ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФУНКЦИЙ СПЕЦИАЛИСТА ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
Содержание профессиональной деятельности специалистов по связям с общественностью является одной из актуальных проблем теории и практики связей с общественностью. Без четких представлений о содержании указанной деятельности нельзя определить основные направления и конкретные ориентиры в профессиональной подготовке соответствующих специалистов. В специальной литературе многие авторы уделяют достаточное внимание содержательной стороне профессиональной деятельности специалистов по связям с общественностью. Приведем некоторые наиболее значимые, на наш взгляд, точки зрения на эту проблему, которые дают более или менее четкое представление о ней.
Прежде всего, следует обратиться к одному из современных классиков теории и практики паблик рилейшнз Сэм Блэку. В своей книге «Введение в паблик рилейшнз» он выделяет десять основных направлений PR, которые дают возможность получить самые общие представления о содержании профессиональной деятельности специалистов по связям с общественностью и о содержании их профессиональной подготовки. Такими направлениями являются:
1) общественное мнение;
2) общественные отношения;
3) правительственные связи;
5) промышленные связи;
8) отношения с потребителями;
9) исследования и статистика;
10) средства массовой информации.
Более конкретно содержание деятельности профессионалов в области связей с общественностью Сэм Блэк выражает в задачах, стоящих перед ними. По мнению классика, основными задачами PR- cneциалистов являются:
1) консультации, основанные на понимании человеческого поведения;
2) анализ возможных тенденций и предсказание их последствий;
3) изучение общественного мнения, ожиданий и взглядов общества и выработка рекомендаций для осуществления необходимых мер;
4) установление и поддержание взаимного общения, основанного на достоверности и полноте информации;
5) предотвращение конфликта и недоразумений;
6) содействие установлению взаимоуважения и социальной ответственности;
7) гармонизация личных и общественных интересов;
8) улучшение доброжелательных отношений с персоналом, поставщиками и покупателями;
9) улучшение промышленных связей;
10) привлечение квалифицированного персонала и снижение текучести кадров;
11) расширение рынка товаров и услуг;
12) максимальное повышение прибыльности;
13) формирование корпоративной индивидуальности.
1. Программирование, включающее анализ проблем, определение целей, выявление групп людей, в чьей поддержке или взаимопонимании нуждается организация, и планирование необходимых мероприятий.
2. Взаимосвязи, устанавливаемые и поддерживаемые с разными группами людей и организациями, что крайне необходимо для сбора, правильной оценки информации и выработки рекомендаций.
3. Подготовка и издание публикаций, докладов, статей, и других информационных материалов для внешних и внутренних групп.
4. Установление систем распространения информации через прессу, радио и телевидение, профессиональные издания, формирование и поддержание интереса у издателей к информации.
5. Организация выпуска публикаций, фильмов, программ, мультимедиа, фотографий в тесном контакте со специалистами по этим вопросам, что требует знания технических аспектов производства.
6. Организация таких специальных мероприятий, как пресс-конференции, выставки, демонстрации, торжественные заседания, награждения и др. Это требует тщательного планирования и координации, внимания к деталям, подготовки специальных буклетов и сообщений.
7. Подготовка речей для других и умение выступать с речами.
8. Исследование и оценка, связанные с умением собирать информацию разнообразными способами, включая работу в библиотеке, интервью, неформальные беседы, использование специалистов по изучению общественного мнения.
В рассматриваемом аспекте важным с практической точки зрения представляется перечень должностных обязанностей специалиста в области паблик рилейшнз. Это:
1. Написание и редактирование. Составление сообщений для печати и передачи в эфир, тематических статей, информационных бюллетеней для служащих и внешних акционеров, писем, сообщений для Web-узла и других служб оперативной информации, отчетов для акционеров и ежегодных отчетов, речей, брошюр, сценариев фильмов и слайд-шоу, статей в профессиональных изданиях, институциональных рекламных объявлений, а также материалов о продукции и дополнительных технических материалов.
2. Связи со средствами массовой информации. Контакты с представителями средств массовой информации, журналов и воскресных приложений, с независимыми писателями, а также с представителями профессиональных изданий. Цель подобных контактов - " склонить соответствующие издания или средства массовой информации к публикации (или передаче в эфир) новостей и сюжетов об организации, (эти новости и сюжеты могут быть подготовлены самой организацией). Реагирование на запросы со стороны средств массовой информации, проверка публикуемых материалов и доступ к влиятельным источникам информации.
3. Исследования. Сбор информации об общественном мнении, тенденциях, появляющихся проблемах, политическом климате и законодательстве, сообщениях в средствах массовой информации, группах особых интересов и прочих вопросах, касающихся акционеров данной организации. Просмотр Интернета, служб оперативной информации, государственных электронных баз данных. Планирование программ исследований, проведение опросов, организация заказов у исследовательских фирм.
4. Управление и администрирование. Составление программ и планов в сотрудничестве с другими менеджерами; определение потребностей, установление приоритетов, определение общественных групп, постановка целей, а также разработка стратегии и тактики. Администрирование персонала, бюджета и графиков выполнения программ.
5. Консультирование. Рекомендации высшему руководству компании по социальному, политическому и нормативному окружению; проведение консультаций с группой руководителей по поводу того, как избежать кризиса (и как на него реагировать, если он произойдет); работа с лицами, ответственными за принятие важнейших решений, с целью разработки стратегий управления критическими и болезненными проблемами и своевременного реагирования на эти проблемы.
6. Специальные события. Организация и проведение конференций для обсуждения новостей, совещаний, дней открытых дверей, торжественного открытия выставок и т. п. с «разрезанием ленточки», празднования годовщин, событий, связанных с передачей пожертвований в благотворительные фонды, визитов высокопоставленных лиц, конкурсов и соревнований, программ награждения и прочих нерядовых мероприятий.
7. Устные выступления. Выступления с речью перед различными группами, оказание помощи другим в подготовке выступлений, а также руководство специальным бюро докладчиков, обеспечивающим создание для организации «платформы» перед важной для нее аудиторией слушателей.
8.. Производство. Создание средств коммуникации на основе знания и умения пользоваться возможностями мультимедиа, в том числе изобразительными и оформительскими средствами, фотографией, версткой и настольными компьютерными издательскими системами; запись и редактирование аудио- и видеоинформации; подготовка аудиовизуальных презентаций.
9. Обучение. Подготовка руководителей и других штатных докладчиков к работе со средствами массовой информации и публичным выступлениям. Совершенствование у других сотрудников организации их устной и письменной речи. Оказание помощи во внесении изменений в организационную культуру, политику, структуру и процесс.
10. Контакт. Выполнение роли связующего звена со средствами массовой информации, местной общественностью и другими внутренними и внешними группами. Выполнение роли посредника между организацией и ее важнейшими акционерами: выслушивание их соображений, проведение переговоров, улаживание конфликтов и достижение согласия. Выполнение роли гостеприимного хозяина при встрече гостей и посетителей организации; организация их досуга.
Приведенные выше направления профессиональной деятельности специалистов по PR, их функции и должностные обязанности носят характер простого перечисления, основанного на эмпирическом опыте. Несомненно, эта информация имеет большую практическую ценность и дает общее представление о содержании профессиональной деятельности специалистов по связям с общественностью. Но для более глубокого теоретического осмысления данной проблемы необходима систематизация и определенная классификация функций профессиональной деятельности PR-специалистов. Научно-исследовательские попытки такого рода предприняты в ряде публикаций отечественных теоретиков и практиков паблик рилейшнз. В частности, профессор И. П. Яковлев предлагает разделить функции специалистов по связям с общественностью на две группы.
Первая группа объединяет функции сбора и анализа информации (работа на входе системы). К ним относятся следующие функции:
1) исследование общественного мнения, анализ статистических данных, обобщение результатов социологических, психологических, экономических и других исследований;
2) изучение юридических, экономических, политических и.других документов;
3) сканирование публикаций в прессе по важным для организации вопросам;
4) контакты с журналистами, представителями органов управления, инвесторами, социальными группами, общественными движениями;
Вторая группа объединяет функции по распространению информации (работа на выходе системы). Здесь выделяются следующие функции:
1) подготовка информационных материалов (брошюр, статей, пресс-релизов) для прессы, органов управления, инвесторов и др.;
2) информирование общественности о целях и проблемах организации на пресс-конференциях, в средствах массовой информации, в почтовой корреспонденции и т. д.;
3) совершенствование отношений с потребителями (участие в создании и размещении рекламы и продвижении товаров на рынок, организация специальных мероприятий и др.);
4) информационное воздействие на депутатов и органы исполнительной власти для принятия более совершенных законов и решений.
Далее профессор И. П. Яковлев в соответствии с известным в зарубежной практике PR четырехступенчатым алгоритмом разработки конкретной программы паблик рилейшнз или РК-кампании предлагает выделить по отношению к процессу деятельности в сфере PR следующие функции:
1) исследовательские, связанные со сбором, обработкой и анализом информации;
2) планирующие, связанные с определением целей, задач и разработкой плана мероприятий по их реализации;
3) организаторские, заключающиеся в участии специалиста в "реализации намеченных мероприятий;
4) экспертные, проявляющиеся в оценке эффективности проведенной работы и выявлении новых проблем, которые надо решать.
И наконец, по третьему основанию, системе общественных отношений, И. П. Яковлев выделяет экономические, политические, культурные и социальные функции. Научная ценность предложенной классификации, по нашему мнению, заключается в том, что она позволяет подходить к анализу и практической реализации функций специалиста по PR комплексно, в их тесных взаимосвязях и взаимных пересечениях .
Основы PR. Важно усвоить основы PR в самом начале карьеры. Введение в должность, инструктаж, наставления старших коллег и приобретенный на работе опыт помогут овладеть этими основами.
Навыки планирования и оценки. Они имеют ключевое значение для того, чтобы сделать PR подотчетным и измеримым.
Навыки письма. PR-специалисту обязательно придется заниматься написанием пресс-релизов, отчетов, речей, писем и т.д. Безграмотный пресс-релиз может послужить поводом для критики в адрес организации. Для выпуска корпоративных изданий (газета, журнал, брошюра) PR-специалисту необходимы базовые знания полиграфии, чтобы сделать выбор варианта издания более профессиональным.
Презентационные навыки. Необходимо проведение большого количества презентаций, встреч, конкурсов, где работник должен уметь выступать, делать объявления и т.д.
Навыки общения со СМИ. Практика общения со СМИ позволяет добиваться освещения информации и успешно проводить интервью. Специалист должен быть компетентным для того, чтобы провести пресс-конференцию или участвовать в ней.
Навыки общения с ПК и электронными средствами коммуникации. PR-специалист должен быть хорошо знаком со всеми новыми достижениями информационных технологий, которые воздействуют на то, как мы общаемся друг с другом.
Управление репутацией. В каждом определении сути PR на первое место ставится репутация. PR-специалисты должны понимать важность репутации, а также то, как создается репутация, какое место она занимает в корпоративном балансовом отчете и как ее можно потерять.
Управление проектами. Большинство PR-программ состоят из нескольких частей, и PR-специалисту необходимо обладать навыками управления проектами, чтобы укладываться в намеченные сроки и выделенный бюджет.
Знание бизнеса. В любой отрасли народного хозяйства существуют свои особенности, и специалисту необходимо иметь четкое представление о том, что является наилучшей практикой в его области.
Региональная сеть ресторанов обратилась в кадровое агентство с просьбой подобрать им специалиста по связям с общественностью. Разработайте список требуемых профессиональных и личностных качеств для кандидата на вакантную должность.
Качества, необходимые специалисту можно разделить на 3 сферы:
Коммуникативная сфера.Эта сфера, по моему мнению, является основной, т.к. специалисту по связям с общественностью постоянно приходится иметь связи с другими людьми и умение налаживать и поддерживать контакт является необходимым для специалиста. Она состоит из:
потребность в общении с другими людьми
способность к эмпатии
умение выслушивать другого человека
ораторское мастерство
способность к невербальным коммуникациям
оптимизм
чувство юмора
личное обаяние
Эмоционально-волевая сфера:
самообладание, самоуправление
эмоциональная уравновешенность
потребность в достижениях
уверенность в себе
Познавательная сфера:
здравый смысл
живой, ищущий ум
гибкость ума
способность заниматься несколькими проблемами одновременно
внимание к деталям
инициативность
креативность
Конечно, нередко очень сложно определить, к какой сфере относится то или иное качество. Вот, например, такое важное качество, как организаторские способности. Его трудно отнести к одной из этих трех сфер, оно является вплетенным в эти сферы и интегрирует их. Поэтому такое разделение можно считать условным, формальным.
специалист связь общественность
Администрация небольшого городка совместно с экологической общественной организацией проводит ПР- кампанию ©Берегите воду - источник жизни на землеЖ. Цель кампании - повышение осведомленности населения о ценности водных ресурсов и сокращения расходов воды жителями города. Разработайте коммуникативные тактики ПР-кампании.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель "_________________"
_________________ (____________)
ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ
специалиста по связям с
общественностью
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
Настоящая должностная инструкция
определяет функциональные обязанности,
права и ответственность специалиста по
связям с общественностью "_____________________"
(далее - "Общество").
1.2. Специалист по
связям с общественностью назначается на
должность и освобождается от должности в
установленном действующим трудовым
законодательством порядке приказом
руководителя Общества.
1.3. Специалист
по связям с общественностью подчиняется
непосредственно __________________ Общества.
1.4.
На должность специалиста по связям с
общественностью назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование по
специальности "Связи с общественностью" без
предъявления требований к стажу работы или
высшее образование и дополнительную
подготовку по специальности "связи с
общественностью" без предъявления
требований к стажу работы.
1.5.
Специалист по связям с общественностью
должен знать:
- постановления,
распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы, относящиеся к
вопросам организации связей с
общественностью;
- основы
законодательства о средствах массовой
информации и рекламе;
- международные и
российские кодексы профессиональных и
этических принципов в области связей с
общественностью;
- специализацию,
особенности деятельности и перспективы
развития организации;
- основы
политологии, социологии, психологии;
-
основные методы проведения качественных и
количественных социологических
исследований;
- методику ведения
мониторинга средств массовой информации;
- законы композиции и стиля рекламных
сообщений, статей, обращений, публичных
выступлений;
- методы анализа
статистической информации; основы
делопроизводства;
- методы и средства
формирования и использования собственной
базы данных организации;
- методы сбора
и обработки информации с применением
современных технических средств и
компьютерных технологий;
- основы
законодательства о труде;
- правила по
охране труда.
1.6. В период временного
отсутствия специалиста по связям с
общественностью его обязанности
возлагаются на ___________________________.
2.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Специалист
по связям с общественностью осуществляет
следующие обязанности:
Выполняет
работу по реализации политики организации
в области связей с общественностью и
отдельных ее этапов.
Участвует в
разработке конкретных планов внутренней и
внешней политики организации в области
связей с общественностью.
Осуществляет
постоянное взаимодействие и поддерживает
контакты с представителями средств
массовой информации и общественности,
знакомит их с официальными решениями и
приказами руководства организации,
подготавливает ответы на официальные
запросы, следит за своевременным
распространением информационных
материалов о деятельности организации.
Участвует в подготовке и проведении
брифингов, пресс-конференций, других
мероприятий и акций
информационно-рекламного характера,
проводимых с участием представителей
средств массовой информации и
общественности, обеспечивает их
комплексное информационное и
организационное сопровождение.
Готовит пресс-релизы и другие
информационные материалы для
представителей средств массовой
информации, проводит мониторинг
электронных и печатных средств массовой
информации, участвует в подготовке
информационно-аналитических материалов
для внутреннего пользования.
Разрабатывает информационно-рекламные
материалы, готовит тексты для
корпоративного издания, официального
WEB-ресурса организации.
Участвует в
подготовке заданий для социологических
исследований и составлении итоговых
отчетов по результатам проведения
мероприятий информационно-рекламного
характера.
Выполняет работу по сбору,
хранению, использованию и распространению
информационных материалов, подготовке
документов для сдачи в архив.
Обеспечивает исполнение решений
руководства, своевременно информирует его
о текущем ходе работ и их результатах.
3.
ПРАВА
Специалист по связям с
общественностью имеет право:
3.1.
Запрашивать и получать необходимые
материалы и документы, относящиеся к
вопросам деятельности специалиста по
связям с общественностью.
3.2. Вступать
во взаимоотношения с подразделениями
сторонних учреждений и организаций для
решения оперативных вопросов
производственной деятельности, входящей в
компетенцию специалиста по связям с
общественностью.
3.3. Представлять
интересы предприятия в сторонних
организациях по вопросам, связанным с его
профессиональной деятельностью.
4.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист по связям с
общественностью несет ответственность
за:
4.1. Необеспечение выполнения своих
функциональных обязанностей.
4.2.
Недостоверную информацию о состоянии
выполнения работы.
4.3. Невыполнение
приказов, распоряжений и поручений
руководителя Общества.
4.4. Непринятие
мер по пресечению выявленных нарушений
правил техники безопасности,
противопожарных и других правил, создающих
угрозу деятельности предприятия и его
работникам.
4.5. Необеспечение
соблюдения трудовой дисциплины.
5.
УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы
специалиста по связям с общественностью
определяется в соответствии с Правилами
внутреннего трудового распорядка,
установленными в Обществе.
5.2. В связи с
производственной необходимостью
специалист по связям с общественностью
обязан выезжать в служебные командировки (в
т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Специалисту по связям с
общественностью для обеспечения его
деятельности предоставляется право
подписи организационно-распорядительных
документов по вопросам, входящим в его
функциональные обязанности.
С
инструкцией ознакомлен
__________________/_________________/
(подпись)
Репутация предприятия, доходность и даже само существование предприятия порой могут зависеть от степени поддержки общественностью (в частности - потребителями). PR-специалисты служат защитой интересам бизнеса от негативного общественного мнения, воплощают в жизнь политику поддержания положительного отношения общественности к деятельности предприятия и к его продукции.
Признание возрастающей важности хороших связей с общественностью для успешной деятельности предприятия служит основанием для создания целого отдела по связям с общественностью, возглавляемого PR-менеджером. PR-специалисты являются сотрудниками такого отдела и проводниками PR-политики предприятия. Именно они доводят до средств массовой информации и общественности сведения, позволяющие сформировать благоприятный имидж предприятия в глазах широких масс населения. Эти сотрудники непосредственно общаются со СМИ, потребителями, иными представителями общественности, разъясняют политику компании, улаживают спорные вопросы при конфликтных ситуациях с инвесторами. Под связями с общественностью понимается не только доведение до аудитории информации об истории и деятельности предприятия, целевая пропаганда, информационное отстаивание интересов организации, но и обратная связь. Налаживая обратную связь с общественностью, PR-специалисты улучшают сформированный имидж предприятия в глазах определенной аудитории. В задачи PR-специалистов входит также реализация программы информационной поддержки продвижения товаров (услуг) на рынок. На основе анализа настроений общественности многие товары были «рождены» в стенах PR-отдела, т.е. еще до самого производства.
Хотя не имеется никаких определенных стандартов оценки годности человека для работы в должности PR-специалиста, желательно все же наличие гуманитарного образования. Поэтому PR-специалисты - это, как правило, бывшие журналисты, социологи, психологи и т.д. Иногда - это бывшие работники рекламных агентств. Основные требования, предъявляемые к кандидату, - это способность ясно и четко выражать мысли как в устной, так и в письменной форме, коммуникабельность, энергичность, наличие творческого потенциала и энтузиазма, уверенность в себе, умение работать в команде. Также могут потребоваться знания в той конкретной области предпринимательства, в которой специализируется предприятие. Новички обычно начинают работу в качестве помощника PR-специалиста. Они ведут PR-архив предприятия, собирают информацию для текстов речей и брошюр. Накопив опыт, они могут уже самостоятельно писать тексты выпусков новостей, речей и статьи для публикации, оказывать помощь PR-специалисту в реализации PR-программ, разработанных PR-менеджером. Специалисты же должны иметь по крайней мере трехлетний опыт работы в данной области и пройти внутреннюю аттестацию.
В настоящее время около двух третей PR-специалистов работают в области торговли и рекламы. Наиболее высокий спрос на PR-специалистов в больших городах, где развиты средства массовой информации и другие средства коммуникации. Однако просматривается тенденция к равномерному распространению этой должности во всех сферах и регионах предпринимательства.
ИНСТРУКЦИЯ PR-СПЕЦИАЛИСТА
2. PR-специалист должен знать:
2.1. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.
2.2. Основы маркетинга.
2.3. Общую методологию PR.
2.4. Место PR-подразделения в структуре предприятия.
2.5. Методы определения целевых аудиторий.
2.6. Основные PR-средства (средства массовой информации, корпоративный бюллетень, ассоциации, антураж, информация и т.д.).
2.7. Принципы планирования PR, PR-кампаний.
2.8. Методы организации и проведения PR-кампаний.
2.9. Структуру и функции средств массовой информации.
2.10. Методику работы со средствами массовой информации.
2.11. Порядок организации и подготовки пресс-релизов, информационных сообщений, проведения брифингов, пресс-конференций, медиа-китов, бэкграундов.
2.12. Основные принципы клиентского PR, внутрикорпоративного PR, кризисного PR, иных видов PR.
2.13. Основные принципы работы с конкурентной средой.
2.14. Основы журналистики.
2.16. Компьютерные технологии и программное обеспечение по автоматизированной обработке информации (текстов, базы данных и т.д.).
2.17. Основы этики, социологии, психологии, филологии.
2.18. Правила ведения деловой переписки.
2.19. Состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.
II. Должностные обязанности
PR-специалист:
1. Реализует PR-стратегию, разработанную PR-менеджером.
2. Собирает информацию о внешнем имидже предприятия.
3. Проводит опросы целевых аудиторий в соответствии с принятыми планами.
4. Тестирует потребительское отношение к продукции (услугам) в фокус-группах.
5. Собирает статистические данные о потенциальных потребителях и конкурентах.
6. Классифицирует потребителей по целевым направлениям, систематизирует информацию о потребителях.
7. Готовит материалы официальных сообщений для печати.
8. Устанавливает контакты с представителями средств массовой информации, размещает необходимую информацию в СМИ.
9. Участвует в выставках, презентациях устраиваемых предприятием, или в акциях, организуемых совместно с иными предприятиями.
10. Готовит тексты выступлений, материалы (в т.ч. слайды, фильмы) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.
11. Изучает публикации о предприятии, его товарах и услугах в средствах массовой информации, готовит обзоры и представляет их PR-менеджеру.
12. Готовит доклады и предложения по различным проектам.
15. Выполняет служебные поручения PR-менеджера.
III. Права
PR-специалист имеет право:
1. На информацию о всех показателях работы предприятия.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения обязанностей.
IV. Ответственность
PR-специалист несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.