На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.

Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.

В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек - архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.

Профессиональные обязанности

Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.

Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.

Требования и качества

Взять на могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому - секретарь или делопроизводитель.

Код по классификатору: 3320202

Выпускники колледжа могут работать по специальностям:

Архивариус;

Делопроизводитель-секретарь;

Инспектор по кадрам;

Где в Ташкенте можно получить специальность?

В Ташкенте специальность можно получить в нескольких колледжах:

Рассмотрим по отдельности деятельность архивариуса, делопроизводителя и инспектора по кадрам. У этих профессий есть много общего (работа с бумагами), но и свои характерные особенности.

Что должен делать архивариус?

Архивариус ведет архивные дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Что должен знать архивариус:

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

Единую государственную систему делопроизводства;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Порядок ведения учета и составления отчетности;

Структуру предприятия;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Основы трудового законодательства;

Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Что должен делать делопроизводитель?

Делопроизводитель принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск Направляет бумаги в структурные подразделения. Готовит материалы для руководителя. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Принимает документы на подпись, проверяет правильность их составления и оформления. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;

б) в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.

Что должен знать делопроизводитель ?

Нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

Структуру предприятия и его подразделений;

Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

Основы организации труда;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила, нормы и инструкции по охране труда;

Правила эксплуатации вычислительной техники

Что должен делать инспектор по кадрам?

Инспектор по кадрам контролирует своевременное исполнение приказов руководителя (директора) предприятия, а также выполняет поручения начальника отдела кадров.

Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений. Оформляет документацию по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством. При приеме на работу знакомит с правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии, ведет учет и выдачу служебных удостоверений. Формирует и ведет личные дела работников, своевременно вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью работников. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, вносит в них сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и прекращении трудового договора.производит подсчет трудового стажа.

Готовит материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.

Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.

Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

Что должен знать инспектор по кадрам?

Нормативно-правовые акты, методические материалы и инструкции, касающиеся учета и движения персонала;

Трудовое законодательство;

Формы и методы контроля исполнения документов;

Структуру и штаты предприятия.

Правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия.

Порядок установления наименования профессий (должностей) рабочих и служащих, определения общего стажа работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.

Порядок учета движения кадров и составления отчетности.

Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.

Основы делопроизводства.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила, нормы и инструкции по охране труда.

Профессионально важные качества архивариуса, делопроизводителя и инспектора по кадрам:

Аккуратность;

Исполнительность;

Трудолюбие;

Внимательность, способность к длительной концентрации внимания;

Хорошая долговременная и оперативная память;

Эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам;

Навыки делового общения.

43.9

Для друзей!

Справка

Почему сегодня одна из самых древних профессий - работа архивиста - особенно интересна и современна? Глобальное использование информационных технологий привело к тому, что делопроизводство и документооборот переходит в электронный вид. Архивист XXI века знает не только историю и смежные дисциплины, геральдику, эпиграфику, историю государственных учреждений, литературы и искусства, полиграфию, но и хорошо знаком с электронно-вычислительной техникой и исторической информатикой. Любое предприятие, учреждение имеет свой архив. Сам факт существования архива говорит о престиже, устойчивости и стабильности предприятия. Поэтому историки-архивисты востребованы всегда и везде. В новейшее время различают государственные правительственные архивы, общественные, общинные и частные архивы, исторические архивы и хранилища (государственные или частные) содержащие в себе юридические документы.

Описание деятельности

Архивисты делают обработку материалов, создают научно-справочный банк документов, осуществляют учет документов и контроль их использования, занимаются публикаторской работой, а также, п запросу, поиском материалов по тем или иным историческим событиям.

Заработная плата

средняя по Москве: средняя по Санкт-Петербургу:

Трудовые обязанности

В профессиональные обязанности специалиста архивного дела входят: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Особенности карьерного роста

В наш век информация представляет огромную ценность. Поэтому у хранителей этой самой информации неплохие шансы карьерного роста. Помощник архивиста со временем станет ведущим архивистом, ведущий архивист - начальником отдела архива. В перспективе - должность главного инспектора архивов и библиотек, начальника управления архивного дела или даже Главного государственного архивиста России.

Должностная инструкция архивариуса пишется для специалиста, услуги которого могут быть востребованы на многих крупных предприятиях с большим объемом документооборота. О том, кто такой архивариус, какие трудовые обязанности присущи работнику этой профессии и как грамотно составить должностную инструкцию для него, расскажем в статье далее.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

• на федеральные архивы;
• архивы субъектов Федерации;
• архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например, биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
2. Опыт работы.
3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

• умение работать с офисной техникой;
• навыки работы со значительными объемами информации;
• грамотная устная и письменная речь;
• иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
3. Хранение находящихся в архиве документов.
4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
6. Составление отчетов.
7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:

• структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
• юридическое подразделение;
• кадровая служба.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

- (лат. archivarius, от archivum, происш. от archeion правительствующая палата). Начальник архива. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АРХИВАРИУС заведующий архивом. Словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка

Архивист Словарь русских синонимов. архивариус сущ., кол во синонимов: 2 архивист (2) … Словарь синонимов

АРХИВАРИУС, хранитель архивных документов, сотрудник архива … Современная энциклопедия

Хранитель архивных документов, сотрудник архива … Большой Энциклопедический словарь

АРХИВАРИУС, архивариуса, муж. Заведующий архивом. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова

АРХИВАРИУС, а, муж. Сотрудник архива, хранитель архива. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

Архивариус - (англ. archivarius) хранитель архивных документов, сотрудник архива. Должность А. впервые введена в России при Петре I в 1 й половине XVIII в. Генеральным регламентом 1720 г. Специального образования от А. не требовалось, однако в 1766 г. Сенатом … Энциклопедия права

Архивариус - АРХИВАРИУС, хранитель архивных документов, сотрудник архива. … Иллюстрированный энциклопедический словарь

А; м. [лат. archivarius]. Сотрудник или хранитель архива (1 2 зн.). * * * архивариус хранитель архивных документов, сотрудник архива. * * * АРХИВАРИУС АРХИВАРИУС, хранитель архивных документов, сотрудник архива (см. АРХИВ) … Энциклопедический словарь

Архивариус - (архивист) специалист в обл. архивного дела. В 18 нач. 20 в. эти термины различались. Первый употреблялся применительно к чиновнику, заведовавшему архивом к. л. учреждения (в больших самостоят. архивах А. являлся его дир. или управляющим). В… … Российский гуманитарный энциклопедический словарь

Книги

• Архивариус , А. Г. Чудовичев. Архивариус, или Сборник узаконений и правительственных распоряжений по устройству и разбору архивов судебных установлений. Составитель Алекандр Григорьевич Чудовичев, архивариус Казанского…
• Архивариус , А. Г. Чудовичев. Эта книга будет изготовлена в соответствии с Вашим заказом по технологии Print-on-Demand. Архивариус, или Сборник узаконений и правительственных распоряжений по устройству и разбору архивов…