Код по классификатору: 3320202
Выпускники колледжа могут работать по специальностям:
Архивариус;
Делопроизводитель-секретарь;
Инспектор по кадрам;
Где в Ташкенте можно получить специальность?
В Ташкенте специальность можно получить в нескольких колледжах:
Рассмотрим по отдельности деятельность архивариуса, делопроизводителя и инспектора по кадрам. У этих профессий есть много общего (работа с бумагами), но и свои характерные особенности.
Что должен делать архивариус?
Архивариус ведет архивные дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
Что должен знать архивариус:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
Единую государственную систему делопроизводства;
Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
Порядок ведения учета и составления отчетности;
Структуру предприятия;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации технических средств;
Основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Что должен делать делопроизводитель?
Делопроизводитель принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск Направляет бумаги в структурные подразделения. Готовит материалы для руководителя. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Принимает документы на подпись, проверяет правильность их составления и оформления. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:
а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;
б) в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.
Что должен знать делопроизводитель ?
Нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
Структуру предприятия и его подразделений;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Законодательство о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила, нормы и инструкции по охране труда;
Правила эксплуатации вычислительной техники
Что должен делать инспектор по кадрам?
Инспектор по кадрам контролирует своевременное исполнение приказов руководителя (директора) предприятия, а также выполняет поручения начальника отдела кадров.
Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений. Оформляет документацию по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством. При приеме на работу знакомит с правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии, ведет учет и выдачу служебных удостоверений. Формирует и ведет личные дела работников, своевременно вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью работников. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, вносит в них сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и прекращении трудового договора.производит подсчет трудового стажа.
Готовит материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
Что должен знать инспектор по кадрам?
Нормативно-правовые акты, методические материалы и инструкции, касающиеся учета и движения персонала;
Трудовое законодательство;
Формы и методы контроля исполнения документов;
Структуру и штаты предприятия.
Правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия.
Порядок установления наименования профессий (должностей) рабочих и служащих, определения общего стажа работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
Порядок учета движения кадров и составления отчетности.
Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.
Основы делопроизводства.
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила, нормы и инструкции по охране труда.
Профессионально важные качества архивариуса, делопроизводителя и инспектора по кадрам:
Аккуратность;
Исполнительность;
Трудолюбие;
Внимательность, способность к длительной концентрации внимания;
Хорошая долговременная и оперативная память;
Эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам;
Навыки делового общения.
43.9
Для друзей!
Справка
Почему сегодня одна из самых древних профессий - работа архивиста - особенно интересна и современна? Глобальное использование информационных технологий привело к тому, что делопроизводство и документооборот переходит в электронный вид. Архивист XXI века знает не только историю и смежные дисциплины, геральдику, эпиграфику, историю государственных учреждений, литературы и искусства, полиграфию, но и хорошо знаком с электронно-вычислительной техникой и исторической информатикой. Любое предприятие, учреждение имеет свой архив. Сам факт существования архива говорит о престиже, устойчивости и стабильности предприятия. Поэтому историки-архивисты востребованы всегда и везде. В новейшее время различают государственные правительственные архивы, общественные, общинные и частные архивы, исторические архивы и хранилища (государственные или частные) содержащие в себе юридические документы.
Описание деятельности
Архивисты делают обработку материалов, создают научно-справочный банк документов, осуществляют учет документов и контроль их использования, занимаются публикаторской работой, а также, п запросу, поиском материалов по тем или иным историческим событиям.
Заработная плата
средняя по Москве: средняя по Санкт-Петербургу:
Трудовые обязанности
В профессиональные обязанности специалиста архивного дела входят: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
Особенности карьерного роста
В наш век информация представляет огромную ценность. Поэтому у хранителей этой самой информации неплохие шансы карьерного роста. Помощник архивиста со временем станет ведущим архивистом, ведущий архивист - начальником отдела архива. В перспективе - должность главного инспектора архивов и библиотек, начальника управления архивного дела или даже Главного государственного архивиста России.
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.
В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности архивариуса
1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Архивариус должен знать
2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации архивариуса
3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1. Общие положения
1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности архивариус руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией
7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности архивариуса
Архивариус:
1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.
2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права архивариуса
Архивариус имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность архивариуса
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция архивариуса - образец 2019 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.
На каждом крупном предприятии, имеющем многолетний опыт работы, есть специальный отдел, в котором хранится вся исполненная документация. Называется такой отдел архив. Бумаги могут находиться в нём на протяжении нескольких лет, а иногда и десятилетий. Всё зависит от степени важности конкретного документа. В архиве можно найти много важных документов: протоколы собраний и заседаний, распоряжения и приказы руководителей, различные аудио и видео материалы, старые книги с метрическими данными и пр. Всё зависит от того, каким видом деятельности занимается предприятие или компания, имеющая архив.
Например, в полиции принято сохранять старые уголовные дела на протяжении длительного времени, а в поликлиниках годами хранятся медицинские карточки. Если человек хочет узнать свою родословную, он может обратиться в региональный государственный архивный отдел.
С годами бумаг накапливается довольно много. И чтобы без труда отыскать нужный документ, необходимо их все систематизировать, разложить по категориям. Вот тут и приходит на помощь профессия архивариус.
Обязанности архивариуса
Профессия архивариус заключается в том, что работник должен следить не только за сохранностью всей документации в отделе, но и обязательно уметь её систематизировать.
Чем занимается архивариус? В некоторой степени его работа схожа по своим функциям на библиотекаря, поскольку, получив задание найти определённый документ, архивариус его ищет и выдаёт посетителю. Если возникает необходимость, то работник должен сделать конкретные выписки или ксерокопии.
Чтобы бумаги как можно дольше сохранили свой первоначальный вид, архивариус должен поддерживать оптимальную влажность в помещении, следить за тем, чтобы документы не были повреждены грызунами. Работник отдела отвечает за пожарную безопасность.
Не пропустите:
Плюсы и минусы профессии архивариус
Преимущества:
- не требует специального образования;
- работа физически не сложная.
Недостатки:
- считается одной из самых скучных профессий;
- невысокая оплата труда;
- отсутствие карьерного роста.
Каким образом осуществляется поиск документов?
Процесс поиска необходимых бумаг зависит от поставленной задачи. Если архивный отдел довольно крупный (работают несколько сотрудников), то к поиску нужной информации привлекается целая команда.
Специалист должен определиться с целями и задачами поиска, затем сделать прогноз достижения результатов, и наконец, какой продукт должен получиться «на выходе».
С древних времен все рукописные достижения человечества собирали в библиотеках, музеях и всевозможных хранилищах.
В наше время документация стала более разнообразной и разноплановой, а в ее хранении нуждаются не только , но и рядовые организации и предприятия.
Специально для сбора, систематизации и складирования бумаг существуют архивы, функционированием которых занимаются архивариусы.
Что означает слово «архивариус»?
В русский понятие «архивариус» попало из латинского языка. Слово archivarius означает «начальник архива» , хотя позже в своем словаре Ушаков называл этих работников несколько иначе – заведующими архива.
В России должность архивариуса появилась в 1720 году благодаря Петру I, который издал указ о создании системы организации государственных учреждений и назначил чиновников для прилежного сбора писем и составления реестров.
Кто такой архивариус?
В современном понимании архивариус – это любой работник архива, будь то начальник, заведующий или простой служащий. Его основная задача – правильно организовать работу архивного учреждения и надлежащим образом проконтролировать документооборот.
Архивариус должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, а также иметь представление о ведении отчетности и правилах эксплуатации деловых бумаг.
На работу в архивы принимаются люди со специальным образованием, которое дается в средних и высших учебных заведениях. Помимо знаний и навыков, должность архивариуса требует усидчивости, внимательности и собранности.
Важнейшими качествами этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.
Чем занимается архивариус?
В сферу деятельности архивариусов входит обеспечение сохранности документации, поддержание порядка ее хранения и использования. Работник архива занимается приемкой и регистрацией документов, поступающих из разных организаций, оформляет регистрационные карточки и сводные описи, создает банк данных и выдает документы или их копии по требованию.
В некоторых случаях функции архивариуса включают в себя доставку документации юридическим и физическим лицам, а также контроль правил пожаробезопасности внутри архивного учреждения.
Где востребованы архивариусы?
Архивариусы могут работать в различных сферах хозяйствования. Например, государственные учреждения используют их труд для учета смертности и рождаемости, хранения копий , браке и прочих бумаг.
В музеях архивные работники нужны для систематизации экспонатов по видам, разделам, историческим периодам. В учебных заведениях архивариусы занимаются хранением и учетом студенческих записей, копий дипломов, записей в трудовых книжках сотрудников разных факультетов.
Востребована эта должность и в медицине. Лечебные учреждения, больницы и поликлиники нуждаются в грамотном хранении историй болезни и карточек пациентов, а научные институты – записей докторов и исследователей, изучавших те или иные заболевания.
Иногда архивариусы работают на частных лиц. Если богатая семья хочет составить свое генеалогическое древо или постоянно поддерживать в порядке коллекцию семейных исторических записей, она пользуется услугами архивных работников.
Зачем нужны архивариусы?
Архивариусы играют важную роль хранителей текущей и прошлой документации. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого.
Архивариусы имеют доступ не только к продуктам делопроизводства, но и к ценным литературным источникам или произведениям искусства, которые требуют надлежащего хранения для передачи потомкам. Словом, люди этой профессии помогают сохранить воспоминания, оставленные предками, и увидеть нашу историю сквозь призму будущего.