В 2015 году изменился порядок оформления командировок. Разберемся в новшествах и в действующих правилах.

Командировочное удостоверение отменено

Процедура направления работников учреждений в командировки с 8 января 2015 года существенно упростилась. Больше не нужно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Такие изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Исключено упоминание об удостоверении при оформлении командировок по странам СНГ и из постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 о порядке и размерах выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к ним (далее – Постановление № 812). При командировках в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, отметки о пересечении государственной границы России не делаются. Дата ее пересечения устанавливается по проездным документам (билетам) (п. 6 Постановления № 812). Ранее такая дата определялась строго по отметкам в командировочном удостоверении.

Сотруднику также больше не надо оформлять отчет о выполненной работе в командировке и представлять его работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Соответствующие поправки внесены в пункт 26 Положения о командировках. Однако требование о составлении авансового отчета осталось в силе.

Основание направления в командировку – приказ работодателя

Учреждение направляет сотрудника в командировку с целью выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. Причем на определенный срок (п. 3 Положения о командировках). Напомю, что перед тем как принять решение о командировании сотрудника, работодатель выясняет, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в служебные поездки. Такой запрет установлен в отношении:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
  • работников, с которыми заключен ученический договор, в период его действия (если конечно поездка не связана с ученичеством) (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 Трудового кодекса РФ).

Исключение из последней категории составляют:

  • творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (перечень профессий и должностей творческих работников утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252);
  • спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание: с 8 августа 2015 года решение о направлении сотрудника в командировку надо оформлять в письменной форме (п. 7 Положения о командировках). При этом в таком решении должно быть сказано о виде транспорта, на котором работник едет в служебную поездку (личный, служебный транспорт или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц).

Отмечу, что большинство учреждений составляют такое решение в виде соответствующего приказа (распоряжения).

Примером может служить апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22 апреля 2013 г. № 33-5682/2013. В нем была рассмотрена ситуация, когда командировка работника не была документально оформлена надлежащим образом. По возвращении из служебной поездки сотрудник узнал, что был уволен за прогул. Работодатель, в свою очередь, обосновал свой поступок следующим образом: приказ о командировании не оформлялся, необходимость в проведении переговоров отсутствовала. На основании этого арбитры решили, что увольнение сотрудника по такому основанию в этом случае правомерно. Аналогичное решение было вынесено Верховным судом республики Дагестан в отношении работника, выехавшего в командировку без надлежащего оформления и разрешения уполномоченного на то должностного лица (апелляционное определение от 10 сентября 2013 г. № 33-3315/13).

Документы, подтверждающие период командировки

Фактический срок, в течение которого работник находится в командировке, определяется по проездным документам. Сотрудник должен представить их по возвращении из служебной поездки. Если для передвижения он использовал личный транспорт (легковой автомобиль, мотоцикл), срок командировки должна подтвердить и прикладываемая к ним служебная записка. Однако этого требовал прежний порядок.

Во-первых, с 8 августа 2015 года служебную записку командированный сотрудник должен оформлять не только в случае использования личного транспорта. Теперь она необходима как для служебного, так и для транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Во-вторых, если по каким-либо причинам у сотрудника отсутствуют документы на проезд, то срок командировки подтвердят документы по найму жилого помещения в месте командирования. Однако в этих документах должны обязательно быть реквизиты, предусмотренные пунктом 8 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490. Если же работник едет в командировку на машине, то он должен предоставить документы, подтверждающие его использование. Теперь в их числе маршрутные листы и иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля (п. 7 Положения о командировках).

Что касается авиабилета, то его работник может приобрести и в бездокументарной форме (электронный билет). Тогда оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение билета, будут:

Однодневные командировки

Сотрудник может быть направлен в командировку на любое количество дней, даже всего на один. Ведь срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Правомерна ли выплата суточных?

При направлении работника в командировку ему возмещаются (часть 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ, абзац 1 пункта 11 Положения о командировках):

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения работодателя.

На основании судебной практики рассмотрим, возможна ли выплата суточных при однодневных командировках. Например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 11 сентября 2012 г. № 4357/12 отметил следующее. Работник, направляясь в однодневную командировку, в тот же день возвращается домой. Суммы, выплачиваемые ему в данном случае, суточными не считаются в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве. Однако их выплата не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых сотрудник находится в поездке. Если работодатель выплатил такие суммы при командировке, длящейся менее 24 часов, это законно. Ведь при служебной командировке сотрудник направляется в поездку по инициативе и в интересах работодателя. Поэтому и расходы на оплату «суточных» производятся в его интересах. Судьи пришли к выводу, что такие денежные средства представляют собой компенсационную выплату. С ее помощью возмещаются расходы сотрудника, связанные с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Таким образом, хотя подобные выплаты не называются суточными, командированный работник имеет на них право.

НДФЛ начислять не нужно

С «суточных» при однодневных командировках НДФЛ не удерживается, даже если работник вернулся из служебной поездки в тот же день, и в месте командировки не ночевал (постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12). Однако условием освобождения такой компенсации от НДФЛ будет наличие документов, подтверждающих расходы.

Минфин России в письме от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916 согласился с такой позицией. Если учреждение приняло решение при направлении сотрудника в однодневную командировку выплачивать ему суммы взамен суточных, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А именно:

700 руб. – при нахождении в командировке на территории РФ;

2500 руб. – при пребывании в служебной загранпоездке.

Как быть со страховыми взносами с суточных?

Суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и иные командировочные расходы работников не облагаются страховыми взносами. Такая норма содержится в части 2 статьи 9 Федерального закона РФ от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ о страховых взносах.

В отношении выплат при однодневной командировке Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242 объяснил следующее. Суточные при однодневных командировках формально не положены. Их выплата не может быть установлена локальным нормативным актом учреждения, так как это противоречило бы правовой природе суточных, установленной в части 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Значит, взносы на такие выплаты при однодневных командировках надо начислять. Однако у судей на этот счет иное мнение. Чаще всего арбитры встают на сторону работодателей и приходят к выводу, что суммы, выплачиваемые взамен суточных при однодневной командировке, взносами не облагаются. Примером могут служить решение арбитражного суда Вологодской области от 27 января 2015 г. № А13-16795/2014, а также постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011 и ФАС Северо-западного округа от 16 января 2014 г. № А56-14899/2013. В решении № А13-16795/2014 арбитрами были отклонены доводы ФСС России о том, что расходы работников не подтверждены документально, поскольку приказы на командировку, авансовые отчеты работников, содержащие основания выдачи денежных средств, были представлены.

Когда выплачивать средний заработок

Однодневную служебную поездку сотрудника, как и более длительную командировку, нужно оплачивать исходя из его среднего заработка (ст. 167 Трудового кодека РФ). При этом за период поездки средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. В этот период включаются также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки (п. 9 Положения о командировках).

Таким образом, если за дни командировки учреждение выплатит своему сотруднику зарплату, это будет противоречить действующему законодательству РФ.

Если командировка приходится на выходные дни

Средний заработок за дни нахождения работника в пути, приходящиеся на выходные, не сохраняется. Это не предусмотрено Положением о командировках (письмо Роструда от 20 июня 2013 г. № ПГ/5136-6-3). Суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в апелляционном определении от 14 июня 2012 г. № 33-2379/2012 отказал в удовлетворении исковых требований об оплате работы в выходные дни. По мнению арбитров, истец не представил соответствующих доказательств того, что работодатель, направив сотрудника в командировку, указал необходимость выполнения им трудовой функции непосредственно в выходные дни. Командированный сотрудник находился в пути в выходные и не выполнял какую-либо работу, поэтому такие дни не подлежат оплате в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ.

В письме от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415 Минтруд России также затрагивает вопрос оплаты дней отъезда, приезда и нахождения в пути в период командировки, приходящихся на выходные или праздники. Чиновники, указывают, что во время командировки средний заработок сохраняется за все дни, предусмотренные графиком работы командирующего учреждения, но из оплачиваемого периода исключаются выходные и нерабочие праздничные дни. При этом конкретные размеры оплаты времени, когда сотрудник находится в пути в указанные дни, устанавливаются коллективным договором учреждения, соглашением или локальным нормативным актом.

Однако по этому вопросу есть и иные выводы. Так, по мнению ФАС Дальневосточного округа, за работником сохраняется средний заработок за проведенные в командировке дни независимо от фактически отработанного в служебной поездке времени (постановление от 22 сентября 2010 г. № А59-183/2010).

Авиастроительный районный суд города Казани в решении от 14 октября 2013 г. № 2-2662/2013 рассмотрел ситуацию, когда день приезда сотрудника из рабочей командировки пришелся на субботу (выходной день). Согласно действующему законодательству, день приезда из командировки учитывается как рабочий. При этом трудовая деятельность за работу в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 Трудового кодекса РФ). Кроме того, трудовое законодательство не запрещает сотруднику приезжать из командировки в выходной день. Поэтому суд постановил взыскать с работодателя, в частности, заработную плату за ту субботу.

Заринский городской суд Алтайского края в решении от 19 мая 2014 г. № 2-419/2014 рассуждал следующим образом. Выходные дни считаются одним из видов времени отдыха (ст. 107 Трудового кодекса РФ). В течение этого времени работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Однако, находясь в служебной поездке в выходные дни, сотрудник не может распоряжаться ими по своему усмотрению как днями отдыха, а использует время в интересах работодателя, хотя и не привлекается в такие дни к работе.

Работник остался в отпуске в месте командировки

Иногда работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, дни отпуска либо выезжает к месту командировки до даты ее начала. Минфин России письмом от 12 сентября 2013 г. № 03-04-08/37693 сообщил, что в таком случае оплата организацией проезда работника от места проведения свободного времени до места работы обоснованна и не приводит к возникновению у работника экономической выгоды и базы для удержания НДФЛ. Правда, в письме сделана оговорка, что эти рассуждения верны лишь в случае незначительного расхождения между сроками командировки и поездки.

К примеру, сотрудник находился в командировке до 9 декабря. Согласно приказу по окончании командировки ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 декабря. Домой работник вернулся 20 декабря. ВАС РФ в определении от 26 июня 2012 г. № ВАС-7479/12 указал, что в этом случае сотрудник фактически находился в отпуске и оплата обратного авиабилета не связана с его возвращением из служебной командировки. Если работодатель все же оплатит такой билет, то с его стоимости необходимо удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813).

Вадим Егоров - консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения. Редакция журнала «

Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как отменили командировочные удостоверения. Как применять новые правила в работе, читайте в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • Как оформить командировку в 2015 году
  • Как оформить приказ о направлении в командировку
  • В каком документе прописать цель командировки
  • Как составить служебную записку о сроках командировки
  • Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку

Приказ о направлении в командировку

Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.

По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.

При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит – цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.

Приказ о направлении в командировку образец

Оформление командировки. Документы

Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

  • при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов – на основании служебной записки;
  • в иных случаях – на основании проездных документов.

Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:

  • документы, подтверждающие командировочные расходы , связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.);
  • документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);
  • служебную записку о сроках командировки.

Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.

Суточные при командировках в 2015 году подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.

Важно

Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).

В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.

Служебная записка на командировку

Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.

Служебная записка на командировку. Образец

При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.

Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.

Совет по оформлению служебной записки

В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.

Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Журнал выбывших и прибывших в командировку

С 8 августа 2015 года заполнять журнал учета командированных работников компании больше не обязаны. Новый порядок установлен постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Теперь компания вправе сама решать, нужны ей эти документы или нет. Как заполнить журналы - компания тоже решает сама. Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как командировочные удостоверения отменили , эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец).

Журнал выбывших и прибывших в командировку образец заполнения

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749.

Из этой статьи Вы узнаете:

2. Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника в 2015 году.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

  1. место работы;
  2. средний заработок;
  3. компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли Вам их или разработать свои - решать Вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ . В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами:

  1. Приказом о направлении сотрудника в командировку;
  2. заполнить журнал учета командированных сотрудников;
  3. заполнить табель учета рабочего времени;
  4. составить авансовый отчет;
  5. принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

С января 2015 г. - это очень важное изменение, которое готовилось заранее. А также вступили в силу другие поправки, которые определяют порядок и особенности направления работников в командировку. Изменения и новое Положение о командировках утвердило постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014г. (далее - Положение).

Однако, несмотря на то, что, казалось бы, жизнь работодателям и сотрудникам упростили, возникает ряд вопросов, как поступать в той или иной ситуации, когда происходит направление работника в командировку в соответствии с новыми правилами. Например, как учитывать теперь расходы, какие документы от работника принимать в качестве отчета, как уплачивать налоги с командировочных и т. д. Эти и другие особенности направления в командировки рассмотрим в этой статье.

Ситуация № 1. Можно ли принять расходы по командировке без документального подтверждения расходов на проезд и проживание, а только при наличии отчета (сотрудник использовал личный транспорт и проживал у родственников)?

Да, можно. Действующее законодательство не устанавливает обязанности сотрудника отчитываться о расходовании денежных средств, выделенных в качестве суточных. В соответствии с п. 10 Положения, подтверждение расходования суточных не требуется. Однако организация обязана подтвердить факт и продолжительность нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Основным подтверждением этому служат проездные документы, предоставляемые работником при возвращении к основному месту работы (п. 7 Положения).

В случае утери или серьезного повреждения документа, подтверждающего проезд, сотрудником должен быть предоставлен дубликат или его копия, имеющаяся у транспортной компании, осуществившей перевозку лица, в котором должно быть отражено время, стоимость, маршрут поездки, а также данные перевозимого лица (письмо Минфина РФ № 03-03-05/18 от 05.02.2010г.).

Если до места командирования и обратно сотрудник добирался на личном автотранспорте, то по возвращении он должен предоставить служебную записку и документы, подтверждающие непосредственное использование автомобиля (квитанции с АЗС, чеки и т. д.), а также авансовый отчет (п. 7 Положения). Если сотрудников несколько - каждый из них отдельно должен предоставить указанные документы (т. е. записку и отчет).

Обратите внимание, приказ о направлении в командировку также является подтверждение нахождения работника в командировке.

Относительно подтверждения факта проживания сотрудника у родственников или знакомых необходимо отметить следующее. С отменой командировочного удостоверения был решен ряд трудностей, возникавших у организации при отражении в указанном документе факта проживания работника у родственников. Как было сказано выше, на настоящий момент законодательство не содержит положений, требующих от лица подтверждать факт проживания у близких или знакомых. Однако во избежание недоразумений данный факт стоит отразить в служебной записке и авансовом отчете.

Ситуация № 2. Обязана ли организация выплатить суточные сотруднику, находившемуся в командировке один день?

Не обязана, но может. Вопрос выплаты суточных при однодневных командировках отнесен на усмотрение организации (абз. 4 п. 11 Положения). Ранее Минфин придерживался иной позиции, указывая, что налогоплательщик не вправе учитывать расходы на оплату суточных при командировках своих сотрудников на один день. На настоящий же момент официальная позиция министерства позволяет организации отнести расходы на оплату суточных при однодневной командировке в состав прочих расходов (письмо Минфина № 03-03-06/1/18005 от 21.05.2013г.).

Ситуация № 3. Может ли руководитель своим приказом установить суточные командированному сотруднику в размере, большем, чем указано в коллективном договоре? Если да, то можно ли отнести данную сумму в состав расходов по налогу на прибыль?

Да, может. Законодательством не установлен предельный размер суточных, выплачиваемых при направлении работника в командировку. Однако учесть всю сумму в составе расходов на прибыль не получится. Несмотря на то, что нормирование суточных было отменено ФЗ № 158 от 22 июля 2008 г. , учесть данные затраты можно только в той сумме, в какой они отражены в коллективном договоре. Например, если договором суточные установлены в размере 1000 руб., а приказом руководителя в сумме 1500 руб., то отнести в состав расходов по налогу на прибыль можно только 1000 руб., а 500 руб. придется оплачивать из чистой прибыли (письмо Минфина № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010г.).

Существует еще один нюанс, связанный с обложением подоходным налогом суммы суточных сверх установленного в законе предела. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагается доход в виде суточных в размере не превышающем 700 руб. при командировках внутри страны и 2500 руб. при . Все, что выплачивается работнику сверх этой суммы, подлежит обложению подоходным налогом в размере 13%. Пример. При направлении в командировку сотрудника, из суточных в размере 2000 руб., придется начислить налог 13% с 1300 руб. (2000 - 700 руб.).

Ситуация № 4. Может ли организация учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на оплату проживания сотрудника, находившегося в командировке, в случае если им не предоставлено никаких подтверждающих документов о съеме жилья? Необходимо ли облагать НДФЛ данную сумму?

Нет, не может. Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль не получится. Кроме того, в данной ситуации организация может отказать работнику в компенсации расходов на найм жилого помещения. Ведь в соответствии с требованиями закона расходы считаются обоснованными в случае их документально подтверждения (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 10, 11, 26 Положения).

Таким образом, подтверждением расходов на жилье могут служить следующие документы (постановление ФАС СЗО № А26-1621/2007 от 26.02.2088г.):

  • счет из гостиницы;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру;
  • договор найма жилого помещения;
  • иной документ, подтверждающий проживание сотрудника.

Если документы утрачены, повреждены или отсутствуют (а копии получить невозможно), организация по своей инициативе может компенсировать работнику расходы на проживание, но учесть в составе расходов по налогу на прибыль, как было сказано выше у организации не получится.

В отношении обложения указанных расходов НДФЛ необходимо отметить следующее. Обложению подоходным налогом подлежат расходы сверх установленных п. 3 ст. 217 НК РФ сумм суточных, вне зависимости от того, были ли они израсходованы на найм жилья или иные цели.

Также организации придется уплатить в случае возмещения сотруднику расходов указанных (п. 2 ст. 9 ФЗ № 212 от 24.07.2009г.).

Ситуация № 5. Какой порядок подтверждения срока пребывания работника в командировке, если до места командирования и обратно он добирался на служебном транспорте?

Специальных правил нет. Особых правил подтверждения срока пребывания в командировке при использовании служебного транспорта законодательство, в частности Положение, не устанавливает. В данной ситуации подтверждением может служить путевой лист (форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997г.).

Так как данная форма не является обязательной, организация при направлении работника в командировку вправе сама разработать форму путевого листа (информация Минфина № ПЗ-10/201 от 4.12.2012 г.). Несмотря на то, что путевой лист составляется в свободной форме, он должен содержать следующие обязательные данные (п. 2 Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2008г.):

  • Номер и дату;
  • Срок действия;
  • Сведения о владельце транспортного средства;
  • Информация о транспортном средстве;
  • Данные о водителе.

Ситуация № 6. Возмещаются ли командированному работнику расходы на проезд на общественном транспорте (ж/д, метро, наземный транспорт) к месту командировки и обратно?

Да, в случае их документального подтверждения. Пунктом 12 Положения предусмотрена компенсация расходов сотруднику при проезде к месту командировки и обратно на общественном транспорте. Основным условием признания данных расходов является наличие проездного документа. Также организация может возместить затраты на проезд во время командировки. Если указанные затраты отражены в коллективном договоре или локальном акте организации их можно будет учесть при расчете налога на прибыль.

Ситуация № 7. Можно ли учесть в качестве расходов по налогу на прибыль затраты на перемещение работника во время командировки на такси? Если да, то какими документами их необходимо подтвердить?

Можно. Если указанные затраты экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС МО № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012 от 13.12.2013г.). Подтверждением проезда в данном случае будет являться чек ККТ или квитанция об оплате. Отказать в выдаче указанных документов таксист не вправе (п. 111 постановления Правительства РФ № 112 от 14.02.2009г.).

Но это еще не все. Вместе с одним из этих документов сотрудник должен приложить служебную записку, в которой будет отражена необходимость перемещения данным видом транспорта. В ином случае данные расходы могут быть признаны экономически необоснованными.

Ситуация № 8. При направлении в служебную командировку и получении суточных обязан ли сотрудник по возвращению к месту работы, отчитаться, на какие цели были израсходованы полученные денежные средства?

Не обязан. Действующим законодательством не установлена обязанность сотрудника отчитываться о расходовании суточных. Организация имеет право в полном объеме отнести указанные затраты в состав расходов по налогу на прибыль. При этом документального подтверждения расходования данных средств не требуется (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Но в то же время не все расходы можно отнести к суточным. Например, расходы на питание, химчистку, проезд на такси (без указания обоснованности данной поездки), услуги связи и иные затраты, не имеющие экономической обоснованности, учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль не получится.

Ситуация № 9. Два сотрудника организации были направлены в служебную командировку. Расходы на оплату жилья полностью взял на себя один из работников, осуществив расчет с гостиницей своей банковской картой. Как учесть данные расходы в целях налогообложения налогом на прибыль и как возместить их сотруднику, производившему оплату?

В случае направления в командировку своих сотрудников организация должна выплатить им аванс на командировочные расходы, включающие средства на найм жилого помещения (п. 10-11 Положения).

При возвращении из командировки сотрудники обязаны предоставить служебную записку, в которой должны быть отражены произведенные ими расходы. В случае оплаты расходов на жилье банковской картой работник должен представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов: банковской выписки о списании денежных средств с карты, счета из гостиницы на оплату услуг проживания обоих сотрудников и пояснительную записку о необходимости оплаты своими денежными средства.

После того, как авансовые отчеты будут предоставлены, организация должна компенсировать сотруднику расходы на оплату жилья в полном объеме.

В отношении учета данных расходов в целях налога на прибыль необходимо отметить следующее:

Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль если они экономически оправданы и документально подтверждены можно в полном объеме (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ПОДЫТОЖИМ:

Итак, как видите, изменения, которые были сделаны в начале 2015 года, внесли существенные поправки относительно направления работников в командировки, а также упразднили такой документ, как командировочные удостоверения. При этом есть ряд спорных моментов, которые были рассмотрены в данной статье. И несмотря на то, что командировочные удостоверения были упразднены, работники, находящиеся в командировках, все равно должны отчитываться, предъявлять документы об оплате расходов на жилье, транспорт и т. д. Поэтому будьте внимательны при оформлении командировок, выплате суточных, возмещении расходов, уплате налогов и т. п. А также следите за изменениями в законодательстве вместе с нами.

См. также:


Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 об отмене командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года. Давайте разберемся, как же оформить командировку без командировочного удостоверения. С 8 января 2015 года подтверждать командировку и расходы можно проездными документами. Для поездки зарубеж необходимы также отметки в паспорте. Если работник поедет на личном транспорте, он должен будет написать служебную записку в произвольной форме, к которой приложить документы об использование авто в поездке (чеки АЗС, чеки об оплате платной дороги и другие подобные документы). Помимо этого с 8 января 2015 года отменено требование составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.

Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны

По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).

  • Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте.

В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.).

Правительство рф отменило командировочные удостоверения

Важно

Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения.


Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить. Пример командировочного удостоверения Ниже вы можете ознакомиться с примером заполнения бланка командировочного удостоверения и скачать образец на свой компьютер.

Ошибка 404

Фактический срок пребывания в командировке будет теперь определяться по проездным документам или указываться сотрудником в служебной записке, если он добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае дополнительно необходимо будет приложить к авансовому отчету оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Документ опубликован 31 декабря 2014 года на официальном интернет-портале http://www.pravo.gov.ru и уже вступил в силу.
Отметим, что командировочные удостоверения отменены во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р).

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Как подтвердить расходы после отмены командировочного удостоверения в 2015 году Итак, командировочные удостоверения в 2015 году отменены. Но это не значит, что теперь не требуются иные документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.


Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным».

Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года

Внимание

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте. Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.


Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
  • Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Авансовый отчет.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, - читайте в статье.
Что признается служебной командировкой Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • «Горячие» документы
  • Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ» Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример. Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных. ! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример.