Кто подписывает счет-фактуру, должен иметь для этого соответствующие полномочия. Кто подписывает счета-фактуры на предприятии, кроме руководителя и главбуха, и как правильно оформить соответствующие приказы и доверенности - об этом пойдет речь в статье.

Кем подписывается счет-фактура

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.

Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.

Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.

Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.

Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец

Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.

В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.

В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно ставить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.

Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.

На фирменном бланке

ДОВЕРЕННОСТЬ № _______

гор. ____________________ "___"____________ ___ г.

_______________________________________________________________________

(наименование компании)

в лице _________________________________, действующего на основании ____________,

(Ф. И. О. руководителя, его должность)

настоящим уполномочивает ____________________________________________________

(Ф. И. О. и занимаемая должность)

паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,

зарегистрирован по адресу: ______________________

подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.

Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.

Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.

(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)

_______________________________ _________________ _______________

(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)

Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур

Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?

Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.

ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.

Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте.

Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон

При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.

Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.

Нужна ли на документе печать?

В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати – категория сомнительная. Так же бытует мнение, что только печать на документе придает ему действительную юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют все и партнер, и банк, и, должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предпринимателю.
Печать - это одно из средств индивидуализации организации. Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Давайте разберемся, на каких документах, и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.
Весь документооборот предприятия можно условно разделить на два больших сектора - деловые бумаги и документы бухгалтерского и налогового учета.
Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.

Деловые бумаги
Приказы по кадрам.
Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых приказах (распоряжениях) печать ставить не обязательно (например ст. 152 ТК). Хотя «коварная статья 52 ТК говорит, что: «Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом». Правительство специального документа по данному вопросу не принимало, однако в Примерной форме трудового договора, утв. Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 в конце стоят две непримечательные буквы «М.П.», что означает, что наличие печати на трудовом договоре вероятно НЕОБХОДИМО.

Протоколы общих собраний участников, решения собственников унитарных предприятий.
Ни Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII (ред. от 30.07.2004) "Об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ответственностью", ни еще не вступивший в силу Закон Республики Беларусь "О ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОБЩЕСТВАХ" (вступающий в силу с 02.08.2006) не содержат прямого указания о обязательном наличии печати на данных документах, за исключением бюллетеней для заочного голосования.

Трудовые книжки.
Все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время работы, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (ред. от 11.05.2000) "Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников").

Договора и внешнеэкономические контракты.
ГК нигде не содержит оговорки об обязательности наличия в договоре печатей сторон.
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ч. 2 ст. 404 ГК). Итак, скрепление подписей сторон печатями НЕ УПОМИНАЕТСЯ как обязательный элемент соблюдения письменной формы заключения договора.
В соответствии с абз. 3 части 1 ст. 161 ГК законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.) и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.
Таким образом, скрепление подписей сторон договора, либо уполномоченных представителей сторон является обязательным только в случаях, ЕСЛИ ЭТО ПРЯМО ПРЕДУСМОТРЕНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ ЛИБО СОГЛАШЕНИЕМ СТОРОН. Например, в тексте договора сказано: «договор подписывается в двух экземплярах по одному для каждой из сторон, подписи представителей скрепляются их печатями».
Будьте внимательны, все те же предательские буквы «М.П.» - это уже может быть расценено судом как «соглашение сторон».
К стати отсутствие печати не такая уже большая проблема. Если печати нет на договоре, то стороны в подтверждение сделки НЕ СМОГУТ ссылаться на свидетельские показания (пункт 1 статьи 163). В качестве письменных доказательств факта заключения сделки, когда простая письменная форма нарушена сторонами, могут представляться: переписка сторон, из содержания которой видно, что стороны состоят в правоотношении, основанном на сделке, либо она касается условий такой сделки; документы по исполнению сделки и т. п. Перечень письменных доказательств, которые могут быть представлены для подтверждения приведен в ГПК (ст. 178). Исключение из этого правила – если сделка внешнеэкономическая.
Такой поход подтверждает и судебная практика.
РЕШЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНОГО АРБИТРАЖНОГО СУДА ПРИ БЕЛОРУССКОЙ
ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННОЙ ПАЛАТЕ
31 января 2001 г. № 238/03-00
…
Представитель истца в судебном заседании подверг сомнению факт заключения контракта от 10.11.95 г. также по мотиву отсутствия печати объединения на контракте. Исходя из изложенного, истец посчитал требования ответчика о взыскании убытков в виде разницы в цене необоснованными и просил во встречном иске отказать.
…
Копия контракта от 10.11.1995 г. представлена в суд ответчиком, контракт подписан сторонами. Довод истца о том, что на контракте отсутствует печать производственного объединения "А", не имеет правового значения, поскольку для соблюдения письменной формы сделки достаточно подписей сторон, законодательство Республики Беларусь не содержит в качестве условия недействительности сделки отсутствие на договоре печати юридического лица. В судебном заседании истец в устной форме высказал также сомнения в действительности подписи генерального директора объединения. Однако истцом в установленном порядке данная подпись, равно как и сделка, не оспорены, а суд не находит оснований подвергать сомнению действительность указанного контракта по основаниям, указанным истцом.
…
Суд пришел к выводу

5. Отсутствие в договоре печати стороны не влияет на действительность договора, так как он считается заключенным при достижении сторонами в надлежащей форме соглашения относительно предмета и иных существенных условий, что подтверждается подписями уполномоченных должностных лиц сторон.

Доверенности.
В силу прямого указания ч. 5 ст. 186 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. Данная статья не конкретизирует, к каким доверенностям относится ее требование, считаем, что оно справедливо для ЛЮБОЙ доверенности, выдаваемой от имени юридического лица.
Обратите внимание - доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также ГЛАВНЫМ (СТАРШИМ) БУХГАЛТЕРОМ ЭТОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Это РУПы КУПы и т.п.

Первичные документы бухгалтерского учета, документы налогового учета.

Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 г. № 3321 – XII (в ред. 17.05.2004 г.). Кстати данный Закон, под первичным учетным документов понимает документ, который подтверждает факт совершения любой хозяйственной операции (ч. 1 ст. 9). Хозяйственная операция в закон трактуется широко и определяется как «действие или событие, влекущие изменения в объеме и (или) составе имущества и (или) обязательств организации» (ч. 13 ст. 2 Закона).
В законе, оттиска печати среди обязательных реквизитов нет. ОДНАКО торопиться - не стоит. По поводу составления некоторых видов первичных учетных документов приняты специальные нормативные акты прямого действия. Там практически в каждом указано, что первичный документ заверяется печатью.
Обратите внимание, –
В случае обнаружения ошибок, неточностей в заполненной накладной допускается делать исправления способом, не мешающем прочтению предыдущей записи, с обязательным проставлением даты и подписи лица, внесшего исправления, и заверением внесенных исправлений печатью (РАЗЪЯСНЕНИЕ Министерства финансов Республики Беларусь от 15.07.2004 № 15-9/338 "О порядке применения товарно-транспортных и товарных накладных").

В данной связи можно дополнить, что нормы упомянутых нормативных актов подразумевают не только привычную круглую печать юридического лица, но и возможность проставления ШТАМПА.

И еще опишем одну ситуацию, которая может случиться в реальной жизни.

У директора украли портфель, в котором была печать фирмы. И произошло это накануне сдачи отчетности. Ситуация реальная, поэтому опишем ее от первого лица – бухгалтера предприятия.
Первое, что я сделала – позвонила в обслуживающий нас банк и спросила, как мне быть с платежками. Меня соединили с начальником юридического отдела банка. Он сообщил: «Банк примет от вас платежки и другие документы даже без печати. Для этого нужно написать письмо примерно с таким текстом: “Просим в связи с тем, что печать фирмы украдена (потеряна), с такой-то по такую-то дату принимать документы на оплату без оттиска печати фирмы, с подписями главного бухгалтера и директора”. Примечание автора: Точнее, с подписями тех, кто указан в банковской карточке, поскольку эти лица не всегда совпадают.
Этому сообщению я была рада. Отсутствие печати на платежках не сбило планомерную работу нашей фирмы.
«Оттиск новой печати лучше делайте непохожим на старый, – посоветовал начальник юридического отдела. – Иначе злоумышленники могут попытаться “увести” деньги с вашего расчетного счета. И получив новую печать, не забудьте сразу же сделать новую карточку с образцами подписей и оттиска печати».
В тот же день я обратилась в милицию. Там мне предложили подать заявление о краже. Это заявление будет являться поводом для возбуждения уголовного дела. Уголовное дело заведут по статье «Кража». И о его возбуждении будет вынесено соответствующее постановление.
«Скорее всего, печать не найдут, – заметил сотрудник милиции. – Но у вас будет выданная милицией справка, которая подтвердит факт кражи. Кроме того, такая справка сможет временно заменить оттиск печати, например, при сдаче отчетности. Если впоследствии выяснится, что вашей печатью кто-то воспользовался – милиция возбудит дело по статье “Мошенничество”. Либо по другим статьям Уголовного кодекса, например касающимся подделки документов».
О краже печати мы решили оповестить всех своих контрагентов, разослав им письма.
Затем я обратилась в налоговую инспекцию. Позвонив в отдел по вводу данных отчетности, я задала простой вопрос: «У фирмы украли печать. Что нужно для того, чтобы сдать отчетность?» Там мне ответили: «Если у вас есть справка из милиции, то можно сдать отчетность без оттиска печати. Если же вы не обращались в милицию, то отчетность мы не примем…». Примечание автора: инспектор, конечно не права.
Предприятие сдало отчетность без оттиска печати, предъявив справку из милиции.

Может ли счёт на оплату услуги подписывать один сотрудник, уполномоченный приказом директора, или должны быть обязательно 2 подписи?

Унифицированного бланка счета на оплату законодательством не установлено, поэтому организация вправе его составить в произвольной форме с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. Так, одними из таких реквизитов являются наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за правильность ее оформления и подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц. Таким образом, организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму счета на оплату, предусмотрев в нем подпись одного уполномоченного лица.

• Налоговые и бухгалтерские изменения в 2017 году
• С 2017 года в работе бухгалтеров многое поменялось. О самых актуальных изменениях читайте в этом разделе.
• Утвердили новые КБК по страховым взносам и упрощенке
• Изменились правила заполнения поля 101 в платежном поручении .
• Страховые взносы передали налоговикам.
• Появилась новая отчетность - расчет по страховым взносам , СЗВ-СТАЖ и другая.
• По-новому теперь надо подтверждать .
• Хочу быть в курсе всех изменений >>

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Теперь на титульном листе расчета есть поля «Код по ОКВЭД», «Численность работающих инвалидов», «Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными факторами». Раньше эти данные вы указывали в разделе II. В новой форме отчета нет ни раздела I, ни раздела II. Вместо них шесть таблиц. Как их заполнить? Читайте в рекомендации. Там же вы найдете готовый пример расчета.»

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Статья: Счет на оплату

Корпоративный клиент турфирмы производит оплату тура. При этом ему выставляется счет. Какую форму он должен иметь?

Счет не является обязательным документом, но, если он оговорен контрактом, его следует выписать. Унифицированного бланка счета нет, поэтому составить его можно произвольно. При этом не забудьте, что существуют обязательные реквизиты первичной документации: * указание наименования документа («Счет»), дата составления, наименование турфирмы, содержание операции, измерители в натуральном и денежном выражении, наименования и должности ответственных лиц, их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Отвечала Е.Е. ИВАНОВА,
аудитор фирмы «АУДИТ КОНТУР ПЛЮС»

2. Ситуация: Кто должен подписывать первичные документы

Все первичные документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни , а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Ответственность за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события несут лица, подписавшие соответствующий первичный документ.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П . Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 .

Сергей Разгулин

3. Ситуация: Какие составлять первичные документы

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц. *

Сергей Разгулин , заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России