С 15.01.2018 года ЕГАИС проверяет отправляемые через него заведениями общественного питания, продающими алкоголь в розлив, акты списания по крепкому алкоголю на наличие указания акцизных марок по каждой вскрытой и указанной в акте бутылке. Публикуем ответы на самые частые вопросы, которые возникают у пользователей по поводу нового порядка работы с ЕГАИС.

1. Общие вопросы

Ответ: с 15.01.2018 ФСРАР включила контроль наличия акцизных марок в актах списания «Реализация», и в случае их отсутствия будет присылать по ним отказ. Завести акцизную марку вручную нельзя, можно только считать 2D сканером.

Вопрос: зачем так усложнили работу общепита с розливным крепким алкоголем?

Ответ: при работе розницы с ЕГАИСом уже третий год действует контроль на «дубли», чтобы одна и та же марка - "зеркало" не была продана два раза. Введенные с 15 января 2018 года требования по указанию акцизных марок в актах списания направлены на то, чтобы включить этот контроль и для предприятий общепита.

Вопрос: т.е. каждую поставку тоже надо будет со сканером принимать и подтверждать? Получается, теперь надо 2 сканера - один на бар, второй на склад?

Ответ: Требования подтверждать приемку сканером не будет. С 1 июля все накладные будут с помарочной продукцией (в электронной накладной у каждой позиции будут данные штрих-кода), поэтому ФСРАР лишь рекомендует проверять их на соответствие реальным при приемке. Т.е. это рекомендация, а не требование - накладные и с 1 июля можно будет принимать без сканера.

Вопрос: речь идет исключительно о крепком алкоголе или о пиве тоже?

Ответ: речь идет только о том алкоголе, на котором есть акцизная марка - т.е. о крепком. Пиво пока не тронули, здесь все по-прежнему, маркировать его пока не надумали.

Вопрос: если оборот крепкого алкоголя небольшой, можно обойтись без покупки сканера?

Ответ: нет, требования одинаковы для всех, вне зависимости от величины оборота.

2. Вопросы об алкогольной декларации и журнале продаж

Ответ: пока – да.

Вопрос: данные декларации, что отправляют в ФСРАР, ее остатки и данные по остаткам в системе ЕГАИС должны сходиться? А если не сходятся?

Ответ: для общепита они не будут никогда сходиться, т.к. в декларации продажи указываются порционно, а в ЕГАИС – «вскрытия» побутылочно/покегочно. Расхождения в этом случае - это нормально.

Вопрос: в журнале продаж тоже отражается реально вскрытая бутылка, разве данные по журналу продаж и акт списания в ЕГАИС не должны сходиться?

Ответ: электронный журнал продаж в личном кабинете ЕГАИС формируется автоматически, по актам списания со второго регистра. «Бумажный» журнал продаж, который вы формируете в своей товароучетной программе, может заполняться либо при вскрытии транспортной тары (например, коробки), либо при вскрытии самой бутылки. В первом случае расхождения будут.

3. Технические и организационные вопросы

Ответ: в рознице, если у ЕГАИС есть связь с интернетом, сразу выходит предупреждение о том, что бутылка с такой маркой уже была продана (причины могут быть разные – вам продали «зеркалку»; где-то продали раньше «зеркалку» вашей бутылки; продавец купил бутылку в другом розничном магазине и поставил у вас на полке и т.д.), и продать ее не получится. Если был перебой связи с интернетом, продажа прошла, а данные в ЕГАИС ушли с запозданием – после появления интернета придет предупреждение, что вы продали бутылку с дублем акцизной марки и придется объясняться с ФСРАР.

В общепите все примерно также – после того, как вы отправили Акт списания с указанным дублем акцизной марки, от ЕГАИС придет сообщение, что Акт не принят, т.к. такая-то марка уже была списана.

Вопрос: какой сканер необходимо приобретать?

Ответ: приобрести можно любой 2D-сканер, способный распознавать штрихкоды pdf-417 и datamatrix. Выбрать подходящий сканер можно

Вопрос: в каждой зоне, где работают с крепким алкоголем (например, и в баре, где идет продажа, и на складе при приемке) теперь должен быть сканер и компьютер с выходом в интернет и доступом в ЕГАИС?

Ответ: как оптимизировать свою работу внутри торговой точки для розничных продаж под новые требования ЕГАИС мы уже пытались разобраться. Прочесть подробности можно Для общепита как минимум одно рабочее место с одним 2D сканером и доступом к ЕГАИС должно быть организовано в месте приемке алкоголя. А вот как быть со сканированием акцизных марок вскрываемых в зале бутылок - разбираемся ниже.

Вопрос: как быть ночным клубам, где алкоголь льется как вода из-под крана?

Ответ: закон требует, чтобы все бутылки, которые бармен вскрыл в течение дня, были списаны до конца следующего рабочего дня.

Вариант 1: бармен помечает каждую вскрытую в течение дня бутылку; по окончанию смены списывает все помеченные бутылки. Это на 100% соответствует требованиям.

Вариант 2: если вы понимаете объем бутылок, который будет в эту смену вскрыт и разлит, то перед выставлением этих бутылок в бар сканируете их все и списываете, а в баре уже вскрываете. К этому подходу проверяющие могут придраться – «вы вскрыли бутылки не при фактической продаже, значит по факту они еще должны быть на остатках ЕГАИС», и вот тут вы можете попробовать убедить их, что раз бутылки на баре, то их содержимое будет продано очень скоро. Но скорее всего, к такому подходу придираться не будут, так как при нем на стороне ФСРАР будет видна равномерная продажа алкоголя.

ВАЖНО: Если вдруг появилась идея делать также на складе – приезжает коробка, сразу откручиваем все крышки и всё списываем – это идея плохая, за подобное будут штрафовать, т.к. бутылки на складе и близко не проданы клиенту, и должны быть на остатках ЕГАИС. ФСРАР вычислит подобное легко – увидит дату подтверждения приёмки, и увидит акт списания со всеми теми же позициями за то же время.

В итоге – для ночных клубов оптимален второй вариант, т.к. он хоть и с небольшими рисками, но сильно облегчает механизм работ.

Вопрос: почему нельзя сразу все провести через сканер?

Ответ: потому что это противоречит методологии, которую утвердил ФСРАР. Он постановил весьма четко, что факт продажи фиксируется при вскрытии бутылки. Сделано это потому, что учитывать в ЕГАИС алкоголь порционно, в розлив – нецелесообразно. Поэтому согласно постановлениям ФСРАР вы должны вскрыть бутылку именно в момент её продажи, поэтому она и списывается после этого. Если же вы просто открутите крышки от бутылок, спишете их, и оставите лежать на складе – «технически» всё верно, но не логически – вы вскрыли тару не потому, что уже собирались продать содержимое, а для упрощения собственного учёта. Это противоречит логике, которую заложил ФСРАР в свои требования, поэтому за такое будут штрафовать.

Вопрос: как быть, если водку заказали бутылкой гости?

Ответ: п.4. и 7 ст.16 171-ФЗ говорят о том, что потребление (распитие) алкогольной продукции, приобретенной в объекте общественного питания, допускается только в данном объекте. Розничная продажа алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания допускается только в объектах организации общественного питания, имеющих зал обслуживания посетителей (рестораны, бары, кафе, столовые, закусочные) (далее – объект общественного питания).... с условием вскрытия лицом, непосредственно осуществляющим отпуск алкогольной продукции (продавцом), потребительской тары (упаковки).

Т.е. бутылку вы можете продать, только предварительно вскрыв ее, а значит, вы все же должны предварительно отсканировать ее на кассе и отправить по ней акт списания. Что подразумевает, что и касса у вас все таки должна быть оборудована доступом в ЕГАИС и 2D сканером. Если же у вас на кассе чего-то из этого нет, то тогда:
- надо либо сфотографировать марку перед тем как отдать бутылку покупателю, а затем при формировании акта отсканировать эту марку для ее списания. Но учитывая сложности даже первичного считывания марки в случаях потертостей на ней, сканировать марку с фото (блики, темно, угол наклона при фотографировании и пр.) будет непросто;
- либо, если у вас например на кассе 2D сканер есть, а доступа в ЕГАИС нет - сканировать марку, сохранить сосканированный код в файл на компьютере, и при формировании акта списания вставить в нужное поле сохраненную кодировку.

Вопрос: а если бутылка все же была куплена, вынесена гостем и при этом не отсканирована? Какие последствия?

Ответ: у вас на остатках она останется висеть, а по факту ее не будет – это нарушение. Придется писать объяснительную в ФСРАР и надеяться, что они помогут вам списать эту бутылку без штрафов.

Выбрать и купить все необходимое оборудование в комплекте, чтобы выполнять все новые требования по ЕГАИС, вы можете

1) Вопрос: Нужно ли будет сдавать ежеквартально алкогольные декларации, или все будет автоматически?

Ответ: Да, алкогольные декларации необходимо сдавать по той же схеме, что и раньше. Автоматической передачи данных на текущий момент не предусмотрено в системе ЕГАИС. В будущем появится возможность частично(факт закупки), а в последствии полностью получать файл декларации на основании данных системы ЕГАИС. Это будет реализовано в личном кабинете.

2) Вопрос: Как будет формироваться декларация ф.11 и ф.12?

Ответ: Изменений в формировании деклараций ф.11 и ф.12 не произошло.

3) Вопрос: Планируется ли отмена декларирования?

Ответ: Отмена декларирования обсуждалась и планируется после того, как все участники пройдут полностью этап подключения(не раньше 07.2017).

4) Вопрос: Нужно ли подключать ЕГАИС общепиту? Можно ли использовать в ЕГАИС КЭП, приобретенную для системы ЦентрИнформ или для подписания деклараций в ФСРАР?

Ответ: Да, подключаться нужно с 01.01.2016 в части отражения факта закупки. Необходимо приобрести КЭП специально интегрированную для системы ЕГАИС. Никакая другая КЭП не подойдет.

5) Вопрос: Как быть с остатками алкоголя на складе, который куплен ранее подключения к ЕГАИС, его нужно просканировать?

Ответ: Согласно новости остатки продукции в системе ЕГАИС должны быть приведены в соответствие с фактическими в срок до 01.01.2017. Методология ведения остатков в ЕГАИС доступна по ссылке .

6) Вопрос: Если вся алкогольная продукция будет проходить через ЕГАИС, нужно ли будет хранить сертификаты?

Ответ: Да, все сертификаты нужно хранить. Законодательством они не отменены.

7) Вопрос: Нужно ли при отражении закупи проверять каждую бутылку от поставщиков на предмет ее легальности с помощью 2D сканера?

Ответ: Для подтверждения ТТН в системе ЕГАИС достаточно проверить партию по документам и подтвердить в программе приёмку, товар будет оприходован. Ответственность за нелегальность алкогольной продукции несёт каждый, мы рекомендуем проделывать хотя бы выборочную проверку поставленной алкогольной продукции.

8) Вопрос: Как быть с просроченной продукцией?

Ответ: В случае, если поставщик доставил покупателю просроченную продукцию, покупателю необходимо отказать в приёмке ТТН.

Если покупатель примет просроченную алкогольную продукцию в системе ЕГАИС, данная операция будет считаться сговором покупателя с поставщиками. Каждый подобный случай будет разбираться ФСРАР.

9) Вопрос: Должны ли организации вести журнал продаж в общепите, с какого числа? Какие особенности ведения журнала для общепита?

Ответ: Организации должны вести журнал розничных продаж с 01.01.2016. Согласно порядка заполнения журнала розничных продаж:
Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта розничной продажи каждой единицы потребительской тары (упаковки) алкогольной и спиртосодержащей продукции, либо по факту вскрытия транспортной тары (в том числе многооборотной тары),используемой для поставки и последующего розлива продукции потребителю (далее – транспортная тара).

10) Вопрос: В журнале учета не учитывается списание алкоголя?

Ответ: Совершенно верно, в «Журнале учета объема продаж алкогольной продукции» списывать алкоголь нет необходимости. В журнале фиксируется каждая проданная цельная (невскрытая) емкость алкоголя. При порционной продаже алкоголя (на разлив или в составе коктейлей), емкость считается проданной в момент ее вскрытия. Это касается и транспортной тары, такой как кеги пива или большие емкости с винами.

11) Вопрос: Куда необходимо сдавать журнал? Если журнал будет утерян? (база слетела, пк сломался и т.д.)?

Ответ: Сдавать «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции» не нужно. В случае проверки Вам необходимо предоставить его в распечатанном виде уполномоченным органам. Хранить журнал необходимо в течение 5 лет. Для того, чтобы журнал не был утерян, мы рекомендуем делать архивные копии базы данных вашей учётной системы (в которой ведётся «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции»).

12) Вопрос: Как в журнале будут учитываться излишки и недостачи?

Ответ: В «Журнале учета объема продаж алкогольной продукции» для предприятий общественного питания учитываются только продажи алкогольной продукции.

13) Вопрос: Как должны отражаться бой товара или кража в системе ЕГАИС?

Ответ: С помощью акта списания с соответствующим основанием (потери, порча и т.п.) .

14) Вопрос: Каким образом отображается списание и оприходования алк.продукции?

Ответ: В системе ЕГАИС для общественного питания не отображается списание и оприходование алкогольной продукции. Данные операции выполняются, как и раньше, в учётной системе заведения ресторанного бизнеса.

15) Вопрос: Бывает необходимость списать алкоголь, как это отображать в системе ЕГАИС?

Ответ: С 1 июля 2016 года списывать алкоголь в системе ЕГАИС необходимо только розничным магазинам, данное требование не относится к предприятиям общественного питания.

16) Вопрос: 31 декабря нужно ли снимать остатки имеющейся продукции в ресторане?

Ответ: Учитывая, что предприятия ресторанного бизнеса продажу алкогольной продукции не будут осуществлять через систему ЕГАИС (в отличие от розницы), остатки снимать и вносить в систему ЕГАИС не нужно.

17) Вопрос: Общепиту не нужно с 1 июля подключаться в части подтверждения продаж?

Ответ: Всё верно, с 1 июля 2016 продажу алкогольной продукции необходимо осуществлять через систему ЕГАИС только розничным магазинам.

18) Вопрос: Отправка и получение ТТН осуществляется через ЕГАИС.

Ответ: Накладная приходит к покупателю из ЕГАИС в виде «запроса на приемку». В зависимости от соответствия фактического прихода товара бумажной ТТН, покупатель может:

- подтвердить принятие накладной,

- отказаться от нее,

- оформить АКТ расхождений.

Если фактический приход превышает данные в электронной накладной в ЕГАИС, и покупатель готов принять товар, то поставщик формирует дополнительную накладную и направляет ее через ЕГАИС покупателю.

19) Вопрос: Частенько поставщики предлагают акции с алкоголем с бонусными бутылками, как их учитывать?

Ответ: Бонусные бутылки алкоголя по акции так же необходимо принимать через систему ЕГАИС. Поставщик просто указывает нулевую стоимость данной продукции.

20) Вопрос: А если поставщик не подтвержден в ЕГАИС?

Ответ: С 1 января 2016 года покупатель может приобретать алкогольную продукцию только через систему ЕГАИС. Если поставщик не подключен к системе ЕГАИС, Вы не можете приобретать алкогольную продукцию у данного поставщика, данная продажа будет считаться контрафактной.

21) Вопрос: Можно в программу учёта заносить накладные вручную? Через ЕГАИС только подтверждение?

Ответ: ТТН вручную заносить в учётную систему нельзя. Запрос на подтверждение ТТН будет приходить в учётную программу через систему ЕГАИС, после подтверждения которой данные автоматически попадут в программу учёта.

22) Вопрос: Когда приезжает машина с алкоголем, есть ли какое-то количество времени для проверки каждой бутылки для того, чтобы быть уверенным полностью, что все бутылки легальны?

Ответ: Если машина торопится, а вам необходимо проверить алкоголь на легальность, вы в рабочем режиме проверяете каждую бутылку (или выборочно) с помощью сканера. И только потом подтверждаете или отказываетесь от приёмки ТТН в системе ЕГАИС. Поставщику в случае отклонения ТТН необходимо забрать алкогольную продукцию.

23) Вопрос: Какая модель сканера рекомендована на приёмку?

Ответ: Существует множество марок 2D сканеров, но только единицы из них адаптированы под ЕГАИС. На это необходимо обращать внимание при покупке.

24) Вопрос: Какие сроки подтверждения поставки в ЕГАИС?

Ответ: Согласно приказу Росалкогольрегулирования от 03.12.2015г. № 414 установлены следующие сроки фиксации данных в системе ЕГАИС:

• подтверждение приема ТТН от поставщика (акт подтверждения, разногласий или отказа) - в течение трех дней для розницы в городских поселениях и в течение семи дней для розницы в сельских поселениях,
• направление Акта списания – не позднее следующего рабочего дня,
• направление Акта постановки на баланс – по мере необходимости.

25) Вопрос: Подскажите, как будет происходить перемещение товара в рамках одного юр. лица между разными подразделениями (кпп разные)?

Ответ: Каждое подразделение одного юридического лица отдельно должно быть подключено к системе ЕГАИС. Перемещение алкогольной продукции между этими подразделениями должно проходить через систему ЕГАИС и только в том случае, если подразделение-поставщик имеет лицензию на данную операцию.

26) Вопрос: Если мы будем покупать алкоголь изредка для приготовления блюд и кондитерских изделий в розничном магазине - тоже через ЕГАИС проводить?

Ответ: Если ваше подразделение не имеет лицензии на продажу алкоголя, то и приёмку алкогольной продукции для приготовления блюд не нужно проводить через систему ЕГАИС.

27) Вопрос: Если был частичный возврат алкогольной продукции, как происходит процедура?

Ответ: В случае, если фактический приход алкогольной продукции не соответствует ТТН, необходимо в учётной системе составить акт расхождения с исправленным количеством. Акт расхождений через УТМ попадает к отправителю продукции, при этом отправитель может согласиться с актом. В этом случае с остатка отправителя будет списан лишь согласованный с получателем объём. В случае несогласия отправителя с актом расхождений, он отказывает акт и тогда вся накладная отказывается и весь объём остаётся на остатках отправителя.

28) Вопрос: Можно ли вести две разные организации (если я бухгалтер в этих двух организациях) на одном компьютере?

Ответ: По требованию ФСРАР для каждого обособленного подразделения должен быть отдельный компьютер с системой ЕГАИС.

29) Вопрос: При закупке алкоголя в каком месте должен стоять компьютер с УТМ? Ресторан по одному адресу, а склад/бухгалтерия по другому.

Ответ: Компьютер с УТМ должен находиться на месте приёмки алкогольной продукцией. «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции» ведётся в самом заведении ресторанного бизнеса.

30) Вопрос: Можно ли ресторану закупать алкоголь в розничной сети?

Ответ: Предприятиям общественного питания необходимо фиксировать приёмку алкогольной продукции через систему ЕГАИС. Если Вы закупите алкоголь в розничной сети, то данная продукция будет считаться контрафактной.

31) Вопрос: У нас на компьютере установлена учетная программа, можно ли туда установить ЕГАИС или нужно покупать отдельный ПК?

Ответ: По требованию ФСРАР на компьютер с установленной системой ЕГАИС не рекомендуется устанавливать другие программы, т.к. они могут противоречить работе УТМ, и ответственность за подобные случаи лежит на вас.

32) Вопрос: КЭП нужен на каждый компьютер или на 1 локальную сеть?

Ответ: КЭП нужен на 1 компьютер для каждой точки продажи алкогольной продукции. Если у Вас сеть ресторанов, каждый ресторан должен быть подключен к системе ЕГАИС.

33) Вопрос: Если сейчас своей лицензии нет, используется лицензия компании поставщика, стоит их касса?

Ответ: В таком случае поставщик должен организовать на базе вашего ресторана приёмку алкогольной продукции в системе ЕГАИС.

34) Вопрос: Если ИП разливает пивные напитки, но зарегистрированы как общепит, для них все тоже самое по ЕГАИС?

Ответ: Совершенно верно, если ИП зарегистрирован как общепит, необходимо приёмку алкогольной продукции вести в системе ЕГАИС и вести Журнал учета объема продаж алкогольной продукции.

С 1 января 2018 года рестораны будут обязаны сканировать каждую бутылку проданного алкоголя. Это следует из информационного сообщения , опубликованного на сайте ФСРАР 14.08.2017 "Внесение изменений в проверки актов списания продукции с основанием "Реализация""

«Росалкогольрегулирование сообщает, что с 01.01.2018 будет введена дополнительная проверка при фиксации актов списания продукции с обоих регистров остатков в ЕГАИС, предусматривающая обязательное указание данных по штриховым кодам с ФСМ/АМ, которыми маркирована реализованная продукция ».

Давайте посмотрим, что необходимо изменить в учете, чтобы реализовать положения этого письма.

Как было до 01.01.2018

Общепит был исключен из списка предприятий, обязанных регистрировать продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, однако ФСРАР постепенно ужесточала для него требования по учету алкоголя. В начале, с 01.01.16, появилась обязанность подтверждать закупки алкогольной продукции в ЕГАИС. Делать это было не сложно и не требовало особых изменений в учете. Нужно было лишь найти в системе документы, выгруженные туда вашим поставщиком и подтвердить, что товар действительно получен.

Однако уже 3.10.16 ей было , в котором рестораны также обязали «привести с 01.01.17 в соответствии с реальными остатки алкогольной продукции в ЕГАИС». Для этого стало необходимо списывать продажи алкогольной продукции «не позднее следующего дня» документами «Акт списания» с указанием основания «Списание продукции, продажа которой не подлежит учету в ЕГАИС».

Но такой документ также можно было формировать в ручном режиме, потому что он должен был в себе содержать только код алкогольной продукции и проданное количество. А алкокод, как правило, для всей партии был одинаковым и его можно было получить запросом остатков в ЕГАИС или из приходных документов. Иными словами, ЕГАИС было не важно, какую именно бутылку из партии таких же одинаковых бутылок вы списываете.

Как будет с 01.01.2018

С Нового Года документ Акт списания в ЕГАИС будет дополнен полем, содержащим значение штрихового кода акцизной марки, наклеенной на списываемую бутылку. А получить это значение можно только сканированием и только той марки, бутылку с которой вы списываете. Получается, что для ежедневного списания проданного алкоголя его весь нужно будет предварительно отсканировать сканером штриховых кодом.

А чем такой вариант отличается от продажи алкоголя через кассу магазина? В чем льгота для общепита, который освобожден от необходимости фиксировать продажи алкоголя на кассе? А в том, что магазины обязаны сканировать каждую бутылку в каждом чеке, а общепит может делать это в одном документе за смену.

Спорная льгота, особенно учитывая суть процесса – чтобы отсканировать вскрытые за смену бутылки их придется в конце смены принести в то место, где будет производится такое сканирование. Вы себе представляете такой процесс в реальном ресторане?

Вот и получается, что для нормальной работы ресторану или придется сканировать все бутылки при передаче их в бар и тут же списывать с ЕГАИС или устанавливать сканер на рабочее место бармена и обязать его сканировать бутылки при их реальном вскрытии в баре, а для этого использовать документ «Вскрытие тары» . При первом варианте остается риск, т.к. по правилам списывать с ЕГАИС можно только вскрытый алкоголь. И если при проверке в баре найдут не вскрытый, но списанный в системе алкоголь, то это будет считаться неучтенным излишком и караться очень серьезным штрафом.

На примере этой истории с постепенным переводом общепита на режим регистрации продаж алкогольной продукции в ЕГАИС видно, как без выпуска нормативно-правовых актов фактически были нивелированы требования федерального закона, дающего льготы для ресторанов по работе с системой. Зачем это было сделано именно так тоже понятно – нормативно-правовые акты, противоречащие федеральному закону, легко могли быть оспорены в судах. А инструкции и письма, как и изменения в составе документов ЕГАИС оспорить сложно. Но чтобы их выполнить ресторанам ничего не остается, как самим и полностью добровольно перейти на фиксацию розничных продаж в ЕГАИС.

Из хороших новостей пока остается только дополнение к сообщению ФСРАР, в котором сказано, что «механизм списания немаркируемой продукции (пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха) остается без изменений​». Но как долго продлится эта ситуация никто не знает.

Создан для контроля оборота алкоголя. Все знали, говорили об этом вслух и вот это свершилось — в 2018 году общепит таки должен будет сканировать 2D-код (правильнее двухмерный штрих-код по стандарту PDF417) с акцизной марки алкогольной продукции — и это точно! Готовиться нужно, а начинать можно, прямо сейчас. Уже. Хорошая новость в том, что вышла новая версия iiko, позволяющая сканировать такой код прямо в баре без дополнительных надстроек. Вообще, iiko теперь умеет много чего полезного для нормального учёта алкоголя по методике ФСРАР для предприятий общественного питания. Вам понравится. Как не остаться в стороне от этого хайпа — в этой статье (с картинками).

Продолжение истории про ЕГАИС в ресторане и баре

Всё что происходило в 2017 году, должно остаться в 2017 году.
А кто не знал, да ещё и забыл как оно было, можете освежить воспоминания в предыдущем посте.

Сканер для бара

Теперь, с 1 января 2018 г. предприятия общественного питания должны в актах списания алкоголя передавать коды с акцизных марок. Пока любых, лишь бы они были. Чтобы это суметь сделать, нужен сканер.
Вам нужен 2D-сканер!
01.01.2018

Ещё одна дата

С 1 февраля 2018 г. та продукция, которая поступила к вам с марками с этими же марками должна быть списана. А то, что было без марок — продолжаете списывать с любыми марками.
01.01.2018

П — «поставщики»

Начиная с марта 2018 все приходные накладные от поставщиков будут приходить только в новом формате WayBill_v3 . Но, такие ТТН могут приходить и раньше, если вы будете готовы их принимать, а поставщик начнёт их отправлять в этой версии. WayBill_v3 хорош тем, что ТТН в этом формате должна содержать список всех кодов марок, с каждой бутылки, поставленной с такой накладной.
В WayBill_v2 коды марок терялись по дороге, и да не были особо нам нужны.
1 марта не самая ключевая дата, начинать работать с WayBill_v3 рекомендуем заранее.
01.03.2018

Фактический срок

С 1 июля 2018 г. вводится окончательный запрет на списание с регистров учёта ЕГАИС любой маркированной продукции, данных о марках который не числится на балансе предприятия. Иными словами, с этого дня в ЕГАИС можно списывать только такую бутылку, код марки которой точно есть у вас на Регистре 3. Тому откуда он там возьмётся, посвящена эта статья.
01.07.2018

Как подготовить бар к ЕГАИС 2018

До конца 2017 года всё-таки списать уже в ЕГАИС все остатки алкогольной продукции с регистра 1 и регистра 2, которых в Вашем ресторане фактически уже не осталось, по правилам, ещё действующим в 2017 году. Это особенно актуально для тех, кто пренебрёг прошлогодней списывать алкоголь регулярно. Пора это сделать!
Если Вы этого не сделаете, то с наступлением 2018 года сделать это станет крайне сложно. Соответственно, любая проверка покажет, что на остатках числится огромное количество алкоголя, а в действительности его нет — это нарушение. Больше откладывать нельзя.
Повторим фразу, из прошлогодней статьи, немного её уточнив:

И с самого начала 2018 года, на основе данных об открытии фасовок алкогольной продукции за смену, нужно ежедневно формировать акт списания.

Чтобы это делать надо иметь соответствующие инструменты.

Инструменты

• Двумерный фотосканер Honeywell Voyager 1450g / 1450gHR

Две самые популярные модели. Тот который HR (High resolution), имеет матрицу 1280 x 800 пикселей, а первый, соответственно, только 640 x 480 пикселей. От этого зависит способность сканера к «распознанию» кода в сложных случаях, когда, например, марка поцарапана…

2D сканер Honeywell 1450g / 1450gHR

Honeywell Voyager 1450g

5 055 ₽

Honeywell Voyager 1450gHR

6 090 ₽

Если у вас уже был линейный лазерный сканер, он, увы не подходит.
• iiko версии 4.5.4 или 5.5.1

Нужно обязательно обновить iiko до новой версии 4.5.4+ или 5.5.1+. Если у вас всё ещё нет, обращайтесь! Для наших заказчиков, с кем заключен и действует договор технической поддержки, работы по обновлению производятся в рамках такого договора без дополнительной оплаты. Для заказчиков, не заключивших договор технической поддержки, при отсутствии задолженности, стоимость удалённых работ по обновлению, только до 29 декабря 2017 г.:

Обновление iiko

2 000 ₽

ЕГАИС в iiko

Обновившись до новой версии вы получите функционал, который ранее был доступен только при использовании партнёрских решений. (Обратите внимание, что если у Вас магазин — то, того, что будет в iiko всё равно не достаточно и нужно будет использовать дополнительный модуль. )


• При вскрытии каждой бутылки нужно сканировать акцизную марку. Если всё прошло нормально, то будет как на этой анимации:

Вскрытие тары успешно зафиксировано

• Если бармен попытается отсканировать бутылку, которую он сканировал ранее, то получите вот такое сообщение:

0. Проверки и штрафы ЕГАИС, когда?

Проверки начнутся с 01.01.2016, штрафовать обещают начать только с 01.04.2016.

Сумма штрафа 150-200 тысяч рублей.

1. Нужно ли будет сдавать ежеквартально алкогольные декларации, или все будет автоматически?

Да, алкогольные декларации необходимо сдавать по той же схеме, что и раньше. Автоматической передачи данных на текущий момент не предусмотрено в системе ЕГАИС. В будущем появится возможность частично(факт закупки), а в последствии полностью получать файл декларации на основании данных системы ЕГАИС. Это будет реализовано в личном кабинете.

2. Как будет формироваться декларация ф.11 и ф.12?

Изменений в формировании деклараций ф.11 и ф.12 не произошло.

3. Планируется ли отмена декларирования?

Отмена декларирования обсуждалась и планируется после того, как все участники пройдут полностью этап подключения(не раньше 07.2017).

4. Нужно ли подключать ЕГАИС общепиту? Можно ли использовать в ЕГАИС КЭП, приобретенную для системы ЦентрИнформ или для подписания деклараций в ФСРАР?

Да, подключаться нужно с 01.01.2016 в части отражения факта закупки. Необходимо приобрести КЭП специально интегрированную для системы ЕГАИС. Никакая другая КЭП не подойдет.

5. Как быть с остатками алкоголя на складе, который куплен ранее подключения к ЕГАИС, его нужно просканировать?

Для предприятий общественного питания нет необходимости указывать остатки в системе ЕГАИС. Заносить остатки потребуется только в том случае, если организация планирует через ЕГАИС отражать документы розничной реализации в части освобождения от ведения журнала учета розничных продаж.

6. Если вся алкогольная продукция будет проходить через ЕГАИС, нужно ли будет хранить сертификаты?

Да, все сертификаты нужно хранить. Законодательством они не отменены.

7. Нужно ли при отражении закупки проверять каждую бутылку от поставщиков на предмет ее легальности с помощью 2D сканера?

Для подтверждения ТТН в системе ЕГАИС достаточно проверить партию по документам и подтвердить в программе приёмку, товар будет оприходован. Ответственность за нелегальность алкогольной продукции несёт каждый, мы рекомендуем проделывать хотя бы выборочную проверку поставленной алкогольной продукции.

8. Как быть с просроченной продукцией?

В случае, если поставщик доставил покупателю просроченную продукцию, покупателю необходимо отказать в приёмке ТТН.

Если покупатель примет просроченную алкогольную продукцию в системе ЕГАИС, данная операция будет считаться сговором покупателя с поставщиками. Каждый подобный случай будет разбираться ФСРАР.

9. Должны ли организации вести журнал продаж в общепите, с какого числа? Какие особенности ведения журнала для общепита?

Организации должны вести журнал розничных продаж с 01.01.2016. Согласно порядка заполнения журнала розничных продаж:

Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта розничной продажи каждой единицы потребительской тары (упаковки) алкогольной и спиртосодержащей продукции, либо по факту вскрытия транспортной тары (в том числе многооборотной тары),используемой для поставки и последующегорозлива продукции потребителю (далее - транспортная тара).

10. В журнале учета не учитывается списание алкоголя?

Совершенно верно, в «Журнале учета объема продаж алкогольной продукции» списывать алкоголь нет необходимости. В журнале фиксируется каждая проданная цельная (невскрытая) емкость алкоголя. При порционной продаже алкоголя (на разлив или в составе коктейлей), емкость считается проданной в момент ее вскрытия. Это касается и транспортной тары, такой как кеги пива или большие емкости с винами.

11. Куда необходимо сдавать журнал? Если журнал будет утерян? (база слетела, пк сломался и т.д.)?

Сдавать «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции» не нужно. В случае проверки Вам необходимо предоставить его в распечатанном виде уполномоченным органам. Хранить журнал необходимо в течение 5 лет. Для того, чтобы журнал не был утерян, мы рекомендуем делать архивные копии базы данных вашей учётной системы (в которой ведётся «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции»).

12. Как в журнале будут учитываться излишки и недостачи?

В «Журнале учета объема продаж алкогольной продукции» для предприятий общественного питания учитываются только продажи алкогольной продукции.

13. Как должны отражаться бой товара или кража в системе ЕГАИС?

В системе ЕГАИС по общепиту необходимо отражать только приёмку алкогольной продукции. Данные по бою товара или краже не вносятся.

14. Каким образом отображается списание и оприходования алк.продукции?

В системе ЕГАИС для общественного питания не отображается списание и оприходование алкогольной продукции. Данные операции выполняются, как и раньше, в учётной системе заведения ресторанного бизнеса.

15. Бывает необходимость списать алкоголь, как это отображать в системе ЕГАИС?

С 1 июля 2016 года списывать алкоголь в системе ЕГАИС необходимо только розничным магазинам, данное требование не относится к предприятиям общественного питания.

16. 31 декабря нужно ли снимать остатки имеющейся продукции в ресторане?

Учитывая, что предприятия ресторанного бизнеса продажу алкогольной продукции не будут осуществлять через систему ЕГАИС (в отличие от розницы), остатки снимать и вносить в систему ЕГАИС не нужно.

17. Общепиту не нужно с 1 июля подключаться в части подтверждения продаж?

Всё верно, с 1 июля 2016 продажу алкогольной продукции необходимо осуществлять через систему ЕГАИС только розничным магазинам.

18. Отправка и получение ТТН осуществляется через ЕГАИС.

Накладная приходит к покупателю из ЕГАИС в виде «запроса на приемку». В зависимости от соответствия фактического прихода товара бумажной ТТН, покупатель может:

— подтвердить принятие накладной,

Отказаться от нее,

Оформить АКТ расхождений.

Если фактический приход превышает данные в электронной накладной в ЕГАИС, и покупатель готов принять товар, то поставщик формирует дополнительную накладную и направляет ее через ЕГАИС покупателю.

19. Частенько поставщики предлагают акции с алкоголем с бонусными бутылками, как их учитывать?

Бонусные бутылки алкоголя по акции так же необходимо принимать через систему ЕГАИС. Поставщик просто указывает нулевую стоимость данной продукции.

20. А если поставщик не подтвержден в ЕГАИС?

С 1 января 2016 года покупатель может приобретать алкогольную продукцию только через систему ЕГАИС. Если поставщик не подключен к системе ЕГАИС, Вы не можете приобретать алкогольную продукцию у данного поставщика, данная продажа будет считаться контрафактной.

21. Можно в программу учёта заносить накладные вручную? Через ЕГАИС только подтверждение?

ТТН вручную заносить в учётную систему нельзя. Запрос на подтверждение ТТН будет приходить в учётную программу через систему ЕГАИС, после подтверждения которой данные автоматически попадут в программу учёта.

22. Когда приезжает машина с алкоголем, есть ли какое-то количество времени для проверки каждой бутылки для того, чтобы быть уверенным полностью, что все бутылки легальны?

Если машина торопится, а вам необходимо проверить алкоголь на легальность, вы в рабочем режиме проверяете каждую бутылку (или выборочно) с помощью сканера. И только потом подтверждаете или отказываетесь от приёмки ТТН в системе ЕГАИС. Поставщику в случае отклонения ТТН необходимо забрать алкогольную продукцию.

Существует множество марок 2D сканеров, но только единицы из них адаптированы под ЕГАИС. На это необходимо обращать внимание при покупке.

24. Какие сроки подтверждения поставки в ЕГАИС?

На сегодняшний день срок подтверждения поставки ЕГАИС – 1 сутки.

25. Подскажите, как будет происходить перемещение товара в рамках одного юр. лица между разными подразделениями (кпп разные)?

Каждое подразделение одного юридического лица отдельно должно быть подключено к системе ЕГАИС. Перемещение алкогольной продукции между этими подразделениями должно проходить через систему ЕГАИС и только в том случае, если подразделение-поставщик имеет лицензию на данную операцию.

26. Если мы будем покупать алкоголь изредка для приготовления блюд и кондитерских изделий в розничном магазине - тоже через ЕГАИС проводить?

Если ваше подразделение не имеет лицензии на продажу алкоголя, то и приёмку алкогольной продукции для приготовления блюд не нужно проводить через систему ЕГАИС.

27. Если был частичный возврат алкогольной продукции, как происходит процедура?

В случае, если фактический приход алкогольной продукции не соответствует ТТН, необходимо в учётной системе составить акт расхождения с исправленным количеством. Акт расхождений через УТМ попадает к отправителю продукции, при этом отправитель может согласиться с актом. В этом случае с остатка отправителя будет списан лишь согласованный с получателем объём. В случае несогласия отправителя с актом расхождений, он отказывает акт и тогда вся накладная отказывается и весь объём остаётся на остатках отправителя.

28. Можно ли вести две разные организации (если я бухгалтер в этих двух организациях) на одном компьютере?

По требованию ФСРАР для каждого обособленного подразделения должен быть отдельный компьютер с системой ЕГАИС.

29. При закупке алкоголя в каком месте должен стоять компьютер с УТМ? Ресторан по одному адресу, а склад/бухгалтерия по другому.

Компьютер с УТМ должен находиться на месте приёмки алкогольной продукцией. «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции» ведётся в самом заведении ресторанного бизнеса.

30. Можно ли ресторану закупать алкоголь в розничной сети?

Предприятиям общественного питания необходимо фиксировать приёмку алкогольной продукции через систему ЕГАИС. Если Вы закупите алкоголь в розничной сети, то данная продукция будет считаться контрафактной.

31. У нас на компьютере установлена учетная программа, можно ли туда установить ЕГАИС или нужно покупать отдельный ПК?

По требованию ФСРАР на компьютер с установленной системой ЕГАИС не рекомендуется устанавливать другие программы, т.к. они могут противоречить работе УТМ, и ответственность за подобные случаи лежит на вас.

32. КЭП нужен на каждый компьютер или на 1 локальную сеть?

КЭП нужен на 1 компьютер для каждой точки продажи алкогольной продукции. Если у Вас сеть ресторанов, каждый ресторан должен быть подключен к системе ЕГАИС.

33. Если сейчас своей лицензии нет, используется лицензия компании поставщика, стоит их касса?

В таком случае поставщик должен организовать на базе вашего ресторана приёмку алкогольной продукции в системе ЕГАИС.

34. Если ИП разливает пивные напитки, но зарегистрированы как общепит, для них все тоже самое по ЕГАИС?

Совершенно верно, если ИП зарегистрирован как общепит, необходимо приёмку алкогольной продукции вести в системе ЕГАИС и вести Журнал учета объема продаж алкогольной продукции.