В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в . При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.
Однако,это больше относится к табелю.
Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени
Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.
Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.
На практике встречаются три случая:
- сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
- руководитель конкретного отдела;
- сотрудник из отдела кадров.
К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.
Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец
Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.
В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.
Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.
Обязателен ли журнал учета рабочего времени?
Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.
Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.
Правила ведения журнала графика работы
Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.
Как оформить журнал графика работы?
Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.
Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.
Журнал учета рабочего времени — образец
Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.
Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.
Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.
Правила ведения журнала учета рабочего времени
Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.
Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:
- посредством издания специального приказа или
- на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.
Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:
- Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
- Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
- Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.
Форма ведения журнала учета рабочего времени
Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.
При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.
Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.
Содержание журнала: учет прихода и ухода работников
Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. работника;
- дата внесения записи;
- время появления сотрудника на рабочем месте;
- время отбытия работника с места работы домой;
- примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
- подпись ответственного за ведение журнала лица.
Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:
- организационно-правовая форма и наименование организации;
- наименование самого журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала;
- должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.
Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:
Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.
Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.
Деятельность многих организаций основывается на ведении учета продолжительности труда персонала при помощи специальных документов, в числе которых – журнал учета рабочего времени. Как выглядит этот документ, обязательно ли его вести и как правильно заполнить, вы узнаете из нашей консультации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как выглядит журнал?
Журнал состоит из золотистой обложки из плотного картона и ПВХ-пленки, которая легко убирается при необходимости отправить документ в архив на хранение. В нем имеются отверстия стандартного размера, используемые для подшивания.
На титульном листе пишется наименование документа, поле для заполнения названия компании и блок, информирующий о:
- дате начала или окончания ведения;
- количестве выполненных записей;
- номер тома;
- сроке хранения.
Обратная сторона рассматриваемого документа содержит поле, которое позволяет быстро его опечатать и заверить.
Обратите внимание: штамп должен строго располагаться в указанном месте (М.П.), захватывать ленту и наклейку.
На заметку: опечатывание журнала необходимо только в случае, если такие правила установлены внутренними документами организации. Выполнение этой операции необязательно.
Остальные разделы книги учета:
- основные таблицы, предназначенные для фиксирования информации о работниках;
- поле, имеющее сведения об ответственных за заполнение лицах (ФИО, должность, период ведения и документ, на основании которого они действуют, подпись);
- дополнительная справочная информация, располагаемая в конце журнала.
Книга отличается тем, что содержит всю информацию, необходимую в профессиональной деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.
Для чего он нужен?
Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.
Оно напрямую влияет на расчет зарплаты, премиальных отчислений и характеризует исполнительность. По этим причинам учет должен производиться с максимальной точностью.
Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.
Основное предназначение:
- поддержания дисциплины;
- контроля эффективности использования времени;
- справедливого начисления ;
- фиксирования времени простоя;
- отражение количества дней болезней, ;
- определения сверхурочных и т. д.
Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время.
Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.
В нем также отмечаются:
- прогулы;
- опоздания;
- задержки.
На основании вводимых сведений производится начисление премий, назначается штраф за нарушение трудовой дисциплины, а также вносится информация в .
Обязателен ли?
Многие работодатели задают вопрос: обязательно ли вести журнал учета рабочего времени и чем регламентирован этот документ.
Согласно ст. 91 НК РФ, нужно учитывать отработанное сотрудниками время в табеле по форме Т-12. Но ведение журнала учета рабочего времени не является обязательной процедурой.
Руководители самостоятельно принимают решение, нужна ли эта книга.
Стоит помнить о преимуществах, которые она дает:
- повышение качества трудовых ресурсов;
- экономия времени;
- оптимизация работы служащих;
- справедливая оценка ситуации и предотвращение конфликтов.
Учет времени исполнения трудовых обязательств персонала производится с периодичностью:
- Каждый день – используется, когда работники каждый день приходят в организацию для выполнения трудовых обязательств. Труд нормирован, установлено определенное количество часов.
- Каждую неделю – способ подходит для лиц, исполняющих определенное количество задач за неделю, а необходимость часто приходить в организацию отсутствует.
Как чаще всего выглядит документ, показано на рисунке:
Есть ли специальная форма для учета ненормированного времени?
В некоторых организациях служащие отправляются в в нерабочее время. Законодательство не предусматривает образца журнала для Поэтому разрешается при необходимости добавлять дополнительные графы. Например: сведения о сверхурочных, причины опоздания и т.д.
Как правильно вести?
Журнал учета рабочего времени можно заполнять в бумажном или электронном виде. Во втором варианте не требуется наличие определенных информационных баз кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно сформировать подходящую таблицу.
При ведении книги в электронном виде требуется соответствие правилам внутренних документов и делопроизводству.
Законодательство не устанавливает конкретных норм по ведению учета. Однако данные размещаются в виде таблицы.
Инструкция по заполнению:
- Информация подается лаконично. Обязательно заполняются следующие данные: ФИО сотрудника; дата, по состоянию на которую ведется учет; время, когда работник прибыл в организацию и когда убыл; количество отработанного времени (указывается в часах, минутах).
- Когда служащий преждевременно покидает рабочее место, причина указывается в журнале.
- В последнем столбце обязательно ставится подпись.
Допускается ли исправление ошибок?
О том, что понимается под работой в условиях ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в нашей . А обязательно ли вести учет ненормированного рабочего времени и по какой форме это нужно делать?
Вести ли учет ненормированной работы?
Напомним, что в общем случае работа в условиях ненормированного рабочего дня дополнительной оплате не подлежит. За такой особый режим работы ТК РФ предусматривает предоставление работнику . При этом предоставление этого отпуска не зависит от времени фактической ненормированной работы (п. 3 Письма Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761 , Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). Для получения права на отпуск достаточно лишь того факта, что работнику ненормированный рабочий день установлен.
Казалось бы, раз фактическое время работы в условиях ненормированного рабочего дня не влияет ни на порядок оплаты труда такого работника, ни на порядок предоставления ему дополнительного отпуска, учет ненормированного рабочего времени можно не вести.
Однако ТК РФ содержит требование, чтобы работодатель в обязательном порядке вел учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
И для времени, отработанного в условиях ненормированного рабочего дня, исключение не предусмотрено.
Более того, если такой учет не вести, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на руководителя, а также работодателя-ИП - от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на организацию - от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Составляем журнал учета рабочего времени
ТК РФ не содержит указания, по какой форме вести журнал учета ненормированного рабочего времени. Поэтому работодатель решает сам, в каком виде такой учет вести.
Это можно делать, например, в том же табеле учета рабочего времени, в котором ведется учет «обычной» работы. Скажем, в унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или в форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (
Трудовое законодательство рекомендует всем работодателям вести учет рабочего времени сотрудников. Обязательной формой такого учета является форма Т-12. Иногда руководители по собственной инициативе заводят журнал учета рабочего времени. Рекомендации по ведению такого журнала вы найдете в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Учет рабочего времени: законодательная база
При условии строгого следования положениям ТК РФ вероятность возникновения проблем и споров по поводу рабочего времени и его оплаты исключительно низка. Рабочее время, в общем виде, - это период времени, в течение которого сотрудник занят выполнением своих трудовых обязанностей, прописанных в условиях трудового соглашения и правилах внутреннего трудового распорядка .
Любая компания, не зависимо от формы собственности и юридического статуса, должна вести учет времени, отработанного сотрудниками. В этом заинтересован и работодатель, и сами сотрудники.
Для сотрудника такой учет является гарантией того, что его не заставят работать сверх установленной нормы (40 часов в неделю), а вся сверхурочная работа будет надлежащим образом оплачена. При этом объем такой дополнительной работы не будет превышать 4 часа в течение двух дней подряд или 120 часов в год.
Для работодателя такой учет дает возможность контролировать фактически отработанное его сотрудниками время, отслеживать опоздания и прогулы, распределять время для командировок, отпусков и больничных. При этом трудолюбивые и дисциплинированные сотрудники будут материально стимулированы, а нарушители получат соотвествующие взыскания и штрафы.
Еще большее значение для обеих сторон имеет учет рабочего времени в случае почасовой системы оплаты труда.
Обратите внимание
Если сотрудник отсутствует на работе в течение всего дня без уважительных причин, то такой проступок квалифицируется законом как прогул. Однократное нарушение может привести к замечанию или выговору, повторное - к увольнению по статье. Такое право дает работодателю ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Основные способы учета рабочего времени
Строгого определения способов, которыми должен осуществляться учет отработанных часов, в трудовом кодексе нет. Обычно для выполнения данной процедуры назначают ответственного. Он контролирует время прихода и ухода сотрудников, порядок назначения сверхурочной работы, соблюдение графика работы . Назначение ответственного происходит либо приказом руководства, либо указанием в трудовом соглашении с этим работником дополнительной обязанности по учету.
В настоящее время в нашей стране принято осуществлять учет отработанных часов тремя способами:
- ежедневно
- еженедельно
- суммарно за год.
Следует отметить, что это наиболее распространенные учетные периоды, на практике руководство предприятия может установить для контроля любой другой отрезок времени.
Однако нужно иметь в виду, что по закону максимальный учетный период равен одному году, а для работ с вредными условиями труда - три месяца. Обычно руководство определяет учетный период в соответствии с графиком работы каждый конкретной штатной единицы.
Оформление журнала учета рабочего времени
Ведение табеля учета рабочего времени (форма Т-12) обязательно для любой организации. В отличие от него, журнал учета рабочего времени сотрудников заводится исключительно по инициативе руководителя. Для этого есть две причины.
Журнал учета рабочего времени является источником данных для табеля, который ведется в бухгалтерии и отделе кадров.
Такой журнал помогает руководителю следить за трудовой дисциплиной и получать достоверные сведения о том, сколько времени проводят его сотрудники на своих рабочих местах.
Для дисциплинированных и добросовестных работников наличие такого журнала является дополнительной гарантией, что все отработанные сверхурочно часы будут надлежащим образом оплачены.
Читайте также:
Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников
Сотрудник, ответственный за ведение данного учетного документа, определяется руководством самостоятельно. Назначение осуществляется одним из двух способов:
В последнем случае в трудовом соглашении или должностной инструкции ответственного за ведение журнала следует добавить эту дополнительную обязанность.
Ведение журнала учета рабочего времени
Выше уже шла речь о разных способах учета отработанных часов. Каждое предприятие в соответствии с графиками работ своего персонала может установить любую периодичность внесения записей в журнал. Как правило, она бывает следующей:
ежедневной (в случае стандартной рабочей недели);
еженедельной (в случае, если сотрудники приходят на работу не каждый день, например, при сменном режиме работы);
с периодичностью, установленной Положением о делопроизводстве компании (в случае суммированного учета при гибком или сменном графике).
Поскольку ведение журнала не является обязательным, то законодательством не установлено стандартной формы этого документа. Каждая фирма может разработать собственный вариант журнала и вносить в него все необходимые для учета данные. Практика показывает, что форма таблицы является наиболее удобным вариантом (это может быть печатная или электронная таблица) со следующим минимально необходимым набором граф:
В магазинах, торгующими специализированной канцелярской продукцией, можно приобрести подобный журнал. Он уже будет прошит, иметь титульный лист и содержать все необходимые графы для заполнения.
Часто руководство требует добавления дополнительных граф. Например, это может быть графа с информацией об обеденных перерывах или с данными о сверхурочных часах. Все эти дополнительные столбцы можно добавить в самостоятельно созданные электронные таблицы, которые потом распечатать. На многих современных предприятиях существует практика ведения электронных журналов учета.
Журнал обычно ведется в течение года, потом заводят новый. После окончания документа, его положено хранить в течение одного года.
Довольно часто в некоторых организациях можно наблюдать следующую картину - журнал находится на столе секретаря или вахтера, а сотрудники во время прихода или ухода самостоятельно делают в нем записи. Ценность таких сведений не высока.
Гораздо эффективнее вести такой журнал в электронном в виде.
Это может быть обычная таблица приложения Microsoft Excel, открывающая огромные возможности по учету рабочего времени - автоматический расчет отработанного времени, возможность составления отчетов по каждом сотруднику, сортировку и поиск по дате, фамилии и т.д.
