Бизнес-процессы предполагают разностороннюю деятельность. Не все виды работ на предприятии выполняются непосредственно за станком или в рабочем кабинете. Строительные, торговые и производственные процессы предполагают деятельность некоторых работников в удаленном от офиса порядке. Если техническую часть работы можно легко организовать с помощью средств связи и координирования из офиса, то правовую и налоговую часть приходится организовать в максимальном соответствии с требованиями закона. Отклонение от требований грозит штрафами и другими ненужными издержками.

Разъездной характер работы – что это значит?

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения. Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет. Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.

Дополнительная информация

Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда. В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции. С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ .

Кроме того, условия выезда в 2018 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.

ВАЖНО

Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.

Оформление в Трудовом Кодексе

Дополнительная информация

Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.

Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.

К сведению

Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2018 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1 , установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

• Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
• Аренда жилья или проживание в гостинице;
• Суточные выплаты;
• Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
• Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2018 году выделяются два способа возмещения:

• в виде надбавки к основному окладу;
• на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Оформление расходов при разъездном характере работы

Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:

• коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
• подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
• внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.

Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.

Табель

Отличие разъездного характера работы от командировки

Как мы уже выяснили, разъездной характер работы не относится к категории командировки, а предполагает выполнение рабочих обязанностей без привязки к определенному месту. Обязательным условием в 2018 году является указание в трудовом договоре или в приложении к нему такого положения. Если того и другого нет, то поездка в другой регион может классифицироваться как командировка. В таком случае используются такие внутренние документы как:

• маршрутный лист;
• путевый лист;
• дневное задание.

В этих документах расписываются цели поездки, сроки и расходы. Работник обязан сохранить эти документы, так как по ним составляется отчет перед бухгалтерией. Если расходы на поездку оплачены заранее в виде наличных средств, то к итоговому отчету должны быть приложены все квитанции и чеки.

Нюансы

Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками, выполнение служебных обязанностей которых связаны с непрерывными выездами, регулируются статьями и ТК РФ. Эти нормы призваны задавать основную форму регулирования рабочего процесса. Внутреннее оформление и прочие нюансы предоставлены на выбор работодателя и работника. Здесь единственно важным условием остается необходимость определения характера работы во внутреннем документообороте.

Трудовой Кодекс РФ не содержит большого количества противоречий и двойственных положений, как например, Налоговый Кодекс. Наоборот, он учитывает все нюансы трудового процесса и отвечает требованиям современности. В связи с этим, в 2018-году принципиальных изменений в нем не намечается. Также неизменным остается одно правило – оформление документов в рамках законодательство является залогом успешности и хорошей репутации предприятия перед государством.

Наверняка каждый человек слышал про разъездной характер работы. Практически в каждой организации числится человек, деятельность которого является таковой. Она специфична, и в Трудовом кодексе ей посвящено несколько статей. Их положения, а также все нюансы, касающиеся данной темы, хотелось бы отметить вниманием.

ТК РФ

Что первым делом стоит сказать про разъездной характер работы? ТК РФ гласит, что условия, в необходимых случаях его определяющие, обязательно должны быть обозначены в трудовом договоре. Это прописано в статье № 57.

Ещё стоит обратиться к ст. 166 ТК РФ. Согласно ей, все служебные поездки сотрудников, постоянная деятельность которых либо имеет разъездной характер либо осуществляется в пути, командировками не являются.

Также в ТК РФ имеется статья № 168. В первом её пункте говорится о пресловутых компенсациях, которые положены людям, чья работа несёт экспедиционный, полевой или разъездной характер. Возмещению подлежат расходы, ушедшие на:

• Оплату проезда.
• Аренду жилого помещения.
• Всё, что связано с проживанием (полевое довольствие, суточные и т. д.).
• Прочие затраты, произведённые сотрудником с ведома или же разрешения его руководства.

Порядок возмещения всего вышеперечисленного, а также размеры определяются коллективным договором, локальными нормативными актами и соглашениями.

Работа в пути

Её хотелось бы отметить особым вниманием. Разъездной характер работы в первую очередь носит та деятельность, которая осуществляется при движении того или иного транспортного средства. Это было отмечено ещё в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978, положение которого остаётся актуальным до сих пор.

Речь идёт о работниках автомобильного и речного транспорта. Это капитаны-наставники, лоцманы, контролеры и кондукторы (автобусов, троллейбусов, трамваев, электричек), водители и т. д.

В этих случаях подтвердить разъездной характер работы очень просто. Для этого предоставляются путевые листы, приказы или отчеты по рейсам.

Полевые и экспедиционные сотрудники

Они также имеют отношение к обсуждаемой теме. За топографо-геодезические и геологоразведочные работы в полевых условиях положена компенсация. Поскольку деятельность в этом случае осуществляется в обстановке с необустроенным бытом. И к тому же далеко за пределами населённых пунктов городского типа.

Также компенсации положены и экспедиторам. Деятельность этих работников заключается в предоставлении транспортно-экспедиционных услуг. Она также носит разъездной характер, так как экспедитор сопровождает груз к месту назначения, дабы обеспечить его сохранность и после вручения оформить приёмо-сдаточную документацию.

Специфика оформления

Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.

Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.

Итак, чтобы у налоговых представителей не возникало вопросов к руководству и сотрудникам, необходимо отразить в коллективном договоре условия, определяющие разъездной характер работы. Также они должны быть обозначены в локальных нормативных актах и соглашениях. В этих же документах необходимо указание размера компенсаций.

Данные требования обозначены письмом ФНС РФ от 06.08.2010 и положением Министерства здравоохранения и социального развития от 27.02.2010.

О документации

Несмотря на всё вышеперечисленное, тем организациям, которые выплачивают сотрудникам компенсации, не помешает сохранять документы, способные подтвердить разъездной характер работы. Что это значит? То, что бывают форс-мажоры и непредвиденные проверки, в ходе которых данные бумаги могут пригодиться. К ним относятся следующие документы:

• Планы поездок, утверждённые руководством.
• Журналы учёта служебных командировок.
• Маршрутные листы.
• Менеджерские отчёты о встречах.

Судебная практика показывает, что если в момент осуществления проверки у организации не будет в наличии этих документов, то проверяющие из налоговой службы вполне смогут исключить средства, ушедшие на компенсации, из расчёта налога на прибыль. А это означает дополнительное начисление взносов и НДФЛ.

Суммы и размеры компенсации

Положение о разъездном характере работы гласит, что суммы, возвращённые сотруднику за понесённые им финансовые потери, он обязуется подтвердить. Если, например, он отправляется в командировку на другой конец страны, то ему понадобится представить отчёт с приложением авиабилетов, счёта и брони из гостиницы, чеки на бензин, проезд в такси и т. д. Так руководство высчитает правильную и точную сумму, затраченную сотрудником за всё время, и возместит её до копейки.

Правда, в некоторых организациях такой подход не практикуется. Руководство просто осуществляет ежемесячное начисление средств на счет работника в определённом объёме (фиксированном, как правило). Правда, в этом случае есть вероятность, что представители фондов и ИФНС посчитают выплаты данного характера надбавкой за особые условия труда, а не компенсацией.

В других же случаях сотруднику выдаётся карта (с лимитом или без), и по совершённым с ней операциям руководству приходит банковский отчёт.

Суточные выплаты

О них тоже хотелось бы рассказать. Суточные при разъездном характере работы не зависят от фактических затрат сотрудника, и их не нужно подтверждать документально.

В соответствии со статьёй 168.1 ТК РФ, предприятия имеют право оплачивать специалистам дополнительные расходы, которые связаны с проживанием за пределами постоянного места жительства. Компенсации данного рода тоже не облагаются взносами и НДФЛ.

Однако в коллективном договоре должен обозначаться размер таких выплат, порядок их начисления и случаи, при которых это допускается. Этот факт подтверждён в письмах Минфина РФ от 04.09.2009, а также от 07.06.2011 и 07.06.2011.

Наглядный пример (надбавки)

Так, допустим, на предприятии вышел приказ, в соответствии с которым водитель-экспедитор получит надбавку в размере 15 000 рублей за разъездной характер его работы. В следующем месяце её включили в его зарплату, но удержали взносы и налоги. 1 950 рублей ушло в качестве НДФЛ (13%) и 3 300 (22%) - в Пенсионный фонд. Также было вычтено 765 р. (5,1%) в качестве взноса в ФФОМС, ещё 435 р. (2,9%) за сбор в ФСС и ещё 105 р. (0,7%) - налог за несчастные случаи на производстве. Итого от 15 000 рублей осталось 8 445 р. Надбавки, в отличие от компенсаций, облагаются всеми перечисленными налогами, и это невыгодно.

Наглядный пример (компенсация)

А вот другая ситуация. Допустим, работник организации, среднесуточный заработок которого равен 1 200 р., должен был в течение семи дней выполнять работу, находясь в разъездных условиях труда. Потом, по завершении обязанностей, он предоставил в бухгалтерию доказательства, подтверждающие его траты за данный период. Он приложил автобусные билеты в оба конца, стоившие в общем 4 000 р., и чек из служебной гостиницы на 8 000 р.

Экономические службы начислили сотруднику компенсацию в размере 20 400 р. Эта сумма получилась в результате сложения компенсации пресловутых затрат (12 000 руб.) и суточных (1 200 х 7 = 8 400). Он получает эти деньги «чистыми». Ведь речь идёт о компенсации, а она налогами не облагается.

Работа в течение суток

Особого внимания заслуживает трудовая деятельность тех людей, которые в течение всего дня работают в движении. По сути, это и есть разъездной характер работы (в трудовом договоре это также отмечается). Речь сейчас идет о водителях общественного транспорта и передвижных отделений связи, а также шофёрах, занятых на перевозке почты. Кроме перечисленных специалистов, в данный перечень входят сотрудники предприятий, деятельность которых заключается в осуществлении строительных, наладочных и монтажных работ. Естественно, в список включены все лица, связанные с железнодорожным транспортом - кондукторы, проводники, машинисты.

Но это ещё не всё, что касается такой темы, как разъездной характер работы. Рабочее время должно быть нормировано, но в данном случае это не всегда осуществимо. Поэтому, если продолжительность этой деятельности превышает 12 дней в месяц, но сотрудники всё равно ежедневно возвращаются домой, им выплачивается 20-процентная надбавка. То есть, если месячная ставка равна 25 000 р., то в качестве компенсации к данной сумме прибавляется ещё 5 000 р.

В случаях, когда разъездная деятельность занимает менее 12 дней в месяц, человеку положена компенсация до 15%.

Отличие от командировок

Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.

Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто - средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.

Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.

Незаменимая компенсация

Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация - это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.

Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.

Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.

Расчёт фиксированной надбавки

Не будет лишним упомянуть и то, как рассчитывается данная компенсация за разъездной характер работы и в каких случаях она применяется. Итак, фиксированная надбавка имеет место, если сотрудник:

• Весь день или большую его часть пребывает в разъездах.
• По рабочим обязательствам передвигается в пределах ограниченной местности.
• Не тратит денег на проживание и проезд за границей или в других регионах в рамках своей трудовой деятельности.
• Расходует сумму предсказуемых размеров.

Важно, чтобы работодатель отметил действие данной системы компенсаций на его предприятии в договоре. Это требование обозначено в 168-й статье. Разрешено использование такой формулировки: «Сотрудникам с разъездным характером работы положена ежемесячная надбавка, покрывающая расходы на проезд. Её размер - 12% от оклада».

Цифры приблизительные. Размер компенсации всегда определяется работодателем. Он может указать её либо в процентах от оклада, либо в конкретном денежном выражении, указав точную сумму.

Что ж, можно ещё многое рассказать о том, как высчитывается надбавка за разъездной характер работы и какие принципы должен соблюдать работодатель. Но и всё вышеперечисленное даёт понять, какие именно специалисты могут рассчитывать на компенсации и что нужно делать руководству, дабы избежать проблем, связанных с представителями ИФНС и фондов.

Разъездной характер работы потребует от кадрового работника определенных навыков при оформлении сотрудника. Кроме того, потом придется каждый раз составлять документы для служебных поездок.

Из статьи вы узнаете:

Работы разъездного характера

Действующее законодательство о труде содержит следующее описание работ, имеющих разъездной характер: к ним относятся виды профессиональной деятельности, которые предполагают, что все основные трудовые функции работника исполняются им вне своего стационарного рабочего места. Такое определение на первый взгляд выглядит вполне четким и понятным. Однако на практике работники кадровых служб нередко сталкиваются с необходимостью отграничения понятия разъездной работы от смежных терминов.

Наиболее часто такие проблемы возникают в отношении работ, предполагающих регулярные поездки сотрудников. Действительно, у таких случаев есть общие черты: например, сотрудники регулярно отсутствуют в месте расположения организации в связи с выполнением своих должностных обязанностей, а их поездки, безусловно, носят служебный характер. В этой ситуации работодатели подчас задаются вопросом: нужно ли оформлять такие поездки каждый раз как отдельные командировки , или стоит установить разъездной характер работы водителей, бортпроводников и других сотрудников, которые постоянно находятся в дороге.

Скачайте документы по теме:

Ответ на этот вопрос во многом зависит от специфики трудовой деятельности конкретного работника. Дело в том, что командировка предполагает поездку для выполнения рабочих задач, которая длится в течение определенного промежутка времени. Тогда как работа разъездного характера по определению не может иметь четких временных границ, поскольку в принципе осуществляется в дороге, и прекращение таких поездок возможно только вместе с прекращением трудовых отношений .

Узнать подробности вы можете в нашей статье .

Признаки разъездного характера работ

Общие основания для обозначения разъездной характер работы в ТК РФ зафиксированы в ст. 168.1. Для того чтобы понять, относится ли профессиональная деятельность конкретного сотрудника к работе разъездного характера, удобно провести ее анализ на предмет соответствия нескольким основным признакам такой работы и уже затем принять окончательное решение. В частности, к таким признакам относятся:

отсутствие у сотрудника постоянного рабочего места, поскольку его трудовые задачи выполняются в различных местах в зависимости от текущих задач компании;

ежедневное или практически ежедневное возвращение работника на свое постоянное место жительства, то есть отсутствие необходимости длительного выезда в другую местность;

расходование значительной части рабочего времени на перемещение к месту выполнения работ в соответствии с задачами компании;

специфический характер трудовой деятельности на основном рабочем месте в пределах организации, который преимущественно связан с подготовкой к выполнению основных трудовых задач в местах, требующих выезда сотрудника за пределы места нахождения компании;

иные признаки, свидетельствующие о необходимости выполнения регулярных поездок в интересах работодателя.

Для того, чтобы признать работу имеющей разъездной характер, совсем не обязательно, чтобы она соответствовала всем перечисленным признакам одновременно. Если вы сомневаетесь, идет ли речь о разъездной работе в Вашем конкретном случае, прочтите .

Оформление разъездного характера работ

Разъездной характер работы - это особые условия осуществления трудовой деятельности, которые требуют надлежащего документального оформления, имеющего целью в том числе соблюдение трудовых прав работников. Процедура такого оформления несколько более сложна, чем оформление обычного офисного трудоустройства. Однако опытные специалисты кадровых служб сходятся во мнении, что это значительно проще, чем составлять документы для направления сотрудников в командировку. Узнайте, почему они придерживаются такой точки зрения, прочитав наш материал .

Установление разъездного характера работы

На сегодняшний день четкий перечень профессий и специальностей, имеющих разъездной характер работы, в Трудовом кодексе или других нормативных документах отсутствует. Поэтому полномочия в области отнесение тех или иных должностных позиций к числу имеющих разъездной характер работы всецело принадлежат работодателю. На практике ему необходимо издать локальный нормативный документ , в котором будет содержаться исчерпывающий перечень должностей организации, имеющих разъездной характер работы.

Обратите внимание! Если для конкретного сотрудника установлен разъездной характер работы, работодателю нет необходимости каждый раз оформлять приказ о направлении его в служебную поездку.

При этом не только содержание, но и форма такого документа определяются работодателем самостоятельно. Чаще всего для этих целей в компаниях применяется один из следующих видов документов:

В случае если для фиксации разъездного характера работы сотрудников в компании принято соответствующее положение, его необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации. При этом в таком документе нужно прописать ключевые условия установления разъездного характера работ для конкретной должностной позиции или их группы. Узнайте, какие положения следует включить в этот документ, в нашем материале .

Оформление трудового договора

Положения ст.57 ТК РФ требуют, чтобы при заключении трудового договора с работником работодатель указал в этом документе все существенные условия его трудоустройства, способные оказать влияние на эффективность выполнения им поставленных трудовых задач. При этом в данном разделе Трудового кодекса прямо указано, что необходимо фиксировать разъездной характер работы в трудовом договоре, поскольку он относится к таким обязательным условиям.

Отметим, что дополнить трудовой договор уже работающего сотрудника новым условием (о разъездной работе) можно по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) или по инициативе работодателя в порядке ст. 74 ТК РФ с предварительным уведомлением и при наличии соответствующих оснований: их перечень приведен в нашем материале . Отметим, что по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.

Оформление документов при выполнении работником служебных обязанностей

Во многом процедура оформления трудовой деятельности сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, является более простой, чем оформление служебных командировок. В том числе из-за отсутствия необходимости формирования некоторых специальных документов, таких как командировочные удостоверения и прочее.

Вместе с тем это не означает, что работник, выполняющий трудовые обязанности вне организации, не должен вести никакой отчетности о своей деятельности. Как правило, ему вменяется в обязанность оформление документов, подтверждающих маршрут и цель служебной поездки, а также ее результаты. При этом конкретный перечень и требования к разработке таких документов устанавливаются работодателем самостоятельно. В нашей статье мы приводим достаточно несложный, но вместе с тем исчерпывающий перечень таких документов, который будет удобен компании для учета работ сотрудников, постоянно находящихся в разъездах.

Направление сотрудника с разъездным характером работы в командировку

Установление разъездного характера работы для сотрудника не означает, что его нельзя направить в командировку. Согласно положениям ТК и судебной практике, это нужно сделать в случае, если обстоятельства конкретной поездки существенно отличаются от обычных условий его работы, а само поручение носит разовый характер. В этом случае служебная поездка оформляется в соответствии со стандартными правилами направления в командировку, и понесенные расходы оплачиваются согласно порядку, установленному для командировок. В нашем материале мы приводим конкретный пример такой ситуации.

Возмещение расходов при разъездном характере работы

Как правило, необходимость регулярных служебных поездок при разъездном характере работы предполагает осуществление сотрудником определенных расходов, связанных с перемещением к месту выполнения работ и обратно, а также собственно решением стоящим перед ним трудовых задач. Поэтому действующее трудовое законодательство справедливо возлагает на работодателю обязанность по возмещению таких расходов, поскольку они фактически осуществляются сотрудником в его интересах.

Общие принципы возмещения расходов, осуществляемых в связи с разъездным характером трудовой деятельности, схожи с порядком возмещения расходов в командировках. При этом, однако, командировка чаще всего является для организации и сотрудника своего рода разовой ситуацией, которая требует оформления значительного количества документов. При разъездном характере работы расходы, связанные со служебными поездками, приходится возмещать регулярно. Поэтому для такой ситуации можно предусмотреть упрощенный порядок осуществления отчетности работником - например, можно обязать его предоставлять отчетные документы один раз в неделю или даже один раз в месяц. В этом материале мы рассказываем, как оформить такие правила для сотрудников с разъездным характером работы.

Расходы, подлежащие возмещению

Ст. 168.1 ТК РФ содержит конкретный перечень статей расходов, связанных с разъездным характером работы, которые подлежат возмещению работодателем. К ним относятся:

1. траты на проезд к месту выполнения необходимых работ и возвращению к месту нахождения организации. При этом, однако, работодателю не вменяется в обязанность оплата времени в пути до работы, если он добирается до работы на общественном транспорте, служебном транспорте, который перевозит сотрудников по определенному маршруту, личном или служебном автомобиле и тому подобное;
2. расходы на проживание в месте выполнения работ;
3. расходы на обеспечение потребностей сотрудника в связи с его отъездом, которые часто называют суточными;
4. другие виды расходов, которые работник осуществил с ведома и согласия уполномоченного представителя работодателя.

В указанной статье зафиксировано право работодателя на самостоятельное определенное размера и правил возмещения расходов по этим статьям, в том числе определения других типов расходов, подлежащих возмещению. Таким образом, организация может предусмотреть возможность право работника получать возврат денежных средств и по другим видам трат, кроме проезда, проживания и суточных. Мы расскажем, как можно использовать такую возможность на практике, в этом материале .

Ограничения на возмещение расходов

Примечательно, что четкие правила возмещения расходов в служебных поездках, содержащиеся в актуальных нормативных документах, касаются преимущественно командировок. А вот пределы и условия возмещения трат и других выплат сотрудникам при работах разъездного характера определяются работодателем самостоятельно: например, он может по своему усмотрению установить доплаты водителям за разъездной характер работы. Ознакомьтесь с нормативной базой, предоставляющей работодателю такие полномочия, в нашем материале .

Таким образом, установление размера суточных при разъездном характере работ определяется исключительно принципом целесообразности, причем в понимании работодателя. При этом, как отмечается в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, ограничение их размера для целей обложения НДФЛ применяется только для командировок. Однако для того, чтобы избежать начисления НДФЛ на суточные при разъездном характере работы, необходимо правильно оформить соответствующие документы, обеспечив соблюдение следующих условий:

Скачать в.doc

Скачать в.doc

08.02.2018, 17:34

Организация реализует станки собственного производства в нескольких регионах. Для установки и наладки оборудования на объекты заказчика выезжают специалисты компании, чья работа носит разъездной характер. Чтобы правильно поставить работу с такими сотрудниками нужно подготовить и утвердить Положение о разъездном характере работы. Образец 2018 года, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровикам сэкономить время.

Разъездная работа – это не командировки

Некоторым сотрудникам, чья работа связана с разъездами, например, водителям, строителям, курьерам, устанавливается разъездной характер работы. Причем условие о разъездах включается в трудовой договор с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В свою очередь, командировка – это служебная поездка сотрудника, связанная с выполнением служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Командировка в отличие от разъездной работы носит разовый или периодический характер.

Несмотря на то, что работа сотрудника имеет разъездной характер, его можно направить в командировку. Более того, разовая поездка сотрудника, отличающаяся по своим условиям от его обычных разъездов, должна быть оформлена как командировка (письмо Минфина России от 01.06.2005 №03-05-01-04/168, постановление ФАС Московского округа от 05.10.2009 №КА-А41/10098-09).

Например, если водитель компании, который развозит товары по покупателям, находящимся на территории одного региона, направлен руководством в другой регион, то такая поездка признается командировкой.

Организационные моменты – в локальном акте

Принимая сотрудника на разъездную работу, нужно не забыть указать условие о разъездах в заключенном с ним трудовом договоре.

Помимо этого отдельным локальным актом предприятия, например, приказом руководителя организации нужно утвердить перечень должностей, в отношении которых установлен разъездной характер работы.

Чтобы установить условия разъездной работы, в том числе, перечень разъездных работ, расходы, возмещаемые работодателем, порядок подтверждения производственного характера поездок, имеет смысл разработать и утвердить образец Положения о разъездном характере работы (для водителей, например).

• затраты на проезд;
• расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
• расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец Положения о разъездном характере работы 2018, который можно бесплатно скачать на сайте.

Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель возмещал расходы сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. Подобные компенсации учитываются при расчете налога на прибыль, освобождены от НДФЛ и взносов. А потому ревизоры из ИФНС и фондов всегда особенно внимательны к документам, подтверждающим, что работа действительно разъездная, а возмещаемые расходы связаны с частыми поездками и фактически понесены. Как оформить трудовые отношения с разъездными сотрудниками и выплаты в их пользу, избежав при этом доначислений, читайте в статье.

Разъездной характер — это какой?

В Трудовом кодексе всего три статьи содержат упоминание о разъездном характере работы.

В статье 57 ТК РФ сказано, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) подлежат обязательному включению в трудовой договор.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, ст. 168.1 ТК РФ предусматривает, что размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, Кодекс устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников с разъездным характером работы, но при этом не расшифровывает, какая же работа может считаться носящей разъездной характер. В частности, не ясно, по каким критериям определять, является ли работа того или иного сотрудника разъездной, имеет ли в этом случае значение профессия этого сотрудника, какими должны быть количество и частота совершаемых служебных поездок?

В конце прошлого года на эти вопросы попытался ответить Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ . Чиновники привели два признака разъездной работы:

1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;

2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).

В части документального оформления Роструд указал следующее:

Условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);

Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).

Вывод в письме такой: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.

Как видим, чиновники так и не разъяснили, в каком случае можно считать, что работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер. Что здесь имеет значение: количество поездок в месяц, их периодичность или какие-то другие факторы?

По нашему мнению, постоянный характер означает, что работник большую часть своего рабочего времени находится в разъездах.

Требования ревизоров

Ревизоры из ИФНС и фондов с особой тщательностью подходят к проверке документов, которыми компания подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками и поименованных в ст. 168.1 ТК РФ. Об этом свидетельствуют многочисленные официальные разъяснения и богатая судебная практика по данному вопросу.

Причина столь пристального внимания проверяющих проста и состоит в том, что компенсация «разъездным» сотрудникам затрат, связанных со служебными поездками:

Единовременно учитывается при расчете налога на прибыль в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

Освобождена от НДФЛ как установленная законодательством компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);

Освобождена от страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ), подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Закон № 125-ФЗ)).

Рассмотрим подробнее, какие требования к документальному оформлению разъездной работы и возмещения компенсации выдвигают контролирующие органы.

Подтверждение разъездного характера работ

Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.

В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.

В одном из своих писем (от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@) ФНС России сообщила, что разъездной характер работы водителя-экспедитора можно подтвердить приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами. То есть речь идет именно о праве, а не обязанности компании представить эти документы проверяющим.

Понятно, что у ИФНС и фондов не возникнет претензий к выплате подобных надбавок, ведь компания перечислит с этим сумм НДФЛ и взносы. Но с точки зрения трудового законодательства такая замена компенсации надбавкой неправомерна. Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Компания делает это по соглашению с работниками. В то же время обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с постоянными разъездами, установлена в ст. 168.1 ТК РФ. Это означает, что компания не вправе отказаться от возмещения данных затрат даже при условии, что в коллективном и трудовых договорах она установила надбавку за особые условия труда.

Таким образом, невыплата компенсации является нарушением трудового законодательства. За это ревизоры из трудинспекции имеют право оштрафовать руководителя компании (индивидуального предпринимателя) на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).