Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

  • Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
  • Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
  • Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
  • В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

Работа с сотрудниками — это одна из самых важных частей в организации любой компании. Для компаний, которые занимаются разработкой и внедрением продуктов в сфере ИТ-технологий или веба, важно уметь грамотно нанимать персонал, мотивировать его и увольнять. Все это складывается в единую систему организации работы сотрудников. Здесь нужно быть немного психологом, чтобы уметь правильно разруливать все сложившиеся в коллективе ситуации, а также чтобы грамотно управлять персоналом.

Задачей менеджмента компании является мотивация сотрудников для достижения целей компании. Если у компании нет целей, то и у сотрудников их не будет. Для того, чтобы правильно организовать работу сотрудников, компании нужно руководствоваться некоторыми принципами, внедрять в управление различные методики, которые будут приносить свои плоды.

Итак, давайте рассмотрим 10 способов организовать в компании мотивированную и сильную команду, которая будет сверхпродуктивной и сможет зарабатывать для компании намного больше, чем средний показатель на рынке.

1. Понимание цели сотрудниками. Неопределенность не приносит ничего хорошего. Если человек не знает, куда ему нужно двигаться, он, скорее всего, будет стоять и думать, что же делать? Неопределенность в компании может погубить многие хорошие начинания. Если вы не вызываете доверия, как компания, у вас нет видения того, для чего вы все это делаете, то, скорее всего, сотрудники у вас задерживаться на долго не будут. Особенно перспективные. Поскольку они будут стремиться туда, где смогут расти. Рост и определение плана движения компании — вот что сотрудники должны четко понимать. Разработайте систему продвижения сотрудников по карьерной лестнице. Нанимая человека, не оставляйте его в неведении о том, что его ждет в плане зарплаты, обязанностей, возможностей и так далее. Также у вашей компании должна быть цель. Пусть сотрудники знают ее. Например, продать 100 единиц продукции в следующем месяце. Цели должны мотивировать. То есть, если в этом месяце мы продаем 98 единиц продукции, а в прошлом продали 96, то цель в 100 единиц вряд ли будет чем-то захватывающим. Поднимите планку до 120, а еще лучше до 150 единиц продукции. Вот тогда у вас будет над чем поработать!

2. Имея перед собой четкую цель, сотрудник всегда будет намного лучше выполнять свою работу. У компании помимо основных целей в виде достижения какого-то одного большого результата, должны быть еще цели-мотиваторы, которые бы стимулировали сотрудников достигать качественных промежуточных результатов. И вот эти промежуточные результаты стоит награждать, чтобы сотрудники лучше были мотивированы. Кроме этого, стоит визуализировать то, как вы хотите награждать сотрудников. Например, вы можете пообещать им при выполнении определенного плана продаж поездку по Европе или любые другие мотивирующие призы и подарки.

Главное в этом принципе — празднование побед при достижении промежуточных результатов. Создать мотивированную и успешную команду сотрудников в офисе можно, с успехом применяя этот принцип в своем бизнесе.

3. Используйте в своих проектах все, что узнали. Очень часто сотрудники и руководство компании сталкиваются с тем, что входящей информации очень много, а вот реального результата от ее потребления практически не видно. Вам стоит понимать, что вся та информация, которая к вам поступает, должна быть либо использована вами, либо не стоит тратить на нее время! Как часто многие люди тратят по половине рабочего дня на чтение почты, просмотры аккаунтов в соцсетях и так далее, при этом расходуется ценное рабочее время человека, а результативность работы снижается. Неспособность адекватно реагировать на информацию, не просматривать ту часть данных, которая вам не нужна, — одно из важных качество продуктивного сотрудника. А если вы уже решили, что все равно будете изучать часть информации, то делайте это так, чтобы любые данные можно было использовать для пользы компании. Иными словами — узнали что-то, так примените это на практике!

Лучше всего, конечно, избегать потоков информации настолько, насколько это возможно. Вы тратите много времени на почту и новости? У вас серьезные проблемы с продуктивностью. Во-первых, если ваша работа и так связана с компьютером и монитором, то ваша производительность с часами работы будет снижаться. Поскольку у вас низкая физическая активность, то вы будете делать меньше за тот же период времени. Так что лучше ограничьте время пребывания в соцсетях и время, которое вы тратите на письма. Старайтесь в рабочее время потреблять только ту информацию, которая может быть вам полезна. Используйте в своей деятельности все, что узнаете. Учите этому своих сотрудников.

4. Ограничьте количество информационных потоков. А также следите за качеством входящих данных. Это очень важно с точки зрения продуктивности. Во-первых, при потреблении только той информации, которая может быть вам полезна, вы волей-неволей будете повышать свои рабочие навыки и умения. Если исключить из ежедневного информационного меню всю шелуху типа новостей и статей не по теме, то можно не только повысить продуктивность работы сотрудников, но также значительно повысить их компетенции и образовательный уровень. Старайтесь также ограничивать количество информационных потоков. Так будете меньше соблазнов отвлекаться на деятельность, которая не относится к рабочей, а также читать и смотреть все то, что волей-неволей попадается под руку.

5. Здоровое питание и активность ваших сотрудников. Если в офисе будет здоровая атмосфера, то вы будете удивлены тем, насколько продуктивнее работают ваши сотрудники. Пропаганда среди собственных сотрудников здорового питания, а также предоставление им возможности заниматься спортом в перерывах между работой, позволяет намного сильнее мотивировать каждого отдельного сотрудника на выполнение своих обязанностей. Уже давно доказано, что если человек чередует умственную нагрузку с физической, то он работает продуктивнее. Также здоровое питание позволяет снизить риски заболеваемости среди сотрудников и просто увеличивать мозговую активность, а также усидчивость и продуктивность труда.

6. Эффективное использование рабочего времени. Каждый ваш сотрудник потенциально может увеличить свою продуктивность как минимум на 25 процентов. Подумайте, как вы можете снизить расход времени, которое ваши сотрудники тратят на разговоры по телефону, на общение между собой и так далее. Обычно хорошо помогают тренинги по тайм-менеджменту. Кстати, любые интенсивные тренинги можно использовать как иллюстрацию того, насколько важно работать быстро, эффективно, в любой команде и практически в любых условиях. Когда приходишь на тренинг, то уже времени не остается на то, что бы с кем-то разговаривать, писать кому-то письма и сообщения, которые никак не связаны с работой. Вот если бы так было на работе! Вы можете хотя бы частично организовать такой процесс в своем офисе, если проведете несколько тренингов по тайм-менеджменту и объяснить сотрудникам, почему нужно работать максимально эффективно и как это отразится на их зарплате.

7. Делитесь секретами друг с другом. Имеются в виду профессиональные секреты, которые могут помочь вам всем эффективнее выполнять свою работу. Вы можете создать в компании атмосферу доверия, работая в которой повышается производительность каждого сотрудника. При этом профессиональные секреты важны не только с точки зрения информативности, но также с точки зрения предоставления каждому сотруднику возможности выступить в роли лектора, преподавателя, советчика и так далее. Подберите удобный вам формат, в котором каждый из участников сможет делиться тем, что узнал. Вы увидите, что сотрудники стали намного дружнее, а также то, что у всех будет повышаться уровень восприятия работы, которую делают.

8. Воспитывайте синтетических сотрудников. Это люди, которые могут делать в вашей компании практически все. Естественно, есть такие специфические пункты, как юридическое или бухгалтерское обслуживание. Но, при желании эту работу можно отдать на аутсорсинг, а в своей компании заниматься только тем, что приносит доходы, то есть производством, продажей продукта. Практически любая компания может воспитать так называемого синтетического сотрудника, который будет выполнять много разных интересных функций. Что это дает компании? Продуктивность в работе, поскольку переключаясь с одного вида деятельности на другой производительность часто вырастает. Также это дает возможность снизить необходимость в таких кадрах, как секретари и офис-менеджеры, функции и роль которых в компания очень часто размыты. В-третьих, воспитывая синтетического работника, который имеет представление о том, как работает и на чем зарабатывает компания, вы будете меньше подвержены рискам понести убытки из-за того, что кто-то из сотрудников уволится.

В компании также станет возможным наладить структуру работы, которая мало будет зависеть от количества персонала, зато во многом будет зависеть именно от системы организации труда, которую вы сможете построить. В этом ключ к успеху компании.

Инструкция

Полностью изучите всю технологическую цепочку вашего отдела от того, что поступает на входе и что должно получиться на выходе. Составьте себе об этом самое четкое представление и обдумайте, какие кадровые и организационные решения будут оптимальными для выполнения поставленной перед вами задачи.

Изучите своих сотрудников. Есть четко определенные психологические типы людей, для которых психологи дали определения и рекомендации, какую они способны выполнять с максимальной и на что можно рассчитывать, поручая им задание. Определите для себя возможности каждого, подумайте, какие личные качества можно использовать на пользу – целеустремленность, аккуратность, здоровый карьеризм, скрупулезность и пр.

Объедините эти знания и поручите каждому именно тот фронт работ, где он будет максимально полезен на котором будет приносить ему удовольствие. Работа не должна быть каторгой, хотя для некоторых она таковой является. Только творческий труд, сознание важности выполняемого дела и поощрение достигнутых человеком успехов могут стать стимулом для его дальнейшего развития в профессиональном плане.

Объясните каждому его задачу, его зону ответственности, и что вы ожидаете от него в конечном итоге, но в то же время, не забывайте о взаимовыручке и взаимозаменяемости сотрудников, чтобы болезнь или отсутствие одного никогда не стало причиной торможения отлаженного рабочего процесса.

Никогда не забывайте поощрять сотрудников, причем делайте это публично. А вот отчитывать лучше наедине. Не заводите любимчиков и фаворитов, нездоровое соперничество никогда не приводило к хорошему. Поддерживайте в своем коллективе нормальные товарищеские отношения. Многое в работе отдела зависит именно от вас.

Источники:

От того, как организована работа в офисе , зависит производительность труда его сотрудников, которые проводят в нем не менее 8 часов ежедневно. Организация офиса, это целый комплекс вопросов от выбора необходимой мебели до информационной безопасности, которые необходимо решить, чтобы обеспечить нормальную работу всех его сотрудников и компании, которой он принадлежит.

Инструкция

Современные организуются по принципу «открытого пространства», когда все сотрудники располагаются в одном просторном и светлом рабочем помещении, разделенном на функциональные зоны. Советуем пригласить , который поможет офисное помещение, определит, где и как будут расположены функциональные зоны, их виды. Он же сможет организовать и наилучшим образом разместить рабочие места руководителя и сотрудников офиса в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами. Вместе с ним вы сможете подобрать необходимую мебель и обставить ею не только рабочие места, но и зону для отдыха, место для встреч с клиентами и партнерами.

Продумайте вопросы проведения ремонтных и профилактических работ в . Они потребуются для компьютеров и оргтехники. Выберите обслуживающие сервисные организации, с которыми вы будете сотрудничать по этому вопросу или организуйте собственно подразделение вашей компании, чьей задачей будет решение этого вопроса своими силами. Если расходные материалы и канцелярские принадлежности вам будет необходимо приобретать в большом количестве, то определитесь с поставщиками и скидками, которые они вам будут предоставлять.

Продумайте способы обеспечения руководителей и сотрудников автотранспортом, систему планирования поездок и возможность оптимизации использования служебного парка автомашин. Обговорите с руководством вопросы технического обслуживания и страхования , принадлежащего компании или взятого ею в аренду.

Решите вопрос с охраной офиса и организацией системы безопасности. Немаловажен вопрос и техники безопасности, включая пожарную безопасность и способы эвакуации людей в экстренных случаях.

С ответственными специалистами и руководством компании решите вопросы информационной безопасности, управления внутренними информационными потоками, разграничения доступа и обеспечения сохранения служебных и коммерческих тайн.

Каждый человек уникален и имеет свои индивидуальные особенности. Это касается не только внешности, но и характера. Психологи, признавая эти различия, говорят о том, что существует несколько психологических типов, по которым условно можно разделить всех людей. Такая классификация может помочь лучше понимать собеседника и прогнозировать его поведение. Приглядитесь к своим знакомым: вы сможете определить, к какому психотипу его можно отнести.

Инструкция

Эпилептоидный тип объединяет людей, основными чертами характера которых можно назвать педантичность, аккуратность и пунктуальность. Им нравится трудиться и они никогда не избегают работы. Это люди надежные и консервативные, прагматичные и расчетливые. В разговоре они всегда спокойны, логичны и обстоятельны. Сначала думают, а говорят – потом. Практицизм у них в крови – даже коллекционируют они те вещи, которые могут иметь практическое применение.

Шизоидный тип отличает высокая ответственность, обязательность и постоянство. Они не очень коммуникабельны, их стиль общения суховатый и формальный, не любят говорить о себе и своей личной жизни. Постоянно надеются на то, что изменят свою жизнь к лучшему. Покупают одежду не очень модную, но удобную и практичную. Движения не отличаются плавностью, интонации, как правило, монотонные, речь – отрывистая. У них не бывает много друзей. Но те, что есть, надежны и проверены годами.

Люди, относящиеся к истероидному психологическому типу, напротив, коммуникабельны и дружелюбны. Они легко могут вызвать доверие своего собеседника и умеют ловко манипулировать людьми, используя их слабости. Очень любят быть в центре внимания и не очень разборчивы в средствах, добиваясь этого любой ценой, даже используя яркую, привлекательную и, часто, экстравагантную одежду. В разговоре любят жестикулировать, речь богата интонациями и драматическими паузами. Любят все неординарное, запоминающееся.

Те, кто относится к гипертимам, характеризуются энергичностью и выносливостью. У них прекрасно получается одновременно делать несколько дел, имеют множество увлечений. Наблюдается склонность к рискованным поступкам. Речь – живая и образная, подкрепляемая жестикуляцией. Прекрасные рассказчики, их душой компании, и им это нравится. Как правило, имеют неплохой вкус и не любят броские вещи.

Астеники не инициативны и предоставляют другим предлагать выходы их непростых ситуаций и проявлять инициативу. Они легко управляемы, не склонны к амбизиозности. Поскольку основная черта – дотошность и скрупулезность, то являются прекрасными исполнителями, сремяться вовремя выполнять все свои обязательства. Скромны и порядочны, любят спокойные, не шумные занятия и игры – шахматы, головоломки. Одеваются скромно и неброско. Голос у них негромкий, дикция не очень четкая.

Видео по теме

Полезный совет

Если вы не нашли определения для всех своих знакомых, то имейте в виду, что таких психотипов насчитывается около 20. Их описание можно найти в специальной литературе.

Большая часть всех организаций что-либо продает. Поэтому ее материальное благополучие напрямую будет зависеть от качества работы отдела продаж . Для того чтобы получать максимальную отдачу от этого отдела , необходимо грамотно организовывать весь процесс работы.

Вам понадобится

  • телефон, компьютер, программа для сохранения звонков.

Инструкция

Распределите участки города, области или страны (в зависимости от того, с какими регионами вы работаете) между сотрудниками. Каждый должен отвечать за свою территорию и не касаться клиентов другого менеджера.

Регулярно проводите тренинги и аттестации на знание товара и методов продаж . Хотя бы раз в 6 месяцев устраивайте экзамен для всех сотрудников. Если менеджер не сдал экзамен, можете его. Это даст стимул остальным сотрудникам на более качественную работу . Никогда не увольняйте сразу более 30% коллектива - это может грозить снижением объема продаж до тех пор, пока вы не найдете им замену.

Установите минимальный план по количеству продаж (он не должен быть слишком высоким). Снижайте заработную плату тем, кто не выполнил его за отчетный период и увеличивайте тем, кто достиг наилучших результатов.

Контролируйте телефонные переговоры сотрудников. Для этого лучше установить программу, фиксирующую и сохраняющую все звонки. Разбирайте причины неудач для каждого конкретного случая.

Раз в год выдавайте крупную премию самому результативному сотруднику. Это будет хорошим стимулом и не даст коллективу расслабиться.

Контролируйте свободное время менеджеров. 90% дня сотрудник должен проводить в переговорах и встречах, иначе хорошего результата добиться будет сложно. Менеджеры продаж не должны заниматься посторонними делами. Настраивать компьютер, заказывать канцтовары и развозить документы должны другие сотрудники. Сделайте так, чтобы единственная задача отдела продаж была – продавать.

Сообщите, что в начале каждого месяца сотрудники должны предоставлять план продаж . Он, конечно, будет очень приблизительным, но поможет хотя бы немного оценить предстоящий месяц. Составляя итоговые планы на будущий период, учитывайте человеческий фактор и немного снижайте предполагаемое количество продаж .

Предоставляйте сотрудникам качественные вещи, необходимые . Например, телефон, связь на котором периодически пропадает, может послужить причиной сделки. А морально устаревший компьютер увеличивает затраты по времени.

Обратите внимание

При приеме сотрудника отдела продаж на работу сделайте звонок на его предыдущее место службы и узнайте о нем больше информации.

Полезный совет

Самым результативным методом всегда являлся метод кнута и пряника. Придерживаясь его, вы тоже сможете получить качественную работу персонала.

Одним из основных отделов, через который, в идеальном варианте, должна проходить вся рабочая документация и деловая переписка на предприятии, является юридический. От правильной организации его работы может зависеть успешная деятельность всего предприятия, при этом совсем неважно, в какой отрасли оно работает. Грамотно организованная работа юридического отдела – залог спокойной и стабильной работы всех служб.

Инструкция

Основной задачей при создании юридической является создание построенной и отлаженной системы договорной работы, разработка типовых форм договоров в соответствии с особенностями , его партнеров, поставщиков и потребителей продукции, -методам, используемым на самом . Обязательным условием при создании, изменении и внесения дополнений в уставные документы, коллективный и трудовые договора также является участие юридической службы.

Кроме того, в задачи отдела должно входить разработка и постановка системы документооборота, персонала компании основам юридической грамотности в пределах выполнения ими своих должностных обязанностей, разработка должностных инструкций и своевременное обновление их.

Поскольку все внешние сношения с поставщиками и потребителями продукции предприятия осуществляются через систему договоров, то необходимо сконцентрировать их составление и оформление именно в юридическом отделе. Это позволит в полной мере осуществлять интересов и прав всего предприятия, компании.

Организовывая деятельность юридического отдела , необходимо предварительно изучить и проанализировать специфику бизнес-процессов и методов предприятия с учетом прошлых спорных моментов, проблем, судебных разбирательств, претензионной переписки.

Начиная разработку проектов договоров и отчетной , продумайте и распределите ролевую ответственность и методы контроля ее соблюдения. Определите компетенцию руководителя и его заместителей, отдела кадров, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала, каждого структурного подразделения.

Проведите аудит внедренной системы договорной работы и делопроизводства. Проверьте корректность их функционирования, взаимодействие всех подсистем, выявите существующие проблемы и устраните их.

Такой подход позволит укрепить положение компании на рынке и повысить ее конкурентоспособность, будет способствовать увеличению ее авторитета, уважению конкурентов, но самое главное – обезопасит ее и позволит избежать материальных и временных затрат на судебные тяжбы.

Несколько сильных и опытных сотрудников могут никогда не добиться отличного результата работы без правильной организации. Грамотная и продуманная координация работы подчиненных поможет существенно ускорить выполнение поставленных целей и застрахует от неудач.

Вам понадобится

Инструкция

Определите план работы всей компании или отдела на определенный отчетный период. Вы должны иметь четкое представление о том, какие ресурсы необходимы для ее осуществления. Исходя из этого, вы сможете понять, как лучше распределить работу между подчиненными.

Проанализируйте существующую деятельность сотрудников. Если вы работаете в данной компании уже давно, наверняка вам не составит труда оценить потенциал работников, их способность действовать в команде, результативность. Используйте полученные данные для последующего планирования работы.

Пропишите для каждого работника должностные инструкции. Данный документ не должен носить формальный характер: сотрудник должен четко понимать свой функционал и в полной мере выполнять требования.

Ставьте конкретные задачи в рамках общей стратегии развития. Это может быть работа над определенным проектом, либо выполнение плана в отчетном периоде (месяце, квартале). Каждый сотрудник должен получить свой личный список задач с указанием ожидаемых итогов и показателей. Такой подход помогает подчиненному структурировать работу, а также настроиться на конкретный результат.

Введите систему отчетности. Это может быть регулярная сдача отчетов в электронном виде, либо коллективное обсуждение итогов работы в устной форме. Второй вариант поможет скорректировать общую работу подразделения или всей компании. Никогда не пускайте работу подчиненных на самотек, даже если имеете дело с опытным сотрудником. Своевременная отчетность поможет вам всегда держать ситуацию под контролем.

Продумайте систему мотивации сотрудников, которая является также важным организующим фактором. Например, введите прогрессивную систему оплаты, либо стимулируйте персонал определенными бонусами за перевыполнение плана.

Видео по теме

От того, насколько рационально будет организована деятельность менеджера , будет зависеть продуктивность работы целого отдела или подразделения. Независимо от специализации и особенностей производства можно выделить несколько пунктов, над которыми придется поработать.

Организация работы отдела продаж — это первое, что должен сделать руководитель отдела на новой должности. Он должен заняться организацией, чтобы работа в отделе продаж стала эффективнее и результативнее. О том, как это сделать, мы и поговорим.

Организация работы отдела продаж: основные задачи

На первом этапе организация работы отдела связана с определением готовности рабочих мест к производственному процессу, работоспособности техники, телефонных линий, состояния мебели, необходимого количества канцтоваров .

Если работа специалистов остановится из-за недостатка бумаги или сломанного стула, — это будет самая глупая причина, вероятность которой важно свести к нулю. Поэтому организационные вопросы должны быть решены в первую очередь, а необходимые расходы согласованы с руководителем организации. Если же подобная проблема случилась, она должна быть решена незамедлительно, а не затягиваться на несколько дней, а то и недель.

Менеджерам по продажам должно быть удобно. За это отвечает их руководитель, который обязан все организовать.

Если в отделе продаж работают мужчины, которые постоянно помогают кому-либо в организации что-либо привести, куда-то съездить — немедленно прекратите это!

Менеджер по продажам должен в первую очередь и приносить деньги компании, а не выполнять обязанности водителя, грузчика, курьера .

Для доставки или переноски грузов есть свои кадры c соответствующей квалификацией и уровнем оплаты. Занимаясь только продажами, отдел может значительно улучшить свои показатели, а организация — увеличить прибыль. Этот момент обязательно нужно учесть при эффективной организации работы отдела продаж.

То же самое можно сказать, если на продающих сотрудников возложены другие, не профильные обязанности. Это может быть продвижение сайта или создание базы данных — для этих задач есть свои специалисты, которые могут их решать с большим желанием и эффективностью.

Организация работы отдела включает создание входящего потока клиентов

Специалист больше 80% своего времени должен быть занят общением с клиентами. Лучше и эффективнее, если это будет входящий поток, так как его отработка требует меньших трудозатрат. Поэтому поделитесь своими идеями с отделом маркетинга или руководством, каким образом этот входящий поток организовать.

Если специфика работы сотрудников основана на исходящих звонках, доведите количество разговоров в час сначала до 15, а затем при необходимости до 20 (если много отказов). Если работник не будет каждый час ходить курить, пить кофе, посещать санузел, болтать с коллегами, он вполне может осилить эту цифру.

Еженедельные планы и собрания

Доводим до персонала личные еженедельные планы — организовываем все необходимое для выполнения плана — контролируем результаты работы на еженедельном собрании.

Каждый сотрудник должен знать свой план на месяц, неделю, день. Он должен знать, что с него спросят за выполнение этого плана. План обязательно должен быть персонализирован, иначе менеджеры не смогут ощутить личную ответственность за результат, а значит не будут замотивированы его показать. Список личных результатов на стене кабинета и его ежедневный мониторинг — отличный стимулятор для работы и конкуренции.

Когда вы только пытаетесь организовать работу отдела продаж, планирование лучше делать обширным, то есть указать необходимое количество новых клиентов, количество постоянных и обязательно запланированную сумму продаж.

Помимо ежедневного контроля для анализа и мотивации сотрудников необходимо проводить еженедельные собрания. Приведем советы для проведения эффективных совещаний с сотрудниками:

  • Собрание должно состояться при любых условиях.
  • Продолжительность собрания не должна превышать одного часа.
  • Все вопросы для обсуждения должны быть запланированы и объявлены в начале собрания.
  • Все вопросы должны быть решены во время обсуждения, ответственные зафиксированы на бумаге, строки установлены.

Деление менеджеров на опытных и не очень

Организовываем работу с сотрудниками по уровню квалификации — разному уровню формулировки целей — разному уровню контроля.

Обязательно нужно разделять руководство менеджерами с большим опытом, а также новичков, совсем недавно окунувшихся в море продаж.

Люди с опытом не потерпят чрезмерного контроля и давления, тем более от человека, пришедшего со стороны и, возможно, отлично знающего продажи, но не знакомого со всеми тонкостями работы. В этом случае, основная задача — убеждение.

Да, нужно найти подход, нужно быть немного психологом, однако это того стоит. Командное взаимодействие профессионального руководителя и опытных менеджеров по продажам может дать отделу новое дыхание.

Начинающие продавцы на начальном этапе работы требуют четких инструкций, доступного разъяснения целей, способов их достижения, да и просто обычной помощи и человеческой поддержки.

Однако в работе с новичками тоже есть свой плюс — вместе обучаетесь, вместе добиваетесь успехов, вместе проходите «огонь, воду и медные трубы». Через некоторое время образуется команда, которой по плечу любые цели.

Очень хорошо, когда молодые специалисты проходят обучение внутри отдела, в котором будут работать, благодаря системе наставничества. Причем очень важно, чтобы наставник был доброжелательно настроен и заинтересован в положительных результатах своего стажера. Такая форма обучения демонстрирует новичку практические способы решения рабочих моментов, на разгадку которых при самостоятельном обучении потребовалось бы длительное время и множество проб и ошибок.

Если в отделе много новичков, руководителю необходимо постоянно поддерживать обратную связь с коллегами, собирать информацию о всех сложностях, которые у них возникают, находить оптимальные решения, а затем проводить оперативные пятиминутки либо еженедельное обучение.

Эффективность обучения продажам обуславливается следующими правилами:

  • регулярностью
  • четкостью и конкретностью информации
  • наличием домашнего задания
  • проверке домашнего задания
  • отработкой знаний на практике
  • контролем применения новых навыков в работе
  • итоговым экзаменом

Документирование своей работы

Не забывайте, что организация работы отдела продаж состоит в регулярном составлении отчетности о своей деятельности, иначе руководство может засомневаться в количестве и качестве вашей работы. Заведите себе привычку готовить еженедельные, ежемесячные, квартальные и годовые отчеты, даже если у вас эти отчеты не спрашивают, чтобы в любой момент по первому требованию вы могли их предъявить руководству.

Зачастую мы проводим на работе от 60 до 80 процентов своего времени. И, конечно же, весьма важно максимально грамотно распределять своё рабочее время, чтобы успевать выполнять всё и не задерживаться во вне урочное время, и, тем более, не брать задания домой. Ведь это чревато стрессами, непониманием, ссорами и, как следствие, жизнь начинает проходить мимо, ускользать безвозвратно. Так как же выжать максимум из рабочего времени?

Как организовать свою работу эффективно

Сперва нужно выяснить, что является препятствием, "прополоть сорняки". Это же даст возможность снизить стрессовые ситуации.

Не откладывать ничего "на потом".

Это важнейшее правило. Следуя, хотя бы ему во всём вы увидите, что все начинает делаться как-то само собой. Все задания выполняйте сразу по мере их поступления, тем самым вы не подставите никого, и постепенно станете своеобразным "локомотивом" рабочего процесса.

Анализ телефонных звонков.

Телефон стал неотъемлемой частью каждого из нас, но зачастую мы совершенно не контролируем время и важность телефонных разговоров, что может быть причиной нашей "неуспеваемости". Поэтому следует проанализировать ситуацию со звонками, проведя учёт телефонных разговоров примерно за один месяц.

Нужно рассортировать по следующим пунктам: дата и время, тип (входящий, исходящий), продолжительность, кто звонил, тема, периодичность, важность(от 0 до 10) и небольшой комментарий.

В результате полученной информации можно выделить наиболее важные и максимально сократить время, затрачиваемое на не имеющие отношения к работе переговоры. Но все делать трезво, без крайностей.

Не тратьте себя попусту.

Старайтесь концентрироваться на задачах, поставленных перед вами и не распыляйтесь на бесконечные просьбы коллег. Вы не всесильны. И ваше время и затраченные усилия никто не вернёт.

Порядок на рабочем месте.

Старайтесь держать рабочее место(компьютера это тоже касается) в порядке. Это позволит вам сэкономить время и нервы во время поиска важных документов и записей. Да и приятней будет работать, а для поддержания порядка нужно всего - ничего 10 минут в день и сразу класть вещи на свои места. Подготовьте пять папок, или коробок. Самую большую отведём папку под мусорную корзину, а остальные обозначим так "Архив", "До выяснения", "Чужие бумаги" и "Текущие задания". Рассортируем всё по местам, и теперь остаётся только поддерживать порядок и иногда перепроверять содержимое.

Самое сложное.

Руководителям любого ранга зачастую очень сложно делегировать, пусть даже немного, свои полномочия сотрудникам. Даже если они осознают, что таким образом значительно оптимизируют своё рабочее время и всеобщий процесс. Придерживаясь всего двух правил можно эффективно делегировать полномочия: первое - если есть необходимость делегирования - делайте это сразу, и второе - грамотно выбирайте исполнителя, излагая суть поручения четко, ясно, без двусмысленностей и каких-либо недомолвок, оговаривая сроки выполнения.

И, напоследок, старайтесь не попадать по информационный "пресс" - невозможно знать всё и обо всём. Акцентируйте внимание только на самом важном, фиксируя различными пометками и записями. Это позволит не держать в уме всё, лучше знать, где взять нужную в этот момент информацию, и то, как организовать свою работу, перестанет быть сложностью.