Эффективное планирование времени особенно важно, когда перед вами стоит много задач, а справиться с ними необходимо за определенный период времени. Причем одинаково важно как планирование времени руководителя, так и сотрудников и подчиненных. Научиться планированию рабочего времени может любой человек, нужно только исключить некоторые факторы:

Технические ошибки - вы просто не знакомы с методами и приемами планирования рабочего времени. Начните с малого - составляйте список важных дел на бумаге;
внешние факторы - вы можете соблюдать все правила планирования времени, но не все зависит только от вас;
психологические установки - эффективное планирование времени не поможет, если то, чем вы занимаетесь, кажется вам бессмысленным и скучным.

Рассмотрим некоторые практические советы по планированию рабочего времени:

Отводите для выполнения какой-либо задачи определенный отрезок времени. Постарайтесь выбирать время в соответствии со своими биоритмами (жаворонок, сова), с привычным вам темпом работы. Сложные задания (или просто очень объемные) разбивайте по частям, выполнение которых не требует очень больших усилий;
обязательно фиксируйте все задачи в ежедневнике, чтобы ничего не упустить;
одно из основных правил планирования времени - организация рабочего пространства. Наведите порядок на рабочем столе, рассортируйте по папкам электронные документы, чтобы легко можно было найти любую информацию;
подумайте серьезно - то, чему вы себя посвящаете, действительно ваше дело? Может, отказавшись от того, что вам скучно, вы будете с легкостью решать другие задачи?

Приступая к планированию рабочего времени, не оставляйте без внимания свое окружение. Всегда учитывайте возможность влияния внешних обстоятельств. Здесь можно дать следующие советы по эффективному планированию времени:

Не преувеличивайте свои возможности - беритесь только за тот объем задач, с которыми вы способны справиться. Учитывайте время, которое вы уделяете семье, хобби, спорту. В то же время в период дедлайна некоторые дела можно отложить на время;
необходимо давать себе передышку, если вы плохо себя чувствуете. Отгородившись от дел всего на один день, вы быстро сможете все наверстать;
в период серьезных перемен (переезд, свадьба, рождение ребенка) не старайтесь все успеть, расставьте для себя приоритеты и следуйте самому главному;
всегда оставляйте время для непредвиденных ситуаций, решения экстренных вопросов, особенно если вы работаете в обстановке непредсказуемости (брокер, трейдер, врач и т. д.);
если результат вашей работы зависит не только от вас, но и от партнеров, совместно определите конечную цель, выделите конкретные обязанности каждого из вас, планируйте этапы своей работы.

На планирование рабочего времени будут влиять и ваши личные психологические установки. Ваши мысли и убеждения подсознательно могут мешать эффективному планированию. Рассмотрим некоторые из них:

Ваши жизненные цели еще не определены. Не имея четкой цели на будущее, сложно определить, чем и в каких пропорциях должна быть наполнена ваша жизнь;
вам нравится находится в состоянии постоянного цейтнота. Заполняйте свой график другими интересными делами, чтобы вам было выгодно завершить работу вовремя;
вас пугает бездействие. Если вы стараетесь заполнить каждую минуту своего времени, возможно, есть проблемы, о которых не хочется думать в свободное время. Может, лучше уделить им внимание и найти решение?
вы не можете сказать «нет» и готовы браться за любые поручения. В таком случае будьте готовы к тому, что ваши личные цели так и останутся просто написанными на бумаге;
вас пугают неудачи. В этом случае задайте себе вопрос: «Что самого худшего может произойти со мной в случае неудачи?». И помните, неудача - это не тупик, а еще один шаг вперед;
вы боитесь успеха - возможно и такое. Ведь новая желанная должность может означать отказ от части времени, проводимого с семьей или друзьями. Постарайтесь больше общаться с успешными людьми, чтобы проникнуться атмосферой успеха;
вы опасаетесь перемен - этот страх преодолевается поэтапным планированием движения к своей цели;
вы боитесь завершения проекта - для некоторых людей процесс важнее результата. Напомните себе, что завершая один этап, вы имеете возможность приступить к другой интересной задаче.

Попробуйте применить лишь некоторые из этих методов планирования рабочего времени , и ваша жизнь станет намного продуктивнее и ярче.

Введение

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов, и время являлось таким дефицитным ресурсом всегда; сегодня управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию, до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента.

В условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции исключительно важно умение эффективно организовывать время на всех уровнях - индивидуальном, командном и корпоративном.

Актуальность темы обусловлена очевидностью необходимости эффективного управления временем в современной динамичной экономике. Ценен тот руководитель, который знает свое дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день.

Задачи работы :

· рассмотреть теоретические основы планирование рабочего времени;

· определение сущности инвентаризации времени;

· изучить эффективное обучение тайм-менеджменту;

· выявить основные формы и технологии тайм-менеджмента;

· определить корпоративный стандарт эффективного управления временем;

· рассмотреть планирование рабочего времени руководителя организации ООО «ФЛИНТ-КСИ».

Эмпирические основы исследования: для данной курсовой работы были использованы материалы книг, публикаций, журналов, научных статей, а также ресурсы сети Интернет.

Структура работы . Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографии.

Теоретические основы планирования рабочего времени

Сущность планирования рабочего времени. Причины дефицита времени

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

Планирование - одна из важнейших управленческих функций, от которой зависит успех организации.

Планировать нужно лишь тот объем задач, с которыми есть возможность реально справиться.См.: Герчикова И.Н. Менеджмент / И.Н. Герчиков. - М.: Проспект, 2004. - С.97.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план См.: Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.. - М.: Дело, 1995. - С 427..

После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать См.: Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие / Изд-е 3-е. - Ростов н/Д: «Феникс», 2004. - С. 157..

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени. Для того, чтобы понять всю глубину проблемы, необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности, на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени См.:Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках / Л. Зайверт. -М.: Интерэксперт, 2005.- С. 41..

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Из этой статьи вы узнаете:

• По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
• Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
• Какие методы применяются при планировании рабочего времени
• Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

• К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
• К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
• К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

• Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
• Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Достижение высоких результатов труда и сокращение расходов обуславливается правильным планированием и организацией рабочего времени. Однако планирование включает в себя целый комплекс факторов. И каждый из них очень важен. Поэтому нельзя упускать одно в ущерб другому.

Работодатель должен знать способы планирования и учета времени, а также использовать их в повседневной деятельности. Они включают нормативные правила и научные, а также психологические методики.

Сущность планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени используется для достижения наиболее эффективных результатов труда. Она включает в несколько существенных аспектов:

• Правовое регулирование трудовой деятельности. Это начало трудового дня, его окончание и перерывы для приема пищи сотрудниками;
• Порядок выполнение производственных задач;
• Стимулирование высоких результатов трудовой деятельности каждого сотрудника и сплочение коллектива в целях улучшения работы компании;
• Анализ и обобщение результатов труда. Это должен быть и ежедневный анализ, и периодические мероприятия. Они позволят выяснить существующие проблемы и найти пути их решения.

Соблюдение указанных пунктов повысит результативность работы сотрудников.

Каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации?

Режим регламентируется нормами ТК РФ, наряду с его учетом и планированием. Каждая компания и бюджетное учреждение создает внутренний акт, который называется «правила внутреннего трудового распорядка». Он закрепляет следующие положения:

• Длительность трудового периода за неделю;
• Длительность ежедневного труда;
• Момент начала рабочей деятельности, завершения работы и перерывов;
• Количество смен за одни сутки, а также график, по которому устанавливаются данные смены.

Таким образом, планирование и учет срока труда не должны противоречить закону. Как правило, данный документ выступает в качестве приложения к коллективному соглашению работодателя с персоналом.

Чем определяется продолжительность рабочего времени в организации?

Основные правила планирования рабочего времени закреплены в статьях и Трудового кодекса РФ. В соответствии с нормами закона, длительность трудового периода в неделею не может превышать 40 часов, следовательно — за сутки работник сможет отработать 8 часов. В ряде случаев длительность труда персонала превышает указанные значения. Во всех случаях такого превышения руководитель обязан будет оплатить это время дополнительно.

Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?

Данный документ служит для первичного учета. В нем отражается фактически отработанный период каждым сотрудником в ежедневном режиме. Табель включает сведения о нахождении на больничном, в командировках и так далее. Ведение данного табеля возлагается на работника кадрового отдела или бухгалтерии. В некоторых бюджетных учреждениях или компаниях нет таких отделов, но вести учет необходимо. Поэтому руководитель вправе возложить обязанность по ведению учета на любого другого сотрудника. Зачастую, учет ведет делопроизводитель или заведующий канцелярией. Подобная практика весьма распространена в государственных бюджетных учреждениях.

Обязательно ли в организации вести табель учета рабочего времени?

Учет рабочего времени является базовым источником накопления информации об отработанном периоде. Без него невозможно правильно начислять заработную плату, выплачивать премии, оплачивать больничные листы или компенсировать расходы, понесенные в связи с нахождением в командировке. К примеру, в премиальные выплаты не входит период нетрудоспособности, поскольку сотрудник не выполняет своих трудовых функций. Но установить, сколько дней работник находился на больничном, а сколько реально проработал, без табеля будет невозможно. Поэтому вести табель необходимо во всех бюджетных учреждениях и предприятиях, где есть достаточный штат сотрудников. При этом срок хранения табеля учета рабочего времени в организации устанавливается руководителем предприятия. Как правило, табели хранятся в течение 50 лет.

Планирование рабочего времени руководителя

Руководитель обязан осуществлять общий контроль и организацию труда всего коллектива. Поэтому от эффективности его действий во многом зависит результат работы всех сотрудников. Рекомендуется, чтобы руководитель ставил перед персоналом краткосрочные и долгосрочные цели. Это следует делать в ходе утренних совещаний. После окончания трудового дня нужно проводить вечернее совещание, на котором обсуждать текущие проблемы и принимать отчеты сотрудников о проведенной работе. Такая организация труда весьма эффективна. Она характерна для бюджетных учреждений, но является актуальной и для коммерческих компаний.

Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.

Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала .

Управляем своим временем
Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе...

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным.

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала сайт, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Что нужно включать в план?
Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.

Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.

Расставляем приоритеты
Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т. д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А.

Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре.

И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьеры
Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.

Гибкость или твёрдость?
План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».

Главная ценность
Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов Вам в планировании рабочего времени!