Документом называется структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.

Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.

Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.

Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной .

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.

ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

Средства электронной цифровой подписи – программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.

Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем участникам обмена информацией.

Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству Республики Беларусь и международным договорам Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления .

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

Закон РБ «Об электронном документе» определяет основные понятия, связанные с юридической силой оригинала и копией электронного документа.

Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами . В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа .

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу .

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу .

Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:

Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;

СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;

Прежде чем перечислять существующие виды электронных документов , давайте разберемся с определением.

Что такое документ электронный, написано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Виды электронных документов

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов . Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым . Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.

Виды бухгалтерских электронных документов

Чаще всего компании обмениваются первичными документами. Рассмотрим подробнее виды первички:

• Счет-фактура, согласно п. 1 ст. 169 части второй Налогового кодекса РФ, может быть составлен и выставлен в электронном виде. В соответствии с Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ электронный счет-фактура (далее – ЭСФ) должен соответствовать формату.XML. При подписании квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного на то лица ЭСФ приобретает юридическую значимость.

  Подробную информацию об использовании электронных счетов-фактур, об обмене ими между контрагентами и нормативных тонкостях вы можете найти в публикации «Электронный счет-фактура. Инструкция по применению» .

• Акт выполненных работ (услуг) на сегодняшний день не имеет обязательного формата в электронном виде. Существует рекомендуемый к применению формат – .XML. Несмотря на то, что закон не предусматривает определенного порядка работы с электронным актом, обмениваться данным видом электронного документа можно и без помощи операторов.

  Используйте любой удобный вам формат – например, .PDF. Однако есть важный нюанс: если от ФНС придет истребование в электронном виде, то акты выполненных работ вам придется представлять в формате.XML.

• Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде также используется все чаще. Составляют ее, как правило, в одном из трех форматов – .XML, .JPG или.TIF. При этом организации могут сами разработать форму товарной накладной. Но должно быть соблюдено главное условие: в документе необходимо отразить ряд реквизитов (наименование товара и его количество, НДС и сумму НДС и т.д.). Подробнее об этом вы можете прочитать в нашем материале «Электронная товарная накладная» .

Резюмируя вышеописанное, еще раз хочется отметить:

Документ электронный проник в разные сферы деятельности

С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.

Изменения обусловлены новой редакцией Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, которую утвердило Постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625.

5

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

6

Соответственно меняется и формат описи, которая их сопровождает. Изменения внес Приказ ФНС РФ от 28.11.2016 № MMB-7-6/643@.

5

С 2017 года направлять в суд ходатайства, заявления, жалобы, представления и доказательства можно будет в электронном виде.

Это значит, что представить такие документы в налоговые органы через интернет можно только до конца 2020 года.

Компания организует «Роуминговый центр» (РЦ ЭДО), который должен стать централизованным хабом для операторов.

17

Это позволит беспрепятственно использовать новый, утвержденный в конце апреля, формат счета-фактуры и снимает последние ограничения в переходе на ЭДО для компаний, которые обмениваются УПД.

3

Ранее в реестр были включены еще четыре программы СКБ Контур — Контур-Персонал, Контур-Зарплата, «Контур-Бухгалтерия Актив» и «Контур-Бухгалтерия Бюджет».

Теперь компании, которые используют УПД на бумаге, смогут беспрепятственно перевести его в электронный вид.

6

7 апреля в 11-00 по Москве Оксана Леонова расскажет, как Приказ Минфина № 174 отразился на пользователях ЭДО, и ответит на ваши вопросы.

3

Документ вступает в силу 1 апреля 2016 года и отменяет действующий Приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н.

2

Минфин официально подтвердил это письмом от 25.01.2016 № 03-07-11/2722.

Налоговая служба обновила прежние электронные форматы накладных ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ.

10

Законодательство, регулирующее нормы электронного документооборота (ЭДО), меняется стремительно. И 2016 год не станет исключением, в силу вступит целый ряд изменений.

Федеральный портал проектов правовых актов опубликовал проект ФНС об утверждении формата электронного универсального передаточного документа (УПД).

Плательщики НДС должны регистрировать все счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а организации-посредники — в журналах учета. Бумажные счета-фактуры обычно учитываются по дате их составления. А как вести учет электронных, если у них фиксируется сразу три даты: составления, выставления и получения? Как принять к вычету НДС, если счет-фактура получен на стыке налоговых периодов?

Объем электронного документооборота между российскими компаниями постоянно растет. По итогам III квартала 2015 года через систему электронного документооборота Диадок было передано 98,2 млн документов. Это на 24,1 млн больше, чем за первое полугодие. А потому вопрос хранения электронных документов становится все актуальнее.

2

На данный момент еще нет сертифицированых ФСБ России версий СКЗИ для Windows 10.
Использование несертифицированных средств ЭП может поставить под сомнение легитимность ЭП и подписанных ею документов.

Бумажный документооборот часто становится причиной не только системных проблем, которые тормозят бизнес-процессы компании, но и сложностей с налоговыми органами. Как следствие — доначисление налогов и отказ в получении вычета по НДС. Рассмотрим, как можно устранить эти риски с помощью сервиса электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок (разработчик СКБ Контур).

14 апреля вступил в силу новый формат электронных счетов-фактур. Наши специалисты проанализировали новый формат и составили сравнительный список различий с предыдущей версией.

Вступает в силу новый формат электронных счетов-фактур.

Он утвержден ФНС России приказом от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Прежний формат имел ряд недостатков, которые ограничивали компании в переходе на электронный документооборот (ЭДО). Новый формат призван снять эти ограничения.

3

Изменения коснутся веб-версии и API Диадока.

42

Срок подачи декларации по НДС по новой форме неумолимо приближается, а у налогоплательщиков все еще остается масса вопросов. Как правильно представить данные? Кто и какие сведения должен подать? Как застраховаться от ошибок? Иными словами, как сделать так, чтобы декларация по НДС была представлена вовремя, а у налоговых органов не возникло вопросов и нареканий.

1

В новом году отчетность по НДС изменится. Юрлицам придется подавать декларацию в расширенной форме, которая включает сведения из книги покупок и продаж, а посредникам — данные из журналов учета счетов‑фактур: и полученных, и выставленных. Форма такой отчетности уже установлена приказом ФНС. Сейчас он регистрируется в Мин-юсте.

Часто товар или услуга продается в одном налоговом периоде, а счет-фактуру потребитель получает уже в другом. Действующее законодательство и сложившаяся практика не позволяют покупателю получить вычет по счету-фактуре в периоде поставки товара или оказания услуги. Однако с 2015 года ситуация изменится.

1

Принято считать, что электронный документооборот (ЭДО) - прерогатива крупных компаний. Однако статистика говорит о том, что на одну крупную компанию в системе ЭДО приходится около 20 малых и средних. Одним из первых клиентов нашей системы, например, стал ИП, с которым до сих пор работаем.

2

Количество электронных документов, переданных за полугодие, выросло в шесть раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Впервые в России физические лица начали выставлять электронные документы в системе электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) Диадок компании СКБ Контур.

8

Согласно Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» налогоплательщики имеют право свободно пользоваться документом, объединяющим в себе счет-фактуру и первичный документ.

5

У клиентов СКБ Контур появилась возможность представлять в налоговую инспекцию журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур и книги покупок и продаж по ТКС без необходимости самостоятельно формировать xml-файлы.

Вопросы, заданные представителями операторов электронного документооборота (ЭДО) и волнующие весь прогрессивный бизнес в России, касались нарушения пятидневного срока выставления счетов-фактур, количества электронных формализованных документов, возможных поощрений налогоплательщиков, перешедших на ЭДО, и сети доверенных операторов ЭДО.

В разделе «Консультации онлайн» на портале Клерк.Ру эксперту снова можно задавать любые вопросы об электронном документообороте.

Возможности представлять истребуемые документы по ТКС уже чуть более года. На электронный документооборот с налоговой переходит все больше и больше самых разных компаний. О том, как это работает и что думают об электронном представлении крупнейшие налогоплательщики и налоговые инспекторы, смотрите ниже.

В первом выпуске системный аналитик проекта Диадок Тамара Мокеева рассказала о представлении документов в электронном виде в налоговую инспекцию в три шага.

2

Задать вопрос эксперту можно на портале Клерк.Ру, в разделе «Консультации онлайн».

6

Согласно поправкам, внесенным Госдумой в Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», действие ЭЦП продлится еще полгода после утраты силы Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Вопрос: Добрый день! Недавно опубликованное постановлению № 446 (об изменениях в постановление № 1137) исключило из документооборота электронными счетами-фактурами извещение от покупателя. Прокомментируйте, пожалуйста, как в таком случае сейчас будет происходить обмен счетами-фактурами?

ФНС России предлагает всем желающим принять участие в обсуждении проекта формы многоцелевого первичного учетного документа, который можно использовать в целях применения НДС и налога на прибыль.

1

Сегодня налоговые инспекторы для ускорения проверки все чаще просят налогоплательщиков направить документы через Интернет. О том, как удовлетворить просьбу налоговой на примере системы «Контур-Экстерн», читайте ниже.

Компания сформировала пакет истребуемых документов в виде скан-образов и вместе с описью направила его по ТКС через спецоператора связи СКБ Контур.

С проникновением электронных документов в России работодатели начинают предпочитать брать на работу сотрудников, умеющих работать в системах электронного документооборота.

C 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов. При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, чем теперь подписывать электронную «первичку», рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».

С 1 января 2013 года утратил силу федеральный закон РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одновременно с этим вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Помимо прочего законом утверждены некоторые изменения, касающиеся электронных первичных документов.

2

Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса (НК) РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента отгрузки товаров или выполнения работ (услуг). По мнению Минфина (письмо Минфина от 26.08.2010 № 03−07−11/370), нарушение пятидневного срока влечет за собой отказ в вычете входящего НДС. В электронном счете-фактуре, в отличие от бумажного, дата выставления строго фиксируется оператором электронного документооборота (ЭДО), изменить ее нельзя. Однако реальных оснований для утраты права на вычет нет, считают эксперты.

На мероприятиях, где освещается электронный документооборот (ЭДО), часто приходится слышать реплики бухгалтеров о том, что электронный документ слишком дорог по сравнению с бумажным. О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).

После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ налогоплательщики могут высылать в ответ на налоговое требование в ИФНС не заверенные бумажные копии документов, а их скан-образы или XML-файлы документов в электронном виде по ТКС.

Налоговые органы активно готовятся к приему и обработке документов в электронном виде. А пока что принимают заверенные копии электронных документов, переданных через Диадок.

2

Это выяснилось в ходе семинара компании СКБ Контур «Электронный документооборот (ЭДО) хозяйствующих субъектов и органов, принимающих отчетность», проведенного в Подмосковье с 6 по 8 июня.

2

Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, каждый участник электронного документооборота (ЭДО) должен оформить и представить своему оператору заявление об участии в ЭДО, в котором указать перечень необходимых реквизитов, как то: полное наименование организации (или ФИО ИП), место нахождения организации, сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи, ИНН/КПП, сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация и т д.

2

6

19.04.2012 был подписан Приказ ММВ-7-6/251@, внесший изменения в Приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@. Согласно этим изменениям, был обновлен унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по ТКС с использованием электронной подписи.

Как стать Оператором ЭДО, и почему их пока не существует? Зачем временные правила, и когда уже появится реестр? Ответы на вопросы читайте ниже.

Приказ № ММВ-7-3/83@ от 14.02.2012 содержит в себе описание кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

С 1.04.2012 выставить счет-фактуру можно будет только по новой печатной форме, утвержденной Постановлением №1137 от 26.01.2012.

Искренне надеемся, что форматы электронных счетов-фактур будут утверждены в ближайшее время.

Министерство Финансов России направило в Федеральную налоговую службу официальное письмо c разъяснениями сроков применения новой формы счета-фактуры.

ФНС утвердила форматы документов, необходимые для выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной подписи.

7

Компания СКБ Контур, разработчик системы для обмена внешними электронными документами Диадок, выпустила специальное приложение, позволяющее бухгалтерам решить проблему с неактуальными формами счетов-фактур.

23

5

Со вступлением в силу Постановления правила работы со счетами-фактурами существенно изменились.

Минфин России в письме от 07.12.11 № 03-07-14/119 сообщил, что на утверждении Правительства РФ находится проект постановления, в котором предусмотрены новые формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. Предполагается, что документ вступит в силу с 1 января 2012 года.

АСТАНА, 4 ноя — ИА Новости-Казахстан. Поэтапное введение электронных счетов-фактур с 2012 года позволит казахстанскому бизнесу экономить как минимум пять миллиардов тенге в год, сообщил в пятницу заместитель председателя Налогового комитета министерства финансов Казахстана Аргын Кыпшаков.

С 1 октября 2011 года вступил в силу закон №245-ФЗ в части корректировочных счетов-фактур. Это означает, что теперь, при необходимости внести изменения в счет-фактуру, бухгалтеру необходимо будет создать новый документ — корректировочный. Отметим, что раньше правки вносились в исходный счет-фактуру.

В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 245-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.

Формализованный единый стандарт документа и автоматизация процесса (то есть максимальное исключение «человеческого фактора») помогут налогоплательщикам сократить количество ошибок и, как следствие, избежать риска доначислений налогов. Мы проанализировали ошибки, которые совершаются при составлении и выставлении счетов-фактур, и выделили те, о которых можно забыть при условии перехода компании на электронные документы.

Юг России - точка огромного потенциального роста систем электронного документооборота (СЭД): объём их внедрений в нашем регионе пока составляет всего несколько процентов. Законодательство способствует развитию СЭД в бизнесе, а госорганы уже просто обязаны пользоваться только ими

Первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы налогоплательщика.

В Российской газете опубликован Федеральный закон от 19 июля 2011 г. № 235-ФЗ, который вносит изменения в первую и вторую часть Налогового кодекса РФ. В частности, данный закон закрепляет право компаний выставлять корректировочные счета-фактуры.

Вероятнее всего электронные счета-фактуры появятся уже в третьем квартале этого года. О том, какие изменения в счетах-фактурах коснутся налогоплательщиков, рассказал Сергей РАЗГУЛИН, заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

До недавнего времени для счетов-фактур устанавливалась только бумажная форма. Однако вскоре российские компании смогут выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде. Такая возможность появится, как только чиновники утвердят соответствующий электронный формат документа. Разберемся, как будет происходить обмен счетами-фактурами в цифровом виде.

Федеральная налоговая служба письмом от 22.06.2011 № ЕД-4−3/9868@ направила налоговым органам для сведения и использования в работе копию приказа Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП.

Об электронных документах бизнес знает не понаслышке. Многие предприятия уже давно используют внутренние СЭД для упрощения работы с документами в рамках компании. Однако процесс обмена электронными документами уже давно преодолел границы отдельно взятых предприятий и перерос в куда более масштабное явление. Сейчас российские компании получили законодательное право использовать электронные юридически значимые документы и во внешнем документообороте — при работе с клиентами и поставщиками. Договоры, накладные, акты выполненных работ и пр. можно подписывать электронной подписью и отправлять контрагентам через интернет, исключив почту и курьеров.

Министерство Финансов Германии приняло решение упростить законодательство по электронным счетам — фактурам с 1 июля этого года.

Недавно вступил в силу приказ ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@, который определяет порядок предоставления документов по требованию инспекции в рамках налоговой проверки. На практике выслать хоть какие-то электронные документы в инспекцию можно будет не раньше конца 2011 года. Однако обмениваться электронной первичкой с контрагентами, не дублируя ее на бумаге, можно уже сейчас.

По имеющейся у нас информации, проект приказа Минфина России, который утверждает Порядок обмена электронными счетами-фактурами, скоро должен быть зарегистрирован в Минюсте России. Согласно проекту, продавцы и покупатели будут пересылать друг другу электронные счета-фактуры через оператора документооборота.

Первый квартал 2011 года был очень успешным для Центра электронных счетов почтовой службы Эстонии. По сравнению с тем же периодом прошлого года оборот по этому направлению увеличился почти на 300%.

С вступлением в силу нового закона «Об ЭЦП» можно ожидать активного применения цифровых подписей гражданами. В том числе, для получения госуслуг в электронном виде

Будут ли налоговые инспекции при проверках запрашивать оригиналы в бумажном виде, стоит ли помимо электронных документов иметь обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы по требованию инспекции? Такие вопросы в первую очередь возникают у российских налогоплательщиков, когда речь заходит о цифровом документообороте. Эксперты Диадока отвечают на эти вопросы.

В минувшую пятницу 25.03.2011 Госдума РФ одобрила в последнем чтении проект Федерального закона «Об электронной подписи».

24 марта 2011 г. прошел круглый стол «Актуальные проблемы электронного взаимодействия налоговых органов с налогоплательщиками».

21 марта состоялась встреча, посвященная вопросам внедрения в России электронных счетов-фактур

В 2010 году субъекты Уральского федерального округа стали активнее переходить от теории на тему электронных госуслуг к практике. Стали появляться первые сервисы, позволяющие решать проблемы граждан дистанционно. Впрочем, как отмечают эксперты, основным тормозом в развитии электронных госуслуг является само государство.

В России вступили в силу ряд изменений, касающихся использования счетов-фактур. 229-ФЗ официально признал их в электронном формате, отменив действующую до этого времени формулировку о законности лишь бумажной версии этого документа. В результате электронный счет-фактура логично завершил список документов, использующихся всеми российскими компаниями для документарного подтверждения своих хозяйственных операций.

13 октября в Германии завершился 6-й Европейский саммит — крупнейшее ежегодное мероприятие по электронным счетам-фактурам и другим электронным документам (EXPP Summit).

Интересные результаты показал опрос «Электронный обмен счетами-фактурами», проведенный осенью этого года среди читателей PC Week/RE. Как следует из его итогов (см. диаграмму 1), почти всех наших респондентов (свыше 94%) в той или иной степени заинтересовало известие о том, что в России наконец-то разрешен электронный обмен счетами-фактурами.

Интервью с Петром Диденко, главным специалистом по стратегическому развитию СКБ Контур

16 июля Госдума в третьем чтении приняла законопроект, позволяющий предприятиям обмениваться счетами-фактурами в электронном виде с помощью Интернета. Спустя три дня его одобрил Совет Федерации. Теперь организации, имеющие совместимые технические средства, могут пересылать друг другу электронные документы по взаимному согласию сторон сделки.

Леонид Волков на Тверском Форуме рассказал, что такое e-invoicing, и почему он так популярен в мире. И как сделать так, чтобы e-invoicing заработал в России.

1

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

• сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
• должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
• подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
• подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

• дате его формирования;
• авторе данных;
• наименовании документа;
• формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

• возможность длительного хранения;
• удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
• возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
• простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

• Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
• Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:

1. текстовых,
2. изобразительных,
3. звуковых,
4. мультимедийных изданиях,
5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

• Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
• Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
• Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
• Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
• Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
• Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Андриянова Карина Владимировна
Кемеровский институт(филиал)РГТЭУ,г.Кемерово

С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» .

ГОСТ 6.10.1-88содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека .

В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:

1) Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).

2) Электронный документ - информационный объект, состоящий из двух частей:

Реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;

При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).

3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме . В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.

4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе .

Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи.
Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.

В 2005 году была предпринята попытка создать такой закон. ГД Федерального Собрания РФ внесла проект федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе». Законопроект был направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронного документа, а также в целях придания им юридической силы. Законопроект не был поддержан Правительством РФ . Положения проекта нуждались в уточнении, которые во многом дублировали ФЗ от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В настоящее время альтернативных проектов, направленных на установление правового режима электронного документа, нет.

Следовательно, проблема правового регулирования режима не получила законодательного решения.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа.В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан. Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» введены в действие такие понятия, как «копия электронного документа», целостность электронного документа. Электронный документ согласно статье 17 Закона состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными актами.

Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе». Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.

В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» . Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет несомненно положительное значение.
М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.

Итак, принятие законодательного акта об электронном документе является одним из актуальных направлений развития законодательного регулирования обеспечения юридической значимости электронных документов, позволяет снять ограничения и устранить препятствия к применению электронных документов, установить правовой режим данных документов, и, наконец, предложить единое понятие «электронный документ».