С наемными сотрудниками, требуется ведение определенной документации по начислению и выдаче заработной платы. Расчетно-платежная ведомость – это наиболее востребованный документ для фиксирования заработной платы на многих предприятиях. Рассмотрим детально специфику ведомости и виды бланков, которые будет использовать ваш бухгалтер.

Виды ведомостей для начисления и выплаты зарплаты

Каждое предприятие или ИП могут самостоятельно выбрать документ, который станет основным в вопросе денежных отношений с работником. Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге. Некоторые работодатели предпочитают составлять отдельную ведомость на каждого сотрудника, чтобы сохранить коммерческую тайну о денежном вознаграждении каждого работника. Это необходимо для того, чтобы не возникало разногласий в коллективе.

Но оформление индивидуальной ведомости по заработной плате – это трудоемко и затратно, потому что для отчетности перед проверяющими инстанциями каждый документ должен быть приложен в отчет не в электронном виде, а в бумажном. Вот и представьте, сколько средств вам придется потратить, чтобы только начислить зарплату для каждого работника. Также стоит учесть отпускные, авансы и .

Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге.

Поэтому были приняты общие ведомости по заработной плате. Отличие лишь в форме, которую использует предприятие:

1. Ведомость для начисления на всех сотрудников.
2. Ведомость для выдачи заработной платы на всех сотрудников.
3. Унифицированный бланк, где одновременно производится расчет и выдача денег.

Какую форму выбрать, решать вам.

Классификация ведомостей по заработной плате

Необходимо различать несколько видов бланков, которые отражают разные операции бухгалтера. Это может быть ведомость для расчетов, которая нужна только бухгалтерии, или унифицированная форма, имеющая силу для выдачи средств и отчета для проверяющих органов.

Если в организации нет готового образца расчетной ведомости, то вы можете скачать бланк . При возникновении вопросов по внесению информации можно посмотреть образец заполнения расчетной ведомости.

Документ составляется в 1 экземпляре и не требует подписи руководителя.

Бланк Т-53

Эта ведомость носит название платежной, именно она является основанием для выдачи денег. В этой ведомости должна стоять подпись работника.

Ведомость Т-53 является основанием для выдачи денег сотрудникам.

Как заполнить ведомость:

1. На основании расчетной ведомости бухгалтер формирует список сотрудников с указанием их данных и суммы, подлежащей выдаче на руки.
2. Расчетная ведомость обязательно подписывается руководителем. Только после его разрешения документ переходит кассиру. Выдавая деньги, кассир/бухгалтер дает ведомость работнику, чтобы он увидел сумму и поставил подпись. Такая процедура относится ко всем работникам.
3. После выдачи заработной платы кассир фиксирует в конце ведомости сумму реально выданных денег. Если кто-то не смог прийти за деньгами, то кассир вносит слово «депонировано» и указывает на это в конце бланка. Ставит подпись и передает ведомость в бухгалтерию.

Перед оформлением ведомости посмотрите образец: лист 1 , лист 2 , а саму форму можно бесплатно скачать.

Форма Т-49

Является унифицированным вариантом расчетно-платежной ведомости. Позволяет сократить расходы на бумагу. Можно увидеть всю информацию о начислении в одном бланке. Если возникнут вопросы, то не придется поднимать никаких документов.

Оформление имеет определенную специфику – в одной строке по каждому сотруднику заносят полную информацию о количестве отработанных дней, ставку, премии, вычеты и окончательную сумму для выплат. Существует здесь и понятие «сальдо», которое рассчитывается по каждому сотруднику отдельно и по всей ведомости общим итогом.

Если на предприятии принята выдача заработной платы авансом и расчетом, если на текущий период возникла задолженность работодателя с предыдущего месяца или иные условия для возникновения остатка, то требуется выведение сальдо, чтобы исключить ошибки в расчетах. Но это значение также может быть нулевым в каждой расчетно-платежной ведомости.

Сводная расчетно-платежная ведомость должна быть подписана бухгалтером, директором и каждым работником при получении зарплаты.

Другие виды

Помимо перечисленных форм в бухгалтерии есть и другие виды ведомостей для начисления зарплаты. Приведем пример:

1. 0504401 – расчетно-платежная ведомость для бюджетных организаций, утвержденная Министерством финансов РФ (приказ №52н .) В ней рассчитывается и начисляется зарплата физическим лицам, имеющим отношение к различным бюджетным ведомствам, учебным заведениям. Является унифицированным документом и не может быть использована на других предприятиях небюджетного типа или у ИП.
2. 0504402 – форма расчетной ведомости, которая тоже используется только в бюджетной сфере. В этом бланке бухгалтерия проводит только начисления. Используется как основание для ведомости платежного типа. В нее заносят количество отработанных часов, согласно установленному в организации графику работы.
3. 0301009 – аналог бланка Т-49, который имеет отношение только к частным организациям и ИП. Применяется для одновременного начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.

Учет и хранение ведомостей

В бухгалтерии существует определенный порядок по перемещению документов и их хранению.

Расчетно-платежные ведомости составляются только бухгалтером в период выдачи зарплаты на предприятии.

Порядок заполнения ведомостей:

1. Если за основу отчетности взяты две формы (Т-51 и Т-53), то сначала формируется расчетный бланк, где подробно расписываются все денежные средства, имеющие отношение к конкретному сотруднику, – оклад, отпускные, премии, больничный, вычеты в пользу третьих лиц, аванс и другое. Так бухгалтер выводит итоговое значение, которое идет к выдаче. Документ составляется в одном экземпляре и остается только для отчетов.
2. Дальше бухгалтер заполняет вторую ведомость – платежную, указывая в ней только сумму, идущую к выдаче. Этот документ подается на утверждение директору и только потом поступает в кассу. Когда выдача зарплаты завершена, а это период в течение 5 дней, бланк с подписью всех сотрудников и кассира возвращается в бухгалтерию для хранения.

Срок хранения первичной документации, в том числе расчетно-платежных ведомостей, составляет 5 лет. Все бланки должны быть подшиты в определенную папку в строгой последовательности.

Подведем итоги

Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.

Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.

Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.

Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.

Платёжная ведомость Т-53 отражает информацию о факте выдачи работникам заработной платы. Именно он часто используется в различных компаниях, поскольку вести отчётность таким образом достаточно удобно и данная ведомость имеет ряд преимуществ.

Эту платёжную ведомость использовать более рационально, чем РКО, поскольку согласно ему можно выдать деньги нескольким сотрудникам и выдача может быть проведена за несколько дней, но информация о сумме выплат в этом случае не будет конфиденциальной. Такая форма удобней и формы Т-49, ведь не содержит расчёта выплаты.

Заполнение платёжной ведомости Т-53

Титульный лист платёжной ведомости Т-53 мало отличается от формы Т-49 и заполняется аналогично. Отличием является графа «Корреспондирующий счет», здесь указываем «дебет 70», ведь таким образом задолженность по оплате труда уменьшается.

Остальные листы – таблица, в которой можно внести данные по десяткам сотрудников. В строке «Количество листов» отмечаем их количество.

В первой графе, понятно, прописываем номер по порядку.
Во-второй: его табельный номер. Эта информация содержится в личной карточке сотрудника.
В третьей графе, «Фамилия, инициалы», прописываем и фамилию, и имя, и отчество. Это позволит избежать путаницы, если в организации работают родственники или однофамильцы.
Четвёртая графа – сумма, которую нужно начислить работнику. Её записывают рядом с левой вертикальной черте, а не посредине.
Последняя графа – итоговая, для подсчёта общей суммы.

После того, как таблица оформлена и проставлены подписи на титульном листе, документ должен проверить кассир. В случае, если заполнена платёжная ведомость Т-53 неверно, её вновь вернут в бухгалтерию на переоформление или доработку. Если все данные верны, на основании этой ведомости кассир начинает выдачу заработной платы сотрудникам.

В пятой графе, напротив своей фамилии, работник, получив деньги, ставит свою роспись.
Шестая графа, содержит данные о документах, согласно которым осуществляют выплаты. Например, паспорт, данные о доверенности или заявки на выплату денежных средств и прочее. Если необходимости в этом нет, в графе проставляют прочерки.

Кассир обязан полностью заполнить платёжную ведомость Т-53 к сроку, установленному в платёжной ведомости. Если по каким либо причинам некоторым сотрудникам к оговоренной дате выплачены не были, В 5-ой графе указывается «депонировано».

На листе, который будет последним, кассир указывает сумму, которая была сотрудникам выплачена и сумму депонированную. Эти данные указывают и в цифрах и прописывают буквами. Затем, эти суммы он заверяет личной подписью и оформляет кассовый ордер на всю сумму, которая работникам была выдана. Причём, номер РКО и дата составления указывают в платёжной ведомости Т-53.

Теперь, ведомость возвращают в бухгалтерию, где её должен заверить подписью главный бухгалтер.

Все ведомости, на основании которых проводились оплаты, регистрируют в соответствующем журнале (Т-53а). Его заводят в организации на один год. Ведомости хранятся в ней в течении пяти лет.

Платежная ведомость на выдачу заработной платы - скачать ее вы можете на нашем сайте - важный учетный документ, использующийся внутри компании. Изучить порядок ее заполнения и узнать о предъявляемых требованиях поможет наш материал.

Унифицированный бланк или произвольный

Ведомость выдачи заработной платы — один из используемых внутри компании учетных документов, которые подтверждают процедуру, связанную с выдачей налички из кассы.

Учитывая право компаний самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, встает вопрос: можно ли самим придумать, утвердить и применять платежную ведомость или придется довольствоваться привычной для всех унифицированной формой Т-53?

Ответ на этот вопрос содержится в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, из которой понятно, что с 2013 года унифицированные формы документов применять необязательно.

Однако это относится не ко всей первичке — обязательными остались формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Платежную ведомость можно отнести к разряду таких бумаг.

ВАЖНО! Применение платежной ведомости регламентировано Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций.

Чтобы не нарушать порядок ведения операций с наличными денежными средствами, следует использовать платежную ведомость 0301011 (абз. 2 п. 6 Указания № 3210-У). Индекс платежной ведомости, соответствующий ОКУД 0301011: Т-53. Такая форма утверждена в качестве унифицированной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк платежной ведомости по форме Т-53 можно на нашем сайте:

Чем заменить платежную ведомость

Применение унифицированной платежной ведомости по форме Т-53 не единственный вариант оформления выдачи заработанных средств имеющему на это право лицу. Оформление этой процедуры можно провести и с помощью других документов — они предусмотрены тем же Указанием № 3210-У.

Например, выдать зарплату одному человеку можно с помощью расходного кассового ордера (форма № КО-2), а групповую выплату организовать с помощью расчетно-платежной ведомости (форма Т-49).

Документально оформить выдачу зарплаты помогут материалы нашего сайта:

Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты

Начинается оформление бланка ведомости выплаты заработной платы с указания наименования компании и ее структурного подразделения.

Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения корреспондирующего счета — при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Затем информация вписывается в ячейки по срокам выплаты денег. Затем заполняется общая выдаваемая по ведомости сумма (цифрами и прописью).

ВАЖНО! Длительность временного промежутка, в течение которого допустимо выдавать из кассы зарплату и производить иные выплаты, установлен п. 6.5 Указания № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения наличных из банка).

Вслед за этой информацией идут подписи ответственных лиц компании: руководителя и главного бухгалтера.

Необходимо также указать номер платежной ведомости и дату ее составления.

Платежные ведомости на выдачу заработной платы (бланк для заполнения которых вы можете скачать на нашем сайте) содержат еще одно дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного оформления операции по выдаче зарплаты в бухгалтерских регистрах.

Кроме подписей директора и главного бухгалтера платежная ведомость содержит подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверившего оформление выплат; специалиста, осуществившего операцию по выдаче зарплаты (кассира или иного уполномоченного лица). Указанные подписи с расшифровками Ф. И. О. завершают оформление платежной ведомости.

Прежде чем расписаться в ведомости, кассир обязан указать в отдельных строках выплаченную и депонированную суммы, а также номер и дату РКО (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У).

О заполнении табличной части платежной ведомости расскажем в следующем разделе.

Начисления, подлежащие выплате: заполняем табличную часть ведомости

В основе заполнения табличной части формы Т-53 лежит ведомость начисления заработной платы. Начисления производятся специалистами фирмы на основе окладов, тарифов, сдельных расценок — в зависимости от применяемых в компании форм оплаты труда.

До внесения информации о заработанных средствах в табличную часть платежной ведомости из начисленных сумм производятся необходимые удержания (алименты, возмещение ущерба и др.), вычитается НДФЛ. Результат вычислений заносится в графу 4 платежной ведомости.

Каждая сумма рассчитанной зарплаты заносится в отдельную строку табличной части ведомости выдачи заработной платы (скачать бланк которой вы сможете на нашем сайте).

Для персонификации начисленных сумм в ведомости предназначены графы 2-3, в которых содержится информация о табельном номере и Ф. И. О. получателя.

Графа 5 таблицы платежной ведомости предназначена для подтверждения факта выдачи денежных средств из кассы или для проставления отметок о депонировании невыплаченных сумм.

Отдельного внимания заслуживает графа 6 «Примечание». В обычной ситуации, когда деньги получают лично сотрудники фирмы, она не заполняется. Информация в ней появляется, к примеру, при выдаче зарплаты по доверенности. В этом случае в указанной строке кассиром производится запись «по доверенности», а сама доверенность прилагается к платежной ведомости (п. 6.1 Указания № 3210-У).

Где увидеть образец платежной ведомости

Образец ведомости на выдачу заработной платы вы можете скачать на нашем сайте:

Итоги

Платежные ведомости на выдачу заработной платы включают множество обязательных для заполнения полей: от сроков выплат денежных средств до детального указания сумм выплаченных и депонированных зарплат.

Подписывают такую ведомость несколько человек: руководитель фирмы, ответственное лицо, осуществившее выплату, главный бухгалтер и бухгалтер, исполняющий контрольные функции.

Начисление зарплаты работникам, с которыми заключены трудовые контракты в компании, может оформляться несколькими документами. Использование конкретного бланка должно быть закреплено в учетной политике фирмы. В настоящее время в связи с развитием безналичного перечисления денег сотрудником на первое место выходит расчетная ведомость.

Этот документ оформляет бухгалтер-расчетчик в момент начисления зарплаты. Органами Госстата для него предусмотрена стандартизированная форма т 51. Фирма имеет право применять либо ее, либо на основе этого бланка разрабатывать собственный, учитывающий особенности деятельности предприятия.

Специализированные программы включают в себя унифицированный документ, который формируется автоматически после внесения необходимых сведений в определенные карточки. Возможно использование бланков, которые продаются в типографиях. Их заполняют вручную, произведя все нужные вычисления. Выплата денег работником при использовании этой ведомости осуществляется в основном с применением .

Также организация может использовать для начисления зарплаты такой бланк, как расчетно . Данный документ используют предприятия малого бизнеса для оптимизации документооборота. Расчетная ведомость отличается от последней тем, что она предназначена только для отражения формирования оплаты труда, выдавать по ней деньги сотрудникам нельзя.

После составления формы Т 51 на ее основе бухгалтер выписывает либо платежную ведомость, либо кассовые ордера на выплату.

Расчетная ведомость является базой для определения суммы НДФЛ по работникам, который компания должна перечислять в бюджет как налоговый агент. На ее же основе составляются ведомости для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Форма т 51 подшивается в папку за прошедший месяц вместе со всеми приложениями к ней. Это могут быть расчеты по больничным листам, отпускным и т.д.

Образец заполнения расчетной ведомости по форме Т-51

Заполнение документа начинается с титульного листа. На нем указывается точное название фирмы, код согласно справочнику ОКПО. Если ведомость составляется для строго определенного отдела, то нужно записать его название в графе «Структурное подразделение». В противном случае там ставится прочерк.

Ниже, после названия бланка, указывается его порядковый номер, дата заполнения и даты отчетного периода, за который производится расчет зарплаты.

Оборотная сторона представляет собой большую таблицу, в которую заносятся данные по расчету зарплаты сотрудников. Она заполняется построчно, при этом каждая позиция соответствует одному работнику.

В графе 1 указывается номер строки в документе по порядку. Следующие графы 2-4 содержат личные данные о каждом рабочем, и переносятся в ведомость из личной карточки. В графе 2 записывается табельный номер сотрудника, в графе 3 - полностью Ф.И.О., в графе 4 - должность на предприятии. Графа 5 содержит данные об окладе или часовой тарифной ставке работника.

Графы 6-7 содержат количество отработанных дней в данном месяце, информация сюда переносится из табеля учета рабочего времени. В графу 6 вписываются сведения о рабочих днях, в графу 7 - об отработанных праздничных и выходных. Такое разделение необходимо, поскольку последние согласно законодательству оплачиваются в двойном размере.

Блок «Начислено» содержит в себе графы с 8 по 12. В столбцах 8-11 указываются начисления за месяц расчета согласно различным видам оплат (за отработанное время, премии, отпускные и т. д.). Графа 12 - это общая сумма начислений за период.

Графы с 13 по 15 входят в блок «Удержано и зачтено» . В графе 13 записывается сумма подоходного налога, удержанного с сотрудника, в графе 14 - сумма предоставленных ему стандартных вычетов. При необходимости количество граф в данном разделе можно увеличивать, чтобы показать все причины удержаний сумм с работников. В графе 15 проставляется общая сумма удержаний.

Если на момент расчета зарплаты за сотрудником или предприятием числятся задолженности, их необходимо указать в графах 16-17 . Итоговая сумма, причитающаяся к выплате на руки, записывается в графе 18 .

Ведомость внизу подписывается ответственным работником, который ставит свою должность, подпись и расшифровку.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (229) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (11) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (14) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (395) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (3) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (58) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (82) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (39) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (11) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (100) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (8) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (80) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (24) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (24) 9.1. НОВОСТИ (4) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)