В бухгалтерии распространены случаи не возврата подотчётных сумм. Чаще всего при таких обстоятельствах бухгалтеры оформляют данную операцию как удержание подотчетных сумм из заработной платы сотрудника. Мы расскажем о разных вариантах.

Для удержания суммы из зарплаты сотрудника надо издать приказ о данном удержании и ознакомить сотрудника под роспись. Это нужно сделать в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств. Данные деньги не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ, зато мы должны на эту сумму начислить страховые взносы. Но если в дальнейшем деньги будут возвращены, то вы сможете зачесть или вернуть сумму начисленных взносов. Что касается бухгалтерского учета, то уместно сделать следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 71 - отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
Дебет 70 Кредит 94 - из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Это самый надежный способ, но есть еще пару авантюрных вариантов.

Более рискованные варианты пригодятся компании, если вы хотите продлить время возврата подотчетных сумм или вообще «замаскировать» возврат данных средств. Сразу скажем, что какой вариант не выбрала бы компания, он может привести к спорам с налоговыми органами или фондами.

Рассмотрим их:
1. Переоформить образовавшуюся задолженность в заём. Этот способ позволяет нам оттянуть время по возврату подотчетных сумм. Для этого стоит оформить договор займа. Он может быть как процентным, так и беспроцентным. И в том, и в другом случае есть свои «подводные камни»:

1. оформляем беспроцентный заём - у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп.1 п.1 ст. 212 НК РФ), с которой нужно будет исчислить и уплатить НДФЛ по ставке 35%4
2. процентный заём - надо установить проценты, но опять же мы столкнемся с уплатой НДФЛ. Плюс с доходов по процентам нужно будет заплатить налог на прибыль;
3. выдать заём из кассы организации, предварительно сняв её с расчетного счета (так как наличную выручку можно тратить только на определенные цели (п. 6 Указания №3073-У)), а сотрудник обратно возвращает подотчетные суммы, но тоже наличными в кассу. Выгода получается в том, что долг по подотчету он гасит, а срок действия договора займа со временем истекает. И тут тоже есть пару вариантов:

• простить долг и опять же удержать НДФЛ, что для нас не выгодно;
• списать долг как безнадежный, но налоговики могут придраться и опять же начислить НДФЛ;
• самый безопасный вариант - пролонгация договора займа, позволяет нам не платить НДФЛ и взносы, но опять, же при проверке у налоговиков могут возникнуть вопросы.

При переоформлении в договор займа угрозы начисления НДФЛ с налоговиками при проверках не избежать.

2. Оказать работнику материальную помощь или подарок.
Рассмотрим, в чём отличие от предыдущего варианта.
Материальная помощь. Чиновники говорят о том, что с сумм материальной помощи свыше 4000 рублей в год на одного сотрудника, нужно уплатить страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010г. №1212-19). То же самое касается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Но есть судебное решение, где указана другая точка зрения: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда (постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013г. № 17744/12). Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и её работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо.
При выдаче материальной помощи есть вероятность столкнуться с работниками фондов при проверках по вопросу правильности операций компании.
Подарок. Денежный подарок до 4 000 рублей в год на одного сотрудника освобожден от НДФЛ (письмо Минфина от 08.05.2013г. № 03-04-06/16327). Также подарок до 4 000 рублей за налоговый период не подлежит обложению страховыми взносами (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Главное, чтобы выплата подарка не была прописана в условиях коллективного или трудового договора, а так же положении об оплате труда. Иначе подарок может быть расценен как зарплата, что приведет к начислению взносов и НДФЛ.

Минус только в том что, при расчете налога на прибыль ни подарки, ни материальную помощь учесть нельзя. В остальном - рассмотренные варианты подходят для всех компании.

Есть еще два варианта для компании, которой не страшно встретиться с налоговиками в суде:
3. Провести в учёте личные расходы сотрудника. Все то, что сотрудники покупают лично для себя, проводить как расходы компании, но только при наличии подтверждающих документов. Например: сотовые телефоны, автомобиль и т.д. Риск в том, что при выездной проверке налоговики попросят вас предоставить всё купленное имущество, и если вы этого не сделаете, то встречи в суде вам не избежать.
4. Платить сотруднику компенсацию за пользование имуществом. Для этого нужно имущество (например, машину) взять в аренду и платить арендную плату. А сотрудник систематически будет погашать долг по подотчёту. Недостаток данной операции только в том, что с арендной платы надо будет платить НДФЛ. Взносами эти суммы не облагаются. Можно учесть расходы и по налогу на прибыль. Главное, не превышайте рыночные арендные ставки, а то вам могут налоговики пересчитать налог на прибыль, в связи с завышением платы.

Как обнулить накопленный подотчет директора

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документы для подтверждения таких затрат директор не сдает. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой инспекции и фондов.
Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет директора, чтобы он вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы, чего можно добиться не всегда. Тогда пригодятся другие способы. Мы приведем два трудоемких, но безопасных варианта и один наиболее рискованный, но упрощенный по форме воплощения.

1. Переоформить долг по подотчету в заем .

Не нужно платить взносы и НДФЛ. Долг останется, просто компания отложит срок его возврата. Придется оформить договор займа.

2. Выдать материальную помощь или денежный подарок.
Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи до 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы. Взносы вообще начислять не нужно. В расходах подарки и денежную помощь учесть нельзя. Нужно заявление директора, приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка).

3. Арендовать имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование
Не нужно платить взносы, а если компания выпла чивает компенсацию, то также не потребуется удерживать НДФЛ. На проверке надо будет доказать, что компания действительно использует имущество директора в производственной деятельности. Нужен договор аренды или соглашение и приказ о выплате компенсации за использование имущества директора.

НАЛОГОВЫЕ РИСКИ

1.Прежде всего накопившийся подотчет проверяющие могут посчитать доходом директора. Тогда налоговики начислят с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, руководитель взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). Кроме того, инспекторы доначислят пени и штрафы.
Хотя доначисления можно попробовать оспорить на том основании, что невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012.

2.Если компания продолжает выдавать деньги под отчет при наличии задолженности по ранее выданным суммам, инспекторы могут взыскать штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Новый порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Формально санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут посчитать, что компания оформляет подотчет, только чтобы деньги в кассе не превышали лимит. То есть нарушает кассовые правила.

Сравниваем разные варианты

Способ № 1.
Переоформить долг по подотчету в заем. Данным способом могут воспользоваться любые компании. Однако переоформление подотчета в беспроцентный заем полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь отложить ее решение. Ведь директор должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.
Еще один минус. При беспроцентном займе появится доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.
Конечно, можно оформить процентный заем. Причем установить такой размер процентов, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.
Что касается формы расчетов, безопасный вариант — это перечислить заем директору в безналичной форме. Затем директор оплатит этими деньгами подотчетный долг.

Пример
Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность руководителя по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такие проводки:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 51
— 75 000 руб. — выдан заем директору;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71
— 75 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.
Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У).
Когда срок действия договора займа истечет, то у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий.
Первый — можно продлевать срок займа. Это позволит не платить НДФЛ и взносы. Но налоговики могут посчитать, что заем фактически является облагаемым доходом директора.
Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный долг. Но тогда проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать его у директора. И решат, что фактически компания простила долг. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276). Кроме того, компании могут доначислить взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212-19).

Способ № 2. Выдать директору матпомощь или денежный подарок. Этот способ могут применять не только прибыльные компании, но и организации, которые получили убыток. Кроме того, в данном случае не требуется каких-либо особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать руководителю и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.
Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212 — 19).
Компания может оспорить этот подход, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12. Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его пользу представляют собой оплату труда. Поэтому взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если размер этой выплаты превышает 4000 руб. Но в этом случае возможны споры с фондами.
Подарки не облагаются НДФЛ, если их стоимость не превышает 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на денежные подарки (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).
Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договоров, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как зарплата.
При расчете налога на прибыль матпомощь и подарки учесть нельзя. В бухучете проводки в обоих случаях будут такими:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
— начислены материальная помощь или подарок;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
— выданы материальная помощь или подарок.
Способ № 3. Пользоваться имуществом директора за плату. Еще один способ закрыть долг по подотчетным суммам — оформить аренду имущества директора, которое можно использовать для деятельности компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно возвращать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами такие выплаты не облагаются. При этом арендную плату в отличие от материальной помощи и подарков можно списать на расходы при расчете налога на прибыль.
Безопаснее, чтобы сумма, которую компания начисляет директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.
Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ и начислять вообще взносы не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
В бухучете записи будут следующими:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
— начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 71
— зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.
И, наконец, самый «скользкий вариант» №3 :
Провести в учете личные расходы директора.

Минусы:
Этот способ подходит компаниям, которые готовы спорить с налоговиками. Личные расходы директора можно отразить в учете как затраты компании. Например, на мебель, электронику, автомобили. Конечно, если руководитель передаст документы на покупку, а машину оформит на организацию.

Но налоговики на выездной проверке наверняка потребуют предъявить им приобретенные основные средства или МПЗ. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. Кроме того, предприятию нужно будет платить транспортный налог.
К тому же через компанию можно провести не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если на балансе организации не числится автомобиль. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ списания долгов по подотчетным суммам.

Ответ

Из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить длительный подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).

Погасите долг по подотчету дивидендами

Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НК РФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФ от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ
— начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.

Если у вас ООО. Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.

Пример
По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль ООО «Весна» после уплаты налогов составила 266 000 руб. В июне директор — единственный учредитель компании Спиридонов С. А. принял решение направить ее на выплату дивидендов. При этом его долг перед компанией по подотчетным средствам составляет 180 000 руб. Учредитель согласился оформить зачет дивидендов в счет погашения долга. Компания не получает дивиденды от других организаций.

Тогда проводки будут такими:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»
— 266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» КРЕДИТ 71
— 180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» КРЕДИТ 51
— 62 060 руб. (266 000 - 23 940 - 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.

Если у вас АО. С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформите долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример
Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 51
— 92 000 руб. — выдан заем директору;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71
— 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212-19).

Выдайте директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит: Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь. Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212-19).

С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.

Подарок. От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата (подробнее об уплате взносов с подарков сотрудникам можно прочитать на стр. 48).

Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73
— начислены материальная помощь или подарок;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
— выданы материальная помощь или подарок.

Оформите пользование имуществом директора за плату

Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.

Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.

Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
— начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 71
— зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Проведите в учете личные расходы директора

Для кого подходит: Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.

Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Есть способ вообще избавиться от материальной выгоды. Ведь зачастую намного проще выдать работнику деньги под отчет. Никаких лимитов по сумме подотчетных средств законодательство не устанавливает. Поэтому сколько бы денег работник ни получил, инспектор не сможет обвинить вас в нарушении.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет, также не ограничен законодательством. Однако руководитель может установить его своим распоряжением. Заметим, что на практике это делается далеко не всегда.
Но в нашем случае руководство, скорее всего, воспользуется этим правом. Ведь это единственный способ проконтролировать своевременный возврат денег. Работник должен будет отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18).
Однако на практике сроки часто нарушаются. Это дает налоговым инспекторам возможность предъявить вам одну из претензий.
Вариант 1. "Поскольку нахождение денег у работника ничем документально не подтверждено, это квалифицируется как беспроцентный заем". Исходя из этого, ревизор может насчитать работнику налог на доходы с суммы материальной выгоды.
Вариант 2. "Поскольку работник не отчитался в срок, выданные ему деньги нужно рассматривать как полученный им доход". При таком раскладе работнику попытаются доначислить налог на доходы физлиц со всей суммы подотчета.
Имейте в виду: ни тот ни другой вариант не имеет под собой никаких оснований.
Во-первых, инспекторы не имеют права принимать решение об изменении юридической квалификации сделки. Сделать это может только суд.
Во-вторых, в Налоговом кодексе не предусмотрено, что материальная выгода может возникать с просроченных подотчетных денег. Поэтому, даже если работник вернул деньги позже установленного срока, материальной выгоды здесь нет.
И в-третьих. Деньги были выданы работнику по всем правилам подотчета. В Налоговом кодексе ничего не сказано о том, что такие деньги можно признать доходом работника. Поэтому удерживать с него НДФЛ не надо.
Если же вы не хотите спорить, то можете поступить так. В день, когда истечет срок возврата работником денег, проведите по кассе их приход. А затем снова оформите выдачу этих денег под отчет - с новым сроком возврата.
Либо вообще не устанавливайте срок, на который вы выдаете работнику деньги. В этом случае налоговикам будет не за что зацепиться. Ведь раз никакого срока нет, то и нарушить его нельзя.
Еще одно правило подотчета установлено в п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Там сказано, что фирма не должна выдавать подотчетные суммы работнику, который не отчитался по ранее полученным деньгам. Однако и это требование не более чем формальность. Никаких санкций за его невыполнение законодательством не предусмотрено.