Всем, привет. Профессию Вы, скорее всего, избрали от безысходности. Ну что, я угадала? Зарплата небольшая, частые штрафы и офисные проверки.

А еще воровство. Но Вы отвечаете только за кассу. То есть, за деньги. Если в минус, платите из собственного кошелька. В конце каждой смены.

Ну не пугайтесь Вы так. Я дослужилась до старшего кассира. В общем, поехали.

* Вы должны научиться быстро и безошибочно считать крупные и мелкие деньги, сканировать товар и давать сдачу. Не забывайте про чеки. Упаковывайте селедку (и не только) в бесплатные целлофановые пакеты.

* Ничего сложного в освоении кассового аппарата нет. Иногда требуется сделать возврат. Вот тут и начинается первая суматоха.

* Научитесь спокойствию. Без железной выдержки ничего у Вас не получится. Работа кассира производится в нескончаемом потоке покупателей, среди которых встречаются недовольные, злобные, конфликтные и сварливые. И если Вы станете реагировать на каждую тварь, то не продержитесь даже и недели.

* Внимательно следите за тем, что пробиваете. Особо прыткие, станут отвлекать, заговаривать зубы, аккуратно продвигая коляску у себя за спиной. Ненавязчиво в нее загляните. Если послышатся возмущения, просто не обращайте внимания. Могут обозвать, унизить, оскорбить. Опытный кассир выполнит свою работу, помня о том, что магазин, как бы Вам полегче сказать, это стойло, где головы бывают разные. Грубо, но доходчиво. Если покупатель Вас отругал, представьте себя врачом-психиатром, перед которым стоит обостренный пациент. Я так делала, становилось легче работать.

* Чтобы научиться работать на кассе, надо понимать, что в магазине никто Вас не похвалит и не отблагодарит. Администратор считает, что Вы обязаны делать то, что он говорит. Не нравится, милости просим на биржу труда.

* А вот и самое главное. Подружитесь со сменщицей. Во что бы то ни стало! В случае чего, она Вас подменит, но и Вы ее не подводите. Помните о том, что Вы работаете в одной упряжке. Разлаетесь, значит придется кому-то уволиться. Хорошо, если без подстав. А то еще будете выплачивать недостачу. Я все это прошла, когда начинала работать кассиром.

* Иногда Вас попросят заменить продавца. Вы также выкладываете штучный товар на стеллажи, расположенные рядом с кассами. Не забудьте распечатать актуальные ценники.

* В магазине “кухня” своя. Со временем, Вас в нее посвятят. Но для этого надо научиться держать язык за зубами.

У меня норковая шуба, средней паршивости иномарка, дача в Подмосковье и забитый до отказа холодильник. Несмотря на то, что живу я без мужа, в трехкомнатной квартире.

Если появились вопросы, Вы задавайте. Отвечу сполна.

Варвара Дмитриевна Пономарь.

Материал подготовил я- Эдвин Востряковский.

Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.

Подготовка к работе

Чтобы работать на ККТ, кассир должен:

• ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
• расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
• заключить договор о полной материальной ответственности.

В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:

• ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
• чековую ленту;
• разменные деньги.

Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Работайте с кассой без ошибок!
Техническое сопровождение от 450 р/мес.

Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.

Открытие смены

Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.

Пример отчёта об открытии смены

Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.

Как выдавать чек покупателю

В момент оплаты кассир действует так:

• считает итоговую сумму и называет её;
• получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
• печатает чек на онлайн-кассе;
• называет сумму сдачи и отдает её с чеком.

Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.

Пример тарифов на отправку чеков клиентам

Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:

• сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
• предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.

В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя

Клиент вернул товар

Кассир пробил чек с ошибкой

Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.

Клиент внёс аванс

Выдайте кассовый чек со способом расчёта «аванс». После оплаты пробейте чек по всем правилам с реквизитом «полная оплата» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/21345@).

Что нельзя делать кассиру во время работы

• Работать без контрольной ленты.
• Подпускать к кассе посторонних людей.
• Уходить от кассы без предупреждения руководства.
• Оставлять включённую кассу без присмотра.
• Держать в денежном ящике личные деньги.

Закрытие смены и инкассация

В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.

Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:

• сколько чеков напечатано за смену;
• сколько чеков не дошло до ОФД;
• информация о смене, кассире и т. д.

В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.

В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:

• выручка;
• приходы и расходы;
• сумма возвратов;
• способы оплаты - наличные или электронные деньги.

Конечный пользователь онлайн-кассы - кассир. Именно он принимает все ключевые решения, связанные с практическим применением кассовой техники при расчетах с покупателем.

Каковы условия допуска сотрудника торгового предприятия на столь ответственную позицию? Каковы особенности применения онлайн-касс в современной рознице на конечном участке пользования данными устройствами?

Научим пользоваться ККТ за 1 день!

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К приему платежей от покупателей допускается сотрудник, который:

1. Изучил Типовые правила эксплуатации ККТ, установленные Минфином России от 30.08.1993 № 104.

Строго говоря, юрисдикция данного нормативного акта (ССЫЛКА) не распространяется на инновационные онлайн-кассы (даже с поправкой на более новые нормы, которые применяются в первую очередь в случае конкуренции с теми, что установлены в 1993 году). В Письме от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 (ССЫЛКА) представители Минфина указали, что использование кассовой техники должно осуществляться только лишь в соответствии с Законом № 54-ФЗ и принятыми в целях его исполнения нормативными актами. Типовые правила не поименованы Минфином в перечнях актуальных нормативных актов, которые обязательны к применению торговыми предприятиями.

Однако, указанные Типовые правила характеризуются весьма сбалансированной структурой и проработанной логикой регламентации основных действий продавца при расчетах с покупателем. Поэтому, изучить их полезно в любом случае, и ориентироваться на них в случаях, не описанных действующим федеральным законодательством.

Руководство магазина может, основываясь на рассматриваемых Типовых правилах, разработать собственный локальный регламент работы с ККТ и обязать сотрудников ознакомиться с ним перед началом работы с контрольно-кассовой техникой.

Наряду с Типовыми правилами, существует ряд иных правовых актов, регламентирующих применение ККТ. Следование их положениям в общем случае рекомендуется регулирующими ведомствами. Речь идет, в частности, о Методических рекомендациях, утвержденных Госналогслужбой РФ № ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ № 51 от 18.08.1993 года (ССЫЛКА). Их также имеет смысл изучить кассиру.

1. Заключил с работодателем соглашение о полной материальной ответственности.

Подобный договор возможен, только если продавцу есть 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Заключить его желательно уже при подписании трудового договора, поскольку уже приступивший к работе сотрудник вправе отказаться от возложения на себя полной материальной ответственности, если она изначально не предусмотрена контрактом.

Еще один вариант - прописать в трудовом договоре, что работник обязуется подписывать соглашения о полной материальной ответственности при необходимости (в целях выполнения трудовых обязанностей). Если он откажется это делать, то у работодателя появятся основания для применения к сотруднику мер дисциплинарной ответственности вследствие неисполнения им обязанностей по договору. В свою очередь, наличие дисциплинарных взысканий может привести к увольнению.

При отсутствии договора о материальной ответственности с работодателем сотрудник в случае инцидентов с кассой будет нести лишь ограниченную материальную ответственность, по которой компенсация ущерба не может быть выше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Отметим, однако, что в ст. 243 ТК РФ поименованы случаи, при которых на человека возлагается полная материальная ответственность и в отсутствие договора, о котором идет речь.

ТК РФ Статья 243. Случаи полной материальной ответственности

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

1. Изучил инструкцию по работе с кассовым аппаратом конкретной модели.

Онлайн-кассы - инновационное техническое решение. Многие из аспектов его применения на практике достаточно унифицированы (например, в части установления форматов и , порядка их выдачи покупателям). Но эксплуатация каждого кассового аппарата по существу может иметь нюансы. Как правило, они достаточно детально отражаются в документации (инструкция кассира, инструкция по эксплуатации), которая прилагается к онлайн-кассе. Ее и нужно изучать перед началом работы по приему платежей.

Видео - инструкция для кассира - как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 115Ф:

В обязанности кассира по трудовому договору или по дополнительным соглашениям к нему может входить мониторинг технического состояния онлайн-кассы, слежение за соблюдением условий ее эксплуатации. В сферу материальной ответственности кассира может входить обеспечение сохранности оборудования - с учетом установленных норм его эксплуатации.

Так, на уровне локальных нормативных актов может быть прописан ряд запрещающих действий при работе с ККТ. Например:

• запрет на открытие корпуса онлайн-кассы;
• запрет на проведение очистки тех или иных аппаратных компонентов с помощью химических веществ;
• запрет на воздействие на печатающую головку термопринтера;
• запрет на допуск неустановленных лиц к эксплуатации (ремонту) онлайн-кассы;
• запрет на оставление онлайн-кассы без присмотра.

Хотите обучить кассира обращаться с ККТ? Мы знаем, как!

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Начало работы с онлайн-кассой

Работу с ККТ продавец начинает с получения в служебное пользование:

• ключей от денежного ящика;
• разменных денежных средств;
• чековой ленты и иных необходимых аксессуаров для обеспечения работы онлайн-кассы.

Приступив к работе, кассир открывает смену. Данную процедуру необходимо отразить в перечне тех, что регистрируются на онлайн-кассе. В этих целях на кассовом аппарате необходимо распечатать отчет об открытии смены. Как и любой другой фискальный документ, он будет передан в электронном виде в ОФД. В нем отражаются сведения о самом устройстве и о работнике, который открыл смену.

Если кассиру выданы разменные денежные средства, то их учет ведется вне регистров онлайн-кассы, но с применением специальных учетных форм - например, Кассовой книги, расходных и приходных ордеров на кассе (далее в статье мы изучим их особенности подробнее).

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

В ходе расчетов с покупателем кассир:

1. Открывает чек, делает подсчет суммы чека (с учетом скидок) и называет сумму покупателю.

1. Берет от покупателя денежные средства (платежную карту). Готовит сдачу (проводит ).

1. Закрывает чек, отдает сдачу покупателю и распечатанный чек.

Если покупатель до момента получения чека выразил желание получить на e-mail или на сотовый телефон электронный кассовый чек, то данную просьбу кассир обязан выполнить. В кассовых программах, прилагающихся к онлайн-кассам производителями, предусмотрены опции для ввода соответствующих контактных данных от покупателя.

Электронный адрес или телефон покупателя при формировании кассового чека отправляются в обслуживающий торговую точку ОФД, который, в свою очередь, направляет на указанные контакты электронную копию чека.

Распространен еще один способ сообщения кассиру контактных данных - с помощью QR-кода на экране мобильного гаджета, где открыто . Рассматриваемый способ позволяет, с одной стороны, ускорить ввод контактов покупателя в кассовую программу (и избежать ошибок при этом), с другой - сохранить конфиденциальность данных покупателя (которые в данном случае будут зашифрованы в QR-коде).

Определенными нюансами характеризуется прием оплаты от покупателя 2 способами - наличными и по карте, одновременно (например, если на карте оказалось недостаточно средств, и человек готов доплатить недостающую сумму наличными). Как правило, современные кассовые программы позволяют провести оплату 2 разными способами при формировании одного кассового чека. Данная процедура обычно предполагает указание в кассовой программе 2 разных сумм - той, что будет оплачиваться картой, и той, что будет оплачиваться наличными.

С точки зрения Закона № 54-ФЗ не имеет никакого значения, каким именно способом покупатель расплатился с магазином, и в какой пропорции применены те или иные платежные методы, если речь идет о полной оплате перед отпуском товара. В свою очередь, если товар полностью или частично отпускается в кредит, то для закрытия чека необходимо наличие заключенного между магазином и покупателем кредитного договора.

Видео - как работать с онлайн-кассой в «1С»:

Так или иначе, Законом № 54-ФЗ и корреспондирующими нормативными актами (в числе которых - Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА)) предусмотрены 2 важнейших реквизита кассового чека - «признак расчета » и «признак способа расчета ». В ходе расчетов с покупателем кассиру необходимо обеспечить - используя интерфейсы кассовой программы (и следуя инструкции по эксплуатации кассы), присутствие на кассовых чеках нужных реквизитов.

Обучим работе с ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Признак расчета

Реквизит «признак расчета» может отражать:

1. Факт получения денежных средств от посетителя магазина (выбирается признак «приход»).

Данную операцию, очевидно, следует рассматривать как наиболее регулярную при взаимодействии кассира с покупателями. Она соответствует приему денежных средств в счет выбранных товаров или услуг.

1. Факт возврата денежных средств посетителю магазина (признак - « »).

1. Факт выдачи денежных средств посетителю магазина (признак - «расход»).

Такой чек выдается магазином, если он сам что-то покупает у физических лиц. Например - плодоовощную продукцию у фермеров.

1. Факт возврата посетителем магазина ранее полученной наличности (признак - «возврат расхода»).

Данный реквизит в кассовом чеке фиксируется, если купленные у физлица вещи по тем или иным причинам возвращаются ему).

Рассматриваемый реквизит - «признак расчета», обязателен для отражения как в электронном, так и в бумажном кассовом чеке. Отметим, что в компетенцию кассира обеспечение данного требования может и не входить - поскольку за настройку онлайн-кассы (алгоритмы проставления реквизитов в чеках прописываются на уровне программных настроек), как правило, отвечает другой специалист с нужной квалификацией. Например - представитель фирмы-поставщика онлайн-касс или штатный программист торгового предприятия.

Признак способа расчетов

Еще один важнейший реквизит - «Признак способа расчетов».

Он может отражать следующие операции:

1. Получение магазином аванса за конкретный товар (с известными характеристиками).

В бумажном кассовом чеке реквизит приводится в значении ПРЕДОПЛАТА 100% (или цифрой 1), в электронном - с применением кода 1.

1. Получение торговой точкой частичного аванса за конкретный товар.

В бумажном чеке он отражается надписью ПРЕДОПЛАТА или цифрой 2, в электронном - кодом 2.

1. Получение аванса за неопределенный товар (с неизвестными на тот момент характеристиками).

В бумажном чеке реквизит приводится в значении АВАНС или цифрой 3, в электронном - кодом 3.

1. Получение магазином оплаты за товар в обычном порядке (либо с учетом уже внесенных предоплат либо авансов).

В бумажном чеке приводится значение ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ либо цифра 4, в электронном - код 4.

1. Отпуск товара с частичной оплатой (в то время как по остальной сумме предоставляется кредит).

В бумажном чеке реквизит приводится в значении ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ либо цифра 5, в электронном - код 5.

1. Отпуск товара полностью в кредит.

В бумажном чеке реквизит приводится в значении ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ либо цифрой 7, в электронном - кодом 6.

1. Получение магазином оплаты за кредит.

В бумажном чеке приводится значение ОПЛАТА КРЕДИТА или цифра 9, в электронном - код 7.

В бумажном чеке рассматриваемый реквизит указывается по желанию магазина. В электронном - аналогично (за исключением схемы, при которой на онлайн-кассах реализована поддержка формата фискальных данных в версии 1.1, когда указание реквизита «признак способа расчета» обязательно).

Применение чека коррекции

Прежде всего, следует принципиально отличать чек коррекции от чека, формируемого в ситуациях, когда:

1. Кассир допускает ошибку при формировании чека (например, указав в нем неверную сумму).

Если ошибка обнаружена до того, как покупатель, расплатившись с магазином, вышел из него, то формируется 2 обычных чека:

• сначала - чек с признаком «возврат прихода» на полученную сумму (отражающий тот факт, что денежные средства, принятые от покупателя, полностью возвращаются ему);
• затем - чека с признаком «приход» уже с корректной суммой (за вычетом разницы - в пользу магазина или покупателя).

Если исходная сумма по чеку больше, чем должна быть, то покупателю возвращается разница, если меньше - он доплачивает нужную сумму магазину.

Очевидно, что при отражении в чеке суммы, меньшей, чем нужно в соответствии с ценниками, проведение указанных операций после того, как покупатель уйдет, возможно только с согласия последнего (поскольку потребуется доплата) - при последующем его визите. Либо - при личном обращении продавца к данному покупателю иными доступными способами.

1. Кассир по ошибке включает в чек лишний товар.

В этом случае он формирует обычный чек с признаком «возврат прихода» и возвращает покупателю денежные средства за излишне пробитый товар.

В свою очередь, собственно, чек коррекции применяется:

• если кассир в конце смены обнаруживает в кассе неучтенные денежные средства;
• если касса при расчете с покупателем не применена в силу сложившихся обстоятельств.

Формирование корректировочного чека осуществляется, как и в случае с обычными чеками, с применением программных интерфейсов кассовой программы. При этом, в их составе возможно указание только 2 реквизитов - «приход» и «расход».

Таким образом, основной сценарий, при котором может быть сформирован чек коррекции - вынужденное неприменение онлайн-кассы непосредственно при расчете с покупателем. Далее в статье мы рассмотрим подобные сценарии, но пока что изучим то, каким образом осуществляется штатное завершение смены кассира.

Закрытие смены

Закрыть смену на онлайн-кассе нужно не позднее, чем спустя 24 часа после того, как она открыта. Если данное условие не будет соблюдено, то ККТ автоматически заблокируется и перестанет выдавать чеки.

Как и в случае с открытием смены, формируется специальный фискальный документ - отчет о закрытии, отправляемый в ОФД. Данный отчет содержит сведения, в частности:

• о количестве сформированных чеков в течение смены;
• о количестве чеков, сформированных на онлайн-кассе, но не переданных в ОФД;
• о кассире.

После формирования отчета о закрытии смены кассир сдает выручку ответственному сотруднику или человеку, отвечающему за инкассацию. Затем - выключает онлайн-кассу и сдает ранее полученное имущество для пользования ККТ.

Проконсультируем, как работать с ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Дискуссионный момент - ведение журнала кассира-операциониста при применении онлайн-кассы. Ранее, когда задействовались ККТ старого образца с ЭКЛЗ, ведение такого журнала было обязательным. По мнению Минфина, изложенному в Письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 (ССЫЛКА), при использовании онлайн-кассы рассматриваемый журнал необязателен. Все те сведения, которые приводятся в нем, так или иначе, отражаются в фискальных документах, передаваемых в ОФД.

Вместе с тем, по ряду формальных признаков применение журнала, о котором идет речь, все же правомерно при определенной интерпретации правовых норм считать обязанностью, сохраняющей юридическую силу. Дело в том, что в п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н (ССЫЛКА) сказано, что специалисты ФНС обязаны оказывать услуги по заверению журнала кассира-операциониста от налогоплательщика.

Отметим, что в Типовых правилах пользования ККТ сказано о том, что журнал кассира-операциониста заверяется подписью инспектора ФНС.

Кроме того, существует довольно старое, но не утратившее правовых функций Письмо ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@, в котором сказано, что организации вправе истребовать в ФНС заверения журнала подписью. Форму журнала можно использовать как унифицированную - КМ-4, так и собственную (письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482 (ССЫЛКА)).

Отметим, что применение журнала кассира-операциониста предусмотрено п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Таким образом, журнал кассира-операциониста правомерно охарактеризовать как традиционный документ кассового учета, который привычен, вероятно, большинству современных торговых предприятий. Но с внедрением онлайн-касс необходимость в его применении отпадает.

Хотя, безусловно, руководство магазина в локальных регламентах вправе обязать работников отражать необходимые сведения в рассматриваемом журнале - например, в целях оценки эффективности работы кассиров.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Другой важный нюанс - порядок применения еще одной традиционной категории кассовых документов - кассовой книги и ордеров (приходных и расходных). Здесь главный источник права - Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Данный нормативный акт предписывает торговым предприятиям, осуществляющим кассовые операции, пользоваться указанными ордерами и заносить сведения о них в кассовую книгу во всех случаях, когда совершается оборот наличных денежных средств через кассу хозяйствующего субъекта - даже если используется инновационная онлайн-касса. Унифицированные формы РКО, ПКО и Кассовой книги должны использоваться те, что утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА).

От обязанности вести Кассовую книгу, РКО и ПКО, освобождены индивидуальные предприниматели. Но они вправе вести рассматриваемые кассовые документы по желанию . При этом, ИП не освобождены от ведения специального документа - Книги учета доходов и расходов. По существу она схожа с Кассовой книгой, поскольку в ней должны отражаться все операции по приему и выдаче наличных денежных средств. Можно отметить, что если ИП использует в своей работе ККТ, то он вправе заполнять Книгу учета доходов и расходов в конце рабочего дня. В иных случаях - по мере поступления выручки.

На практике заполнение РКО и ПКО осуществляется обязанными хозяйствующими субъектами как раз по окончании рабочего дня. Кассир, закрыв кассу, заполняет ПКО и РКО (соответствующие операциям с признаком «приход» и «расход») и Кассовую книгу на основании сформированного онлайн-кассой отчета о закрытии смены. При формировании ПКО нужно иметь в виду, что:

1. Нужно оформить столько ПКО, сколько в отчете о закрытии смены отражено разновидностей кассовых операций (соотносительно с реквизитами «признак расчета» и «признак способа расчета»).

То есть - для операций, отражающих полную оплату за товар на кассе, заполняется один ПКО, а для авансов - другой.

1. При возврате товара (признак «возврат прихода») не оформляется РКО. Но факт возврата денежных средств покупателю отражается в кассовой документации посредством составления ПКО, уменьшенного на суммы возврата прихода.

Кассирам, работающим в торговых организациях, которые отнесены к среднему и крупному бизнесу, не нужно забывать о том, что остаток денежных средств в кассе не должен быть больше лимита, который установлен фирмой (с учетом Указаний № 3210-У). ИП и малые бизнесы могут оставлять в кассе любую сумму наличных средств.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

Применение РКО и ПКО осуществляется и в том случае, если кассир осуществляет прием и сдачу разменных денежных средств. Данная процедура не относится к юрисдикции Закона № 54-ФЗ, но, вместе с тем, ее правомерно отнести к неотъемлемым составляющим работы кассира, использующего инновационную онлайн-ККТ.

Распространено правило, по которому разменные средства - монеты и купюры, перед началом каждой смены выдаются кассирам ответственными работниками. В этих целях выписываются РКО, в которых фиксируются суммы размена (а в основании проведения расчетов - формулировка «Для размена»). Сведения о разменных суммах также фиксируются в Кассовой книге и Книге учета полученных денежных средств кассира.

Следующая масштабная группа нюансов, которые полезно рассмотреть, связана с определением порядка действий кассира при возникновении различных проблем при проведении оплаты за товар через кассу.

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

Речь может идти о таких сценариях как:

1. Отсутствие связи с интернетом в момент проведения оплаты .

Данный сценарий, по сути, не предполагает никаких проблем. Дело в том, что кассовый чек, сформированный на онлайн-кассе, в любом случае прописывается в памяти фискального накопителя, и только после этого отправляется через интернет в ОФД. Если связь с сетью отсутствует, то чек отправляется Оператору при первом же следующем соединении онлайн-кассы с интернетом.

Главное, чтобы такое соединение было обеспечено в течение 30 дней после формирования кассового чека. Иначе - онлайн-касса заблокируется, а ФНС, не получив к тому моменту никаких фискальных документов от кассы, всерьез задумается о проведении проверки хозяйствующего субъекта.

1. Отключение электроэнергии (при том, что онлайн-касса работает без аккумулятора), поломка онлайн-кассы .

Данный сценарий предполагает невозможность применения онлайн-кассы на практике. По закону в такой ситуации прием платежей от покупателей - нарушение. Поэтому, в общем случае при отключении электричества либо поломке онлайн-кассы следует незамедлительно прекратить торговлю.

Исключение - сценарии, когда неприменение онлайн-кассы при отключении электричества может привести к крайне нежелательным социальным последствиям. Например, если в магазин забежал человек, чтобы срочно купить воды прохожему, которому на улице стало плохо - к примеру, от перегрева на солнце - лучше, безусловно, отпустить ему воду незамедлительно без чека.

Появление на кассе выручки, не пробитой на ККТ вследствие невозможности ее применения - как раз тот случай, когда кассир обязан при первой возможности сформировать кассовый чек коррекции. Данный документ будет включать сумму неучтенной выручки без детализации на товары и содержать признак «приход» (либо, если, наоборот, денежные средства в период неработающей кассы выдавались магазином, признак «расход»).

К кассовому чеку коррекции может потребоваться приложить доказательства того факта, что не осуществление приема платежей имело крайне нежелательную альтернативу. Данные доказательства пригодятся при последующей проверке ФНС.

В середине декабря 2017 года ведущие СМИ страны всколыхнула новость о масштабном сбое онлайн-касс у десятков крупнейших ритейлеров в различных отраслях рынка. ФНС отреагировала на инцидент довольно оперативно - разрешив магазинам принимать в экстренной ситуации оплату без ККТ, но с последующим составлением чеков коррекции и без каких-либо доказательств нежелательности отказа от применения ККТ. Таким образом, порядок действий кассира может зависеть еще и от масштабов проблемы. Если они, фактически, общенациональные - реагировать на ситуацию может быть значительно проще с точки зрения обеспечения соответствия кассовых операций требованиям законодательства.

1. Возникновение локальных технических сбоев при эксплуатации онлайн-ККТ .

Такие сбои могут быть самыми разными - как и способы реагирования на них. К числу самых распространенных локальных технических проблем с онлайн-кассами можно отнести:

3.1. Обрыв чековой ленты при печати фискального документа .

В таких случаях в программных алгоритмах управления ККТ, как правило, прописываются указание на чековой ленте, что формируемые документы недействительны и активация режима работы без бумаги. Дальнейшая эксплуатация ККТ становится возможной при замене рулона чековой ленты. Для этого кассиру обратиться к ответственному сотруднику для оформления процедуры получения новой чековой ленты. Возможно, в этих целях потребуется временно закрыть кассу.

Для последующей активации работы ККТ в обычном режиме может потребоваться передача на процессор онлайн-кассы специальной команды. Данное действие производит сам кассир - в соответствии с имеющимися инструкциями, либо приглашает другого сотрудника магазина с нужными компетенциями.

3.2. Отсутствие связи между кассовым компьютером и онлайн-кассой .

Это может быть обусловлено:

• обрывом соединительных кабелей;
• отключением питания отдельных компонентов кассовой инфраструктуры;
• сбоями в работе отдельных аппаратных компонентов ПК либо онлайн-кассы.

В зависимости от конкретной причины возникновения неисправности, меры реагирования могут быть как в компетенции кассира - например, если речь идет о простом переподключении кабелей, так и в компетенции специалистов с узкой квалификацией. В данном случае порядок действий кассира - предполагающий осуществление действий своими силами или обращение к коллегам, должен быть прописан в локальных нормативных актах либо закреплен в должностной инструкции сотрудника.

Узнайте, нужен ли журнал кассира-операциониста?

Закажите звонок, и мы Вам все расскажем!

Видео - как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 130Ф:

Кассовые аппараты используются для записи сумм платежей и для обработки денежных средств в течение рабочего дня. Существует множество видов кассовых аппаратов, включая электронные кассовые аппараты, расчетные кассы iPad и другие кассовые аппараты на основе компьютеров. Хотя каждый кассовый аппарат и имеет ряд особенностей, все они схожи в эксплуатации.

Шаги

Часть 1

Установка вашего кассового аппарата

Установите свой кассовый аппарат и подключите его. Поставьте аппарат на прочную, ровную поверхность. В идеале, лучше всего подойдет рабочая поверхность с местом для покупателей, где можно разместить товары. Подключите кассовый аппарат прямо к розетке (не используйте удлинитель).

Вставьте батарейки. Они обеспечивают резервную память кассового аппарата на случай сбоя электропитания, причем батарейки нужно вставлять перед программированием любых функций аппарата. Снимите крышку отсека для чековой бумаги и найдите отсек для батареек. Для того чтобы отвинтить крышку, вам может понадобиться маленькая отвертка. Установите батарейки в соответствии с указаниями на аппарате. Установите крышку отсека для батареек обратно.

• Иногда отсеки для батареек располагаются под отсеком для рулона бумаги.
• Меняйте батарейки раз в год, чтобы они работали должным образом.

1. Вставьте рулон бумаги для квитанций. Снимите крышку отсека для чековой бумаги. Убедитесь, что конец вашего рулона бумаги имеет прямой край, чтобы было легче его вставлять в устройство для подачи бумаги. Вставьте рулон бумаги так, чтобы он проходил через переднюю часть кассового аппарата, чтобы вы смогли отрывать чеки для клиентов. Нажмите кнопку ПОДАТЬ, чтобы кассовый аппарат поймал бумагу и пропустил через себя.

   Разблокируйте кассу. Обычно для нее есть ключ, который запирает кассу для безопасности. Не потеряйте этот ключ. Вы просто можете его оставить в кассе, чтобы его легко можно было найти и при необходимости запереть выдвижной ящик кассы.

   Включите кассовый аппарат. У некоторых аппаратов есть переключатель ВКЛ/ВЫКЛ на задней стороне. У других есть ключ на передней части сверху. Включите аппарат или поверните ключ в позицию РЕГ (режим касса).

   • Более новые модели кассовых аппаратов могут иметь кнопку РЕЖИМ вместо обычного ключа. Нажмите кнопку РЕЖИМ и прокрутите ее до позиции РЕГ или до рабочего режима.

2. Запрограммируйте свой кассовый аппарат. Большинство кассовых аппаратов можно запрограммировать так, чтобы объединить схожие пункты в категории. Эти категории, или разделы, также могут быть налогооблагаемыми или не облагаемыми налогом. Также вы можете установить время и дату.

   • Функция программирования обычно запускается поворотом ключа в позицию ПРОГ или П, или нажатием кнопки переключения режимов в режим ПРОГРАММА. Другие аппараты могут иметь ручной рычаг под крышкой отсека для бумаги, который нужно переводить в режим Программа.
   • Многие из кассовых аппаратов имеют, по крайней мере, 4 кнопки для налогов. Их можно запрограммировать на различные налоговые ставки, в зависимости от того, платите ли вы фиксированный налог, как в некоторых штатах США, или у вас другие виды налогов, например, GST (налог на товары и услуги), PST (провинциальный налог на продажи) или ставки НДС (в зависимости от вашего местоположения).
   • Следуйте специальным указаниям, представленным в инструкции к вашему кассовому аппарату, для настройки этих функций.

   Часть 2

   Проведение операции продажи

   1. Введите код безопасности или пароль для работы с кассовым аппаратом. Многие кассовые аппараты требуют, чтобы вы вводили свой служебный номер или другой код безопасности для их использования. Служебные номера полезны тем, что дают возможность распределить каждую покупку определенному служащему. Это полезно для отслеживания продаж и выявления ошибок.

      Введите сумму первого товара. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы ввести точную сумму в рублях. Обычно вам не нужно вводить десятичный разделитель, так как кассовый аппарат сделает это за вас.

      • Некоторые кассовые аппараты используют сканер, чтобы вы каждый раз не вводили стоимость товара вручную. Сканер считывает штрих-код и автоматически вводит информацию о продукте. В этом случае у вас нет необходимости выбирать раздел при следующем шаге.

   2. Нажмите кнопку соответствующего отдела. Большинство кассовых аппаратов требуют, чтобы вы нажали кнопку после введения суммы, которая отнесет предмет к определенной категории продажи (например, одежда, продукты питания и так далее).

      • Ключи для разделов можно запрограммировать как налогооблагаемые или не облагаемые налогом. Сверьтесь с инструкцией к вашему аппарату для того, чтобы узнать, как запрограммировать налоговые ставки к соответствующим ключам.
      • Посмотрите на квитанцию: нажмите стрелку или на кнопку ПОДАТЬ, чтобы передвинуть бумагу вверх, и вы смогли бы прочесть всю сумму, записанную на квитанции.
      • Каждый предмет, который вы добавите, войдет в общую сумму, которая обычно отображается на датчике для считывания или экране.

   3. Добавьте все необходимые скидки к цене. Если товар на распродаже, то вам может понадобиться ввести процент скидки. Введите цену товара, нажмите кнопку раздела, введите размер скидки в процентах (например, 15 будет означать 15%), а затем нажмите кнопку %. Она обычно находится на цифровой клавиатуре, слева.

      Введите суммы для остальных товаров. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы набрать точную стоимость каждой вещи. Не забывайте после введения стоимости каждый раз нажимать кнопку соответствующего раздела.

      • Если у вас несколько экземпляров одной и той же вещи, наберите количество этих вещей, затем нажмите кнопку QTY (Кол-во), затем стоимость одной такой вещи, а затем кнопку соответствующего раздела. Например, если у вас 2 книги по цене 6,99, нажмите 2, затем Кол-во, затем 699, и кнопку раздела.

   4. Нажмите кнопку предварительной суммы. Она выдает общую стоимость введенного товара. Кнопка добавит все необходимые налоги, которые были запрограммированы на кнопки разделов.

   5. Выясните, как собирается рассчитываться покупатель. Покупатели могут расплачиваться наличными, кредитной картой или чеком. Также вы можете принимать подарочные карты и сертификаты, которые чаще всего учитываются как наличные.

      • Наличные : введите сумму наличных, которые вы получили, и нажмите кнопку НАЛИЧНЫЕ (обычно это самая большая кнопка снизу в правой части набора ключей кассового аппарата). Многие кассовые аппараты сообщат вам, сколько нужно дать покупателю в качестве сдачи. Однако же, не все это делают, и все вычисления вам придется проделать в уме. Как только открывается касса, вы можете положить в нее наличные или чек, и посчитать сумму сдачи.
      • Кредитная карта : нажмите кнопку КАРТА и воспользуйтесь терминалом для оплаты картами.
      • Чек : введите точную сумму на чеке, нажмите кнопку ЧЕК или ЧК, и положите его в кассу.
      • Чтобы открыть кассу, вам необязательно делать продажу, вы можете нажать кнопку НЕТ ПОКУПКИ или НП. Эта функция может быть защищена менеджером, и может запрашивать его код, чтобы перевести кассовый аппарат в режим НЕТ ПОКУПКИ.

   6. Закройте кассу. Всегда сразу же закрывайте кассу, и не оставляйте её открытой. Иначе, может случиться кража.

      • Всегда опустошайте или убирайте в конце рабочего дня кассу, хранить её следует в безопасном месте.

   Часть 3

   Исправление ошибок

   1. Отмена продажи. Если вы ошибочно ввели неверную цену товара, или покупатель решил, что он не хочет ее покупать уже после того, как вы ее внесли в список, вам может понадобиться отменить товар или продажу. Она удаляется из предварительной суммы.

      • Введите сумму, нажмите кнопку раздела, нажмите кнопку ОТМЕНА, чтобы удалить ее из общей суммы. Вы должны удалить товар до того, как ввели новый. Иначе, вам будет нужно подвести промежуточный итог, нажать кнопку ОТМЕНА, затем ввести точную сумму, введенную ошибочно, и нажать кнопку раздела. Таким образом ошибочная сумма будет вычтена из промежуточного итога.
      • Если же вам нужно полностью отменить продажу нескольких товаров, пройдитесь по каждому и отмените их по отдельности.

   2. Возврат покупки. Если покупатель хочет вернуть товар, вам необходимо учесть это в общей сумме за день перед тем, как отдавать ему деньги. Чтобы возвратить покупку, нажмите кнопку ВОЗВРАТ. Введите точную стоимость вещи и нажмите кнопку соответствующего раздела. Нажмите кнопку промежуточного итога, затем кнопку НАЛИЧНЫЕ. Откроется касса, и вы сможете возвратить деньги покупателю.

      • Определенные кнопки и функции, как, например, возврат денег, могут быть заблокированы для использования их только менеджером. Чтобы переключить кассовый аппарат в режим отмены или возврата, может понадобиться ввести код менеджера.
      • Узнайте у вашего начальника применяемую политику возврата и отмены.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

Инструкция по работе с онлайн кассой начинающему кассиру. Пошаговая инструкция поможет быстро и главное без ошибок освоить работу на кассовом аппарате.

Если Вы только начинаете работать с онлайн кассой, это материал будет Вам полезно изучить. Кратко рассказываем об основных операциях и сопутствующих им кассовых документах. Выбрать подходящий кассовый аппарат Вы можете .

Также достаньте из комплекта поставки кассового аппарат инструкцию или скачайте ее на соответствующей странице с онлайн кассой.

Перед началом работы кассир должен заранее проверить;

• Ключи от кассы и денежного ящика
• Чековую ленту
• Деньги для выдачи сдачи покупателям.

Начало работы с онлайн кассой. Открытие смены

Касса работает по т.н. «сменам» длительностью не более 24 часов. Открытие/закрытие смены, хоть и фискальные документы, но с переходом на онлайн кассы эти документы не очень интересуют вашего налогового инспектора, зато очень полезны Вам для контроля работы.

Начиная работу кассиру нужно открыть смену, на что касса сформирует отчет об открытии смены. Большинство касс делает его автоматически при закрытой смене и попытке сделать какой-либо другой документ, например, оформить продажу.

Внесение наличных

Считается, что при открытии новой кассовой смены наличных денег в кассе нет. Что бы не обидеть первого же клиента, пришедшего с 5000 руб. купить бутылочку минералки кассиру нужно выдать т.н. «размен» — мелкие деньги для выдачи сдачи первым покупателям.

Касса контролирует остаток наличных денег. И это не фискальная операция ВНЕСЕНИЕ [наличных] Даете кассиру 4950 руб на размен и сделайте операцию ВНЕСЕНИЕ на эту сумму.

Приход | Продажи

Каждое поступление денег за проданные товары/услуги должно оформляться кассовым чеком ПРИХОД. Наличные, электронные средства платежа, предоплата, продажа в кредит, зачет аванса, а с недавнего времени и безналичные через банк [закон принят, но пока действует отсрочка до 2019 года].

У нас сегодня простой пример, розничная точка и 100% оплата за товар сразу при получении.

Делаем чек ПРИХОД (он же ПРОДАЖА). Это основной фискальный документ.

Способ расчета у нас в этом случае будет ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ.

Способ оплаты: НАЛИЧНЫМИ, или ЭЛЕКТРОННЫМИ, если клиент рассчитался картой.

Каждый кассовый чек должен содержать:

• Наименование документа
• Признак расчета
• Сумму расчета (БСО)
• Наименование предмета расчета
• Ставку НДС
• Применяемую систему налогообложения
• Наименование пользователя
• ФИО кассира
• Номер смены
• Номер чека за смену
• Дату и время
• Фискальный признак документа
• Адрес расчетов
• ИНН пользователя;
• Регистрационный номер онлайн кассы
• Номер фискального накопителя
• Номер фискального документа

Изъятие наличных

Если Вам вдруг станет нужно, не дожидаясь окончания кассовой смены, изъять наличные из кассы на собственные нужды, делайте операцию ВЫЕМКА [наличных].

Это не фискальная операция, она уменьшает остаток наличных денег в кассе. Разумеется, что изымаемая сумма должна в момент проведения этой операции быть в кассе. Нельзя изъять 20 т.р., если в кассе всего 10.

Возврат прихода

Иногда покупатели возвращаются. Хорошо, когда они возвращаются ещё что-то купить, но бывает, что они возвращаются что-то вернуть.

Это оформляется чеком ВОЗВРАТ ПРИХОДА (покупки). У такого чека тоже есть признак способа расчета. Сегодня это ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, вы сразу возвращаете клиенту деньги за товар.

Способ оплаты зависит от того, как клиент рассчитывался при покупке. Ну это что бы Вам не платить комиссию банку за это продажу/возврат.

Чек коррекции. Как правильно его сделать кассиру?

Человеку свойственно ошибаться. А наемным кассирам-продавцам это очень хорошо свойственно. И Вы с этим будете часто сталкиваться, особенно, если банковский терминал эквайринга не подключен к кассе.

Например, изучая документы из банка за прошедший месяц Вы увидите, что сумма в выписке не соответствует сумме по кассе. Причина банальна: кассир провел карту по эквайрингу, а на кассе оформил продажу за наличные или наоборот.

В такой ситуации сначала оформляем возврат неправильного прихода, того, что на самом деле был ЭЛЕКТРОННО, а кассир оформил как НАЛИЧНЫЕ.

Возврат в этом случае делаем НАЛИЧНЫЕ. А потом делаем ЧЕК КОРРЕКЦИИ ПРИХОД на эту же сумму, признак оплаты ЭЛЕКТРОННО. Это такой специальный фискальный документ, для урегулирования расхождений.

Основные ошибки кассира при работе с кассой:

• Путаница между наличной и безналичной оплатой;
• Некорректная сумма в чеке;
• Открытие смены на онлайн кассе с неверной датой.

Такие же чеки коррекции делаются, если Вы обнаружите, что «забыли» оформить какие-то продажи. Иногда может прилететь предписание из ФНС сделать такой чек, если по результатам проверки выяснится что-то нехорошее.

Как сделать отчет без гашения (x-отчет)

Так же известный как X-отчет. Это не фискальный документ, его можно сформировать в любой момент между открытием и закрытием смены. Он показывает промежуточные итоги кассовой смены. Продажи и возвраты в разрезе видов оплаты, внесения и выемки денег, остаток наличными.

Еще там есть такой важный показать — количество не переданных (накопленных) фискальных документов. В идеале он должен быть нулевым, что означает, что все фискальные документы успешно отправлены оператору фискальных данных. Если там больше нуля — какие-то проблемы с передачей данных.

Рекомендуется делать этот отчет перед гашением и сверять показатели с терминалом эквайринга. Как вы понимаете, продажи ЭЛЕКТРОННЫМИ за смену должны быть равны сумме прихода за смену на терминале эквайринга. Если не совпадает, значит кто-то накосячил, надо бы исправить ДО закрытия смены.

Отчет без гашения (x-отчет) на ККМ «Элвес-Микро-К»

Снятие Х-отчета (промежуточный итог) на онлайн кассе Меркурий 115К

Закрытие смены на онлайн кассе

И последний фискальный документ на сегодня — отчет о закрытии кассовой смены, он же отчет с гашением, он же Z-отчет.

В отчете о закрытии смены содержится следующая информация:

• Полная информация о смене (адрес, ФИО кассира и т.д.);
• Количество напечатанных чеков;
• Количество чеков не ушедших в ОФД;
• Полная выручка;
• Сумма выполненных возвратов;
• Информация и способе оплаты (наличный или безналичный расчет).

Это фискальный документ, он содержит в себе всю ту же информацию, что и X-отчет без гашения.

Большинство касс по-умолчанию настроено таким образом, что со снятием Z-отчета производится полная выемка наличных и дополнительной операции изъятия оформлять не нужно.

Отчет о закрытии смены

Как работать с онлайн кассой(видеоинструкция)

Инструкция кассира по работе онлайн кассы Эвотор 5 Смарт терминал

Инструкция кассира по работе на кассовом аппарате Меркурий 185Ф

Инструкция кассира по работе на онлайн кассе Меркурий 115Ф

В данной подробной инструкции кассира подробно рассмотрены следующие моменты при работе с онлайн кассой.

• установка чековой ленты
• открытие смены
• пробитие чеков
• пробитие чеков со сдачей
• умножение цены на количество товара
• работа с базой товаров
• корректировка ошибки (аннуляция)
• оформление возврата
• безналичные чеки
• отправка чека СМСкой клиенту
• закрытие смены (снятие отчетов ФН)

При работе с онлайн кассой категорически запрещено:

• Хранить в кассе личные денежные средства и ценности;
• Оставлять незапертым денежный ящик в свое отсутствие;
• Уничтожать денежные средства содержащими признаки подделки;
• Работать без контрольно-кассовой ленты;
• Редактировать кассовые программы и программные системы учета.