Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Организация кадрового делопроизводства – второй шаг после регистрации и создания учредительных документов, в ряде предприятий остающийся «за кадром». Ведение грамотного учёта регулирует взаимоотношения между работодателем и наёмными работниками, обеспечивает отсутствие финансовых санкций у проверяющих структур, служит гарантом успеха в судах в случае возникновения конфликтных ситуаций.

Правила организации кадрового делопроизводства

Действующим законодательством ежегодно повышаются требования к ведению кадрового учёта, увеличиваются штрафные санкции и перечень организаций, допускающихся к проверкам по организации документооборота. Поэтому желательно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, учитывая нормативную базу, форму собственности и специфику деятельности предприятия.

Нормативная база

Перечень нормативных актов, обязательный для исполнения всеми без исключения физическими и юридическими лицами, состоит из:

• Закон 152-ФЗ о персональной информации;
• Постановление Госкомстата № 1 об унифицированных формах;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 о стандартах ведения организационно-распорядительной документации;
• Закон 125-ФЗ от 2004 года, об организации архива;
• Постановление Минтруда № 69 о правилах ведения трудовых книжек;
• справочники ЕТКС, ЕКС и реестр профстандартов .

Форма организации

Кадровый учёт может осуществлять обособленное подразделение в виде отдела или инспектора по кадрам. Однако у предприятий малого или среднего бизнеса часто не возникает такой необходимости. Тогда назначается работник, ответственный за ведение данной сферы деятельности. В большинстве случаев это:

• директор;
• заместитель директора;
• работник бухгалтерии;
• офис-менеджер.

Возможно разделение обязанностей между сотрудниками, ведение трудовых книжек одним лицом, составление приказов другим, коллективных, трудовых договоров и составление кадровой отчётности третьим. В этом случае целесообразно отразить функциональные обязанности документально.

Кадровое делопроизводство для ИП

Индивидуальный предприниматель освобождается от ведения кадровой работы только при отсутствии наёмных работников. В случае принятия хотя бы одного сотрудника, ИП по вопросам кадровой политики приравнивается к юридическому лицу с обязанностью ведения делопроизводства в аналогичном порядке .

Схема отчётности с упрощённой формой, вид предпринимательской деятельности, выбор системы ведения учёта и налогообложения, годовой оборот, полученные доходы, произведённые расходы, задекларированная прибыль или убыток значения не имеют.

Кадровое делопроизводство с нуля

Работнику, осуществляющему организацию кадрового учёта после регистрации предприятия важно овладеть навыками делопроизводства. Важно изучить:

• действующее законодательство;
• устав и учредительные документы;
• предполагаемую специфику деятельности;
• ведение учёта и предоставление отчётности в органы статистики, профсоюзы, биржу труда;
• информационные программы для ведения текущего учёта и предоставления данных в электронном виде;
• правила расчёта страхового стажа для начисления отпускных, больничных и компенсационных выплат;
• порядок оформления и сроки хранения документации.

После теоретической подготовки начать оформлять документы практически. Первый приказ – назначение директора составом учредителей или акционеров.

Локальные нормативные акты

Возможность составлять локальные нормативные акты на предприятии позволяет сформулировать документы на взаимно выгодной основе «работодатель — работники — проверяющие структуры», ст. 8 ТК РФ . К локальным правовым актам относительно кадрового производства и политики относятся :

1. Коллективный договор, заключаемый в обязательном порядке по требованию одной из сторон (руководства или сотрудников).
2. Положение об оплате труда, включающее тарифную сетку формирования окладов в зависимости от степени занимаемой должности, уровня квалификации и заслуги для премирования.
3. Штатное расписание, устанавливающее должностные оклады в денежном эквиваленте по всем должностям.
4. Правила внутреннего распорядка, оговаривающие режим рабочего времени, сменность, работу в выходные и праздничные дни, вопросы этического характера.
5. График отпусков, рекомендуемый к составлению заблаговременно, чтобы каждый работник определился с выгодным ему периодом отдыха без ущерба для деятельности предприятия.

Наряду с работниками ответственных служб, грамотный представитель кадров участвует в разработке документов, вносит предложения и коррективы по профессиональным вопросам.

Виды и перечень кадровых документов

Документы, касающиеся отношений конкретного работника с предприятием, начинаются с издания приказа о приёме после прохождения собеседования и утверждения кандидатуры руководством. На основании приказа делается запись в трудовую книжку, которая хранится на основном месте работы. При изменении занимаемой должности, премировании или реорганизации предприятия всем штатным сотрудникам вносится соответствующая запись . Затем оформляется:

1. Трудовой договор, подписываемый в двухстороннем порядке. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй выдаётся работнику.
2. В случае необходимости оформляется должностная инструкция, на которой работником ставится подпись и пометка: «С инструкцией ознакомлен».
3. Создаётся личная карточка, где отражаются данные по передвижениям внутри предприятия и учёту страхового стажа.

Специалист по кадрам ведёт табель учёта рабочего времени, составляет приказы по отпускам, командировкам, распоряжения по премированию и взысканию, вносит записи в книгу регистрации по кадровой деятельности, следит за подписанием договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами, составляет и сдаёт отчёты в соответствующие органы.

Обязанности и ответственность работников

Кадровая служба по специфике деятельности обязана быть внимательной и ответственной, поскольку ошибки могут привести к конфликтным ситуациям в коллективе и разбирательствам в судах. Неправильно заполненный табель учёта рабочего времени автоматически приведёт к искажению начислений заработной платы, ошибочно рассчитанный страховой стаж – к искажению по страховым выплатам . Забывчивость в отношении своевременного оформления приказов приводит к тому, что сотрудник лишается права вовремя пойти в отпуск или возмещения командировочных расходов.

Нарушение требований ведения и хранения кадровых документов может навлечь на ответственного специалиста и руководителя сразу несколько видов административной ответственности :

• ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушения трудового законодательства и прав работников;
• ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ – за нарушение сроков хранения документации;
• ст. 13.11 КоАП РФ – за проступки в отношении персональных данных сотрудников.

Ошибки в делопроизводстве и штрафы для предприятия

До 01.01.2015 года штрафные санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были мизерными. Работодатель боялся восстановления уволенного работника по решению суда с выплатой заработной платы за вынужденный прогул, а не штрафа. С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

• отсутствие трудового договора;
• оформления договора с нарушением действующего законодательства;
• заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью минимизации фонда оплаты труда.

Обнаружение любого нарушения стало наказываться наложением штрафа на должностное лицо в размере от 10000 до 20000 рублей, а на предприятие – от 50000 до 100000 рублей, ст. 5.27 КоАП РФ . Судебная практика встала на сторону Государственной инспекции труда.

Налоговая служба при отсутствии табелей учёта рабочего времени пыталась доказывать незаконность начисления заработной платы со снятием расходов и неполучению налога на прибыль в бюджет. Аналогично по командировочным расходам при отсутствии оформленных приказов.

Организация электронного кадрового делопроизводства

Кадровые системы электронного документооборота попадают под действие Закона 152-ФЗ «О персональных данных» , устанавливающего требования по защите информации. Организация информационных систем требует соблюдения дополнительных мер по правовому регулированию. Предприятие обязано обеспечить :

• безопасность помещений, где находится система, от вторжений посторонних лиц и несанкционированного доступа к информации;
• сохранность носителей персональных данных;
• утверждение доступа ограниченного числа лиц к электронному журналу, непосредственно выполняющих трудовые обязанности;
• назначение работника, отвечающего за безопасность персональных данных в информационной системе.

Службы безопасности по вопросам персональных данных в электронном режиме устанавливают дополнительные меры по защите в пределах своих полномочий.

Для того чтобы электронный документооборот был признан юридически значимым и мог заменить бумажный, в работе нужно использовать электронные цифровые подписи для всех участников процесса.

Сроки и правила хранения кадровой документации

Трудовые отношения работника с работодателем фиксируются документами по личному составу, срок хранения которых с 13.03.2016 года составляет 50 лет вместо 75 лет – срока, действовавшего до вышеуказанной даты, закон 43-ФЗ от 2016 года . Новые периоды хранения распространяются на документы, датированные начиная с 2003 года. Эта документация условно подразделяется на связанную с:

• приёмом – приказ о приёме, трудовой договор, личная карточка;
• передвижением – переводом на другую должность, внутреннее совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
• материальным вознаграждением – приказ о повышении должностного оклада, назначение премии;
• прекращением трудовых отношений – приказ об увольнении.

Предприятие может не иметь технической возможности хранить документы в большом количестве из-за отсутствия помещений и накопления текущей документации.
По истечении 3-х лет после проверки органами документы можно подшить типографским способом и сдать в госархив.

Кроме этого существуют документы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К ним относятся приказы о ежегодных очередных и дополнительных отпусках, компенсациях за неиспользованный отпуск, командировках недлительного характера. По истечении срока исковой давности документация уничтожается, о чём составляется акт с подробным перечнем каждой уничтоженной единицы.

Кадровая политика на предприятии приобретает всё большее значение с каждым годом. Это происходит за счёт увеличения требований к сотрудникам – ведения электронного документооборота, изучения законодательства, увеличения возможных плановых и внеплановых проверок различными структурами, значительным повышением финансовых санкций за минимальные нарушения.

Об организации кадрового делопроизводства «с нуля» рассказано ниже.

Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

• четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
• руководителей;
• правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
• работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
• создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

На это есть две основные причины:

• большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
• необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.

Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

• Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
• Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
• Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
• Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

• формировать административный персонал;
• регистрировать учредительные документы;
• подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.

Нормативные акты

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

• Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
• Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
• Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
• Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
• Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Оформление работников

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

• Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
• Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
• Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
• Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
• Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

Заключение

Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.

Вконтакте

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

• Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
• Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
• Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
• Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
• Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
• Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
• Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

Организуем кадровое делопроизводство с нуля

Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2008 N 85;

Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:

Кадровый учет с нуля пошагово

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Кадровое делопроизводство с нуля

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Шпаргалка делопроизводителя

Следите за оформлением документов, ведь они представляют организацию. Если в оформлении есть куда стремиться, заручившись поддержкой руководства, пропишите в нормативных документах (если этого еще нет) обязательное наличие визы на исходящих документах начальника (заместителя) канцелярии и требуйте оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и инструкцией по делопроизводству.

Если исполнительская дисциплина хромает, ее нужно наладить. Если делопроизводство - бумажное, то придется вручную записывать сроки и напоминать о них исполнителям какому-либо ответственному сотруднику. В системе электронного документооборота контроль исполнения документов осуществляется автоматически, но также нужно следить, чтобы документы ставились на контроль, вовремя исполнялись, поручения по документам закрывались корректно (дата, номер ответного документа).

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
• большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
• справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

1. бланки по приказам;
2. договоры о материальной ответственности;
3. журнал регистрации;
4. книги по учету;
5. табель по рабочему времени.
6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

1. При оформлении и увольнении работника.

Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству — это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

Особенности кадрового делопроизводства

• Получение необходимых бумаг.
• Оформление заявления.
• Составление и подписание соглашения.
• Формирование приказа на прием.
• Заведение карточки Т-2.
• Внесение записи в трудовую.
• Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Цель данной книги – дать секретарю знания, необходимые для работы с официальными документами: как подготовить проекты документов, правильно их оформить и напечатать; организовать работу с ними: зарегистрировать, проконтролировать сроки исполнения, формировать дела, составлять их номенклатуру и использовать ее в работе, проводить экспертизу ценности различных документов и передавать их на хранение в архив.
Книга будет полезна для работников делопроизводственных служб, руководителей и специалистов предприятий и организаций всех форм собственности, которые в процессе своей управленческой деятельности участвуют в создании официальных документов.

Нормативно-методическая основа делопроизводства.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото - и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Оглавление
РАЗДЕЛ 1 ДЕЛОПРИЗВОДСТВО
Глава 1. Нормативно-методическая основа делопроизводства
Глава 2. Секретарь в структуре управления
Глава 3. Документ
РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»
Глава 1. Состав реквизитов документов Глава 2. Правила оформления реквизитов
Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов
Глава 4. Бланки документов
РАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
РАЗДЕЛ 4 ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Глава 1. Документооборот
Глава 2. Номенклатура дел
РАЗДЕЛ 5 ЭТИКА И ПСИХОЛОГИЯ ДЕГОВОГО ОБЩЕНИЯ
Глава 1. Имидж секретаря
Глава 2. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления
Глава 3. Этикет в служебных отношениях
Глава 4. Взаимоотношения с руководителем
Глава 5. Технология и этикет деловых ситуаций Список используемой литературы.