Режиссура юбилейных торжеств

Важной группой театрализованных представлений являются юбилейные праздники республик, городов и сел, а также личностные юбилейные торжества, к которым можно отнести празднования юбилеев и круглых дат отдельных известных людей, творческих коллективов и предприятий.

Юбилейные праздники городов, сел и других населенных пунктов несут углубленный социальный смысл именно благодаря мемориальному слою культуры. Характерная их тенденция - углубление связей с трудом и жизнью конкретного региона. Родившись в послевоенные годы как традиционная акция, включающая подведение итогов деятельности какой-либо республики, города, села, микрорайона, улицы за определенный период, мемориальное действо стало запрограммированной и педагогически обоснованной системой влияния на личность. Высокая эффективность его воспитательного воздействия обусловливалась в первую очередь изучением и учетом запросов, интересов, психологических потребностей участников театрализованного действия в данном регионе, во-вторых, созданием оптимальных возможностей не только для отдыха и развлечения, но и для проявления социальной активности и творчества.

Следует подчеркнуть, что развитие юбилейных праздников шло по двум основным направлениям. С одной стороны, несколько помпезные художественно-спортивные театрализованные действия на стадионах, такие как: 250-летний юбилей Ленинграда, 950-летие Ярославля, 100-летие Владивостока, 1500-летие Киева, 2000-летие Ташкента, 700-летие Ровно, 300-летие Тамбова и др. Затронув бесспорно богатейший мемориальный слой культуры, эти празднества остались хоть и яркими, но все же в большой степени зрелищами.

Наибольший интерес юбилейные праздники вызвали там, где были демократично обращены к самым широким массам людей, а поиск образности опирался на исторические ассоциации в контексте организации пространственной среды. Стало традицией во многих городах страны к их дню рождения реставрировать, восстанавливать часть старинного города. Тем самым дается толчок к новым поискам театрализованного действия в контексте сценарно-режиссерского замысла. Примером может служить старый Тбилиси - место проведения «Тбилисобы», Подол в Киеве, где каждую весну проводится фестиваль-ярмарка, Арбат в Москве, Петропавловская крепость в Ленинграде и другие мемориалы. Этот список можно продолжать, но важно всегда акцентировать внимание на проблемах этических и вкусовых в поиске решения юбилейного театрализованного действия.

Законы публицистического театра прослеживаются в юбилейных торжествах, так как, объединение документального материала с художественным при создании театрализованного представления позволяют создать красочные картины разных времен: Петра I; Пушкина и декабристов; Блока и Маяковского, встречающих революцию, этот список можно продолжать до бесконечности.

Анализ юбилейных театрализованных действий позволяет сделать вывод о том, что особенно интенсивно в последние годы складывается система уличных праздников. Она состоит из достаточно устойчивых элементов воплощения идейно-тематического замысла. В первую очередь это событийно-историческая образность и пластическая выразительность, которые достигаются с помощью точного отбора документального материала (фоно-, фото-, эпистолярного), знакомства с жизнью и деятельностью реальных людей, с чьими именами связано прошлое, настоящее и будущее города, села, улицы. Помимо этого, юбилейные праздники любых населенных пунктов представляют собой своеобразный отчет живущих в них людей, рассказ об их делах, достижениях, радостях.

Тем самым мемориальный слой культуры позволяет наполнить живым теплом памяти каменные страницы истории, а театрализованная форма их прочтения - сплотить вокруг написанного портрета города массы участников праздничного действия, объединенных верностью ее историческому прошлому.

ВЫРАЗИТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА В ПРЕДСТАВЛЕНИЯХ НА ОТКРЫТОМ ВОЗДУХЕ

При постановке массового праздника режиссеру приходится, прежде всего, решить для себя, где уместнее провести представление - на центральной площади города или на поляне в лесу, у стен архитектурного памятника или на стадионе. И выбранное место действия потребует особых, выразительных средств. Иногда выбранное место действия подсказывает режиссеру замысел представления.

В первую очередь рельеф и архитектурные особенности местности продиктуют режиссеру и художнику определенное конструктивное решение игровой площадки, учитывающее размещение больших масс зрителей и исполнителей, возможности их выхода и ухода, проблемы сосредоточения и переодевания и т.д. В зависимости от ракурса режиссер наметит основной принцип мизансценирования - горизонтальный, вертикальный, диагональный. В ряду необычных средств театрализации, которыми располагает режиссер при организации праздничного пространства, стоят различные силы природы: огонь, вода, свет солнца или луны и т.д.

Яркий пример использования воды - в описании международного фестиваля молодежной песни «Красная гвоздика» в Сочи, поставленный в новом киноконцертном зале «Фестивальный». При целом ряде архитектурных погрешностей у этого зала было одно конструктивное достоинство - лед для выступления фигуристов. Лед был не нужен в данном представлении, но щиты сняли, покрасили бетонную ванну в черный цвет и залили водой. Белые ажурные конструкции на черном водяном зеркале, композиции из цветов на водяной глади, световые блики, рябь и силуэты певцов, отраженные водой и проецировавшиеся на громадный киноэкран, создали очень красивое зрелище. В таких представлениях вода, естественно, становится главным выразительным средством, а с помощью тех же фонтанов можно создать своеобразный водяной занавес, чтобы скрыть рабочие моменты.

В вышеприведенном примере место действия само становится главным действующим лицом. Помимо природных и архитектурных особенностей площадки, огромную роль для восприятия также играют вызываемые данным местом исторические ассоциации. Как невозможно представить себе карнавал в храме, так же трудно представить траурный митинг на аллее аттракционов в парке.

Начинающих режиссеров следует предостеречь от попыток «подмены» места действия. Зачастую, вместо того чтобы использовать неповторимые особенности того или иного места, режиссер выстраивает привычную стандартную сцену и на ней, не утруждая своей фантазии, ставит все представление.

Надо отметить, что на сценографию влияет и время проведения праздника, которое дает возможность найти дополнительные выразительные средства в оформлении театрализованного действа. Это могут быть снежные горки, сказочные избушки, мифологические чудища, вылепленные из снега, разукрашенные красками и облитые водой - зимой; гирлянда цветов, закрепленные венки, украшенные снопы, наряженные березы - летом и осенью.

Любое представление обретает свою художественную заразительность и силу через определенную стилистику мизансцен, через их характер, через темпоритм их движения. Как танец - язык балета, так пластическая выразительность непрерывной цепи мизансцен - язык режиссера.

Чтобы строить мизансцену грамотно, режиссеру следует знать некоторые законы композиции пространства. Первое - необходимо чувствовать мизансценическую ось - середину первого плана сцены в высоту человеческой фигуры. Второе - учитывать закон восприятия человеческого глаза, который оглядывает сцену слева направо. Это означает, что композиция в левой части - предварительна, взгляд как бы гонит ее в правую часть. Например, легко и быстро бегущего выгоднее пустить слева направо, ибо глаз зрителя будет как бы подгонять его. При движении с трудом, против ветра, против воли, режиссеру выгоднее выстроить движение справа налево, ибо глаз зрителя тоже будет как бы преодолевать препятствие. Композиция справа как бы тяготит к окончательности, к значительности, к монументальности.

Построение мизансцен также связано с использованием трех планов сцены. Первый план допускает большую свободу движения и становится основной плоскостью построения мизансцен.

Второй план дает возможность воспринимать человеческую фигуру целиком. Поэтому на втором плане хороши выходы, построение атмосферы жизни группы людей.

Третий план удален, он хорош для построения монументальных композиций и игровых кусков с динамичным движением.

Интересно можно строить мизансцены, используя не только глубину и ширину сцены, но и третье измерение - высоту. Для этого используются станки, пандусы, фурки, лестницы, мостики, канаты.

Важное значение в построении мизансцены имеет ракурс, то есть разворот тела актера по отношению к зрителю. Более всего используется фас. Он раскрывает всю фигуру актера, его лицо и глаза.

Одной из форм театрализованных представлений на открытом воздухе являются художественно-исторические постановки. Они многим отличаются от представлений в городской среде. Естественно, что и зритель попадает в другие условия, хотя зачастую его участие здесь сильно ограничено, но все остальное занимает зрелищность.

В 1997 году праздновалось 755-летие Ледового побоища. У храма Святой Софии собрались войска в шлемах, кольчугах, с мечами и копьями. Шум от ударов мечей заглушал все остальные звуки. Можно было представить, как сражались наши предки. Зрителям запомнился и строевой парад, и древнерусские песнопения, и воинский обряд поминовения героев битвы на Чудском озере.

Эти выступления стали в городе традиционными, что доказывает растущую популярность такой формы представления, как художественно-исторические постановки.

Бородино в русской истории - это величайшая битва, в которой полегло немало храбрых воинов с обеих сторон, и символ воинской славы, и вершина полководческого гения Кутузова. А с некоторых пор это еще и грандиозный исторический праздник. Режиссером-постановщиком их много лет выступал В.Дёмин, представляя каждый год новые решения темы. Приведем пример одной постановки.

Группа подъезжает на автобусе к Бородинскому музею, их встречает солдат в форме того времени. Затем вместе с экскурсоводом едут по полю, все осматривают. И оживают перед ними страницы учебника истории: вот батарея Раевского, а там ставка Кутузова, а здесь - знаменитое Шевардино, командный пункт французской армии.

Организаторы знают, что одними спецэффектами сыт не будешь! Экскурсантам после посещения музея раздают талоны на полевую кашу. Над мисками дымящейся гречневой каши с тушенкой, приготовленной прямо на свежем воздухе в одной из воинских частей, ненадолго умолкают все разговоры.

Затем всех ждет бивак - лагерь-стоянка солдат 1812 года. Там самое время и место послушать воинские байки. Военно-исторические клубы Москвы ставят небольшие палатки из еловых веток. Есть коновязь для лошадей. Кто хочет, может покататься на лошади, посмотреть, как заряжается ружье или потрогать артиллерийское оружие. Своеобразная подготовка зрителя к предстоящему действию считается оконченной.

Открывают театрализованную часть праздника духовой оркестр и мажоретки (девочки-барабанщицы). Во время церемониала представители военно-исторических клубов, в том числе и детских, после построения поднимаются к Главному монументу героям Бородинского сражения и к могиле П.И. Багратиона, где несут почетный караул.

Затем на площадке перед музеем разворачивается реконструкция одного из боев Отечественной войны 1812 года. В представлении участвуют до ста человек и двадцати лошадей. Но зритель быстро устает от мельканий коней и солдат в странных костюмах. Поэтому воинов 1812 года сменяют десантники из стратегической дивизии из-под Наро-Фоминска. Они знакомят посетителей с реконструкцией современной боевой операции, демонстрируют десятиминутный рукопашный бой и показывают, например, как происходит освобождение заложников. В операциях участвует БТР, специально выстроена стена, наблюдательные вышки, происходят взрывы. После окончания представления, желающие могли осмотреть оружие и пообщаться с актерами.

Театрализованные представления в естественных ландшафтах помогают современному человеку реализовать свой, по выражению Н. Евреинова, «инстинкт театральности», вносят в его жизнь новые, необычные ощущения, дают ему возможность примерить на себя те или иные роли.

АКТИВИЗАЦИЯ ЗРИТЕЛЬСКОГО ВОСПРИЯТИЯ

Задача сценариста и режиссера массового театрализованного праздника состоит не только в организации материала, но, что особенно важно, в организации аудитории, зрителей. Театрализация при этом выступает как особым образом организованное и художественно оформленное действие масс. Уместно вспомнить здесь высказанную еще в 1919 г. известным театроведом П. М. Керженцевым мысль о том, что «празднество останется мертвым и холодным, если сама толпа не явится активным действующим лицом его, а будет лишь спокойным, театральным зрителем... Празднество не будет празднеством, если толпа своим творческим участием не превратит его в таковое. Без активности масс - нет и празднества, нет и радости».

Совершенно идентичная документально-художественная канва праздников может вызвать совершенно различный эмоциональный накал в зависимости от того, как понимается суть методики театрализации. В одном случае документально-художественный материал может стать самоцелью, превратив праздник в добротную литературно-музыкальную композицию в честь победных свершений, в спектакль для собравшихся, в другом - явится резонатором действия в эпизоде. В центре же его будут находиться конкретные герои, их торжественные проходы и шествия, напутствия ветеранов молодежи, рапорты, переклички, другие коллективные действия, превращающие театрализованный праздник в массовое реально-художественное выступление.

Действие реальной массы - это тот фактор, который разделяет сценический монтаж с нагнетанием оркестровой музыки, громким пафосным текстом, мнимой торжественностью и подлинную театрализацию. «К торжественности обычно прибегают, - писал Б. Брехт, - пытаясь придать какому-либо делу значение, которого оно начисто лишено. Когда дело само по себе значительно, одно сознание этой значимости уже порождает торжественность». Отсутствие коллективного художественно оформленного действия самой массы изменяет суть театрализации, подменяя ее более или менее удачно построенным театральным зрелищем.

Коллективная художественная деятельность использует язык образности для передачи идейно-нравственной информации, создавая тем самым художественную ценность на основе внеэстетического материала. Характерной особенностью такой деятельности является также ее высокая эмоциональная насыщенность.

Необходимо учитывать следующие основные типы реального действия: коллективные выходы и шествия; коллективные выступления, рапорты, переклички; церемониальные действия; игровые действия. Каждый из них, в свою очередь, разделяется на большое количество разновидностей, связанных с местом проведения и границами общности участников праздника.

Коллективные выходы и шествия, реальное действие в виде различного рода коллективных проходов героев театрализации принципиально меняет форму и настрой праздничного мероприятия, превращает его из литературно-музыкальной, документальной, сценической композиции в массовое театрализованное действо митингового характера, активизирующее аудиторию, настраивающее ее на нужное восприятие.

При этом важно, чтобы коллективный выход, шествие были органичны в сценарно-режиссерском замысле театрализованного праздника. Они могут быть как прологом, что дает эмоциональный настрой всем участникам, активно включает их в происходящее, так и кульминацией - проявлением высшей степени энтузиазма собравшимися на празднике людьми, подготовленными к этому всей цепью разворачивающегося художественного действия.

Социально-педагогическая ценность включения выходов и шествий в сценарий праздника состоит в том, что они вносят реальное содержание в театрализацию, создают эмоциональную атмосферу единства сценической площадки и всей аудитории, активизируют массу участников действия, предоставляя ей конкретный канал проявления активности, выражения отношения к отмечаемому событию.

Другим типом реального действия массы в театрализованных праздниках являются коллективные выступления, рапорты, переклички, превращающие праздник в коллективную трибуну. Потребность в такой трибуне чрезвычайно велика, так как собственное выступление всегда конкретизирует и выражает отношение человека к событию, дает возможность приобщения к нему.

Этот тип реального действия чрезвычайно разнообразен. Прежде всего, это собственные выступления участников того или иного события. Уникальная воспитательная возможность здесь состоит в том, что любая дата, любое событие рассматривается не в общем виде, а очень конкретно, через призму жизненного опыта самих масс. Именно сам жизненный опыт масс, актуализированный в выступлениях, превращается в средство идейно-эмоционального воздействия на личность.

Коллективное выступление может проходить в форме рассказа о каких-либо событиях целой группы людей, причастных к ним. Обратимся к театрализованному празднику трудовых династий в г. Горьком. Праздник был построен на коллективных выступлениях представителей наиболее знатных трудовых династий всех районов и крупнейших предприятий города. С помощью таких коллективных выступлений удалось показать целые семьи замечательных тружеников, которые не только демонстрируют высокие результаты в работе, но и ведут за собой детей, внуков и даже правнуков. Выступления представителей всех трудовых династий вызывали активный отклик, встречались дружными аплодисментами.

Наиболее активной разновидностью коллективного выступления является перекличка. Обычно в ней участвуют представители фабрик, заводов, совхозов, различных районов города, студенческих строительных отрядов, т.е. больших коллективных общностей. Такая зримая перекличка, художественно оформленная, усиленная музыкой, песней и другими выразительными средствами, представляет собой реальное действие участников слета. Но в то же время - это зрелищный эпизод театрализованного праздника с коллективными героями и высокой эмоциональной активностью собравшихся.

Итак, мы видим, что коллективные выступления, рапорты, переклички требуют сочетания информационно-логического и эмоционально-образного начал в сценарном замысле и режиссерском воплощении; ставят человека в положение активного участника, оратора в массовом действии, а само это действие делают своеобразной трибуной масс; обладают широким диапазоном - от единичного до массового выступления.

Третий тип реального действия массы в театрализованных праздниках - церемониальное действие. Он также чрезвычайно разнообразен. Мы видим в нем прежде всего официально принятое, традиционно-торжественное действие, выработанное обычаем, повторяющееся из года в год и имеющее свой порядок. Принимая тип действия и поведения, традиционный для подобных мероприятий, человек принимает и идеи, которые в этом действии отражаются.

Церемониал имеет отношение не только к датам праздничного календаря, но и ко всем театрализованным формам художественно-массовой работы, которые составляют реальное действие. Торжественной церемонией стали, например, момент выноса знамени на мероприятия любого рода - от тематического вечера до манифестации на площади, зажжение и эстафета огня, принятие клятвы и т. д. Причем каждый раз характер церемонии окрашивается содержанием торжественного события. Так, вынос знамени имеет совершенно разную смысловую нагрузку во время мемориального действия у могилы Неизвестного солдата или открытия спортивных состязаний.

Помимо церемониального действия выделяется также игровое действие. Его существование тесно связано с понятием спонтанной массовой самодеятельности, представляющей собой эмоциональную реакцию, активный действенный отклик на событие, дающей человеку возможность персонификации, опробования себя как личности в различных ролях, подражания избранным в качестве положительного примера героям. Возникающая игровая ситуация ставит человека в положение участника, а не зрителя театрализованного действия.

Проводя театрализованный праздник с помощью игрового действия, можно, например, превратить празднование 1 Мая в маевку. Сотрудники прямо на рабочем месте получают пригласительные билеты-листовки с указанием прочитать и передать товарищу! На билетах указывается маршрут следования и пароль. В назначенный день участники добираются до места назначения, где «связные», проверив пароль, указывают дальнейший путь. «Патрули» с красными повязками по тропинке проводят прибывших на поляну, где горит костер, негромко звучат песни. В назначенное время начинается художественно-массовое мероприятие, включающее в себя составной частью выступление руководителей предприятий.

Верно найденная организаторами с помощью игры ассоциативная образность создает необходимую для театрализованного действия атмосферу, помогает активному эмоциональному настрою собравшихся.

Игровые действия очень важны для театрализованного праздника, так как дают возможность участникам не только сопереживать происходящим событиям, но и самим деятельно проявлять отношение к ним, «опробовать» себя как личность в разнообразных ролях.

Любое реальное коллективное действие должно быть органично вписано в сценарий. Театрализованное действие для каждой новой аудитории всякий раз является органичной потребностью, а не желанием сценариста. Реальное действие вообще не бывает повторимым, ибо, как гласит мудрость философов, нельзя в одну реку войти дважды.

СУЩНОСТЬ ТЕАТРАЛИЗАЦИИ

Режиссура театрализованных массовых зрелищ предполагает умение организовать и поставить действо, которое должно быть выражено в яркой театрализованной форме, выявляющей основную литературно-сценическую идею. Сутью театрализации является эстетическое осмысление реальных событий, при котором эти события воплощаются в яркой образной форме, содержащей их художественную интерпретацию. Причем событие здесь понимается не как происшествие, взбудоражившее общественность, а как некий факт, который состоится при любых обстоятельствах - Новый год, День Победы, Международный женский день и т.д.. Исходя из этого, любой праздник можно отнести к событию, которого ждет большая часть населения. Любой праздник, как мы знаем, имеет свои временные рамки (Масленица длится неделю), привязанную (День Победы) или скользящую дату (День ВМФ отмечается в последнее воскресенье июля) и все праздники повторяются ежегодно. Из этого и возникает необходимость разнообразить праздники: ведь зритель, придя дважды на абсолютно одинаковый (с точки зрения постановки) праздник - День защитника Отечества, в третий раз, к сожалению, больше не придет.

Здесь решающим аспектом выступает именно театрализация. Ведь, что больше всего зрителю запоминается в мероприятии? Сюжет. То есть некая история, в которой существуют герои. Причем зрителю не важно, действительно ли существовал этот герой или же это некий собирательный образ. Зрителю важна именно непрерывная цепочка событий, происходящих на сцене, в контекст которых вплетены художественные номера.

Попытаемся разобраться, что значит театрализовать мероприятие. Это значит, что ваше мероприятие должно иметь единый художественный сценический образ, для создания которого используются выразительные средства, присущие театру: сюжетный ход, ролевая персонификация, сценография, театральный костюм, грим, сценическая атмосфера. В любом случае театрализация предполагает индивидуальное режиссерское решение будущего действа, отличающееся новизной, оригинальностью, экспрессивностью, ибо в массовых праздниках все, что видит зритель, всегда постановочно, то есть исполняется впервые и должно поражать, либо трогать, либо восхищать.

Очень часто веб-райтеру приходится писать тексты на главную страницу какой-либо компании. Представление компании в Интернете считается одной из наиболее важных задач веб-райтера. Ведь существенную помощь в выполнении различных задач сайту оказывает объяснение целей, возможностей и устремлений компании. В настоящее время, к сожалению, большая часть сайтов плохо справляется с такими задачами.

Практически на всех сайтах существует раздел «О нас». Это важная составляющая успеха любой компании. Но ее необходимо уметь правильно оформить. Ссылка должна практически не выделятся на фоне остальных. Она должна быть легко заметной. Обычно, если ссылка располагается рядом с графическим элементом или имеет неконкретное название, то пользователь скорее всего не обратит на нее внимание или примет ее за рекламу.

Но с другой стороны, поиск конкретных фактов об организации очень прост по сравнению с другими задачами, которые пытаются выполнить пользователи. Гораздо сложней совершать покупки, заполнять формы, разбираться с навигацией или совершать сложный поиск.

При поиске информации о компании , пользователя в первую очередь интересует состав администрации, точная контактная информация , философия организации и основные исторические события. При невзрачных итогах поиска контактной информации, пользователь, скорее всего, огорчится, и, вряд ли станет доверять такой компании. Наличие конкретной информации – основной признак, на котором строится формирование доверия к компании. Пользователь решает для себя – либо ему попалась компания-однодневка, либо это организация, которой можно доверять, так как она не скрывает своего собственного адреса.

Еще одна задача главной странички сайта – показать, чем занимается компания. Для этого объяснение целей и задач компании должно быть легко заметным и доступным.

Короткое описание сайта на его главной странице помогает пользователю быстро понять смысл работы компании. Так же описание того, чем занимается компания, должно быть написано на языке, доступном всем пользователям, а не только для сотрудников самой компании.
Обычно, компании, которые занимаются торговлей, забывают о том, что людям свойственно, для начала, узнать немного информации об организации, а потом уже делать заказ. Это и является главной ошибкой, из-за которой может упасть уровень продаж по сравнению с другими компаниями, на страничке которых есть информация так необходимая пользователю.

Инструкция

Сначала определитесь, где именно вам нужно будет выступать. Нельзя начинать подготовку с бухты-барахты, не уяснив себе, куда и зачем вы отправляетесь, а сразу взявшись за составление текста или . Будет ли это семинар, симпозиум, встреча на высшем уровне, ? Отсюда вам и нужно будет исходить. Запросите у принимающей организации требований, которые предъявляются к вашему выступлению: что именно нужно донести до публики, какие особенности раскрыть, каков лимит времени. Подготовьтесь, что аудитория будет задавать вам вопросы, поэтому заранее наметьте сомнительные места.

Когда предварительный этап уже согласован, перейдите к выбору участников выступления. Если вы глава организации, то этот этап целиком у вас в руках. Если же вы подчинённый, а глава только дал вам задание набрать людей, то вам придётся определённым установкам. Но и в том и в другом случае не давайте личным симпатиям закрыть вам глаза. То, что хорошо работает, ещё не гарант того, что он будет с успехом выступать, будет уверен в себе на сцене, пред публикой, что не потеряется в нужную минуту. Выставлять нужно инициативных и уверенных в себе, а хронически робким дать другого порядка, но тоже связанную с проектом, чтобы они не чувствовали себя ненужными.

Теперь приступайте к самому тексту самопрезентации. Ориентируйтесь на тот формат, который задан правилами мероприятия или же выбран вами самими. Тут может быть всё что угодно: с красиво и оригинально оформленными слайдами, сухие, но показательные, строгие, соответствующие духу встречи схемы, фотографии того места, где ваша организация базируется, - всё на свете, вплоть до инсценировок и танцевальных номеров. Однако при формата выступления обязательно учитывайте требования, которые предъявляет мероприятие, иначе рискуете остаться в дураках.

Текст самопрезентации выстраивайте таким образом, чтобы отразить черты своей организации в полной мере. Хорошие черты, достижения, успехи, конечно, должны выдвигаться на первый план, но так, чтобы ваши слова не звучали хвастливо. Хвастунов никто не любит, даже если те рассказывают о своих реальных достижениях. Будьте скромны. Также попытайтесь разместить самые яркие свои чёрточки в позициях, где те лучше всего воспринимаются: в заголовке, в начале и в конце.

Будьте чрезвычайно осторожны с юмором. Если вы неудачно пошутите, то подставите не только себя, но и команду в целом. Если вы не уверены в своём чувстве юмора, лучше никого не смешить. Оставьте шутки тем, у кого с этим проблем нет (скорее всего, в вашей команде есть такие люди). Если же вы и вовсе оставите выступление без юмора (впрочем, он и не всегда уместен - на это тоже обращайте внимание), то вы потеряете гораздо меньше, если огорошите публику и своих коллег неуместной шуткой.

Организация крупных мероприятий - дело хлопотное, но увлекательное и благодарное. Приятно принимать похвалы гостей и виновника торжества за безукоризненную его подготовку. Однако далеко не всегда все проходит гладко, как хотелось бы. В статье мы расскажем, как избежать ошибок и неприятных ситуаций при подготовке торжественных мероприятий на примере церемонии вручения государственной награды от другой страны.

ФОРМАТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ

Здесь возможны как минимум три варианта, например:

■ заключить договор с генеральным подрядчиком «под ключ»;

■ заключить договоры с несколькими подрядчиками, решающими различные задачи;

■ подготовить мероприятие самостоятельно, без помощи посредников.

У каждого варианта есть свои особенности, достоинства и недостатки.

Один подрядчик: удобно, но опасно

Нередки ситуации, когда с определенным подрядчиком вынуждают работать те или иные обстоятельства, например дружеские отношения руководителя, корпоративные традиции и т.д. В этом случае выбирать не приходится - надо работать с тем, кто есть. Но ни в коем случае нельзя все пускать на самотек!

Необходимо вмешиваться в каждый пункт программы подготовки, задавать массу вопросов и вести параллельно свою матрицу или список дел и задач по организации мероприятия. Не факт, что такой подрядчик ничего не забудет и не упустит из виду. Нужно все время держать руку на пульсе событий.

Плюсы

Это самый удобный формат для взаимодействия и контроля, в котором реализуется принцип «одного окна» - все вопросы и задачи решаются через одного менеджера, отвечающего за подготовку мероприятия со стороны подрядчика. Заказчик, то есть вы, при этом спокойно продолжает заниматься текущей работой, лишь время от времени сверяясь с графиками и отчетами по подготовке торжества.

Минусы

Самый опасный формат для работы, означающий, что все яйца вы сложили в одну корзину. Никто не даст гарантии, что подрядчик окажется надежным на 100 %. Нельзя все предугадать - он может подвести заказчика даже по независящим от него причинам. И решить проблему будет очень сложно, так как исполнитель, скорее всего, не раскроет контакты своих субподрядчиков, а на то, чтобы начать всю подготовку заново, у заказчика может не остаться времени.

Несколько подрядчиков: безопасно, но хлопотно

У опытных персональных ассистентов со временем нарабатываются полезные контакты. И это здорово, когда в вашем списке есть ряд проверенных годами небольших компаний, которые без особых проволочек оказывают качественные услуги в узких сферах деятельности. Вы можете со спокойной душой просто распределить задачи между подрядчиками, контролировать их и координировать между собой по необходимости. Но для этого подрядчики должны быть надежными. В противном случае проблем не избежать.

Плюсы

Самый безопасный вариант подготовки мероприятия. С одной стороны, у вас развязаны руки - непосредственной подготовкой занимаются подрядчики. С другой - ваш тотальный контроль позволяет держать руку на пульсе и в случае возникновения проблемы оперативно заменить одного подрядчика другим, не тормозя весь процесс.

Минусы

Самый «мутный» вариант работы. Большое количество подрядчиков означает массу бумажной волокиты - нужно заключать договор с каждым подрядчиком, запрашивать счета, направлять другие запросы, вести обширную переписку и т.д. В случае возникновения какой-то проблемы сложно будет решить ее полюбовно. Начнется перекладывание ответственности, поднимется вопрос возврата или невозможности возврата уплаченных денег и т.п.

Все сама: ответственно, оперативно, сложно

Самостоятельная подготовка мероприятия ассистентом руководителя без помощи посредников - распространенная практика в России. И вот почему - руководители перестраховываются: боятся разглашения конфиденциальной информации о предстоящем событии или ждут подвоха от сторонних организаций, оказывающих помощь в подготовке мероприятий. А может, просто экономят! Так или иначе, в этом случае принимается решение о самостоятельной подготовке торжества.

Плюсы

Вы знаете каждого исполнителя в лицо и по имени. Более того, это самый экономически выгодный вариант - не нужно платить посредникам. Часть вопросов можно решить быстро и за наличный расчет (под расписку) - экономится драгоценное время! В случае проволочек с одним из исполнителей вопрос решается напрямую и оперативно.

Минусы

Самый сложный и хлопотный вариант подготовки мероприятия, поскольку вся ответственность лежит на вас! Если торжество намечается по-настоящему масштабное, вы рискуете просто утонуть в море мелких и крупных задач и поручений, имен и названий, сумм и счетов, отчетов и проверок. В процессе подготовки возникнет неимоверное количество вопросов абсолютно у всех исполнителей. И если все они будут контактировать напрямую с вами, есть вероятность, что вы либо упустите что-то очень важное, либо из-за недостатка опыта и знаний проколетесь в мелочах, которые в свою очередь могут по цепочке привести к срыву всего мероприятия.

Какой формат выбрать

Если есть возможность выбирать формат подготовки мероприятия, руководствуйтесь здравым смыслом. То есть при наличии проверенного, ответственного и опытного генерального подрядчика, конечно, логично положиться на него и передать всю подготовку мероприятия в надежные профессиональные руки. Себе в этом случае можно оставить концептуальные, дизайнерские и финансовые вопросы, согласование с виновником торжества, координацию и взаимодействие с гостями и т.п.

В случае отсутствия «своего» подрядчика лучше остановиться на втором варианте и выбрать несколько добротных исполнителей, каждый из которых реализует свою задачу в процессе подготовки.

Однако при любом выборе важно ни в коем случае не пускать все на самотек и непременно контролировать как можно больше действий по подготовке мероприятия или, по крайней мере, быть в курсе абсолютно всего происходящего!

ФОРМАТ ТОРЖЕСТВЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Под особо ответственным мероприятием каждый подразумевает что-то свое - в зависимости от образа жизни, круга знакомств, сферы интересов, профессиональной деятельности и т.д. Мы рассмотрим следующие варианты:

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы.

■ Небольшое закрытое торжество (например, семейное) для медийной персоны.

■ Масштабное закрытое мероприятие с участием медийных персон .

■ Масштабное публичное мероприятие с участием медийных персон и прессы рассмотрим на примере вручения награды государственного уровня.

Допустим, виновник торжества награждается орденом или медалью со стороны другого государства, например за укрепление межгосударственных отношений.

В этом случае мероприятие может состояться:

В стране, которая вручает орден;

В посольстве страны, вручающей награду (на территории родного для виновника торжества государства);

В любом другом подходящем и устраивающем всех месте. В этом случае расходы по организации мероприятия награждаемый берет на себя.

Рассмотрим вариант, когда сам награждаемый организует мероприятие. Вручение государственной награды - событие важное и ответственное. На таком торжестве присутствуют известные люди, и оно часто освещается в прессе.

Это означает, что подходить к вопросу выбора площадки для мероприятия, разработки программы, подбора подрядчиков, обеспечения безопасности и т.д. нужно с особой серьезностью и тщательностью.

ШАГ 1: РАЗРАБАТЫВАЕМ КОНЦЕПЦИЮ И ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

Приготовления к масштабному мероприятию начинаются с разработки концепции - представления о том, как оно должно выглядеть.

Второй пункт - вопрос исполнителей : кто будет ответственным за организацию мероприятия, и как будет осуществляться подготовка - самостоятельно или с помощью профессионального подрядчика. О плюсах и минусах разных вариантов мы уже сказали выше.

Последовательность дальнейших шагов может варьироваться в зависимости от различных индивидуальных факторов.

ШАГ 2: ВЫБИРАЕМ МЕСТО, ДАТУ И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЦЕРЕМОНИИ НАГРАЖДЕНИЯ

■ Выбираем место. При организации масштабного мероприятия необходимо выбрать площадку, которая не только вместит всех участников и приглашенных, но также будет соответствовать определенным требованиям: престижность, эстетичность, удобное расположение, наличие необходимых технических характеристик. Подобные площадки всегда востребованы, поэтому об аренде важно позаботиться заблаговременно.

Место должно соответствовать тематике торжества. Так, для вручения государственной награды неуместно выбирать ночной клуб.

Можно рассмотреть, например, исторические особняки и усадьбы - разумеется, те, которые подходят для проведения мероприятий. Как правило, это здания со множеством залов, в каждом из которых можно провести свою часть программы (официальную, музыкальную, фуршет или банкет и т.д.), а также с большой парковкой. Примерами подобных исторических площадок для проведения масштабных мероприятий являются Петровский Путевой дворец в Москве или Екатерининский дворец в Санкт-Петербурге.

■ Выбираем дату. Если есть возможность самостоятельно выбрать дату проведения церемонии награждения, необходимо согласовать ее с официальными лицами, ответственными за непосредственное вручение награды, и затем со всеми остальными высокопоставленными приглашенными гостями.

Желательно при этом учесть особенности выбранной площадки и погодные условия. Если предполагается задействовать веранду или открытую террасу, то не стоит планировать событие на холодное время года - лучше провести его летом. В противном случае мероприятие может быть сорвано даже из-за небольшого дождика.

■ Выбираем время. Обычно время начала мероприятия выбирает сам виновник торжества. И как правило, это вечернее время. Однако, если это официальный прием, то не стоит забывать, что по международным правилам этикета коктейль и фуршет начинаются в 17:00-18:00 (коктейль длится не более двух часов). В дипломатической практике существуют также обеды (начало в 20:00-20:30) и ужины (начало в 21:00). Однако наиболее распространенный вариант в повседневной жизни - банкет. Нередко он завершает программу вечера. Время его начала в таком случае зависит от продолжительности развлекательной программы.

ШАГ 3: РАЗРАБАТЫВАЕМ ДЕТАЛЬНУЮ ПРОГРАММУ МЕРОПРИЯТИЯ

Предполагается, что к этому моменту у организаторов уже есть общее представление о том, как должно пройти торжество, - его концепция. На этом этапе нужно не просто определиться с подробным перечнем тематических частей мероприятия, но и с их последовательностью и хронометражем.

Протокольная часть

Сначала нужно согласовать с консульством протокольную часть церемонии, уточнив следующие моменты:

Как именно должна проходить процедура вручения ордена;

Необходимо ли специальное оборудование (трибуна, микрофоны, музыкальное сопровождение и т.д.);

Кто конкретно будет принимать участие в церемонии;

Как долго будет длиться протокольная часть и т.д.

Если речь идет о мероприятии, на котором будут присутствовать люди разного пола, возраста или разных национальностей, программу следует составлять с учетом их индивидуальных и культурных особенностей. При большом количестве приглашенных организовать для каждого гостя отдельную программу не выйдет, поэтому следует руководствоваться принципом большинства.

Забывать о стране, вручающей награду, ни в коем случае нельзя! Даже если присутствующих на мероприятии ее представителей совсем немного. Непременно нужно каким-либо образом отразить в программе уважение к дружественному государству и его гражданам. В противном случае может иметь место неприятный дипломатический конфуз.

Развлекательная часть

Программа мероприятия может выглядеть следующим образом.

Прогр амма церемонии награждения

19:00-20:00 - Прибытие гостей. Приветственный коктейль (в это время гости могут пройти (с экскурсией или без нее) по парадным залам Дворца).

20:00-22:00 - Торжественная церемония награждения и фортепианный концерт.

22:00-24:00 - Фуршет (музыкальное сопровождение - джазовый квартет).

Из примера видно, что важно продумать и культурно-развлекательную часть программы.

Она не должна быть утомительной, ведь к этому моменту пройдет уже немало времени с начала мероприятия - позади у гостей официальная церемония и ожидание ее начала.

Также эта часть вечера должна быть «интернациональной» - важно удовлетворить вкусы всех собравшихся. Возможно, это будет концерт классической музыки или выступление оперных певцов.

Еще один немаловажный момент - грамотная организация банкетной части мероприятия.

Угощение

Вначале необходимо определиться с форматом торжественного обеда или ужина. Это может быть фуршет (проводится стоя) или банкет (с рассадкой за столами).

■ Банкет обычно проходит более торжественно и требует более серьезной подготовки.

План рассадки гостей можно грамотно составить лишь с учетом их ответов на приглашения (о них речь пойдет дальше). Ведь в случае официального приема гостям будет заблаговременно предложен план рассадки с указанием их места за столом.

План рассадки можно поместить в зале, где собираются приглашенные и подаются напитки (или перед входом в зал). Гости знакомятся с планом, находят свое место, уточняют имена соседей справа и слева.

При планировании рассадки придется учитывать такие «мелочи», как совместимость отдельных гостей, их коммуникабельность и другие личностные качества. Это необходимо обсудить и согласовать с виновником торжества. Важно не забывать: правильная рассадка - одно из слагаемых успешного проведения приема.

Кувертные карточки. На банкетных столах непременно должны располагаться кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки (обычно каллиграфическим почерком) либо напечатанными на принтере или в типографии именами и фамилиями всех участников приема.

Обслуживание банкета. При организации банкета важно не ошибиться с выбором кейтеринговой компании. Обычно именно менеджеры компании подсказывают лучший вариант оформления и расстановки столов, сервировки блюд, предлагают меню, помогают решить все вопросы обслуживания - даже в том, что касается форменной одежды официантов.

Необходимо лично встретиться с представителями компании и увидеть «вживую» предлагаемые варианты праздничной сервировки стола, выбрать скатерти, салфетки и др., продумать расстановку столов (достаточно ли места для прохода между столами, останется ли пространство для танцевальной части и т.д.), а также непременно продегустировать все предлагаемые банкетные блюда и оценить их сервировку. Например, если блюдо щедро приправлено чесноком и перцем, на банкете его подавать недопустимо. Или если блюдо оформлено таким образом, что его крайне неудобно есть, или оно не слишком эстетично выглядит на тарелке.

Важно сообщить поварам гастрономические предпочтения гостей - кто-то из них может соблюдать пост, диету, у кого-то пищевая аллергия или особый план питания.

Также нужно сказать официантам заранее, кто именно из гостей не должен получить блюдо с теми или иными ингредиентами.

Банкетное меню. Что касается выбора меню, то обычно в этом вопросе можно положиться на профессионалов кейтеринговой компании. Однако важно не забывать, что при наличии иностранных гостей меню должно быть интернациональным. Или же в противоположность интернациональному можно предложить меню русской кухни, подчеркнув тем самым национальный колорит. Такой вариант чаще выбирают для приемов, устраиваемых исключительно для иностранных гостей или делегаций из других стран.

Банкетное интернациональное меню для официального приема

Кроме прочего, гостям обязательно надо предложить персональные меню . Обычно их заранее печатают в типографии.

Чаще всего это небольшая брошюрка, на каждой странице которой отдельно перечислены блюда в порядке очередности их появления на столе: холодные закуски, салаты, горячие закуски, основные блюда, гарниры, десерт, напитки.

Для удобства иностранных гостей все названия блюд должны быть переведены на соответствующий язык (например, французский). Обычно русский вариант меню представлен на левой странице, а иностранный - на правой. Или можно напечатать нужное количество меню отдельно на одном и на другом языке.

■ Фуршет, как правило, чуть менее торжественный и обязывающий, но элегантный и при этом наиболее распространенный вариант приема.

Фуршет проводят стоя. Обычно расставляются высокие круглые столики, к любым из которых гости могут подойти, чтобы перекусить или выпить бокал шампанского, не отрываясь от светской беседы. На фуршете накрываются столы с различными закусками и напитками - так называемые буфеты, или станции - гости подходят к ним и выбирают себе угощение.

На фуршете в зале обязательно должны быть официанты - они следят, чтобы гостевые столики были убранными, а станции пополнялись блюдами. Официанты курсируют между столами, предлагают гостям охлажденное шампанское и другие напитки.

Музыкальное сопровождение

Важно заранее обсудить с музыкантами вопросы оплаты их услуг. Можно договориться с ними, что, если фуршет затянется, они продолжат работать за доплату. Другой вариант - в конце вечера заменить живую музыку аудиозаписями. В этом случае заранее позаботьтесь об аппаратуре и подберите репертуар. Нельзя допустить, чтобы после того, как выступление музыкантов закончится, в зале наступила тишина и гости почувствовали себя неловко.

Фуршетное меню для официального приема

ШАГ 4. СОСТАВЛЯЕМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ СМЕТУ МЕРОПРИЯТИЯ

Следующим важным шагом является подсчет предстоящих расходов, связанных с проведением торжества. Если бюджет мероприятия утвержден, необходимо в него вписаться. Если бюджет нет, важно зафиксировать и просчитать все возможные траты.

Виновник торжества должен уже на этом этапе узнать, во сколько примерно обойдется организация мероприятия, чтобы потом не было сюрпризов при выставлении счетов на оплату.

Важно согласовать с руководителем предварительный бюджет мероприятия, по возможности в письменной форме. Для этого попросите руководителя отправить вам подтверждение по электронной почте, завизируйте распечатанную смету личной подписью руководителя или придумайте любой другой удобный способ.

Работа с большими суммами денег - дело ответственное. Необходимо иметь страховку на случай претензий: «А Ивану Ивановичу подобное мероприятие обошлось гораздо дешевле», или «Мы с семьей посоветовались и решили, что расходы явно завышены», или «А что, мы обсуждали именно эту сумму? Что-то слишком дорого…» и т.п.

Обратите внимание!

Важно иметь четкие и понятные договоренности: кто, на каких условиях и каким образом оплачивает счета!

Надо понимать, что при организации такого рода масштабных мероприятий возникает несчетное количество трат. Часть расходов - крупные счета, например за аренду помещения, другие - более мелкие, такие как за оформление зала, музыкальное сопровождение.

Но будет и огромный ворох незначительных трат: такси для гостей, курьерская доставка и т.п., а также обязательная часть любого мероприятия - наличные траты. Наличными можно оплачивать все что угодно - от услуг ведущего до чаевых официантам.

Наши советы

Заблаговременно узнайте, кто из подрядчиков выставляет счета, а кто предпочитает исключительно наличный расчет.

Выясните, кому и по какой схеме следует направлять счета на оплату. Узнайте, нужно ли их предварительно визировать лично у руководителя, на чье имя выставляются счета, есть ли лимиты сумм для выставления счетов и т.д.

Всегда имейте определенный запас наличных денег!

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ И РАССЫЛАЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Этот пункт - один из ключевых, несмотря на его кажущуюся формальность.

Именно благодаря ответам на приглашения можно спрогнозировать количество гостей - разумеется, приблизительно.

Это, в свою очередь, имеет важное значение при составлении плана рассадки на банкете, заказе угощений и напитков, размещении гостей в зале во время проведения основной официальной части мероприятия, организации трансферов, бронировании номеров в отеле и т.д.

При организации мероприятий подобного рода на приглашениях желательно не экономить: дизайн, качество бумаги и печати должны быть на высоте.

Хорошим тоном считается подписать все приглашения. Разумеется, сделать это должен виновник торжества собственноручно.

Также уместно заказать в типографии именные приглашения, а не вписывать фамилии от руки в пустое поле.

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то через «своих» людей - охранников, водителей или помощников руководителя. Обычно так доставляют приглашения особо статусным гостям.

Дело в том, что это могут быть персоны из правительства или структур, вход куда открыт далеко не для всех. Было бы странно направлять в подобные места обычного курьера! Кроме того, это отличная возможность лишний раз выразить свое уважение.

Для большей уверенности в том, что приглашения дойдут до своих адресатов, можно продублировать сообщения, направив их по электронной почте каждому гостю. Для того чтобы подготовка, рассылка приглашений и обработка ответов на них прошли максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, который свободно ориентируется в списке гостей (лучше сделать это самой).

Как подготовить именные приглашения

■ Составьте с руководителем список гостей. Перепроверьте его, чтобы убедиться, что никого не забыли.

■ Узнайте, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним - по имени и отчеству, к другим - только по имени, а к третьим - с обращением «уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur» и т.д.).

■ Составьте список имен для печати приглашений в типографии.

■ Убедитесь, что все перечисленные руководителем персоны, а также их контактные данные вам известны.

■ Составьте список адресов для рассылки электронных приглашений. Определитесь, кто из гостей получит приглашение на личную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную. Это необходимо для того, чтобы корректно сформулировать обращение в сопроводительном письме (если приглашение будет направлено во вложении).

■ Воспользуйтесь опцией «уведомить о получении и прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

■ Составьте список адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее продумайте, какие из них доставит курьерская служба, а какие - «свои» люди. В последнем случае заранее позаботьтесь о пропусках.

■ Определитесь, через какой промежуток времени уместно будет обзванивать потенциальных гостей, чтобы узнать их решение. Выберите того, кто именно это будет делать, так как список может быть огромным, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор - еще большей. Убедитесь, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: электронный ящик «работает», телефон включен, трубку снимают.

■ Оперативно вносите изменения в список приглашенных.

■ Обязательно интересуйтесь у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им помощь, например по организации трансфера или проживания в городе проведения торжества. Уточните, имеются ли у них особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например) и т.д.

■ Пропишите в приглашении программу мероприятия (основные пункты) с указанием времени начала каждой части и непременно дресс-код. А также дополнительную информацию, например о том, что если мероприятие проводится в историческом особняке, то каблуки-шпильки могут быть запрещены (см. врезку на с. 6).

ШАГ 6: ОРГАНИЗУЕМ РАБОТУ С ПРЕССОЙ

Если мероприятие решено освещать в прессе, то необходимо назначить ответственных за эту часть подготовки мероприятия. Обычно это собственная PR-служба, которая решает следующие задачи:

Составляет список редакторов и журналистов, присутствие которых на церемонии желательно;

Пишет пресс-релиз и организует пресс-конференцию;

Учитывает количество приглашенных журналистов при планировании размещения в зале присутствующих во время официальной церемонии, а также при заказе напитков и закусок;

Взаимодействует с прессой по всем вопросам и следит, чтобы на приеме журналисты не докучали гостям и виновнику торжества, но при этом беспрепятственно выполняли свою работу.

ШАГ 7: СОСТАВЛЯЕМ СПИСОК ПОДРЯДЧИКОВ

Когда вы определились со всеми исполнителями услуг и поставщиками товаров и продуктов, обговорите с ними условия сотрудничества. Убедитесь, что все подрядчики ответственные и проверенные.

Кто может входить в список подрядчиков:

Типография, в которой будут напечатаны приглашения, кувертные карточки, программа мероприятия и т.д. (не забудьте о дизайнере!).

Курьерская служба для доставки приглашений.

Кейтеринговая компания или конкретные повара и официанты.

Организация, отвечающая за музыкальное сопровождение (на приемах такого уровня музыка обычно живая).

Компания, отвечающая за развлекательную часть программы (включая ведущего), или частные лица, предоставляющие соответствующие услуги.

Переводчики (если в них есть необходимость).

Флористическая компания, отвечающая за украшение помещения.

Экскурсоводы. Если для проведения торжества выбрано историческое место, то, возможно, имеет смысл предложить гостям частные экскурсии. Как правило, это интересно иностранцам.

Хостес-сервис . Основная функцию хостес - радушно встречать гостей. Здесь нужно заранее подумать, будет ли это сторонняя компания или роль встречающих возьмут на себя свои сотрудники. Если уровень гостей действительно высок, то спрашивать на входе, есть ли у них приглашения, не слишком учтиво - нужно знать всех гостей в лицо.

Услуги хостес не обязательно может предоставлять специализированная компания - это может быть кто-то из подрядчиков, например кейтеринговая компания. Требования к представителям службы стандартные: презентабельный внешний вид, владение иностранными языками, знание этикета, стрессоустойчивость.

Фотограф/оператор. Помимо прессы обычно приглашают фотографа или оператора, который будет вести фото- или видеосъемку для личного архива приглашающей стороны.

Транспортная компания, предоставляющая услуги трансфера, и гостиница, с которой заключаются договоренности по размещению гостей.

Другие подрядчики - в зависимости от особенностей конкретного мероприятия.

ШАГ 8: СОГЛАСУЕМ ТРЕБОВАНИЯ ВСЕХ СТОРОН, ИМЕЮЩИХ ОТНОШЕНИЕ К МЕРОПРИЯТИЮ

Речь идет о том, чтобы желание заказчика совпадало с видением подрядчика и возможностями принимающей площадки.

Все стороны должны быть вовлечены в обсуждение моментов, в которых так или иначе принимают участие.

В идеале большую часть совещаний лучше проводить в том же помещении, где будет проходить мероприятие, с участием представителя этой площадки и подрядчика.

Гораздо проще сразу пройти в зал для проведения торжества и совместно обсудить:

Подходит ли помещение, может ли вместить всех гостей, можно ли организовать дополнительные места;

Где будет располагаться пресса;

Нужно ли дополнительное оформление;

Организационно-технические вопросы: оформление сцены, микрофоны, звук, свет, гримерка, кулисы, сценарий, тайминг и т.д.

На месте легче убедиться, что все поняли друг друга верно.

Наш совет

По завершении совещания отправьте всем участникам письмо или протокол с результатами обсуждения и получите от всех подтверждение.

ШАГ 9: ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПАМЯТНЫМИ СУВЕНИРАМИ

Это хороший тон и милая традиция. Памятными сувенирами на подобном мероприятии могут быть бутафорские копии вручаемой медали с благодарностью за участие от имени виновника торжества.

Или это могут быть высококачественные альбомы по теме, объединяющей оба государства.

Как вариант, можно предложить гостям книги по истории того места, где проводится торжество, если место знаковое.

Идей масса. Главное, чтобы это соответствовало теме мероприятия и выглядело ненавязчиво.

Не нужно совать в руки гостям пакеты с сувенирами - это не корпоратив. Достаточно разложить их, например, в специально отведенном месте у входа, чтобы желающие могли сами выбрать сувенир на память.

ШАГ 10: ПЛАНИРУЕМ РАССАДКУ ГОСТЕЙ ВО ВРЕМЯ ТОРЖЕСТВЕННОЙ ЧАСТИ МЕРОПРИЯТИЯ

Мы уже говорили о плане рассадки, но остановимся на нем еще. Ясно, что на подобном мероприятии планов рассадки может потребоваться, как минимум, два в течение вечера: на официальной церемонии вручения награды и на банкете.

Оба плана рассадки гостей в обязательном порядке необходимо согласовать с руководителем.

Среди гостей могут быть персоны, занимающие высокие государственные посты. Им должно быть уделено соответствующее внимание и при рассадке, и в течение всего вечера.

Необходимо учитывать, что некоторые из них захотят поздравить виновника торжества со сцены. Это значит, что для желающих выступить нужно зарезервировать первые ряды.

Обратите внимание!

Статус многих персон позволяет им не сообщать заранее о своем желании публично выступить - подобное желание может быть спонтанным.

Поэтому организатору мероприятия нужно всегда держать руку на пульсе событий и стараться их предвосхищать. Есть смысл поинтересоваться у руководителя его мнением по поводу того, может ли кто-то из гостей изъявить желание поздравить его со сцены, - и в соответствии с этим запланировать места в зале для таких персон. Руководитель знает своих гостей лучше - ему виднее, склонен ли гость к произношению речей и насколько тесны их отношения.

Можно попробовать самостоятельно проанализировать список приглашенных на предмет того же исследования. Или самый очевидный вариант - позвонить помощникам предполагаемых поздравителей и уточнить, нет ли в планах их руководителя подобного желания. В случае положительного ответа постарайтесь узнать приблизительную продолжительность выступления. Это важно учитывать, чтобы план вечера не вышел из-под контроля.

ШАГ 11: ОБЕСПЕЧИВАЕМ БЕЗОПАСНОСТЬ ГОСТЕЙ

Этот пункт специфичен. Уровень мероприятия и его участников требует того, чтобы охрана, подъезды к площадке и доступ на торжество были организованы по высшему разряду.

Обычно этим вопросом всецело занимается служба безопасности. Однако организатору мероприятия важно знать все детали, чтобы координировать действия гостей и отвечать на вопросы помощников и других приближенных лиц участников торжества.

Здесь важно понимать, что у каждой из ВИП-персон, участвующих в мероприятии, будет своя служба охраны. Все эти люди захотят заранее лично пообщаться с организатором торжества и узнать все технические и организационные детали: как обеспечена охрана площадки, как и кто будет контролировать подъезд ко входу и проход в здание, где оставить машину, где будут находиться личная охрана и помощники в ожидании своего руководителя, где и с кем будет сидеть их руководитель на вечере, контакты всех ответственных за организацию мероприятия и т.д.

ШАГ 12: ОРГАНИЗУЕМ ТРАНСФЕР И ПРОЖИВАНИЕ ДЛЯ ГОСТЕЙ

Организаторы мероприятия, как правило, берут на себя решение вопросов, связанных с доставкой гостей на место проведения торжества и размещением их в гостинице.

Это возможно в ситуации, если для виновника торжества и большинства приглашенных родной город, к примеру, Москва, а церемонию вручения награды по тем или иным причинам решено проводить в Санкт-Петербурге (или наоборот). А также это актуально в случае прибытия большого количества иностранных гостей.

В такой ситуации желательно заранее назначить сотрудника, отвечающего исключительно за вопросы трансферов и размещения.

Нужно проследить, чтобы все гости, которым потребуются услуги по организации проезда и проживания, получили контакты сотрудника принимающей стороны, отвечающего за эти вопросы. И да, он должен быть на связи 24 часа в сутки.

Сотрудник должен обладать достаточным для решения большинства задач уровнем компетентности и умением действовать самостоятельно. Кроме того, у него должны быть необходимые полномочия и ресурсы для оказания оперативной помощи гостям (например, договориться о замене номера в гостинице или продлении проживания). Все эти вопросы скорее технические, но от них зависит качество пребывания гостя у приглашающей стороны!

Как организовать трансфер и проживание гостей

■ Заранее выясните, кто оплачивает машины и гостиницу - сами гости или приглашающая сторона.

■ Уточните, каким образом будет осуществляться оплата: поразово или единым счетом по завершении мероприятия.

■ Заранее узнайте примерное количество гостей, нуждающихся в соответствующих услугах, и с учетом этого забронируйте номера в гостинице и машины в трансферной компании.

■ Продумайте, какого уровня номера для гостей нужно забронировать и какого класса автомобили заказать для трансферов. Возможно, потребуется составить поуровневый список.

■ Выясните, по какой схеме будут оплачены дополнительные услуги для гостей - продление проживания в гостинице и/или пользования трансфером, повышение уровня гостиничного номера, заказ дополнительных услуг в гостинице (печать документов, заказ обслуживания в номер, оплата напитков и закусок из бара и т.д.).

■ Проследите, чтобы за иностранными гостями были закреплены водители со знанием соответствующего языка.

■ Для обеспечения быстрой связи передайте телефонные номера водителей тем гостям, которых будут встречать в аэропортах и на вокзалах.

ШАГ 13: УЧИТЫВАЕМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПРОСЫ ГОСТЕЙ

При большом количестве приглашенных гостей, особенно если многие из них иностранцы или из других городов, наверняка возникнет масса дополнительных запросов и пожеланий: помочь в оформлении въездных виз, приобрести ж/д или авиабилеты, записать гостя на процедуры в салон красоты, подобрать места для шопинга, организовать индивидуальные экскурсии и т.д.

Гостям, конечно, ни в чем нельзя отказывать, но к моменту поступления запросов нужно четко знать, кто и как будет это оплачивать и кто конкретно будет решать эти вопросы со стороны организатора.

В следующих номерах журнала мы поговорим о том, как организовать день рождения руководителя в разных форматах - масштабное непубличное мероприятие (без освещения в прессе) и закрытое домашнее (для своих).

Спринг-ролл - весенние роллы, или китайские блинчики - рулетики, которые по форме напоминают голубцы, но состоят из других ингредиентов. Как правило, это рисовая бумага, морепродукты, лапша и различная зелень.

Сорбе (фр. sorbet ) - замороженный десерт, приготовленный из сахарного сиропа и фруктового сока или пюре.

Структурное представление организации

Работа в организации требует знания того, как последняя устроена.

В соответствии с ситуационным подходом каждый вид структуры рассматривается с позиции достоинств и недостатков, что «перевесит» - зависит от условий, в которых находится организация. Используются шесть вариантов структурного построения организации: патриархальная, линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная и дивизиональная.

Исторически первой была патриархальная организационная структура, которая применялась еще в условиях ремесленной мастерской. Ее хозяин брал на себя работу, связанную с функционированием мастерской как целого, но не организовывал труд отдельных исполнителей-мастеров, каждый из которых был независим в своей деятельности. Такая структура используется и сейчас, как правило, в мелком семейном бизнесе.

Количественный рост организации был связан с более глубоким разделением труда в сфере производства и появлением технологических цепочек, которые требовали выполнения работы по координации. У хозяина появляются помощники, и структура меняется, «вытягиваясь в высоту», превращаясь в линейную структуру.

Благодаря появлению новых уровней соподчинения становится возможным управление уже десятками людей, но такая структура использует руководителей-универсалов, выполняющих все виды специальных работ: планирование, учет, контроль, регулирование, руководство. Организация в этом случае делится на относительно обособленные блоки, преследующие свои интересы.

Разделение труда в сфере управления рождает третий вид структуры - функциональную, в которой все однотипные виды работ по управлению передаются в ведение специальных служб. Руководитель перестает быть универсалом, так как появляется аппарат специалистов. В результате повышается качество управления, но появляется множество функциональных связей, что усложняет структуру. Она может успешно работать только в небольших организациях, не имеющих сложных технологических переделов.

Линейно-функциональная структура включает несколько уровней, на каждом из которых есть линейные и функциональные руководители, имеющие четкое распределение обязанностей. В этом случае линейный руководитель координирует деятельность всех подразделений данного уровня.

Основу линейно-функцноналыюй структуры составляет вертикаль, благодаря которой любая информация, идущая от руководства, легко достигает работников любого уровня управления. Это поддерживает и укрепляет единоначалие (централизацию власти). Структура замечательно работает в условиях командной экономики, основу управления в которой составляют административные методы. В то же время вертикаль, поддерживаемая властью, создает проблемы для продвижения восходящей информации. Она ничем не подкреплена и часто теряется при переходе от одного уровня управления к другому. В результате проблемы накапливаются, и организация утрачивает способность к восприятию изменений снизу.

В линейно-функциональной структуре отсутствует горизонтальная координация, для согласования решений между подразделениями одного и того же уровня необходимо «выносить» задачу на уровень ближайшего линейного руководителя. В результате ответственные руководители перегружены решением оперативных вопросов, а стратегические вопросы отходят на второй план.

Все рассмотренные особенности линейно-функциональной организационной структуры обусловливают ее устойчивость и надежность. Она хорошо зарекомендовала себя для использования в условиях крупных организаций с крупносерийным и массовым типом производства, работающих в стабильной внешней среде. В ней плохо развиты адаптационные возможности, и поэтому такая структура - помеха в условиях, когда быстрые изменения становятся решающим фактором успеха.

Матричная организационная структура (управление по проекту, управление по продукту) не является самостоятельной. Это модификация линейно-функциональной - в той ее части, которая отвечает за разработку нового продукта или выполнение проекта. Для сокращения времени на согласования в структуру вводятся горизонтальные связи. Это достигается за счет нового звена - руководителей проектов, которые получают широкие права по использованию ресурсов организации, в том числе и трудовых - на время работы над проектом. Для разрешения проблемы двойного подчинения создается совет, куда входят руководители отделов и проектов.

Кроме резкого сокращения времени, затрачиваемого на технико-технологическую отработку нового изделия или выполнение проекта, матричная структура положительно влияет на мотивацию работников к труду. В этой структуре сотрудники, работающие не с полной отдачей, могут оказаться невостребованными в конкретном проекте.

Гораздо более глубокие изменения в организации происходят при использовании дивизиональной организационной структуры, сущность которой состоит в выделении как основного структурного элемента аппарата управления не функциональных служб, а полностью автономных в хозяйственном отношении производственных отделений, имеющих продуктовую специализацию.

На эти отделения возлагается вся ответственность за разработку, производство и сбыт однородной продукции. Как правило, отделение имеет линейно-функциональную структуру. Хотя в отделениях и имеет место дублирование функций, но значительно повышается гибкость управления по отношению к различным продуктам и рынкам. Ключевую роль в организации, использующей дивизиональную структуру, играют не заместители директора по финансам, кадрам и т.п. (функционалы), а главы отделений (президенты и вице-президенты).

Именно дивизиональная структура позволяет успешно выполнять работы одновременно на нескольких разных рынках (диверсифицированное производство) и создает условия для развития стратегичекого управления. Структура, опирающаяся па автономные отделения, не имеет ограничений по их количеству. Главное здесь - финансовые возможности организации и избранная стратегия развития.

Дивизиональной структурой заканчивается эпоха поиска и находок в области внутреннего устройства организации. Значительная автономность отделений создает реальные предпосылки для перехода на новую систему отношений: отделение выводится из структуры компании и получает статус дочерней фирмы, т.е. происходит переход от дивизиональной структуры к холдингу, где реализуется максимальная децентрализация и управление осуществляется через систему участия.

Таким образом, XX в. стал эпохой «структурных» открытий, логическая цепочка которых завершилась переходом к поиску новых форм взаимоотношений теперь уже не между внутренними структурными звеньями, а между самостоятельно работающими хозяйственными субъектами. Масштабы организации стали гигантскими, но гибкость при этом возросла. Задачи ее отдельных составляющих максимально обособились, но общим осталось стремление к удовлетворению потребностей общества с минимальной затратой ресурсов.

В последние годы получает распространение другая модель, при которой структурные составляющие организации рассматриваются с позиций их вклада в затраты и формирование прибыли. Такая модель получила название финансовой структуры. В ней выделяются: профит-центры, венчур-центры, центры затрат и центры финансовой ответственности.

Взгляд на организацию через призму финансовой структуры позволяет руководителю видеть соотношение между бизнесом и теми направлениями, которые только разрабатываются, а также решать, что стоит усилить, от чего отказаться. Можно оценить, правильно ли используются методы экономического стимулирования, и более целенаправленно контролировать затраты на нововведения.

Третий вид структуры появляется при использовании стратегического планирования в рамках дивизиональной организационной структуры. Каждое отделение, имеющее свои интересы в конкретном рыночном пространстве, рассматривается через парные понятия: стратегический хозяйственный центр - стратегическая зона хозяйствования (СХЦ - СЗХ). Для руководителя образ организации меняется. При линейно-функциональной структуре она выглядит как монолит, управляя которым надо своевременно изменить качественные характеристики. При дивизиональной структуре - это ромашка с лепестками (СХЦ), набор которых может быть разным и потому также является объектом управления. Причем отделения могут вступать в договорные отношения между собой и создавать дополнительные СХЦ. Поэтому реальный набор СХЦ существенно отличается от набора отделений и без знания такой структуры принимать решение об изменении состава последних невозможно.

Четвертый вид структуры - кадровая. Ее владельцем выступает кадровая служба, которая в зависимости от решаемых задач может предоставлять руководству различный «срез» персонала организации: по полу, по возрасту, по образованию и т.д.

Все структуры взаимосвязаны и опираются на организационную структуру, которая выступает своеобразным скелетом организации, на который нарастают мышцы - функции. Вот почему так важен для организации вопрос о выборе вида организационной структуры. Решая этот вопрос, управленцы, по сути, осуществляют выбор между централизованным и децентрализованным управлением. Традиционная (линейно-функциональная) структура обеспечивает централизованное управление бизнесом. Решение всех важных вопросов берет на себя штаб-квартира. Это обеспечивает согласованность действий и позволяет жестко контролировать низовые звенья. Однако такая система управления проигрывает в скорости обработки информации и лишается возможности гибко приспосабливаться к изменениям внешних условий. Кроме того, снижается качество принимаемых решений, поскольку централизованные системы всегда многоуровневые, поэтому вступает в действие следующий закон: при переходе с уровня на уровень информация сжимается и частично теряется. Получается, что чем крупнее организация, тем больше уровней управления, и тем менее ее управленческий центр информирован о процессах, «протекающих внизу». Не случайно эта проблема специально обсуждается аналитиками.

Децентрализованное управление позволяет благодаря большей самостоятельности отделений гибко реагировать на изменения внешней среды, причем по-разному и в различное время. Но такая структура имеет ослабленный контроль и во многом базируется на доверии и делегировании полномочий.

Таким образом, выбор организационной структуры является одним из важнейших вопросов управления, поскольку от него зависят характеристики системы управления.