Каким образом можно возместить сотрудникам транспортные расходы? Из каких источников предприятия необходимо произвести соответствующие выплаты и как это провести по бухгалтерии? Как это отразится на налоговых выплатах?
Действующее законодательство предусматривает, что в себестоимость для целей налогообложения включается оплата (возмещение) следующих транспортных расходов:
l затраты по транспортировке сотрудников к месту работы и обратно в направлениях, не обслуживаемых пассажирским транспортом общего пользования;
l компенсация за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (в пределах установленных законодательством норм);
l оплата билетов для проезда на городском пассажирском транспорте сотрудников, работа которых носит разъездной характер: курьеров, экспедиторов и т.д. (основанием для включения данных затрат в себестоимость может служить перечень таких сотрудников, утвержденный руководителем организации, должностные инструкции или трудовые контракты, содержащие перечень обязанностей сотрудников);
l расходы по проезду к месту командировки и обратно;
l оплата проезда сотрудников при переводе на работу в другую местность (в пределах установленных законодательством норм), а также некоторые другие расходы.
Указанные выплаты не являются доходами сотрудников, подлежащими обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом (далее -- ЕСН).
Для учета данных расходов производственными организациями используются счета учета производственных затрат (счета 20, 23, 25, 26), а торговыми организациями -- счет 44 "Издержки обращения" (новым Планом счетов предусмотрены аналогичные счета).
Затраты организации по оплате иных транспортных расходов, например возмещение стоимости проездных билетов, оплата/возмещение расходов по содержанию личного автомобиля, используемого не в служебных целях, проезд к месту отдыха и т.д., являются доходом сотрудника и облагаются налогом на доходы физических лиц и ЕСН. С точки зрения налога на прибыль, порядок включения данных затрат в себестоимость зависит от выбранного варианта их оплаты.
В соответствии с действующим законодательством возможны следующие два варианта оплаты: организация может либо компенсировать данные расходы сотрудникам (оплачивать расходы за них), либо увеличить их заработную плату.
Расходы организации по компенсации или оплате таких транспортных расходов, по действующему законодательству, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. В бухгалтерском учете они отражаются в составе прочих расходов на сч. 80 "Прибыли и убытки", как расходы, не связанные непосредственно с изготовлением продукции/продажей товаров (новый План счетов предусматривает для этих целей сч. 91 "Прочие доходы и расходы").
Вариант, когда возмещение расходов осуществляется путем увеличения заработной платы, является более выгодным для организации, имеющей по результатам деятельности прибыль и уплачивающей налог на прибыль, поскольку надбавка к заработной плате включается в себестоимость для целей налогообложения. Однако с точки зрения мотивации персонала включение в трудовой (коллективный) договор отдельного положения о компенсации транспортных расходов или их оплате, в отличие от увеличения заработной платы, является, на наш взгляд, большим стимулом для работников.
С 1 января 2002 г. вступит в силу глава 25 Налогового кодекса РФ "О налоге на прибыль организаций". В соответствии со ст. 255 данной главы затраты по оплате всех видов транспортных расходов сотрудников будут уменьшать налогооблагаемую прибыль, если оплата таких расходов будет предусмотрена трудовым или коллективным договором.
Организация по-прежнему сможет использовать два варианта оплаты транспортных расходов (путем выплаты компенсации/оплаты расходов или путем увеличения заработной платы). Однако с точки зрения стимулирования сотрудника целесообразно предусмотреть в договоре именно выплату компенсации (оплату) транспортных расходов. (Ю.Ц.)

________________________________________________________ (полное наименование, ИНН, адрес организации) СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Представительный орган работников Руководитель _____"___________" _________________________________ _______________________________ "___"__________ ____ г. "___"_________ ____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке возмещения работникам расходов на оплату проезда

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение регулирует вопросы, связанные с возмещением работникам ______"______________" (далее - Организация, Работодатель) расходов на оплату проезда в части, не регламентированной действующим законодательством или в предусмотренных им случаях выбора определенного варианта.

1.2. Настоящее положение распространяется на всех работников Организации, включая Руководителя Организации, его заместителей, советников.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу в течение __ дней с момента его утверждения Руководителем и ознакомления с ним работников. Срок действия Положения не ограничен.

1.4. Все вопросы, связанные с начислением и размером возмещения расходов на оплату проезда, работник выясняет со своим непосредственным начальником, а в случае неразрешения им заданных вопросов - с бухгалтерией. При невозможности разрешить возникшие у работника вопросы с уполномоченным сотрудником работник вправе обратиться к Руководителю Организации.

1.5. Оплата проезда возмещается работникам Организации в денежной форме в течение ___ дней с момента обращения работника с приложением всех необходимых подтверждающих документов. Выплата осуществляется в кассе Организации наличными деньгами либо перечисляется на указанный работником в письменном заявлении счет в банке.

1.6. Одновременно с возмещением расходов на проезд возмещаются расходы на оплату проживания, в случаях и в размере, предусмотренных действующим законодательством и локальными нормативными актами Организации.

2. СЛУЧАИ И РАЗМЕРЫ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКАМ РАСХОДОВ ПО ОПЛАТЕ ПРОЕЗДА

2.1. Возмещение выплачивается в следующих случаях:

2.1.1. Убытия в командировку.

2.1.2. Убытия в учебный отпуск.

2.2. Расходы на самовольные поездки не возмещаются.

2.4. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и найм жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере, определенном на основании локального нормативного акта Организации. При отсутствии такого действующего акта решение о размере аванса принимает уполномоченный сотрудник Организации на основании представления непосредственного Руководителя работника, убывающего в командировку.

2.4. Расходы на проезд в командировки возмещаются в следующих размерах:

2.5. Расходы на проезд к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

2.6. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом Организации.

2.7. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

2.8. При использовании для поездок в командировку работником с согласия или ведома Организации и в ее интересах личного транспорта возмещение выплачивается в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора до направления в командировку, не менее __ руб. и не более <1> __ руб. за 1 км. согласованного маршрута. При расчете возмещения учитываются расходы, понесенные работником в связи с использованием его имущества в интересах Организации, на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов и пр.).

Если соглашение о размере возмещения расходов не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия Организации, последняя в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты, исходя из фактически понесенных работником расходов с учетом предусмотренных выше ограничений.

2.9. При убытии в учебный отпуск аванс работнику не выдается.

2.10. Расходы на проезд в учебный отпуск возмещаются в следующих размерах:

3. УСЛОВИЯ ВОЗМЕЩЕНИЯ ИЛИ НЕВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКАМ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ПРОЕЗДА

3.1. Работник по возвращении из командировки обязан представить Организации в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения Организации, в письменной форме.

3.2. По возвращении из учебного отпуска Работник представляет Организации подтверждающие проездные документы.

3.3. Расходы работника на оплату проезда возмещаются на основании следующих документов:

3.3.1. Заявление произвольной формы с указанием Ф.И.О. заявителя, цели поездки (п. 3.1 или п. 3.2 Положения), маршрута, дат, общей суммы расходов, перечня подтверждающих документов, суммы, подлежащей возмещению, размера авансирования поездки. Заявление визируется непосредственным начальником заявителя.

3.3.2. К заявлению (п. 3.3.1 Положения) прилагаются оригиналы подтверждающих документов - билеты, квитанции, кассовые и товарные чеки. При отсутствии оригиналов прилагаются дубликаты или заверенные копии с пояснением причин отсутствия оригиналов.

3.3.3. Электронные билеты или их распечатки представляются и заверяются в установленном законодательством формах <2>.

3.3.4. В случае отсутствия оригиналов, дубликатов и копий подтверждающих документов заявитель вправе представить справку с указанием названия отсутствующего документа, назначения, размера, даты платежа, получателя (полное наименование или Ф.И.О., ИНН, адрес), причин отсутствия оригинала, дубликата или копии. Вопрос о возмещении расходов на основании такой справки рассматривается уполномоченным сотрудником с учетом всех обстоятельств, включая налоговые последствия для работника и Организации.

3.4. Расходы работника на оплату проезда по очередности выплаты приравниваются к выплате заработной платы.

3.5. Организация вправе проверять достоверность представленных подтверждающих документов в течение не более ___ дней.

3.6. В случае неподтверждения надлежащими документами всей требуемой суммы возмещения работнику выплачивается только подтвержденная часть возмещения.

3.7. Условия отказа в выплате возмещения:

3.7.1. Отсутствие достоверных подтверждающих документов;

3.7.2. Представление заявления и/или подтверждающих документов за сроками исковой давности.

3.7.3. При возмещении оплаты проезда в командировку - отсутствие утвержденного авансового отчета и/или отчета о проделанной в командировке работе.

3.7.4. При возмещении расходов на проезд в учебный отпуск - отсутствие справки-вызова или подтверждения успешности обучения по заочной форме обучения в имеющем государственную аккредитацию образовательном учреждении высшего профессионального образования.

4. ПОРЯДОК ВЫПЛАТЫ РАБОТНИКУ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ПРОЕЗДА

4.1. Возмещение выплачивается с учетом ранее выданного на эти цели аванса.

4.2. Уполномоченный сотрудник Организации в течение __ дней рассматривает представленные работником документы, а в случае необходимости проверки их достоверности - в течение __ дней, и по итогам рассмотрения рассчитывает размер подлежащего выплате возмещения.

4.3. На основе утвержденного уполномоченным сотрудником Организации расчета с приложенными подтверждающими документами финансовая служба (или бухгалтерия) в течение __ дней выплачивает работнику возмещение в порядке, аналогичном порядку выплаты заработной платы.

4.4. Не позже __ дней после выплаты уведомление о выплате с приложением копии утвержденного расчета выдается работнику финансовой службой (или бухгалтерией) на руки.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Работник или Организация, допустившие нарушение настоящего Положения, несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

5.2. Лица, причинившие нарушением настоящего Положения вред Работнику или Организации, возмещают причиненный вред в полном размере за счет собственных средств.

5.3. Неиспользование, воспрепятствование использованию, порча, утрата подтверждающих документов в целях настоящего Положения рассматривается как факт причинения вреда с соответствующими правовыми последствиями.

<2> Форма электронного авиабилета установлена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации", форма электронного жд билета установлена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте".

Сайт журнала «РНК »

Электронный журнал «РНК »

В штате большинства компаний есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами (курьеры, водители). Таким сотрудникам работодатель возмещает расходы на проезд на основании трудового законодательства (ст. 168.1 ТК РФ). На практике нередко служебное задание вне офиса выполняют и другие сотрудники, работа которых не носит разъездной характер, будем называть их неразъездные работники. К примеру, необходимо лично отвезти документы в инспекцию. Или отправляется в офис контрагента для обсуждения условий договора.

При этом Трудовой кодекс относит деловые поездки «неразъездных» сотрудников к служебным командировкам, а это означает, что на каждую такую поездку необходимо составлять документы. Однако на практике разовые поездки редко оформляют командировочным удостоверением и иными командировочными документами. Ведь это нецелесообразно с точки зрения документооборота, да и проблематично, например, потребовать от отчет о его деловой поездке.

Чтобы обезопасить себя с налоговой точки зрения, порядок возмещения соответствующих расходов необходимо предусмотреть в трудовом и коллективном договорах, а также следует прописать в положении о компенсации расходов сотрудников (см. образец).

1. В положении целесообразно указать должности сотрудников, на которых оно распространяется. Это обоснует расходы на служебные поездки как генерального директора, так и штатного курьера.

По мнению сумму возмещения, выплачиваемую сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, компания вправе учесть в налоговых расходах (письмо от 13.05.13 № 03-04-06/16384). При этом понятие разъездного характера работ в законодательстве не закреплено (письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.09 № 22-2-3644).

Соответственно каждая компания вправе самостоятельно определить, какие должности в штатном расписании являются «разъездными» и кто такие неразъездные работники (письмо от 06.08.10 № ШС-37-3/8488). Прописать это можно в том числе в положении о компенсации сотрудникам расходов на проезд.

2. В документе лучше разграничить возмещение командировочных расходов и затрат на служебные поездки сотрудников. Дело в том, что служебную поездку сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя квалифицировать в качестве командировки (ст. 166 ТК РФ). Минфин России в письме от 25.10.07 № 03-03-06/1/735 уточняет, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения.

Кроме того, служебная командировка и краткосрочная деловая поездка сотрудника оформляются разными документами. Ведь, например, отчет о командировке не составляется при поездке в кассира, поскольку фактически такая поездка входит в его функциональные обязанности согласно должности и трудового контракта.

Наконец, в налоговом учете организация по-разному отражает затраты на проезд командированного и «разъездного» сотрудника. Расходы на разовые поездки в рамках командировок относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А компенсация расходов на проезд сотрудника, работа которого осуществляется в пути, признается расходом организации на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ и письмо УФНС России по г. от 30.06.08 № 20-12/061153).

Отметим также, что Минфин России в отличие от столичных налоговиков также считает спорную компенсацию прочим расходом, связанным с производством и реализацией (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.11 № 03-03-06/1/341 и от 18.08.08 № 03-03-05/87).

Более того, документально подтвержденное возмещение расходов на проезд сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не является оплатой периода командировки. Следовательно, облагаемого НДФЛ дохода у сотрудника не возникает (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@ и Минфина России от 05.07.13 № 03-04-06/25956, от 07.06.11 № 03-04-06/6-131).

3. В положении целесообразно перечислить перечень документов, на основании которых работник направляется в поездку. Поскольку при краткосрочной поездке командировочные документы не составляются, организации необходимо в положении о компенсации расходов на проезд привести перечень документов, которые оформляются при поездке сотрудника. В частности, такими документами могут выступать:

— маршрутный лист (оформляется курьеру для доставки продукции по адресам покупателей);

— обходной лист (составляет торговый с указанием адресов розничных торговых точек, где он представляет продукцию компании);

— приказ руководителя (для обоснования поездки сотрудника для оформления сделки с контрагентом);

— пояснительная записка сотрудника (в частности, бухгалтер обоснует необходимость личного присутствия в инспекции) и пр.

В подтверждение этой позиции можно привести разъяснение Минфина России от 04.06.08 № 03-03-06/1/344. В этом письме ведомство подтвердило право компании самостоятельно разработать первичный документ, которым она подтвердит выплату возмещения расходов на проезд «разъездного» сотрудника.

4. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо предусмотреть порядок выплаты такой компенсации. Дело в том, что оплачивать служебные поездки сотрудников компания может как авансом (к примеру, до начала отчетного периода), так и постфактум, компенсируя собственные средства сотрудников, затраченные ими на проезд. Если организация периодически выплачивает работникам денежные средства, за счет которых последние приобретают проездные документы (проездной билет на метро или единый билет на общественный транспорт на месяц), велика вероятность возникновения фактических расхождений.

Например, компания выплатила работнику 1000 руб. Работник приобрел единый проездной билет на месяц стоимостью 800 руб. и 300 руб. потратил на проезд на пригородной электричке. В этом случае разницу в 100 руб. организация по окончании месяца возместит сотруднику на основании его письменного заявления с приложенными проездными документами. Но возможна и обратная ситуация — затраты работника составили лишь 800 руб. на единый проездной билет. В этом случае оставшиеся 200 руб. сотрудник должен возвратить в кассу организации.

По мнению налоговиков, если за выданные под отчет денежные средства сотрудник не отчитался (не подтвердил свои расходы на приобретение проездных документов кассовыми чеками или иной «первичкой»), такие суммы признаются его доходом, с которого работодатель как налоговый агент обязан удержать НДФЛ (письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263, УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487).

При этом суды в большинстве случаев поддерживают контролеров (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 , от 05.03.13 № 13510/12 и ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013). Вместе с тем ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 14.09.09 № А32-27520/2008-19/520 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.01.10 № ВАС-17159/09) пришел к иному выводу — тот факт, что директор компании не вернул выданные под отчет суммы, не изменяет целевой характер таких средств. Соответственно спорные денежные средства не являются налоговым доходом физлица и обложению НДФЛ не подлежат.

Учитывая неоднозначную позицию судов и мнение налоговиков, компании целесообразно заранее не выдавать денежные средства на оплату проезда работникам в рамках их трудовых обязанностей, а компенсировать фактически понесенные сотрудниками расходы. Такой порядок безопаснее закрепить в положении о компенсации расходов на проезд.

5. Указание в документе видов транспорта и суммы компенсации обоснует понесенные расходы. Использование некоторых видов транспорта при выполнении служебных заданий нередко вызывает претензии контролеров. В частности, рискованно включать в налоговые расходы стоимость проезда сотрудника на такси, расходы на аренду автотранспорта (письмо Минфина России от 29.11.10 № 03-03-06/1/742) или возмещать затраты на ГСМ по личному транспорту сотрудника. Напомним, что независимо от условий положения о компенсации расходов на проезд в налоговые затраты компания вправе включить сумму компенсации ГСМ по личному автотранспорту сотрудника только в пределах законодательством норм (письмо Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239).

Отметим также, что, помимо перечисления видов транспорта, проезд на котором подлежит возмещению, целесообразно запросить у сотрудника пояснительную записку, объясняющую такой выбор. К примеру, из-за отсутствия сообщения общественного транспорта или нарушения движения по маршрутам (вследствие дорожно-транспортного происшествия) сотрудник отправился на переговоры на такси, курьеру вместо передвижения на общественном транспорте удобнее использовать собственный автомобиль для доставки габаритных товаров клиентам и пр.

6. В положении компания вправе прописать возможность компенсации сопутствующих транспортных расходов сотрудника. В частности, деловые поездки сотрудников могут быть международными или междугородними. В этом случае у них возникают дополнительные расходы в виде аэропортовых платежей, консульских или визовых сборов, а также пошлин за оформление загранпаспортов. Такие сборы направленный в служебную поездку сотрудник не может не оплатить, а их размер зависит от выбранного транспорта.

ФНС России в письме от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@ согласилась, что компания вправе включить в налоговые расходы:

— плату за оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Поскольку несение таких расходов обусловлено исполнением постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

По мнению автора, если обязанность возместить работнику подобные затраты, сопутствующие оплате проезда, предусмотрена в положении о компенсации расходов на проезд, компания сможет учесть их и в том случае, если поездки работника за границу являются не командировками, а обусловлены разъездным характером работы.

7. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо закрепить перечень документов, которые подтвердят понесенные расходы. В частности, это билеты на оплату проезда в общественном транспорте, квитанции на оплату услуг такси и посадочные талоны. Так, Минфин России подтвердил, что расходы на покупку электронного билета подтверждает:

— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;

— контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (письмо от 29.08.13 № 03-03-07/35554).

Отметим также, что работник может представить в бухгалтерию квитанцию о выписанном ему штрафе за безбилетный проезд. Даже если компания в положении о компенсации расходов на проезд предусмотрит возмещение такого штрафа, выплатить соответствующую сумму ей придется за счет чистой прибыли. Поскольку административные штрафы при базы по не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ).