Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям - документ установленной формы на титульном листе или обложке которого указывается наименование предприятия или организации, структурное подразделение, даты начала и окончания ведения журнала. Форма журнала составлена по Приложению №5 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок ПОТ Р М-016-2001 (РД 153-34.0-03.150-00) утвержденным Министерством труда и социального развития Российской Федерации постановление от 05 января 2001 г. № 3.

Графы журнала для заполнения

1. Номер распоряжения
2. Номер наряда
3. Место и наименование работы
4. Производитель работы, наблюдающий (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)
5. Члены бригады (фамилия, инициалы)
6. Работник, отдавший распоряжение (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)
7. Технические мероприятия по обеспечению безопасности работ с указанием необходимых отключений, мест установки зазамлений и т.п.
8. Подписи работников, проводивших и получивших целевые инструктажи
9. К работе приступили (дата, время)
10. Работа закончена (дата, время)

Примечания:

• При работах по нарядам-допускам в журнале оформляется только первичный допуск к работам, и указываются номер наряда-допуска, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (заполняются графы 2, 3, 9, 10).
• При работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда).
• При работах по распоряжению в графе 8 журнала проведение целевых инструктажей регистрируется подписями работников, проводивших целевые инструктажи, и работников, их получивших. Если инструктаж проводится с использованием средств связи, проведение и получение инструктажа фиксируется в двух журналах учета работ по нарядам и распоряжениям - в журнале работника, отдавшего распоряжение, и в журнале работников, получивших инструктаж, с подтверждающими подписями в обоих журналах.
• Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации.
• Срок хранения журнала - один месяц со дня регистрации в графе 10 журнала полного окончания работы по последнему зарегистрированному в журнале наряду-допуску или распоряжению.

Работы в электроустановках по нарядам-допускам (далее - нарядам) и распоряжениям учитываются в предназначенном для этого журнале учета работ по нарядам и распоряжениям. При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2, 3, 9 и 10). При работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда).

Независимо от принятого порядка учета работ по нарядам и распоряжениям, факт допуска к работе должен быть зарегистрирован записью в оперативном журнале.

При выполнении работ по наряду в оперативном журнале производится запись, как о первичном, так и о ежедневных допусках к работе.

Учет работ по нарядам и распоряжениям оформляется только в оперативном журнале, если выдача наряда или распоряжения исходит от работников из числа оперативного персонала, обладающих таким правом.

Все записи должны иметь сквозную нумерацию. Исправления и зачеркивания при ведении записей не допускаются. Срок хранения журнала – один месяц со дня регистрации в графе 10 полного окончания работы по последнему, зарегистрированному в журнале наряду или распоряжению.

Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации, страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.

Эксплуатация электроустановок влечет необходимость ведения специальной документации, связанной с такой эксплуатацией. Перечень соответствующей документации утверждается каждым предприятием, использующим электрооборудование, в зависимости от конкретных обстоятельств. Одним из учетных документов, который следует заполнять в установленных случаях, является журнал учета работ по нарядам и распоряжениям. Конкретное содержание и порядок ведения этого документа каждое предприятие определяет самостоятельно.

Журнал учета при эксплуатации тепловых электроустановок

Эксплуатация тепловых энергоустановок на предприятии осуществляется специализированным персоналом или специально созданной для этой цели энергослужбой.

Руководитель предприятия обязан:

• обеспечить знание и соблюдение персоналом техники безопасности;
• назначить ответственного за безопасную эксплуатацию тепловых энергоустановок в соответствии с требованиями Правил , утвержденных Приказом Минэнерго от 24.03.2003 N 115 (далее - Правила от 24.03.2003).

Журнал при эксплуатации электроустановок потребителей

Минэнерго России 13.01.2003 N 6 утверждены Правила эксплуатации электроустановок потребителей (далее - Правила от 13.01.2003).

Наряду с указанным документом ведется следующая документация:

• оперативный журнал;
• журнал приема-сдачи ключей от электроустановок;
• журнал неполадок;
• журнал учета электрооборудования и др.

Перечень документации, указанный в гл. 1.8 Правил от 13.01.2003, не является закрытым и может быть дополнен.

Пересмотр перечней документации на предприятии следует осуществлять не реже одного раза в три года.

На основании п.п.1.8.10, 1.8.11 Правил от 13.01.2003 указанная документация (в т.ч. рассматриваемый журнал) относится к документам строгого учета и должна храниться в установленном порядке. Необходимо не реже одного раза в месяц подвергать содержание документации контролю со стороны вышестоящих должностных лиц и устранять возможные недостатки.

Электронный журнал, конечно, намного удобнее. Журнал регистрации приказов: форма и графы Обязательной формы журнала регистрации приказов нет. Я предлагаю поместить в него следующие графы:

• Номер приказа – регистрационный номер документа;
• Дата приказа – дата регистрации документа (напоминаю: имеется в виду дата подписания приказа);
• Заголовок – или тема приказа, например «О создании рабочей группы», «Об утверждении регламентов» и т.д.;
• Структурное подразделение – отдел, работник которого стал автором приказа;
• ФИО сотрудника – автор приказа;
• Рассылка – кому рассылается готовый приказ для информации или для исполнения;
• Ссылка – ссылка на скан-копию приказа;
• Примечание – любая сопутствующая информация.

Это – минимальный набор.

Журнал регистрации приказов

Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала. Обязательно ли вести? Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным. Как насчёт электронной формы? В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления.

Важно

Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов. По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

• регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
• приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов - один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка. Обязательные графы Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно.

• № п/п (номер записи),
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения, краткое его содержание;
• Ф.И.О.

  сотрудника;

• табельный номер;
• основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

• кем подписан приказ,
• кто исполнитель распоряжения;
• куда передано распоряжение;
• расписка в получении (подпись, дата);
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Внимание

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги Основная цель таких книг - это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.
Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.
258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Журнал регистрации приказов по личному составу

В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы). Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу.
На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется). Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу (наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ Начат « » 20 г. Окончен « » 20 г.
В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно. Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Журнал регистрации приказов образец бланк

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности Журнал регистрации приказов по основной деятельности Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

• оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
• осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
• зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст.

Журнал регистрации распоряжений

Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д. Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом.

Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение). В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.). В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

• наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор - если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА - если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
• наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
• наличие заголовка документа;
• наличие текста приказа;
• наличие подписи руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Бланк журнала регистрации приказов (распоряжений)

• об оплате труда, премировании, различных выплатах;
• все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
• о дежурстве по профилю основной деятельности;
• о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодно оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений.

Форма журнала учета приказов и распоряжений

Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями.

Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц. Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.

Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя.

Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

• количество прошитых листов;
• должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть. Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Журнал распоряжений образец бланк

К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов. Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале.

Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании.
Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации.

Журнал регистрации приказов (скачать)

В журнале распоряжений учитываются работы в электроустановках по допускам и нарядам. В журнале при работах по нарядам указывается его номер и оформляется только первичный допуск к работам, место, а также наименование работы, время и дата начала и окончания работы.

Внимание

Обозначим, что при работах по распоряжению обязательно должны быть оформлены все разделы и графы журнала. Отметим, что разрешается учет работ по распоряжениям и нарядам вести и другим образом, который устанавливает руководитель организации.

Необходимость ведения журнала Фиксация в журнале распоряжений применяется для учета всех приказов на предприятии. Она также служит для обеспечения сохранности приказов или инструкций и придает юридический вес, а также организовывает массив поиска.
Сейчас наиболее распространенной формой является журнальная. Эта форма обеспечивает достаточно быструю возможность определить количество документов.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Какие локальные акты регистрируются в журнале Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• вопросы планирования;
• порядок отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы о (об):

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Журнал регистрации распоряжений

Важно

Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия. При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия. В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Невозможность убрать или изменить внесенные данные является огромным плюсом журнальной формы в отличии от электронной. Правила оформления журнала распоряжений Документ регистрируется только один раз, поскольку нет потребности регистрировать копии.

К тому же регистрацию следует проводить в день подписания. К тому же на этот журнал распространяется правило, которое действует для всех журналов регистрации – ограничена нумерация документов одним календарным годом.
До окончании года все записи отделяются жирной линией, затем проставляется номер нового года и в результате нумерация начинается заново. Немаловажными для деятельности фирмы являются графы регистрации распоряжений, которые фиксируют физических лиц и исполнителей, получивших распоряжения. На обложку журнала следует вносить основные данные.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.
лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

Журнал регистрации приказов образец скачать

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу.docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.doc Расшифровка понятия «личный состав» Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу.

Журнал регистрации распоряжений образец скачать

Основные правила составления Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений.

К ним относятся:

• наименование предприятия;
• дата открытия журнала, дата его окончания;
• должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
• срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов.

Ими являются название фирмы или предприятия, дата начала ведения документа (в итоге и дата окончания ведения). Если же название меняется, то следует вносить уточнения на обложку.

Отметим, что все неточности или исправления следует вносить в документ согласно действующим правилам внесения дополнений и изменений, принятым в делопроизводстве. К тому же использование корректоров или подчистки не допускается. Графы для заполнения журнала регистрации распоряжений:

• Вначале указывается дата.
• Регистрационный номер.
• Содержание приказа или распоряжения.
• Исполнитель.
• Инициалы того, кто получил.
• Подпись.

Журнал учета распоряжений и работ по нарядам обязательно должен быть пронумерован, скреплен печатью предприятия и прошнурован.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.