Успешное настоящее и счастливое будущее невозможно без уважения и эффективной работы с открытиями прошлого. Не только многомиллионные организации и предприятия с тысячами сотрудников, но и мелкие компании часто вынуждены обращаться к ранним наработкам, пользоваться устаревшей и сданной в архив информацией для того, чтобы решить насущные вопросы.
Но информации изо дня в день скапливается неимоверно много и если бессистемно складывать дела на полки или забивать ими память компьютеров, рано или поздно наступит момент, когда найти что-либо быстро, станет невозможным.
Для того, чтобы легко, не тратя много времени, пользоваться архивной документацией, организации часто приглашают специалистов на должность архивариуса. Хранитель архивов не только может подсказать где, но и что именно искать, задать правильное направление поиска материалов или самостоятельно подготовить нужные бумаги.
Профессия архивариус описание: это специалист, заведующий архивом государственной или частной организации, который занимается систематизацией архивных документов, составляет их описание и отвечает за сохранность.
Образовано слово архивариус от архив - понятие из латинского языка, обозначавшее правительственное здание. Как и любая специальность, профессия архивариус плюсы и минусы имеет в достаточном количестве. К преимуществам профессии следует относить творческую составляющую процесса, спокойствие окружающей обстановки, неспешность, сведение к минимуму стрессовых ситуаций, возможность получать навыки, развивать личностные качества, повышать профессиональную квалификацию.
К недостаткам профессии можно отнести невысокий уровень заработной платы, наличие медицинских противопоказаний, одиночество на рабочем месте, нехватку открытых вакансий на рынке труда в России.
Должность архивариус востребована в разных организациях. Популярна, например, должность архивариуса в суде или должность архивариуса в медицинском учреждении, в больнице.
Обязанности архивариуса (архивиста)
Профессиональный хранитель архивов для того, чтобы получить работу, должен обладать комплексом качеств личности и профессионала для успешного выполнения задач.
Формально работа кажется простой, но архивариус обязуется и хранить, и взаимодействовать с документами. В список основных обязанностей включены:
- отбор, систематизация, хранение архива;
- обработка и прием документации в архив;
- формирование справочных данных по архивным документам;
- передача документации в государственное хранилище;
- контроль за процессом делопроизводства в организациях.
Архивисту необходимо уметь организовывать хранение документов, регистрировать и шифровать бумаги, своевременно подготавливать описи единиц. Кроме того, на архивиста возлагаются дополнительные обязанности:
- участвовать в экспертизах;
- следить за соблюдением правил пожарной безопасности;
- выдавать архивные копии, если поступают запросы по ним; использовать в работе современные технические средства, если это необходимо.
Архивариус требования
Работа архивиста непростая и связана с серьезной ответственностью за результат. По этой причине, требования к должности высокие. Кому-то они могут показаться излишне строгими, но это необходимо для сокращения количества невынужденных ошибок из-за человеческого фактора. Все требования к профессии можно разделить на несколько основных групп.
Архивариус - требования к должности личностные:
- внимательность;
- любовь к порядку и структурированию;
- организованность и дисциплинированность;
- спокойствие;
- усидчивость, терпеливость;
- сосредоточенность.
Квалификационные требования к архивариусу:
- знание единой системы делопроизводства;
- знание нормативных актов по ведению архива;
- владение правилами составления документов;
- умение составлять отчеты;
- владение правилами эксплуатации средствами техническими;
- умение принимать, оформлять, хранить, утилизировать документы.
Старший архивариус требования:
- наличие опыта в должности архивиста около 5 лет;
- высшее профессиональное образование.
- архивариус требования к образованию:
- законченное среднее образование на основе 9 или 11 классов СОШ ;
- законченное средне-специальное или высшее образование по направлению.
Обучение на архивариуса
Получить образование архивиста можно в учреждениях средней и высшей категории в разных городах России. Обучение считается законченным по истечению 4 или 5 лет, в зависимости от того, какая форма посещения лекций выбрана. Немаловажный фактор - школьное образование. На базе 9 классов учиться придется дольше.
Специальность архивариуса входит в группу специальностей по направлению подготовки “документоведение и архивоведение”. Направление, помимо специальностей архивариус (архивист) включает в себя такие профессии как библиотекарь, пресс-секретарь, специалист по документационному обеспечению управления (архивист), историк-архивист, музеолог , секретарь, специалист кадрового делопроизводства.
Чему можно учиться на этом учебном курсе:
- организации и ведению архивных дел;
- созданию и обработке документов;
- руководству архивами;
- проведению экспертиз;
- делопроизводству.
Профессия архивариус - где учат:
- 4 вуза в Екатеринбурге;
- по 3 вуза в Краснодаре, Казани, Уфе, Нижнем Новгороде;
- по 2 вуза в Барнауле, Мурманске, Иркутске, Самаре, Саратове, Улан-Удэ.
Архивариус обучение в Москве (примеры):
- в Российской экономической школе;
- в Государственном институте русского языка имени А.С. Пушкина;
- в МГИМО .
Архивариус обучение в СПб (примеры):
- в Ленинградском государственном университете;
- в Санкт-Петербургском гуманитарном университете профсоюзов;
- в Санкт-Петербургском государственном университете промышленных технологий и дизайна.
архивариус обучение в колледже(примеры):
- в Московском областном колледже искусств;
- в Колледже автоматизации и информационных технологий.
Историк архивист
Архивист это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.
Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории - Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.
Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны.
Архивариус зарплата
Существенный минус работы архивариуса - небольшая зарплата. Зависит оплата труда главным образом от уровня квалификации, трудового стажа конкретного специалиста и расположения места работы. В среднем, по данным открытых вакансий, в 2016 году профессия архивариус архивист зарплата составляла от 15 до 18 тысяч рублей.
Наиболее низкие показатели пришлись на март 2015 года, когда в профессии архивариус зарплата едва достигала 15 тысяч рублей. Летом 2016 года доходы архивистов выросли до 17-18 тысяч рублей и к осени 2016 остаются на этом уровне.
Лидером по количеству открытых вакансий является республика Татарстан - 11 процентов от общего числа по России. На втором месте Московская область - 8 процентов. Остальные субъекты имеют значительно меньше предложений для специалистов данного профиля.
Уровень доходов для одних и тех же специалистов разнится в зависимости от города и региона. Разницу можно увидеть на следующих примерах:
- архивариус зарплата в Москве - 30-33 тысячи рублей;
- архивариус зарплата в Перми - 20 тысяч рублей;
- архивариус зарплата в Красноярске - 24 тысячи рублей;
- архивариус зарплата в СПб - 25 тысяч рублей;
- архивариус зарплата в Тюмени - 18 тысяч рублей;
- архивариус зарплата в Иркутске - 18 тысяч рублей;
- архивариус зарплата в Краснодаре - 16 тысяч рублей;
- архивариус зарплата Уфа - 15 тысяч рублей;
- архивариус зарплата Нижний Новгород - 17 тысяч рублей.
Возможно Вас заинтересуют.
Код по классификатору: 3320202
Выпускники колледжа могут работать по специальностям:
Архивариус;
Делопроизводитель-секретарь;
Инспектор по кадрам;
Где в Ташкенте можно получить специальность?
В Ташкенте специальность можно получить в нескольких колледжах:
Рассмотрим по отдельности деятельность архивариуса, делопроизводителя и инспектора по кадрам. У этих профессий есть много общего (работа с бумагами), но и свои характерные особенности.
Что должен делать архивариус?
Архивариус ведет архивные дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
Что должен знать архивариус:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
Единую государственную систему делопроизводства;
Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
Порядок ведения учета и составления отчетности;
Структуру предприятия;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации технических средств;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Что должен делать делопроизводитель?
Делопроизводитель принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск Направляет бумаги в структурные подразделения. Готовит материалы для руководителя. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Принимает документы на подпись, проверяет правильность их составления и оформления. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:
а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;
б) в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.
Что должен знать делопроизводитель ?
Нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
Структуру предприятия и его подразделений;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Законодательство о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила, нормы и инструкции по охране труда;
Правила эксплуатации вычислительной техники
Что должен делать инспектор по кадрам?
Инспектор по кадрам контролирует своевременное исполнение приказов руководителя (директора) предприятия, а также выполняет поручения начальника отдела кадров.
Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений. Оформляет документацию по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством. При приеме на работу знакомит с правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии, ведет учет и выдачу служебных удостоверений. Формирует и ведет личные дела работников, своевременно вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью работников. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, вносит в них сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и прекращении трудового договора.производит подсчет трудового стажа.
Готовит материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
Что должен знать инспектор по кадрам?
Нормативно-правовые акты, методические материалы и инструкции, касающиеся учета и движения персонала;
Трудовое законодательство;
Формы и методы контроля исполнения документов;
Структуру и штаты предприятия.
Правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия.
Порядок установления наименования профессий (должностей) рабочих и служащих, определения общего стажа работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
Порядок учета движения кадров и составления отчетности.
Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.
Основы делопроизводства.
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила, нормы и инструкции по охране труда.
Профессионально важные качества архивариуса, делопроизводителя и инспектора по кадрам:
Аккуратность;
Исполнительность;
Трудолюбие;
Внимательность, способность к длительной концентрации внимания;
Хорошая долговременная и оперативная память;
Эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам;
Навыки делового общения.
- Архивариус относится к категории технических специалистов.
- На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
- Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
- Архивариус должен знать:
- 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
- 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
- 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
- 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
- 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
- 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
- 4.7. Структуру предприятия.
- 4.8. Основы организации труда.
- 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
- 4.10. Законодательство о труде.
- 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
- Архивариус в своей деятельности руководствуется:
- 5.1. Положением об архиве.
- 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
- Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
- На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
- Основными задачами архивариуса являются:
- 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
- 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
- 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
- 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
- Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
- 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
- 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
- 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
- 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
- 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
- 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
- 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
- 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
- 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
- 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
- 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
- 2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
III. Права
Архивариус имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Архивариус (он же архивист, актуариус) – это сотрудник архива, хранитель . Основная задача архивиста заключается в правильной организации работы архива и управлении его документооборотом. По характеру труда архивариус относится к категории исполнителей, по предмету труда – к категории «человек – знаковая система».
История профессии
Профессия «архивариус» была введена в России государем Петром I и закреплена «Генеральным регламентом» 1720 года. Регламент учредил архивы в органах государственной власти и ввел должность государственного служащего, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». С 2002 года профессиональный праздник архивистов отмечается 10 марта.Должностные обязанности
Архивариус отвечает за прием, регистрацию, хранение, экспертизу ценности документов, их выдачу по запросам юридических и физических лиц и уничтожение после окончания срока хранения. Иногда архивисты осуществляют доставку архивных документов по запросу юридических лиц и государственных органов.Условия труда
Архивариус работает в помещении архива. В его рабочей зоне располагается письменный стол, персональный компьютер, печатающее устройство, стеллажи для хранения документов, средства малой оргтехники и осветительные приборы. Выполняя свои должностные обязанности, архивист взаимодействует с людьми, при этом профессиональное общение происходит при непосредственном контакте.Специализация
В крупных архивах работа с документами ведется децентрализовано, при этом одни архивариусы специализируются на приеме и регистрации документов, другие на их переплете и склеивании, третьи формируют научно-справочную картотеку, четвертые выдают материалы во временное пользование и так далее. В малых архивах архивисты выполняют сразу все функции, либо несколько схожих функций.Личные качества
Архивариусу необходимы такие личные качества, как аккуратность, ответственность, дисциплинированность, педантичность, усидчивость, хорошая память, аналитическое мышление и способность концентрировать внимание.Должен знать
Архивист должен знать нормативные правовые акты, инструкции и положения по организации архивного дела. Он должен обладать грамотной речью, уверенно владеть персональным компьютером, знать системы электронного документооборота и приложения для работы с текстовой и числовой информацией Microsoft Word и Microsoft Excel.Требования к образованию
Архивариус может иметь начальное профессиональное образование или высшее профессиональное образование по специальностям «Документоведение», «Архивное дело», «Документационное обеспечение управления». Конкретные требования к образованию кандидата на должность архивиста предъявляет работодатель.С древних времен все рукописные достижения человечества собирали в библиотеках, музеях и всевозможных хранилищах.
В наше время документация стала более разнообразной и разноплановой, а в ее хранении нуждаются не только , но и рядовые организации и предприятия.
Специально для сбора, систематизации и складирования бумаг существуют архивы, функционированием которых занимаются архивариусы.
Что означает слово «архивариус»?
В русский понятие «архивариус» попало из латинского языка. Слово archivarius означает «начальник архива» , хотя позже в своем словаре Ушаков называл этих работников несколько иначе – заведующими архива.
В России должность архивариуса появилась в 1720 году благодаря Петру I, который издал указ о создании системы организации государственных учреждений и назначил чиновников для прилежного сбора писем и составления реестров.
Кто такой архивариус?
В современном понимании архивариус – это любой работник архива, будь то начальник, заведующий или простой служащий. Его основная задача – правильно организовать работу архивного учреждения и надлежащим образом проконтролировать документооборот.
Архивариус должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, а также иметь представление о ведении отчетности и правилах эксплуатации деловых бумаг.
На работу в архивы принимаются люди со специальным образованием, которое дается в средних и высших учебных заведениях. Помимо знаний и навыков, должность архивариуса требует усидчивости, внимательности и собранности.
Важнейшими качествами этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.
Чем занимается архивариус?
В сферу деятельности архивариусов входит обеспечение сохранности документации, поддержание порядка ее хранения и использования. Работник архива занимается приемкой и регистрацией документов, поступающих из разных организаций, оформляет регистрационные карточки и сводные описи, создает банк данных и выдает документы или их копии по требованию.
В некоторых случаях функции архивариуса включают в себя доставку документации юридическим и физическим лицам, а также контроль правил пожаробезопасности внутри архивного учреждения.
Где востребованы архивариусы?
Архивариусы могут работать в различных сферах хозяйствования. Например, государственные учреждения используют их труд для учета смертности и рождаемости, хранения копий , браке и прочих бумаг.
В музеях архивные работники нужны для систематизации экспонатов по видам, разделам, историческим периодам. В учебных заведениях архивариусы занимаются хранением и учетом студенческих записей, копий дипломов, записей в трудовых книжках сотрудников разных факультетов.
Востребована эта должность и в медицине. Лечебные учреждения, больницы и поликлиники нуждаются в грамотном хранении историй болезни и карточек пациентов, а научные институты – записей докторов и исследователей, изучавших те или иные заболевания.
Иногда архивариусы работают на частных лиц. Если богатая семья хочет составить свое генеалогическое древо или постоянно поддерживать в порядке коллекцию семейных исторических записей, она пользуется услугами архивных работников.
Зачем нужны архивариусы?
Архивариусы играют важную роль хранителей текущей и прошлой документации. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого.
Архивариусы имеют доступ не только к продуктам делопроизводства, но и к ценным литературным источникам или произведениям искусства, которые требуют надлежащего хранения для передачи потомкам. Словом, люди этой профессии помогают сохранить воспоминания, оставленные предками, и увидеть нашу историю сквозь призму будущего.