ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

Инструкция по работе с онлайн кассой начинающему кассиру. Пошаговая инструкция поможет быстро и главное без ошибок освоить работу на кассовом аппарате.

Если Вы только начинаете работать с онлайн кассой, это материал будет Вам полезно изучить. Кратко рассказываем об основных операциях и сопутствующих им кассовых документах. Выбрать подходящий кассовый аппарат Вы можете .

Также достаньте из комплекта поставки кассового аппарат инструкцию или скачайте ее на соответствующей странице с онлайн кассой.

Перед началом работы кассир должен заранее проверить;

• Ключи от кассы и денежного ящика
• Чековую ленту
• Деньги для выдачи сдачи покупателям.

Начало работы с онлайн кассой. Открытие смены

Касса работает по т.н. «сменам» длительностью не более 24 часов. Открытие/закрытие смены, хоть и фискальные документы, но с переходом на онлайн кассы эти документы не очень интересуют вашего налогового инспектора, зато очень полезны Вам для контроля работы.

Начиная работу кассиру нужно открыть смену, на что касса сформирует отчет об открытии смены. Большинство касс делает его автоматически при закрытой смене и попытке сделать какой-либо другой документ, например, оформить продажу.

Внесение наличных

Считается, что при открытии новой кассовой смены наличных денег в кассе нет. Что бы не обидеть первого же клиента, пришедшего с 5000 руб. купить бутылочку минералки кассиру нужно выдать т.н. «размен» — мелкие деньги для выдачи сдачи первым покупателям.

Касса контролирует остаток наличных денег. И это не фискальная операция ВНЕСЕНИЕ [наличных] Даете кассиру 4950 руб на размен и сделайте операцию ВНЕСЕНИЕ на эту сумму.

Приход | Продажи

Каждое поступление денег за проданные товары/услуги должно оформляться кассовым чеком ПРИХОД. Наличные, электронные средства платежа, предоплата, продажа в кредит, зачет аванса, а с недавнего времени и безналичные через банк [закон принят, но пока действует отсрочка до 2019 года].

У нас сегодня простой пример, розничная точка и 100% оплата за товар сразу при получении.

Делаем чек ПРИХОД (он же ПРОДАЖА). Это основной фискальный документ.

Способ расчета у нас в этом случае будет ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ.

Способ оплаты: НАЛИЧНЫМИ, или ЭЛЕКТРОННЫМИ, если клиент рассчитался картой.

Каждый кассовый чек должен содержать:

• Наименование документа
• Признак расчета
• Сумму расчета (БСО)
• Наименование предмета расчета
• Ставку НДС
• Применяемую систему налогообложения
• Наименование пользователя
• ФИО кассира
• Номер смены
• Номер чека за смену
• Дату и время
• Фискальный признак документа
• Адрес расчетов
• ИНН пользователя;
• Регистрационный номер онлайн кассы
• Номер фискального накопителя
• Номер фискального документа

Изъятие наличных

Если Вам вдруг станет нужно, не дожидаясь окончания кассовой смены, изъять наличные из кассы на собственные нужды, делайте операцию ВЫЕМКА [наличных].

Это не фискальная операция, она уменьшает остаток наличных денег в кассе. Разумеется, что изымаемая сумма должна в момент проведения этой операции быть в кассе. Нельзя изъять 20 т.р., если в кассе всего 10.

Возврат прихода

Иногда покупатели возвращаются. Хорошо, когда они возвращаются ещё что-то купить, но бывает, что они возвращаются что-то вернуть.

Это оформляется чеком ВОЗВРАТ ПРИХОДА (покупки). У такого чека тоже есть признак способа расчета. Сегодня это ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, вы сразу возвращаете клиенту деньги за товар.

Способ оплаты зависит от того, как клиент рассчитывался при покупке. Ну это что бы Вам не платить комиссию банку за это продажу/возврат.

Чек коррекции. Как правильно его сделать кассиру?

Человеку свойственно ошибаться. А наемным кассирам-продавцам это очень хорошо свойственно. И Вы с этим будете часто сталкиваться, особенно, если банковский терминал эквайринга не подключен к кассе.

Например, изучая документы из банка за прошедший месяц Вы увидите, что сумма в выписке не соответствует сумме по кассе. Причина банальна: кассир провел карту по эквайрингу, а на кассе оформил продажу за наличные или наоборот.

В такой ситуации сначала оформляем возврат неправильного прихода, того, что на самом деле был ЭЛЕКТРОННО, а кассир оформил как НАЛИЧНЫЕ.

Возврат в этом случае делаем НАЛИЧНЫЕ. А потом делаем ЧЕК КОРРЕКЦИИ ПРИХОД на эту же сумму, признак оплаты ЭЛЕКТРОННО. Это такой специальный фискальный документ, для урегулирования расхождений.

Основные ошибки кассира при работе с кассой:

• Путаница между наличной и безналичной оплатой;
• Некорректная сумма в чеке;
• Открытие смены на онлайн кассе с неверной датой.

Такие же чеки коррекции делаются, если Вы обнаружите, что «забыли» оформить какие-то продажи. Иногда может прилететь предписание из ФНС сделать такой чек, если по результатам проверки выяснится что-то нехорошее.

Как сделать отчет без гашения (x-отчет)

Так же известный как X-отчет. Это не фискальный документ, его можно сформировать в любой момент между открытием и закрытием смены. Он показывает промежуточные итоги кассовой смены. Продажи и возвраты в разрезе видов оплаты, внесения и выемки денег, остаток наличными.

Еще там есть такой важный показать — количество не переданных (накопленных) фискальных документов. В идеале он должен быть нулевым, что означает, что все фискальные документы успешно отправлены оператору фискальных данных. Если там больше нуля — какие-то проблемы с передачей данных.

Рекомендуется делать этот отчет перед гашением и сверять показатели с терминалом эквайринга. Как вы понимаете, продажи ЭЛЕКТРОННЫМИ за смену должны быть равны сумме прихода за смену на терминале эквайринга. Если не совпадает, значит кто-то накосячил, надо бы исправить ДО закрытия смены.

Отчет без гашения (x-отчет) на ККМ «Элвес-Микро-К»

Снятие Х-отчета (промежуточный итог) на онлайн кассе Меркурий 115К

Закрытие смены на онлайн кассе

И последний фискальный документ на сегодня — отчет о закрытии кассовой смены, он же отчет с гашением, он же Z-отчет.

В отчете о закрытии смены содержится следующая информация:

• Полная информация о смене (адрес, ФИО кассира и т.д.);
• Количество напечатанных чеков;
• Количество чеков не ушедших в ОФД;
• Полная выручка;
• Сумма выполненных возвратов;
• Информация и способе оплаты (наличный или безналичный расчет).

Это фискальный документ, он содержит в себе всю ту же информацию, что и X-отчет без гашения.

Большинство касс по-умолчанию настроено таким образом, что со снятием Z-отчета производится полная выемка наличных и дополнительной операции изъятия оформлять не нужно.

Отчет о закрытии смены

Как работать с онлайн кассой(видеоинструкция)

Инструкция кассира по работе онлайн кассы Эвотор 5 Смарт терминал

Инструкция кассира по работе на кассовом аппарате Меркурий 185Ф

Инструкция кассира по работе на онлайн кассе Меркурий 115Ф

В данной подробной инструкции кассира подробно рассмотрены следующие моменты при работе с онлайн кассой.

• установка чековой ленты
• открытие смены
• пробитие чеков
• пробитие чеков со сдачей
• умножение цены на количество товара
• работа с базой товаров
• корректировка ошибки (аннуляция)
• оформление возврата
• безналичные чеки
• отправка чека СМСкой клиенту
• закрытие смены (снятие отчетов ФН)

При работе с онлайн кассой категорически запрещено:

• Хранить в кассе личные денежные средства и ценности;
• Оставлять незапертым денежный ящик в свое отсутствие;
• Уничтожать денежные средства содержащими признаки подделки;
• Работать без контрольно-кассовой ленты;
• Редактировать кассовые программы и программные системы учета.

Кассовые аппараты используются для записи сумм платежей и для обработки денежных средств в течение рабочего дня. Существует множество видов кассовых аппаратов, включая электронные кассовые аппараты, расчетные кассы iPad и другие кассовые аппараты на основе компьютеров. Хотя каждый кассовый аппарат и имеет ряд особенностей, все они схожи в эксплуатации.

Шаги

Часть 1

Установка вашего кассового аппарата

Установите свой кассовый аппарат и подключите его. Поставьте аппарат на прочную, ровную поверхность. В идеале, лучше всего подойдет рабочая поверхность с местом для покупателей, где можно разместить товары. Подключите кассовый аппарат прямо к розетке (не используйте удлинитель).

Вставьте батарейки. Они обеспечивают резервную память кассового аппарата на случай сбоя электропитания, причем батарейки нужно вставлять перед программированием любых функций аппарата. Снимите крышку отсека для чековой бумаги и найдите отсек для батареек. Для того чтобы отвинтить крышку, вам может понадобиться маленькая отвертка. Установите батарейки в соответствии с указаниями на аппарате. Установите крышку отсека для батареек обратно.

• Иногда отсеки для батареек располагаются под отсеком для рулона бумаги.
• Меняйте батарейки раз в год, чтобы они работали должным образом.

1. Вставьте рулон бумаги для квитанций. Снимите крышку отсека для чековой бумаги. Убедитесь, что конец вашего рулона бумаги имеет прямой край, чтобы было легче его вставлять в устройство для подачи бумаги. Вставьте рулон бумаги так, чтобы он проходил через переднюю часть кассового аппарата, чтобы вы смогли отрывать чеки для клиентов. Нажмите кнопку ПОДАТЬ, чтобы кассовый аппарат поймал бумагу и пропустил через себя.

   Разблокируйте кассу. Обычно для нее есть ключ, который запирает кассу для безопасности. Не потеряйте этот ключ. Вы просто можете его оставить в кассе, чтобы его легко можно было найти и при необходимости запереть выдвижной ящик кассы.

   Включите кассовый аппарат. У некоторых аппаратов есть переключатель ВКЛ/ВЫКЛ на задней стороне. У других есть ключ на передней части сверху. Включите аппарат или поверните ключ в позицию РЕГ (режим касса).

   • Более новые модели кассовых аппаратов могут иметь кнопку РЕЖИМ вместо обычного ключа. Нажмите кнопку РЕЖИМ и прокрутите ее до позиции РЕГ или до рабочего режима.

2. Запрограммируйте свой кассовый аппарат. Большинство кассовых аппаратов можно запрограммировать так, чтобы объединить схожие пункты в категории. Эти категории, или разделы, также могут быть налогооблагаемыми или не облагаемыми налогом. Также вы можете установить время и дату.

   • Функция программирования обычно запускается поворотом ключа в позицию ПРОГ или П, или нажатием кнопки переключения режимов в режим ПРОГРАММА. Другие аппараты могут иметь ручной рычаг под крышкой отсека для бумаги, который нужно переводить в режим Программа.
   • Многие из кассовых аппаратов имеют, по крайней мере, 4 кнопки для налогов. Их можно запрограммировать на различные налоговые ставки, в зависимости от того, платите ли вы фиксированный налог, как в некоторых штатах США, или у вас другие виды налогов, например, GST (налог на товары и услуги), PST (провинциальный налог на продажи) или ставки НДС (в зависимости от вашего местоположения).
   • Следуйте специальным указаниям, представленным в инструкции к вашему кассовому аппарату, для настройки этих функций.

   Часть 2

   Проведение операции продажи

   1. Введите код безопасности или пароль для работы с кассовым аппаратом. Многие кассовые аппараты требуют, чтобы вы вводили свой служебный номер или другой код безопасности для их использования. Служебные номера полезны тем, что дают возможность распределить каждую покупку определенному служащему. Это полезно для отслеживания продаж и выявления ошибок.

      Введите сумму первого товара. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы ввести точную сумму в рублях. Обычно вам не нужно вводить десятичный разделитель, так как кассовый аппарат сделает это за вас.

      • Некоторые кассовые аппараты используют сканер, чтобы вы каждый раз не вводили стоимость товара вручную. Сканер считывает штрих-код и автоматически вводит информацию о продукте. В этом случае у вас нет необходимости выбирать раздел при следующем шаге.

   2. Нажмите кнопку соответствующего отдела. Большинство кассовых аппаратов требуют, чтобы вы нажали кнопку после введения суммы, которая отнесет предмет к определенной категории продажи (например, одежда, продукты питания и так далее).

      • Ключи для разделов можно запрограммировать как налогооблагаемые или не облагаемые налогом. Сверьтесь с инструкцией к вашему аппарату для того, чтобы узнать, как запрограммировать налоговые ставки к соответствующим ключам.
      • Посмотрите на квитанцию: нажмите стрелку или на кнопку ПОДАТЬ, чтобы передвинуть бумагу вверх, и вы смогли бы прочесть всю сумму, записанную на квитанции.
      • Каждый предмет, который вы добавите, войдет в общую сумму, которая обычно отображается на датчике для считывания или экране.

   3. Добавьте все необходимые скидки к цене. Если товар на распродаже, то вам может понадобиться ввести процент скидки. Введите цену товара, нажмите кнопку раздела, введите размер скидки в процентах (например, 15 будет означать 15%), а затем нажмите кнопку %. Она обычно находится на цифровой клавиатуре, слева.

      Введите суммы для остальных товаров. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы набрать точную стоимость каждой вещи. Не забывайте после введения стоимости каждый раз нажимать кнопку соответствующего раздела.

      • Если у вас несколько экземпляров одной и той же вещи, наберите количество этих вещей, затем нажмите кнопку QTY (Кол-во), затем стоимость одной такой вещи, а затем кнопку соответствующего раздела. Например, если у вас 2 книги по цене 6,99, нажмите 2, затем Кол-во, затем 699, и кнопку раздела.

   4. Нажмите кнопку предварительной суммы. Она выдает общую стоимость введенного товара. Кнопка добавит все необходимые налоги, которые были запрограммированы на кнопки разделов.

   5. Выясните, как собирается рассчитываться покупатель. Покупатели могут расплачиваться наличными, кредитной картой или чеком. Также вы можете принимать подарочные карты и сертификаты, которые чаще всего учитываются как наличные.

      • Наличные : введите сумму наличных, которые вы получили, и нажмите кнопку НАЛИЧНЫЕ (обычно это самая большая кнопка снизу в правой части набора ключей кассового аппарата). Многие кассовые аппараты сообщат вам, сколько нужно дать покупателю в качестве сдачи. Однако же, не все это делают, и все вычисления вам придется проделать в уме. Как только открывается касса, вы можете положить в нее наличные или чек, и посчитать сумму сдачи.
      • Кредитная карта : нажмите кнопку КАРТА и воспользуйтесь терминалом для оплаты картами.
      • Чек : введите точную сумму на чеке, нажмите кнопку ЧЕК или ЧК, и положите его в кассу.
      • Чтобы открыть кассу, вам необязательно делать продажу, вы можете нажать кнопку НЕТ ПОКУПКИ или НП. Эта функция может быть защищена менеджером, и может запрашивать его код, чтобы перевести кассовый аппарат в режим НЕТ ПОКУПКИ.

   6. Закройте кассу. Всегда сразу же закрывайте кассу, и не оставляйте её открытой. Иначе, может случиться кража.

      • Всегда опустошайте или убирайте в конце рабочего дня кассу, хранить её следует в безопасном месте.

      Часть 3

      Исправление ошибок

      1. Отмена продажи. Если вы ошибочно ввели неверную цену товара, или покупатель решил, что он не хочет ее покупать уже после того, как вы ее внесли в список, вам может понадобиться отменить товар или продажу. Она удаляется из предварительной суммы.

         • Введите сумму, нажмите кнопку раздела, нажмите кнопку ОТМЕНА, чтобы удалить ее из общей суммы. Вы должны удалить товар до того, как ввели новый. Иначе, вам будет нужно подвести промежуточный итог, нажать кнопку ОТМЕНА, затем ввести точную сумму, введенную ошибочно, и нажать кнопку раздела. Таким образом ошибочная сумма будет вычтена из промежуточного итога.
         • Если же вам нужно полностью отменить продажу нескольких товаров, пройдитесь по каждому и отмените их по отдельности.

      2. Возврат покупки. Если покупатель хочет вернуть товар, вам необходимо учесть это в общей сумме за день перед тем, как отдавать ему деньги. Чтобы возвратить покупку, нажмите кнопку ВОЗВРАТ. Введите точную стоимость вещи и нажмите кнопку соответствующего раздела. Нажмите кнопку промежуточного итога, затем кнопку НАЛИЧНЫЕ. Откроется касса, и вы сможете возвратить деньги покупателю.

         • Определенные кнопки и функции, как, например, возврат денег, могут быть заблокированы для использования их только менеджером. Чтобы переключить кассовый аппарат в режим отмены или возврата, может понадобиться ввести код менеджера.
         • Узнайте у вашего начальника применяемую политику возврата и отмены.

Если вы решили научиться работать на кассовом аппарате, то для начала вы должны его приобрести. На этом этапе стоит обратить внимание на наличие инструкции, которая должна идти в комплекте с прибором. Именно эта станет пособием в обучении.

Для начала нужно подсоединить технику к источнику питания. В результате на экране должно появиться время. Если оно показывает неправильно, то его нужно откорректировать. Все что для этого понадобится, это нажать на клавишу «ПИ» и ввести четыре цифры, которые соответствуют часам и минутам. Если есть необходимость просмотра времени в процессе эксплуатации аппарата, то необходимо просто нажать кнопку с изображением «звездочка». Если на аппарате не совпадает значение даты, то нужно срочно обратиться в сервисный центр, который должен решить эту проблему в кротчайшие сроки.

Начало работы

После того как аппарат подключен к сети, необходимо проверить точность его работы. Для начала необходимо заправить кассовую ленту. Устанавливается она в специальный отсек, который находится на передней панели аппарата. Его легко можно найти по отверстию для выхода чеков. Установить катушку кассовой ленты нужно так, чтобы ее конец выходил наружу. После этого можно закрыть отсек и приступить к распечатке чека.

Для того чтобы распечатать первый чек и тем самым определить исправность аппарата, необходимо нажать кнопку «ИТ». На экране появится вопросительный знак. Вам необходимо повторно нажать кнопку. Если на экране появится «П?», то можно переходить к следующему этапу.

Далее необходимо ввести шесть нулей. В результате на экране должно появиться три нуля, где между первым и вторым стоит точка. После этого можно распечатать чек. Для этого остается нажать еще один раз кнопку «ИТ» и все. Если выехал нулевой чек, то кассовый аппарат можно считать исправным.

Как пробить чек

Для того чтобы обслужить клиента и провести товар через кассовый аппарат, необходимо провести ряд определенных действий. Для начала необходимо ввести сумму товара и секцию. Далее можно указать сумму, которую дал клиент. Этот пункт не является обязательным. Поэтому его можно упустить. Заканчивается процесс набора нажатием кнопки «ИТ». В результате этих манипуляций должен выехать чек. Перед тем как отдавать клиенту чек, необходимо проверить его правильность, что может уберечь от неприятностей в будущем.

В нашу эпоху тотальной информатизации общества, государство делает все, чтобы контроль над денежными потоками был максимальным. Это характерно для всех стран мира, и Россия не исключение.

Однако не стоит рассматривать сей агрегат исключительно как дорогостоящую обузу – работа на кассовом аппарате и ККТ, имеют ряд преимуществ для бизнеса. Если, конечно, пользоваться им правильно.

Для этого мы и посвятим один из разделов статьи инструкции.

Законодатели в 2016 году ввели новые нормы и понятия в сфере ККТ в российский обиход. Вторая часть статьи – краткий обзор этих законодательных инициатив.

Делается реформа, как всегда, под предлогом дерегуляции, но несет для бизнеса дополнительные расходы. Среди них, например, обязательное использование фискального накопителя и электронного чека.

Что это такое и как работать с кассовым аппаратом по новой системе ? Все это требует разъяснений.

История вопроса и инструкция по работе на кассовом аппарате

В наше время вопрос «как работать на кассовом аппарате или ККТ» вызывает у предпринимателей массу негодования и жалоб на лишние расходы. Но они устанавливаются по всему миру, и там такого сопротивления нет.

Так все-таки ККТ (контрольно-кассовая техника) – это наказание или преимущество?

Сейчас уже трудно представить, но изначально кассовые аппараты, ККМ и ККТ продвигал именно бизнес, а государство сопротивлялось.

Чиновники поначалу были категорически против таких непонятных нововведений, хотя постепенно и они сдались, согласившись сделать ККТ и ККМ обязательными для всех.

С этого времени работа на кассовом аппарате стала частью обыденности любой более-менее крупной .

1) ККТ и ККМ – откуда они взялись на нашу голову?

Тут надо отметить, что первые механические аналоги кассовых аппаратов и ККТ в целом появились в далеком 1875 году. Более того, есть точная дата «рождения» первого кассового аппарата – 13 июля 1875 года, Массачусетс, США.

В роли папы Карло, «выстрогавшего» механического первенца, выступил Дэвид Браун – «отец» всех современных ККТ. Впервые он применил свое изобретение в 1879 году в главном универмаге Нью-Йорка.

ККТ – это была целая система, где работа на кассовом аппарате породила новый класс или, скорее, новую профессию – кассира.
Там они не только рассчитывали покупателей, но и отправляли товары на специальных подвесных ящиках.

Каждый кассир сидел как паук в центре «паутины» – это были канаты, по которым эти подвесные ящики перемещались в рамках общей гигантской ККТ. Кассовый аппарат был главной, но всего лишь частью общей системы ККТ.

Согласитесь, после такого описания труда тех кассиров как-то нехорошо жаловаться на работу с современными автоматическими системами.

Работа на кассовом аппарате позволила установить жесткий контроль над кассирами , способствовала оптимизации всех процессов в магазине. Эти факторы привели к росту прибыльности универмага почти на треть.

Узнав о таком чудо-аппарате, и препятствующем воровству сотрудников, многие захотели заполучить и себе ККТ.

Впрочем, из-за дороговизны, поначалу только крупные торговые сети и только в США могли внедрить ККТ – как их тогда официально называли, контрольно-кассовые машины, ККМ (в России, кстати, почему-то принято название контрольно-кассовая техника – ККТ).

Однако всего через десятилетие работы на кассовых аппаратах, ККТ распространились по всему Старому Свету, охватив оба берега Атлантики. Уже не только крупный, но и более мелкий бизнес использовал кассиров с ККТ.

Работа на кассовом аппарате стала частью культурной традиции на Западе.

2) Работа на кассовом аппарате в ХХ веке

Внедрять ККТ и ККМ начали и в Российской империи, но уже только в ХХ веке перед самой Первой мировой войной, когда работа на кассовом аппарате была не очень актуальна (Революция, сами понимаете).

Настоящий кассовый бум случился только в период НЭПа, а затем в 30-е годы ХХ века, перед самой Второй мировой, когда по всему Советскому союзу успели построить 44 универмага.

Но война опять помешала внедрять ККТ… Впрочем, в СССР бизнеса не было, потому останавливаться на этом подробно не будем.

Однако на Западе бизнес был, и чувствовал себя вполне неплохо – ККТ там получили стремительное развитие.

Работа на кассовом аппарате с каждым десятилетием совершенствовалась – ККТ становились меньше в размерах и проще в использовании. С 70-х годов начался переход на электронные ККТ.

Сегодня в истории ККТ начался новый виток развития – переход на интернет-технологии . Отныне работа на кассовом аппарате осуществляется через интернет. Даже если вы как покупатель разницы не почувствуете, прогресс на месте не стоит.

Мировая реформа ККТ началась лет 10-15 назад в развитых странах, а в 2017 году докатилось-таки и до России, где, впрочем, встретило волну негодования у мелкого бизнеса.

3) Основные нюансы работы на кассовом аппарате в современной России

Откуда же негодование, если по всему миру подобные системы внедрял именно бизнес, а государство лишь оказывало поддержку? Неужели работа на кассовом аппарате оказалась для россиян неподъемной?

Чем российские предприниматели отличаются от западных?

Во-первых – менталитетом.

Так уж повелось, что постсоветские предприниматели склонны к ведению бизнеса не публично и даже нелегально.

Если бы не жесткая позиция правительства, то добровольное внедрение ККТ в России так и не произошло.

Это ведь, фактически, запустить государство в свой карман, чтобы оно могло точно узнать, какой объем выручки вы получили.

Работа на кассовом аппарате равняется «увеличительному стеклу» — государство видит всю вашу подноготную и может обложить это налогом.

Это одна причина негодования, которую, впрочем, особо никто не озвучивал, т. к. это сулило проблемы с фискалами.

Вторая причина – государство переложило всю ответственность (в том числе финансовую) за отчетность, обслуживание и покупку ККТ на бизнес.

Если для крупного и среднего предприятия это в порядке вещей, то для мелкого покупка недешевого ККТ и работа на кассовом аппарате, оплата его обслуживания и прочего могут стать очень заметной статьей расходов.

Не стоит забывать, что внедрение новых ККТ в России совпало с обвалом рубля: ККТ ведь импортные (либо с импортными чипами), а значит и цены на них резко выросли.

При этом доходы мелкого бизнеса сократились. Где брать деньги? Отсюда и негодование.

Однако раздосадованные предприниматели все равно вынуждены внедрять ККТ, тем более что и государство все-таки пошло на некоторые уступки и ввело возможность компенсаций для тех (ИП), кто работает на Едином налоге на вмененный доход (ЕНВД), потому народный гнев превратился в обычное брюзжание на кухне.

Как работать с кассовым аппаратом в России?

Как мы и говорили в преамбуле статьи, юридическим особенностям «кассовой реформы» в России посвятим отдельный раздел (там все, как всегда, не вполне однозначно, потому вызывает массу вопросов). А пока сосредоточимся на технической части.

Итак, современный ККТ должен выполнять несколько функций, среди которых самой главной является выдача чека по итогам товарно-денежной операции .

Отправка СМС с чеком покупателю или другие новомодные детали не меняют сути ККТ – оформление покупки и фиксирование денежного потока между магазином и покупателем (какие деньги и за какие товары были выплачены).

PS. С 2003 года то, как работать с кассовым аппаратом в России, регулировал закон ФЗ №54, который в 2016 году дополнили новыми нормами: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359 .

Это ввело в оборот понятие онлайн-касс, суть которых сводится к тому, что теперь все кассы должны быть подключены к интернету и мгновенно пересылать актуальные данные в специальные центры сбора фискальной информации.

Ранее кассы могли работать офлайн (вне сети), а вся информация должна была фиксироваться на специальной контрольной ленте (по сути, внутренним чеком, для пользования самим магазином).

В новых моделях ККТ эту ленту заменяет специальный блок – так называемый фискальный накопитель, где вся информация, передаваемая через интернет, будет дублироваться.

Это нужно на случай перебоев с интернетом – касса отключается, если подключения нет в течение 30 дней.

Несмотря на некоторые нововведения по части интернета, принципы того, как работать с кассовым аппаратом, остаются теми же, что они были в законе ФЗ №54.

Как и тогда, законодательство предписывает иметь ККТ всем предпринимателям, работающим с наличкой или платежными картами (то есть фактически для всех).

Подробная инструкция по работе с кассовым аппаратом

Предприниматели старой закалки выступают категорически против ККТ, мотивируя это тем, что разобраться во всех этих кнопках без посторонней помощи невозможно.

Однако практика их применения с 2003 года показывает обратное – освоить ККТ не сложнее, чем современный мобильный телефон.

Скорее даже проще, т. к. набор операций в ККТ один и тот же. Как известно, одинаковый набор действий запоминается очень легко, формируя мышечную память – руки сами будут делать привычные движения.

Ранее мы писали, что ККТ импортные, потому дорожают, но это не совсем так.

Они могут быть и отечественного производства, однако комплектующие в них все равно зарубежные, так что скачки курса все равно влияют на стоимость ККТ.

Первая заповедь будущего кассира – прочитать инструкцию.

Только в наших широтах принято сначала собрать аппарат без инструкции, обнаружить «лишние» детали и только потом браться за изучение сопроводительной документации.

Во всем мире начинают с вложенной инструкции – начнем и мы с этого.

1. При запуске аппарата…

Перед первым запуском кассир обязан совершить несколько важных действий:

Проверить целостность ККТ, всех его блоков.

В ККТ нет неважных деталей, но все-таки максимум внимания нужно уделить целостности блока, где хранится наличность, а также фискального накопителя.

Все системы ККТ должны работать, тогда работа на кассовом аппарате станет максимально автоматизированной.

1. Затем надо проверить, обнулена ли касса (обнуление производится после каждого рабочего дня, когда из кассового аппарата изымается дневная выручка).
2. Параллельно с этим нужно обратить внимание на время и дату в ККТ – правильно ли они настроены.

Проверить все это нужно, распечатав на ККТ нулевой чек , а лучше два.

Это не только поможет в точности сверить дату, но и даст возможность проверить, работает ли печатающий механизм, заправлена ли лента и т. д.

2. Включение кассового аппарата

Если всю работу с ККТ описать пошагово, то инструкция получится такой:

1. Осмотреть ККТ визуально, нет ли повреждений, закрыты ли все блоки и т. д.

Включить аппарат: у одних моделей ККТ кнопка на задней панели, а у других вместо нажатия кнопки надо повернуть ключ на передней (в положение «РЕГ»).

Результатом этих действий должно стать включенное табло с четырьмя нулями.

Проверка ККТ – специалисты рекомендуют перед началом рабочего дня проверить печать чеков и работу всех систем.

Для этого печатается один или два пустых чека нажатием кнопки «Оплата» или «Наличные» с нулями на табло.

Все, ККТ включен и готов к работе. Этот алгоритм повторяется каждый раз при запуске аппарата.

3. Как обслуживать клиента при работе на кассовом аппарате?

После запуска кассового аппарата пора приниматься за обслуживание клиентов.

Этот процесс также можно показать в виде краткой инструкции:

Если ККТ оснащен сенсором для считывания штрихкода, информация о товаре сразу попадет в компьютер кассового аппарата.

Если нет, стоимость и код товара/категории надо ввести в ККТ вручную.

1. Если товаров несколько, то в ККТ надо ввести все данные, как указано в пункте 1.
2. Нажмите кнопку «Оплата» либо «Наличные», чтобы покупка была оформлена – это откроет блок ККТ, где хранятся наличные деньги.
3. Положите туда оплату либо выплатите клиенту сдачу.

Современные ККТ также сами считают сумму сдачи: кассир вводит в ККТ не только сумму покупки, но и сумму, полученную от покупателя, а ККТ сам определяет размер сдачи.

Современные ККТ также подключены к банковскому терминалу для считывания платежных карт.

В этом случае терминал может выдать один либо два чека (зависит от банка).

Если два, один вы отдаете клиенту, а второй оставляете на предприятии для отчетности вместе с ККТ.

4. Распечатать чек (производится автоматически) и передать его клиенту вместе с товаром.

Современный ККТ способен выполнять ряд дополнительных функций.

К примеру, кнопка «%» позволяет продавать товары со скидкой. При этом скидка определяется автоматически, что позволяет не ломать голову кассиру над изменением цены.

Надо всего лишь ввести исходную стоимость товара, а затем нажать на 5 (10 или 15 – это размер вашей скидки) и «%» — и все готово.

PS. Важно, что скидки можно настраивать не только для отдельных товаров, но и для целых групп – обувь, продукты, запчасти.

4. Замена ленты в работе с кассовым аппаратом

Лента, которая превращается вашим ККТ в чеки, регулярно заканчивается. Если торговля у вас идет бойкая, то такое может случаться по несколько раз в день.

Такая ситуация, справедливости ради стоит отметить, бывает редко – разве что в крупных торговых сетях с высоким трафиком.

Но даже если вы мелкий ИП, будьте уверены – лента в вашем ККТ рано или поздно закончится. Работа на кассовом аппарате предполагает, что вы умеете её менять.

Универсальная инструкция по замене ленты в кассовом аппарате (детальнее в инструкциях к конкретным моделям ККТ):

Чтобы понять, что ваша лента на исходе, надо внимательно смотреть за чеками – в конце рулона наносится розовая линия .

Если на последнем чеке такая линия была, значит, лету пора заменить.

1. Распечатайте из блока новую ленту.
2. Поднимите крышку ККТ в том месте, где лента выдается после покупки (чаще всего сбоку есть защелка , но на старых моделях она никак не фиксируется и просто поднимается вверх).
3. Вытащите старую катушку с бумагой и вставьте на её место новую.
4. Край вставленной ленты отделите от бобины и вставьте в фиксатор ККТ размоткой вниз.
5. Потяните за край ленты, протянув её через бумагоприемник в печатающее устройство ККТ.
6. Закройте и зафиксируйте крышку ККТ.

Нажмите клавишу «Вверх » или «ЧЛ », чтобы немного перемотать ленту.

Так она лучше зафиксируется в кассовом аппарате, а самый край ленты покажется из щели, выдающей чеки.

7. Если из вашего кассового аппарата торчит лишняя бумага, то рекомендуется оборвать её, чтобы края чека были ровными.
8. Старая лента не выбрасывается, а опечатывается и передается ответственному лицу, либо напрямую директору для отчетности по ККТ.

Несмотря на довольно длинное описание из 10 пунктов, все достаточно просто и прозаично: открыл крышку, вытащил старый рулон – вставил новый, закрыл крышку.

Работа на кассовом аппарате только на первый взгляд может показаться сложной – надо просто повторить эту процедуру пару-тройку раз, чтобы все дошло до уровня автоматизма.

Нюанс в том, что замену ленты практически нельзя сделать неправильно – аппарат сам вам об этом «сообщит»: либо крышка не закроется, либо бумага не вылезет откуда ей там надо, либо сенсор внутри аппарата будет показывать «нет бумаги».

Просто наблюдайте за своим аппаратом как за пластиковым питомцем, которого надо вовремя кормить. Что-то вроде давней игрушки «Тамагочи».

Как работать с кассовым аппаратом с точки зрения законодательства?

Как мы и анонсировали, самый непростой момент оставили «на закуску» — юридические нюансы применения ККТ в России.

Во-первых, ответим на вопрос – кто может работать за ККТ.

Затем опишем законодательные нововведения, а в конце подведем итог сметой: сколько стоит кассовый аппарат и во сколько обойдется его обслуживание после «осовременивания» законодательства.

Ответ №1. Кто имеет доступ к кассовому аппарату с точки зрения закона?

Чтобы получить доступ к кассовому аппарату, все сотрудники, кроме директора, должны заключить договор о полной материальной ответственности.

Это должно предотвратить кражи и прочие неблагоприятные моменты, которые могут возникнуть при работе с деньгами.

Такой договор для работы на кассовом аппарате, ясное дело, не нужен владельцу бизнеса – предпринимателю. Он уже является ответственным лицом с точки зрения Федеральной налоговой службы (ФНС).

Важный момент – прежде чем открыть кассы в магазине, в начале рабочего дня, директор заведения или индивидуальный предприниматель обязаны запустить счетчик ККТ и открыть его привод.

Также нужно распечатать отчетный чек, на котором указаны общие суммы по кассе за последний день. Его показания важно сверить с контрольным журналом.

В этот журнал по итогам рабочего дня вносится вся отчетная информация. Директор также обязан принимать использованную ленту и другие расходные материалы.

Все отчеты и вообще всю документацию, связанную с ККТ, заверяет своей подписью директор или ИП – только после этого эти бумаги приобретают статус официального документа.

Помимо этого, законодательство предписывает, что директор/ИП обязан:

• вести кассовую книгу;
• оформлять новую ленту (вносит в журнал номер кассового аппарата, дату начала использования новой ленты, показания регистратора);
• хранить запасные кассовые и красящие ленты;
• выдавать ключи для привода сотрудникам;
• хранить и выдавать под отчет разменную монету и мелкие купюры;
• а самое главное – в конце дня получать кассу.

Кассир обязан принимать ККТ и обеспечивать его элементарные функции (обслуживание клиентов, замену лент и выдачу выручки в конце рабочего дня).

Как видим, наибольшая доля ответственности ложится на директора и ответственное лицо (начальник отдела), который будет заниматься приемом выручки и всеми операциями с деньгами и основными фондами предприятия.

Ответ №2. Нововведения в работе на кассовом аппарате за последние годы

Главное нововведение в законодательном поле России в отношении ККТ – это превращение их из разряда обычной контрольно-кассовой техники (установлено законом ФЗ № 54 от 2003 года) в категорию «онлайн-касс» (норма вводится законом ФЗ № 290 от 2016 года).

Делается это как в рамках «осовременивания» фискальной политики государства, перевода на современные интернет-технологии, так и для более жесткого контроля за бизнесом с целью повышения налоговых поступлений в казну.

Отныне вся информация будет поступать в фискальные органы мгновенно, по интернету, а значит и какие-либо манипуляции с выручкой делать гораздо сложнее.

Закон № 290 вступил в силу 15 июля 2016 года:http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201607040160

Помимо перехода на современные технологии, он ввел еще одно новшество – понятие «оператора фискальных данных».

Это посредники между ФНС и самим предпринимателем, который получает и сохраняет всю фискальную информацию, исходящую от ИП.

Несмотря на то, что закон уже вступил в силу прошлым летом, государство составило «Дорожную карту» для бизнеса, которая дает время и возможность подготовиться к новым требованиям.

Так, законодатель подготовил такие этапы по внедрению инноваций в сфере ККТ:

№	Сроки	Описание
1.	С 15.07.2016 по 30.06.2017	Вводится добровольное применение онлайн-касс на территории России – онлайн-кассы и старые ККТ работают параллельно.
2.	С 01.02.2017	Прекращается регистрация старых ККТ, но зарегистрированные ранее аппараты можно пока применять и дальше.
3.	С 01.07.2017	Все предприятия, кроме ИП на ЕНВД, обязаны отказаться от старых ККТ и перейти на онлайн-кассы.
4.	С 01.07.2018	С этого времени на онлайн-кассы должны перейти и те, кому ранее правительство дало отсрочку – ИП на ЕНВД и на патентах.

Как работать в новых условиях с кассовым аппаратом?

Если вы работаете уже давно и ККТ у вас уже есть, то нужно уточнить у производителя, можно ли вашу «родную» машинку модернизировать. Это может принести вам серьезную экономию.

Но тут важно спрашивать не только о технической стороне вопроса – о «железе», но и о «софте» — программном обеспечении.

Дело в том, что далеко не все производители могут предоставить подходящее программное обеспечение, одобренное ФНС.

Если же вы только запускаете бизнес и вам нужно такой ККТ приобрести, то сразу обращайте внимание на программное обеспечение («прошивку») и наличие таких элементов, как фискальный накопитель (на старых моделях была лента).

Тут надо быть внимательным, чтобы по незнанию не приобрести аппарат, который с 2018 года окажется непригодным к использованию.

PS. Регистрация нового/обновленного аппарата производится через сайт ФНС в личном кабинете ОФД. То есть просто через Интернет — https://www.nalog.ru/rn77/ip/interest/kkt

Чтобы войти в кабинет, начинающему предпринимателю понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Регистратор (ИП) становится ответственным за этот конкретный аппарат. Он может его использовать сам, либо делегировать это право посредством договора (мы об этом уже упоминали) ответственному сотруднику – кассиру.

Цена вопроса…

Вопрос модернизации ККТ под новые стандарты остается открытым – все зависит от производителя.

А вот что касается приобретения новой техники, то тут все более-менее ясно. При нынешнем курсе рубля, цена ККТ с функцией «онлайн-кассы» обойдется в сумму от 18 000 до 32 000 рублей.

Откуда такая большая разница? Все из-за объемов: чем большее количество клиентов в сутки должен обслуживать ККТ, тем он дороже.

К слову, каталог ККТ, адаптированных под новые требования, есть даже на сайте Федеральной налоговой службы. Там же указаны данные по цифровой безопасности ваших данных и прочая информация.

ФНС считает, что даже с учетом новых расходов, обновленная система ведет к экономии:

*Аргументы ФНС.

К этому стоит добавить расценки на услуги операторов фискальных данных, а это приблизительно 3 000 рублей в год (такая сумма полагается за каждую отдельную кассу).

Видя в магазине ряд подключенных, но необслуживаемых касс, можете прикинуть, сколько за них платит владелец. Да, это не самые крупные суммы, но все же заметные (особенно для ).

Обязательно ли всем использовать кассовый аппарат в работе?

Кому можно обойтись без него – расскажет представитель консалтинговой компании:

Будут ли компенсации малому бизнесу за работу на кассовом аппарате?

Государство предусмотрело возможность налогового вычета (компенсации) этих расходов на ККТ.

Однако тут есть целый ряд «но»: право на вычет имеют только ИП, которые перешли на ЕНВД или используют патенты, но смогут они это сделать только в 2018 году (детальнее в разъяснениях Минфина – письмо № 03-01-15/17988).

По сути, система сделана так, чтобы вычеты смогли бы получить только опоздавшие – те, кто не смог сделать этого ранее.

Напомним, все предприятия, кроме этих ИП, должны перейти на онлайн-кассы в 2017 году.

ИП на ЕНВД и патентах должны перейти с 1 июля 2018 года. Старые ККТ перестают регистрировать с февраля 2017 года.

А налоговые вычеты могут получить только те ИП, кто зарегистрируют/перерегистрируют онлайн-кассы в 2018 году.

Получается, что до начала 2018 года либо не нужно заводить новый бизнес вообще, либо выплачивать все из своего кармана.

Тем же, кто работал по старым схемам, придется также перерегистрировать свои ККТ за свой счет в 2017 году, т. к. срок регистрации к началу 2018 года у большинства уже истечет.

Короче говоря, система придумана таким образом, чтобы компенсации могло получить как можно меньшее количество мелких предпринимателей.

Впрочем, система налоговых вычетов есть, а воспользоваться этой возможностью или нет – ваше право, а не обязанность. К тому же система вводилась не для повышения расходов бюджета, а для роста доходов (налоговых поступлений).

Вот, собственно, и все что надо знать о том, как работать с кассовым аппаратом в России после нововведений 2016 года.

Вроде бы не так много изменений. Но для тех, кто уже имеет свой бизнес, мороки может быть много, как и расходов.

Впрочем, не так все страшно – сроки кажутся реальными. К тому же, если малый бизнес смирился с самой идеей ККТ, то с переходом на онлайн тем более.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Если закон обязывает по роду деятельности вашей организации использовать для налогового учета кассовый аппарат, его необходимо опломбировать в ЦТО и зарегистрировать в ИФНС. Только после регистрации вы получите право законного пользования ККТ (контрольно-кассовой техникой).

В начале рабочего дня включите кассовый аппарат в электросеть, проверьте дату, при необходимости подкорректируйте ее вручную. Дата должна превышать дату предыдущего Z-отчета, чтобы активировался режим текущей работы. С нимите Х-отчет. Комбинация клавиш для печати отчета может отличаться на разных моделях кассового аппарата, в любом случае, эта последовательность указана в инструкции, прилагающейся к ККТ. После того как на экране загорится « 0,00», можете приступать к основной работе кассира: поочередно вводите суммы продаж, подводите итог. Следите, чтобы в чеке отразилась верная сумма (а не 12,00 вместо 1200, к примеру). Не забывайте вручать чек покупателю, поскольку это фискальный документ, отказ в выдаче которого влечет за собой административную ответственность. Регулярно проводите сверку суммы, накопившейся в регистрах ККТ и отражаемой в X-отчете, с суммой наличных в кассе. Обязательно делайте сверку при пересменке, инкассации либо передаче кассы. В конце рабочего дня распечатайте X-отчет, проверьте наличность в кассе, а затем снимите Z-отчет. При печати контрольного заключительного чека накопленная информация копируется из оперативной памяти ККТ в фискальную память, при этом счетчик дневной выручки обнуляется.

При расчетах пластиковой картой, в зависимости от модели кассового аппарата, используйте либо опцию безналичной оплаты, либо отдельную секцию (обязательно проконсультируйтесь у опытного кассира, работавшего на вашем аппарате, либо ознакомьтесь с инструкцией ККТ). В любом случае, сохраняйте слип-чеки с подписями покупателей. Также заранее узнайте у опытных коллег, каким образом в чеке должны отражаться скидки (с помощью встроенной функции ККТ либо уменьшением суммы), как отменить ошибочно проведенную операцию и оформить возврат. Поскольку подход к этим вопросам может отличаться в разных организациях. Следите за состоянием чековой ленты в кассовом аппарате: как только на распечатанном чеке вы заметите цветные полоски, незамедлительно вставьте новый рулон чековой бумаги. Для этого откройте пластмассовую крышку, прикрывающую ленту, извлеките стержень, насадите на него новый рулон чековой ленты, установите на место. Теперь просуньте конец ленты под резиновый вал и нажмите на клавишу “стрелка вверх”, чтобы выехал чистый чек, затем оторвите его. Если вовремя не обновить чековую ленту, она может закончиться во время печати контрольного чека при закрытии кассового аппарата, а это чревато сбоем ККТ.

Кассовый аппарат требует сосредоточенности и внимательности, поскольку является объектом налоговых проверок, поэтому тщательно изучите инструкцию по пользованию кассой, законспектируйте понятным для себя языком, как выполнять основные операции на ККТ, и если сомневаетесь в чем-то, незамедлительно попросите совета у опытного наставника.