И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний . Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Какова ситуация спроса и предложения на кадровом рынке по этой вакансии, что важно знать о компании, вакансии и условиях работы, чтобы выполнить задачу корректно и в срок, о чем важно спросить работодателя.
Вакансия «Секретарь на ресепшн» - одна из начальных ступеней должности, не требующая специального образования и богатого опыта. Обычно, потребность в ресепшионистах есть в компаниях со штатом от 50 человек, с большим потоком посетителей. Спрос на кандидатов есть всегда, да и кандидатов на рынке много, но, подобрать секретаря на ресепшн не такая простая задача, как кажется на первый взгляд. От человека, который первый контактирует с потенциальным кандидатом зависит очень многое. Невежливый ответ секретаря может отбить охоту у потенциального клиента обращаться в указанную фирму, поэтому очень важно закрыть вакансию секретаря на ресепшн ответственным, тактичным, приветливым и любящим свою работу сотрудником. Как это сделать?

Главный инструмент любого рекрутера - вопросы. Чем больше информации мы получим от заказчика относительно компании, вакансии и условий работы, тем больше у нас шансов найти подходящего сотрудника с наименьшими временными затратами.

1. Прежде всего, определим блок задач секретаря на ресепшн в конкретной компании. Круг обязанностей варьируется и зависит от сферы деятельности и размеров фирмы.

Возможные функции:

• Прием и распределение внешних и внутренних звонков. Уточните количество звонков за день. Уточните, как часто поступают звонки на иностранном языке, какого содержания (что бы вы могли оценить необходимый уровень владения иностранными языками).
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (получение и отправка). Уточните объемы поступающей корреспонденции, уточните, кто занимается оформлением экспресс-корреспонденции и отправкой писем в регионы.
• Обеспечение и поддержка жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, средства гигиены, продукты, аптечка, орг.техника, мебель и пр.).
• Работа с орг. техникой.
• Travel-поддержка сотрудников компании. Уточните как часто возникает необходимость заказа билетов, гостиниц, такси и пр. для сотрудников.
• Регистрация счетов в 1 С.
• Чай-кофе посетителям.
• Выполнение поручений руководителя. Уточните, какого рода поручения могут быть.

2. Если есть возможность посетите компанию, оцените атмосферу, сотрудников, которые там работают, это поможет прийти к выводу, какой человек будет полезнее.

3. Уточните у работодателя, сколько сотрудников работает на ресепшене, один или более. Если два и больше, уточните, как распределяются задачи между сотрудниками, какие отношения в коллективе, общие интересы.

4. Очень важный момент: в зависимости от сферы деятельности компании требования к внешнему виду соискателей могут быть разными. Во многих компаниях девушки проходят жесткий «фейс-контроль» и возрастной отсев. Уточняем все нюансы, связанные с десс-кодом, возрастным предпочтением, внешними данными.

5. Уточните все вопросы, связанные с мотивацией для сотрудников, как материальной, так не материальной (бонусы, премии, ДМС, тренинги личностного развития, корпоративные праздники, корпоративное изучение английского языка, наличие конкурсов, спортивных соревнований и пр).

6. Уточните, каковы перспективы развития внутри компании. Попросите рассказать о реальных примерах карьерного роста сотрудников.

7. Попросите заказчика описать идеального кандидата на эту должность. Этот проективный вопрос поможет понять ожидания клиента.

8. Одним из ключевых критериев при подборе секретаря на ресепшн является наличие у такого специалиста определенных личностных качеств. Совместно с заказчиком составьте профиль кандидата.

Среднестатистический портрет ресепшиониста
Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные. Обычно, руководство компании желает видеть на этом месте ухоженную девушку с привлекательной внешностью, грамотной речью и прекрасной дикцией, с высшим или неполным высшим образованием (желательно по профилю деятельности компании). Например, для строительной компании желательно подбирать секретаря с высшим техническим образованием, такому кандидату будет проще ориентироваться в сфере деятельности оганизации. Если общаться на иностранном языке секретарю предстоит довольно часто, лучше рассматривать кандидатов с лингвистическим образованием.

Основные компетенции:

Коммуникабельность.

Предполагает наличие отличных коммуникативных навыков, умения легко устанавливать контакт с незнакомыми людьми, вежливости, умения расположить к себе собеседника. Этого уровня будет достаточно!

Клиентоориентированность, доброжелательность.

Умение внимательно слушать клиента, не перебивать, без раздражения отвечать на вопросы, искренне улыбаться. Хорошими исполнителями для вакансии секретарь на ресепшн являются кандидаты с внешним или тяготеющим к внешнему типу референции. Они более гибки и эмпатийны в общении, ориентированы на помощь, им легче работать с клиентами, посетителями, соответствовать их ожиданиям и стандартам компании.

Инициативность.

Позитивная реакция на любую просьбу/пожелание гостя, готовность выполнить просьбу не задумываясь, чья это работа и почему это пожелание возникло у гостя.

Стрессоустойчивость.

Умение относиться к негативу со стороны как к рабочим моментам, которые с большей или меньшей периодичностью будут случаться. Секретарь должен быть всегда максимально вежливым, приветливым и свято беречь престиж компании, следуя правилу «клиент всегда прав».

Быстрая переключаемость.

Секретарю приходится одновременно выполнять сразу несколько дел: отвечать на телефонные звонки, записывать распоряжения начальника, сортировать корреспонденцию, распечатывать презентации и т.п..

Как представлять вакансию соискателям (нюансы и правила создания презентации вакансии).
Здесь наша основная задача рассказать о вакансии так, чтобы из всех возможных предложений о работе соискатель выбрал именно наше. Само описание вакансии должно максимально подробно описывать задачи должности и предъявляемые требования к соискателю.
Например:
Четкая, грамотная речь и правильный русский язык (как устный, так и письменный);
Желание помогать людям;
Мы ищем кандидата, которому нравится постоянное общение с новыми людьми
Что бы сократить время поиска, можно сделать пометку "Резюме рассматриваются при наличии фотографии!"
Если нам нужен кандидат со свободным английским, делаем пометку "Если Вы считаете, что данная вакансия для Вас и готовы пройти собеседование на английском языке, пожалуйста, свяжитесь с нами!"
Таким образом, повышаются шансы, что именно секретарь со свободным английским откликнется на данное объявление, а не со средним или начальным уровнем. Т.е. мы отсекаем неподходящих кандидатов и экономим массу времени на просмотр резюме или телефонные переговоры, выясняя уровень языка.

Где размещаться (источники поиска, в том числе специальные и нетривиальные).
Размещаем вакансию в стандартных источниках поиска, можно задействовать соц. сети.

Стратегия поиска (отклики, активный обзвон, соцсети, объявления и т.д.).
Стратегия поиска традиционная - отклики и прямой поиск.
При отсутствии фото в резюме соискателей выручают открытые странички в вк, одноклассниках, фейсбуке, появляется дополнительная возможность оценить внешние данные соискателя.

Особенности очного общения и оценки кандидатов.
1. Очень важно запомнить каким было Ваше первое впечатление о соискателе. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом, помните об этом.
2. Помимо классического "расскажите о себе" проводим интервью на оценку компетенций. Наша цель - получить информацию для оценки степени выраженности тех поведенческих характеристик, которые необходимы для эффективной работы на должности. Используйте в процессе интервью реальные ситуации, с которыми соискателю пришлось столкнуться в прошлом.
Например:
Вспомните недавнюю ситуацию, когда Вы общались с трудным клиентом. Что именно происходило?
Вспомните ситуацию, когда Вам было сложно выполнить несколько заданий одновременно
3. Предложите решить ситуации, теоретически возможные в процессе работы
"Что Вы будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка"
"Представьте себе ситуацию, у вас звонит телефон, Вы поднимаете трубку, вместо приветствия Вы слышите крайне недовольного клиента, он выговаривает Вам за ошибку сотудника другого отдела. Ваши действия. (проверяем конфликтность и умение брать на себя ответственность)
4. Используйте кейсы с элементами стресс-интервью.
"Представьте себе ситуацию, Вас попросили принести кофе в зал совещаний, Ваша коллега на обеде. Что будете делать?" (проверяем находчивость)
5. Проверьте инициативность соискателя небольшой хитростью
В ходе интервью уроните, например, колпачок ручки, проследите, захочет ли кандидат по своей инициативе Вам помочь.
6. При очном общении с подходящим кандидатом «продаем» вакансию, учитывая уникальную мотивацию конкретного соискателя и подчеркивая именно те аспекты работы или ценности вакансии, которые соответствуют ожиданиям кандидата. Большинство соискателей рассматривают эту позицию как стартовую. Поэтому обязательно надо уточнять во время собеседования, на что ориентирован кандидат. Если карьерный рост для данной позиции в компании не предусмотрен, необходимо выбрать кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной должности.

Подготовка кандидатов к интервью в компании.
Обязательно оповестите соискателя о правилах дресс-кода, уточните, в чем кандидат планирует придти на собеседование, дайте свои рекомендации касаемо соблюдения делового имиджа (в одежде, прическе, маникюре, косметике), попросите придти за 10 минут до начала встречи. Придайте уверенности кандидату!

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ № 3: Отбор на должность секретаря приемной

Вы – офис-менеджер крупной компании АВС и получили анкету кандидата на должность секретаря приемной. Стажер службы управления персоналом подготовил для Вас три перечня вопросов для отборочного собеседования и спросил, какой из них Вы будете использовать.

Задание:

1. Просмотрите перечень вопросов и выберете тот, который, по Вашему мнению, даст наилучшие результаты. Объясните Ваш выбор и причины, по которым Вы отвергли остальные перечни.
2. Сформулируйте дополнительные вопросы (не более пяти) различного типа, которые Вы обязательно бы задали кандидату, и объясните их назначение.

Для выполнения задания используйте приложения: Вопросы для проведения отборочного собеседования; Анкету поступающего на работу; Описание должности, а также – материалы лекционного занятия и соответствующего раздела компендиума

Приложение 1

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ОТБОРОЧНОГО СОБЕСЕДОВАНИЯ

Вариант 1

1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Вам нравится там работать?
2. Один из младших секретарей в приемной – мужчина, и он старше Вас. Как Вы думаете, не будет ли у Вас проблем из-за того, что Вы станете его начальником?
3. Что подразумевает понятие «забота о клиенте»?

Вариант 2

1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Не могли бы Вы немного рассказать о том, что Вы там обычно делали в течение рабочего дня?
2. Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
3. Я опишу Вам типичную ситуацию, в которой Вы можете оказаться, работая здесь, а потом спрошу Вас, как Вы будете реагировать.

Один из младших секретарей только что ушел в кафетерий – у него 15-минутный перерыв. Другой работает в соседнем офисе, он должен разобрать счета. Вы отвечаете на телефонный звонок. Клиент задает Вам вопрос, на который Вы не знаете ответа. Неожиданно к стойке приемной подходят сразу несколько человек, так что у стойки образуется очередь. Что Вы будете делать в данной ситуации?

1. Не могли бы Вы рассказать о своем опыте руководства людьми?
2. Что нужно делать, чтобы заботиться о клиентах?

Вариант 3

1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Почему Вы хотите оттуда уйти?
2. Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
3. Можете ли Вы рассказать о ситуации, когда Вам пришлось делать несколько дел одновременно?
4. Какие у Вас хобби?
5. Если мы примем Вас на работу, как долго Вы проработаете на этом месте? Какие у Вас планы на будущее?

_____________________________________________________________________________

Приложение 2

АНКЕТА ПОСТУПАЮЩЕГО НА РАБОТУ

Должность:	Секретарь приемной
Фамилия, имя и отчество:	Иванова Елена Петровна
Домашний адрес:	Энск, ул. Ивановская, дом. 3 кв. 71
Телефон:	72-33-58
Имеете ли Вы водительские права?
ОПЫТ РАБОТЫ
Название и адрес настоящего или последнего места работы:	ОАО «Домашние помощники», Энск, ул.Петровская, дом 17.
Название должности:	Младший секретарь приемной
Дата начала работы:	Июль 2001 года
Дата ухода:	Работаю в настоящее время
Должностные обязанности:	Я встречаю посетителей компании и вызываю к стойке приемной сотрудника, к которому они пришли. Также я работаю на коммутаторе и перевожу поступающие звонки к другим сотрудникам.
Прежние места работы:	Универсальный магазин «Домашний рай» Продавец С июля 2000 года по сентябрь 2000 года. Помогала покупателям выбирать покупки, принимала оплату.
Образование:	Средняя школа № 1 Энска. Закончила в 2000 году.
Почему Вы заинтересованы в этой должности? Объясните, насколько Ваши квалификация и опыт работы соответствуют данной должности.	У меня большой опыт работы в качестве младшего секретаря приемной и опыт работы с клиентами. Я трудолюбива, честолюбива и уверена, что смогу быть хорошим секретарем приемной. Я считаю, что готова к повышению.

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

• приём и отправка корреспонденции;
• ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
• организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
• проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
• создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
• контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
• введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

• основы современного делопроизводства и архивного дела;
• основы трудового законодательства и административного права;
• правила делового общения и составления деловых бумаг;
• правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.

Делопроизводитель - служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. Делопроизводитель наиболее часто является работником структурного подразделения канцелярии или административно-хозяйственного обеспечения и осуществляет делопроизводство в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов организации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря как правило совмещены в одном лице. В крупных организациях делопроизводителями работают специалисты, имеющие специальное образование.

В Российской империи

Должность «Делопроизводитель» имелась во всех структурных подразделениях Российской империи. Теперь она имеет наименование - «Начальник отдела».

Состояние рынка труда в г. Москва:

Общее число вакансий Делопроизводитель, открытых работодателями в Москве, ежемесячно составляет порядка 150-200 вакансий

Ознакомиться с уровнем средней заработной платы по данной специальности можно .

Схема работы по подбору сотрудника Кадровым Агентством КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

1. Оформите заявку на Подбор персонала.
2. Руководитель Кадрового Агентства подъедет к Вам для обсуждения деталей заказа и заключения Договора о сотрудничестве.
3. Если специалист требуется срочно, возможно подписать договор/заявку и скан отправить нам на почту. Мы немедленно приступим к подбору кадров. Далее в процессе совместной работы обменяемся оригиналами документов.
4. Мы проводим первичные собеседования осуществляем оценку кандидатов, отбираем лучших.
5. Результат поиска, отбора, оценки соискателей поступают для ознакомления. Вы отбираете заинтересовавшие резюме соискателей и назначаете время проведения собеседования.
6. Мы организуем встречу кандидата в Вашей компании для оценки потенциала кандидата, принятия решения о профпригодности соискателя и в положительном случае - обсуждения сроков выхода на работу.
7. На отобранного специалиста проводим проверку рекомендаций по предыдущим местам работы для принятия финального решения.

Если не возникает сложностей, средний срок закрытия вакансии - 5 дней.

В ходе оформления нового сотрудника на работу, Вам потребуется Должностная инструкция.

Возьмите за основу наш образец должностной инструкции сотрудника и адаптируйте ее под свою компанию.

Инструкция делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

(орган юридического лица (учредители);
00.00.00 № 00 лицо, уполномоченное утверждать
делопроизводителя должностную инструкцию)

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00 г.

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.6. Основы организации труда.
4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Принимает документы на подпись
(заведующего канцелярией(начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)
проверяет правильность их составления и оформления.
9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать
(заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)
о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с

Руководитель структурного подразделения

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00

СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия,инициалы)
00.00.00

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)

Популярные материалы этого сайта:

• Образец резюме по специальностям
• Образец сопроводительного письма по специальностям
• Образец рекомендательного письма по специальностям
• Образец служебной характеристики
• Образец Джоб оффер
• Собеседование: Правильные ответы на Кейсы
• Собеседование: Психологическое тестирование