План собственной жизни или бизнес-план - это всегда мощный инструмент, который позволит вам придерживаться нужной траектории движения на пути к заветной цели. О преимуществах и правилах планирования читайте в нашей статье.

Плюсы грамотного планирования

Вне зависимости от того, какую именно цель вы собираетесь достичь, план - это то, что поможет вам в этом деле, так как:

• Он позволит понять и точно сформулировать то, чего вы хотите. Это крайне важно для выбора жизненной дороги или, допустим, направленности бизнеса;
• Он позволит вам оценить, что именно вам необходимо для достижения желаемого, так как главные цели вы будете разбивать на промежуточные;
• Он побудит вас указать точные сроки для выполнения тех или иных задач, что послужит отличным стимулом к действию.

Кроме того, в разрезе коммерческой деятельности грамотное планирование является одним из символов серьезных намерений компании, профессионализма ее руководителей. Ни одна солидная структура не предоставит вам инвестирование, если вы, в свою очередь, не предложите ей внушительный бизнес-план.

Разобравшись, для чего нужен план, давайте перейдем непосредственно к вопросу составления жизненных и бизнес-планов.

Принципы грамотного планирования

Думая о том, как составить план на год, на более короткий или более длительный период времени, старайтесь следовать следующим правилам:

• Составьте поэтапный список желаемых целей - крупных, значимых, сложных. После этого каждый из элементов списка разделите на более простые задачи. В итоге у вас выйдет своеобразное руководство к действию - вы будете видеть, что вам необходимо сделать на пути к поставленной задаче. Например, крупная цель может выглядеть так: «Стать хорошим фотографом». А более мелкие цели будут следующими: «купить качественный фотоаппарат», «изучить теоретическую часть мастерства», «записаться на обучение к специалистам» и пр.
• Ставя цели, старайтесь, чтобы они были одновременно и амбициозными, но с другой стороны - реальными в своем достижении. Честно оценивайте свои силы, возможности, но при этом не забывайте и мечтать.
• В процессе своего движения по списку задач не бойтесь его корректировать. Только следите за тем, чтобы меняющиеся пункты обязательно имели практическую ценность, иначе ваши действия не будут способствовать достижению желаемого.
• Оставляйте в плане место для отдыха, учитывайте возможное плохое самочувствие, иначе после первой же болезни вы очень серьезно выбьетесь из графика.
• Заранее просчитайте возможность форс-мажорного стечения обстоятельств и спланируйте свое поведение в этом случае. Например: «Если цена хорошего фотоаппарата окажется слишком высокой, я продам свой гараж (машины у меня все равно нет) и потрачу деньги на покупку».
• Любому абстрактному процессу обязательно присваивайте какой-то критерий оценивания - количественный или качественный показатель, при помощи которого вы сможете анализировать успешность действий. Например, не пишите в плане просто «научиться фотографии», а перечислите список курсов, семинаров, тренингов, которые вы должны будете посетить за конкретный период времени. Или, допустим, отметьте для себя некий конкурс, в котором вы должны будете занять определенное место. Например, 5-ое, 10-ое - для начала это будет совсем неплохо.
• По итогам выполнения каждого этапа анализируйте, насколько успешно вы реализовали поставленные задачи, чему научились, какие ошибки совершили и почему, как можно было их предотвратить.

Планировать - значит заглянуть в будущее и определить, как туда добраться. Разрешать проблемы - значит устранять препятствия, вносить улучшения и преодолевать трудности, которые возникают при выполнении бизнес-операций.

Планировать означает думать, прежде чем действовать. Планирование должно стать важной частью повседневной работы команды, только так она сможет добиться необходимой производительности.

То же относится и к разрешению проблем. Не нужно быть гением, чтобы их устранять (вспомните Давида и Голиафа), но вы должны понимать систему и методологию их решения, то есть знать, что делать, а чего не делать.

Планируй работу, работай по плану

Для команды выполнение заданий и разрешение проблем - часть обычной работы. В этой статье я даю советы и предлагаю средства для стратегического и тактического планирования.

Команде необходимо, чтобы руководитель продемонстрировал примеры эффективного планирования. Поэтому, рели вы хотите, чтобы ваша команда работала стабильно, а не от случая к случаю, примените тактические приемы, изложенные в этом разделе.

При составлении планов не полагайтесь на память - записывайте их. План, не подтвержденный документально, больше похож на неосуществимую фантазию.

Зачем нужно планирование?

В один прекрасный момент члены команды спросят вас: «Зачем команде нужны планы?» Вы можете им ответить, что планирование позволяет команде выполнить следующие действия.

Постановка целей. Цели определяют результаты, которых хочет добиться команда.

Разработка рабочих планов. Рабочие планы определяют действия, которые следует выполнить для достижения поставленных целей.

Управление проектами. Планирование - это один из самых важных аспектов управления проектом.

Разрешение проблем. Планирование поможет реализовать принятые решения, а затем оценить их эффективность.

Составление рабочих графиков. Планирование поможет команде установить, кто именно будет выполнять ту или иную часть задания и каковы временные рамки завершения проекта.

Обучение и тренинги. С помощью планирования становится ясно, какое обучение понадобится членам команды в ближайшем и отдаленном будущем.

Управление индивидуальной деятельностью. Планирование помогает отдельным членам команды определять и выполнять персональные задачи.

Пошаговое составление планов

С помощью универсальной схемы и перечня вопросов можно успешно справиться с планированием практически любого рабочего задания. Я рекомендую руководствоваться следующей схемой и вопросами при многоступенчатом планировании.

Что нам необходимо выполнить?

Какие результаты мы должны получить?

Основные действия и события:

Как мы приступим к реализации плана, начиная с сегодняшнего дня?

Какие основные действия следует предпринять для достижения поставленной цели?

Календарный график:

Когда необходимо достичь поставленную цель?

Когда мы должны выполнить основные пункты плана и какие действия для этого предпринять?

Материально-технические средства и человеческие ресурсы:

Кто из членов команды будет выполнять те или иные функции для успешного достижения цели?

Какие материалы нужны для выполнения этой работы?

Каких консультантов со стороны следует пригласить для оказания команде помощи и поддержки?

Непредвиденные обстоятельства:

С какими препятствиями и трудностями мы можем столкнуться на своем пути?

Как мы будем преодолевать препятствия? Контроль достижений

Когда команда проведет собрание для анализа выполнения плана и текущих результатов?

Этот перечень можно использовать в качестве руководства для составления рабочих планов с помощью одного из двух подходов:

продвижение вперед. Планируйте все основные действия на будущее, начиная с сегодняшнего дня и продвигаясь к поставленной цели;

планирование от обратного. При этом подходе начните планирование в обратном порядке: от конечной даты к сегодняшней. Эта стратегия особенно целесообразна при работе команды в жестких временных рамках, когда вы должны выполнить работу к определенному сроку.

Продвижение вперед

В качестве примера предлагаю недельный план работы команды из шести человек (команда отвечает за выполнение заказов клиента).

Недельный план работы команды по выполнению заказов

Понедельник - По предварительным подсчетам, в течение недели предстоит выполнить 90 заказов.

Сортировка заказов - Джим и Сью.

Упаковка заказов - Хосе и Луи.

Решение проблем клиентов - Мария; Хосе - поддержка.

Отпуск - Сэм.

Среда - Анализ работы и внесение корректив. Собрание.

Пятница - Подготовка отчета о результатах работы за неделю. Собрание.

Как видите, команда разработала процедуру планирования и выполнения работы. В понедельник команда подсчитывает количество заказов, которые предстоит выполнить на этой неделе, и назначает сотрудников на выполнение трех основных задач. Также планируется подменить уходящего в отпуск сотрудника, в среду провести собрание, чтобы проанализировать достижения и внести необходимые коррективы, а в пятницу провести собрание по подготовке недельного отчета. В следующий понедельник будет распланирована работа на новую неделю.

Из-за непрерывного характера работы команда считает целесообразным составлять простой еженедельный план. Благодаря простоте плана члены команды каждую неделю учитывают дополнительные факторы, например, отпуск сотрудников, обучение и тренинги, меняющийся объем работы.

Планирование от обратного

Рассмотрим планирование от обратного. Допустим, команду попросили провести тридцати минутную презентацию ее деятельности и достижений в прошлом году и задач на следующий. На подготовку команде отвели один месяц.

Специальный отчет руководству

Цель: Провести 30-минутную презентацию на специальном собрании руководства 1 июля. Цель презентации - представление прошлогодних достижений команды и ее планов на следующий финансовый год.

Наименование мероприятия (Дата проведения)

*Контрольные собрания всей команды.

Сбор данных - Рози, Кевин и Арлин

Материалы для презентации - Дон и Рэйчел

Ознакомление руководства с повесткой дня собрания, схема презентации - вы (руководитель)

Проведение презентации - вся команда.

Поместите план на видном месте, а также раздайте всем членам команды копию этого документа.

Постоянно оценивайте и анализируйте достижения. Каждый член команды на собраниях докладывает о результатах своей работы, которые помогают всей команде достичь поставленных целей.

Адаптируйте планы. Ни один план не может быть догмой. Члены команды должны проявлять гибкость. Чем длительнее период, на который рассчитан план, тем больше придется его изменять и адаптировать к реальным потребностям команды в процессе работы.

Не следует излишне детализировать план, ведь в процессе работы вам все равно придется его корректировать, к тому же мелкие детали запутывают людей, делая план бессмысленным.

Совместное планирование с членами команды намного важнее, чем простое утверждение плана. План должен использоваться в качестве руководства при выполнении работ. Для этого нужен такой план:

• простой;
• ясный;
• освещает ключевые моменты, не содержит незначительных подробностей.

Как видите, планирование начинается от даты проведения презентации - 1 июля. Действия, которые необходимо выполнить, представлены в обратном порядке - от конечной даты к настоящей. Отметьте также, что на каждого члена команды возложены конкретные обязанности.

Перед тем, как начинать любое дело, неплохо было бы все продумать и рассчитать. Отправляясь за покупками, мы подсчитываем, какую сумму взять с собой и что можно себе позволить на имеющиеся средства. Бизнес - это не супермаркет, это рынок, и вы в нем – покупатель и продавец одновременно.

Любое дело, перед тем как начинать, неплохо бы продумать заранее. К примеру, собираясь в супермаркет, вы ведь составляете список необходимых покупок, не так ли? И сразу прикидываете их стоимость, чтобы заранее посчитать, сколько примерно с собой брать денег.

Так вот, бизнес – это не супермаркет, это рынок, и вы в нем – покупатель и продавец одновременно. И без четкого плана вы здесь попросту заблудитесь. И вернетесь домой без денег и без покупок. Экономика России и стран СНГ находится сейчас в состоянии «старое уже разрушили, новое еще не построили». Появляется новое поколение предпринимателей, которое не имеет опыта и часто совершенно не представляет масштаба проблем, с которыми им предстоит столкнуться.

Меняющийся каждый день рынок иногда ставит в тупик даже опытных руководителей, заставляя их пересмотреть свои стратегии и просчитывать каждый шаг. Для того, чтобы привлечь иностранные инвестиции и кредиты, отечественный предприниматель должен освоить искусство составления .

Причем с учетом все нормативов и требований, которые предъявляют к таким документам на Западе. Там это уже давно обыденная практика, без которой не начинают ни одно дело. Западная аксиома – без бизнес плана дело начинать нельзя! Слишком высока вероятность потерпеть неудачу.

Что такое бизнес-план

Есть множество ответов на этот вопрос, как взятых за границей, так и сформулированных у нас. Приводить все мы здесь не будем. Скажем просто: бизнес–план – это документ. В этом документе моделируется вся будущая жизнь бизнеса – информация о продукте (услуге), цене, анализ ситуации на рынке, пути сбыта продукции, необходимое количество сотрудников и заработная плата, предстоящие проблемы и способы их решения.

Какие цели преследует бизнес-план

В зависимости от предназначения бизнес планы можно разделить на две категории:

1. Для использования в пределах компании. Здесь представлен наиболее полный набор документов по всем аспектам деятельности предприятия. Содержится самая полная и точная информация, которая в зависимости от ситуации на рынке или на самом предприятии постоянно корректируется и дополняется. Другими словами, такой бизнес-план служит инструментом для управления делом.
2. Для внешнего использования. Такой бизнес-план составляется для использования за пределами компании – для привлечения в дело партнеров, инвесторов, банков. Его цель – представить бизнес в наиболее выгодном свете.

Какие конкретные задачи поможет решить предпринимателю бизнес-план

1. Определиться с конкретным направлением деятельности. Изучить целевой рынок и нишу фирмы на рынке.
2. Определить перечень товаров и услуг, которые фирма готова предложить потребителям. Рассчитать затраты на их производство и реализацию.
3. Разработать долгосрочные и краткосрочные цели и способы их достижения.
4. Рассчитать потребность предприятия в персонале, расходы, повязанные с его содержанием и заработную плату.
5. Продумать маркетинговую политику фирмы. Изучение рынка продукции, реклама, каналы сбыта, способы стимулирования продаж.
6. Предусмотреть основные риски и трудности, с которыми придется столкнуться и способы их избежать и решения. Причем каждая задача должна решаться в совокупности с другими.

Если предприниматель пренебрегает составлением бизнес-плана, он, при отсутствии опыта, может оказаться не готовым к тем проблемам, что его ожидают. Это, в свою очередь, чревато неутешительными результатами для него и бизнеса. Поэтому не следует недооценивать значения бизнес плана, даже если ситуация на рынке нестабильна. Каждый бизнес-план представляет собой результат целенаправленной организационной работы. Ее цель – изучение направления работы фирмы, продукта и услуги, перспектив. Следовательно, любой бизнес-план должен опираться на:

1. Определенный проект производства товара (услуги). Создание нового или конкурентоспособного товара или услуги.
2. Полный и всесторонний анализ деятельности предприятия. Цель – выявить слабые и сильные стороны и позиции на рынке.
3. Исследование экономических механизмов с целью их применения для решения конкретных задач.

Основное преимущество бизнес-планирования в том, что правильно и грамотно составленный план дает возможность рассмотреть перспективы и пути развития фирмы. В конечном итоге, это дает ответ на вопрос – «А стоит ли?» – вкладывать время, деньги, усилия, нервы в проект. Бизнес план – документ перспективный. Его составляют, как правило, на несколько лет вперед. Причем на первый и второй год планирования обычно делают поквартальную разбивку, а если возможно – то и помесячную. Годовыми показателями ограничиваются только на третий год. Составляя бизнес-план, помните:

• Краткость – сестра таланта. Документ не должен содержать лишней «воды», быть лаконичным и в то же время информативным;
• Написан простым и доступным языком с минимумом сложных терминов – чтобы было понятно не только эксперту, но и рядовому сотруднику;
• Должен быть «живым», пробуждать интерес у потенциального инвестора или партнера.

И еще один очень важный момент. Личное участие в составлении бизнес–плана руководителя обязательно. Многие западные инвесторы и банки категорически отказывают даже в рассмотрении документа, составленном специалистами со стороны, и лишь подписанном руководителем.

Как итог всему вышесказанному

Бизнес–план – это не только внутренний документ, предназначенный для руководства и сотрудников. Его применение не менее важно и для «внешнего» использования – привлечения партнеров и инвесторов в дело. А ни один инвестор не рискнет капиталом, если не получит подтверждения в надежности и прибыльности проекта в виде хорошего бизнес-плана.