Что такое управленческая отчетность? Говоря простым языком, управленческая отчетность - информация, которую используют руководители, а чтоб использовать, у кого-нибудь ее спрашивают. Например, спросить управленческую отчетность можно у бухгалтера. Или сами смотрят в банковских выписках и в бухгалтерской программе. А затем, бывает, переписывают управленческую отчетность в свою записную книжку и пересчитывают на калькуляторе.
Сначала такой набор информации (будущая управленческая отчетность), то есть управленческой отчетности, появляется стихийно: понадобилось - спросил. Потом руководитель догадывается, что надо сделать фиксированную форму для отчетности, которую спрашивать в заполненном виде с определенной периодичностью. Потом одной формы становится недостаточно, появляется несколько, и заполняют их разные люди. Потом руководитель начинает «блуждать» в тридцати разных таблицах, где одни и те же данные, например, о продажах по регионам, написаны в разном порядке и почему-то имеют разные значения, швыряет все в корзину, и зовет бухгалтера: «сделай мне одну форму, но чтоб было понятно!» И начинается сказочка про создание управленческой отчетности сначала.
Как сделать, чтобы внутренняя управленческая отчетность была удобной, актуальной и достоверной? Только не думайте, что это легко. Разработка управленческой отчетности - это организаторская, а не экономическая, задача, и она требует системного подхода.
Управленческая отчетность по шагам
Для того, чтобы грамотно составить управленческую отчетность, сделать нужно вот что.
1. Составить список людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью.
Например: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам, начальник ОМТС - всем им когда-то понадобиться управленческая отчетность.
2. Собрать существующую управленческую отчетность в том виде, в каком она есть. Если для управленческих целей используется бухгалтерская отчетность (директор как умеет разбирается в оборотке), включить в комплект и ее.
В качестве примеров различный отчетностей, возьмем: отчет о продажах по филиалам, анализ счета 10 по субконто, отчет по текущим платежам (составляет экономист в Excel), отчет по дебиторской задолженности (делает зам. главного бухгалтера) и т.д.
3. Составить матрицу для управленческой отчетности: пользователи отчетов / виды отчетов, на пересечении вписать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог - чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе). Нужно также собрать «хотелки» нашей отчетности: задать вопросы и записать, чего людям не хватает в существующей отчетности. Если на предприятии есть показатели, которые используются как целевые и контрольные, т.е. по которым оцениваются сотрудники и по которым собственник контролирует генерального директора, то надо обязательно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения. Этот пункт является важным при составлении управленческой отчетности.
Например:
На этом этапе вы получаете картину «как есть», из нее надо вытащить все рациональное, чтобы в новой управленческой отчетности все, что ранее использовалось, было.
4. Составить управленческий классификатор доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), бюджета инвестиций и статей для учета оборотов между статьями баланса. Образец классификатора можно взять здесь.
5. Далее, для создания управленческой отчетности необходимо принять решение, какие еще аналитические справочники нужны для составления управленческой отчетности. Например, глядя на таблицу выше, можно сразу сказать, что разработки отчетности понадобятся справочники подразделений (филиалов), регионов, номенклатурных групп, менеджеров по продажам, а возможно, еще статей затрат и контрагентов. Для денежных отчетов (денежных управленческих отчетностей) обычно нужна аналитика по местам хранения денежных средств: расчетные счета, кассы, подотчетники. Эти справочники нужно либо взять из имеющихся баз данных (например, справочник контрагентов можно взять из бухгалтерской базы данных), либо составить самим и согласовать со всеми, кто пользуется отчетностью в разрезе такого справочника. При составлении управленческой отчетности рекомендуется также обратить внимание на этот пункт.
6. Далее, для создания управленческой отчетности нужно сделать основные формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в отчетность попала та информация, которой руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных данных. Если формы управленческой отчетности делаются в Excel, то сразу в эту форму включить нужную аналитику, например, по статьей оборотов вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам. Если формы управленческой отчетности делаются в программе «Бизнес-планирование», то достаточно заполнить справочник «Формы бюджетов» и проверить, что в отчет выводится расшифровка по всей нужной аналитике. Примеры отчетов (управленческую отчетность) можно посмотреть здесь.
7. Сделать остальные формы управленческой отчетности на базе статей оборотов, аналитических справочников. В первую, для создания управленческой отчетности, очередь сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть собранные «хотелки» пользователей и предложить дополнительные формы управленческой отчетности.
8. Добавить в созданные отчеты формулы и вычисляемые значения. На этом шаге наша управленческая отчетность уже начинает обретать надлежащий вид для управленческой отчетности.
9. Сформировать (или заполнить) формы управленческой отчетности реальными данными за один и тот же месяц. Согласовать получившиеся заполненные формы с исполнителями, которые ранее составляли управленческую отчетность.
10. Согласовать заполненную отчетность с пользователями по списку из п.1. Процесс может оказаться итеративным, т.е. управленческую отчетность нужно будет доделывать по замечаниям.
Управленческая отчетность, что на выходе?
Вы удивитесь, как быстро люди привыкают к удобным формам, уже через неделю никто не помнит, как было раньше. Но это если они получились удобные. Если по-прежнему руководитель что-то пересчитывает в записной книжке, или звонит и спрашивает, что означает какая-то строка, или сравнивает дублирующуюся информацию из разных таблиц - работайте дальше, система управленческой отчетности пока не получилась.
Таким образом, управленческая отчетность составляется поэтапно. Важно, при составлении управленческой отчетности, на каждом этапе следить за правильностью заполнения отчетности. При тщательном выполнении всех «заданий», управленческая отчетность будет составлена грамотно.
В отличие от финансового и налогового учета, которые строго регламентированы стандартами и законодательством, управленческий учет ведется в соответствии с информационными потребностями менеджмента конкретного предприятия. Поэтому существует множество различных подходов к разработке системы управленческого учета, к методам его ведения и даже к самому определению управленческого учета. Автор на основе многолетнего личного опыта по построению систем финансового управления в российских компаниях выделяет универсальные принципы разработки и внедрения управленческого учета.Молвинский Алексей Главная цель внедрения системы управленческого учета на предприятии - обеспечение руководства компании максимально полной информацией, необходимой для эффективной работы. Часто на российских предприятиях внедрение управленческого учета осуществляется по инициативе высшего руководства, которому не хватает конкретной управленческой информации.
Разработка и внедрение системы управленческого учета требуют немало усилий и времени (на крупных предприятиях этот процесс может занять несколько месяцев) и не сразу дают результаты. Понадобится время и на апробирование системы, и на накопление информации, которая поможет скорректировать систему управленческого учета уже по ходу внедрения.
Личный опыт
Сергей Никаноров, заместитель финансового директора АВПК «Сухой»
В моей практике был опыт внедрения управленческого учета в одной типичной средней производственно-торговой компании. Компания продавала 10-12 различных продуктов, шесть из которых сама и производила. У компании было примерно 20 основных покупателей (на них приходилось 95% продаж) и около 200 поставщиков. Объем продаж составлял 80-100 млн. долларов США. Во внедрении управленческого учета был заинтересован сам владелец предприятия. Но, несмотря на это, первый пакет управленческой отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств на базе МСФО) он получил только через три месяца после начала разработки системы управленческого учета. Еще два месяца понадобилось на то, чтобы наладить бесперебойную работу системы и регулярное представление управленческой отчетности.
Для достижения положительных результатов постановку управленческого учета рекомендуется осуществлять в несколько этапов.
-Определение финансовой структуры предприятия путем выделения центров финансовой ответственности.
-Разработка состава, содержания и форматов управленческой отчетности. Разработка классификаторов управленческого учета.
-Разработка методов управленческого учета затрат и калькулирования себестоимости продукции.
-Разработка управленческого плана счетов и порядка отражения типовых хозяйственных операций.
-Разработка внутренних положений и инструкций, регламентирующих ведение управленческого учета.
-Проведение организационных изменений на предприятии.
Рассмотрим подробнее, что нужно сделать на каждом из перечисленных этапов.
Этап 1. Определение финансовой структуры предприятия
Принципы построения финансовой структуры
Прежде чем приступить к сбору, обработке и оценке управленческой информации, важно четко определить, какие подразделения в состоянии представить необходимые данные. С этой целью создается финансовая структура предприятия, которая представляет собой совокупность центров финансовой ответственности (ЦФО)2.
Личный опыт
Сергей Никаноров
Если внедрять управленческий учет с нуля, то можно столкнуться с парадоксальной ситуацией, когда одни и те же данные поступают из разных служб компании. Естественно, цифры будут отличаться, поскольку каждая из служб до этого собирала информацию «для себя» так, как считала правильным. Соответственно, одной из задач является сверка данных, составляемых в разных подразделениях, чтобы финансово-экономическая служба могла определить, чьи показатели ей можно использовать в управленческом учете.
В соответствии с теорией и практикой корпоративного управления отдельные компании, структурные подразделения, службы, цеха, отделы или группы являются центрами финансовой ответственности. Их начальники несут ответственность за конкретные участки работ и решение поставленных руководством задач. В зависимости от полномочий и ответственности руководителей структурной единицы она может быть центром затрат, центром доходов, центром прибыли, центром инвестиций.
На практике финансовую структуру любого предприятия можно описать с использованием вышеуказанных типов центров финансовой ответственности.
Краткий словарь терминовПример построения финансовой структурыЦентр затрат - подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за выполнение поставленных задач в рамках выделенного бюджета затрат.
Существуют два основных типа центров затрат: центр нормативных затрат; центр управленческих затрат.
Центр нормативных затрат - подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за достижение планового уровня затрат на единицу продукции (работ, услуг) (например, производственный отдел, отдел закупок).
Центр управленческих затрат - подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за достижение планового уровня суммарных затрат (например, бухгалтерия, администрация).
Центр доходов - подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого в рамках выделенного бюджета затрат отвечает за максимизацию доходов от продаж.
Центр прибыли - подразделение (совокупность подразделений), руководитель которого отвечает за максимизацию прибыли (обладает полномочиями принимать решения, влияющие на прибыль путем как снижения затрат, так и увеличения доходов).
Центр инвестиций - центр ответственности, руководитель которого обладает полномочиями руководителя центра прибыли, а также отвечает за уровень и эффективность инвестиций.
Предприятия российского холдинга «Оптовая торговая компания»3 торгуют товарами массового спроса нескольких товарных групп на базе региональных центров - филиалов.
Управляющая компания состоит из подразделений, работающих по семи функциональным направлениям: административная деятельность, маркетинг, информационные технологии, логистика, складская деятельность, закупки, продажи (по видам товаров). Кроме того, у организации есть четыре филиала, каждый из которых состоит из подразделений, ведущих такую же деятельность, как и управляющая компания. Исходя из этого можно сформировать финансовую структуру холдинга (см. табл. 1).
Для более удобной и полноценной интерпретации данных управленческого учета автор статьи рекомендует присваивать каждому ЦФО определенный уровень. Так, в табл. 1 первому уровню соответствуют управляющая компания и ее территориальные филиалы; второму уровню - подразделения, сгруппированные по функциональным направлениям деятельности всего холдинга; третьему уровню - отдельные структурные подразделения управляющей компании и филиалов. В соответствии с определенными уровнями каждому ЦФО присваиваются коды. Компания использовала для кодировки ЦФО во внедряемой информационной системе шестизначные коды: первые две цифры указывают на территориальное подразделение холдинга (10 - Управляющая компания, 20 - Филиал 1 и т. д.4). Первые две цифры «00» в коде ЦФО означают, что речь идет обо всем холдинге.
Вторые две цифры указывают на направление деятельности: 01 - Администрация, 02 - Маркетинг, 03 - Информационные технологии, 04 - Логистика, 05 - Складская деятельность, 06 - Закупки, 07 - Общие продажи, 08 - Продажи первого товарного направления (ТН 1), 09 - Продажи ТН 2, 10 - Продажи ТН 3. Вторые две цифры «00» в коде ЦФО означают, что речь идет обо всех направлениях деятельности.
Последние две цифры указывают на номер подразделения в рамках функционального направления или территориального подразделения. Например, код «10 05 02» означает, что речь идет об управляющей компании (10), функциональном направлении - складская деятельность (05), а цифры «02» указывают на второе подразделение управляющей компании в рамках этого функционального направления (склад № 1). Третьи две цифры «00» в коде ЦФО означают, что речь идет обо всех подразделениях в рамках функционального направления или территориального подразделения.
Таким образом, агрегированные данные, например, по центру затрат второго уровня 00 01 00 «Администрация», отражают затраты на содержание администрации всего холдинга (суммарные затраты на содержание администрации управляющей компании и администраций всех филиалов).
Личный опыт
Евгений Титаев, финансовый директор Группы компаний «Ютлэнд» (Новосибирск), кандидат экономических наук
В настоящее время управленческая структура нашей организации имеет проектный тип: каждый центр формирования дохода рассматривается как отдельный проект. Подобным образом в такие ЦФО у нас выделены филиалы и зависимые компании. Наше предприятие постоянно развивается: увеличивается товарооборот, расширяются товарные группы, вводятся новые проекты по дистрибуции продукции. В связи с этим меняется организационно-финансовая структура предприятия. Поэтому финансовую структуру нужно проектировать таким образом, чтобы ее можно было подстраивать под вновь появляющиеся центры финансовой ответственности.
Этап 2. Разработка управленческой отчетности
Принципы разработки
Для каждого центра ответственности надо разработать набор показателей, характеризующих эффективность его деятельности, а также регламент сбора, обработки и хранения полученной информации. Для этого нужно создать формы управленческой отчетности, в которые будут заноситься все данные.
Состав, содержание и формы управленческой отчетности необходимо разрабатывать с учетом следующих принципов:
-релевантности (управленческая отчетность должна быть полезной для принятия конкретных управленческих решений, а не просто информировать о тех или иных аспектах деятельности компании);
-оперативности; адресности (отчетность должна представляться конкретным менеджерам в соответствии с их положением в иерархии управления);
-достаточности (информации в отчетности должно быть достаточно для принятия управленческих решений на соответствующем уровне, в то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание руководителей на несущественные или не относящиеся к делу сведения);
-аналитичности (управленческая отчетность должна предполагать возможность проведения последующего анализа с минимальными затратами времени);
-понятности;
-достоверности;
-сопоставимости (сопоставимость управленческой отчетности дает пользователям возможность выявить сходства и различия данных, представленных в нескольких пакетах отчетности. Сопоставимость достигается за счет использования одинаковых принципов учета в схожих сделках и условиях).
Как показывает практика ведения управленческого учета на российских предприятиях, всю управленческую отчетность можно разбить на три блока:
-управленческая отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения предприятия;
-управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности;
-управленческая отчетность об исполнении бюджетов предприятия.
Личный опыт
Евгений Титаев
На предприятиях, входящих в ГК «Ютлэнд», текущее управление финансами основано на системе бюджетирования - формируются бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Для учета и контроля исполнения бюджетов проводится анализ «план - факт», который реализован в основной корпоративной информационной системе.
Для оценки деятельности отдельных ЦФО применяются различные формы отчетности. Для ЦФО, отвечающих за получение дохода, определена форма, позволяющая контролировать и учитывать объем продаж, наценку по товарным группам и каналам сбыта, размер дебиторской задолженности, валовую прибыль. А в форме отчетности для центров затрат отражены объем и стоимость полученных услуг, работ, израсходованных материалов, имущественных активов.
Кроме того, регулярно проводится анализ дебиторской задолженности и определяется ее норма в расчете на каждого покупателя. Выполнение плана по дебиторской задолженности выделено в отдельный отчет. Также существует форма управленческой отчетности, которая позволяет оценить эффективность размещения оборотного капитала в различные товарные группы. К традиционным формам отчетности можно отнести и отчет о прибылях и убытках с учетом курсовых разниц (поскольку основной учетной валютой у нас является доллар США), баланс и отчет о движении денежных средств. Минимальный период составления отчетности, принятый в управленческом учете нашей компании, - месяц.
Управленческая отчетность российских компаний, как правило, составляется на основе МСФО, ГААП или российских бухгалтерских стандартов. Главные отличия управленческой отчетности от бухгалтерской заключаются в степени детализации (в управленческой отчетности представлена более подробная аналитическая информация), способах группировки данных (в управленческой отчетности данные могут группироваться по принципам, отличным от бухгалтерских) и в степени точности информации (в некоторых случаях, особенно в оперативных управленческих отчетах, допускаются определенная погрешность и использование приблизительных данных).
При разработке методики составления и обработки отчетности требуется взвешенный подход к определению сроков подачи управленческой отчетности, количества представляемых данных, их формата.
Личный опыт
Сергей Никаноров
Как правило, ежемесячная управленческая отчетность составляется в период между пятым и десятым числами месяца, следующего за отчетным. Однако может возникнуть ситуация, когда владельцу компании или генеральному директору понадобится хотя бы приблизительная отчетность за текущий месяц уже 29-го числа, то есть до окончания отчетного периода. В этом случае неоценимую помощь окажут имитационные модели бизнеса, с использованием которых мы составляем и долгосрочные прогнозы, и ежемесячные бюджеты. В модель вводятся доступные на текущий момент данные, производится их экстраполяция на дни, оставшиеся до конца отчетного периода. В результате получается управленческая отчетность, построенная в основном на фактических данных, но с определенными допущениями. Как правило, точности такого расчета вполне достаточно для принятия оперативных решений.
Каждое предприятие разрабатывает управленческую отчетность, ориентируясь прежде всего на свои потребности в управленческой информации. С одной стороны, не имея всей информации, руководство компании не сможет принимать взвешенных решений, с другой - если информации слишком много - менеджеру становится труднее выделить самые важные данные, оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия. Так, по информации журнала «Секрет фирмы», руководство холдинга, включающего Нижнетагильский и Западносибирский металлургические комбинаты, оценивает оптимальность бизнес-процессов холдинга всего по одному показателю эффективности - скорости движения оборотных средств5.
Пример управленческой отчетности
Управленческая отчетность российского промышленного холдинга «Пищепром» представлена следующим образом.
1. Стандартная управленческая отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения компании:
1.1. Управленческий баланс.
1.2. Управленческий отчет о прибылях и убытках.
1.3. Управленческий отчет о движении денежных средств:
1.3.1. Управленческий отчет о движении денежных средств 1 (прямой метод).
1.3.2. Управленческий отчет о движении денежных средств 2 (косвенный метод). Справка 6
Прямой метод составления отчета о движении денежных средств.
Метод расчета чистого притока/оттока денежных средств по основной деятельности. Рассчитывается как разница доходов, обеспеченных реальным поступлением денежных средств, и расходов, связанных с реальными платежами.
Косвенный метод составления отчета о движении денежных средств.
Метод представления потоков денежных средств от операционной деятельности, при котором чистая прибыль или убыток корректируется с учетом результатов операций неденежного характера, любых отсрочек или начислений прошлых периодов или будущих операционных денежных поступлений или платежей и статей доходов или расходов, связанных с инвестиционными или финансовыми потоками денежных средств.
2. Управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности.
3. Управленческая отчетность об исполнении бюджетов (см. табл. 2).
Этот блок управленческой отчетности представлен анализом «план - факт» по всем составляемым в холдинге «Пищепром» бюджетам.
Этап 3. Разработка классификаторов и кодификаторов управленческого учета
Принципы разработки классификаторов и кодификаторов
Классификаторы управленческого учета определяют и описывают различные объекты учета с целью их однозначной трактовки всеми участниками процессов планирования, организации, стимулирования и контроля на предприятии. Как и в случае с управленческой отчетностью, количество и типы используемых классификаторов каждое предприятие определяет исходя из своих потребностей. Наиболее распространенными классификаторами управленческого учета, применяемыми в российских компаниях, являются:
-виды производимой продукции, оказываемых работ и услуг;
-виды доходов;
-центры финансовой ответственности;
-места возникновения затрат;
-виды (экономические элементы) затрат;
-статьи калькуляции;
-виды активов;
-виды обязательств;
-виды собственного капитала;
-проекты;
-направления инвестиций;
-основные и вспомогательные бизнес-процессы;
-типы клиентов;
-категории персонала.
Внутри каждого классификатора вводится сквозная нумерация. Если есть необходимость детализировать объекты учета, можно использовать многоуровневую структуру кода. Классификаторы и кодификаторы играют важную роль и при автоматизации управленческого учета7.
Пример классификатора
Пример типичного классификатора приведен в табл. 3. При необходимости в классификаторе можно использовать и пятизначный код, разбив каждый из элементов затрат на подэлементы. Например, в статье затрат «Покупные сырье и материалы» с кодом 101 появятся подстатьи 10101 - «Топливо», 10102 - «Основные материалы», 10103 - «Вспомогательные материалы» и т. д.
Разработав все необходимые классификаторы, предприятию можно переходить к определению методов управленческого учета затрат и калькуляции себестоимости.
Подготовку материала курировал член Экспертного совета журнала, заместитель финансового директора АВПК «Сухой» Сергей Никаноров
_______________________________________________
1 Подробнее о методологии и определении управленческого учета см. мнения финансовых директоров, консультантов и других специалистов в этой области на см. в этом номере – Примеч. редакции.
2 Существуют различные подходы к определению центров финансовой ответственности. В частности, автор данной статьи использует терминологию (см. врезку), отличную от применяемой Олегом Дронченко в статье «Финансовая структура: первый шаг к бюджетированию» («Финансовый директор», 2002, № 6). На сайте нашего журнала www.fd.ru консультанты фирмы «Инталев», занимающейся бюджетированием, представили еще один подход к этой проблеме. Все желающие также могут высказать свою точку зрения по данному вопросу на нашем сайте. – Примеч. редакции.
3 Все примеры данной статьи основаны на практическом опыте автора. Предприятия, на которые ссылается автор, – реальные российские компании, названия которых изменены в целях соблюдения конфиденциальности. – Примеч. редакции.
4 В табл. 1 идентификация территориального подразделения производится по первой цифре, так как общее количество подразделений меньше десяти. Иначе следовало бы присваивать коды по следующему принципу: 01, 02, …, 10, 11, 12 и т. д. – Примеч. редакции.
5 См. статью «Между бюрократией и хаосом», «Секрет фирмы», 2003, № 5, с. 76 – Примеч. редакции.
6 Справка подготовлена редакцией. Подробнее о прямом и косвенном методах составления отчета о движении денежных средств см. в статье «Оценка денежного потока инвестиционного проекта», «Финансовый директор», 2002, № 4. – Примеч. редакции.
7 Об автоматизации управленческого учета читайте в следующих номерах. – Примеч. редакции.
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Примеры управленческого учета в Excel
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Справочники
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Удобные и понятные отчеты
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Учет доходов
Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Учет расходов
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Отчет о прибылях и убытках
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Анализ структуры имущества кафе
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.
КУРСОВАЯ РАБОТА
по ПРЕДМЕТУ
"Бухгалтерский управленческий учет"
"ВНУТРЕННЯЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ"
Введение
1.1 Понятие и виды отчетности
1.3 Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления
Глава 2. Использование управленческой отчетности на примере ООО "Черек"
2.1 Обратная связь в системе оперативного управления
2.2 Формы внутренних отчетов
2.3 Аналитические расчеты
Заключение
Составление отчетности - завершающий этап учетного процесса, поэтому она состоит из обобщающих итоговых показателей, которые получают в конце отчетного периода с помощью соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели, как в стоимостном, так и в натуральном выражениях. Таким образом, отчетность представляет собой источник информации для анализа и принятия решений.
Целью курсовой работы является изучение управленческой отчетности.
Задачами данной курсовой работы являются:
изучение целей создания управленческой отчетности;
изучение видов управленческой отчетности;
изучение требований к управленческой отчетности;
анализ управленческой информации.
Предметом исследования является управленческая отчетность организации.
Методологической и методической основой написания курсовой работы являются федеральные законы РФ, положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), учебная и справочная литература .
Глава 1. Внутренняя управленческая отчетность
1.1 Понятие и виды отчетности
Применяемую на практике отчетность можно разделить на несколько видов по трем основным характеристикам:
1) объем информации, представляемой в отчете;
2) цель составления;
3) период отчетности.
По объему информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам (филиалам). Общая отчетность характеризует результаты деятельности предприятия в целом .
В зависимости от целей составления отечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством информирования пользователей, заинтересованных в характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью внутрифирменного управления.
В зависимости от периода, который охватывает составляемая отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Периодическая отчетность - это отчетность, составленная через определенные промежутки времени (день, неделя, декада, месяц, квартал, полгода). Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ.
Управленческая отчетность - внутренняя отчетность, т.е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам .
Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.
Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи зависят от условий хозяйствования на конкретном предприятии .
1.2 Система управленческой отчетности
Система управленческой отчетности - один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой стороны - получить эти сведения оформленными надлежащим образом, т.е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений .
Кроме того, система управленческой отчетности - это результат деятельности любой системы управленческого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.
При формировании системы управленческой отчетности требуется:
определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;
составить схему формирования управленческих отчетов, определить владельцев исходной информации;
наделить ответственного полномочиями координатора, т.е. административно разрешить ему получение информации у ее владельцев;
определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.
Для успешного ведения проекта необходимо выполнить ряд действий .
Этап 1. Сформировать комитет управления проектом
Задачами такого комитета являются:
1) принимать решения по утверждению вышеперечисленных стандартов;
2) принимать оперативные решения в процессе производства работ;
3) оценить деятельность групп на местах и при необходимости делать выводы.
Процесс внедрения системы управленческой отчетности возникновением многочисленных ситуаций, когда необходимо принимать решения, например, по вопросам стандартизации процедур и справочников, финансирования проекта, что требует наличия группы оперативного реагирования, наделенной максимально возможными полномочиями. В принципе, анализ процесса может осуществлять один человек, но высокая критичность принятых решений и их глубокая взаимосвязь с важнейшими бизнес-процессами компании требует принятия взвешенных решений с участием максимального числа представителей заинтересованных сторон.
Этап 2. Сформировать рабочую (проектную) группу в центральном офисе и на местах (или филиалах, если таковые существуют)
Такая группа решает в процессе создания системы управленческой отчетности, следующие задачи:
1) осуществлять внедрение системы;
2) администрировать систему и приложения;
3) настраивать опции для конкретного филиала (если таковой существует);
4) руководить процессом и контролировать его в целом;
5) готовить вопросы на утверждение управляющего комитета;
6) осуществлять непосредственные контакты с поставщиком.
Если компания имеет сложную структуру, необходимо наличие дополнительного персонала, обеспечивающего разработку и поддержание в актуальном состоянии учетных и управленческих стандартов предприятия, возможно, в составе экономических подразделений (бухгалтерии, планового отдела) или в виде самостоятельного подразделения.
Этап 3. Сформировать корпоративные стандарты
Формируются следующие стандарты:
1) финансового учета (план счетов, учетная политика, шифры аналитического учета);
2) материального учета (справочник - кодификатор материалов, стандарты учета товародвижения, финансовые документы, учетные регистры, сопроводительные документы, принципы управления складскими запасами в разрезе материалов);
3) производственного учета (принципы расчета себестоимости, принципы отнесения затрат, принципы учета вспомогательных и побочных производств).
Приведенный перечень корпоративных стандартов является примерным и в значительной степени зависит от вида деятельности компании и ее текущего состояния (размер, наличие или отсутствие филиалов и т.д.).
Уровень детализации корпоративных стандартов зависит от степени интеграции финансовых процессов головной организации и ее подразделений.
Руководитель торговой сети в первую очередь должен следить за выполнением целей, поставленных перед ним акционерами. Для получения всей необходимой информации нужны пакеты сбалансированных отчетов. Также следует наладить стабильную работу по сбору и обработке данных, входящих в них. Рассмотрим подробнее, как подготовить основные отчеты для руководителя.
Для принятия верных управленческих решений отчеты для руководителя должны включать в себя следующую информацию:
- достаточность денежных средств для достижения целей компании;
- обеспеченность необходимыми товарными запасами;
- эффективность деятельности бизнес-единиц (объектов управления);
- выполнение бюджетов компании;
- маркетинговая активность и эффективность маркетинга;
- ключевые проекты (спецпроекты) компании.
Отчеты о работе департаментов компании, а также отчет по развитию (актуален на стадии становления и роста организации). Этот пакет отчетов представляет собой обзор деятельности компании в виде информации, позволяющей руководителю проанализировать как эффективность ранее принятых решений, так и риски недостижения целей акционеров.
Поскольку в конечном итоге любой целевой показатель компании можно выразить через деньги, очень важно, чтобы все отчеты находились в ведении финансового департамента компании и финансового директора лично или по крайней мере проверялись бы финансистами до момента подачи отчетов руководителю.
Отчеты должны быть своевременными, точными, понятными, учитывать цели управления. В общем и целом информация для руководителя торговой сети должна содержать шесть обязательных отчетов.
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Для руководителя торговой сети основными отчетами являются отчеты в разрезе магазинов, торговых офисов. Важно правильно распределить отчеты на группы по срокам представления, чтобы оптимизировать затраты времени как на их составление, так и на анализ.
Отчет о движении денежных средств
Прогноз движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов предназначен для оценки достаточности средств для выполнения целей компании в краткосрочной перспективе. Он дает информацию о том, где по времени ожидать или не ожидать провалов по cash, соответственно, надо или не надо привлекать дополнительное финансирование.
В пакет входят: отчет о продажах (ежедневно), отчет о сборе дебиторской задолженности (для дистрибуторских компаний), отчет о поступлении денежных средств, а также отчет о закупках, в том числе расходах.
Периодичность: не реже двух раз в неделю.
Форма представления: план/факт/прогноз по выделенным показателям (подробнее см. рисунок 1).
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Марина Лазарева, директор по экономике ГК «Ландгут»
Если на неделе у компании два платежных дня, то тогда подготовка прогноза движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов два раза в неделю вполне оправданна.
Если установленных платежных дней нет и управление денежными средствами осуществляется каждый день, тогда целесообразнее вести такой отчет в формате «факт-план» (за предыдущий день вносится фактическое исполнение бюджета движения денежных средств, а в остальных ячейках остаются плановые показатели) ежедневно или отчет готовить два раза в неделю, а ежедневно вести платежный календарь. Платежный календарь должен содержать не только поступления и выбытия по конкретным контрагентам, но и сумму долга с датами его погашения, и условия погашения этого долга (как со стороны дебиторов, так и со стороны кредиторов), тогда это дает возможность финансовому директору (или казначею) в полной мере видеть картину состояния денежных средств в компании. Что касается формата отчета, лучше добавить остаток средств на начало периода самой первой строкой (в принципе, это не обязательно - делайте так, как вам удобнее). Но знаю по своей практике, может быть, это и незначительные величины, но такой вариант формата отчета повышает точность подачи информации.
Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор Группы компаний FILANCO
Отчет о движении денежных средств, а также отчеты о товарных остатках (оба в разрезе магазинов и складов) надо представлять ежедневно. Они должны быть простыми и информативными. Целесообразно делать еженедельные отчеты ДДС в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, поскольку в розничной торговле велико влияние сезонности.
Для руководителя торговой сети «Старик Хоттабыч», в которой я ранее работал, отчет о движении денежных средств не представлял большого интереса. Обычно cash management в этой компании являлся задачей финансового директора и при отсутствии серьезных проблем с оборотным капиталом и существенных отклонений от бюджета отчет о движении денежных средств достаточно было представлять генеральному директору один раз в месяц.
Отчеты для оценки эффективности предприятия
Этот пакет отчетов позволяет руководителю предприятия увидеть в разрезе эффективность деятельности филиалов/магазинов/клиентов как бизнес-единиц и понять, что имеет смысл добавить, например в товарный портфель клиента/магазина или на каком товаре (товарной группе) сфокусировать внимание, чтобы повысить его эффективность.
Периодичность: ежемесячно.
Форму представления можно посмотреть в таблице 1 и таблице 2.
Примером практической реализации ABC-анализа товарных групп служит отчет о товарных запасах.
Этот отчет необходим для актуализации товарного портфеля торгового предприятия, вывода из него или минимизации товарных запасов по группам С и D в соответствии с ABCD-анализом товарных запасов, принятия решений о том, какой товар нужен или не нужен, а также исходя из динамики продаж, величины и доли валового дохода, приносимого в компанию.
Таким образом производится анализ ассортимента продукции предприятия, оценивается эффективность и оборачиваемость товарно-материальных ценностей.
Периодичность: отчет о товарных запасах представляется ежемесячно.
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»
В ООО «Старик Хоттабыч» одним из самых востребованных отчетов являлся отчет по марже и валовой прибыли в разрезе товарных направлений. Он формировался еженедельно и был ценен тем, что позволял видеть в динамике валовую прибыль и маржу каждого товарного направления предприятия в сравнении с бюджетом и прошлым годом. Считаю, что для торговой компании управление маржой/валовой прибылью через такой отчет - задача первостепенной важности, так как уровень маржинальности оказывает существенное влияние на величину операционного рычага и, как следствие, на рентабельность компании по чистой прибыли.
Отчет, который я также добавил бы в список обязательных, это отчет о продажах в натуральных показателях (штуки/упаковки/тонны/кубометры и пр.). Данный отчет дает руководителю торгового предприятия ясную картину динамики продаж и позволяет сравнивать разные периоды, исключая влияние ценовой политики. На мой взгляд, анализа продаж только в денежном выражении недостаточно.
Отчет о выполнении бюджета, прогноз
Этот отчет призван выявлять отклонения в сравнении с бюджетом/оперативным планом предприятия. С его помощью можно определить отклонения и далее выявить их причины. Затем по тенденциям строится дальнейший прогноз.
При этом важно детализировать статьи PL (отчет о прибыли и убытках) до значений драйверов (натуральных показателей), тогда вам сразу будут понятны настоящие причины отклонений.
Например, допустим, что по статье электроэнергия по итогам месяца у одного из магазинов торговой сети возникла экономия в 5000 рублей. Важно правильно понимать причины выявленной экономии: это может быть действительно экономия от использования энергосберегающих устройств, а может быть, магазин просто несколько дней не работал по причине отсутствия в нем электричества.
Прогноз выполнения бюджета необходим для контроля за достижением показателей бюджета в будущих периодах.
Периодичность: ежемесячно.
Форма представления: по статьям бюджета с аналитикой и комментариями по каждой статье (подробнее см. рисунок 3).
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO
Для облегчения чтения отчетов финансовому директору лучше всего представлять их группами в соответствии с ABC/XYZ-анализом магазинов. Также рекомендую выделить показатели, отклоняющиеся от запланированных более чем на 20 процентов. По моему опыту, такое отклонение уже критично.
Сводные PL (отчеты о прибылях и убытках) составляются ежемесячно по всей торговой компании или по группе компаний. Эти отчеты учитывают затраты всех подразделений с детализацией.
Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»
Для руководителя торговой компании, несомненно, все отчеты необходимы, так как они отражают различные стороны деятельности предприятия и позволяют получить полную картину происходящих в торговых точках процессов.
Как финансисту, мне, конечно, ближе ДДС и бюджет. В нашей торговой сети происходит ежедневное отслеживание расходования денежных средств по статьям бюджета, а итоговые ежемесячные отчеты попадают на стол генеральному директору.
Отчеты по маркетинговым активностям (FlowChart)
Состоит из отчета-карты (календаря) маркетинговых активностей и отчета об эффективности проведенных акций. Этот пакет отчетов дает понимание о том, сколько дополнительной выручки и валового дохода принесла конкретная акция.
Периодичность : ежемесячно.
Статус-отчет по спецпроектам
Необходим для понимания руководителем текущего состояния наиболее важных проектов, а также проектов, в которых подразумевается непосредственное участие самого руководителя. Это могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, разбитые на промежуточные этапы.
Периодичность: ежемесячно.
Форма представления: отчет построен в виде списка проектов с разбивкой на этапы и привязкой к периодам реализации этапа. Напротив каждого из отчетов делаются маркер-отметки: зеленый, желтый, красный. Соответственно, на желтые и красные проекты руководитель должен обращать самое пристальное внимание, а зеленые носят информативный характер (подробнее см. рисунок 4).
Прочие отчеты
Важна определенная сбалансированность отчетов, поскольку управление компанией - это уравнение с большим количеством переменных, но не с бесконечным. При этом каждый руководитель сам для себя определяет уровень сбалансированности пакета управленческих отчетов, форм их представления, периодичности исходя из целей и задач, стоящих перед ним.
В этой статье перечислен минимальный набор отчетов для руководителя торгового предприятия. А вот еще несколько - они носят уточняющий характер либо представляются по требованию руководителя.
Отчеты о работе департаментов компании. В целом эти отчеты дают руководителю более подробную информацию о работе каждого из департаментов. В состав могут входить такие отчеты, как:
- отчет о выполнении KPI;
- отчет об укомплектованности штата компании для HR;
- отчет по СВК (системе внутренних контролей) для руководителя СВК;
- отчет об эффективности закупочной деятельности торговой сети для службы закупок и т. д.
Отчет по развитию. Этот отчет имеет огромное значение, когда торговая сеть активно развивается, открывает новые торговые точки, реализует программу региональной экспансии. В этом же случае рекомендую вам обратить внимание на отчет об освоении CapEx.
Другие информационные отчеты. Как видно из названия, эти отчеты носят исключительно информативный характер: это может быть заключение контрольно-ревизионного отдела об учете и отчетности в торговой сети, анализ долей рынка, отчет о годовом аудите и др.
И, конечно, одним из важнейших остается годовой отчет для акционеров. Подать его можно по-разному. Как именно - это тема для отдельной статьи.
Вложенные файлы
Доступно только подписчикам
- Work_AnalizOtchetnost.zip