Напоминаем Вам, что в соответствии с пунктом 5.1 регламента (Приложение к договору на обслуживание в сети Internet/Россия), Абонент обязуется не производить рассылку рекламной информации (СПАМ) другим пользователям сети без их согласия. Таким образом, процедура подписки на список рассылки должна быть двухступенчатой (с подтверждением по e-mail), а добрая воля подписавшегося должна доказываться сохранением писем-подтверждений в архиве.

СОЗДАНИЕ СПИСКА РАССЫЛКИ

Для пользователей с индивидуальным почтовым ящиком список рассылки создается по письменному запросу на адрес сайт . Список рассылки привязывается к почтовому ящику абонента.

Для пользователей виртуальной машины (на договоре открыта услуга Виртуальная машина (далее ВМ ) с возможностью создания почтовых ящиков) списки рассылки создаются мастером виртуальной машины.

Для этого:

• Затем нажмите на кнопку Подписать (Subscribe).

Удаление подписчиков

Для удаления одного или нескольких адресатов из списка рассылки, отметьте соответствующие адреса в поле Почтовый адрес (E-mail Address) и нажмите кнопку Отписать помеченные (Unsubscribe).

Другие настройки

Для того, чтобы получить дополнительную информацию о настройках и управлении списком рассылки, нажмите на символ "?" в правом верхнем углу экрана в меню настроек списка рассылки.

ОТПРАВЛЕНИЕ ПИСЕМ НА СПИСОК РАССЫЛКИ

Отправить письмо всем подписчикам очереди Вы можете на адрес имя_списка@dol.ru (или имя_списка@имя_ВМ.dol.ru для ВМ). Письмо должно быть создано с любого п/я, подписанного на данный список рассылки.

Когда одно исходящее письмо нужно отправить сразу нескольким адресатам, уместно будет вспомнить, что по правилам делопроизводства адресатов в письме должно быть не более четырех. Это правило озвучено и в действующем ГОСТе Р 6.30-2003, и в , который ступает в действие с 1 июля 2017 года. Если адресатов больше четырех, составляется список рассылки письма. Сегодня посмотрим, как подготовить его правильно.

Список рассылки письма

Утвержденной формы списка рассылки письма, как водится, нет. Приходится изобретать ее самостоятельно и утверждать в локальной инструкции по делопроизводству. Фактически, список рассылки – это перенесенный на отдельный лист , а значит, информационное наполнение листа соответствует этому реквизиту. Обычно в реквизите «Адресат» мы указываем наименование организации, должность, инициалы и фамилию получателя письма:

Генеральному директору

ООО «Млечный путь»

А.В. Кошкину

или, если получатель – не глава организации, а начальник одного из подразделений:

ООО «Млечный путь»

Главному бухгалтеру

В.С. Капитоновой

Таким образом, в адресе у нас получается три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия.

В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строчку, а не по правой стороне листа. Можно также поместить их в таблицу. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

На самом письме в реквизите «Адресат» пишется:

Руководителям организаций

(по списку)

Членам рабочей группы

по подготовке празднования Дня города

(по списку)

Таким образом, в «Адресате» указывается общее понятие, объединяющее всех адресатов, и дается ссылка на список.

И еще: список рассылки письма направляется вместе с каждым письмом. Количество списков рассылки равно количеству экземпляров письма! В противном случае получатель совершенно справедливо скажет: нигде не написано, что письмо адресовано конкретно мне, и будет абсолютно прав.

И напоследок: будьте внимательны в связи с заменой ГОСТов. До 1 июля, по Р 6.30-2003, инициалы в реквизите «Адресат», если мы пишем должностному лицу, стоят перед фамилией. С 01.07.17, когда начнет действовать Р 7.0.97-2016, инициалы во всех случаях оформления этого реквизита будут стоять после фамилии.

Списки рассылки позволяют, послав письмо на один адрес, в действительности разослать его целой группе получателей. Служба предоставляет возможность подписаться на тот или иной список рассылки и, соответственно, присоединиться к проводимым в электронной почте дискуссиям на различные темы.

Схема работы сервиса показана на рис. 5.5. Пользователь при помощи почтового клиента направляет письмо на сервер, в базе которого хранится список рассылки (Mailing list), после чего письмо автоматически направляется всем участникам. Существуют списки рассылки по различным темам. Подписчиками обычно являются специалисты, интересующиеся новостями в данной области. Списки бывают двух типов: вещательного типа (дают возможность только получать информацию) и дискуссионного (можно также посылать сообщения всем участникам списка).

Рис. 5.5.

В настоящее время существуют тысячи списков рассылки, на которые можно свободно подписаться. Большинство из нас являются абонентами того или иного списка рассылки, иногда даже не задумываясь об этом. Подтверждая свое желание получать письма по некоторой тематике, вы автоматически попадаете в некий список рассылки и становитесь абонентом коллективной почтовой рассылки. Информация отправляется каждому лицу из данного списка, хранящегося на сервере. Многие компании стремятся создать базу адресов своих клиентов и информировать их о новых сервисах и услугах посредством списков рассылки.

Сетевые новости

Сетевые новости (Netnews) или группы новостей (Newsgroups) - это глобальная система Интернет-конференций, которая позволяет организовать текстовые дискуссии в рамках тематических групп. Информация, которую можно прочитать в группе новостей, - это необязательно новости в привычном смысле слова. Это может быть любое сообщение, поданное для обсуждения в данную группу новостей.

Сервис Newsgroups имеет сходные черты со службой списков рассылки, но если сообщения, распространяемые по списку рассылки, приходят в почтовый ящик абонента и могут храниться на сервере сколь угодно долго, то статья, посылаемая в Newsgroups, становится доступной для всех участников группы новостей на определенный срок. Если списки рассылки расположены на одном сервере, который принадлежит конкретной организации, то Netnews не хранятся на одном сервере, а копируются на тысячи серверов по всему миру. Поэтому адресаты, которые прочитают то или иное сообщение, заранее не известны.

Netnews отличается от почтовых списков рассылки именно неопределенностью круга участников и отсутствием центрального сервера, хранящего список подписчиков. Каждый может подключиться к группе новостей и присоединиться к обсуждению темы, в которой принимает участие множество людей. Для работы с сетевыми новостями необходима специальная клиентская программа.

Клиентская программа для работы с группами новостей называется Newsreader. Она позволяет читать сообщения, удалять их, отвечать на статьи и посылать новые в группы новостей .

В ряде случаев одна программа может интегрировать сразу несколько сервисов. Например, Outlook Express, помимо почтового клиента, содержит программу для чтения новостей.

Существует огромное количество новостных серверов, которые образуют целую инфраструктуру, обеспечивающую механизм передачи новостей по всему миру.

Процесс передачи статей в Newsgroups можно сравнить с распространением слухов: каждый узел сети, узнавший что-то новое (т.е. получивший сообщение), передает новость всем узлам, с которыми он обменивается новостями (рис. 5.6)

Рис. 5.6.

Посланная клиентом статья вначале попадает в локальную базу сервера, на который приходит сообщение. После этого сервер, получивший статью, передает ее соседям ("подписанным" на одну из групп, к которым принадлежит статья), те записывают статью в свою базу и передают ее своим соседям. Процесс продолжается до тех пор, пока статья не окажется на всех серверах, участвующих в передаче.

Ответы на статью могут быть представлены в двух вариантах: в виде отзыва в Newsgroups либо в виде электронного письма, отправленного непосредственно автору статьи. Хорошим тоном считается ситуация, когда отвечающие пишут на личный адрес электронной почты задавшего вопрос (это позволяет избежать массы идентичных ответов в группу), а человек, получивший ответы, отправляет обобщенный результат в группу новостей, чтобы все участники конференции могли с ним ознакомиться (рис. 5.7).

Рис. 5.7.

Списки рассылки (maillists) - простой, но в то же время весьма полезный сервис Интернет. Это практически единственный сервис, не имеющий собственного протокола и программы-клиента и работающий исключительно через электронную почту.

Идея работы списка рассылки состоит в том, что существует некий адрес электронной почты, который на самом деле является общим адресом многих людей - подписчиков этого списка рассылки. Вы посылаете письмо на этот адрес, например на адрес [email protected] (это адрес списка рассылки, посвященного обсуждению проблем локализации операционных систем класса UNIX), и Ваше сообщение получат все люди, подписанные на этот список рассылки.

Такой сервис по задачам, которые он призван решать, похож на сетевые новости Usenet, но имеет и существенные отличия. Во-первых, сообщения, распространяемые по электронной почте, всегда будут прочитаны подписчиком, дождавшись его в почтовом ящике, в то время как статьи в сетевых новостях стираются по прошествии определенного времени и становятся недоступны. Во-вторых, списки рассылки более управляемы и конфиденциальны: администратор списка полностью контролирует набор подписчиков и может следить за содержанием сообщений. Каждый список рассылки ведется какой-либо организацией и она обладает полным контролем над списком, в отличие от новостей Usenet, не принадлежащих никому и менее управляемых. В-третьих, для работы со списком рассылки достаточно доступа к электронной почте, и подписчиками могут быть люди, не имеющие доступа к новостям Usenet или каким-либо группам этих новостей. В-четвертых, такой способ передачи сообщений может быть просто быстрее, коль скоро сообщения передаются напрямую абонентам, а не по цепочке между серверами Usenet. Однако, сравнивая списки рассылки и новости Usenet, надо отметить, что часто группы Usenet могут также быть доступны и через списки рассылки, и другими способами - через WWW, например. Это значит, что Вы можете использовать тот способ работы, который более удобен для Вас.

Ситуации, когда применяются списки рассылки как адекватное средство решения стоящих задач, достаточно характерны. Во-первых, организации часто создают списки рассылки для оповещения своих клиентов, пользователей своих продуктов или просто заинтересованных лиц о выпуске новых продуктов, коммерческих предложениях, различных новостях компании и т.д. Например, издательство O"Reilly & Associates имеет список рассылки, из которого можно узнать о выходе новых книг издательства. Такие списки становятся все более популярны, и, возможно, это будет хорошим решением и для Вашей организации. Вторая ситуация, когда требуется заведение списка рассылки - когда обсуждается какой-то вопрос, слишком специфичный и интересующий слишком мало людей для того, чтобы заводить для него отдельную группу в новостях Usenet. В-третьих, списки рассылки часто заводятся виртуальными рабочими группами - людьми, работающими над одной проблемой, но живущими в различных точках планеты. Так, некоторые книги вышеупомянутого издательства были написаны группой авторов, никогда не встречавшихся в реальной жизни, но общавшихся исключительно через список рассылки.

В зависимости от числа подписчиков, список рассылки обслуживается на сервере программами различной сложности, которые могут обеспечивать или не обеспечивать полную функциональность, а именно: автоматическую подписку клиентов и прием их отказа от подписки, проверку корректности электронных адресов, ведение архива сообщений, обработку почтовых ошибок, поддержку работы в режиме дайджеста (когда подписчик получает не каждое сообщение отдельным письмом, но периодически все сообщения за какой-то срок в одном письме), проверку сообщений администратором списка перед рассылкой и т.д.

Всякая палка имеет два конца, и спискам рассылки также свойственны некоторые недостатки и сложности. Если Вы подписаны на несколько оживленных списков, то в один прекрасный день Вы можете обнаружить, что Ваш почтовый ящик забит письмами из списков рассылки, и в их множестве теряются личные письма, которые интересуют Вас в первую очередь. Чтобы не возникало такой ситуации, полезно воспользоваться программой, раскладывающей письма из списков рассылки по отдельным папкам в момент получения - ведь обычно такие письма можно распознать по их почтовым заголовкам. Вам не надо заниматься этим самому - наверняка Ваш системный администратор знает, как это сделать. Другая трудность состоит в том, что иногда бывает сложно отменить подписку, больше не представляющую для Вас интереса. Как уже говорилось, списки обслуживаются разными программами, и эти программы управляются разными командами, что и вызывает вышеописанные проблемы. К сожалению, универсальный совет здесь только один - обращайтесь к своему системному администратору. Если же Вы соберетесь завести свой список рассылки - то тут Вас тем более ждут проблемы, но их обсуждение - тема отдельная.

Список рассылки - это механизм, который позволяет разослать сообщения определенной группе подписчиков. Они используются для рассылки оповещений, новостей и иной информации пользователям панели управления. В качестве программы для автоматизации массовых рассылок могут быть использованы majordomo , mailman или minimalist . Вы можете настроить списки рассылки таким образом, чтобы любой пользователь мог самостоятельно подписаться на список рассылки, либо это мог сделать только администратор.

В данном модуле вы можете создать списки рассылки, редактировать их параметры, добавлять подписчиков и отправителей того или иного списка рассылки. Кроме того вы можете настроить подписчиков для получения рассылки и отправителей списков рассылки.

Управление подписчиками списка рассылки Управление отправителями списка рассылки

Просмотр списков рассылки

• Название - название списка рассылки.
• Администратор - почтовый адрес администратора списка рассылки. На него приходят различные уведомления от программ рассылок. Также этот адрес используется для управления рассылкой по электронной почте.
• Количество подписчиков - количество адресов электронной почты, на которые будет перенаправлено сообщение, отправленное данному списку рассылки.

Создание новых списков рассылки

Если в панели управления используется Minimalist , то форма будет выглядеть следующим образом:

• Название @
• Домен - укажите один из ваших почтовых доменов
• Политика
  • Open - позволяет любому пользователю подписаться на список рассылки. При этом в список попадает адрес, указанный в заголовке "From:", отправленного запроса на подписку.
  • Closed - требует подтверждения на подписку от администратора списка рассылки, которое посылается на его адрес электронной почты.
  • Read-only - списки рассылки будут доступны пользователю только для прочтения.
  • Mandatory - пользователь не может самостоятельно отписаться от списка рассылки. Отписать его может только администратор.
• Администратор
• Макс.размер
• Информация - введите текст, который будет автоматически отправляться по запросу "info имя_списка", отправленного на адрес электронной почты majordomo@почтовый_домен. Обычно он содержит краткое описание рассылки и правила её использования.
• Анонимная

Если используется Mailman , форма будет выглядеть следующим образом:

• Название - укажите название списка рассылки. Это значение будет использовано в электронном адресе списка рассылки перед символом @ (данное поле может состоять из букв латинского алфавита, цифр и знаков "-", "_" и ".").
• Домен - укажите один из ваших почтовых доменов , в котором вы хотите создать список рассылки.
• Политика - определяет, каким образом будет осуществляться подписка на рассылку через электронную почту. Возможны следующие варианты:
  • Подтверждение подписки - при запросе на подписку будет выслан ответный запрос на подтверждение с уникальным авторизационным номером на адрес, который пытается подписаться. Это не позволит злоумышленникам подписывать чужие адреса на рассылку.
  • Одобрение администратора - при запросе на подписку её администратору будет выслан запрос на одобрение. Это позволит контролировать процесс подписки.
  • Подтверждение и одобрение - при запросе на подписку будут высланы запросы как подписчику, так и администратору рассылки.
• Администратор - укажите почтовый адрес администратора списка рассылки (например, [email protected]). На этот адрес будут отправляться различные уведомления и сообщения об ошибках. Также этот адрес используется для управления рассылкой по электронной почте.
• Пароль - укажите пароль, который будет использоваться администратором списка рассылки для администрирования по электронной почте.
• Макс.размер - укажите максимальный размер сообщения (в килобайтах), которое может быть послано списку рассылки.
• Заголовок - укажите заголовок, который будет добавлен в начало темы сообщения, отправленного в список рассылки.
• Информация - укажите краткую информацию о списке рассылки.
• Анонимная - установите флажок, чтобы скрывать адрес отправителя письма и заменять его на адрес списка рассылки в полях "From", "Sender" и "Reply-To" заголовка сообщения.

Изменение параметров списков рассылки

Чтобы изменить параметры существующего списка рассылки, выберите его из списка, нажмите кнопку "Изменить" и выполните редактирование. Форма для редактирования аналогична форме создания нового списка, кроме двух полей - "Название" и "Домен", которые отсутствуют в форме.

Удаление списков рассылки

Чтобы удалить список рассылки, выберите его в списке и нажмите кнопку "Удалить". Для предотвращения случайных удалений панель управления попросит подтвердить или отменить ваше действие. Если в окне подтверждения вы нажмёте "Ок", все выделенные списки будут удалены.

Была ли эта информация полезной? |