И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний . Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Инструкция

Секретарь – это лицо компании. В первую очередь оцените внешний вид претендента. Ведь не зря говорят, что встречают по одежке, а провожают по уму. То, насколько аккуратно и приветливо выглядит секретарь, может иметь большое значение для получения необходимого контракта или проведения предстоящих переговоров. Если у вас есть свой «образ», старайтесь прислушиваться к интуиции. Если вы утвердите в должности человека, который вызывает у вас внутренние противоречия, то с ним, вероятно, будет сложно сработаться, ведь секретарь – это не только лицо фирмы, но и правая рука руководителя. Однако не одобряйте сразу того, кто понравится вам яркой, красивой внешностью. Симпатичная может быстро приесться, а бумаги так и будут лежать неразобранными.

Попросите секретаря напечатать текст под диктовку. Так вы проверите сразу три важных качества: скорость печати, грамотность письма и владение персональным компьютером. Намеренно сделайте стилистические ошибки и понаблюдайте за реакцией претендента. Если он вежливо посоветует наиболее подходящий вариант построения фразы, отметьте это про себя «плюсом».

Внимательно изучите резюме секретаря. Обратите внимание на предыдущие места работы, расспросите претендента о причинах ухода. Вежливый и сообразительный человек никогда не станет нелицеприятно отзываться о бывшем , «поливать грязью» коллектив или рассказывать о собственных промахах. Наиболее приемлемый ответ, который вы можете услышать – несоответствие ожиданий по вопросу заработной платы. Выделите ключевые слова в тексте резюме и в рассказе собеседника: пунктуальность, организованность, стрессустойчивость, коммуникабельность, вежливость. Помните, что зачастую секретарь – это связующее звено между различными подразделениями организации, от его профессиональных и личностных качеств может зависеть как настроение руководителя, так и комфорт, дружелюбная обстановка и порядок во всем .

Источники:

• собеседование секретаря

В крупных фирмах требования к внешнему виду секретаря заверяются документально и прилагаются к непосредственным обязанностям. Но даже при отсутствии в компании строгих правил дресс-кода секретарю следует придерживаться делового стиля в одежде.

Инструкция

Деловой стиль в одежде должен быть в меру женственным, но не сексуальным. Поэтому он исключает мешковатые костюмы темных тонов. Однако помните, что вы пришли в офис работать, а не дефилировать мимо кабинета в светящихся блузах с глубоким декольте. В одежде и манерах будьте аккуратны так, как будто вы каждый день приходите .

Для работы в солидной фирме приобретите хотя бы пару костюмов, например, брючный и юбочный или темный и светлый. Отдавайте предпочтение одежде из натуральных тканей. При нестрогом дресс-коде вы можете позволить себе платья в деловом стиле, а также можете носить блузку с юбкой или брюками. При этом старайтесь придерживаться того правила, что низ должен быть темнее верха. Длинные юбки в пол или короткие модели выше колена оставьте на внерабочее время. Не злоупотребляйте разрезами.

Цветовая гамма блузок и рубашек должна быть неяркой, выбирайте спокойные оттенки жемчужного, голубого, сиреневого цветов. Откажитесь от вычурных воротников и рукавов, а также кружева и рюшей. В жаркую погоду носите блузки с длиной три четверти. Ни в коем случае не надевайте майки или топы: ваши плечи всегда должны быть закрыты, а вырез - не декольтирован. Юбки и платья делового стиля всегда носите .

Отдельного внимания в имидже секретаря заслуживает обувь. Цвет туфель должен быть в тон костюму, брюкам или юбке. Обязательное правило: носите туфли с закрытым носком и пяткой. Идеальная высота каблука – 5-7 см. В офисах крупных и средних компаний не допускается носить балетки или обувь на высокой платформе.

Среди общих правил, касающихся внешности секретаря, можно выделить следующие: отдавайте предпочтение легкому макияжу (тушь, неброская помада, «невесомые» пудра и румянам), собранным в прическу волосам, а также идеальному маникюру с естественным овалом ногтя и практически бесцветным лаком. Выбирайте духи с едва уловимым запахом. Не носите золото вместе или бижутерией.

Совет 3: О чем обычно спрашивают на собеседовании секретаря

Секретарь - это не только девушка, способная приготовить чай или кофе. Она должна иметь грамотную речь, разбираться в азах делопроизводства, уметь быстро находить нужную информацию, держать в порядке документы. А в большинстве компаний список должностных обязанностей секретаря еще более обширен.

Собеседование на должность секретаря - к чему готовиться

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Для женщин — секретарь. Об обязанностях, которые предполагает данная специальность, мы .

Теперь же дадим конкретные практические советы девушкам, желающих по ней трудоустроиться.

Как подготовиться к собеседованию на должность секретаря?

Прежде, чем направлять резюме и торопиться на собеседование, постарайтесь адекватно оценить свою степень подготовленности. Если у вас ещё нет опыта работы в данной сфере деятельности, выделите недельку-другую на самообучение.

Ваши шансы на трудоустройство существенно возрастут за счёт :

1. правильной — учебники по стилистике вам в помощь;
2. базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
3. чёткого представления о делопроизводстве;
4. умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
5. скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
6. быстрой работы в Word и Excel.

Также постарайтесь собрать максимум информации о деятельности компании , в которую планируете влиться.

Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь — лицо компании.

Перед вами стоит нелёгкая задача — одеться одновременно и элегантно, и строго. Не злоупотребляйте косметическими средствами и бижутерией.

Особенности предстоящего интервью

Работодатель, конечно же, не ограничится оценкой вашего облика.

Во-первых, он обязательно обратит внимание на то, как вы умеете общаться. Ведите себя уверенно , но будьте безукоризненно вежливы.

Во-вторых, наниматель задаст вопросы биографического толка. Не исключено, если некоторые из них прозвучат неделикатно. Для секретаря важна стрессоустойчивость , и некоторые руководители преднамеренно провоцируют кандидатку в главные помощники. Подхватывать вульгарную манеру разговора и грубить в ответ ни в коем случае не стоит (а замыкаться и плакать — тем более). Лучше всего — продемонстрировать чувство юмора.

Наконец, вам могут предложить проверочные задания по одному из семи пунктов, указанных выше. Типичные контрольные задания — ролевая игра в телефонный разговор или подготовка какого-либо условного документа.

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

• приём и отправка корреспонденции;
• ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
• организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
• проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
• создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
• контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
• введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

• основы современного делопроизводства и архивного дела;
• основы трудового законодательства и административного права;
• правила делового общения и составления деловых бумаг;
• правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.

Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Собеседование секретаря

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог . Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

Как я собеседую секретарей

Можно, конечно, выдать человеку тесты на знания Microsoft Office, английского языка и пр. Но в нашей компании английский зачастую не нужен, а в случае необходимости есть специальные шпаргалки, где основные фразы в русской транскрипции представлены. К тому же все равно основное количество навыков и информации секретарь получит во время испытательного срока. Вот тогда и станет понятно, подходит ли соискательница компании, и подходит ли компания ей.

Зачастую я сама обзваниваю секретарей, и на этом этапе, как правило, конкурс покидают «истинные леди», которые определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и (мое личное «фи») «сотик». Для таких кандидаток я сразу же придумываю жуткий график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть все то, до чего «истинные леди» не опустятся. «Не, ну а чо это ваще?! Даже пожрикать не наложат!» Про построение фраз я вообще молчу. «Истинные леди» в большинстве случаев этим не «заморачиваются».

Собеседование с руководителем: как себя вести, вопросы и ответы

Наиболее часто соискателей работы вводит в ступор простейшая просьба — рассказать о себе. На первый взгляд, ничего сложного в этом нет, но почему-то очень часто люди просто теряются. Вот план того, как должен быть составлен правильный рассказ о себе на собеседовании. Пример:

Вот простой пример того, как при устройстве на работу вести себя на собеседовании. Голос чёткий и уверенный, взгляд сосредоточенный, поведение спокойное, руки не «пляшут» по сторонам, но самое главное — отсутствие страха. Если придерживаться такого поведения, то никакого волнения не будет. Что же касается чувства страха, то тут всё просто. Не стоит пугаться того, что лицо, которое принимает вас на собеседовании, занимает руководящую должность, ведь прежде всего он такой же человек, как и вы. У нас не возникает чувство страха в магазинах перед продавцами, перед работниками банка или в кафе перед официантами, так чего же бояться руководителя?

Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь - лицо компании.

1. правильной деловой речи - учебники по стилистике вам в помощь;
2. базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
3. чёткого представления о делопроизводстве;
4. владения азами этикета;
5. умения обращаться с офисной техникой - принтером, сканером, факсом;
6. скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
7. быстрой работы в Word и Excel.

Какие вопросы задавать на собеседовании

Стоит постараться сохранить спокойствие, не меняя выбранной линии поведения. Ваши ответы должны демонстрировать уверенность в себе и пригодность для данной должности. На личные вопросы, даже если они вас задевают, лучше не отвечать по типу: «Это никого не касается», а построить ответ в стиле «Это не помешает моей добросовестной работе».

Собеседование в самом разгаре, вы ответили на много каверзных вопросов, интересующих потенциального работодателя, переговорили о многих важных моментах. Настал момент, когда интервьюер, исчерпав свой интерес, обратится к вам с фразой, которую многие принимают за прощальную: «Есть ли у вас какие-либо вопросы?»

Как вести себя на собеседовании? Вопросы при приеме на работу и ответы на них техника продаж — Как продать ручку на собеседовании

Конечно, грубой ошибкой станет желание рассказать, как вы не ладили с начальством, почему были загружены работой и как тяжело проходил трудовой день. Но, и грубая лесть в пользу того, что все было отлично, а именно вас считали душою компании, вызовет сомнения, заставляя в очередной раз задуматься.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.

Вопросы на собеседовании

Вопрос 14. Почему Вы считаете, что мы должны сделать выбор в пользу Вашей кандидатуры?
Опишите свои преимущества, подчеркните Ваш релевантный опыт работы и свое желание развиваться, профессионализм, умение выполнять свою работу качественно и в сжатые сроки.

Вопрос 8. Кем Вы видите себя через 5 лет?
На этот вопрос нужно отвечать обтекаемо, например, вы хотели бы со временем занять более ответственную и серьезную должность, иметь расширенный функционал. Никогда не говорите, что у вас есть планы о создании собственного бизнеса или открытии собственной компании.