Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель возмещал расходы сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. Подобные компенсации учитываются при расчете налога на прибыль, освобождены от НДФЛ и взносов. А потому ревизоры из ИФНС и фондов всегда особенно внимательны к документам, подтверждающим, что работа действительно разъездная, а возмещаемые расходы связаны с частыми поездками и фактически понесены. Как оформить трудовые отношения с разъездными сотрудниками и выплаты в их пользу, избежав при этом доначислений, читайте в статье.
Разъездной характер — это какой?
В Трудовом кодексе всего три статьи содержат упоминание о разъездном характере работы.
В статье 57 ТК РФ сказано, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) подлежат обязательному включению в трудовой договор.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
Расходы по проезду;
Расходы по найму жилого помещения;
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Кроме того, ст. 168.1 ТК РФ предусматривает, что размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, Кодекс устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников с разъездным характером работы, но при этом не расшифровывает, какая же работа может считаться носящей разъездной характер. В частности, не ясно, по каким критериям определять, является ли работа того или иного сотрудника разъездной, имеет ли в этом случае значение профессия этого сотрудника, какими должны быть количество и частота совершаемых служебных поездок?
В конце прошлого года на эти вопросы попытался ответить Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ . Чиновники привели два признака разъездной работы:
1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;
2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).
В части документального оформления Роструд указал следующее:
Условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).
Вывод в письме такой: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.
Как видим, чиновники так и не разъяснили, в каком случае можно считать, что работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер. Что здесь имеет значение: количество поездок в месяц, их периодичность или какие-то другие факторы?
По нашему мнению, постоянный характер означает, что работник большую часть своего рабочего времени находится в разъездах.
Требования ревизоров
Ревизоры из ИФНС и фондов с особой тщательностью подходят к проверке документов, которыми компания подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками и поименованных в ст. 168.1 ТК РФ. Об этом свидетельствуют многочисленные официальные разъяснения и богатая судебная практика по данному вопросу.
Причина столь пристального внимания проверяющих проста и состоит в том, что компенсация «разъездным» сотрудникам затрат, связанных со служебными поездками:
Единовременно учитывается при расчете налога на прибыль в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
Освобождена от НДФЛ как установленная законодательством компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);
Освобождена от страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ), подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Закон № 125-ФЗ)).
Рассмотрим подробнее, какие требования к документальному оформлению разъездной работы и возмещения компенсации выдвигают контролирующие органы.
Подтверждение разъездного характера работ
Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.
В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.
В одном из своих писем (от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@) ФНС России сообщила, что разъездной характер работы водителя-экспедитора можно подтвердить приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами. То есть речь идет именно о праве, а не обязанности компании представить эти документы проверяющим.
Понятно, что у ИФНС и фондов не возникнет претензий к выплате подобных надбавок, ведь компания перечислит с этим сумм НДФЛ и взносы. Но с точки зрения трудового законодательства такая замена компенсации надбавкой неправомерна. Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Компания делает это по соглашению с работниками. В то же время обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с постоянными разъездами, установлена в ст. 168.1 ТК РФ. Это означает, что компания не вправе отказаться от возмещения данных затрат даже при условии, что в коллективном и трудовых договорах она установила надбавку за особые условия труда.
Таким образом, невыплата компенсации является нарушением трудового законодательства. За это ревизоры из трудинспекции имеют право оштрафовать руководителя компании (индивидуального предпринимателя) на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Комментарий к статье 168.1 Трудового Кодекса РФ
1. В письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252 изложен порядок налогообложения доходов физических лиц, выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
2. Согласно комментируемой статье работники имеют право, а работодатели обязаны возместить все расходы, понесенные работником при выполнении им трудовой функции.
Понесенные расходы работника во время служебных поездок возмещаются в 4 случаях: если постоянная работа осуществляется в пути; имеет разъездной характер; осуществляется в полевых условиях; в экспедициях.
В трудовом договоре в разделе "Обязательные условия" должен быть указан характер работы.
3. Постановлением Минтруда России от 15 июля 1994 г. N 56 утв. Положение о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах.
В решении Арбитражного суда Красноярского края от 7 декабря 2005 г. N А33-17099/2005 сказано, что неустановление Правительством РФ размера выплачиваемых надбавок за разъездной и вахтовый методы работы не может являться основанием для лишения работников положенных им компенсаций, а налогоплательщика - льготы при начислении единого социального налога с указанных выплат.
4. Комментируемая статья устанавливает право на возмещение расходов и порядок его реализации. Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает понесенные расходы, связанные со служебными поездками:
по проезду;
по найму жилого помещения;
дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Как видно, перечисленные компенсации повторяют компенсации, установленные при командировках. При дальнейшем развитии статьи целесообразно учесть имеющиеся отличия от командировки.
5. Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами устанавливаются размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. В перечисленных документах устанавливается перечень работ, профессий, должностей работников, которым возмещаются расходы. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Они должны быть не меньше фактически понесенных расходов.
Новая редакция Ст. 168.1 ТК РФ
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Комментарий к Статье 168.1 ТК РФ
Статья 168.1 Трудового кодекса РФ регулирует работы, имеющие разъездной характер, как командировки.
Другой комментарий к Ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Статья 168.1 введена Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ. Она предусматривает правила возмещения дополнительных расходов лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути, носит разъездной характер, происходит в полевых условиях или имеет экспедиционный характер. Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение работником его трудовой функции.
Расходы возмещаются при следующих условиях:
Перечень работ, профессий, должностей, по которым предусматривается компенсация расходов, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
Размеры и порядок возмещения расходов также должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.
Условие о компенсации расходов может быть включено в трудовой договор как при его заключении, так и в дальнейшем.
2. Компенсации подлежат те же расходы, что и при командировании работника (см. ст. 168 ТК РФ и комментарий к ней):
Расходы по проезду;
Расходы по найму жилого помещения;
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
3. Трудовой кодекс не предусматривает минимальных норм компенсации расходов - они могут быть установлены в любом размере, но не ниже размера фактически понесенных расходов.
4. Специальные правила и нормы возмещения указанных расходов установлены для:
Членов экипажей научно-исследовательских судов Министерства природных ресурсов РФ в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 22 ноября 2000 г. N 1657-р;
Членов экипажей научно-исследовательских судов Российской академии наук в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 10 июля 1995 г. N 946-р;
Членов экипажей судов загранплавания флота рыбной промышленности на основании распоряжения Правительства РФ от 1 июня 1994 г. N 819-р (в ред. от 22 ноября 2000 г.);
Членов экипажей судов загранплавания морского флота российских судоходных компаний в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1741-р;
Членов экипажей судов загранплавания речного флота в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 25 октября 1994 г. N 1685-р;
Членов экипажей судов загранплавания Минтопэнерго России в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 10 октября 1994 г. N 1608-р;
Личного состава экипажей российских самолетов, выполняющих международные рейсы, на основании распоряжения Правительства РФ от 1 ноября 1993 г. N 1944-р;
Некоторые работодатели устанавливают своим работникам разъездной характер работы, не задаваясь вопросом о том, насколько это правомерно, исходя лишь из личных представлений. Рассмотрим в данном материале, в трудовые договоры с какими категориями работников можно включать это условие, чем регулируется и как компенсируется такая разновидность труда.
Что говорит закон
Разъезды - это постоянная работа
Под разъездной понимается работа, при которой работник трудится за пределами организации. Но в отличие от иных служебных поездок (командировок одно- и многодневных) разъездная работа имеет постоянный, а не временный характер, и не ограничена определенным сроком.
Никаких критериев отнесения работы к разъездной закон не устанавливает; это могут быть любые профессии, должности и работы, при которых постоянны разъезды работника.
К таковой могут быть отнесены работы:
- при выполнении которых регулярно происходят служебные поездки по обслуживаемой территории;
- на удаленных от места дислокации организации объектах и т.п.
Например, этот характер работы может быть установлен и водителю служебного автомобиля, и постоянно участвующему в судебных заседаниях юрисконсульту организации, и менеджеру по продажам, часть своего рабочего времени проводящего у клиентов для оформления заказов.
То есть работодатель на свое усмотрение определяет, по каким должностям/работам установить разъездной характер работы, руководствуясь спецификой организации.
Возмещение расходов работника
Ст. 168.1 ТК РФ предусматривает возмещение работодателем работнику при разъездном характере работы расходов:
- по проезду;
- по найму жилья;
- дополнительных трат, произведенных в связи с проживанием вне места постоянного жительства;
- иных, осуществленных с разрешения/ведома работодателя.
При возникновении трудовых споров или вопросов у налоговых инспекторов документами, подтверждающими правильность возмещения спорных расходов, будут:
- локальный нормативный акт, устанавливающий порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы;
- трудовые договоры, содержащие условие о такой работе.
Положение о разъездном характере работы
Локальный акт (как правило, это положение) разрабатывается в обычном для таких актов порядке и утверждается работодателем при учете мнения профсоюзного органа (если он создан).
Там помимо перечня профессий, должностей и работ могут предусматриваться:
- порядок оформления поездок;
- порядок отчета за них;
- компенсационные выплаты сотрудникам с разъездной работой, помимо гарантированных законом, — например, надбавки или доплаты, и пр.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Комментарий к статье 168.1 Трудового Кодекса РФ
§ 1. Прежнее законодательство устанавливало, что расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях и работами экспедиционного характера, компенсируются в размерах, которые должны быть не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Министерства труда РФ от 29 июня 1994 г. N 51 "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации").
§ 2. Комментируемая статья указывает на то, что вышеуказанные расходы хотя и включают те же виды возмещений, что и при служебных командировках, однако их размеры могут устанавливаться (кроме локальных актов организации) также и трудовым договором, заключенным с работником.
§ 3. Перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работников, работающих в полевых условиях или участвующих в работах экспедиционного характера, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации.
Другой комментарий к статье 168.1 ТК РФ
1. Комментируемая статья предусматривает правила возмещения дополнительных расходов лицам, постоянная работа которых осуществляется в пути, носит разъездной характер, происходит в полевых условиях или носит экспедиционный характер. Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых осуществляется выполнение работником его трудовой функции.
Расходы возмещаются при следующих условиях: а) перечень работ, профессий, должностей, по которым предусматривается компенсация расходов, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом; б) размеры и порядок возмещения расходов также должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.
Условие о компенсации расходов может быть включено в трудовой договор как при его заключении, так и в дальнейшем.
2. Компенсации подлежат те же расходы, что и при командировании работника (см. ст. 168 ТК и комментарий к ней).
3. Трудовой кодекс не предусматривает минимальных норм компенсации расходов - они могут быть установлены в любом размере, но не ниже размера фактически понесенных расходов.
4. Специальные правила и нормы возмещения указанных расходов установлены в следующих случаях:
а) для членов экипажей научно-исследовательских судов Министерства природных ресурсов и экологии РФ в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 22 ноября 2000 г. N 1657-р;
б) для членов экипажей научно-исследовательских судов Российской академии наук в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 10 июля 1995 г. N 946-р;
в) для членов экипажей судов загранплавания флота рыбной промышленности согласно распоряжению Правительства РФ от 1 июня 1994 г. N 819-р;
г) для членов экипажей судов загранплавания морского флота российских судоходных компаний в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1741-р;
д) для членов экипажей судов загранплавания речного флота в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 25 октября 1994 г. N 1685-р;
е) для членов экипажей судов загранплавания Министерства энергетики РФ в части предельных норм выплаты иностранной валюты взамен суточных за время нахождения в загранплавании на основании распоряжения Правительства РФ от 10 октября 1994 г. N 1608-р;
ж) для личного состава экипажей российских самолетов, выполняющих международные рейсы, на основании распоряжения Правительства РФ от 1 ноября 1993 г. N 1944-р.