Культура составления письма существует очень давно. Во времена, когда современная электронная почта была явлением из разряда фантастики, письма писались от руки, долго шли к адресату, каждое слово было на вес золота. Ни бумагу, ни чернила не тратили просто так. Не зря переписка некоторых известных философов, мыслителей и писателей дошла до наших дней и изучается как литературные произведения.

Что же делать сейчас, когда устаревшие письма-обращения вроде бы неуместны? Но обращаться приходится, причем каждый день и по разным поводам. Как начать деловое письмо, чтобы сразу настроить собеседника на нужную волну?

Приветствие или прощание? Как не попасть впросак

Начнем сразу с "вирусной" фразы "доброго времени суток". Тот самый случай, когда "благими намерениями..." Шуточное обращение моментально вошло в деловую (и не только) переписку. Многие, видимо, думают, что таким обращением они уважают право корреспондента прочитать письмо в любое удобное ему время. Однако такое псевдоуважение в корне неверно.

Даже на слух фраза громоздкая и неудобная. С точки зрения грамматики она также неправильна. Родительный падеж в русском языке традиционно употребляется при прощании: "всего хорошего", "приятного дня", при этом опускается глагол "желаю".

При встрече же (даже виртуальной) используются конструкции в именительном падеже: "добрый вечер", "доброе утро".

Что же делать, когда вы не уверены, утро у собеседника или ночь?

Универсальное обращение в деловых письмах - "здравствуйте" или "добрый день". Интересный нюанс - слова "утро" и "вечер" имеют посыл ко времени суток, нейтральное же "добрый день" по этикету может применяться в любое время дня и ночи. Все еще режет слух? Пишите "здравствуйте"!

"Многоуважаемый, нижайше вас прошу": архаизмы в наши дни

Возникновение обращений - тема с многовековой историей. Во времена, когда признавалось классовое разделение, иеархия была четкой и понятной. В соответствии с "Табелью о рангах" к собеседнику обращались "ваше благородие", "ваше превосходительство", проще - "сударь". Ошибка могла нанести смертельную обиду. Да, вариантов много, но все они были четко прописаны и не допускали двойных толкований.

Интересно, что и сейчас такие слова могут оскорбить собеседника, так как звучат саркастически, принижают его статус и достоинство.

Советское время разрушило классовость и очень упростило форму обращения. Собственно, их было всего две: "товарищ" и "гражданин (гражданка)". Оба слова универсальны, применялись ко всем лицам, независимо от возраста, пола, должности. Однако был нюанс. "Товарищем" называли благонадежных людей, слово несет налет личного расположения. "Гражданин" же при своей нейтральности имеет, скорее, намек на негативное отношение, некоторое сомнение в том, является ли человек товарищем.

Деловая переписка сегодня. Общение на равных

Нынешний письменный - дикая смесь из вернувшихся дореволюционных словоформ. Увы, единый стандарт обращения в нашей стране еще не укоренился, но процесс идет, лишнее отсеивается.

Визуализация - сильная вещь. Если вы встречались с собеседником лично, то и за словами обращения он будет видеть вас и вашу манеру разговора. Если же встречи не было, то именно письменное обращение и создаст первое впечатление: приятное или не очень - зависит от вас.

Главное правило - не принижать себя, слишком возвышая собеседника (за небольшим исключением, о котором поговорим позже). У нас не люди равны, именно это и должно чувствоваться в письме. "Глубокоуважаемый" - перебор. А за перебором чудится издевка.

Нейтральное обращение. Не перегибаем палку

"Уважаемый" - прекрасный способ обратиться к малознакомому человеку. Но за этим должно следовать имя и отчество. Например, "уважаемый Акакий Акакиевич".

Простое упоминание фамилии в этом случае выглядит невежливо. В таком случае фразу нужно дополнить или словом "господин", или названием ученой степени, должности. "Уважаемый Башмачкин" звучит не очень, а "уважаемый господин Башмачкин" - по всем канонам делового общения.

Что предпочтительнее? Если вы знаете ученую степень собеседника, используйте в обращении ее. Это знак заслуженного уважения без капли подобострастия.

Не знаете - обращайтесь "уважаемый господин".

Для группы людей, объединенных по какому-то признаку, карьерному или социальному, начало письма "уважаемые коллеги, партнеры, жильцы, посетители..." - беспроигрышный вариант.

"Господин" - еще одно обращение, вернувшееся из дореволюционных времен. Сегодня, оно, пожалуй, самое распространенное. Вместе с фамилией образует вполне уместную форму. В наши дни слово "господин" не подразумевает классовости, только уважение к равному. Однако к группам людей, стоящим явно ниже по социальной лестнице, так обращаться не стоит. Согласитесь, "господа малоимущие" звучит издевательски.

Дипломатическая переписка. Секреты обращения

Единственный, пожалуй, случай в наше время, когда разницу в положении необходимо подчеркнуть - обращение к государственным лицам и духовенству.

Имя-отчество, даже сдобренное словами "уважаемый господин", будет дурным тоном.

Обязательно нужно упомянуть должность или сан лица. "Уважаемый господин Посол" - правильное обращение (подставляем "министр", "президент", "уполномоченный представитель" и др.).

Король Швеции" также уместно в наши дни. Далекий от ежедневного общения с членами королевской семьи человек вряд ли знает все тонкости общения с первыми лицами. В этом случае палку лучше перегнуть.

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ - просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса - инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire - Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private - для Англии, Personal - для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на...» (Attention of...). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону... »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п . Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма - тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи - руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ОБРАЩЕНИЕ

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый... ". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата . Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды ", "господа беженцы ", "господа безработные ". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение , которым до 1917 г. было парное обращение "сударь - сударыня " (милостивый государь - милостивая государыня ).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя " или "Уважаемый + фамилия ", например:

Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович, ...
Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы , после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной .

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах , а также при адресовании письма юридическому лицу . В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: "Уважаемый господин директор! ", "Уважаемый господин посол! ". К судьям обращаются "Ваша честь! "

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым . Однако писать и говорить "Господин + титул + фамилия " принято только в Германии.

Слова "Господин " и "Госпожа " не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: "Глубокоуважаемый... ", "Многоуважаемый... ", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич! "

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений , в качестве обращения используется слово "гражданин ".

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!

Основное большинство слов в русском языке имеют разные значения, которые иногда бывают абсолютно противоположными. Это зависит от конкретного контекста и способа применения. Чтобы узнать значение слова "господин", как и многих других, нужно воспользоваться толковыми словарями русского языка.

Словарь Ожегова

Он является одним из основных сборников, где приведено очень большое количество слов вместе со всеми их значениями. А также примеры употребления.

Господин - это человек из высших слоёв общества. Это тот, кто обладает реальной властью над людьми, зависящими от него (рабы, крепостные). Это название часто применяют для того, кто имеет власть чем-то распоряжаться. Именно в этом контексте довольно часто используются такие выражения, как "господин положения" или "господин своей судьбы".

Кроме того, господин - это просто один из вариантов вежливого обращения. В дореволюционной России это было очень распространено. Часто можно встретить в письмах, литературе тех времен соответствующее сокращение «г-н». Также использовалось при упоминании кого-то. Обычно применяется вместе со званием или фамилией.

Словарь Ушакова

В нем можно найти идентичные значения. Но есть несколько интересных дополнений.

Журналисты часто использовали это слово и используют до сих пор в ироническом смысле. В данном случае господин - это некто, не заслуживающий никакого уважения. Иногда слово в этом значении применяется и в разговорной речи.

Кстати, в дореволюционную пору это слово во множественном числе - "господа" - использовалось в качестве обращения к нескольким лицам. Причём в группе могли быть только мужчины или мужчины вместе с женщинами.

Значение фразеологизма

Когда употребляют извечный фразеологизм "слуга двух господ", значение которого берет свои корни в Библии? Так говорят о человеке, который пытается одновременно услужить двоим или большему количеству людей. Делается это с целью получения больших материальных благ. Обычно так говорят о корыстных и

В Библии говорится о невозможности одновременно иметь все блага и на земле, и на небе. Богатство является благом, которое может легко подчинить себе человека. Важно быть способным управлять им - быть его господином, а не рабом. Для того чтобы обрести все блага на небе, необходимо перестать постоянно думать о земных богатствах и посвятить себя жизни с Богом. В Евангелии от Луки можно прочитать высказывание о том, что истинный господин - это Бог. Служение ему является настоящим богатством и целью каждого верующего человека. А служить одновременно и Господу, и Мамоне (деньги, имущество), то есть двум господам - невозможно.

И Лука также объясняют, что нельзя служить одновременно двум господам. Так как не удастся к ним обоим относиться одинаково хорошо, как и не получится прилежно относиться к выполняемым поручениям.

Такой подход послужил идеей для одноимённой пьесы Эта история о том, как хитрый и не слишком честный слуга Труффальдино прислуживал двум господам с целью получения двойной выгоды.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

5. Обращение . Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

9. Подпись . Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

10. Постскриптум . Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

	-	Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.	-	-
	-