Продолжительность презентации зависит от рассматриваемой проблемы. Продолжительность тесно связана со структурой выступления.
В процессе подготовки необходимо решить, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела.
После этого проанализировать содержание, пометить разделы по степени важности, чтобы в случае необходимости отсеять ненужную информацию.
Кроме того, следует обязательно учесть важный момент - распределение кривой внимания в зависимости от продолжительности презентации.
Психологи составили график того, как уровень внимания аудитории изменяется в течение сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, в первые десять минут, снижается очень медленно, затем быстрее, пока не достигнет самого низкого уровня примерно через 25-30 минут. Затем он начинает подниматься, и в последние 5 минут он опять высокий.
Начало 20 40 Продолжительность презентации, мин Типичная кривая внимания Из этого следуют выводы: 1.
Более короткий отрезок, скажем 25 или 30 минут содержит соответственно больший процент внимания (хотя, конечно, чрезмерное количество коротких разделов значительно снижает уровень внимания аудитории). 2.
Те факты, которые по вашему замыслу аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. В частности, особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. (Их можно особо выделять длительной паузой после каждого пункта). 3. Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то, как раз после этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, наибольшее внимание должно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным разбудить интерес аудитории. 4.
Внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если слушатели не будут знать, что она уже приближается к завершению.
Продолжительность большинства презентаций составляет 10-20 минут, но с учетом ответов на вопросы и утверждения плана действий она может возрастать до 30 минут.
Однако презентация может быть посвящена решению большой проблемы, в этом случае краткая презентация невозможна.
В такой презентации перерыв - важный момент, их может быть даже несколько. Если презентация длится 2-3 часа, то лучше всего делать короткие (10-минутные) перерывы после каждого часа, чем более продолжительные (20-30 минут) через полтора часа.
Кроме того, для планирования времени проведения презентации необходимо учитывать наиболее работоспособные для человека часы в течение дня. Это утреннее время - с 10 до 12 часов и дневное - с 14 до 18 часов.
Распределение Кто должен вести презентацию? Должен ли это быть один человек или ролей несколько? Если аудитория не может понять, почему Петров должен на
этом этапе сменить Иванова, то было бы лучше, чтобы все полностью сделал Иванов; но если слушателям понятно, что сейчас мы вступили в сферу, где у Петрова больше знаний и умений, а то и опыта или авторитета, то это просто чудесно.
Более щекотливым вопросом на больших презентациях, в частности если она запланирована как презентация с одним ведущим, является следующий: "Что случается, если самый старший ведущий и в подметки не годится более молодому члену команды?" Моя личная точка зрения такова, что провести презентацию должен лучший ведущий, но более старший должен начать знакомство кратким вступительным словом и подвести итог кратким отчетом о выполненном. Если презентация важна, то все люди, вносящие в нее значительный вклад, должны иметь дублеров. А главный ведущий в особенности. Роль дублера трудно переоценить. Дублер:
может обеспечить дополнительную проверку всех сценических и визуальных деталей;
может обсудить с ведущим возможности улучшения выступления;
часто предотвращает провал, обнаруживая, что забыто что-то из реквизита или нарушен порядок слайдов.
Сознание того, что он должен будет делать все сам в случае болезни ведущего, обострит наблюдательность и реакцию дублера просто потрясающим образом. (Хитрые ведущие иногда жалуются своим дублерам на сильную головную боль и озноб вечером накануне презентации).
Если вы отвечаете за всю презентацию в целом, и особенно если это большая презентация, то самым неблагоразумным будет делать все одному. Кроме того факта, что вам и так придется делать очень много, есть еще и другая причина. Кто-то должен все время обдумывать, улучшать, оценивать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя. Любой участник презентации будет хотя бы частично озабочен своим собственным выступлением и, более того, его «эго» сделает для него невозможной абсолютную беспристрастность в вопросе, не его ли фрагмент следует опустить в данной презентации.
Так что если вы участвуете в презентации, то вам гораздо труднее проводить результативную критику и давать советы другим, и у вас, и у них будет чувство, что вы критикуете их из зависти. Если это чувство не смягчит вашу критику, то усилит сопротивление партнеров. В любом случае это ухудшит эффективность презентации.
Последний и наиболее важный принцип на всех стадиях планирования: никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Считайте, что они будут нейтральны не заинтересованными, не скучающими, но вполне способными стать теми или другими. Если вы не потратите свое время и мысли на главную проблему - сохранение их заинтересованности, в противном случае аудитория может заскучать, и вы не достигните поставленных целей.
Конспекты и Другой аспект касается конспектов и визуальных средств,
наглядные материалы которые выступающие будут использовать во время презентации.
Что касается конспектов, то каждый принимает решение самостоятельно. Вариантов их использования очень много: от записанных слово в слово выступлений по каждому этапу до изложения вопроса по памяти без всяких записей. Делая свой индивидуальный выбор, члены группы должны иметь в виду, что хотя презентации руководству носят официальный характер, они не являются таковыми в полной мере, поэтому в любом случае обстановка должна быть как можно менее напряженной.
Должна ли быть у ведущего полная запись текста или он может вести беседу более или менее спонтанно на основе каких-то заметок? Это вопрос, к которому приходится возвращаться снова и снова, причем многие люди дают на него неверный ответ гораздо чаще, чем на любой другой.
Необходимо помнить, что лучшими ведущими являются те люди, которые ведут себя естественно. Они легки, изящны, дружелюбны, забавны и свободны от пут, которые, похоже, приковали остальных к маленьким клочкам бумаги. Хорошие ведущие говорят с нами самым естественным в мире образом, никакого текста - его просто быть не может. Они говорят только для нас и руководствуются нашей реакцией. Подобная беседа не может быть написана заранее.
Тем не менее для большинства подобная ситуация является скорее желанной, чем реальной. Наша речь не настолько красива, наши слова менее крылаты. И даже для тех, кто при случае мог бы осилить эти высоты, существуют три трудности: 1.
Визуальные средства. При использовании их следует точно определить порядок и время их представления. 2.
Время. Если не иметь детального сценария, то либо потребуется больше времени, либо будут опущены важные моменты. 3.
Поиске наилучшего выхода. Если вы согласны с тем, что информация должна быть донесена до аудитории за определенное время, то принимается логика оптимизации. Есть самый лучший порядок изложения этих пунктов. Есть наилучший способ расположить их так, чтобы они были понятны аудитории. Существуют также некие слова и выражения, идеально соответствующие вашим аргументам. Довольно скоро вы обнаружите, что любое действительно спонтанное выступление неосуществимо, так что его желательно написать заранее.
Принимая решение, какие записи и конспекты использовать, членам группы следует помнить, что визуальные средства могут служить хорошей подсказкой. Поэтому многие люди предпочитают краткие записи основных тезисов презентации вместо полного текста выступления, хотя каждый должен решить данный вопрос самостоятельно.
Основные правила формирования речи, которые необходимо учитывать при подготовке презентации: 1.
Не читайте по бумажке. 2.
Используйте разговорную речь, напрямую обращайтесь к аудитории. 3.
Используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный; например, «нам нужна ваша помощь», а не «мы нуждаемся в вашей помощи», а также «каски спасают людям жизнь» вместо «жизни спасаются касками». 4.
Избегайте технических терминов, если не уверены, что аудитория знакома с ними. 5.
Всегда пользуйтесь словами и выражениями, которые вы действительно используете в разговоре. 6.
Беспощадно искореняйте жаргон.
Визуальные материалы
Предпочтительно использовать наглядные, хорошо иллюстрированные материалы, так как лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Обычно мы запоминаем 10 процентов того, что слышим, и 50 процентов того, что видим, поэтому, чем шире группа использует наглядные средства, тем больше вероятности того, что их предложения достигнут цели. Многие группы показывают на презентации все свои листы мозгового штурма, диаграммы причин и следствия или диаграммы шести слов.
Обычно это вызывает большой интерес, потому что присутствующие могут проследить весь процесс рассмотрения проблемы и принятия рекомендуемого решения.
В основе дизайна любого хорошего слайда или плаката, схемы лежит здравый смысл и ясная цель. Чувство цвета линий, композиции, пропорции, способности к образному мышлению и сноровка, знание физиогномики и психологии цвета - замечательно, если вы владеете всем этим, но и без этих качеств вы можете устроить блестящую презентацию. Необходимо учесть только несколько распространенных рекомендаций.
Чтобы разобраться, что мы приобретаем, а в чем проигрываем, используя визуальные средства, определим достоинства и недоставки визуальных средств.
Недостатки: -
их разработка требует много времени и значительных усилий; -
они могут запутать и отвлечь внимание оттого, что собственно нужно разъяснить, на то, как это подано; -
они снижают гибкость презентации; -
они стоят денег; -
если их демонстрация не удастся, то она может полностью провалить презентацию. Достоинства: -
рисунок стоит тысячи слов; -
они могут быстро и доходчиво изобразить вещи, которые невозможно передать словами; -
они экономят время; -
они вызывают интерес; -
они разнообразят презентацию; -
они усиливают воздействие выступления; -
они долго остаются в памяти, в то время как слова забываются. Сформулируем основные рекомендации к подготовке визуальных вспомогательных средств: -
визуальные средства должны быть необходимыми и действительно визуальными; -
обдумывая материалы для презентации, просмотрите еще раз текст, найдите моменты, когда визуальные средства могли бы помочь прояснить сложную идею или рассказать о запутанном процессе; -
не размещайте на визуальных материалах только слова, их может сказать и ведущий; -
никогда не помещайте на визуальных материалов много слов; -
материал, предназначенный для демонстрации, не должен быть самообъясняющим; часто он оказывается более эффективным именно тогда, когда не может быть толком понят до тех пор, пока ведущий его не прокомментирует; -
текст на визуальных материалах не должен быть слишком мелким; -
не располагайте слова на материалах под различными углами. Писать слова следует всегда горизонтально, а также связывать их с объектом, который они определяют, четкой линией, стрелкой или с помощью выделения тем же цветом; -
аккуратно используйте цветовую гамму для фона - лучше всего светлый или белый. Более ярким, насыщенным цветом выделяйте ряды диаграмм и другие графические объекты; -
воспроизводите печатные иллюстрации в крайне упрощенной форме (не перегружайте материал информацией) - ничего не усложняйте; -
тщательно продумывайте использование схем и диаграмм для иллюстрации той информации, на которую хотите обратить внимание (Например: круговые диаграммы - простой способ показать, какая доля от общего количества идет на каждое из направлений. Столбчатые схемы и гистограммы мгновенно показывают соотношения размеров. Графики хороши, когда надо показать тенденции и меняющиеся соотношения); -
не перегружайте схемы и диаграммы дополнительными данными, фактами, текстом.
В качестве визуальных средств на презентации могут быть использованы плакаты, схемы, слайды, эпидиапроектор. Перечислим основные рекомендации по использованию визуальных средств на презентации.
Эти заранее подготовленные визуальные средства очень полезны, но используются недостаточно.
Часто главный промах изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Оно должно быть отчетливым и простым.
Очень хороши (и недостаточно используются) эскизы и карикатуры,
иллюстрирующие абстрактные понятия типа «рассеянность» (человек, читающий газету в то время, как он почти попал в какой-то лаз) или "точность" (стрела, попавшая в «яблочко»).
Аудиторию может отвлекать оставшийся после демонстрации плакат,
но если вы каждый раз будете складывать его обратно в папку, то во второй раз вы его можете не найти. Решение проблемы в том, чтобы после каждой иллюстрации или серии иллюстраций вложить закладку (она не обязательно должна быть белой, на ней может быть символ, девиз компании или просто рисунок, имеющий отношение к вашей презентации в целом).
На такой подставке можно заранее расположить листы со схемами, плакаты или большие чистые листы, предварительно скрепив их скотчем так, чтобы можно было легко перелистывать. Схемы оказываются очень полезными, если в вашей презентации предусмотрено участие аудитории: они являются очень эффективным и едва ли не единственным визуальным средством, пригодным для обучения. Тем не менее в наиболее отрепетированных презентациях вы будете уже.заранее знать, какие моменты вы хотите осветить и как вы бы хотели это сделать. В этом случае вы сэкономите немало времени и избежите множества недоразумений, если воспользуетесь готовыми схемами. Но если вы хотите оставить себе возможность для экспромта, который расшевелит аудиторию, то в помощь мы предлагаем ряд приемов.
Цвета выглядят гораздо эффектнее на белой, а не на цветной бумаге. Помните также, что некоторые цвета видны лучше, чем другие. Неплохо, чтобы во время вашей репетиции кто-нибудь стал в глубине комнаты и помог вам выбрать фломастеры, тогда вы будете уверены, что зрителям будет видно все.
Если вы правша, схема должна находиться слева от вас, когда вы стоите лицом к аудитории (тогда в процессе рисования вы заслоняете меньшую часть схемы). Если у вас хватает места, начинайте рисовать, отступив на треть листа и используя только дальние две трети, чтобы заслонять еще меньше.
На схему указывайте левой рукой, чтобы быть лицом к аудитории.
Если вам нужно одновременно говорить и рисовать или писать на схеме, помните, что, когда вы отвернетесь, аудитория будет слышать вас гораздо хуже. Лучше этого избегать.
Чтобы вам не нужно было совмещать рисование с речью, постарайтесь спланировать демонстрацию схемы так, чтобы вам никогда не приходилось
делать это больше, чем в течение нескольких секунд. Гораздо лучше будет прерваться на одно-два предложения.
Поскольку вы не можете стереть написанное, нужно все время как-то избавляться от использованного листа. Если листы складывать на верх стенда, то вполне вероятно, что вскоре они начнут падать вам на голову. Единственным спасением здесь будет обзавестись мощным зажимом, с помощью которого вам удастся удерживать их сзади. Если листы с перфорацией, и вы будете отрывать и отбрасывать их, то листов эдак после шести сцена будет выглядеть просто нелепо, к тому же это создаст затруднения тем, кто выступает за вами. Или, может, вы опуститесь на четвереньки и подберете упавшие листы? Рекомендую поставить около стенда порядочного размера коробку. Но в любом случае мораль ясна: все следует хорошенько отрепетировать.
Отличных ровных линий, окружностей и т. п. можно добиться, нарисовав их под линейку карандашом перед презентацией, а затем только обводя фломастером по карандашной линии. Публика не заметит обмана и решит, что вы второй Леонардо да Винчи.
Держите в кармане запасную ручку.
Проверьте, хорошо ли крепятся схемы (мне было бы неловко говорить о столь элементарных вещах, если бы не приходилось быть свидетелем последствий пренебрежения такими мелочами).
Эпидиапроектор
Равно как и слайды, ЭДП является тем визуальным средством, которым очень легко злоупотребить. Следует запомнить следующее:
Не включайте прибор, пока не разместите рисунок, и выключайте его перед тем, как менять изображение.
Тщательно все отрепетируйте, чтобы точно знать, куда протягивать руку за новым рисунком и куда складывать их после демонстрации.
Убедитесь, что вы поместили ЭДП на сцене таким образом, что его не нужно будет никуда передвигать, пока последний выступающий не закончит с ним работать, иначе вы рискуете потерять интерес слушателей и собственное время, каждый раз настраивая аппарат. В связи с этим еще до начала презентации вы должны убедиться, что он не является постоянной помехой для глаз и не заслоняет аудитории ведущего, сцену или что-то еще.
Репетируйте, пока не убедитесь, что все в порядке. В первое время, когда вы включаете его, можно позволить себе беглый взгляд, чтобы убедиться, что все в порядке, но избегайте нервно поглядывать на него всякий раз, когда меняете изображение. Вы должны быть хорошо знакомы с оборудованием, чтобы уверенно им пользоваться.
Убедитесь, что освещение во время презентации будет не слишком яркое, иначе изображение на экране будет бледным. Репетиция на месте проведения будущей презентации все покажет; если же провести ее там не удается, вы можете либо снизить уровень освещения на сцене, либо договориться, что кто-то выключит свет, пока используется эпидиапроектор. В последнем случае вам необходимо позаботиться, что какой-то свет на ведущего все же будет направлен.
Если вы пользуетесь указкой, то никогда не допускайте, чтобы ее кончик бродил по экрану. Укажите на нужное место, ненадолго ее там задержите, а затем уберите.
Не пытайтесь использовать указку как щегольскую тросточку, маршальский жезл, деревяшку для почесывания спины или как зубочистку.
Хочу вас разочаровать, но в PowerPoint не заложены дизайнерские шаблоны. Зачастую эти шаблоны уже не в моде и сразу будут восприняты вашей аудитории как "некачественный товар".
Я предлагаю 2 решения:
1. Вообще не используйте шаблоны. Объедините ваши слайды единым цветовым решением и сделайте формат и расположение заголовков одинаковым на всех слайдах, кроме первого и последнего.
2.Создавайте собственные шаблоны, если вы планируете использовать и редактировать данную презентацию в будущем. Для этого нам нужно перейти во вкладку Вид -> Образец слайдов. Это тайная комната, про которую знает далеко не каждый, как показывает практика:)
В этом разделе мы можем создать свой шаблон!
Обычно я удаляю все стандартные шаблонные слайды в левой вкладке и создаю свои с нуля. Все что вам потребуется здесь - это добавить наполнители и оформить их.
Теперь у вас есть собственный шаблон.Бонус: В качестве награждения за прочитанный раздел хочу вам дать свое секретное оружие по созданию презентаций - бесплатный шаблон из 800 анимированных слайдов с инфографикой, иконками и картами, который очень помогает креативить. Поверьте, он того стоит:) (на нашей странице вы сможете оформить подписку и получить 800 заветных шаблонов)
2 Используйте 3-5 базовых цветов при создании презентаций.
Пожалуйста, не используйте больше 5 различных цветов при создании своей презентации. Более того, используйте только 3 базовых цвета, так как 2 остальных - это как правило оттенки основных цветов.Как подобрать цветовую палитру.
⁃ Один из трех оттенков должен быть выделен для фона. Определитесь сразу - это будет презентация со светлым или темным фоном. Если вы продвинутый дизайнер, то можете попробовать чередовать, но в этой статье я пропускаю эти эксперименты.
⁃ Далее выбираем цвет для текста. Он должен быть максимально контрастным по отношению к цвету фона. Идеальный и часто встречающийся вариант: фон белый - текст черный. Но этот вариант уступает по части креатива:)Поэтому давайте рассмотрим несколько примеров. Может, я смогу подкинуть вам идеи: Серый фон, голубой основной текст и темно-серый акцент. Белый фон, черный текст, синий акцентный. 3 Цвета. Чередуется с темным фоном и белым текстом. Темный фон, белый текст, салатовый акцентный. Здесь также используются оттенки салатового и чередуется темный и светлый фон.
Если вы все же не смогли определиться с цветовой палитрой или у вас нет брендбука компании/проекта, то предлагаю вам следующий ресурс color.adobe.com
Тут вы сможете подобрать цветовую палитру на основе изображения, а также во вкладке "Explore" (Смотреть) увидеть решения других пользователей и даже узнать количество просмотров и лайков:)
3 Откажитесь от 3D иконок из поисковиков - обратитесь к линейным и плоским иконкам.
К сожалению, я все еще часто встречаю слайды, в которых используются объемные некачественные иконки. Сейчас это устаревшая тема и выглядит очень некрасиво. А некоторые вообще не используют иконки, что тоже плохо, потому что в презентации важна визуализация, а не просто сплошной текст. Цель иконок : заменить лишний текст и ускорить запоминаемость и усвояемость информации. Мой совет вам : при создании презентации используйте иконки из этого ресурса - flaticon.com
Иконки из flaticon сделают вашу презентацию более современной и лаконичной.
Там есть раздел "Packs ", где можно найти иконки единого стиля по конкретной тематике от одного дизайнера. Советую таким образом комплексно подбирать иконки, чтобы все были в едином стиле.
Подсознательно мы чувствуем каждую деталь в презентации вплоть до толщины линии у иконок, и если эта толщина разная между иконками, то презентация сразу же перестает гармонировать, и подсознательно мы уже не воспринимаем ее как качественную.
Также при работе с иконками хочу отметить такую тенденцию у людей как "синдром слепоты"
. Это когда в презентации все делается больших размеров - "чтобы увидели все". Если вы делаете огромным все подряд, то это значительно понизит качество вашей презентаций, а ведь иконки смотрятся хорошо только при небольших размерах.Давайте рассмотрим пример:
4 Каждый слайд - это картина, и ей нужна рамка. Или не нужна?
При создании презентации соблюдайте рамку от границ слайда. Причем в моде сейчас крупные рамки.Важно:
расстояние от границ до содержания слайда должно быть одинаковым со всех сторон.Пример:
Что может произойти?
Может получится так, что содержание, которое вы планировали разместить, не уместиться на одном слайде, и это хорошо! Не нужно пытаться втиснуть все на одной странице. Лучше разделите на два слайда с одним заголовком.
Один слайд - один посыл.
Зачем все делать больших размеров - слайду нужен воздух.
5 Откажитесь от вредных привычек. Завяжите со шрифтами с засечками.
Если вы не заядлый дизайнер и не экспериментируете со шрифтами, то я советую не использовать шрифты с засечками.
Предлагаю вам следующий список шрифтов:Системные шрифты:
Arial Black (только для заголовков)
CalibriСторонние шрифты:
Bebas (только для заголовков)
Gotham ProКак сочетать шрифты при создании презентации?
Если вы никогда ранее не затрагивали тему сочетания шрифтов, то советую при создании презентации использовать только одну группу шрифтов и менять только его тип. Например, заголовок сделать Arial Black, а для обычного текста Arial, или еще вариант из сторонних шрифтов - заголовок Raleway Bold, а основной текст Raleway Regular.
Если вы все же решили экспериментировать , то можно попробовать следующие сочетания:
Bebas Bold - заголовок
Raleway Regular - обычный текст
Остальным сочетаниям я предпочитаю выбрать один шрифт и менять только его тип. Это правильнее.
А вот пару ссылок , которые я лично использую для скачивания шрифтов:
6 Во время создания презентации используйте только качественные изображения.
Это вообще больная тема. Особенно у нас в России. Если кто читал книгу Артемия Лебедева "Ководство" , то там он ясно отмечает, как в связи с падением культуры дизайна после развала СССР, у нашего населения параллельно исказился вкус к качественному дизайну. Возможно, вы сейчас читаете и никогда не оцените те работы, которые я здесь прославляю. И это не потому что вы плохой человек, а потому что наша среда не позволила вам развить хороший дизайнерский вкус.
Я могу лишь посоветовать то, что отлично работает у нас в студии на протяжении нескольких лет и ценится на международном уровне (проверено на на всех континентах планеты Земля):
⁃ Не используйте в качестве фоновых изображений картинки из поисковиков, если в этом нет необходимости
⁃ Скачивайте изображения только со специализированных сайтов, где фотографы публикуют свои работы
⁃ В качестве фона используйте изображения высокого разрешения - для меня это не менее 1000 пикселей по высоте и ширине
⁃ Не используйте стоковые изображения с натянутыми улыбками людей и белым фоном. Это выглядит неестественно.
⁃ В качестве источников вы можете использовать следующие ресурсы: flickr , unsplash , everypixel
7 Не используйте контуры. Либо толстые, либо ничего.
Теперь немного углубимся в дизайн.
Вы можете заметить, что при рисовании фигуры в PowerPoint, она может получится синей и с голубым контуром.Важно: сразу же убирайте эти контуры. Они только подчеркнут, что вы не в тренде и не хотели париться с оформлением презентации.
Напрашивается вопрос: теперь контуры вообще вышли из моды?
Ответ: нет, они просто мутировали в крупные рамки:).Вот какие контуры сейчас еще можно использовать:
А в остальном - да, контуры вышли из моды как когда-то белые парики.
8 Не используйте тени. Либо большие и размытые, либо никакие.
Тени, конечно, не вышли из моды, в отличие от контуров. Но они превратились в нечто эксклюзивное и дорогое. Как часы Patek Philippe. Вы либо покупаете оригинал, либо китайскую подделку и все понимают, что это китайская подделка.
Мораль сей истории такова: если вы умеете создавать трендовые тени - отлично! Если нет, то, пожалуйста, отмените их везде во вкладке "Формат ".
В PowerPoint бывают стандартно установлены тени (особенно в ранних версиях). И я могу вам сказать наверняка, что такие тени нужно убирать сразу из шаблона.Давайте рассмотрим примеры: Плохие тени из PowerPoint
Хорошая тень из Dribbble
Хорошая тень из PowerPoint
Прикрепляю вам даже настройки
, если вы все-таки хотите использовать тени. Но используйте эту силу с умом ☝и не накладывайте такую тень на все фигуры подряд, чтобы они не заполнили весь фон.
9 Как сделать таблицы и диаграммы красивыми? Убрать все лишнее.
Здесь на самом деле правила пересекаются, но я заметил, что у некоторых, когда дело доходит до таблиц и диаграмм, они как будто все забывают: о правиле цветов, контурах, тенях, рамках и тому подобное.
Впрочем, я вам уже описал все ошибки. Осталось их только не совершать. :)Давайте рассмотрим на практике:
Вот таблица курильщика:
В чем разница? Одна тяжелая и громоздкая, другая чистая и лаконичная.Обратите внимание:
⁃ Есть свободное пространство между границей ячейки и содержанием.
⁃ Конечно же нет контуров
⁃ Нет лишних теней
⁃ Некоторые поля вообще не закрашены
10 Слайд - это ваш холст. Будьте креативны. Представьте, что у вас в руке кисть.
Если бы презентации создавались в Paint, то слайды выглядели бы намного креативнее. Я говорю это к тому, что часто мы сами загоняем себя в шаблонные рамки PowerPoint, хотя там тоже можно создавать уникальные произведения искусства.Рассмотрим примеры слайдов, созданных в PowerPoint:
Желаю вам создавать только качественные презентации для ваших проектов!
Мы живем в удивительное время. Мир стремительно меняется, и к 2020 году цифровая вселенная вырастет в десятки раз. Станет еще больше разнообразного контента, воспринимать его нашему перегруженному мозгу будет все сложнее.
Чтобы справиться с таким наплывом информации, нужно учиться ее правильно структурировать и презентовать.
Как создать эффективную презентацию и каких ошибок избежать в процессе?
Правило 1. Вовлекайте с помощью контента
На одной из лекций меня спросили: «Александр, какой вы видите успешную презентацию?» . Я долго думал, искал аргументы, ведь успех в этом деле состоит из множества факторов.
Прежде всего — интересный, структурированный и удачно поданный контент.
Такой, чтобы во время презентации слушатель заглянул в телефон лишь с одной целью - фотографировать слайды, а не проверять ленту Facebook.
Чтобы у него горели глаза и появилось желание создавать.
Но как понять, готова ли аудитория, интересно ли ей, насколько она вовлечена?
Для начала нужно смириться с важным фактом: люди не ходят думать и напрягаться. И, скорее всего, им наплевать на вашу презентацию. Однако то, как вы презентуете и что они увидят, сможет изменить их мнение.
Дейв Паради — специалист по презентациям, провел на своем сайте исследование.
Он задал людям вопрос: что им не нравится в презентациях? На основе тысяч ответов людей он сформировал два важных замечания для любого спикера.
Правило 2. Не читайте текст со слайдов
69% респонедентов ответили, что терпеть не могут, когда спикер повторяет текст, размещенный на слайдах его презентации . Вы должны своими словами объяснять информацию на каждом из слайдов. В противном случае рискуете, что ваша аудитория просто уснет.
Правило 3. Не "мельчите" :)
48% людей не переносят слишком мелкий шрифт в презентации. Вы можете придумать гениальный текст для каждого слайда, но весь ваш креатив пойдет насмарку, если этот текст невозможно будет прочитать.
Правило 4. Шутите и будьте искренними
Уилл Стефан на TED-x умеет посмеяться над собой даже во время важных презентаций.
Посмотрите. Сделайте вывод. Улыбнитесь. Зал оценит вашу легкость в общении и простоту речи.
Правило 5. Используйте правильные шрифты
В 2012 году The New York Times проводил эксперимент под названием «Вы оптимист или пессимист?».
Его участники должны были прочесть отрывок из книги и ответить «да» или «нет» на несколько вопросов.
Цель эксперимента: определить, влияет ли шрифт на доверие читателя к тексту.
Участвовали сорок тысяч человек, которым показывали один и тот же абзац, набранный разными шрифтами: Comic Sans, Computer Modern, Georgia, Trebuchet, Baskerville, Helvetica.
Результат таков: текст, написанный шрифтами Comic Sans и Helvetica, не вызвал у читателей доверия, а вот шрифт Baskerville, наоборот, получил согласие и одобрение. По словам психологов, это связано с его формальным видом.
Правило 6. Визуализируйте
Все мы по-разному воспринимаем информацию. Говоришь человеку: сделай красивую презентацию. В своей голове рисуешь конкретный пример.
И даже не догадываешься, что в его мыслях красивая презентация выглядит совсем по-другому.
Поэтому лучше показать пять картинок, чем один раз объяснить все на словах.
Перед выступлением вам нужно подобрать четкие иллюстрации вашего ключевого послания. Не важно, что вы продаете - ланч-боксы, свои консультации или страхование жизни.
Покажите своей аудитории пять картинок
Вы
Ваш продукт
Преимущества вашего продукта
Счастливые покупатели
Показатели вашего успеха
Правило 7. Упрощайте
Большинство людей думает, что делать презентацию на белом фоне — скучно и непрофессионально. Они убеждены, что стоит изменить цвет — произойдёт «магия» и клиент сразу примет заказ. Но это заблуждение.
Мы стараемся «приукрасить» слайд большим количеством объектов, хотя можем объяснить его суть одним словом или картинкой.
Ваша цель заключается не в том, чтобы достичь уровня мастерства Рембрандта. Излишне детальный и проработанный рисунок только отвлекает аудиторию от идеи, которую вы намерены донести. (Дэн Роэм, автор книги «Визуальное мышление»)
Используя иллюстрации и минимум текста, мы помогаем донести наши мысли слушателям и захватываем их внимание.
Меньше — не значит скучнее. Дизайну однодолларовой банкноты более 150 лет, и из года в год она становится только лучше.
Ее постоянно визуально меняют, оставляя на купюре лишь самое важное. Сегодня банкнота прекрасна в своей простоте.
Правило 8. Репетируйте свое выступление
Если у вас нет времени на то, чтобы подготовить презентацию, почему клиент должен уделять ей время? Как вы выйдете в зал? Что скажете в первую очередь? На вашем ноутбуке будет десять процентов заряда, и где вы рассчитываете найти розетку? Прорепетируете ли вы несколько сценариев и свою речь?
Ответ на все вопросы один: к важным встречам и презентациям нужно готовиться. Недостаточно создать презентацию с крутым контентом и картинками, нужно уметь её подать. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.
Создание эффективной презентации — это не просто добавить в слайды крутой контент и картинки, это умение подать их. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.)
Представьте: приходит человек в зал и начинает метаться — то 1-й слайд, то 7-й, потом обратно к 3-му. Переживает, волнуется, забывает. Поймете ли вы что-нибудь? Не думаю.
Люди очень хорошо чувствуют других людей. Когда вы не готовы, не уверены — это видно на расстоянии. Поэтому мой совет: минимум три раза прорепетируйте свою презентацию перед зеркалом.
Встречают по обложке
Представьте, вы пришли на встречу, поразили всех классной презентацией, добавили в друзья на фейсбуке того, кому «продавали», а у вас на аватарке цветочек или череп.
Во-первых, это странно. Во-вторых, через две недели, когда вы напишете человеку в мессенджере, он не вспомнит вашего лица.
Откройте мессенджер. Если на аватарке увидите буквы или человека, который повернут к вам спиной, вспомните ли вы лицо собеседника без его имени?
Презентации преображают. Это не обязательно означает, что они меняют аудиторию. Такое тоже может произойти, но я сейчас говорю не об этом. Презентации преображают вас и ваши собственные идеи. Речь не о том, что с их помощью вы станете богатыми и знаменитыми. Речь о том, что вы станете другими, лучшими людьми. Вы станете более знающими, более понимающими, более искренними и более страстными. (Алексей Каптерев, эксперт по презентациям)
Какой бы классной ни была ваша презентация в PowerPoint, если у вас на аватарке будет картинка в плохом разрешении — про презентацию забудут.
Помните, что ваш профиль на фейсбуке продаёт в то время, пока вы спите. На него заходят, читают, ищут что-то интересное. Визуальное оформление вашей страницы очень важно.
Могу я попросить вас сделать одну вещь? Загрузите на фейсбук свою аватарку на белом фоне и сделайте обложку, на которой будет ваша фотография и краткое описание, чем вы занимаетесь.
Со временем вы поймете, что «встречают по обложке», и получите конкретный результат от коммуникации.
Презентация почтой: 5 лайфхаков
Презентация перед аудиторией существенно отличается о той, которую вам нужно отправить почтой.
На что я советую обратить внимание перед отправкой презентации клиенту:
Титульный слайд всегда продает. Ваша первая картинка должна быть провокационной, необычной. Смотря на нее, человек должен хотеть узнать больше.
Презентация – официальное, торжественное представление созданной компании, проекта, продукции, проводимое для СМИ, общественности или потенциальных потребителей.
Они отличаются от пресс-конференций более широким кругом приглашенных представителей общественности, большим акцентом на культурную программу, а главное - тематикой.
Пресс-конференции посвящены проблемным темам, а презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Их тема - какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.
Презентация сочетает в себе черты пресс-конференции и приема. Возможны ежегодные презентационные акции. Обычно собственно презентация длится 1,5-2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1-2 часа и предназначен для непосредственного общения между организаторами и аудиторией. Отличительной особенностью презентации является ее интерактивность.
Сценарный план презентации довольно стандартен:
Представление гостей и хозяев;
Демонстрация образцов продукции, видеоматериалов, фотоматериалов;
Краткое сообщение по теме презентации;
Ответы на возникшие вопросы;
Выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить);
Банкет, фуршет или прием;
Культурная программа.
Презентация проводиться по самым разным поводам:
1. открытие чего-нибудь
2. представление какого-нибудь альбома, буклета фирмы
3. презентация какого-нибудь события, связанного с какими-либо юбилеями, годовщинами
4. реконструкция
5. достижения
6. выход на новые рынки
7. слияние
Презентация может быть:
1) Театральная – зрелищная презентация, имеет широкое распространение среди коммерческих структур. Рассчитана на большие целевые аудитории
2) Презентация для бомонда – салонная презентация, которая устраивается для продвижения чего-то уникального
Презентация как форма делового общения дает возможность:
1. пригласить нужных вам политических и общественных деятелей того географического региона, в рамках которого вы осуществляете презентацию
2. вы можете пригласить предпринимателей, в которых вы заинтересованы или будете заинтересованы
3. вы имеете возможность пригласить представителей банковских кругов
4. спонсоров (как реальных, так и потенциальных)
В рамках презентации вы решаете задачу: укрепляете связи / устанавливаете новый уровень отношений или же устанавливаете новые деловые контакты. Поэтому вы должны самым тщательным образом подойти к формированию списка.
В этот случае действует «золотое правило» - лучше больше, чем меньше.
Организация презентации:
1) Предпроектная подготвка
Разработка концепции
Разработка стилевой основы презентации
Составление текстов и графиков
Утверждение дизайна
2) Технический этап
Создание фото- и видеофрагментов презентации
Подбор музыкального сопровождения
Монтаж презентации
Запись и тиражирование
Каждая презентация независимо от цели ограничена во времени и нельзя перед конкретной презентацией ставить слишком много целей. Презентация может быть успешной, сели она разжигает любопытство приглашенных или если она побуждает ваших гостей получить более подробную информацию о той вещи, которая презентуется. Гости не должны получить всю информацию, их нужно затравить, чтобы потом они подошли с дополнительными вопросами индивидуально.
Проведение презентации:
1) Проводится во второй половине дня
2) Официальная часть – выступает один из руководителей фирмы
3) Координатор презентации ведет весь процесс
4) После выступления предлагается задать вопросы
5) В процессе презентации должно быть предоставлено слово гостям
6) Вторая часть презентации может проходить в другом помещении, где запланировано свободное общение между учатсниками
Сообразно этим целям каждое вступительное слово на презентации должно состоять из трех частей:
1.приветствие (благодарность за отклик, приход, можно благодарность персонифицировать)
2.представление тех, кто будет вести презентацию (это не обязательно должен быть руководитель, это может быть специальный профессионал)
3.сообщение о целях, о назначении презентации (что мы будем показывать, о чем будем рассказывать)
Помимо вступительного слова всякая презентация должна иметь и заключительное резюме, которое становиться подведением итогов презентации.
В заключительном слове вы должны иметь 3 составляющих:
1. кратко резюмировать важнейшие факты и аргументы
2. вы должны выразить благодарность за то, что они не ушли и активно участвовали в презентации, за то внимание, которое они уделили
3. вы должны предложить гостям задать какие-то вопросы
Презентация не должна длиться слишком долго ибо это не понравиться гостям и они могут уйти, воспользовавшись перерывами. Рекомендуется в зависимости от проблем:
1. Презентацию нужно сопровождать показом слайдов, видео-сюжетов, прослушиванием аудиозаписи, сменой выступающих.
Во время презентации принято вручать всем участникам презентации различного рода сувениры официального порядка (значки, зажигалки, ручки, блокноты с вашим логотипом).
Центральное место в технике эффективных персональных продаж занимает презентация. Именно в этот ответственный момент продавец имеет возможность непосредственно представить свой продукт потенциальному клиенту. От того, насколько правильно он организует презентацию и покажет преимущества товара, зависит успех предстоящей сделки.
Презентация - это представление продавцом основных свойств и преимуществ товара потенциальному покупателю с целью совершения сделки купли-продажи.
Структура презентации - это составные части работы продавца по представлению товара. Вам необходимо придерживаться указанной последовательности и помнить об одном из главных принципов взаимоотношений с клиентом - AIDA: А - внимание, I - интерес, D - желание и А - действие.
Структура презентации: o вступление, или BANG - привлеките внимание к своему выступлению, заставьте участников поднять головы, задержать дыхание, перестать говорить друг с другом или думать о чем-то постороннем;
- o вводная часть (вызовите интерес) - познакомьте участников с целью презентации, планом ее проведения и режимом работы, заинтересуйте их предстоящей совместной работой;
- o основная часть (добейтесь желания)- расскажите о свойствах и преимуществах вашего продукта по сравнению с конкурентными торговыми марками. Убедите клиента выбрать именно ваш товар, приведя веские доводы. Вызовите желание у клиента сотрудничать с вами;
- o заключение (начните действие) - сделайте конкретное предложение о сотрудничестве, добейтесь согласия клиента и закройте сделку.
Продавцу для проведения успешной презентации необходимы:
- o отличная подготовка;
- o вступление по принципу BANG;
- o правильное использование техники продажи преимуществ;
- o использование различных приемов во время презентации;
- o профессиональное преодоление возражений;
- o проявление личного энтузиазма.
Отличная подготовка
Необходимо ясно понимать, что предварительная подготовка составляет 50% успеха презентации. В течение небольшого количества времени, отведенного для представления продукта (обычно это от 10 до 40 минут), как правило, нет возможности импровизировать, быстро находить ответы на неожиданные вопросы клиента или достойно разрешать непредвиденные ситуации.
Можно привести такой пример: предположим, что спортсменам предстоит выступление на чемпионате мира. К этим выступлениям каждый старается подготовиться наилучшим образом, потому что понимает особенность этих соревнований. От того, насколько профессионально и качественно прошла подготовка к решающим выступлениям, были ли проведены все необходимые тренировки, достигнута ли нужная спортивная форма и имеет ли спортсмен настрой на победу, будет зависеть успех. То есть чем больше и качественнее подготовка, тем выше будут призовые места.
Так и продавец при проведении презентации и общении с клиентом должен заранее подготовиться таким образом, чтобы значительно увеличить свои шансы на достижение результата. Потому что победа, где бы она ни была достигнута, на стадионе или в офисе, на 80% состоит из сил, времени и средств, затраченных при подготовке к ней.
Во время подготовки к презентации вам предстоит ответить на следующие вопросы:
- - В какое время и каком месте проводится презентация?
- - Соответствует ли помещение предстоящей встрече с клиентом?
- - Сколько выделяется времени непосредственно на выступление?
- - Есть ли возможность использовать технические средства? Какие именно?
- - Кто участвует в презентации, их должности и уровень подготовки?
- - Где я могу получить информацию об участниках презентации?
- - Как я должен быть одет?
- - Какие инструменты продаж и презентации я могу использовать?
- - Есть ли возможность предоставить образцы товара?
- - Как постараться вовлечь клиента в процесс презентации? Заинтересовать его?
- - Какова структура презентации (вступление, вводная часть, основная часть, заключение)?
- - Какое интересное вступление может быть использовано?
- - Какие основные преимущества товара я буду использовать в ходе презентации? В чем их отличие от конкурентных торговых марок?
- - Как правильно составить основную часть?
- - Какие графики и цифры мне лучше использовать? Будут ли они выглядеть убедительно и дополнять смысл сказанного?
- - Какие возражения могут возникнуть у моих собеседников? Как мне их преодолеть наилучшим образом?
- - Как я должен завершить свое выступление?
- - Как побудить клиента к покупке?
Ответы на эти вопросы и будут являться подготовкой вашей презентации. Рекомендуется при проведении подготовительной работы сделать не только слайды, но и тезисы выступления. Они помогут освежить всю информацию перед выступлением, не упустить самые важные моменты презентации.
- 1) помещение должно быть чистым, оборудованным для встречи и имеющим систему вентиляции. Также необходимо предусмотреть возможность хранения вещей и верхней одежды. Если встреча предполагает быть долгой, неплохо иметь минеральную воду, сок или кофе;
- 2) одежда участников не должна мешать и отвлекать от главного процесса по представлению продукта;
- 3) техническое оборудование- в зависимости от целей презентации, круга ее участников и времени проведения можно использовать обычную бумагу А4, АЗ, компьютер, оверхэд, флипчарт, печатный материал, видеомагнитофон и др.;
- 4) слайды должны быть простыми, ясными и понятными. В них следует размещать только основную информацию. Если на слайде находится более трех печатных предложений, он будет трудно восприниматься зрителями;
- 5) графики должны быть простые и понятные, подчеркивающие вашу основную мысль. Слова и цифры лучше располагать горизонтально;
- 6) флипчарт - необходимо иметь достаточный запас чистых листов и фломастеры разных цветов. Писать нужно без ошибок, крупными буквами, сохраняя пространство между словами. Использованные листы сразу же переворачивать, не отвлекая внимания участников;
- 7) принципы вашего поведения: будьте спокойны, расслабьтесь; не держите руки в карманах или скрещенными на груди; пользуйтесь указкой; не читайте с экрана - это выглядит непрофессионально; не торопитесь; внятно проговаривайте все слова; делайте паузы; смотрите людям в глаза; после окончания презентации уберите все материалы, выключите аппаратуру; вы устраните все факторы, которые могут отвлечь клиента от принятия решения о покупке.
Если клиент снова заинтересовался чем-либо, обязательно вернитесь к этому вопросу и помните, что это может быть сигнал о готовности к сделке. Используйте его! Завершайте продажу конкретным предложением.