элементы

Теперь необходимо загрузить в Project рабочие элементы, оцененные исполнителями и запланированные на итерацию в TFS. Самый простой вариант описан в статье:Планирование задач и назначение ресурсов с помощью приложения Microsoft Project .

Все, я передал Project для калькуляции все необходимые в этом конкретном примере данные, теперь его пора прийти на помощь. Переходим на закладку Ресурс , жмем кнопку Параметры выравнивания и в открывшемся окне указываем параметры расчета. Жмем кнопку OK , и нажимаем на панели инструментов, пожалуй, самую магическую кнопку в Project – Выровнять все . При этом Project вычисляет такие даты задач, при которых соблюдаются все заданные ранее параметры, взаимосвязи задач в TFS, а также желание побыстрее все успеть при нормальной загрузке всех ресурсов. Вот даже Project по умолчанию чтит трудовой кодекс.

Project справляется с расчетом в доли секунды, после чего снова начинаются мои мучения. Обычно все-таки на итерацию планируется “на глаз” большее количество работы, чем сможет осилить команда в нормальном темпе работы. Хотя бывает и обратное. Соответственно, дата завершения всего проекта уплывает за дату окончания итерации или встает как вкопанная за несколько дней до нее. Переходим на закладку Форма т панели инструментов и устанавливаем переключательСуммарная задача проекта , после чего отобразится корневая задача, по столбцуОкончание которой можно сразу видеть рассчитанную дату окончания всех работ. Как следствие, мучаемся над вопросом, что можно выкинуть из перегруженной или добавить в недогруженную итерацию.

Кроме того, бывает, что при планировании сразу же прогнозируется, кто и какие задачи будет выполнять. Все понимают, что в течение итерации самую приоритетную задачу может схватить любой освободившийся член команды. Тем не менее, есть “любимые” и “нелюбимые” задачи, есть эксперты и прочие варианты индивидуальных желаний или нежеланий забрать конкретные задачи. Конечно, идеальным вариантом было бы назначать все задачи на один и тот же ресурс, к примеру, руководителя группы разработки: в момент планирования это означает назначение задач команде, а не конкретным исполнителям – в течение итерации члены команды разбирают задачи самостоятельно или по просьбе руководителя группы разработки. В этом случае ресурсу Ballmer Steve я просто бы проставил “доступность”, равную суммарной доступности всех членов команды. Но так сделать получается не всегда, в итоге, приходится учитывать в том числе и индивидуальную нагрузку каждого ресурса. На панели инструментов переходим на основную закладку Задача и нажимаем первую кнопку Диаграмма Ганта , после чего в выпадающем списке выбираем представление График ресурсов .

Как видите, Gates Bill – труженик, работающий по полной каждый день. Напомню, что размер этой “по полной” был задан нами в виде “доступности” ресурса в 50%. И Project тоже молодец: не заставил работягу выходить на работу в праздники на первой неделе и выходные на второй – зато он нашел его неизбежные переработки 12 и 14 марта, практически по 16 часов в день. С помощью других представлений, в принципе, можно будет найти, что так Project пришлось сделать, так как, к примеру, на завершение каких-то работ Gates Bill завязаны задачи, к примеру, Ballmer Steve, которые тоже нужно успеть сделать в срок без переработок. Но это только ради академического интереса, ну то есть от нечего делать. На самом деле уже итак понятно, что ресурс на критическом пути и что нужно переносить какие-то задачи с него на других, у кого есть свободное время в итерации. Курсором перемещаемся на график другого ресурса, таким образом, быстро вычисляем “бездельника” и передаем ему часть задачи с перегруженного.

Я описал только некоторые варианты, но с помощью приведенных выше представлений, включенных мозгов и коллективного обсуждения обычно быстро удается прийти к финальному варианту. Вот, как он выглядит. Идеально, не правда ли? На самом деле, если вы обратите внимание на отметку Сегодня на временной шкале, то поймете, что это срез на конец итерации. И нам все-таки пришлось перепланировать итерацию на последней неделе из-за предварительной переоценки трудозатрат.

Вот, собственно, и все.

Ах, да, еще я обещал отслеживание работ по итерации. Здесь я предпочитаю пользоваться стандартным отчетом Burndown and Burn Rate : реагируя только на сильное расхождение палочек идеального и реального трендов, удается хоть на некоторое время отключать мозг на работе.

Тем не менее, более детальный статус работ можно отслеживать с помощью Project, просто выполняя обновление задач изменениями рабочих элементов в TFS. Кроме того, к сохраненному после планирования MPP-файлу можно возвращаться при перепланировании: по сути, в этот момент производится ровно та же самая работа, что и при планировании.

Надеюсь, мне удалось продемонстрировать Project как очень мощный инструмент для решения определенных проблем в том числе и в гибкой разработке. Пусть это и просто калькулятор, но очень удобный!