ОТПУСКА РАБОТНИКОВ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

Среди индивидуальных предпринимателей нередко бытует мнение о том, что они не обязаны предоставлять отпуска своим работникам. Эта точка зрения в корне неверна, причем она способна привести предпринимателя к трудовому спору с работником, разрешать который будут арбитры. При этом с уверенностью можно сказать, что суд примет решение не в пользу бизнесмена. Об отпусках работников индивидуальных предпринимателей и пойдет речь в настоящем материале.

Порядок такой регистрации определен Федеральным законом от 08.08.2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (далее - Закон N 129-ФЗ).
Функции по государственной регистрации индивидуальных предпринимателей осуществляет Федеральная налоговая служба в соответствии с Административным регламентом , утвержденным Приказом Минфина России от 30.09.2016 г. N 169н "Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств" (далее - Регламент).
В соответствии с пунктом 2 статьи 11 Закона N 129-ФЗ моментом государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (далее - ЕГРИП). На это указывает и пункт 91 Регламента.

Тоже люди и хотят отдыхать, хотя бы иногда. Но если с отпуском наемного работника все понятно: ему положено 28 оплачиваемых дней в году, а периоды отсутствия на работе должны быть согласованы с работодателем, то есть ли право на отпуск у ИП? Кто оплатит ему отпускные, где нужно зафиксировать свое отсутствие на работе? А главное, как отразится отпуск на налогах и ? Ответы, традиционно, ищем в законодательстве и разъяснения компетентных органов.

Что случилось?

Настала самая горячая пора в году — лето. Всем хочется не работать, а поехать на море или хотя бы на дачу. Полежать у воды, погулять вечерами, почитать книги и посмотреть любимые фильмы. Такие же человеческие желания есть и у тех граждан, которые занимаются бизнесом самостоятельно и зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей. Казалось бы, ИП сам себе хозяин и волен устаналивать самостоятельно режим труда и отдыха, а значит, и в отпуск может уйти в любой момент. Но на деле все обстоит не так. Права на отпуск у индивидуального предпринимателя, как ни странно, попросту нет.

Отдых и отпуск у ИП — не одно и то же

Право на отпуск, в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ , есть только у лиц, которые работают по трудовому договору. ИП сам хозяин своего бизнеса, а значит, и уйти в отпуск не может, в полном смысле этого слова. Он не может начислить себе отпускные, а также не может делегировать свои полномочия личным распоряжением. Но право на отдых, гарантированное Конституцией РФ , отнять у предпринимателя все же никто не может.

Итак, издавать приказов не нужно, начислять отпускных тоже, оформлять отсутствие также не обязательно. Но ведь нельзя же просто взять и уехать отдыхать? Конечно нет! Для начала нужно позаботиться о том, чтобы с бизнесом было все в порядке.

Делегируем полномочия на время отдыха

Если предприниматель работает не один или в сфере, где его кто-то может заменить на время отсутствия, то закон это не запрещает. Даже если нет наемных работников. В этом случае на время отсутствия ИП на работе вести его дела может супруга (супруг) или родственник. Для этого недостаточно просто передоверить ему дела и отдать ключи от офиса. Нужно обязательно написать доверенность на представление интересов ИП в различных инстанциях и заверить ее нотариально. В этом случае представитель становится законным и может не просто управлять делами, но и подписывать документы и даже сдавать отчеты в ФНС и другие надзорные органы. Чтобы к доверенности не было вопросов, желательно перечислить в ней все, что доверят ИП своему представителю, в том числе и указать перечень документов, которые тот сможет подписывать.

Налоги и страховые взносы

Если бизнес продолжит работать и во время отсутствия самого предпринимателя, то и вопросов нет о том, как быть с налогами и страховыми взносами за время отпуска. Но если ИП работает один и на время отпуска полностью приостанавливает свою деятельность? В плане уплаты фиксированных страховых взносов нет никаких поблажек. Они должны быть оплачены за весь год, независимо от отпусков и даже больничных ИП. Единственной уважительной причиной с точки зрения Налогового кодекса РФ является декрет и отпуск по уходу за ребенком, но речь сейчас не об этом.

А вот начисление и оплата налогов целиком в этом случае зависят от выбранной системы налогообложения. Например, если предприниматель применяет УСН или общий режим (ОСН), то сумма налога, которую он должен перечислить в бюджет, зависит от его фактического дохода. Если ничего не заработал, то и платить ничего не надо. Другое дело льготные системы налогообложения с фиксированной суммой налога к уплате: единый налог на вмененный доход (ЕНВД) и патентная система налогообложения (ПСН). В этом случае сумма налога не зависит от того, заработал что-то ИП ли нет, поэтому за время отпуска налог также придется платить.

Отпускные

Понятия отпускных для ИП, как мы уже выяснили, законодательством не предсмотрено. Однако предусмотрено право предпринимателя распоряжаться всеми средствами, которые остались после уплаты налогов и других обязательных платежей, по своему усмотрению. Ведь зарплату ИП также не получает. Он просто переводит средства со счета ИП на свой личный счет и тратит их на свое усмотрение. Именно так и нужно поступить перед отъездом в отпуск.

Но важно помнить, что если существует пластиковая карта, привязанная к счету ИП, не нужно расплачиваться с ее помощью за личные покупки или билеты, в том числе на отдыхе. Хотя напрямую такого запрета нет, это может вызвать ненужные вопросы со стороны налоговой инспекции. Лучше всего заранее позаботиться о переводе средств на личный счет или банковскую карту.

Нормами Налогового кодекса РБ установлено, что предприниматели могут временно (не более 30 календарных дней в году) не осуществлять деятельность, то есть уходить в отпуск. При этом в отпуск можно уйти в любой период времени по своему усмотрению.

Уходя в отпуск индивидуальным предпринимателям не стоит забывать, что у них есть обязанности по предоставлению налоговых деклараций (расчетов) и уплате налогов.

Учитывая специфику исчисления единого налога с индивидуальных предпринимателей, обязанность по уведомлению налоговых органов об уходе в отпуск возложена только на данную категорию плательщиков.

Порядок уведомления налогового органа зависит от периода, на который индивидуальный предприниматель планирует уйти в отпуск.

Так, например, если индивидуальный предприниматель спланировал свой отпуск с первого числа месяца и на целый месяц, то ему не нужно представлять в налоговый орган налоговую декларацию по единому налогу и производить уплату единого налога. При этом не требуется письменно либо устно уведомлять налоговый орган о своем решении уйти в отпуск. Исключением будет являться случай, когда валовая выручка индивидуального предпринимателя, представляющего налоговые декларации по единому налогу ежемесячно, за второй месяц, предшествующий месяцу ухода в отпуск, превысила 40-кратный размер единого налога, уплаченного за этот месяц.

Если отпуск запланирован на несколько дней и предприниматель знает конкретную дату начала своего отпуска и его продолжительность, то следует поступить таким образом. Во-первых, не позднее первого числа месяца представить налоговую декларацию по единому налогу, в которой исчислить единый налог с применением коэффициента, учитывающего фактический период осуществления деятельности. Во-вторых, приложить к представленной налоговой декларации по единому налогу заявление о временном неосуществлении деятельности, которое оформляется в произвольной форме. В-третьих, уплатить в установленный законодательством срок исчисленную сумму единого налога.

Индивидуальные предприниматели вправе иметь и так называемые переходящие отпуска. Если отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом, то за месяцы, в которых начинается и оканчивается отпуск, необходимо представить в установленный законодательством срок налоговую декларацию по единому налогу, в которой исчислить единый налог с применением коэффициента, учитывающего фактический период осуществления деятельности. Приложить к представленной налоговой декларации по единому налогу заявление о временном неосуществлении деятельности и уплатить в установленный законодательством срок исчисленную сумму единого налога.

В отпуск может уйти не только сам предприниматель, но и наемный работник. Порядок ухода в отпуск регулируется нормами Трудового кодекса РБ. При этом следует понимать, что уход наемного работника в отпуск должен повлечь за собой прекращение работы торгового либо обслуживающего объекта, объекта общественного питания. Только в таких случаях индивидуальный предприниматель может претендовать на особый порядок исчисления единого налога. При уходе наемного работника в отпуск порядок действий такой же, как если бы предприниматель сам уходил в отпуск. При этом следует помнить, что в заявлении о временном неосуществлении деятельности указывается период временного неосуществления деятельности не индивидуального предпринимателя, а торгового объекта, объекта общественного питания, обслуживающего объекта.

А вот что касается ухода в отпуск индивидуальных предпринимателей – плательщиков подоходного налога и налога при упрощенной системе налогообложения, для такой категории плательщиков никаких особенностей не предусмотрено. Тем, кто планирует свой отпуск на июль, необходимо помнить, что это время предоставления налоговых деклараций (расчетов) и уплаты налогов. И в случае отъезда следует позаботиться об этом заранее, но не ранее 1 июля.

По материалам, предоставленным Ольгой МИСИЛЮК, главным государственным налоговым инспектором управления информационно-разъяснительной работы инспекции МНС по Брестской области

Здравствуйте.

В соответствии с положениями статьи 107 ТК РФ отпуск является одним из видов времени отдыха сотрудника. Правовые основы отпуска регулируются положениями главы 19 ТК РФ. В соответствии с положениями статей 114 и 115 ТК РФ отпуск предоставляется работнику один раз в календарный год с сохранением должности и среднего заработка. Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней.
При этом трудовое законодательство не запрещает работодателю устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для своих сотрудников.
В соответствии с положениями статьи 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Согласно положениям статьи 126 ТК РФ предоставление отпуска может быть заменено денежной компенсацией. Однако компенсироваться может только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Нормами данной статьи установлены случаи, в которых компенсация запрещена. К таким случаям относится компенсация основного оплачиваемого ежегодного отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на вредных производствах, или на работах с вредными (опасными) условиями труда. Исключение составляет денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении данной категории сотрудников.
Обратите внимание, что несоблюдение трудового законодательства при предоставлении отпусков своим сотрудникам налогоплательщик рискует потерять право на признание понесенных расходов в налоговом учете.
Приведем пример, допустим, индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенный налоговый режим в соответствии с положениями главы 26.2 НК РФ выплачивает денежную компенсацию своим сотрудникам за непредоставленный отпуск в 2008 году. На основании положений статьи 346.16 НК РФ он признает суммы денежной компенсации в составе расходов по единому налогу в связи с применением упрощенной системы налогообложения. В данной ситуации действия налогоплательщика будут неправомерными, поскольку он нарушил трудовое законодательство, не предоставив своим сотрудникам основной ежегодный оплачиваемых отпуск, а денежная компенсация возможна лишь в части, превышающей 28 календарных дней основного отпуска, за исключением случаев увольнения сотрудника.
Индивидуальные предприниматели - плательщики единого налога, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ могут учесть расходы на отпуск в составе расходов на оплату труда.
Расходы налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложению, отражаются в налоговом учете на основании первичных учетных документов. Формы первичных учетных документов, на основании которых упрощенец будет признавать расходы на отпуска у себя в учете, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Непосредственный порядок определения величины отпускных закреплен в статье 139 ТК РФ. В соответствии с данной статьей размер отпускных определяется как произведение количества дней отпуска на средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, который исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
В соответствии с положениями пункта 2 статьи 346.16 НК РФ расходы на оплату труда в рамках упрощенной системы налогообложения учитываются в порядке, предусмотренном статьей 255 НК РФ.
Так, на основании подпунктов 7 и 8 статьи 255 НК РФ в состав расходов упрощенца могут быть включены расходы на выплату отпусков, в том числе расходы по проезду сотрудника до места использования отпуска и обратно вместе с иждивенцем, а также расходы организации или индивидуального предпринимателя в виде компенсации за неиспользованный отпуск.
Данные расходы упрощенца учитываются по факту оплаты при условии признания их обоснованными и документально подтвержденными в соответствии с требованиями статьи 252 НК РФ. Данный факт следует из положений статьи 346.17 НК РФ, которая указывает на то, что плательщики единого налога используют в целях налогового учета кассовый метод признания доходов и расходов.
Положениями главы 26.2 НК РФ для плательщиков единого налога в связи с применением упрощенной системы налогообложения не предусмотрено формирования резерва на выплату отпусков, как это разрешено в положениях главы 25 НК РФ.
Обратите внимание, в отношении сумм отпускных, выплачиваемых своим сотрудникам, организация или индивидуальный предприниматель, применяющие упрощенную систему налогообложения, признаются налоговыми агентами по налогу на доходы физических лиц (далее - НДФЛ).
Данный факт прямо следует из положения пункта 5 статьи 346.11 НК РФ, а также из нормы пункта 1 статьи 226 НК РФ. На налоговых агентов возлагаются обязанности по исчислению, удержанию и перечислению сумм налога в бюджет.
В соответствии с положениями статьи 226 НК РФ сумма НДФЛ, исчисленная налоговым агентом - упрощенцев с отпускных подлежит перечислению в бюджет:
-не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода физическому лицу;
-не позднее дня перечисления сумм дохода физического лица со счета организации иди индивидуального предпринимателя на счет сотрудника.
При этом обратите внимание, что организации или индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенный налоговый режим и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы минус расходы при расчете налоговой базы должны учитывать всю суммы отпускных, выплачиваемых сотрудникам, то есть с учетом сумм НДФЛ. Отдельно в состав расходов плательщика единого налога в связи с применением упрощенной системы налогообложения суммы НДФЛ, уплаченные за своих работников, в состав расходов в целях исчисления налоговой базы не включаются. Данной точки зрения придерживается и Минфин Российской Федерации в Письме от 12.07.2007 г. N 03-11-04/2/176. Такая ситуация существует и в отношении заработной платы.
Интересен вопрос учета расходов на отпуска, если организация или индивидуальный предприниматель совмещают упрощенную систему налогообложения с системой ЕНВД. В данном случае следует руководствоваться положениями пункта 8 статьи 346.18 НК РФ, в котором говорится, что при совмещении указанных специальных налоговых режимов в случае невозможности разделения понесенных расходов их распределение осуществляется пропорционально долям доходов в общем объеме доходов, полученных при применении указанных специальных налоговых режимов.
Обратите внимание, что на основании положений Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2 НК РФ, вправе не вести бухгалтерский учет и представлять бухгалтерскую отчетность. Однако данное право распространяется не на всех плательщиков единого налога. В случае совмещения упрощенной системы налогообложения с системой ЕНВД налогоплательщик обязан вести раздельный учет, а также вести бухгалтерский учет и представлять бухгалтерскую отчетность в налоговый орган.
Обратите внимание, что на индивидуальных предпринимателей (плательщиков единого налога в связи с применением упрощенной системы налогообложения) не распространяется требование ведения бухгалтерского учета.
О том, что расходы при совмещении нескольких специальных налоговых режимов подлежат распределению, прямо говорится в налоговом законодательстве, однако каков порядок такого распределения, законодатель умалчивает.
По этому поводу финансовое ведомство в Письме от 28.05.2007 г. N 03-11-05/117 и в Письме от 28.04.2010 г. N 03-11-11/121 указывало на то, что расходы, которые нельзя однозначно отнести к одному и другому специальному налоговому режиму, подлежат распределению по окончании отчетного периода нарастающим итогом с начала года. Вместе с тем, существуют Письма, в которых Минфин Российской Федерации указывает на то, что данные расходы должны распределяться каждый месяц. В частности, об этом говорится в Письме Минфина Российской Федерации от 20.11.2007 г. N 03-11-04/2/279.
В соответствии с положениями главы 26.2 НК РФ организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенный налоговый режим, обязаны платить страховые взносы за себя и своих сотрудников в соответствии с положениями Федерального закона Российской Федерации от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Федеральный закон N 212-ФЗ). Суммы отпускных при этом не являются исключением. Если работодатель предоставляет сотрудникам дополнительный отпуск, оплачиваемый за счет собственных средств, то суммы таких отпускных облагаются страховыми взносами в соответствии с положениями этого закона.

Согласно статье 114 ТК РФ всем сотрудникам предпринимателя, работающим по трудовым договорам, в отличие от трудящихся по гражданско-правовым договорам положен ежегодный оплачиваемый отпуск. В первый год своей работы сотрудники могут уйти в отпуск после того, как отработают не менее шести месяцев. Исключение составляют:

Беременные женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

Работники, которым нет 18 лет либо которые усыновили ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

Совместители, но при условии, что они одновременно берут отпуск по основному месту работы;

Другие категории работников в случаях, предусмотренных законодательством. Например, работодатель должен предоставить отпуск работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

За второй и последующие годы работы отпуск предоставляется работнику в любое время рабочего года согласно утвержденному графику отпусков.

Заметим, что для каждого сотрудника рабочий год свой. Его отсчет начинается со дня поступления на работу, поэтому он может не совпадать с календарным годом. Кроме того, следует помнить, что срок исчисления рабочего года напрямую зависит от стажа, дающего право на ежегодный отпуск. Так, согласно статье 121 ТК РФ в этот стаж не входит:

Период отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы по статье 76 ТК РФ;

Время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

По общему правилу продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней, а для отдельных категорий ТК РФ предусматривает исключение. Так, работникам моложе 18 лет положен отпуск 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам и сотрудникам пенсионного возраста - 30 календарных дней (ст. 13 Федерального закона от 02.08.95 № 122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов»).

Обратите внимание: нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

При составлении графика отпусков нужно иметь в виду, что ежегодный отпуск по соглашению сотрудника и работодателя может быть разделен на части. При этом одна из таких частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кроме того, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок. В частности, сделать это можно в случаях болезни работника, исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, своевременной невыплаты работнику отпускных или извещения его о начале отпуска позднее чем за две недели до его начала. Срок продления или переноса отпуска обязательно должен быть согласован с работодателем.

Основанием для предоставления сотруднику отпуска является его заявление в произвольной форме и приказ (распоряжение) по форме № Т-6. Заметим, что если в отпуск идет сразу несколько сотрудников, то ИП составляет приказ (распоряжение) по форме № Т-6а. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Выплатить работнику отпускные необходимо не позднее чем за три дня до начала ежегодного отпуска (ст. 136 ТК РФ).

А теперь перейдем непосредственно к правилам расчета суммы отпускных.

Шаг 1. Определяем фактически отработанное время

Согласно статье 139 ТК РФ при расчете отпускных учитывается только фактически отработанное сотрудником время за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду отпуска.

Так, на основании пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение), к неотработанному времени относятся периоды, когда:

За работником сохранялся средний заработок (за исключением перерывов для кормления ребенка). Например, в расчетный период не входит время нахождения работника в очередном оплачиваемом отпуске;

Работник находился на больничном или в декретном отпуске;

Происходил простой по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

Сотрудник не работал по причине забастовки, в которой он не участвовал;

Предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

Работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в случаях, предусмотренных законодательством.

Шаг 2. Исчисляем фактический заработок

В фактический заработок сотрудника за расчетный период включаются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда , независимо от источников выплаты. К таким выплатам, в частности, относится зарплата, премии и вознаграждения, разные надбавки и доплаты.

Социальные и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (например, материальная помощь, компенсация расходов на проезд, обучение, лечение и др.), в расчет не входят.

Заметим, что суммы для расчета также берутся за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (п. 4 Положения).

Шаг 3. Определяем средний дневной заработок

Для определения среднего дневного заработка сумму фактического заработка, выплаченного работнику за 12 календарных месяцев, нужно разделить на 12 и 29,4. Данный порядок следует применять в случае, когда расчетный период отработан полностью (не было отпусков, больничных и т. д.), что на практике случается редко.

Если сотрудник отработал меньше, чем 365 (366) дней, то средний дневной заработок определяется по формуле:

СДЗ = ФЗ: (29,4 × М + КД),

Где СДЗ – средний дневной заработок;

ФЗ – фактический заработок за расчетный период;

29,4 – среднемесячное число календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев;

КД – количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью.

Если в расчетный период сотрудник не работал, ему не производилось каких-либо выплат, то отпускные исчисляются исходя из зарплаты, начисленной за предшествующий расчетный период. Если в предыдущем периоде сотрудник также не выходил на работу или не было выплат, то средний заработок рассчитывается исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в месяце ухода в отпуск.

Если же и в месяце предоставления отпуска сотрудник не работал и не получал зарплату, средний заработок рассчитывается исходя из тарифной ставки или должностного оклада (п. 6–8 Положения).