Microsoft Project (или MSP) -- программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:

Microsoft Project Standard -- однопользовательская версия для небольших проектов Microsoft Project Professional -- корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.

Microsoft Project Web Access -- Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов Microsoft Project Portfolio Server -- продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей, вошел в состав Microsoft Project Server с версии MS Project 2010.

Начиная с 2013 года Microsoft начинает поставлять облачную версию Microsoft Project Online.

Microsoft Project является только инструментом, для внедрения управления проектами необходимо выбрать методологию проектного управления. Как правило методология реализуется через «регламенты» проектного управления и отраслевые доработки MS Project.

Имея 20.000.000 пользователей, Microsoft Project является монополистом.

Наиболее очевидным преимуществом продукта является то, что он входит в семейство Microsoft Office. Это обеспечивает следующие плюсы, характерные для всех продуктов MS Office:

Такое же малое время обучения пользователей, как и с остальными программами Microsoft Office

Богатые возможности по настройке в стиле формул Microsoft Excel (сам продукт выдержан в интерфейсе, максимально приближенном к Microsoft Excel)

Возможность адаптировать продукт под свою специфику путём программирования или покупки готовых решений, созданных на базе Visual Basic или Microsoft.Net.

Microsoft стимулирует покупку готовых решений у партнеров через программу Microsoft ISV Royalty, компенсируя клиентам и партнерам разработку отраслевых решений, также данная программа направлена на уменьшение проблем продукта с технической поддержкой.

Microsoft понимает недостатки своего продукта в области надежности серверной части и использует несколько программ, чтобы индивидуальные эксперты и партнеры помогали решать эту проблему. Если сам десктоп Microsoft Project так же надежен, как Microsoft Excel и не имеет существенных нареканий, то надежность Microsoft Project Server находится в фокусе критики даже центральных экспертов и партнеров Microsoft по продукту.

Microsoft решает данную проблему надежности Microsoft Project Server с помощью целого набора программ.

Через программу Microsoft ISV Royalty партнерам и клиентам компенсируется часть стоимости по усиленной технической поддержке решения.

Microsoft приглашает сильнейших экспертов из клиентов и партнеров, и в первую очередь критически настроенных к качеству Microsoft Project Server, принять участие в программе его разработки и тестировании Microsoft Technology Adoption Program Microsoft выдает наградные статусы экспертам по продукту, которые соглашаются бесплатно консультировать по инцидентам поддержки на форумах. Сервис бесплатной форумной консультации Microsoft обеспечивает через программу «Наиболее ценный специалист» (Microsoft MVP).

При правильном применении указанных программ проблемы надежности серверных компонент в значительной степени нивелируются: часть стоимости технической поддержки компенсируется Microsoft и бесплатными консультациями на форумах, сложные сценарии корпоративных внедрений крупные клиенты и партнеры Microsoft могут протестировать через Microsoft Technology Adoption Program.

Настройка и составление плана проекта в Microsoft Poject

Начинать работу в Microsoft Project следует с настройки рабочего времени. Для этого на панели инструментов находим вкладку «Файл» и выбираем пункт «Параметры». В окне параметров нам необходимо перейти на вкладку «Расписание», «Дополнительно». На следующих рисунках показаны настройки рабочего времени и настройка отображения величин.

Рисунок 1 - Настройка рабочего времени

Рисунок 2 - Настройки величин

После того, как мы установили нужное обозначение величин можно приступать к проектированию.

Для начала необходимо ввести в программу план данный выше в этой курсовой работе и с группировать их в соответствии с этим планом.

Рисунок 3 - План проекта

Рисунок 4 - План проекта

Итак, план проекта готов. Но сам проект еще не выполняется, так как нет людей и ресурсов, с помощью которых выполняется этот проект. Для того, чтобы назначить ресурсу нужно выбрать на панели инструментов вкладку Вид и выбрать пункт “Лист ресурсов”. Ресурсы, которые мы будем вводить представлены ниже.

Рисунок 5 - Лист ресурсов

C оздание нового проекта в MS Project

Для примера рассмотрим проект по проектированию и разработке сайта-визитки магазина с использованием cms.

Первыми шагами при создании календарного плана проекта являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.

1. Запустите MS Project.
2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов Стандартная или выполните команду Файл/Создать .
3. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте . Введите или выберите начальную дату проекта –17 октября 2008 г. И нажмите кнопку OK .

Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач. Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект.

1. Нажмите кнопку Сохранить .
2. В поле Имя файла введите имя проекта Разработка сайта 1 , а затем нажмите кнопку Сохранить .

Ввод ключевых сведений о проекте

В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и обращаться к ним при необходимости.

1. В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ .
2. Введите любые сведения о проекте, например, укажите лиц, которые будут им управлять и вести файл проекта, опишите цель проекта, известные ограничения и введите другие общие замечания о проекте.
3. Нажмите кнопку OK .

Настройка календаря проекта

Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь : рабочие дни с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом. Можно самостоятельно определить и нерабочее время, например выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например праздники.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта .

Данное представление используется для отображения параметров нового проекта по умолчанию. Окно представления проекта снабжено дополнительной вертикальной полосой заголовка, на которую выводится название представления.

1. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время .
2. Выберите дату в календаре, например 1 января 2008 г.
3. Выберите параметр нерабочее время для выходных дней с 1 по 9 января, 23 февраля и 8 марта.
4. Выберите параметр нестандартное рабочее время для изменения часов работы в пятницу, в поле С укажите 9:00 по 13:00 и время окончания в поле По 14:00 по 17:00.
5. Нажмите кнопку OK .

Ввод и организация списка задач

По завершении этого урока будет создан список задач, организованный по суммарным и подробным задачам.

Ввод задач и их длительностей

Обычный проект представляет собой набор связанных задач . Задача определяется объемом работы и конкретными результатами ; она должна быть достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход выполнения. Длительность задач обычно должна лежать в интервале от одного дня до двух недель.

1. В окне проекта (представленного в виде Диаграммы Ганта в ) в поле Название задачи введите название первой задачи (см. рис. 1). В столбце Длительность Microsoft Project вводит со знаком вопроса примерную длительность задачи, равную одному дню.

Для каждой задачи можно добавлять заметки. В поле Название задачи выберите задачу и нажмите кнопку Заметки задачи . Введите сведения в поле Заметки и нажмите кнопку OK .

1. В поле Длительность введите время, необходимое для выполнения задачи (см. рис. 1). Время выполнения вводится: в месяцах, неделях, днях, часах или минутах, без учета нерабочих дней. Можно использовать следующие сокращения.

месяцы = мес недели = н дни = д часы = ч минуты = мин

Примечание. Чтобы задать примерную длительность, введите после нее знак вопроса.

1. Нажмите клавишу ENTER .
2. В следующих строках введите дополнительные задачи, необходимые для выполнения проекта. О том, как их организовать и изменять, будет рассказано позже.

Примечание. Не следует для каждой задачи вводить даты в поля Начало и Окончание. В Microsoft Project начальная и конечная даты рассчитываются с учетом связей между задачами, о которых будет рассказано в следующем уроке.

Предпроектное обследование

Определение проекта дн

Планирование

План-график работ дн

Планирование бюджета дн

Планирование рисков дн

Проектирование

Определение тематики и организации контента дн

Анализ контента дн

Структурирование контента дн

Создание плана поставки контента дн

Проектирование дизайна дн

Проектирование SCRIPT"ов дн

Проектирование хостинговой площадки дн

Проектирование контента дн

Проектирование завершено 0 дн

Анализ и управление дн

Реализация

Разработка шаблонов (дизайна) дн

Разработка графического контента (кнопки, логотипы) дн

CMS ) дн

Наполнение ресурса (контент) дн

Размещение на хостинге дн

Документирование (инструкции) дн

Анализ шаблонов с точки зрения юзабилити, заказчика и управляющего решения (решения на риски) дн

Тестирование

Внутреннее тестирование

Тест юзабилити дн

Тест функционала дн

Тест содержимого (с точек зрения грамматики и логики) дн

Внешнее тестирование дн

Доработка дн

Внедрение

Передача сайта заказчику дн

Проведение мастер-класса по использованию дн

Продвижение

Оптимизация для поисковых систем дн

Регистрация в поисковых системах дн

Наполнение каждого элемента информацией дн

Внедрение завершено 0 дн

Разбор и архивирование документации дн

Заключение договора на сопровождение дн

Отказ от претензий дн

Рис. 1. План проекта

Создание вехи

Веха —это задача, используемая для обозначения значимых событий календарного плана, например завершения основного этапа работ. При вводе нулевой длительности для задачи в Microsoft Project на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня отображается символ вехи.

1. В поле Длительность щелкните длительность той задачи, которую требуется сделать вехой, а затем введите значение 0д . Нажмите клавишу ENTER.

Примечание. Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но сделана вехой может быть любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи . Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов стандартные (или выполните команду Проект/Сведения о задаче ). Выберите вкладку Дополнительно , а затем установите флажок Пометить задачу как веху.

Организация задач в логическую структуру

Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами (или фазами); задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами . Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной датами первой и последней ее подзадачи. В нашем примере суммарными (фазами) являются задачи - Предпроектное обследование, Проектирование, Реализация, Тестирование, Внедрение .

Чтобы организовать структуру, следует использовать кнопки структуры.

Отступ	Выступ
Показать подзадачи	Скрыть подзадачи

1. В поле Название задачи выделите задачи, которые необходимо сделать подзадачами.
2. Нажмите кнопку Отступ , чтобы расположить задачи с отступом.
3. Аналогично поступите с остальными подзадачами.

Изменение списка задач

Если создан список задач, может потребоваться изменить расположение задач, скопировать набор задач или удалить задачи, в которых более нет надобности.

1. В поле « Идентификатор » (крайнее левое поле) выберите задачу, которую требуется скопировать, переместить или удалить. Чтобы выделить строку, щелкните идентификационный номер задачи. Чтобы выделить несколько соседних строк, удерживая нажатой клавишу SHIFT , щелкните номера первой и последней строки в нужном диапазоне. Чтобы выделить несколько строк вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно идентификационные номера задач.
2. Скопируйте, переместите или удалите задачу. Чтобы скопировать задачу, нажмите кнопку Копировать . Чтобы переместить задачу, нажмите кнопку Вырезать . Чтобы удалить задачу, нажмите клавишу DEL .
3. Чтобы переместить вырезанный блок или вставить скопированный блок, выберите строки, в которые его требуется вставить. Убедитесь, что выбраны требуемые строки. Нажмите кнопку Вставить . Если в строках, в которые выполняется вставка, содержатся сведения, новые строки будут вставлены над этими строками.
4. Периодически сохраняйте файл с проектом.

Совет. Чтобы добавить новую задачу между существующими, выберите идентификационный номер задачи и нажмите клавишу INS . После вставки новой задачи все задачи перенумеровываются автоматически.

Создание взаимосвязей между задачами

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач . Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач, или последователей , более ранними задачами, или предшественниками . Например, если задача «Покрасить стену» должна быть выполнена до задачи «Повесить часы», можно связать две задачи, чтобы задача «Покрасить стену» стала предшественником, а задача «Повесить часы» —последователем.

Типы связей задач

В MS Project есть четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start (Окончание-начало), или сокращенно FS (ОН), —наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А:

Связь типа Start-to-start (Начало-начало), или сокращенно SS (НН), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно.

Связь типа Finish-to-Finish (Окончание-окончание), или сокращенно FF (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться.

Связь типа Start-to-Finish (Начало-окончание), или сокращенно SF (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.

После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В Microsoft Project по умолчанию создается зависимость задач типа «Окончание-начало». Однако, поскольку зависимость «Окончание-начало» подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на «Начало-начало», «Окончание-окончание» или «Начало-окончание».

Использование задержек и опережений

Часто в жизни зависимости между задачами бывают немного более сложными, чем Finish-to-start (Окончание-начало). Например, между задачей «Покраска стен» и «Развешивание картин» должен пройти день, чтобы краска успела высохнуть. Для того чтобы описать такую зависимость между задачами, в MS Project используется параметр Запаздывание (Lag). Например, в случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств связи (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. Например, можно начинать клеить обои, когда штукатурка положена хотя бы на некоторых стенах в доме. В таком случае следует использовать Опережение (Lead). Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день указывается как -Id (-1д), а опережение в 50% (то есть следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) —как -50%.

Способы создания связей

С помощью мыши

Связь создается перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом по умолчанию тип связи определяется как FS. Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей -та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дважды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне.

С помощью меню

Чтобы связать две или более задач друг с другом, выберите их в поле Название задачи , причем в том же порядке, в котором они должны быть связаны. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю задачи. Чтобы выбрать несколько задач вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи.

Нажмите кнопку Связать задачи (или выполните команду Правка/Связать задачи).

Чтобы изменить связь задач, дважды щелкните линию связи между задачами, которую требуется изменить. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач.

В поле со списком Тип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK .

Чтобы разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач . Все связи удаляются, а все задачи перепланируются на основании ограничений , например «Как можно раньше» или «Фактическое окончание».

Редактирование связей в таблице

Чтобы в процессе ввода задач быстро указать предшественника задачи, используется колонка Predecessors (Предшественники), по умолчанию включенная в таблицу Entry (Ввод).

В тех случаях, когда связь отличается от стандартной, в поле нужно указать номер предшествующей задачи и аббревиатуру, соответствующую типу связи. Если у связи есть запаздывание или опережение, то его нужно указать рядом с типом связи, используя знаки + или -. Если запаздывание или опережение используется со стандартной связью FS (ОН), то ее аббревиатуру тоже нужно указать. А если у задачи есть несколько предшественниц, то связи с ними нужно указать через точку с запятой.

Редактирование связей в форме

Если вы используете в проекте разнообразные типы связей, то удобнее будет воспользоваться специальными диалоговыми окнами для работы с ними. Наиболее удобным является диалоговое окно Task Form (Форма описания задачи). Эта форма отображается, если, находясь в диаграмме Ганта, выбрать команду меню Window/Split (Окно/Разделить).

Установите связи между задачами в проекте (см. Таблицу 1).

Таблица 1

	Название задачи	Предшественник
	Предпроектное обследование
	Определение проекта
	Планирование
	План-график работ
	Планирование бюджета
	Планирование рисков
	Проектирование
	Проектирование структуры сайта
	Определение тематики и организации контента
	Анализ контента
	Структурирование контента	10НН+2д
	Создание плана поставки контента
	Проектирование дизайна	12НН+1д
	Проектирование SCRIPT"ов	12НН+2д
	Проектирование хостинговой площадки
	Проектирование контента	12НН+2д
	Проектирование завершено
	Анализ и управление
	Реализация
	Разработка шаблонов (дизайна)
	Разработка графического контента (кнопки, логотипы)	20НН+2д
	Разработка дополнительных сценариев (CMS )	21НН+1д
	Наполнение ресурса (контент)
	Размещение на хостинге
	Документирование (инструкции)	24НН+1д
	Анализ шаблонов с точки зрения юзабилити, заказчика и управляющего решения (решения на риски)
	Тестирование
	Внутреннее тестирование
	Тест юзабилити	26ОН+7д
	Тест функционала	26ОН+8д
	Тест содержимого (с точек зрения грамматики и логики)	26ОН+6д
	Внешнее тестирование
	Доработка
	Внедрение
	Передача сайта заказчику
	Проведение мастер-класса по использованию
	Продвижение
	Оптимизация для поисковых систем	33ОН+5д
	Регистрация в поисковых системах
	Наполнение каждого элемента информацией
	Внедрение завершено
	Передача проектной документации
	Разбор и архивировании документации
	Заключение договора на сопровождение
	Отказ от претензий

Дата начала проекта

Пусть наш проект будет начинаться в понедельник 20.10.2008 г.

1. Откройте диалоговое окно определения проекта с помощью команды меню Project/Project Information (Проект/Сведения о проекте ) и изменим значение параметра Start date (Дата начала ) на 20.10.2008 . После этого план проекта автоматически перестроится.
2. Разработка сайта 1.

Ограничения и крайние сроки

Привязывание задачи к определенной дате в MS Project осуществляется при помощи элемента Constraint (Ограничение ). Используя ограничения, можно, например, указать, что задача должна начаться в определенный день или закончиться не позднее определенной даты.

Определяя длительности задач и связи между ними, вы даете программе гибкость при перерасчете плана проекта в случае изменения расписания. Введение ограничений понижает эту гибкость, и в MS Project выделяется несколько типов ограничений (табл. 2) в зависимости от того, насколько они влияют на гибкость расчетов.

В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение As Soon As Possible (Как можно раньше ), а в проектах, планируемых от даты окончания, —As Late As Possible (Как можно позже ).

Таблица 2

Тип ограничения	Влияние на расписание	Описание
As Soon As Possible (ASAP), Как можно раньше (КМР )	Гибкое	С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты начала
As Late As Possible (ALAP), Как можно позже (КМП )	Гибкое	С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничение по умолчанию накладывается на все задачи, если проект планируется от даты окончания
Finish No Later Than (FNLT), Окончание не позднее (ОНП )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Later Than (SNLT), Начало не позднее (ННП )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача может начаться. Задача может начинаться раньше или в этот день, но не позже. Предшественницы не смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением SNLT (ННП) за дату ограничения. Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала задачи
Finish No Earlier Than (FNET), Окончание не ранее (ОНР )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Earlier Than (SNET), Начало не ранее (НИР )	Среднее	Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда задача может начаться. Задача не может быть помещена в расписании ранее указанной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала для задачи
Must Start On (MSO), Фиксированное начало (ФН )	Негибкое	Это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании
Must Finish On (MFO), Фиксированное окончание (ФО )	Негибкое	Это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту

Изменять ограничения по умолчанию можно, вводя дату начала или окончания задачи в колонках Start (Начало) и Finish (Окончание) в таблице Entry (Ввод) или любой другой таблице, содержащей эти колонки. После ввода даты MS Project установит ограничение в соответствии с табл. 2.

Deadline (Крайний срок ) —дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Ограничения должны быть в плане перед тем, как вы перейдете от планирования состава работ к планированию задействованных в проекте ресурсов. Это обусловлено тем, что срок исполнения работ обычно зависит от числа выделенных исполнителей, и наличие крайних сроков будет подсказывать, когда нужно выделить больше сотрудников на выполнение задачи, чтобы уложиться в сроки, а когда —меньше, если сроки не поджимают.

Основные ограничения по срокам исполнения основных фаз можно вводить уже после составления скелетного плана проекта. После того как в план добавлены все работы, нужно ограничить наиболее важные из них, и лишь затем переходить к определению связей и длительностей. Обычно уже на этом этапе можно выяснить, укладываются ли работы в сроки, и скорректировать длительность некоторых задач.

Пример использования ограничений и крайних сроков

Поскольку в нашем примере мы не определяли ограничения и крайние сроки на этапе составления скелетного плана работ, то начнем определять крайние сроки и ограничения в нынешнем плане работ. В проекте Проектирование и разработка сайта-визитки магазина с использованием cms мы будем использовать оба типа ограничений MS Project: и собственно ограничения , и крайние сроки , чтобы вы могли сравнить удобство их применения.

Предположим, что сайт разрабатывается в среднем 4 месяца. Значит, начиная разработку сайта в конце октября, мы должны завершить ее в середине февраля, например не позже 20-го числа. Поскольку обычно эта дата указана в договоре с заказчиком, которому передается сайт, ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи Отказ от претензий нужно установить ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее) на дату 20.02.09.

1. Для чего необходимо двойным щелчком по задаче вызвать диалоговое окно Сведения о задаче и перейти на вкладку Дополнительно.
2. Во вкладке Дополнительно в раскрывающемся списке Constraint type (Тип ограничения ) выберите Окончание не позднее .
3. В поле Constraint date (Дата ограничения ) укажите дату, которой ограничивается окончание задачи - 20.02.09.

Иногда для отмены ограничения нужно удалить введенную дату в поле Constraint date (Дата ограничения). Но MS Project не дает оставить это поле пустым, и поэтому для удаления даты из поля нужно заменить ее на текст NA (НД).

1. Нажмите кнопку OK .

При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается подсказка, с помощью которой можно отменить установку ограничения (первый переключатель), продолжить, используя другое (оптимальное, с точки зрения MS Project) ограничение (второй переключатель), или продолжить, используя выбранное ограничение (третий переключатель).

В нашем случае у задачи, на которую накладывается ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее ), есть предшественница, и если она будет заканчиваться позже даты ограничения, то это вызовет конфликт. MS Project считает оптимальным в нашей ситуации использовать ограничение Finish No Earlier Than (Окончание не ранее ), но оно нам совершенно не подходит.

Примечание . Получить информацию о типе созданного ограничения можно, наведя мышь на соответствующий ему значок в поле Indicators (Индикаторы ).

1. Затем предположим, что в соответствии с договором с внештатным разработчиком, предоставляющим услуги по разработке шаблонов, Разработка шаблонов (эта задача не имеет предшественниц) должен начаться 20.11.08 и проходить в течение 5 дней. Соответственно, зафиксируем эту дату ограничением Must Start On (Фиксированное начало ) и длительностью в 5 дней.
2. Включим в план важную задачу №18 Проектирование завершено . Согласно договору проектирование должно быть завершено за 5 дней до этапа Реализации , то есть до 20.11.08 .
3. Установим крайний срок задачи Размещение на хостинге на 26.12.08 .
4. Размещать сайт на хостинге можно только тогда, когда хотя бы наполовину осуществлено разработка шаблонов, графического дизайна, CMS и наполнен контент ресурса. Поэтому мы свяжем задачу Размещения на хостинге зависимостью FS (ОН) с задачей Наполнение ресурса(контент) и установим запаздывание (Lag) -50%.
5. Размещение на хостинге является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения достигается один из результатов проекта, который передается проектной командой «наружу». В этом случае длительность завершающих задачи не нулевая. Чтобы пометить задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно ) в диалоговом окне сведений о задаче. На вкладке нужно установить флажок Mark task as milestone (Пометить задачу как веху ).

Повторяющиеся задачи

Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно, например подготовка отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Для того чтобы описывать такие задачи в плане проекта, предназначены повторяющиеся задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды меню Insert/Recurring task (Вставка/Повторяющаяся задача ), открывающей диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче.

В нашем проекте мы создадим повторяющуюся задачу Совещание команды проекта , которая будет реализовываться по пятницам.

1. Выполним команду Вставка/Повторяющаяся задача.
2. В открывшемся диалоговом окно сведений о повторяющейся задаче укажем название - Совещание команды проекта и длительность –2 час.
3. Определим интервал повторения задачи –еженедельно, по пятницам.

В разделе Calendar for scheduling this task (Календарь для планирования этой задачи ) определяется, на основании какого календаря задача будет помещена в календарный план. По умолчанию, когда в раскрывающемся списке Calendar (Календарь) выбрано значение None (Нет), задача размещается па основании настроек проектного календаря и календаря задействованных ресурсов. Если же вы хотите использовать для расписания задачи особый календарь, то можно выбрать его в раскрывающемся списке. В таком случае становится доступен флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планировании) (Мы подробно рассмотрим действие этого флажка в разделе «Календарь задачи» позже).

1. После того как сделаны все настройки, нужно нажать кнопку ОК , и программа создаст в проекте повторяющуюся задачу.

При этом могут возникнуть непредвиденные проблемы, если, например, повторение задачи приходится на выходной. MS Project обнаружит это и отобразит сообщение с возможными вариантами разрешения проблемы: перенести повторение задачи на ближайший рабочий день, нажав кнопку Yes (Да), не создавать повторения в нерабочие дни, нажав кнопку No (Нет), или отказаться от создания повторяющейся задачи, нажав Cancel (Отмена).

После помещения повторяющейся задачи в проект, сама задача в плане выглядит как фаза, а ее повторения —как ее вложенные задачи. При этом задача и повторения помечены специальными значками в поле Indicators (Индикаторы).

Суммарная задача проекта

Когда состав работ определен, наш план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, но у нас нет общей информации о длительности всего проекта. Получить ее сложением длительностей фаз нельзя, поскольку они частично выполняются одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется длительности его фаз. Чтобы собрать фазы в единое целое, можно создать еще одну фазу Проектирование и разработка сайта-визитки магазина на основе cms и включить в нее все уже существующие фазы. Но правильнее отобразить Суммарную задачу проекта (Project summary task) —особую задачу, специально предназначенную для объединения всех проектных активностей. Она отображается на диаграмме Ганта особым цветом, и MS Project особым образом работает с ней.

1. Чтобы отобразить суммарную задачу проекта, в меню Параметры на вкладке View (Вид ) нужно установить флажок Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта ). Суммарная задача отобразится с названием, взятым из поля Title (Название) в свойствах файла, которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню File/Properties (Файл/Свойства ).

Если в этом диалоговом окне заполнено поле Comments (Заметки ), то его значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия суммарной задачи или комментария (Notes) к ней автоматически изменятся значения соответствующего поля в свойствах файла.

1. Сохраните файл проекта под именем Разработка сайта 2.

Диаграмма Ганта —это линейный график, задающий сроки начала и окончания взаимосвязанных работ, с указанием ресурсов, используемых для их выполнения.

Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов внутри проектной команды или организации. В MS Project есть два типа шаблонов: глобальный файл Global.mpt и шаблоны файлов. В глобальном файле хранятся основные настройки, применяемые к новым проектам. Шаблоны файлов - это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.

Глобальный файл

Глобальный файл нельзя открыть для редактирования как обычный файл -изменения в него вносятся посредством Организатора (Работу с Организатором мы рассматривали в разделе«Удаление и перемещение представлений и их составляющих»). Изменения в общие настройки вносятся путем нажатия кнопки Set as Default (По умолчанию) на различных вкладках диалогового окна Options (Параметры).

На диске хранятся две копии глобального файла Global.mpt - одна в установочной папке MS Project, а вторая - в рабочей папке пользователя. (Вы можете определить расположение этих файлов с помощью команды поиска файлов в Windows.) В установочной папке находится исходный файл шаблона, поставляемый вместе с программой, а в рабочей - его копия, включающая в себя все сделанные во время работы с программой настройки. Именно этот файл использует программа при работе.

Если удалить глобальный файл из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возврата шаблона к "начальным установкам вы можете просто удалить рабочий файл.

Создание шаблона файлов

Шаблоны файлов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате *.mpt. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, настройки представлений, макросы и т. д. В то же время, при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (рис. 23.16), в котором определяется, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон.

Рис. 23.16. Определение данных, которые будут сохранены в шаблоне

Диалоговое окно содержит флажки, устанавливая которые, вы определяете типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baselines (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок Actual Values (Фактические значения), вы удалите из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установка флажка Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере.

Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов, если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают. На рис. 23.16 мы переносим в шаблон только. данные о ставках ресурсов.

Создание файла на основе шаблона

Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой меню File V New (Файл V Создать), а затем в области задач на панели New Project (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основе которого будет создаваться план проекта (рис. 23.17).

Рис. 23.17. Панель создания проекта

В нашем случае в списке шаблонов присутствует файл BookProject.mpt, созданный нами для подготовки сопроводительных файлов к этой книге. Щелчок на названии шаблона приведет к созданию файла на его основе. Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны) щелкнув на котором, вы попадете в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла (рис. 23.18).

Диалоговое окно со списком шаблонов разделено на две группы: на первой вкладке, General (Общие), содержится список шаблонов, созданных пользователем, и шаблон пустого проекта. На второй вкладке, Project Templates (Шаблоны проектов), представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS Project. Выбрав любой из них и дважды щелкнув на его значке, вы создадите новый проект на его основе.

Лабораторная работа № 1. Использование программного инструмента управления проектами (на примере Microsoft Project 2010)

Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: владение средствами программного управления проектами, умение применять качественные методы анализа при принятии управленческих решений на примере прикладного инструмента Microsoft Project.

Программа Microsoft Project предназначена для реше­ния следующих основных задач:

разработка линейного плана выполнения проекта (гра­фик Ганта);

разработка сетевого плана выполнения проекта;

разработка календарного плана выполнения проекта;

определение загрузки исполнителей проекта;

разработка бюджета (общий бюджет, внебюджетные задачи, внебюджетные источники, заработная плата и др.);

обоснование мероприятий и работ, направленных на по­вышение эффективности проекта;

разработка различного рода смет;

контроль за ходом реализации проекта.

Задание: Необходимо сформировать план-график работ (проект) по выпуску информационного бюллетеня. Указать работы, необходимые к выполнению и обеспечивающие эти работы ресурсы (материальные, трудовые). Самостоятельно проанализировать ход выполнения проекта, выявить критические точки и устранить их, перераспределив время выполнения или ресурсы задач.

Порядок работы:

1. Настроить сведения о проекте.

2. Создать список задач проекта: определить длительность задач; организовать задачи в этапы, связать их между собой; определить заметки к задачам.

3. Определить ресурсы проекта: указать исполнителей и оборудование. Назначить ресурсы задачам.

4. Настроить задачи (опережение, запаздывание, ограничение и т.д.).

5. Проанализировать план проекта: выровнять загрузку ресурсов, устранив превышение доступности ресурса

Порядок действий:

По команде Пуск – Программы – Microsoft Office – MS Project , запустить приложение.

Далее необходимо осуществить настройку проекта. Основные настройки проекта делаются в окне «Сведения о проекте». Выполнить команду вкладка Проект – Сведения о проекте . Установить дату начала проекта – 1.02.2013.

Теперь необходимо определить рабочее время проекта, т.е. задать базовый календарь работы проектной команды. Для этого выполнить команду вкладка Проект – Изменить рабочее время… В диалоговом окне можно создавать или редактировать уже имеющиеся календари проекта.

Для того, чтобы настроить все пять рабочих дней недели и установить новое рабочее время, необходимо перейти на вкладку Рабочие недели окна Изменение рабочего времени , далее нажать на кнопку Подробности. В открывшемся окне Сведения о … установить переключатель в положение Задать дни для использования этих рабочих часов , затем в табличной части установить рабочее время – с 8:30 до 13:00 , с 13:30 до 17:00 . Для того, чтобы зафиксировать значение времени в последней ячейке таблицы (17:00), необходимо ввести время, нажать на клавиатуре кнопку Enter, а затем кнопки ОК.

Убедиться, что настроены все месяцы: февраль, март, апрель май, т.д.

Самостоятельно необходимо отметить в календаре официальные праздники на время проекта: 23 февраля, 8 марта, 1, 2, 9 мая. Праздники задаются на вкладке Исключения .

Наиболее удобными для ввода и организация работ проекта являются Диаграмма Ганта и таблица Ввод . Для того, чтобы ввести задачу проекта, необходимо выполнить команду вкладка Задача – Диаграмма Ганта.

Задачи проекта вводятся в столбец Название задачи . Ввести:

в первую строку задачу – Планирование бюллетеня ;

во второй строке ввести задачу Проработка идеи издания и установить длительность задачи 4 дня.

Выделить задачи 2-8 и нажать на панели задач пиктограмму .

Выделить задачи 10-22 и ДВАЖДЫ нажать на панели инструментов кнопку понижения уровня выделенной задачи .

Понизить уровни для групп задач 24-27, 29-34, 36-40 и 42-45, нажав на панели инструментов пиктограмму .

Для задачи 14 «Подготовка текстов» повысить уровень, нажав на панели инструментов пиктограмму. Результат представлен на рис. 3а, 3б.

Рис. 1 (а). Задачи проекта и их длительность (первая часть)

Рис. 2(б). Задачи проекта и их длительность (вторая часть)

Рис. 3(а). Организация этапов задач

Рис. 2(б). Организация этапов задач

1. Самостоятельно любым из способов связать следующие задачи:

Таблица 1

Связи задач проекта

	Номера задач	Тип связи
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Начало–Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»

Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественник , а задача, зависящая от другой, называется Последователь . Указать предшественника можно в таблице Ввод , в колонке Предшественники , отметив номер задачи-предшественника. Редактировать связи также можно в диалоговом окне Сведения о задаче на вкладке Предшественники . Окно открывается после двойного щелчка на названии задачи в таблице Ввод , далее в столбце Ид. необходимо указать номер задачи-предшественника.

Самостоятельно указать предшественников для следующих задач согласно табл. 2.

Таблица 2

Предшественники задач проекта

		Задача-предшественник
	9 – «Подготовка материалов»	8 – «План бюллетеня утвержден»
		14 – «Обложка готова» 23 – «Тексты готовы»
	25 – «Подготовка дизайн-макета»	24 – «Подготовка материалов завершена»
	30 – «Верстка бюллетеня»	29 – «Оригинал-макет утвержден»
	37 – «Подпечатная подготовка»	36 – «Бюллетень сверстан»
	43 – «Печатная подготовка»	42 – «Бюллетень готов к передаче в типографию»

Выполнить двойной щелчок мыши на стрелке связи между задачами 39 и 40 (рис. 5), в поле «Запаздывание» введите значение 2 дня (рис. 6).

Рис. 3.Стрелка связи между задачами 39 и 40

Рис. 4.Диалоговое окно Зависимость задач

Самостоятельно назначьте запаздывание между задачами 33 «Сверка» и 34 «Подготовка оглавления», в поле Запаздывание введите значение 1.

Рассмотрим привязку задач к определенным датам при планировании проекта. Двойным щелчком на названии задачи 42 «Бюллетень готов к передаче в типографию» вызовите диалоговое окно Сведения о задаче , перейдите на вкладку Дополнительно , выберите в списке Тип ограничения – Окончание не позднее , в списке Дата ограничения – 25.07.2013.

Самостоятельно для задачи 11 «Отбор планов местности и моделей для обложки» определите Крайний срок – 17.03.2013.

Самостоятельно перед задачей 1 «Планирование бюллетеня» ввести повторяющуюся еженедельно каждую неделю по пятницам задачу «Организационное собрание», имеющую длительность 1 час.

Вести сведения о ресурсах согласно рис.7.

Далее в первую пустую сроку столбца Название ресурса введите «Дизайнер». Убедитесь, что в поле Тип указано – Трудовой , переместитесь в поле Макс. единиц и введите значение 200%.

Рис. 5. Трудовые ресурсы проекта

Укажите, что ресурс «Кузнецов А.Н.» занят половину рабочего дня – 50%.

Введите сведения об оборудовании, которое используется при реализации проекта. В представлении Лист ресурсов щелкните в следующей пустой ячейке в столбце Название ресурса введите «600-ватная осветительная установка». В поле Тип введите – Трудовой . В поле Макс.единиц введите значение 400% и нажмите кнопку Tab. Это означает, что планируется во время фотосъемки использовать четыре осветительных установки. Стандартная ставка – 2400 руб./н.

Самостоятельно введите сведения о ресурсах согласно табл.3.

Таблица 3

Трудовые ресурсы задач проекта

		Макс.единиц	Стандартная ставка
	Лакировальная машина
	Многофункциональная брошюровочная машина
	Монтажная лаборатория
	Набор отражателей
	Операторский кран
	Термоклеевая машина
	Цифровой дупликатор
	Фотомашина

Таблица 4

Материальные ресурсы задач проекта

		Единицы измерения	Стандартная ставка
	Картриджи
	Клей для этикетирования и упаковки
	Клей переплетный
	Краска для вывода пленок
	Краски для трафаретной печати
	Мастер-пленка для цифровых дупликаторов
	Материалы для монтажа
	Пленки для ламинирования в рулонах
	Самоклеящиеся ленты
	Фольга для горячего тиснения
	Химия для пленок
	Чистящие комплекты

Затраты проекта складываются от стоимости использования ресурсов и фиксированных затрат на задачи. Выберите пиктограмму Лист ресурсов на панели представлений.

Откройте окно Сведения о ресурсе для Петрова. Выберите вкладку Затраты . Установите Стандартную ставку «30 000 руб./мес» и Ставку сверхурочных – 500 руб./ч (рис.8).

Рис. 6. Сведения о ресурсе «Петров И.И.»

Трудовой ресурс Дубинина Е.С. помимо работы корректора выполняет работу переводчика. Для нее необходимо определить несколько ставок оплаты труда. Для этого необходимо раскрыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты .

В таблицу А в столбец Стандартная ставка ввести значение – 100 руб./ч., затем перейти на вкладку В и ввести ставку для оплаты работы переводчика. В столбец Стандартная ставка ввести значение – 150 руб./ч., в столбец Ставка сверхурочных – 200 руб./ч. Нажать кнопку ОК.

Введите стандартную ставку Круглову В.Н. «25 000 руб./мес».

Предполагается повышение заработной платы с 1.04.13 сотруднику Круглову В.Н. на 15%. Для этого раскройте диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты . Во второй строке таблицы А в поле Дата действия введите 1.04.2013, далее щелкните в ячейке Стандартная ставка и введите 15%, а затем нажмите кнопку Enter.

Для Семенова установите Стандартная ставка 12 000 руб./мес. На вкладке В установите Стандартную ставку 17 000 руб./мес. Установите во второй строке дату 01.04.2012 и введите новую Стандартную ставку равными 19 500 руб./мес.

Самостоятельно задайте ставки для трудовых ресурсов согласно табл. 5.

Таблица 5

Выполните команду меню Вид / Использование задач . Для задачи 36 «Фотосъемка для обложки» назначьте исполнителем Кузнецова. Далее вызовите диалог Сведения о назначении , щелкнув по ресурсу «Кузнецов А.Н.». В раскрывающемся списке Таблица норм затрат укажите В .

Для некоторых ресурсов необходимо настроить рабочее время. Для Семенова установите индивидуальный рабочий график – в период с 25.01.2013 по 24.04.2013, 4 дня в неделю по 10 часов в день.

Определим график работы для ресурса «Петров И.И.», который будет находиться в командировке с 10 марта по 14 марта. Для этого необходимо открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , на вкладке Общие в таблице Доступность ресурса установим параметры согласно рис. 11.

Рис. 7. Ресурсы проекта

Рис. 8. Сведения о назначении ресурса «Кузнецов А.Н.»

Рис. 9.Ограничение в работе ресурса «Петров И.И.»

Самостоятельно для ресурса «Иванов К.Г.» в диалоговом окне Сведения о ресурсе , на вкладке Рабочее время установить в качестве базового календаря – Ночная смена .

Известно, что некоторые работники не будут доступны в различные периоды времени. Самостоятельно задайте доступность ресурсов согласно табл. 6.

Таблица 6

Доступность ресурсов

Для ресурса «Дизайнер» определить доступность в разные периоды времени. Для этого открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе в поле Доступность ресурса указать доступность согласно рис. 12.

Рис. 10. Ограничение в работе ресурса «Дизайнер»

Для тех сотрудников, рабочее время которых сокращено, необходимо добавить заметки, где объясняется, почему ресурс не доступен. Щелкните на название ресурса «Борисов Р.Н.». В окне Сведения о ресурсе на вкладке Заметки в поле Заметки: введите следующий текст: « Борисова не будет на работе с 1 по 10 апреля, в связи с повышением квалификации» (рис.13).

Самостоятельно добавить заметки для ресурсов – Иванов, Круглов.

Назначение ресурсов задачам. На панели инструментов Консультант щелкните на копке Ресурсы. На панели Ресурсы щелкнуть на связи Назначение людей и оборудования задачам . Появится панель Назначение ресурсов и представление Диаграмма Ганта .

План проекта является ключевой частью набора инструментов любого менеджера проектов. Конечно, хочется начать работать над задачами как можно скорее, но если вы найдёте время и наметите стратегию реализации проекта, вы сможете сэкономить деньги и ресурсы. Составные части вашего проекта будут постоянно сдвигаться, и вам понадобится шаблон плана проекта для отслеживания этих изменений.

Как же выбрать подходящий шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели их все и отобрали самые лучшие шаблоны проектных планов в Excel. В этой статье мы расскажем про различные виды шаблонов, а также объясним, когда лучше использовать каждый из них. Вы также сможете бесплатно загрузить шаблон плана проекта в Excel. Мы расскажем, что такое план проекта и как его создать в Excel, а также как его создать в Smartsheet, инструменте, упрощающим процесс управления и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.

Smartsheet

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

1. Перейдите на сайт сайт и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
2. На вкладке "Домашняя" кликните "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
3. Введите слова "диаграмма Ганта" в поле "Поиск шаблонов" и кликните по иконке в виде лупы.
4. Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон "Простой проект с диаграммой Ганта". Кликните по синей кнопке "Использовать шаблон" в правом верхнем углу экрана поиска.
5. Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.

2. Укажите все ваши проектные данные

Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.

Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите "Вставить столбец справа" или "Вставить столбец слева", чтобы добавить столбец, или "Удалить столбец", чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите "Удалить строку".

1. Добавьте ваши задачи в столбец "Название задачи". Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые "родительские строки". Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. ).

1. Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.

1. Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.

3. Добавление даты начала и срока выполнения

1. Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
2. Кликните по ячейке в любом из столбцов дат.
3. Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную.

4. Введите данные о % выполнения и исполнителях

Столбцы "Выполнено (%)” и "Ответственное лицо" содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.

На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.

1. В столбце "Выполнено (%)" укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
2. В столбце "Ответственное лицо" выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.