Инспекция не вправе требовать у вас документы, которые вы уже сдавали ей раньше при . Этот запрет действует:
после 01.01.2010 камеральной либо выездной проверки (Пункт 5 ст. 93 НК РФ; п. п. 3, 15 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 137-ФЗ);
- в отношении документов, представляемых после 01.01.2011 , если инспекция запрашивает их в рамках встречной проверки (Пункт 5 ст. 93.1, п. 5 ст. 93 НК РФ; п. 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ).
Как показала практика, налогоплательщики и инспекторы по-разному понимают, какие из уже представленных документов нельзя потребовать повторно:
(или) любые когда-либо сданные в инспекцию;
(или) сданные только после введения соответствующего запрета.
И уже появились первые судебные решения по таким спорам. Давайте посмотрим, в каких же случаях безопасно отказывать налоговикам в представлении документов, которые вы им уже сдавали, и как это сделать.

Для справки
Из запрета на повторный запрос документов НК РФ делает исключения . Второй раз потребовать однажды представленные документы инспекция вправе, если (Пункт 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
(или) вы ранее представляли эти документы в инспекцию в виде подлинников, которые она затем вернула;
(или) ранее представленные копии документов утрачены инспекцией вследствие обстоятельств непреодолимой силы;
(или) вы раньше представляли эти документы не для камеральной или выездной проверки, а для встречной.

Причина разногласий

Если бы в законах, которыми в НК РФ были внесены указанные нормы, было написано, что запрет на повторное истребование вводится 01.01.2010 (01.01.2011) и действует в отношении документов, запрашиваемых инспекциями после этой даты, то все было бы понятно.
Не возникало бы споров и в случае запрета заново , представленные после этой даты.
Однако законодатель выбрал иную формулировку: запрет действует в отношении документов, представляемых после даты его введения. И поэтому появились две версии.

Версия 1.

Версия 2.

Версия 1 . Нельзя повторно требовать только те документы, которые уже были сданы в инспекцию после введения запрета
Сторонники этой версии рассматривают 01.01.2010 (01.01.2011) как "нулевую" дату, от которой отсчет начинается заново. То есть в требованиях, выставленных после 01.01.2010 (01.01.2011), не должны упоминаться только документы, однажды представленные после этой даты.
Таким образом, по этой версии инспекция не вправе у вас потребовать:
- в рамках выездной или камеральной проверки - только документы, которые вы уже сдавали налоговикам после 01.01.2010;
- в рамках встречной проверки - только документы, которые вы уже сдавали налоговикам после 01.01.2011.
А все остальные документы инспекторы могут запросить повторно.
Такого подхода придерживается ФНС, а вслед за ней - и инспекторы на местах. Налоговая служба, уведомляя инспекции о введении запрета на повторный запрос документов при проведении "встречек", несколько изменила его формулировку. Она указала, что нельзя повторно требовать документы, представленные после 01.01.2011 (Пункт 3 Письма ФНС России от 03.09.2010 N АС-37-2/10613@). В то время как в законе, напомним, речь идет о невозможности повторно запросить документы, представляемые после этой даты (Пункт 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ).
Как показывают арбитражные споры (Постановления ФАС МО от 25.01.2011 N КА-А40/17535-10; ФАС ЦО от 14.12.2010 по делу N А68-3284/10-135/18), обнародованного ФНС подхода налоговики придерживались и при введении 01.01.2010 запрета на повторный запрос документов при камеральных и выездных проверках.
Версия 2 . Нельзя повторно требовать любые когда-либо сданные в инспекцию документы
Сторонники этой версии считают, что инспекция не вправе запросить у налогоплательщика любые документы, которые он когда-либо сдавал налоговикам, и неважно, когда именно они уже были представлены - до 01.01.2010 (01.01.2011 - при запросе для "встречки") или же позже.
Эту версию уже поддержали некоторые суды (Постановления ФАС МО от 25.01.2011 N КА-А40/17535-10; Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.09.2010 по делу N А68-3284/10-135/18;). А ФАС СКО и Девятый арбитражный апелляционный суд в защите права налогоплательщика не сдавать по второму разу документы пошли еще дальше. Они, опираясь на введенный 01.01.2010 запрет повторного истребования документов, признали незаконными требования о представлении однажды уже сданных бумаг, выставленные налоговиками еще в 2009 г., то есть до вступления запрета в силу (Постановления ФАС СКО от 01.09.2010 по делу N А53-28805/2009; Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2011 N 09АП-509/2011-АК).

Стоит ли рисковать?

Как видим, арбитражная практика только начала формироваться и пока складывается в пользу налогоплательщиков. Поэтому есть вероятность, что суд признает незаконным повторное истребование документов, сданных налоговикам до 2010 г. (2011 г. - когда запрашивают документы для "встречки"). И если вы не можете повторно представить такие документы, потому что на данный момент они уже утрачены или уничтожены в связи с истечением срока их хранения, то у вас есть шанс доказать в суде свое право не сдавать их.
Если же повторно требуемые документы у вас есть, то, прежде чем отказываться их сдавать, следует понять, чем вы в этом случае рискуете. Кроме штрафа, вероятны и другие негативные последствия отказа представить повторно запрошенные документы в случаях, когда налоговики продолжают считать свое требование законным:
- если инспекция запросила документы в рамках выездной проверки, то при отказе их представить она может изъять у вас оригиналы (Пункт 14 ст. 89, ст. 94 НК РФ);
- отказ в представлении документов в ходе выездной проверки инспекция также может расценить и как повод определить ваши налоги расчетным путем (Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ);
- отказ представить документы на камеральную проверку декларации по НДС к возмещению (Пункт 8 ст. 88 НК РФ) инспекция может счесть достаточной причиной для отказа в возмещении налога;
- отказ сдать документы, подтверждающие налоговые расходы (при выездной проверке) или вычеты по НДС (при камеральной или выездной), может привести к доначислению инспекцией соответственно налога на прибыль и НДС, пеней и штрафов.
Наоборот, представив документы на камералку, вы тем самым избавите себя от необходимости впоследствии сдавать их для выездной проверки.
Поэтому рискнуть и не представлять документы имеет смысл, только если у вас есть веские причины для этого. Например, объем документов, затраты на их копирование и доставку в инспекцию, а также время, на которое придется отвлечь ресурсы (людей, технику) от выполнения текущей работы, слишком велики. Бывает ведь, что инспекция запрашивает пару грузовиков бумаг, для копирования которых даже приходится нанимать дополнительных работников (Постановление ФАС СЗО от 26.06.2009 по делу N А56-14177/2007) или оплачивать услуги копировального центра.

Для справки
За непредставление запрошенных в рамках камеральной или выездной проверки документо в инспекция вправе оштрафовать :
- компанию - на 200 руб. за каждый непредставленный документ (Статья 126 НК РФ);
- директора или главбуха - на сумму от 300 до 500 руб. (Часть 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
За непредставление запрошенных в рамках "встречки" документов инспекция вправе оштрафовать :
- компанию - на 5000 руб. При повторном в течение календарного года нарушении придется заплатить вчетверо больше - 20 000 руб. (Пункт 6 ст. 93.1, ст. 129.1 НК РФ);
- директора или главбуха - на сумму от 300 до 500 руб.

Отказываем обоснованно

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

  • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
  • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

  • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
  • затем – дата составления и исходящий номер документа;
  • заголовок, отражающий суть вопроса;
  • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
  • суть вопроса;
  • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
  • благодарность;
  • должность, ФИО и подпись отправителя.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  • «на основании наших предварительных договорённостей»;
  • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  • «в соответствии с заключенным договором»;
  • «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  • «просим сообщить о…»;
  • «будем крайне признательны, если Вы…»;
  • «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

  • «просим ответить по возможности скорее»;
  • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на [email protected])».

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.