Спросите своего бухгалтера – надо ли заполнять форму 1 НДФЛ. Если у вас работает молодой специалист, то он и не слышал про такую. Если же бухгалтер у вас опытный, то вам расскажут, что раньше требовалось заполнять карточки по форме 1 НДФЛ на всех своих сотрудников. Эта статья разъяснит вам, что такое форма 1 НДФЛ и что теперь заполняется вместо нее.

Все индивидуальные предприниматели, принимая на работу сотрудников, становятся налоговыми агентами, перечисляя за работников налоги в бюджеты различных уровней и внебюджетные фонды. Поэтому работодатель обязан вести всю документацию, связанную с этим процессом. Одной из форм отчетности являются декларации по форме НДФЛ. Среди них и учетная карточка, то есть форма 1 НДФЛ.

Что такое 1 НДФЛ

Итак, 1 НДФЛ – это форма карточки, в которой отражаются доходы налогоплательщика, все налоги, которые он уплачивает. Этот документ был введен в 2003 году призом Министерства Налоговой службы и являлся одним из основных документов всего налогового учета. Эта форма работала 8 лет и с 1 января 2011 года была ликвидирована. На сегодняшний день индивидуальные предприниматели не обязаны ее заполнять. Вместо нее в обязанности работодателя вменено заполнение регистра по учету НДФЛ, а который вносятся те же самое данные о работнике, порядок заполнения также идентичен.

Но вот какая интересная ситуация: налоговый регистр должен разрабатываться предпринимателем, то есть налоговым агентом, самостоятельно. И подоходный налог в этом регистре должен рассчитываться самостоятельно. Все эти функции обязаны выполнять и крупные организации, то есть юридические лица, индивидуальные предприниматели, а также нотариусы, работающие в частном порядке, и иностранные организации, открывшие свои представительства в России.

В налоговом регистре, согласно Налоговому Кодексу, должна быть указана следующая информация. Это все личные данные сотрудника, которые позволяют его идентифицировать, это статус работника, как налогоплательщика, все суммы его доходов, виды доходов с указанием кодов, действующих на сегодняшний день, налогов, которые были удержаны с сотрудника, и их актуальные коды. К этой информации добавляются даты выплаты доходов и вычетов налогов, а также даты перечисления сумм налогов в бюджеты РФ. Рядом с каждой записью о перечислении налога необходимо проставить наименование платежного документа, его реквизиты, все это производится для подтверждения фактов перечисления средств.

Некоторые предприниматели практикуют ведение общего регистра, одного на всех сотрудников. В компаниях, где работает немного специалистов, это весьма удобно. Но правильность заполнения в соответствии с законом предусматривает ведение регистра на каждого отдельного сотрудника. Поэтому лучше всего потратить бухгалтеру на пару часов больше времени, но сделать правильный регистр и заполнять его так, как требует закон.

В чем отличия формы 1 НДФЛ и налогового регистра

Совершенно логичным является то, что многие предприниматели за основу для своего регистра берут именно форму 1 НДФЛ. И это не случайно, ведь они во многом похожи. Но в налоговой карточке нет некоторых важных пунктов, которые обязаны быть в регистре по учету НДФЛ. Да, за основу можно взять налоговую карточку, но необходимо прибавить к ней следующие строки. Каждое перечисление НДФЛ должно сопровождаться датой фактического перечисления денег, реквизитами платежного поручения. Так же в регистр должны включаться данные о социальных вычетах, которые предоставляет налоговый агент, а также об имущественных вычетах сотрудника. Если регистр заполняет не резидент России, то весь его доход от деятельности на территории нашей страны также облагается налогом, и вносится в этот документ.

Налоговая карточка 1 НДФЛ и регистр по учету налогов предназначены для учета доходов физлица и налогов, которые он уплачивает. Это первичная налоговая документация, которая в обязательном порядке должна вестись каждой организацией, каждым индивидуальным предприятием. Все данные заносятся в карточку (будем иметь в виду и аналогичный ей регистр), один раз в месяц, после того, как произведены выплаты заработной платы и всех вознаграждений, начислены и выплачены все налоги.

Главным основанием для заполнения карточки (регистра) является договор между сотрудником и работодателем. Она заполняется при любом договоре, даже при гражданско-правовом. Главное условие – с обозначенных в договоре сумм должны выплачиваться налоги, а все налоговые суммы должны быть учтены и представлены в виде отчетности в карточке.

Для того, чтобы составить грамотный регистр, необходимо скачать бланк формы 1 НДФЛ, и к нему уже прибавить свои пункты. Заполнение карточки довольно простое, оно осуществляется на каждого сотрудника в отдельности. В форму вносятся все доходы, кроме тех, которые не облагаются налогами. Это социальные пособия, материальная помощь, если она меньше 4 тысяч рублей. Также не вносятся в регистр следующие виды доходов: пособие по беременности и родам, единоразовое пособие беременным при ранней постановке на учет в медицинском учреждении, пособие при рождении ребенка или при усыновлении. Также в этот список входит пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и пособие по безработице.

Основные пункты регистра, которые перешли из карточки 1 НДФЛ

Первый пункт документа — сведения о налоговом агенте (источнике доходов). Здесь надо будет указать ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента — индивидуального предпринимателя), а также код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете, наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента и код ОКАТО. Все эти данные всегда есть в бухгалтерии, с их заполнением проблем не будет.

Далее, во втором пункте , следует указать сведения о налогоплательщике (получателе доходов). Это ИНН и номер пенсионного страхового свидетельства, фамилия, имя и отчество сотрудника, вид документа, удостоверяющего личность. Если этот документ – паспорт, то надо указать код, серию и номер, дату рождения (число, месяц, год), гражданство с кодом страны, адрес постоянного места жительства, включая код страны, субъект Российской Федерации, область, край, округ, город, улица, дом, корпус, квартира. Далее надо указать, является ли налогоплательщик резидентом РФ, и заявлены ли налоговые вычеты.

В третьем пункте проводится расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица (для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%). Указание налоговых вычетов производится с одновременным описанием реквизитов документов, которые стали основой для начисления вычетов. Также надо будет подробно сделать расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), расчет налога с доходов, облагаемых по ставке 35%.

В следующих пунктах должны быть указаны следующие данные: общая сумма налога по итогам налогового периода, сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами, результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды. И в завершении указываются сведения о представлении справок, предоставленных налогоплательщику.

Все эти данные переносятся их карточки в новую учетную форму – регистр, и подаются в форме отчета в налоговую инспекцию. Если у вас возникли вопросы, то лучше всего проконсультироваться в налоговой инспекции по месту пребывания и регистрации ИП.

Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:

• доходы за квартал с помесячной разбивкой
• полагающиеся по НК РФ вычеты
• фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ

ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.

Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:

• даты выплаты доходов работникам
• даты произведенных удержаний
• суммы каждого вознаграждения и удержания
• реквизиты платежей

Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.

Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.

1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия

Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:

• Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
• 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:

Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.

• Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.

Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?

Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:

• карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
• именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений

ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:

• пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
• выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
• все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного

Нормы права: что диктует закон?

• учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
• использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
• регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ

В каком порядке следует подавать карточки?

Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:

• составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
• учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
• сформировать документ по форме 1 НДФЛ
• направить данные по регламентированной форме в ФНС

Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:

Раздел 3

Раздел 4

Раздел 5

Раздел 6

виды предоставленных вычетом

расчетные суммы налога к уплате

Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Нанимая работника, индивидуальный предприниматель выступает для своего сотрудника, в том числе, в качестве налогового агента. В его обязанности так же входит подготовка документации и уплата подоходного налога за своего работника. Одним из таких документов является и форма 1-НДФЛ . Конечно, сейчас эта форма была отменена, точнее, была заменена новым документом, а именно – налоговым регистром. Но, при его подготовке можно взять на вооружение многим знакомую налоговую карточку.

Эта налоговая карточка отражает доход и налог физического лица, за которого отвечает налоговый агент. Ведение такого документа было обязательно, ведь это первичная документация. Она должна была быть заполнена в конце каждого месяца, после произведения выплат сотруднику и удержания налогов с этих выплат. Основанием для её подготовки служили договорные отношения между работодателем и сотрудником. В том числе, гражданско-правовые договора, если доходы, которые получает сотрудник на их основании, подлежат налогообложению. Если же налог на какие-то выплаты не начисляется, в эту форму они не заносятся.

Заполнение налоговой карточки 1-НДФЛ

Налоговая карточка имеет форму, утверждённую законом, законом же регламентируется и её заполнение. Заполняется карточка на каждого сотрудника, т.е. физическое лицо. Пример её заполнения обязательно есть в налоговой инспекции или на соответствующих сайтах. Но, как было сказано, использовать её сегодня не совсем корректно.

В результате внесённых в закон изменений, с 2012 года налоговые агенты должны вести не карточки, а налоговые регистры. Форма этого документа утверждена не была и составляет её работодатель самостоятельно. Разработать её можно в соответствии с личными предпочтениями. Главное, обязательно включить в форму такие данные:

Информация непосредственно о налогоплательщике.
К какому виду относится доход, тут нужно указать и действующий код.
Виды представленных обязательных налоговых вычетов (так же не забываем о коде).
Сумма самого дохода.
Дата получения этого дохода.
Дата перечисления и удержания НДФЛ.
Реквизиты документа, которым выплаты можно подтвердить.

Тем не менее, чтобы не тратить время на разработку, многие индивидуальные предприниматели продолжают на практике использовать всё тот же, привычный вариант, а именно, ведут налоговые карточки. Столкнувшись с такой ситуацией при проверке, сотрудник налоговой может сделать соответствующее замечание. Уйти от такой возможности достаточно просто – достаточно придерживаться предъявляемых требований и вести налоговый регистр. Тем более, что она составляется и заполняется так, как считает нужным работодатель. Большинство за основу берут именно форму 1-НДФЛ , она просто трансформируется, в результате, и получаем тот самый налоговый регистр. Ведь по факту они выполняют одну и ту же функцию.

Но, так поступая, нельзя забывать, что в карточке отсутствуют некоторые поля, которые сегодня налоговый агент заполнять должен обязательно. Их нужно так же включить в регистр. К таким обязательным сегодня сведениям относят:

Дата, которой был перечислен НДФЛ.
Реквизиты, присвоенные платёжному документу.
Доход, которым облагается особа, которая является нерезидентом РФ.
Социальные вычеты, которые предоставляет налоговый агент.
Имущественные вычеты, которые предоставляет налоговый агент.

В то же время, некоторые сведения, которые были обязательными в карточке, в регистр могут не войти. Это доходы, которые особой были получены в результате продажи своего имущества, доходы нотариусов и ИП. Эти пункты можно, точнее желательно, вычеркнуть.

Не нужно вносит в налоговый регистр и тех, кому какие-то суммы выплачиваются, но с них индивидуальному предпринимателю не нужно выплачивать налог, например, арендаторов и т.д.

Не стоит вести общий налоговый регистр и тем, кто имеет небольшой штат работников. По примеру карточки, срез лучше вести отдельно по каждому сотруднику.

В общем, прежний опыт можно успешно использовать и сегодня, значительно упростив себе задачу по заполнению и подготовке нового документа. Так налоговая карточка по форме 1-НДФЛ , может быть востребована и сегодня.

Форма 1-НДФЛ нужна для учета информации относительно подоходного налога и общей величины доходов. После оформления этого документа предпринимателем его отдают в ИФНС. Правила говорят о том, что формироваться 1-НДФЛ должны каждый месяц, не только, когда налог перечисляется казне, но и в момент начисления зарплаты.

Начиная с 2011 года, справки 1-НДФЛ были преобразованы в форму налоговых регистров . Но документ рассматривается с использованием тех же правил, что и раньше. Работодатели до сих пор пользуются отчётной формой.

Документ содержит специальные поля, где отображается информация по:

1. Величинам фактических выплат НДФЛ, которые были направлены в казну.
2. , которые способствовали уменьшению налоговой базы.
3. Доходам, которые физические лица получили за квартал, либо за один год.

Благодаря представленным сведениям государственным службам легче идентифицировать налогоплательщиков, предоставлять им тот или иной статус.

Справки интегрированы в программу 1С. в Налоговом кодексе РФ посвящена всем вопросам, связанным с подоходным налогом у физических лиц.

Уже говорилось о том, что основанием для формирования 1-НДФЛ служат данные по каждому лицу и поступлениям денежных средств за него. Но заполнение справки – не обязанность самого гражданина . Она переходит на так называемых .

Эту функцию в большинстве случаев передают работодателям. Для самих организаций 1-НДФЛ – это разновидность первичного документа, без которого невозможен сам учёт.

О порядке подачи

Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий , которые не отличаются сложностью.

1. В бухгалтерии составляют ведомости, связанные с фактом начисления зарплаты. При этом требуется отобразить сведения по отпускным и компенсационным, премиальным платежам.
2. Только после этого переходят к оформлению самой справки 1-НДФЛ. Она должна включать данные по каждому отдельному работнику.
3. Последний этап – передача документов в ИФНС, благодаря чему налоговая получает всё, что ей необходимо для учёта каждого отдельного налогоплательщика.

Требования и правила

В 1-НДФЛ находят отражение далеко не все разновидности доходов. Например, указание не требуется для:

1. Выплат, связанных с безработицей.
2. Пособий по уходу за ребёнком.
3. Перечислений в связи с появлением детей. Не важно, усыновление это или рождение.
4. Пособий по беременности, родам.

О бланках и составе справки

Обычно бланк состоит из девяти разделов. Они созданы специально для того, чтобы руководителям было удобно представлять сведения по своим работникам. Содержание отдельных частей объясняем более подробно.

Раздел 1: о налоговом агенте

Здесь работодатель пишет о себе. В частности, понадобятся:

1. Контактный телефонный номер предприятия вместе с адресом и .
2. ОКТМО налогового агента, наименование полностью.
3. Код ИФНС, к которой относится организация.
4. , ИНН.

Раздел 2: о налогоплательщиках

Здесь пишут о физических лицах, которые выступают плательщиками подоходного налога. В данном случае не обойтись без:

1. Места жительства, .
2. Паспортных данных.
3. ФИО, даты рождения.
4. ИНН, СНИЛС.

Код страны регистрации понадобится, если работник не является . Адрес в этой стране так же становится обязательным условием.

Раздел 3: база по налогам

Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.

Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:

1. Объёмом налогов, которые были начислены, а также фактически уплачены. И величина долга, если он есть перед ИФНС.
2. Суммой по вычетам.
3. Размером налоговых отчислений.
4. Величиной доходов.

Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.

Следующие

В четвёртом разделе описываются решения учредителей компании, которые касаются уплаты дивидендов. Обязательно наличие не только самих сумм, но и конкретных дат, когда это происходит. Не стоит забывать о подоходных налогах, начисленных на подобные платежи. Суть этого раздела – в отображении налоговой базы, облагаемой по ставке в девять процентов.

Если кто-то выиграл конкурс или лотерею – доход облагается с применением ставки в 35%. Данные средства отражаются в пятом разделе .

Шестой раздел нужен для сводной информации по всем видам налогов. В каждом месяце подведение итогов отдельное.

Седьмой раздел становится своеобразным итогом по доходам у каждого физического лица. Здесь же приводятся налоговые сборы по работникам, в суммарной величине, а также можно сказать о вычетах, если они применялись.

Что касается восьмой части , то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.

Есть поля, которые обязан заполнять любой налоговый агент, вне зависимости от конкретной ситуации. Это касается:

1. Начисленных сумм по подоходному налогу.
2. Вычетов по социальному, инвестиционному, профессиональному, стандартному и имущественному признаку.
3. Базы для налогов в целом по всем видам деятельности, а также отдельно в случае изменения ставок.

Согласно предоставленным сведениям, ИФНС присваивает статус налогоплательщику. При этом значение отдаётся группе параметров, состоящей из:

• личных данных физического лица;
• реквизитов конкретных платёжных документах;
• фактических платежей, задолженностей;
• положенных вычетов;
• суммы доходов.

Форма 1-НДФЛ удобна тем, что ведется по каждому из конкретных плательщиков.

Что делать при обнаружении ошибок

Бухгалтера иногда сталкиваются с ошибками в своей работе. Тогда стоит узнать правила, связанные с их исправлением в конкретном документе. Для справок 1-НДФЛ таких правил немного.

1. Неверные данные можно перечеркнуть, если ошибка допущена в первых двух разделах. Рядом вписываются сведения, которые являются корректными. В конце документа нужно указать, что верить следует именно исправленным параметрам.
2. Исправления недопустимы при работе с разделами с третьего по девятый. Неточности просто переносятся в декларацию по следующему налоговому периоду. Информация об ошибках содержится в восьмом разделе.

В разделах с третьего по девятый допустимо исправление ошибок только в том случае, если компания прекращает свою деятельность, проходит процедуру ликвидации.

Отличия от налогового регистра

Многие предприниматели за основу регистра берут именно 1-НДФЛ. В этом нет ничего странного, ведь документы похожи друг на друга. Но в карточках всё-таки отсутствуют некоторые важные пункты, присущие именно регистру.

Основой она тоже может быть, но тогда возникает необходимость в добавлении нескольких пунктов.

Реквизиты денежного перечисления вместе с датой фактической оплаты обязательно должны присутствовать при каждом . Регистр должен содержать сведения, касающиеся социальных вычетов, предоставляемых налоговыми агентами, или имущественных вычетах, если применялись именно они.

При участии в заполнении иностранного гражданина стоит учитывать, что налогами облагаются и доходы, размещённые за пределами территории РФ. Потому информация также вносится в соответствующие документы.

Трудовой договор – главное основание, по которому заполняются карточки или регистры. Их ведение становится обязательным требованием при заключении любых разновидностей соглашений.

Информация о пособиях по нетрудоспособности и отпускных

Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.

Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.

Как удобнее учитывать доходы

Есть несколько советов , которые облегчают работу с доходами.

1. Не только ежемесячная фиксация, но и отдельная по каждому виду выплат. Тогда будет проще определиться с налоговой базой, суммой по исчисленному и удержанному НДФЛ. Это особенно актуально для доходов, переходящих из одного месяца к другому. К примеру, отпускные, которые выплачиваются в виде авансов.
2. Отдельное отображение налоговых вычетов, которые предоставлены на самом деле и причитаются. Например, стандартный вычет превышает размер дохода для сотрудника за тот или иной месяц. Тогда разница в итогах просто будет перенесена на другое время. Правда, правило продолжает действовать только на протяжении одного календарного года.

О чём ещё надо помнить

В карточках 1-НДФЛ надо отражать только те , которые были реально выплачены, то есть суммы наличных, переданные лично в руки, либо переведённые на банковский счёт. Не нужно вносить в бланк суммы, которые были просто начислены.

В разных разделах учитываются доходы в виде дивидендов для , ведь ставки налогообложения отличаются для них на целых 9% и на 15% (для второй категории).

Что касается единой материальной помощи, то в справку включаются только те выплаты, которые должны облагаться НДФЛ, согласно действующему закону. Не стоит вообще отражать в карточке перечисления, которые полностью освобождены от налогов.

В Налоговом кодексе приводится полный список с так называемыми льготными выплатами.

Налоговые службы и чиновники считают так, что карточки должны отражать всю информацию, касающуюся подарков. Даже если их сумма не доходит до 4000 рублей. В такой позиции нет ничего удивительного, ведь установлен отдельный лимит подарков, которые можно получить за один год.

Не исключена ситуация, когда следующий подарок как раз превышает эти установленные пределы. При этом речь идёт не только о работниках, но и о клиентах, партнёрах. Правда, пока последнее положение играет роль инициативы. В настоящее время важно давать информацию именно о подарках для сотрудников.

Подробнее про сроки уплаты НДФЛ — в данном видео.

Если вы выплачиваете гражданам доходы, облагаемые НДФЛ, значит, являетесь налоговым агентом. И должны вести налоговые регистры (карточки) по каждому работнику. В них вы отражаете, сколько денег человеку начислено, удержано, применялся ли налоговый вычет по НДФЛ и др. (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Раньше информация из этих карточек требовалась вам лишь для справок 2-НДФЛ. Теперь же данные, указанные в регистрах, нужны и для того, чтобы заполнить отчет 6-НДФЛ.

Так что если вдруг вы прежде не вели налоговые регистры, начните это делать хотя бы с начала этого года. Если же оформляете карточки давно, сейчас самое время провести их ревизию. Ведь отчетности по НДФЛ стало больше, а значит, и карточку кому-то нужно поменять, внести в нее дополнительную информацию.

Наши советы помогут вам оформлять налоговые регистры так, чтобы отчеты по НДФЛ вы могли заполнять быстро и без затруднений.

Форма налоговой карточки по учету НДФЛ

Форма налоговых карточек по НДФЛ не утверждена, вы выбираете ее сами и утверждаете учетной политикой. Однако в документе важно указать все сведения, необходимые для расчета НДФЛ. Их перечень приведен в пункте 1 статьи 230 НК РФ. Кроме того, полезно будет добавить в форму дополнительные данные, которые требуются для отчета 6-НДФЛ. Информацию о том, что нужно указывать карточках по НДФЛ, мы свели в таблицу (см. ниже).

Так что если вы пока не вели регистры, разработайте свою форму, включив в нее все перечисленные реквизиты. Если у вас уже есть эти карточки, например, ведутся в бухгалтерской программе, просмотрите их внимательно. И при необходимости обратитесь в фирме, обслуживающей вашу компьютерную программу, чтобы их специалисты добавили в регистры нужные данные.

Типовой бланк формы карточки мы подготовили, вы можете скачать ее бесплатно на свой компьютер. Эта форма действует в 2019 году.

Таблица. Какие данные должны быть в налоговой карточке по НДФЛ

Реквизит	Что указать в регистре
Сведения о получателе дохода	Укажите ФИО, ИНН работника, дату рождения, гражданство, реквизиты паспорта или иного документа, адрес по месту регистрации в РФ или по месту проживания (для иностранцев)
Статус налогоплательщика	Занесите в регистр налоговый статус налогоплательщика на начало года: резидент или нерезидент. Если статус поменяется, укажите эту информацию в регистре
Виды и суммы доходов	Записывайте суммы доходов за каждый месяц по видам и кодам*, а также даты их фактического получения
Виды и суммы вычетов	Укажите суммы стандартных, имущественных и социальных вычетов, которые вы предоставили работнику за каждый месяц, а также коды этих вычетов*. По социальным и имущественным вычетам запишите в налоговом регистре также реквизиты подтверждающих уведомлений из налоговой инспекции
Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ	По каждой выплате укажите сумму исчисленного налога, а также удержанного и уплаченного в бюджет. Кроме того, занесите в регистр даты удержания и перечисления налога и номер платежного поручения. Также поставьте крайний срок уплаты НДФЛ, предусмотренный НК РФ. Отметьте в регистре, если налог был не удержан, удержан излишне или возвращен работнику
Фиксированные авансовые платежи	Если у вас трудятся иностранцы на патенте, запишите в их регистрах суммы уплаченных, зачтенных в счет исчисленного налога, а также оставшихся на конец месяца авансов

* Коды для доходов и вычетов по НФДЛ посмотрите в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Важно : вы можете добавить в форму регистра дополнительные графы и таблицы, необходимые вам. Например, указать количество детей работников и их возраст, чтобы было понятно, в каком размере предоставлять стандартный вычет. А если работник не является налоговым резидентом, целесообразно в его регистре каждый месяц записывать количество дней, которое он пробыл в России. Тогда, начисляя зарплату, вы будете знать, изменился его налоговый статус или нет.

Каждый год заводите новые карточки по НДФД

Если вы вели налоговые регистры в прошлом году, продолжать их сейчас не нужно. Распечатайте карточки за 2017 год и подшейте в папку вместе с другими прошлогодними документами. А с 1 января 2019 года начните вести новый регистр на каждого работника. Если прежде карточек на работников у вас не было, тоже начните их вести, начиная с января. Прошлогодние регистры вам тоже лучше оформить, ведь их налоговики вправе затребовать при проверке. Но это вы сможете сделать позднее.

Поясним, почему с нового года нужно оформлять новые регистры. Дело в том, что налоговый период по НДФЛ - календарный год (ст. 216 НК РФ). Поэтому доходы, полученные работником в прошлом году, на расчет текущего налога уже не влияют. Соответственно и для отчетов 6-НДФЛ вам потребуются сведения, рассчитанные нарастающим итогом с начала текущего года.

Важно: в налоговых карточках вы отражаете данные за каждый месяц и рассчитываете итоги по году. Но форму 6-НДФЛ вы будете сдавать ежеквартально. Поэтому целесообразно подводить в регистрах и промежуточные итоги за каждый квартал. Тогда в отчет вы сразу сможете включить данные за I квартал, полугодие и 9 месяцев года.

Разберитесь, когда доход считается полученным

В регистрах вы будете указывать доходы физлиц и ставить даты, когда они фактически получены. Но далеко не всегда дата фактического получения в целях расчета НДФЛ - это день, когда вы реально выплатили сотруднику деньги или передали какое-то имущество. Здесь нужно ориентироваться прежде всего на нормы, прописанные в статье 223 НК РФ, а не на фактические расчеты с сотрудником. Чтобы вам не запутаться в формулировках статьи 223 НК РФ, всю важную информацию мы изложили доступным языком и привели ее в таблице 2 на с. ##.

Таблица. Когда сотрудник получает доход в целях расчета НДФЛ

Вид дохода	Дата фактического получения дохода (в этот день нужно исчислить НДФЛ с выплаты, ст. 223 НК РФ)	Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Зарплата	Последний день месяца, за который начислена зарплата	День, следующий за днем выплаты последней части зарплаты за месяц
Отпускные	День выплаты денежных средств	Последнее число месяца, в котором выплачены деньги
Пособие по временной нетрудоспособности
Материальная помощь и прочие денежные выплаты		День, следующий за днем выплаты денег
Подарки в виде имущества и прочие доходы в натуральной форме	День передачи имущества	День, следующий за днем выплаты ближайшего дохода в денежной форме
Сверхнормативные суточные, выплаченные командированным сотрудникам	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке
Материальная выгода от экономии на процентах по заемным средствам*	Последний день каждого месяца, когда сотрудник пользовался заемными средствами

* Вы должны будете удержать НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды, если выдали ему беспроцентный заем, или процентный, но под ставку меньше 7,33% годовых (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ и Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У).

Важно: указывайте в регистрах ту сумму дохода работника, которая была начислена, а не получена «на руки». Уменьшать на НДФЛ ее не нужно. Ведь в форме 6-НДФЛ вы также отражаете начисленные доходы сотрудников.

Доходы, облагаемые по различным ставкам, записывайте в отдельных разделах

Большинство доходов, которые вы выплачиваете работникам, являющимся резидентами РФ, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сюда относятся зарплата, премии, отпускные, больничные и т.п. Все эти суммы вы запишете в налоговом регистре. Но если к каким-то доходам сотрудника вы применяете ставку 35%, заведите в его карточке дополнительный раздел. Тогда в первом разделе вы будете отражать доходы, облагаемые по ставке 13%, а в другом - по 35%. Например, по ставке 35% вы начисляете НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах по заемным средствам (п. 2 ст. 224 НК РФ). Фрагмент заполненного регистра для доходов, облагаемых по ставке 13%, дан ниже.

Налоговая карточка за 2019 год Раздел 4. Данные о полученных доходах, подлежащих обложению по ставке 13% Дата выплаты дохода Дата фактического получения дохода Месяц, в котором доход учитывается при расчете НДФЛ Код дохода Сумма дохода, руб. Итого за I квартал

В налоговом регистре сотрудника - нерезидента, заведите разделы для доходов, облагаемых по ставке 30%, а также 15%, если он является участником или акционером и получает от вас дивиденды (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Отдельные страницы в карточке для доходов, облагаемых по разным ставкам, во-первых, нужны, чтобы проще было начислить НДФЛ. А во-вторых, в этом случае удобнее заполнять отчеты. Ведь в форме 6-НДФЛ доходы, облагаемые по разным ставкам, вы тоже будете отражать в отдельных разделах 1 и 2.

Важно: дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Однако в налоговом регистре удобно эти доходы записывать обособленно, например, в специальной таблице «Данные о полученных дивидендах». Дело в том, что в форме 6-НДФЛ суммы дивидендов и налога с них требуется отражать в отдельных строках.

Необлагаемые доходы в регистре не отражайте, а частично облагаемые записывайте (1 уровень)

Если вы выплатили сотруднику доход, которые не облагается НДФЛ, например, пособие по уходу за ребенком, в карточке его записывать не нужно (п. 1 ст. 217 НК РФ). Ведь на расчет налога эта сумма не повлияет. И в отчетах по НДФЛ ее также отражать не требуется (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Если же доход частично облагается налогом, в регистре фиксируйте выплату в полной сумме. Например, вы выдали сотруднику подарок, стоимость которого превышает 4000 руб., а НДФЛ начислили только с дохода свыше этой суммы (п. 28 ст. 217 НК РФ). Тогда запишете в карточке всю стоимость подарка и отдельно вычет, равный 4000 руб. Фрагмент налогового регистра, где отражена такая операция, смотрите ниже.

Важно: записывайте в регистр также доходы в виде подарков или материальной помощи, которые меньше 4000 руб. В этом случае не обязательно доход будет равен вычету. Дело в том, что необлагаемая сумма определяется не по каждому отдельному доходу, а нарастающим итогом с начала года (п. 28 ст. 217 НК РФ). А если вы не укажете в карточке подарок дешевле 4000 руб., вы пропустите момент, когда лимит превышен и нужно начислять налог.

Учитывайте отдельно стандартные, социальные и имущественные вычеты

Если вы предоставляете сотруднику вычеты на детей, а также имущественный или социальный, записывайте их в отдельных разделах регистра. Тогда вам будет удобнее вычислить сумму конкретного вычета, чтобы отразить ее в отчетах по НДФЛ. И вы легко отследите момент, например, когда социальный или имущественный вычет уже использован.

По имущественным и социальным вычетам вносите в регистры также реквизиты уведомлений, полученных работниками в налоговой инспекции. Обратите внимание, что на каждый год требуется новое уведомление, по прошлогоднему документу вычеты не полагаются.

Важно: не забудьте, что в 2019 году стандартные вычеты на детей надо предоставлять, пока доход сотрудника не превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Указывайте исчисленный, удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ

В регистре отражайте по каждому виду дохода сумму НДФЛ, которая:

Исчислена;

Удержана;

Перечислена в бюджет.

Рядом поставьте даты, когда налог исчислен, удержан и уплачен. Дата исчисления совпадает с днем, когда вы начисляете сумму дохода. Дата удержания налога - это день, когда вы выплатили деньги за минусом НФДЛ. А дату перечисления определите по платежному поручению, рядом запишите его реквизиты. Кроме того, добавьте в регистры графу, где вы будете указывать крайний срок уплаты в бюджет НДФЛ, удержанного с работника. Такая информация нужна для формы 6-НДФЛ. Срок уплаты НДФЛ указаны в статье 226 НК РФ. А мы для вашего удобства привели их в таблице 2 на с. ##.

Важно: если вы выдали сотруднику доход в натуральной форме, удержать налог вы можете из ближайшего денежного дохода. В этом случае датой удержания НФДЛ будет день, когда вы в следующий раз платите деньги сотруднику. При этом не забудьте, что удержать за один раз разрешается не более 50% от суммы начисленной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Видео про заполнение 6-НДФЛ