Онлайн касса представляет собой, имеющий фискальный накопитель с помощью которого происходит передача по сети Интернет данных о произведенной по кассе операции оператору фискальных данных, который впоследствии перенаправляет полученные сведения в налоговый орган.

В соответствии с изменениями, внесенными в закон № 54-ФЗ от 22.05.2003, большая часть предпринимателей обязана перейти к применению новой ККТ с июля 2017 года.

Онлайн касса представляет собой контрольно-кассовый аппарат, имеющий встроенный в корпус фискальный накопитель, с помощью которого происходит передача по сети Интернет данных о произведенных по кассе операциях оператору фискальных данных (далее ОФД).

Проведем сравнительный анализ основных отличий онлайн ККТ от аппарата старого образца

Онлайн ККТ (после внесения изменений в закон № 54-ФЗ Обычная ККМ (до внесения изменений в закон № 54-ФЗ)

Подключение к Интернету

Обязательно Не обязательно

Заключение договора с ОФД

Обязательно Не обязательно

Хранение данных

Информация о совершенных операциях передается на фискальный накопитель Данные о продажах хранились на ЭКЛЗ

Передача данных проверяющему органу

Данные о произведенных операциях через ОФД передаются налоговому органу в режиме онлайн Данные хранятся на ЭКЛЗ и получить к ним доступ налоговый орган мог только после снятия информации с ленты специалистами центра технического обслуживания

Кассовый чек

содержит 24 обязательных реквизита Кассовый чек содержал 7 обязательных реквизитов. Ранее, в чеке не было необходимости указывать систему налогообложения, сайт проверки чека, номер фискального накопителя и т.д.

Формат кассового чека

Чек можно не только распечатать в бумажном виде, но и отправить его покупателю в электронной форме на телефон или электронную почту Чек можно было только распечатать в бумажной форме

Регистрация кассы

Онлайн ККМ можно поставить на учет дистанционно, через личный кабинет ИП или юридического лица на сайте ФНС или с помощью ОФД ККМ можно было поставить на учет только путем личного визита в налоговый орган

Обслуживание в ЦТО

Не обязательно Обязательно

Наличие голограммы на корпусе ККМ

Не требуется Обязательно, ее отсутствие влекло наложение штрафа

Перед началом работы с помощью онлайн-кассы кассир-операционист получает:

Затем кассир-операционист должен сформировать отчет об открытии смены. Онлайн-касса автоматически отправит этот отчет оператору При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:

  • определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
  • получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
  • провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
  • назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Есть два варианта выдачи чека или бланка строгой отчетности.

Во-первых, на бумаге.

Во-вторых, в электронной форме. Чек не печатают на бумаге, а пересылают на абонентский номер телефона или e-mail покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.

В конце рабочей смены до прибытия инкассатора кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных.

Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.

После сдачи выручки и оформления документов кассир выполняет межремонтное обслуживание кассовой машины, отключает ее от сети и закрывает чехлом. Далее кассир сдает ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации (его заместителю, заведующему секцией) на хранение под расписку.

Обратите внимание

Онлайн-кассы не требуют технического обслуживания по принципу касс старого образца. Онлайн-ККТ и фискальные накопители нужно ремонтировать в специализированных центрах (например, у производителя ККТ).

Какие реквизиты содержит кассовый чек и БСО

Требования к обязательным реквизитам и бланка строгой отчетности перечислены в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Так, в чеке, который выдает онлайн-касса, должны быть указаны:

  1. место (адрес) осуществления расчета;
  2. система налогообложения, которая применяется при расчете;
  3. признак расчета:
  • получение денег от покупателя (клиента) – приход;
  • возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода;
  • выдача денег покупателю (клиенту) – расход;
  • получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода;
  1. наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС. Индивидуальные предприниматели, и УСН, ЕСХН или ЕНВД (кроме тех, что реализуют подакцизные товары), могут не указывать наименование товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2021 года (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ);
  2. сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам. Исключение составляют неплательщики НДС либо плательщики, реализующие товары, не облагаемые НДС;
  3. форма расчета (наличные деньги или электронные средства платежа);
  4. должность и фамилия кассира, оформившего кассовый чек или и выдавшего его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов в Интернете);
  5. адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором можно проверить подлинность чека;
  6. номер телефона или адрес электронной почты покупателя (клиента), если он попросил передать ему чек в электронной форме, или адрес в Интернете, где можно получить такой чек;
  7. адрес электронной почты отправителя кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме, если кассовый чек (бланк строгой отчетности) передан покупателю в электронной форме.

По мнению ФНС, продавец, применяющий онлайн-ККТ и получивший предоплату от покупателя, должен также выдавать ему кассовый чек с реквизитом «аванс». А после окончательного расчета с использованием ранее перечисленного аванса выдавать кассовый чек с реквизитом «зачет аванса» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/21345@).

Все реквизиты бумажного чека должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее шести месяцев со дня выдачи чека (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Обратите внимание

Онлайн-кассы не отменяют применение бланков строгой отчетности. Однако с 1 июля 2018 года формировать БСО нужно не типографским способом, а только через кассовые аппараты (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ).

Ответственность за неприменение ККТ

Ответственность за неприменение ККТ установлена статьей 14.5 КоАП РФ.

Размер штрафа зависит от выручки, которая не была зафиксирована через кассу (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Так, за неприменение ККТ оштрафуют:

  • должностное лицо – в размере от 1/4 до 1/2 неучтенной суммы, но не менее 10 000 рублей;
  • организацию – от 3/4 до одного размера суммы «непробитой» покупки, но не менее 30 000 рублей.

Повторное неприменение ККТ будет наказываться строже, только если сумма расчетов «мимо кассы» составила 1 000 000 рублей и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до двух лет, а деятельность ИП и организации приостановлена на срок до 90 суток.

Ответственность за использование ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение ККТ с нарушением порядка ее регистрации, перерегистрации и применения действует с 1 февраля 2017 года (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.

Подготовка к работе

Чтобы работать на ККТ, кассир должен:

  • ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассы;
  • расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой;
  • заключить договор о полной материальной ответственности.

В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:

  • ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
  • чековую ленту;
  • разменные деньги.

Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Работайте с кассой без ошибок!
Техническое сопровождение от 450 р/мес.

Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.

Открытие смены

Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.

Пример отчёта об открытии смены

Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.

Как выдавать чек покупателю

В момент оплаты кассир действует так:

  • считает итоговую сумму и называет её;
  • получает оплату от клиента и называет полученную сумму;
  • печатает чек на онлайн-кассе;
  • называет сумму сдачи и отдает её с чеком.

Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.

Пример тарифов на отправку чеков клиентам

Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:

  • сказать свой номер телефона или адрес электронной почты;
  • предоставить телефон с мобильным приложением ФНС, на котором будет изображен QR-код с зашифрованными личными данными.

В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя

Клиент вернул товар

Кассир пробил чек с ошибкой

Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.

Клиент внёс аванс

Выдайте кассовый чек со способом расчёта «аванс». После оплаты пробейте чек по всем правилам с реквизитом «полная оплата» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/21345@).

Что нельзя делать кассиру во время работы

  • Работать без контрольной ленты.
  • Подпускать к кассе посторонних людей.
  • Уходить от кассы без предупреждения руководства.
  • Оставлять включённую кассу без присмотра.
  • Держать в денежном ящике личные деньги.

Закрытие смены и инкассация

В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.

Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:

  • сколько чеков напечатано за смену;
  • сколько чеков не дошло до ОФД;
  • информация о смене, кассире и т. д.

В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.

В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:

  • выручка;
  • приходы и расходы;
  • сумма возвратов;
  • способы оплаты - наличные или электронные деньги.

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

Инструкция по работе с онлайн кассой начинающему кассиру. Пошаговая инструкция поможет быстро и главное без ошибок освоить работу на кассовом аппарате.

Если Вы только начинаете работать с онлайн кассой, это материал будет Вам полезно изучить. Кратко рассказываем об основных операциях и сопутствующих им кассовых документах. Выбрать подходящий кассовый аппарат Вы можете .

Также достаньте из комплекта поставки кассового аппарат инструкцию или скачайте ее на соответствующей странице с онлайн кассой.

Перед началом работы кассир должен заранее проверить;

  • Ключи от кассы и денежного ящика
  • Чековую ленту
  • Деньги для выдачи сдачи покупателям.

Начало работы с онлайн кассой. Открытие смены

Касса работает по т.н. «сменам» длительностью не более 24 часов. Открытие/закрытие смены, хоть и фискальные документы, но с переходом на онлайн кассы эти документы не очень интересуют вашего налогового инспектора, зато очень полезны Вам для контроля работы.

Начиная работу кассиру нужно открыть смену, на что касса сформирует отчет об открытии смены. Большинство касс делает его автоматически при закрытой смене и попытке сделать какой-либо другой документ, например, оформить продажу.

Внесение наличных

Считается, что при открытии новой кассовой смены наличных денег в кассе нет. Что бы не обидеть первого же клиента, пришедшего с 5000 руб. купить бутылочку минералки кассиру нужно выдать т.н. «размен» — мелкие деньги для выдачи сдачи первым покупателям.

Касса контролирует остаток наличных денег. И это не фискальная операция ВНЕСЕНИЕ [наличных] Даете кассиру 4950 руб на размен и сделайте операцию ВНЕСЕНИЕ на эту сумму.

Приход | Продажи

Каждое поступление денег за проданные товары/услуги должно оформляться кассовым чеком ПРИХОД. Наличные, электронные средства платежа, предоплата, продажа в кредит, зачет аванса, а с недавнего времени и безналичные через банк [закон принят, но пока действует отсрочка до 2019 года].

У нас сегодня простой пример, розничная точка и 100% оплата за товар сразу при получении.

Делаем чек ПРИХОД (он же ПРОДАЖА). Это основной фискальный документ.

Способ расчета у нас в этом случае будет ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ.

Способ оплаты: НАЛИЧНЫМИ, или ЭЛЕКТРОННЫМИ, если клиент рассчитался картой.

Каждый кассовый чек должен содержать:

  • Наименование документа
  • Признак расчета
  • Сумму расчета (БСО)
  • Наименование предмета расчета
  • Ставку НДС
  • Применяемую систему налогообложения
  • Наименование пользователя
  • ФИО кассира
  • Номер смены
  • Номер чека за смену
  • Дату и время
  • Фискальный признак документа
  • Адрес расчетов
  • ИНН пользователя;
  • Регистрационный номер онлайн кассы
  • Номер фискального накопителя
  • Номер фискального документа

Изъятие наличных

Если Вам вдруг станет нужно, не дожидаясь окончания кассовой смены, изъять наличные из кассы на собственные нужды, делайте операцию ВЫЕМКА [наличных].

Это не фискальная операция, она уменьшает остаток наличных денег в кассе. Разумеется, что изымаемая сумма должна в момент проведения этой операции быть в кассе. Нельзя изъять 20 т.р., если в кассе всего 10.

Возврат прихода

Иногда покупатели возвращаются. Хорошо, когда они возвращаются ещё что-то купить, но бывает, что они возвращаются что-то вернуть.

Это оформляется чеком ВОЗВРАТ ПРИХОДА (покупки). У такого чека тоже есть признак способа расчета. Сегодня это ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, вы сразу возвращаете клиенту деньги за товар.

Способ оплаты зависит от того, как клиент рассчитывался при покупке. Ну это что бы Вам не платить комиссию банку за это продажу/возврат.

Чек коррекции. Как правильно его сделать кассиру?

Человеку свойственно ошибаться. А наемным кассирам-продавцам это очень хорошо свойственно. И Вы с этим будете часто сталкиваться, особенно, если банковский терминал эквайринга не подключен к кассе.

Например, изучая документы из банка за прошедший месяц Вы увидите, что сумма в выписке не соответствует сумме по кассе. Причина банальна: кассир провел карту по эквайрингу, а на кассе оформил продажу за наличные или наоборот.

В такой ситуации сначала оформляем возврат неправильного прихода, того, что на самом деле был ЭЛЕКТРОННО, а кассир оформил как НАЛИЧНЫЕ.

Возврат в этом случае делаем НАЛИЧНЫЕ. А потом делаем ЧЕК КОРРЕКЦИИ ПРИХОД на эту же сумму, признак оплаты ЭЛЕКТРОННО. Это такой специальный фискальный документ, для урегулирования расхождений.

Основные ошибки кассира при работе с кассой:

  • Путаница между наличной и безналичной оплатой;
  • Некорректная сумма в чеке;
  • Открытие смены на онлайн кассе с неверной датой.

Такие же чеки коррекции делаются, если Вы обнаружите, что «забыли» оформить какие-то продажи. Иногда может прилететь предписание из ФНС сделать такой чек, если по результатам проверки выяснится что-то нехорошее.

Как сделать отчет без гашения (x-отчет)

Так же известный как X-отчет. Это не фискальный документ, его можно сформировать в любой момент между открытием и закрытием смены. Он показывает промежуточные итоги кассовой смены. Продажи и возвраты в разрезе видов оплаты, внесения и выемки денег, остаток наличными.

Еще там есть такой важный показать — количество не переданных (накопленных) фискальных документов. В идеале он должен быть нулевым, что означает, что все фискальные документы успешно отправлены оператору фискальных данных. Если там больше нуля — какие-то проблемы с передачей данных.

Рекомендуется делать этот отчет перед гашением и сверять показатели с терминалом эквайринга. Как вы понимаете, продажи ЭЛЕКТРОННЫМИ за смену должны быть равны сумме прихода за смену на терминале эквайринга. Если не совпадает, значит кто-то накосячил, надо бы исправить ДО закрытия смены.

Отчет без гашения (x-отчет) на ККМ «Элвес-Микро-К»

Снятие Х-отчета (промежуточный итог) на онлайн кассе Меркурий 115К

Закрытие смены на онлайн кассе

И последний фискальный документ на сегодня — отчет о закрытии кассовой смены, он же отчет с гашением, он же Z-отчет.

В отчете о закрытии смены содержится следующая информация:

  • Полная информация о смене (адрес, ФИО кассира и т.д.);
  • Количество напечатанных чеков;
  • Количество чеков не ушедших в ОФД;
  • Полная выручка;
  • Сумма выполненных возвратов;
  • Информация и способе оплаты (наличный или безналичный расчет).

Это фискальный документ, он содержит в себе всю ту же информацию, что и X-отчет без гашения.

Большинство касс по-умолчанию настроено таким образом, что со снятием Z-отчета производится полная выемка наличных и дополнительной операции изъятия оформлять не нужно.

Отчет о закрытии смены

Как работать с онлайн кассой(видеоинструкция)

Инструкция кассира по работе онлайн кассы Эвотор 5 Смарт терминал

Инструкция кассира по работе на кассовом аппарате Меркурий 185Ф

Инструкция кассира по работе на онлайн кассе Меркурий 115Ф

В данной подробной инструкции кассира подробно рассмотрены следующие моменты при работе с онлайн кассой.

  • установка чековой ленты
  • открытие смены
  • пробитие чеков
  • пробитие чеков со сдачей
  • умножение цены на количество товара
  • работа с базой товаров
  • корректировка ошибки (аннуляция)
  • оформление возврата
  • безналичные чеки
  • отправка чека СМСкой клиенту
  • закрытие смены (снятие отчетов ФН)

При работе с онлайн кассой категорически запрещено:

Если закон обязывает по роду деятельности вашей организации использовать для налогового учета кассовый аппарат, его необходимо опломбировать в ЦТО и зарегистрировать в ИФНС. Только после регистрации вы получите право законного пользования ККТ (контрольно-кассовой техникой).

В начале рабочего дня включите кассовый аппарат в электросеть, проверьте дату, при необходимости подкорректируйте ее вручную. Дата должна превышать дату предыдущего Z-отчета, чтобы активировался режим текущей работы. С нимите Х-отчет. Комбинация клавиш для печати отчета может отличаться на разных моделях кассового аппарата, в любом случае, эта последовательность указана в инструкции, прилагающейся к ККТ. После того как на экране загорится « 0,00», можете приступать к основной работе кассира: поочередно вводите суммы продаж, подводите итог. Следите, чтобы в чеке отразилась верная сумма (а не 12,00 вместо 1200, к примеру). Не забывайте вручать чек покупателю, поскольку это фискальный документ, отказ в выдаче которого влечет за собой административную ответственность. Регулярно проводите сверку суммы, накопившейся в регистрах ККТ и отражаемой в X-отчете, с суммой наличных в кассе. Обязательно делайте сверку при пересменке, инкассации либо передаче кассы. В конце рабочего дня распечатайте X-отчет, проверьте наличность в кассе, а затем снимите Z-отчет. При печати контрольного заключительного чека накопленная информация копируется из оперативной памяти ККТ в фискальную память, при этом счетчик дневной выручки обнуляется.


При расчетах пластиковой картой, в зависимости от модели кассового аппарата, используйте либо опцию безналичной оплаты, либо отдельную секцию (обязательно проконсультируйтесь у опытного кассира, работавшего на вашем аппарате, либо ознакомьтесь с инструкцией ККТ). В любом случае, сохраняйте слип-чеки с подписями покупателей. Также заранее узнайте у опытных коллег, каким образом в чеке должны отражаться скидки (с помощью встроенной функции ККТ либо уменьшением суммы), как отменить ошибочно проведенную операцию и оформить возврат. Поскольку подход к этим вопросам может отличаться в разных организациях. Следите за состоянием чековой ленты в кассовом аппарате: как только на распечатанном чеке вы заметите цветные полоски, незамедлительно вставьте новый рулон чековой бумаги. Для этого откройте пластмассовую крышку, прикрывающую ленту, извлеките стержень, насадите на него новый рулон чековой ленты, установите на место. Теперь просуньте конец ленты под резиновый вал и нажмите на клавишу “стрелка вверх”, чтобы выехал чистый чек, затем оторвите его. Если вовремя не обновить чековую ленту, она может закончиться во время печати контрольного чека при закрытии кассового аппарата, а это чревато сбоем ККТ.

Кассовый аппарат требует сосредоточенности и внимательности, поскольку является объектом налоговых проверок, поэтому тщательно изучите инструкцию по пользованию кассой, законспектируйте понятным для себя языком, как выполнять основные операции на ККТ, и если сомневаетесь в чем-то, незамедлительно попросите совета у опытного наставника.