Многие предприятия используют для расчета зарплаты конфигурации "Бухгалтерский учет" (ред. 4.5) или "Производство+Услуги+Бухгалтерия" (ред. 2.8). В этой статье методисты фирмы "1С" собрали рекомендации по использованию этих типовых конфигураций для расчета налога в различных ситуациях.
Расчет НДФЛ производится автоматически при проведении документа "Начисление зарплаты". В шапке документа предусмотрен реквизит "Вид начисления", предназначенный для произвольной классификации доходов сотрудников. Например, при помощи данного реквизита можно разделить начисленные доходы на заработную плату, премии, материальную помощь и т.п. Выбор вида начисления осуществляется из справочника "Виды начислений (выплат)" (см. рис. 1).
При расчете НДФЛ вид начислений, указанный в шапке документа, определяет ставку, по которой облагается начисленный доход у лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ. Например, доходы, относящиеся к виду доходов с кодом 2000 "Вознаграждение за труд (заработная плата, денежное содержание и пр.)" облагаются по ставке 13 %; доходы, относящиеся к виду доходов с кодом 1010 "Дивиденды, определяемые с учетом ст. 214 НК" облагаются по ставке 6 % и т. д. Следует обратить внимание, что если сотрудник, указанный в строке документа "Начисление зарплаты" не является налоговым резидентом РФ, то его доходы облагаются по ставке 30 % вне зависимости от вида начислений, указанного в шапке документа. Статус сотрудника (резидент / нерезидент) определяется в соответствии с реквизитом "Сотрудник является резидентом" в справочнике "Сотрудники". Данный реквизит является периодическим. При проведении документа "Начисление зарплаты" его значение определяется на последнюю дату месяца, в котором начислен доход. Расчет НДФЛ выполняется отдельно по каждой строке документа. В зависимости от ставки, по которой облагаются начисления выбранного вида, применяются два разных алгоритма расчета:
- если начисленный доход облагается по ставке 13 %, то налоговая база определяется как совокупный доход сотрудника с начала года, облагаемый по ставке 13 %, уменьшенный на сумму стандартных вычетов, предоставленных с начала года;
- если начисленный доход облагается по ставкам 6 %, 30 % (для нерезидента) или 35 %, то налоговая база определяется, как сумма дохода, указанная в документе.
Совокупный доход сотрудника, определяется автоматически при проведении документа "Начисление зарплаты" по данным аналитического учета на счете ДФЛ "Доходы физических лиц". В течение года доходы сотрудников, отражаются на счете ДФЛ:
- при проведении документов "Закрытие месяца" с установленным флажком "Начислять налоги с фонда оплаты труда";
- при помощи операций, введенных вручную.
Оборот по счету ДФЛ, сформированный при проведении документа "Закрытие месяца", отражает доходы, начисленные за соответствующий месяц и учитываемые на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При помощи данной операции оборот по счету 70 включается в налоговую базу. Таким образом, для того чтобы доходы, начисленные в текущем месяце, были учтены при расчете НДФЛ в следующих месяцах, текущий месяц следует закрыть: ввести документ "Закрытие месяца" с установленным флажком "Начислять налоги с фонда оплаты труда". Оборот по счету ДФЛ, сформированный вручную, также включается в налоговую базу и отражает доходы, не учитываемые на счете 70, но облагаемые НДФЛ (например, сверхнормативные расходы на командировки, материальную выгоду и т. п.). При определении налоговой базы также учитывается, что документ "Начисление зарплаты" проводится в тот момент, когда документ "Закрытие месяца" за текущий месяц еще не введен.
Следовательно, начисления текущего месяца, отраженные на счете 70, еще не отражены на счете ДФЛ. Чтобы учесть эти начисления в налоговой базе, совокупный доход сотрудника определяется как сумма оборотов:
- по счету ДФЛ с начала года по документу "Начисление зарплаты";
- по счету 70 за тот месяц, за который начисляется доход.
Стандартные вычеты определяются из реквизитов справочника "Сотрудники". Для этого определяется сумма, принимаемая к вычету за каждый месяц работы сотрудника. Затем полученные суммы складываются. Сумма, принимаемая к вычету в очередном месяце налогового периода, определяется следующим образом:
- Для получения суммы, принимаемой к вычету, используются значения реквизитов "Тип вычета", "Количество детей" и "Вычет на одного ребенка", полученные на последнюю дату месяца;
- Значение реквизита "Характер работы", полученное на первую или на последнюю дату месяца должно быть "Трудовые отношения установлены". В противном случае считается, что в этом месяце сотрудник не работал на предприятии;
- Совокупный доход работника с начала года не должен превышать 20 000 руб.
Налоговая база определяется как совокупный доход, уменьшенный на предоставляемые стандартные вычеты, а сумма налога, исчисленного за налоговый период, как 13 % от налоговой базы. Исчисленный налог принимается к учету при проведении документа "Начисление зарплаты" проводкой Дебет 70 Кредит 68.1. Сумма проводки определяется как разница между исчисленной суммой и суммой, отраженной в учете на момент проведения документа. В результате после проведения документа "Начисление зарплаты" оборот между счетами 70 и 68.1 с начала года по расчетный месяц (включительно) становится равным сумме налога, исчисленного при проведении документа. В типовой конфигурации подразумевается, что начисленные доходы выплачиваются сотрудникам своевременно, поэтому налог, отраженный на счете 68.1, можно рассматривать и как исчисленный налог, и как удержанный. Следовательно, если сумма налога, отраженного на счете 68.1, превышает сумму налога, рассчитанного при проведении документа "Начисление зарплаты", то это значит, что часть налога должна быть возвращена сотруднику. В этом случае проводка Дебет 70 Кредит 68.1 при проведении документа "Начисление зарплаты" не формируется, а в бухучете следует вручную отразить операцию возврата налога по заявлению налогоплательщика.
Несовпадение НДФЛ начисленного и удержанного. Проблемы в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7".
То, что случается, что НДФЛ начисленный не совпадает с НДФЛ удержанным знает любой расчетчик. Попробуем разобраться в причинах, и как с этим можно бороться. Начну с того, что такое несовпадение не всегда является ошибкой. Например типичной является ситуация, показанная на Рис.1. В марте есть начисление зарплаты, соответственно НДФЛ начисленный ненулевой, равен 802 руб., выплат нет, соответственно НДФЛ удержанный равен нулю. Апрель, НДФЛ начисленный - 837 руб., выплаты есть, соответственно НДФЛ удержанный -1639 руб. Таким образом, НДФЛ удержанный в апреле (в последующих месяцах) как бы догоняет НДФЛ начисленный. Такая картина наблюдается в частности у всех вновь принятых сотрудников, но не только. Никакой ошибки здесь нет, поскольку общеизвестно, что налоговый агент (работодатель) должен удерживать НДФЛ только в момент выплаты зарплаты и не имеет права уплачивать НДФЛ из собственных средств. Поэтому всякий раз, когда по тем или иным причинам отсутствует выплата зарплаты, будет наблюдаться расхождение между НДФЛ начисленным и НДФЛ удержанным. Почему я на этом останавливаюсь? Потому что многие разработчики создают отчеты, показывающие такие расхождения помесячно, что на мой взгляд не имеет никакого смысла. Причем данные получают из журнала расчетов, что тоже существенно и неверно, ниже объясню почему. В рассмотренной ситуации отчет покажет расхождения как в марте так и в апреле, только с разными знаками, а поскольку отчеты формируются как правило за месяц и по списку сотрудников, то такая информация может только запутать расчетчика и ничего более. Увидеть картину в законченном виде в данном случае будет невозможно.
Рис.1 Фрагмент налоговой карточки 1-НДФЛ .
На мой взгляд имеет смысл делать сверку НДФЛ начисленного с НДФЛ удержанным не помесячно, а нарастающим итогом с начала года, как правило в конце года. Причем использовать для этого следует не журнал расчетов, а те же глобальные функции, которые участвуют в формировании сведений для ИФНС и отчетов по НДФЛ (1-НДФЛ, 2-НДФЛ). Дело в том, что при формировании отчетов по НДФЛ данные по НДФЛ начисленному извлекаются не из журнала расчетов, а рассчитываются как бы заново на основании сведений о доходах с начала года. И вовсе не обязательно НДФЛ начисленный в карточке 1-НДФЛ к примеру совпадет с НДФЛ начисленным в журнале расчетов. Например этого не будет в случае пересчета зарплаты задним числом, т.е. в более поздних расчетных периодах за прошедшие периоды. Более того, даже НДФЛ удержанный из журнала расчетов совсем не обязательно будет равен НДФЛ удержанному в сведениях в ИФНС. Как известно, хотя может быть и не всем, в программе существует механизм корректировки налоговых карточек вручную с использованием служебных справочников "НКДоходы" и "НКИтоги". Последний как раз и предназначен для корректировки НДФЛ, но об этом чуть позже.
Сначала о том, какие действительно ошибки, связанные с расчетом НДФЛ, очень часто возникают в программе " 1С:Зарплата и кадры 7.7 " и почему. А главное как их исправить. Создадим пример в демо-базе. Начислим сотруднику Антонову в апреле зарплату (см. Рис.2), выплату производить не будем. Выплату произведем уже в декабре, причем сумма выплаты за апрель в декабре пусть будет меньше чем начисленный к тому времени НДФЛ. Из рисунка хорошо видно, что в этом случае НДФЛ удержанный равен сумме выплаты и на конец года возникает расхождение между НДФЛ начисленным нарастающим итогом с начала года и НДФЛ удержанным.
Рис.2 Журнал расчетов по сотруднику Антонову .
Налоговая карточка 1-НДФЛ за 2008 год показана на рис.3 .
Рис.3 Налоговая карточка 1-НДФЛ сотрудника Антонова за 2008 год .
Таким образом , недостаточная выплата или полное ее отсутствие в последнем или одном из последних месяцев года приводит к тому, что в отчетах по НДФЛ фиксируется долг по налогу. Обратите внимание, что в январе следующего года произведена полная выплата за апрель предыдущего, можно было полностью выплатить зарплату и за декабрь предыдущего года, но при этом НДФЛ удержанный за 2008 год не рассчитывается (см. Рис.2). НДФЛ удержанный в январе 2009 года рассчитан уже за 2009 год, а за 2008 год оставшийся НДФЛ удержанный не появится в журнале расчетов уже никогда . Еще раз, имеем следующую картину. Сравним двух сотрудников: у обоих есть зарплата в декабре, соответственно НДФЛ начисленный , оба получили зарплату в январе за декабрь, но у первого есть выплата в декабре за ноябрь (в начале декабря!!!), а у второго нет выплат в декабре (н-р только начал работать). У первого НДФЛ начисленный и НДФЛ удержанный на конец года совпадают, у второго нет. Оставим на совести разработчиков такую реализацию, поговорим о другом. Как все-таки правильно должна быть заполнена налоговая карточка. На мой взгляд очевидно, что в рассмотренной ситуации нет никакого смысла да и логики отражать долг по налогу за налогоплательщиком. Потому что в этом случае налогоплательщику (сотруднику) придется держать ответ перед налоговой инспекцией по поводу погашения долга, но ведь он ничего не должен. Все эти предстоящие разборки не нужны ни сотруднику, ни работодателю, ни государству. А раз так, надо исправить налоговую карточку вручную или с помощью специальной обработки. Здесь нужно вернуться к тому, о чем я уже говорил, к возможности корректировки 1-НДФЛ. Для этого нужно открыть налоговую карточку в режиме ввода данных, исправить сумму НДФЛ удержанного в декабре (наиболее логичное решение) и нажать кнопку "пересчитать". В результате получится то, что показано на Рис.4
Рис.4 Фрагмент налоговой карточки 1-НДФЛ .
А теперь посмотрим как выглядит после произведенных изменений в налоговой карточке уже упоминавшийся системный справочник "НКИтоги". В обычном режиме его открыть нельзя, но после несложных манипуляций с конфигурацией мы его увидим, см. Рис.5.
Рис. 5 Системный справочник "НКИтоги" .
Совершенно очевидно, что точно такие же действия может произвести специальная обработка, и тогда все исправления можно производить в автоматическом режиме . Посмотрим как это делает обработка, входящая в состав отчета "Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7". Сначала отчет показывает сами ошибки, см. Рис.6. Затем по выбору расчетчика в качестве расшифровки соответствующей ячейки может быть открыта налоговая карточка сотрудника 1-НДФЛ, либо журнал расчетов по сотруднику за соответствующий период, либо может быть запущена обработка исправления.
Рис. 6 Результат использования правила проверки.
Последняя показана на рис.7. Обработка делает все то же самое, что сделал бы пользователь в режиме ручной корректировки налоговой карточки. Расчетчику нужно только установить переключатель в положение "Тестирование и исправление" и нажать кнопку "Выполнить". Результат работы достаточно подробно описан выше. Замечу лишь, что эта обработка может использоваться и самостоятельно, отдельно от отчета. В этом случае возможны групповые исправления по списку сотрудников.
Рис. 7 Обработка исправления несоответствия НДФЛ начисленного и удержанного.
В заключение хочу заметить, что наверное возможны и другие подходы в части исправления описанных ошибок, например внесение исправлений в журнал расчетов. Однако исправления непосредственно в журнале расчетов во-первых никак не протоколируются, соответственно невозможно их увидеть, и во-вторых нельзя произвести в случае необходимости откат к предыдущему состоянию, т.е. отказаться от исправлений. Описанный способ хорош тем, что наглядно показывает исправления и позволяет легко от них отказаться, если нужно. К тому же все это происходит в точном соответствии с методикой, уже заложенной разработчиками программы. Мы лишь облегчаем труд расчетчика и экономим его время.
Пользователи программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" могут обратиться в фирму "Профи-центр" и приобрести отчет "Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7 " (стоимость 1900 руб.). Подробнее .
© Борис Балясников, октябрь 2009г.
Добрый день.
Уже не в первый раз сталкиваюсь с такой проблеймой в типовых конфигурациях 1С 3.0 при расчете заработной платы. При этом речь идет и о 1С Зарплата и управление персоналом 3.0, так и о 1С Бухгалтерия предприятия 3.0. В 1С при расчете заработной платы в зарплатной ведомости или в расчетном листке вылезает сумма "Излишне удержанный НДФЛ". Откуда она взялась? Где её посмотреть? Как её убрать, хотя бы руками? Как сделать, чтобы она больше не появлялась?
Самое противное, что она влияет на сумму к выплате сотруднику. В большинстве случаев сумма излишне удержанного НДФЛ равна НДФЛ начисленному в текущем месяце, хотя возможны и не совпадения.
В этой статье не пойдет речь, когда излишне удержанный НДФЛ действительно имеет место быть, я расскажу о самом банально случае, когда он появляется в программе, но его быть не должно. В редакциях 3.0 этой ошибки очень легко добиться и не сразу понятно, что с этим делать.
Так вот, сегодня я предлагаю Вам разобраться с этой бедой. Надеюсь многие скажут мне спасибо)) Не скупитесь на комментарии, регистрация занимает 5 секунд, спама я не шлю своим посетителям
Начнем по порядку. Первое что я хочу рассказать - методика расчета излишне удержанного НДФЛ и причины его неправильного появления.
Как известно, в карточках по НДФЛ есть такая штука как "Начислено НДФЛ" и "Уплачено НДФЛ", на практике они почти всегда равны, но в теории могут расходиться. Например, если сотруднику не заплатили начисленное. Так вот, раз такое возможно, то в 1С должен вестись учет подобных ситуаций и он ведется. Для целей учета используется регистр накопления "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ ". Документы начислений делают в нем движение "приход", а ведомости на выплату делают движение "расход".
При этом учитывается НДФЛ как известно нарастающим итогом. Т.е. программа анализирует все движения с начала года по конец текущего месяца (проверено 100% смотрел запросы). Соответственно, если ранее уплачено за сотрудника было больше, чем начисленно (ну, мало ли), то сотруднику надо выплатить эти суммы на руки. К примеру за весь год начислили 3900 рублей НДФЛ а уплатили 4000 рублей, значит при расчете текущего месяца мы должны выплатить на руки человеку на 100 рублей больше.
Теперь о причине ошибки : Вы рассчитали зарплату, все выверили и Вам все понравилось, формируете ведомость на выплату, проводите её. У нас в регистре накопления "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ" есть приход, сделанный документом "Начисление зарплаты", и расход, сделанный документа "Ведомость в банк". Суммы прихода и расхода равны, все красиво. После этого Вы перерассчитываете зарплату по каким либо причинам, не распроведя ведомость . Даже не обязательно перезаполнять начисления, достаточно руками подправить сумму, НДФЛ при этом перерассчитывается автоматически. При расчете документ начисления игнорирует собственные движения, это правильно, но движения нашей ведомости он видит. В итоге имеем уплаченный НДФЛ без начисленного, расход без прихода. И эта сумма попадает в "Излишне удеражанный НДФЛ ".
Теперь где это увидеть : Вы это скорее всего увидите только в отчете, или заметите, что ведомость после перезаполнения увеличила суммы выплат. Дело в том, что по умолчанию, что 1С Бухгалтерия предприятия 3.0, что в 1С Зарплата и управление персоналом 3.0 поле, где хранится эта сумма спрятана во всех документах.
Для начала давайте сделаем следующее: в форме документа начисления нажмем кнопку "все действия". Далле выберем в выпадающем меню "Изменить форму". Тут если вы в форме активировали табличку с данными по НДФЛ, то Вы сразу увидите "налог к зачету возврату". Поставьте напротив него галку.
Вуаля, мы нашли врага. По крайней мере мы его видим. Хвала небесам, при корректном завершении программы эта настройка сохраниться и больше её делать не надо будет. Теперь враг всегда виден и Вы всегда сможете его заранее обнаружить.
Это поле есть во всех документах начисления, где сразу рассчитывается НДФЛ. В Бухгалтерии это один документ, а в ЗУП их кучка.
Теперь как это исправить : тут не все так просто, дажде в ЗУП задумано, что НДФЛ считается сам и его ручная корректировка - не удобна. Вы можете тыкнуть два раза в сумму, но прежде чем позволить править её, программа убедится в своем ли Вы уме, задав глупый вопрос. И так по каждой строчке. мало того, что она спросит, так она пометит исправленные строки, как редактированные вручную (выделит жирным), что может повлиять на авто пересчет при правке начислений. но другого способа 1С нам не оставила.
Теперь как это не допустить? : очень просто (наверное) - распроводить ведомостиперед правкой начислений.
В маленьких конторах это - этого достаточно, а в больших, где зарплату считаю несколько человек параллельно это не годиться. Обычно я пользуюсь простой обработкой, которая анализирует наличие "Излишне удержанного НДФЛ", находит документы сформировавшие его, правит табличную часть документа начисления "НДФЛ", обнуляет суммы в колонке "налог к зачету возврату" и переправодит документ. Плюс в том, что она не взводит флажок ручной корректировки в строках. Не надо тыкать в каждую строчку документа. Она не пропустит ни одного документа.
Пользоваться обработкой легко, в ней есть галка "только сообщать" и поля выбора периода. При установленном флажке "только сообщать" обработка ничего не делает, только сообщает названия документов, если такие есть. Т.е. её можно использовать и как проверочную.
Если Вы захотите встроить её в базу, то доработайте её согласно инструкции в статье Создание внешней обработки для управляемых форм. Просто обработки, с возможностью регистрации в дополнительных отчетах и обработках.
Спасибо за внимание, до скорых встреч. Пишите отзывы.