Отдел закупок - одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.
Функции и задачи
В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.
Основными задачами отдела закупок заключаются в:
- обеспечении участия организации в торгах;
- участии в формировании и поддержании имиджа организации;
- привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.
Для обеспечения наиболее эффективной деятельности в данном направлении в подавляющем большинстве случаев требуется создание специального отдела с квалифицированным персоналом, замотивированным на выполнение поставленных задач.
Основные функции тендерных отделов представляют собой:
- подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
- аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
- настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
- поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
- изучение и анализ документов, технического задания;
- мониторинг итогов предыдущих торгов;
- анализ конкурентной среды;
- согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
- подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
- изучение законодательства в рамках проведения торгов;
- получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
- взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
- взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
- непосредственное участие в закупках;
- подготовка запросов на разъяснение документации;
- взаимодействие с организаторами закупок;
- отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
- отслеживание результатов закупок;
- составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
- заключение контрактов.
Структура
Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:
- руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
- специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
- специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
- юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
- курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.
Какие KPI у отдела закупок?
В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:
- своевременность всех расчетов;
- своевременность выполнения поставленных задач;
- мониторинг и анализ цен конкурентов;
- качественное пополнение складских запасов.
При этом наиболее популярными системами оплаты являются:
- фиксированная оплата (оклад);
- оплата за результат:
- оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
- оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
- процент от суммы выигранных торгов;
- фиксированная плата за каждую допущенную заявку.
Оплата за результат мотивирует работников тендерного отдела добиваться поставленных задач, а именно - заключать новые контракты и привлекать новых клиентов. В случае с фиксированной оплатой мотивация практически отсутствует.
Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец
Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB .
Руководитель отдела закупок и его обязанности
Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.
Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:
- мониторинг объявлений о закупках;
- согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
- анализ участия в торгах конкурентов;
- участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
- планирование деятельности сотрудников отдела;
- контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
- определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
- контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
- участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
- подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
- контроль отправки документации на тендеры;
- составление отчетной документации;
- информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
- предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
- отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
- руководство деятельностью подчиненных;
- предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
- содействие повышению квалификации сотрудников отдела.
Должностная инструкция
На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.
Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев заработная плата руководителя отдела закупок начинается от 45 тысяч рублей. При этом некоторые организации предлагают своим сотрудникам и более выгодные условия с окладом в 90-120 тысяч рублей в месяц.
Чем занимается специалист тендерного отдела
Обязанности
Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими - в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:
- участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
- подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
- оформлении предложений;
- получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
- получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
- заполнении форм документов по поручению руководителя;
- формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
- организации отправки документов на тендеры;
- контроле получения отправленной документации Заказчиком;
- выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
- структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
- подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
- выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.
Должностная инструкция менеджера отдела закупок
Сколько зарабатывает: зарплата
В подавляющем большинстве случаев заработная плата специалиста тендерного отдела является сдельной: сотрудник получает фиксированный оклад и вознаграждение по итогам проведенной работы. Именно поэтому оплата труда тендерных специалистов из разных компаний может сильно отличаться.
На просторах сети можно встретить предложения о заработной плате как в 20, так и в 100 тысяч рублей - зависит от размеров компании, объема работ, а также квалификации и опыта работы сотрудника. На практике профессиональные сотрудники тендерного отдела получают около 60-80 тысяч рублей.
Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?
Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел - серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.
В некоторых случаях целесообразно даже не создавать собственный отдел, а передать данную часть работ аутсорсинговой компании. В таком случае организация может неплохо сэкономить на создании и обустройстве новых рабочих мест, регулярной выплате заработной платы и налогов.
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика. Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.
Нужен ли вам тендерный отдел?
И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.
Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.
Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.
Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.
И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.
Функции тендерного отдела
Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:
- Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
- Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
- Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
- Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
- Изучение и анализ документации, технического задания;
- Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
- Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
- Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
- Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
- Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
- Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
- Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
- Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
- Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
- Заключение контрактов.
Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.
Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.
Структура тендерного отдела
Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.
Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.
Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.
Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.
Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.
Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей. Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.
Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:
- Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
- Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
- Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
- Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
- Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
- Обучение специалистов отдела;
- Запуск и “обкатка” работы отдела.
- Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.
И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?
Во-первых , если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.
Во-вторых , если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.
В-третьих , если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.
В-четвертых , не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.
На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.
_____ № __________
специалиста по тендерной работе
отдела развития
1. Общие положения
1.1. Специалист по тендерной работе относится к категории специалистов.
1.2. В своей деятельности специалист по тендерной работе руководствуется:
§ уставом предприятия;
§ положением об отделе развития;
§ трудовым договором ;
§ законодательными документами, нормативными правовыми актами РФ, а также методическими материалами, регламентирующими вопросы выполняемой работы в области тендерной деятельности;
§ приказами, распоряжениями и указаниями руководства предприятия, начальника отдела развития;
§ правилами внутреннего трудового распорядка;
1.3. Специалист по тендерной работе непосредственно подчиняется начальнику отдела развития.
1.4. На должность специалиста по тендерной работе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое или экономическое образование и дополнительную подготовку или стаж работы в области тендерной деятельности не менее 2 лет.
1.5. Специалист по тендерной работе назначается и освобождается от занимаемой должности приказом по предприятию по представлению начальника отдела развития в соответствии с требованиями трудового кодекса РФ.
1.6. На время отсутствия специалиста по тендерной работе его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
1.7. При реструктуризации (реорганизации) предприятия, изменении бизнеса и т. п. в настоящую должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения и дополнения.
2. Требования к знаниям и квалификации:
2.1. Специалист по тендерной работе должен знать:
§ федеральные законы и другие законодательные нормативные акты , методические материалы по участию в тендерах;
§ площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ правила ответов на запросы котировок, предложений
§ порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ основы ценообразования и ценовой политики;
§ основы делопроизводства;
§ гражданский кодекс РФ;
§ английский язык (базовый уровень);
§ компьютерные программы (McWord, McExcel, McAccess, McVisio, McProject, McPowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader, «Консультант плюс», «Гарант»);
§ правила и нормы охраны труда .
2.2. Иметь базовые навыки:
§ пользования средствами вычислительной техники, офисной оргтехникой, средствами связи;
§ систематизации информации (ведение баз данных);
§ деловой переписки;
§ ведения телефонных переговоров;
§ эффективной работы «в команде»;
§ этики делового общения.
3. Цель должности:
Поиск и выигрыш государственных и коммерческих конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
4. Должностные обязанности
Специалист по тендерной работе выполняет следующие должностные обязанности:
4.1. Осуществляет регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
4.2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливает соответствующие информацию и материалы для руководства.
4.3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию , изучает её требования. При необходимости запрашивает разъяснения и учитывает изменения в конкурсной документации.
4.4. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству.
4.5. Оформляет конкурсные заявки.
4.6. Ведет переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
4.7. Заключает договоры, контракты.
4.8. При необходимости присутствует на аукционах от лица предприятия при процедурах вскрытия заявок, составляет жалобы в ФАС России и его территориальные органы, предоставляет интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
4.9. Отслеживает возврат денежных средств , внесённых в качестве обеспечений заявок.
4.10. Ведет установленную отчетность.
4.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
5. Права
Специалист по тендерной работе имеет право:
5.1. Знакомиться с внутренними документами предприятия, касающимися его деятельности.
5.2. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями, учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.
5.3. Вести деловую переписку, запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые материалы и документы.
5.4. Пользоваться информационными банками данных предприятия, по усмотрению руководства предприятия.
5.5. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, отдела развития.
5.6. Докладывать начальнику отдела развития обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
5.7. Использовать принадлежащие и арендованные предприятием системы связи, коммуникаций и другое оборудование.
5.8. Давать рекомендации и предложения по вопросам, относящимся к его компетенции.
5.9. Принимать участие в организации и проведении совещаний по вопросам, связанным с его компетенцией.
5.10. Вносить на рассмотрение руководства отдела развития предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
6. Ответственность
Специалист по тендерной работе несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных в разделе 3 настоящей должностной инструкции - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации .
6.2. За нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.
6.3. За надлежащую и своевременную сдачу дел при переходе на другую работу, освобождении от должности лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно начальнику отдела развития.
6.4. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.5. За причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации предприятию – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение «Правил внутреннего трудового распорядка», правил ТБ и пожарной безопасности , приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации предприятия.
6.7. За другие нарушения и проступки в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными актами предприятия.
7. Прочие условия
7.1. Настоящая должностная инструкция сообщается специалисту по тендерной работе под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ___________________________________
___________________________________________________________________________________ (наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _______________ ______________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник управления по работе с персоналом
(подпись) (фамилия, инициалы)
Начальник юридического отдела
________________ ______________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен: ________________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Специалист по тендерам занимается профессиональной закупкой в интересах компании, а также участвует в поиске, организации и поведении тендерных торгов.
Тендер менеджер – сравнительно молодая специальность, которая стала популярной в связи с возникновением и развитием электронных аукционов. Без опытного менеджера, компании сложно полноценно участвовать в тендере. Поэтому такой специалист - полезный и нужный сотрудник, который влияет на развитие компании. Работа, которой занимается , очень ответственная и сложная, она требует навыков, обширных знаний и солидного опыта в продажах. Провал тендера – это не только упущенная прибыль, но и сильный удар по имиджу компании.
Функциональные обязанности тендер менеджера:
Мониторинг сайтов, торговых площадок, занимающихся проведением государственных и коммерческих тендеров;
Поиск и подбор тендера в соответствии с особенностями деятельности компании;
Регистрация на торговых площадках;
Анализ экономической выгоды участия в тендере;
Информационная поддержка;
Дипломатическая переписка, ведение переговоров с организаторами тендеров, разъяснения документации;
Информационная поддержка и участие в подготовке пакета документов (по технической части);
Сотрудничество с отделами по специфике и ценообразованию продукции, которая предлагается;
Анализ заявок на их соответствие действующему законодательству (ФЗ-94, ФЗ-223) и последующее оформление;
Информирование об условиях поставки, гарантиях, необходимых сертификатах, лицензиях для участия в тендерах;
Работа на электронных торговых площадках;
Контроль за прохождением торгов по каждому этапу (в том числе on-line): рассмотрение заявок от участников, подведение итогов, подписание договоров;
Отчетность по результатам тендера.
Найти подходящего специалиста по торгам достаточно сложно. Но многие крупные компании нуждаются в таких сотрудниках. Для поиска подходящего места работы, достаточно вбить в поисковике «менеджер по тендерам вакансии».
Чтобы стать специалистом по тендерам, можно пройти специализированные курсы, после которых человек – уже готовый .
Налоги от предпринимательской деятельности поступают в казну государства и направляются им, в том числе, на оплату работ, выполняемых в рамках государственных заказов или товаров, необходимых для государственных нужд. И, поскольку, экономика давно перестала быть плановой, стоимость этих работ и товаров зависит, в том числе, и от конъюнктуры рынка, т.е. она может быть совершенно разной. Поскольку экономия и рациональное использование средств, выделяемых из бюджета, является основной задачей финансовых , среди предприятий, желающих поставлять необходимый товар или выполнить определенную работу, объявляется . По сути это конкурс, где выбирают победителя, товары, услуги или работы которого имеют самое оптимальное соотношение по цене и качеству.
Объявление о предстоящих тендерных заказчик – муниципальная или государственная организация размещает на специализированном сайте государственных закупок в интернете и на некоторых других порталах. Объявление содержит конкурсную документацию, в которой перечисляются предъявляемые требования к предмету торгов, сроки его поставки или выполнения, критерии, по которым будет выбираться победитель торгов. Участники объявленного обязаны подать свои заявки до определенного срока, при необходимости, к заявке может быть приложена банковская гарантия или договор поручительства в качестве гарантийного обеспечения.
Для чего нужен тендерный отдел на предприятии
Выполнение государственного заказа может быть и не очень выгодное в коммерческом плане, является престижной работой, повышающей деловой имидж любой компании. Поэтому предприятия, даже, порою, несколько занижают стоимость своих, услуг, товаров и работ. Чтобы мониторить проведение , успевать подавать заявки и участвовать в них, в компаниях работают выделенные для этого специалисты и даже создаются целые тендерные отделы, если компания достаточно крупная и является постоянным участников таких конкурсных торгов.Специалисты, работающие в тендерных отделах, проводят мониторинг интернет-порталов, специализированных сайтов и торговых площадок, где размешаются объявления по проведению государственных тендеров. Они также должны проанализировать конкурсную документацию и решить, насколько экономически целесообразно участие компании в том или ином тендере, и на основании этого принимать решения об участии в них. Они оперативно готовят заявки на участие и весь необходимый пакет документов, оговоренный в конкурсной документации в качестве обязательного приложения.
В обязанности сотрудников этих отделов входят также консультации с менеджерами и руководителями других подразделений по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок, ведение деловой переписки с заказчиком, своевременное предоставление по его запросам всей необходимой информации об условиях поставки, гарантиях, имеющихся сертификатах.