Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия. К счастью, мониторинг соблюдения расписания относительно прост. Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики Ганта. Как уже говорилось в главе 4, график Ганта наиболее понятный и предпочитаемый.

Рис. 12-1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на 7 периоде. Прямоугольная таблица под графиком выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см. операции A,B,C,D и Е). Например, фактическое время начала для операции С - период 2, фактическое время окончания - период 6, фактическая продолжительность - 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику. Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е). Оставшееся прогноизруемое время для операций D и Е обозначено заш ■ трихованной ливиеи Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельными линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).

Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е. Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе. Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика. Хотя иногда график Ганта не отражает зависимость операций, если его использовать вместе с сетью, то зависимости легко выявить, если это (отслеживание) необходимо.

График контроля расписания - еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций На рис 12 2 представлен график контроля проекта. График используется для тою чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути. Хотя из рис. 12-2 видно, что проект начал отставать от гра-

Рис. 12-1. График Ганта, демонстрирующий статус графика.

фика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Но если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график. Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, откло-

Отчетный период. Рис. 12-2. Схема контроля графика проекта.

шлющиеся в одном направлении, показывают, чл о существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция. Тенденцию нужно остановить, а в случае необходимости принять соответствующие меры. Графики контроля часто используются для отслеживания хода работ по контрольным точкам.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ.

Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft.

В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта. Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов. Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат. Большинство отчетов Гейтс читает быстро, но при этом всегда может заметить потенциальное отставание от графика, сокращение слишком большого числа особенностей продукта или необходимость внести изменение в спецификацию. Обычно Г ейтс сразу связывается с соответствующими управляющими или разработчиками по электронной почте. Отчеты о ходе выполнения проекта - важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: «Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта. В настоящее время разрабатывается сотня проектов... [Отчеты о ходе выполнения проекта] включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа «мы не можем найти и нанять нужный персонал» или «боже, если этот OLE не выполнить, то мы в общем отстанем на...». Они знают, что их отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят. Поэтому, если они не поднимут этот вопрос в своем отчете, а через два месяца что-нибудь скажут, то это будет нарушение в обмене информацией... Внутренняя группа полностью следует этим вещам, поэтому это определенный консенсус в группе.

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

  • указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
  • прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт - задание / поручение),
  • когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» - здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

  • само поручение;
  • срок исполнения;
  • исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

  • автор может изменить срок исполнения поручения;
  • автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
  • исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
  • автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации - секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

  • фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
  • проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
  • корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
  • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
  • информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
  • внесение данных об исполнении документов;
  • анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно» , подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно .

В сроковом контроле можно выделить:

  • текущий контроль,
  • предупредительный и
  • итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от... №...» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

Рисунок 2

Свернуть Показать

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

Рисунок 3

Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Рисунок 4

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1). Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:

2 - во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке);

3 - во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п. Например, если мы точно не помним заголовок, но помним ключевое слово, которое в нем должно быть, то нужно выбрать пункт «содержит...» и набрать это слово без его окончания, тогда в результате фильтра на экране останутся только строки, у которых в поле «Краткое содержание» присутствует набранное нами слово с разными окончаниями.

Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, - обозначена цифрой 6. Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими - каждый из них нужно снимать индивидуально. В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра .

Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой - специальный для дат - обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.п.

В нашей таблице есть 3 колонки с датами.


Числовой фильтр (обозначен цифрой 5) специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа (в нашем случае это регистрационный номер документа).


Рисунок 5

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

Свернуть Показать

В MS Excel 2003 фильтр по содержимому колонки вызывается такой же экранной кнопкой , как и в более поздних версиях программы, но в результате ее нажатия открывается один общий список для выбора конкретного значения ячейки или установки более сложного условия фильтрации, которое уже заточено индивидуально под текст, даты либо числа - оно запускается в отдельном экранном окне после выбора в списке позиции «(Условие...)».


На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

  • по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
      в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или
  • кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:
      в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

  • выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
  • щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
  • далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «-4»;
  • на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter - и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
  • после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
  • далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября - уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
    • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
    • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек , а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата . Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня , а в правом - способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст . Далее жмите Оk .

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки - MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Рисунок 6

Условное форматирование

Свернуть Показать

Сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? На все эти вопросы даны развернутые ответы, многое объясняется на примерах (всего их 16) в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8" 2011 Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается, а также как можно поставить на контроль устные распоряжения. См. статью «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала № 7" 2011

Перед началом процесса отслеживания рекомендуется сохранить базовый план . Базовый план (до 11 на проект) представляет снимок календарного плана на момент сохранения и содержит всю информацию о задачах, ресурсах и назначениях. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Чтобы сохранить базовый план выполните команду СервисàОтслеживаниеàСохранить базовый план... Нажмите кнопку ОК .

Мастер отслеживания помогает создать таблицу, в которой удобно обновлять сведения о ходе выполнения задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание . В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом . На шаге 1 выберите режим отслеживания: вручную (укажите Нет ). На шаге 2 укажите Всегда отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам . В результате в текущем представлении MS Project появился дополнительный столбец %завершения по трудозатратам , а на диаграмме Ганта появились соответствующие данные. Задайте для задачи Предварительное экономическое обоснование проекта процент завершения 70%.

Для сравнение фактических и плановых трудозатрат для задач выполните команды ВидàДиаграмма Ганта и ВидàТаблицаàТрудозатраты . Сравните значения в полях Трудозатраты , Базовые , Фактические и.Оставшиеся .

E Значения в поле Отклонение показывают разницу между трудозатратами по графику и первоначально запланированными трудозатратами, сохраненными в базовом плане.

Печать и публикация проекта

Чтобы просмотреть, как будет выглядеть текущее представление проекта при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр .

В MS Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Выполните команду ВидàОтчеты . Выберите категорию Обзорные… и обзорный отчет Сводка по проекту . Также просмотрите отчет Дела по исполнителям (категория Назначения… ).

В категории Настраиваемые… представлены все стандартные отчеты. В окне Настраиваемые отчеты можно создать новые отчеты (кнопка Создать… ), изменить существующие (кнопка Изменить… ), скопировать в шаблон (из шаблона) Global.MPT и т.д. В окне Настраиваемые отчеты выберите отчет Использование трудовых ресурсов и нажмите кнопку Изменить… На вкладке Определение замените Недели на Месяцы .На вкладке Подробности укажите Формат даты Январь 2002 . Нажмите кнопку ОК . Просмотрите отчет (кнопка Просмотр ).



Для публикации сведений о проекте в Internet можно сохранить их в формате HTML. Выполните команду ФайлàСохранить как веб-страницу… Введите имя экспортируемого файла в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить . В первом окне Мастера экспорта нажмите кнопку Далее . Во втором окне установите переключатель Использовать существующую схему и нажмите кнопку Далее . В следующем окне Выберите схему для данных Сводная таблица задач и ресурсов и нажмите кнопку Далее .В следующем окне установите флажок Экспорт на основе шаблона HTML. Для выбора шаблонаHTML нажмите кнопку Обзор . В окне Обзор выберите любой шаблон и нажмите кнопку ОК .В окне Мастер экспорта-параметры схемы нажмите кнопку Готово . Просмотрите созданный файл в формате HTML.

Лабораторная работа №2
Планирование работ средствами Microsoft Excel

Цель . Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирование, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки использования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации.

Задание

1. Ввести данные на рабочие листы Исходные данные , Распределение, Диаграмма Ганта и Зарплата согласно заданию.

2. Осуществить распределение проектировщиков по проектам.

3. Составить ведомость на выплату заработной платы.

Основные сведения

Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных программ, предназначенных для управления проектами и планирования (в том числе и рассмотренные выше), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения подобных задач заключается в широкой распространенности этой программы, наличие некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже программистов.

В данной работе демонстрируются возможности MS Excel , которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с участием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel естественно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, как надеется автор, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы.

Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1) этап конструкторской подготовки производства (КПП) и 2) этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2005 года..

Накладываемые ограничения.

1. Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП.

2. Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов.

3. Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков.

4. Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом.

Технология работы

1. Создание рабочего листа Исходные данные

Запустите на выполнение программу Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ().xls . Переименуйте лист Лист1 с помощью команды меню Формат®Лист®Переименовать лист . Задайте новое имя Исходные данные.

E Другой способ переименовать лист – двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени листа.

Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.1 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.1. Рабочий лист Исходные данные

Для обеспечения проверки вводимых значений в ячейку C1 выполните команду ДанныеàПроверка… В окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры задайте Тип данных Список. В поле Источник введите текст

Январь;Февраль;Март;Апрель;Май;Июнь;Июль;Август;Сентябрь;Октябрь;Ноябрь;Декабрь

На вкладке Сообщение для ввода задайте Заголовок Месяц и Сообщение Выберите месяц, для которого создается план работ . Нажмите кнопку ОК .

Для ячейки D1 самостоятельно задайте проверку ввода, указав в качестве Источника текст 2004;2005;2006;2007;2008;2009;2010

Чтобы разместить текст в нескольких ячейках (например, в ячейках D3:F3) необходимо выделить эти ячейки и нажать кнопку Объединить и поместить в центре .

Чтобы разместить текст в ячейке (ячейках) по центру с переносом слов (например, в ячейке D15 или в ячейках В4:В5), выполните команду Форматà Ячейки… и на вкладке Выравнивание задайте по горизонтали по центру , по вертикали по центру . Установите флажок переносить по словам . Нажмите кнопку ОК .

Для диапазона ячеек В6:В11 укажите Отступ 1 (команда меню Форматà Ячейки… , вкладка Выравнивание ).

E Чтобы автоматизировать ввод числовых рядов (1, 2, 3,…), введите числа 1 и 2 в соседние ячейки, затем выделите эти две ячейки, и с помощью мыши протяните в нужном направлении.

Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter .

ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов!

ВНИМАНИЕ! Ввод имени завершается нажатием клавиши ENTER!

Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТехнолог : для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31.

Для ячеек С22:С31 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =$В$16:$В$17 ). Введите данные в таблицу Список сотрудников-проектировщиков .

Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор)

E Для ввода имен удобно использовать клавишу F3 .

В ячейку D17 формулу введите самостоятельно.

В ячейке D18 подсчитайте сумму.

Создайте листРаспределение и введите данные на этот лист согласно рис. 5.2 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.2. Рабочий лист Распределение

Чтобы не копировать данные с рабочего листаИсходные данные в диапазон ячеек А3:С12 лист Распределение , введите в ячейку А3 формулу

="Исходные данные"!A22

E В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиатуры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диапазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки.

Скопируйте эту формулу в ячейки диапазона А3:С12.

E Чтобы скопировать формулу из ячейки А3 в ячейки А3:С12, подведите курсор к черному квадратику в правом нижнем углу ячейки А3, чтобы курсор превратился в черный крестик. Нажав левую кнопку мыши, «протащите» курсор по ячейкам А3:С12.

Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I2 двумя способами):

Способ 1 . На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши по ячейке D2 на листе Распределение и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК .

Способ 2 . Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение . В строке формул введите формулу

=ТРАНСП("Исходные данные"!B6:B11)

E Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы .

Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl , Shift и Enter . В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки.

Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1

Для ячейки J2 создадим примечание . Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке J2 и выберите команду Добавить примечание . Введите примечание Количество проектов, в которых участвует работник .

В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму по соответствующей строке.

В ячейку D13 введите формулу

=СУММЕСЛИ($C3:$C12;СпецКонструктор;D3:D12)

В остальные ячейки диапазона D13:I14 формулы введите самостоятельно.

Чтобы облегчить ввод данных в диапазон ячеек D3:I12, необходимо конструкторов и технологов сгруппировать отдельно. Применим сортировку таблицы на листе Распределение . Выделите диапазон ячеек А2:К12 и выполните команду меню ДанныеàСортировка . В окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по задайте Специальность . Нажмите кнопку ОК .

Заполните диапазон ячеек D3:I12 согласно рис. 5.2 (с учетом накладываемых ограничений).

Формулы для ячеек К3:К12 введем позднее. Самостоятельно отформатируйте листРаспределение , чтобы он соответствовал рис. 5.2.

Создайте рабочий лист Диаграмма Ганта . Введите данные на этот лист согласно рис. 5.3 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.3. Рабочий лист Диаграмма Ганта

Чтобы автоматизировать заполнение ячеек В3:В14, ни один из ранее рассмотренных способов не подходит. Введите в ячейку В3 формулу

=СМЕЩ("Исходные данные"!B$6;$A3-1;0)

Размножьте эту формулу в диапазоне ячеек В3:В14.

E СМЕЩ() (категория Ссылки и массивы ).

Самостоятельно введите формулы в ячейки С3:С14.

E Не забудьте задать для ячеек С3:С14 Числовые форматы Дата , Тип 14.03.99 .

В ячейку Е3 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;0)

В ячейку Е4 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;1)

Растяните эти формулы по столбцу Е.

В ячейку F3 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;0;A3-1)

В ячейку F4 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;1;A3-1)

Растяните эти формулы по столбцу F.

В ячейку G3 введите формулу =ОКРУГЛВВЕРХ(E3/F3;0)

Растяните эту формулу по столбцу G.

В диапазон Н3:Н14 введите даты начала работ.

Чтобы рассчитать день завершения этапа, используем функцию РАБДЕНЬ() . Она возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от даты Нач_дата . Рабочими днями не считаются выходные дни и дни, определенные как праздничные. Функция РАБДЕНЬ() используется, чтобы исключить выходные дни или праздники при вычислении даты завершения этапа.

Синтаксис функции РАБДЕНЬ (Нач_дата ;Количество_дней ;Праздники)

Нач_дата – это начальная дата.

Количество_дней – это количество рабочих дней до или после Нач_дата . Положительное значение аргумента Количество_дней означает будущую дату; отрицательное значение – прошедшую дату.

Праздники – это необязательный параметр и представляет собой список из одной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря (например, государственные праздники).

Чтобы найти день завершения этапа в ячейку I3 введите формулу =РАБДЕНЬ(H3;G3-1;Праздники). Растяните формулу по столбцу I.

В ячейку J2 введите формулу

=ДАТАЗНАЧ("1"&"Исходные данные"!C1&"Исходные данные"!D1)

Функция ДАТАЗНАЧ() возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста.

Синтаксис функции ДАТАЗНАЧ (Дата_как_текст )

Дата_как_текст – это текст, представляющий дату (например, 30.01.1998).

E Оператор & позволяет объединить две текстовые строки в одну строку.

В ячейку К2 введите формулу =J2+1 и размножьте ее по строке.

Отформатируем ячейку J2, чтобы кроме даты, был виден день недели. Подходящего встроенного формата не существует. Чтобы создать его, выполните команду ФорматàЯчейки… На вкладке Число выберите Числовые форматы (все форматы), в поле Тип задайте ДД.ММ.ГГ ДДД

E Шаблон ДДД отображает день недели в виде Пн, Вт, …, Вс.

Чтобы отформатировать диапазон J2:AN2, скопируйте формат из ячейки J2 в остальные ячейки диапазона

E Чтобы скопировать формат из ячейки J2 в диапазон J2:AN2, выделите ячейку J2, нажмите кнопку Формат по образцу . Рядом с курсором появится знак кисти. Выделите диапазон J2:AN2.

Чтобы выделить цветом выходные и праздничные дни, воспользуемся условным форматированием . Выделите ячейку J2 и выполните команду ФорматàУсловное форматирование… Задайте данные согласно рис. 5.4.

E Условие 1 задает формат для выходных дней (с помощью кнопки Формат… задайте желтый цвет заливки ячеек ). Условие 2 задает формат для праздничных дней (задайте красный цвет заливки ячеек ).

E При вводе формул в окне Условное форматирование удобнее не вводить формулы, а вставлять их из буфера обмена, предварительно набрав и отладив в какой-либо ячейке. Для копирования формулы выделите ячейку, затем В СТРОКЕ ФОРМУЛ выделите формулу и скопируйте ее в буфер обмена (кнопка Копировать ). В окне Условное форматирование в нужном месте выполните команду Вставить (кнопка Вставить ).

E Чтобы добавить еще одно условие, служит кнопка .

Скопируйте созданный формат из ячейки J2 в остальные ячейки строки.

Рис. 5.4. Окно Условное форматирование для диапазона J2:AN2

Чтобы на диаграмме Ганта были представлено число проектировщиков, участвующих в проекте на данном этапе, в ячейку J3 введите формулу

=ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2.

> Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно о ходе выполнения работы, в котором будет указана дата ее на­чала (Рис. 5.11).

Рис. 5.11. Информационное окно о ходе выполнения работы

    Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-задаче. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы Завершено по (Complete Through). Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой - Вт 08.02.05 (Tue 08.02.05). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-задачи.

    Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Рытье котлована будет отмечена как выполненная.

В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо задача после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположим, что в нашем проекте задача Штукатурные работы начата в срок, выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день.

    В таблице щелкните мышью на задаче Штукатурные работы, чтобы выделить ее.

    Нажмите кнопку 50% на панели инструментов .Отслеживание (Tracking). На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

    Установите указатель мыши на полоске-задаче Штукатурные работы правее полосы выполнения. Указатель примет форму ф.

    Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно Задача, в котором будут указаны даты начала и окончания ос­тавшейся части работы (Рис. 5.12).

Рис. 5.12. Информационное окно Задача

    Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в ин­формационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части ра­боты - Сб 02.04.05 (Sat 02.04.05).

    Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями задач появится разрыв в один рабочий день. Будет также изменен график для остальных видов работ.

Фактическое начало оставшейся части работы будет 04.04.05, так как 02.04.05 и 03.04.05 - выходные.

Для того, чтобы точно переместить часть полоски до указанной даты, вам, возможно, потребуется увеличить масштаб с помощью команды Вид ♦ Масштаб (View ♦ Zoom ).

    Отметьте 100% выполнение оставшейся части задачи Штукатурные работы (Рис. 5.13).

Рис. 5.13. Прерванная задача завершена

Следует отметить, что при вводе фактических данных мы в основном использовали процент выполнения задачи, как наиболее удобный пара­метр. При этом остальные показатели, например, длительность или даты выполнения оставшейся части работы вычисляются автоматически.