РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.

РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.

Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2017 года

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.

Как выписать РКО

Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.

По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
  • соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Расходный кассовый ордер: пример заполнения

РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.

Итак, разберем по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.

В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»

Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.


Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2017 года

Как вести учет и сколько хранить

Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Каждый владелец предприятия обязан осознавать ответственность при использовании наличных денег. Основой является правильное проведение всех действий с наличными средствами по кассе. В этом плане следует четко соблюдать определенные критерии. Кассовая дисциплина предусматривает правильно оформленные документы и любые денежные обороты предприятия. Например, для фиксирования всех кассовых расходов применяется соответствующий документ. Его значимость является существенной. Данный документ - это расходный кассовый ордер. Об этом далее поподробнее.

Что такое расходный кассовый ордер?

Ответ на данный вопрос является простым. Среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют приходный и расходный кассовый ордер. Они абсолютно не привязаны к осуществлению ведения всего бухгалтерского учета. Для них применяют только бумажные носители из-за того, что подобные бумаги нуждаются в личном подписании ответственных лиц. Это важно знать. Также расходный кассовый ордер должен подписать субъект, который осуществляет получение денежных средств. Необходимо отметить то, что в настоящее время законодательством запрещается заверять данные документы при помощи электронно-цифровой подписи.

Предназначение

Бланк расходного кассового ордера является определенным этапом оформления выдачи денежных средств из кассы.
В данном документе кроме суммы указывается еще и личность получателя, а также отмечаются основания для выдачи денег. Форма данного ордера (КО-2) является уникальной и утвержденной для обязательного применения всеми ИП. Она используется организациями, которые имеют кассу и осуществляют по ней соответствующие операции. Бланк расходного ордера не относится к строгим отчетностям и не может стать их заменой, однако подлежит обязательному учету в журнале регистрации по расходным и приходным кассовым ордерам.

Применение

При заполнении указанного документа следует придерживаться определенных правил. Данное действие регламентировано ст. 14-21 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера. Под ним подразумеваются счета, платежные ведомости и прочие соответствующие материалы, которые подпадают под строгую отчетность.

Расходный кассовый ордер обязательно подписывают лица, которые ответственны за ведение данной документации. Это важно знать. Под ними подразумевают кассира, бухгалтера и директора компании. При этом следует учесть то, что руководитель организации не может подписывать указанный бланк в том случае, когда к нему прилагаются акты проведенных работ, счета, заявления и другие материалы, имеющие его разрешающую резолюцию. Для получения денежных средств по данному ордеру лицу, осуществляющему их выдачу (кассиру), следует предъявить паспорт или иной документ, который удостоверяет личность получателя. Это является важным условием. При этом паспортные данные указываются в форме КО-2. Также в данном случае от получателя потребуется написание расписки о получении денежных средств. Ее наличие является обязательным. Если без нее оформлен указанный ордер, то денежные средства, которые выданы кассиром, будут считаться недостачей, в результате чего они в полной мере взимаются с ответственного лица. Также по указанному ордеру есть возможность получить наличные по доверенности. В данном случае в бланке указывают полностью фамилию, имя и отчество получателя. По форме КО-2 выдачу денег можно проводить уже в день составления данного документа. Оформление указанного бланка осуществляется в одном экземпляре. Хранится он на предприятии. Также необходимо расходный кассовый ордер зарегистрировать в журнале КО-3.

Порядок заполнения

Существует документ, в котором указаны все особенности заполнения бланка. Порядок ведения кассовых операций РФ определяет все аспекты оформления кассовых ордеров. Заполнять и подписывать указанные банки могут только руководители, старший бухгалтер или ИП. Производить составление кассового ордера разрешено машинописным текстом. Но в законах РФ не сказано об ограничениях формы заполнения. Значит, рукописный текст также разрешается использовать. Только он должен быть читабельным. Если ордер заполнен неправильно, то он считается недействительным. Особое внимание следует уделить графе «Основание». Это важно учесть. Как показывает статистика, ее часто не принимают во внимание. Но она, так же как и остальные, является обязательной к заполнению и составляет очень важную часть ордера. Если в этой графе основанием является зарплата, то необходимо учесть все налоги и платежи.


Как заполнить расходный кассовый ордер?

Здесь ничего нет сложного. Вам нужно заполнить расходный ордер? Бланк в этом случае содержит следующие графы:

Как правило, нумерация начинается с единицы с начала и до конца года.

В графе «Дата составления» нужно вписать дату, когда деньги будут выдаваться из кассы.

- «Дебет» - номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.

- «Кредит» - счет учета наличных денег.

- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается цифрами).

- «Выдать» - здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.

- «Основание» - отображается суть операции. То есть на основании чего нужно выдать деньги. Например, выплата зарплаты.

- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается прописью).

- «Приложение» - приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.

Получатель обязан записать полную сумму наличности прописью. Также следует поставить свою подпись и дату. Затем указывается документ, подтверждающий личность получателя.

Особенности заполнения

Во многих источниках есть пошаговая инструкция по оформлению расходного кассового ордера. Однако не все предприниматели относятся к этому с большой ответственностью, учитывая все особенности процесса. К примеру, заполнение кассового ордера происходит только перед выдачей наличных средств. Нельзя забывать о том, что необходимая сума денег записывается самим получателем. Этот момент в большинстве случаев нарушается самим ИП. Также следует помнить, что указанная сума вписывается печатным способом. При получении денег по доверенности также надо быть внимательным при заполнении бланка. Данный процесс должен быть четко описан в документе. Дубликатов кассового ордера ни в коем случае не должно быть. Он делается в единственном экземпляре. Исправления или помарки категорически запрещены. Поскольку ордер является официальным документом, печать - обязательный атрибут. Но при создании РКО она не является необходимой. Особенно если к ней прилагать другие документы, заверенные печатью (к ним могут быть отнесены материалы первичного бухгалтерского учета). Печать становится ненужной, когда получение средств происходит от юридического лица.


Нюансы

Расходный кассовый ордер на зарплату нуждается в правильном заполнении и составлении. Каждому сотруднику предприятия может быть выдана заработная плата по индивидуальному кассовому ордеру. Однако есть и другой вариант. Он предусматривает то, что на один ордер может быть составлен список из нескольких сотрудников-получателей. Но в этом случае на каждого из них указывается сумма, доступная к выплате. С такого правильно заполненного ордера может быть создана соответствующая ведомость.

Итоги

Мы рассмотрели особые моменты оформления такого документа, как расходный кассовый ордер. Всем ИП будет полезно иметь готовый его образец с правильно заполненными графами. Необходимо изучить все аспекты его оформления. Изначально правильное составление данного документа позволит упростить расчеты и избежать проблем при проверках. Это является одним из важнейших факторов ведения бизнеса.

Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.

  • .Excel

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма КО-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

  • В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
  • Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
  • При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
  • Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
  • Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка


В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк


Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

  • В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
  • В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
  • В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
  • В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

Большинство хозяйствующих субъектов должны вести учет всех кассовых операций в соответствии с законодательством. Это означает, что операции по приходу и расходу денег в кассу должны соответствующим образом оформляться. Рассмотрим подробнее документальное оформление расходных операций по кассе, которое предполагает выписку бланка расходный кассовый ордер (РКО).

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, на основании которого происходит выдача денег из кассы организации.

Его нужно выписывать всегда, когда осуществляется выдача из кассы наличных денег у хозяйствующего субъекта.

Обязательность его оформления предусмотрена нормативным документом ЦБ РФ. Освобождение от выписки этого документа получили только индивидуальные предприниматели, ведущие учет по упрощенной схеме.

К расходным операциям, на которые составляется расходник относятся:

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО, для которого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Составлением расходников могут заниматься главный бухгалтер или руководитель самостоятельно. Кроме этого, приглашенный со стороны специалист может исполнять данные функции, но существует ограничение, согласно которому он не имеет права ставить свои росписи на документе. В этом случае визирование осуществляет руководитель фирмы.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.

Расходный ордер унифицированная форма КО-2 бланк скачать

Скачать Word.

2017 скачать бесплатно в формате Excel.

По форме КО-2 в формате Pdf.

Расходный кассовый ордер образец заполнения


В том случае, когда расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение». В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ.


Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету операции - корреспондирующие счета по дебету и кредиту, код структурного подразделения (если он есть), счет аналитического учета.

Важно! Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии.

Последнее поле в этой таблице – «Код целевого финансирования». Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому передаются денежные средства. Сюда нельзя заносить название компании.

В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее.

В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть.


В графу «Приложение» нужно записать сведения о документе, на основании которых выполняется выдача. Это могут быть реквизиты квитанции, заявления работника, платежной ведомости и т. д.

После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.


В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель - обычно им является паспорт.

После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.