Фрагмент книги Нейл Фьоре. Психология личной эффективности. Как победить стресс, сохранять концентрацию и получать удовольствие от работы. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
Эта книга, написанная опытным психологом, позволит вам посмотреть на свою работу со стороны, изменить отношение ко многим вещам, а также выработать полезные привычки, повышающие мотивацию и снижающие уровень стресса.
Коммуникация нужна для того, чтобы мотивировать, влиять, обучать, управлять,
убеждать,
а также объединяться ради миссии организации и личных идей и целей.
Тони Алессандра «Платиновое правило»
Эффективная коммуникация, несомненно, необходима для успешной реализации целей организации. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной поражений крупных компаний, армий и народов. Тем не менее многие менеджеры, предприниматели и бизнесмены по-прежнему думают, что коммуникация подразумевает умение давать распоряжения, спорить и оправдываться. Тогда как прежде всего это активное слушание. Как шутят американцы, для жителей Нью-Йорка слушать означает ждать своей очереди высказаться.
Любой продавец знает, что потенциального клиента нужно выслушать, чтобы понять его потребности, а чтобы поддерживать долгосрочное сотрудничество, следует поставить себя на его место, говорить в том же темпе и теми же фразами. Другими словами, успешный бизнес держится на длительных отношениях с клиентами. Когда вы предоставляете им качественные услуги, между вами устанавливается контакт. После споров или обсуждений вы переходите на другой уровень, осознав, что вас услышали, поняли и настроены к вам дружелюбно. Глубокая взаимосвязь строится на эффективных коммуникациях, которые формируют лояльность коллег, подчиненных и клиентов.
Эффективная или неэффективная
- Неэффективная коммуникация - это пререкания с окружающими, направленные на защиту своих целей и планов. Она подразумевает наличие победителей и побежденных. Подобный стиль «общения» корнями уходит в философию, делящую мир надвое: на «правильно и неправильно», «победу и поражение» или «хорошо и плохо», не учитывая промежуточных состояний. Есть лишь одно верное мнение, поэтому можно пренебречь взглядами и переживаниями людей, которые могут обогатить наши знания о мире и сформировать целостную картину. Вместо этого мы постоянно отстаиваем свои узкие воззрения. Успехом считается пауза в конфликте, когда обороняющийся временно отступает. Разногласия в итоге выливаются в сопротивление, потерю командной эффективности и даже саботаж, пока не воцарится баланс власти и уважения.
- Эффективная коммуникация, в свою очередь, ставит целью понять взгляды, чувства и мнения окружающих. Когда две стороны слушают друг друга, выигрывают обе. Взаимопонимание и уважение становятся основой сотрудничества, взаимозависимости и лояльности. Успех достигнут, если каждая из сторон скажет: «Да, именно это я и имел в виду. Вы меня поняли».
Навыки эффективной коммуникации позволяют сосуществовать противоположностям - это высшая способность понять иную точку зрения и найти компромисс. Зачем спорить о том, кто прав, кто виноват? Цель эффективной коммуникации - наладить и оберегать взаимосвязь, поддержку и рабочие взаимоотношения, взаимовыгодные и, следовательно, длительные.
Демонстрируя желание выслушать и понять позицию и переживания собеседника (не отрицая собственной точки зрения), вы создаете атмосферу безопасности и одобрения, которая повышает вероятность подписания выгодного контракта или заключения сделки.
Сила активного слушания
Сила активного слушания ярче всего проявляется в работе отдела по обслуживанию клиентов и в ходе переговоров. Чем качественнее работает его персонал, тем меньше жалоб и больше удовлетворенных клиентов и повторных обращений.
Хорошо обученные сотрудники отдела предлагают прекрасное обслуживание, учатся избегать споров и стараются сглаживать конфликтные ситуации.
Мой тренинг по эффективной коммуникации включает упражнения по слушанию, предполагающие деление аудитории на подчиненных (или клиентов) и руководителей (или сотрудников отдела обслуживания). Первоначальная цель - выслушать хотя бы три предложения, а затем перефразировать сказанное, пока говорящий не подтвердит, что услышан и понят. Когда участники демонстрируют, что разделяют разочарование или раздражение клиента, тот умеряет свой пыл. Один настоящий покупатель даже сказал: «О, вы так милы. Я думал, вы будете со мной спорить или обвинять во лжи».
Как-то раз на семинаре в строительной компании инженеры прервали речь и начали спорить и искать решение проблемы еще до того, как подчиненный закончил фразу. Даже в условиях ролевой игры дискуссия была довольно жаркой. Когда вы пытаетесь выразить свое недовольство и обиду, а вас не слушают, это очень раздражает.
Потребовалось несколько дней практики, прежде чем сотрудники строительной компании научились выслушивать десять предложений подряд и стали точно перефразировать то, что пытался сказать говорящий. Несколько участников тренинга (преимущественно среди мужской аудитории) рассказали мне во время перерыва, что эти занятия помогают и в общении с женой. На что я ответил: «Если хотите добиться большего, время от времени вставляйте слова “Продолжай” и “Ты права”».
Естественно, активное слушание помогает не толь ко в личных отношениях, но и в работе сервисной службы, в сфере управления персоналом и т. д. Помимо всего прочего, если внимательно слушать собеседника, времени на то, чтобы придумать контраргументы или оправдать свою позицию не остается. Поглощенность речью демонстрирует одобрение и позволяет говорящему чувствовать себя комфортно и раскрываться еще больше. А это означает больше удовлетворенных клиентов, повторные обращения и рост продаж. Навыки эффективной коммуникации напрямую влияют на прибыль любого бизнеса.
Упражнения по эффективной коммуникации
Участники моих тренингов знают, что чем актуальнее тема и эмоциональнее дискуссия, тем неотступнее нужно следовать руководству по достижению взаимовыгодной коммуникации. Процесс внимательного и активного слушания протекает гораздо естественнее, если несколько раз применить данные правила на практике.
- Решите, сколько времени каждый из вас будет говорить непрерывно.
- Смотрите друг на друга и наблюдайте за мимикой и жестами. Вас не должны разделять посторонние предметы, а расстояние между вами должно быть комфортным, примерно метр-полтора.
- Определите, кто говорит первым. Пока один излагает мысль, другой внимательно слушает и наблюдает. Слушатель концентрируется на словах собеседника, его интонации и телодвижениях, чтобы потом пересказать сообщение. Говорящий останавливается после трех-пяти фраз - вполне достаточно для того, чтобы слушатель уловил смысл, и не так много, чтобы забыть суть сказанного.
- Слушатель пересказывает слова, описывает жесты и мимику говорящего без какойлибо интерпретации и исправлений. Если говорящий взял слишком высокий темп, слушатель может прервать его словами:
- «Минутку, позвольте мне удостовериться, что я понял то, что вы сказали ранее».
- После того как слушатель изложил свою версию, говорящий указывает, в чем тот прав, исправляет ошибки и подтверждает, что его услышали и уловили вербальные и невербальные посылы.
- Упражнение продолжается до тех пор, пока говорящий не закончит и не почувствует удовлетворение от того, что его поняли. Затем участники меняются ролями (можно даже поменяться местами) и повторяют все сначала.
Чтобы пересказать чью-то мысль, требуется внимание к словам говорящего, его интонации и жестам. Вы должны обеспечить обратную связь в виде квинтэссенции вербальных и невербальных сигналов. Излагая мысли собеседника, вы преследуете следующие цели:
- Фокусируете внимание на собеседнике, вместо того чтобы осуждать, пререкаться или искать решение.
- Демонстрируете уважение и искреннюю попытку понять.
- Проверяете, все ли правильно поняли.
- Позволяете собеседнику прояснить смысл изложенного, а также узнать иные значения обращения. Например, можно сказать: «Ваши слова говорят о том, что вы обижены, но интонация и сжатый кулак заставляют меня думать, что, скорее всего, даже рассержены».
Воспользуйтесь данным руководством хотя бы раз, а затем обращайтесь к нему по мере необходимости. Главное - слушать друг друга, а не пререкаться. Компании, взявшие на вооружение навыки активного слушания, легко сметают преграды, мешающие общению, переговорам и продуктивной командной работе.
Принципы коммуникации
Вы общаетесь непрерывно
Чтобы ваше молчание или жесты были истолкованы правильно, лучше сразу сообщить о своем физическом и эмоциональном состоянии.
«Если вам кажется, что я немного несобран, не принимайте это на свой счет. Просто я подхватил ужасный насморк».
«Мне тяжело говорить о своих чувствах. Боюсь, это разрушит наши отношения, но я очень зол из-за того, что ты не поддержал меня на совещании».
Услышать не значит понять
Старайтесь не думать заведомо плохо о характере или намерениях окружающих и просите их пояснить мысль, если вы усомнились в значении того или иного сообщения или жеста.
«Думаю, я понял вашу мысль, но для пущей уверенности лучше повторю».
«Возможно, я неправильно записал время встречи. Я ждал вас в 9 утра».
Коммуникация не завершена, пока слушатель не подтвердит вашу правоту
Сравните два диалога.
- Совершенно с вами согласен. С нетерпением жду возможности прогуляться по парку.
- Прекрасный день, не правда ли?
- Смотрел вчера игру «Лос-Анджелес Лейкерс»?
Говорящий должен сделать так, чтобы слушатель его понял
Поставьте себя на его место. Постарайтесь прочувствовать культурный контекст слушателя. Обращайте внимание на языковые и смысловые различия.
«Ты выглядишь озадаченным. Может, я неясно выразился?»
«Простите, хочу убедиться, что вы поняли, что я имею в виду. Позвольте, объясню по-другому».
Используйте местоимение «я»
Не отступайте от своей субъективной правды, своей проблемы и своих целей. Например:
«Я столкнулся с одной проблемой: хочу тебя повысить, но не могу, потому что ты опаздываешь и не вовремя сдаешь проекты».
Старайтесь не лезть в душу, не анализировать и не диктовать свою волю. Не говорите:
«Сколько можно! Ты всегда опаздываешь (забываешь, принимаешь близко к сердцу)».
Избегайте сарказма и шуток во время серьезного обсуждения. Выражая обиду, злость или разочарование, вставляйте местоимение «я». Например:
«Плевать я хотел на сарказм. Если ты сердит, скажи мне прямо, и хватит повторять, что я не понимаю шуток или принимаю все близко к сердцу».
Никаких взаимных жалоб
Коммуникация наиболее эффективна, когда концентрируется на одном говорящем или одной проблеме. Откажитесь от каких-либо оправданий. Тот, кто жалуется, должен быть:
- услышан;
- понят;
- убежден, что вы на пути к компромиссу, еще до того, как слушатель ответит и перескажет его слова.
Запланируйте периоды охлаждения и моменты выплеска эмоций
Когда аргументы исчерпаны и начинают идти по кругу, лучше взять паузу и успокоиться.
«Тебе сейчас удобно говорить? Может, перенесем на 9 вечера?»
Различные стили коммуникации и предпочтения
Коммуникация не удается по ряду причин, среди которых одна из главных - различие стилей, культур и предпочтений. Хотя вообще-то это данность, а не проблема. Деловым людям просто необходимо обладать отличными навыками общения.
Личностные стили и предпочтения в коммуникации можно расположить на осях координат следующим образом: прямой против непрямого и ориентированный на задачу против ориентированного на человека.
Четыре стиля коммуникации и типы личности:
- Прямой и ориентированный на задачу: директора, менеджеры, президенты.
- Прямой и ориентированный на человека: продавцы и пиарщики.
- Непрямой и ориентированный на задачу: бухгал терия и технический персонал.
- Непрямой и ориентированный на человека: менеджеры по персоналу и административный персонал.
В каждом коллективе должны присутствовать все типы личности и стили коммуникации (см. табл. 4.1). Это обобщенные категории, в действительности отношения, стили и предпочтения в коммуникации пересекаются и комбинируются. Но таблица напоминает об их разности. Помните, что различие - это данность, а не проблема.
Стили восприятия информации
Помимо различных стилей общения ваши подчиненные, партнеры и клиенты по-разному воспринимают информацию, то есть каждый ее посвоему видит, слышит и трактует. Один из специалистов по коммуникации, бывший главный тренер футбольной команды «Окленд Рейдерс» Джон Мэдден однажды сказал: «Одним игрокам достаточно просто объяснить схему игры, и они поймут. Другим не надо ничего говорить, а лучше нарисовать на доске. А третьим нужно объяснить, нарисовать, и они все равно не поймут, пока сами не пробегутся по полю».
Мэдден получил педагогическое образование и в 42 года стал самым молодым тренером, добившимся 100 побед в сезонах. Он на практике столкнулся с тем, что одни воспринимают информацию на слух (аудиалы), другие зрительно (визуалы), а третьи физически (кинестетики).
Чтобы эффективно обучать и общаться с подчиненными, выясните характерный для них стиль восприятия, чтобы они слышали вас и были услышаны, видели, что вы имеете в виду, и схватывали то, что вы хотите до них донести. Если внимательно слушать и наблюдать за клиентами и подчиненными, то обнаружится, что они используют слова, которые сигнализируют о наиболее удобных для них способах усвоения информации. Аудиалы слушают звук и интонацию. Они очень чувствительны к эмоциям, выраженным голосом. Визуалам необходимо видеть слова, иначе они не поймут вас. Кинестетики должны физически и эмоционально почувствовать то, о чем вы говорите, потрогать и пропустить через себя.
Понаблюдайте несколько дней за тем, какие слова выдают ваш стиль коммуникации. Также обратите внимание, как лучшие продавцы приспосабливаются к стилю общения клиентов.
Этим навыкам обычно не придают значения, но они положительно сказываются на деловых контактах, гораздо быстрее разрешают конфликты и превращают вас в эффективного менеджера.
Таблица. Основные стили коммуникации
| Ориентированный на задачу | Ориентированный на человека | |
| Непрямой | Самоуверенный, решительный, готов рисковать, односторонняя коммуникация, высокий уровень достижений, разговорчивый, отдает распоряжения | Настойчивый, действует на опережение, переговорщик, общительный, мечтатель, масштабно мыслящий, оптимист, надежный, энтузиаст |
| Стиль: любит ясные, краткие, конкретные служебные записки, следит за временем: «Не отнимайте у меня время. Когда вы принесете отчет?» | Стиль: предпочитает открытую и дружескую беседу, похвалу и поощрение: «Интереснейшая задача и прекрасная возможность. Мы сделаем это». | |
| Потребности: четкая, краткая, конкретная информация | Потребности: признание, свобода самовыражения, решение трудных задач | |
| Должность: СЕО, исполнительный директор, член правления, президент | Должность: менеджер по продажам, пиарщик | |
| Прямой | Опасается риска, основательный, придерживается правил, реалист, дотошный, точный, дипломатичный, высокие стандарты, аккуратный | Дружелюбный, спокойный, хороший слушатель, внимательный, искренний, командный игрок, концентрируется на одной задаче |
| Стиль: предпочитает факты или вопросы, лишенные личностной окраски: «Давайте факты. Сообщите, пожалуйста, на что ушли эти деньги» | Стиль: предпочитает дружелюбную, теплую, приятную беседу: «Доброе утро. Как дела? Я могу чем-то помочь?» | |
| Потребности: точность, организация, формальное взаимодействие | Потребности: дружелюбное, привычное окружение, признание, внимание к мелочам | |
| Должность: бухгалтер, инженер, системный администратор, ИТ-специалист | Должность: менеджер по персоналу, социальный работник, администратор |
© Публикуется с разрешения издательства
Коммуникация – обмен мыслями, сообщениями, информацией с помощью различного рода вербальных и невербальных сигналов.
Коммуникативная ситуация – это сложный комплекс внешних условий общения и внутренних состояний общающихся, представленных в речевом произведении, направляемом адресату.
Компоненты коммуникативной ситуации : адресант, адресат, тема, причина, цель, код, стиль, экспрессия, место, время, среда, нация.
Экспрессия – яркое проявление чувств, настроений, мыслей.
Фактор №1 КОММУНИКАТИВНАЯ КОМПЕТЕНЦИЯ
Коммуникативная компетенция – владение коммуникативными механизмами, приемами и стратегиями, необходимыми для обеспечения эффективного процесса общения. Помимо знания того, как использовать язык в процессе общения, это понятие предполагает владение социальными и культурными знаниями, умениями и навыками межличностного взаимодействия.
Фактор№2 зависит от индивидуальных особенностей Личности. Языковая личность.
«Языковая личность – совокупность способностей и характеристик человека, обусловливающих создание им речевых произведений (текстов)» (Караулов, 1989).
В процессе социализации человек приобретает:
1) языковую компетенцию – владение законами языка;
2) коммуникативную компетенцию – владение законами общения;
3) прагматическую компетенцию – владение законами общения в разных коммуникативных ситуациях.
Фактор№3 Идиолект
Идиолект – это персональная лингвистическая система конкретного коммуниканта с вариациями на фонологическом, грамматическом, лексическом уровнях. Идиолектные различия проявляются в произношении, интонации, отборе лексических средств.
Фактор№4 Общительность – ведущая характеристика успешной коммуникации.
Особенности общения:
1. Искренность в общении.
2. Коллективность общения.
3. Эмоциональность.
4. Коммуникативная доминантность.
5. Широта обсуждаемой информации.
6. Стремление к неформальному общению.
Коммуникативные неудачи и пути их преодоления.
Коммуникативные сбои:
1) коммуникативные барьеры – факторы, которые препятствуют коммуникации (например, незнание языка);
2) коммуникативные помехи – факторы, которые снижают качество коммуникации;
3) коммуникативные неудачи – результат коммуникативных помех.
Причины коммуникативных неудач:
1. Различия в картинах мира собеседников.
Пример диалога из учебника по русскому языку для японцев:
- Мне кто-нибудь звонил?
- Кто?
- Никто.
2. Несовпадения оценок, разные ментальные модели фрагмента действительности у собеседников.
Например:
- Это что за гадость такая?
- Почему гадость? Это не гадость, это любимая морская свинка.
Нарушение правил речевого этикета.
Например, диалог в транспорте:
- Ну-ка, подвиньтесь!
- Это еще что за требование!
4. Неправильное прочтение речевой интенции.
- Зачем ты Сашу позвала?
- Он что, мешает тебе? (вопрос понят как недовольство).
Типы коммуникативных неудач:
· Вербальные (фонетические, лексические, грамматические и др.)
· Невербальные (связанные с жестами, мимикой, взглядами и др.).
Фактор №5 Этикет и вежливость
Этикет – система национально-специфических вербальных единиц, принятых и предписываемых обществом для установления контакта собеседников, поддержания общения в желательной тональности в соответствии с правилами речевого поведения (Н.И. Формановская).
Вежливость – коммуникативная категория, содержанием которой является система стратегий поведения, направленных на гармоничное общение.
Вокатив
Вокатив > обращение.
Вокативы относится к неинформативным речевым действиям, выполняют апеллятивную функцию (установление контакта).
Фактор№6 Выбор форм общения ТЫ – ВЫ
1. Степень знакомства собеседников.
2. Официальность / неофициальность обстановки общения.
3. Характер взаимоотношений коммуникантов.
4. Социальное равенство / неравенство.
Условия успешной коммуникации
I. Соблюдение принципа кооперации (П. Грайс):
1. Максима количества.
2. Максима качества.
3. Максима отношения.
4. Максимы способа.
II. Соблюдение принципов вежливости Дж. Лича:
1. Постулат такта.
2. Постулат великодушия.
3. Постулат одобрения.
4. Постулат скромности.
5. Постулат согласия.
6. Постулат симпатии.
Невербальная коммуникация – один из важнейших факторов успешной коммуникации.
Невербальная коммуникация – это обмен невербальными сообщениями между людьми и интерпретация этих сообщений.
Невербальные сообщения:
1) ситуативны,
2) синтетичны;
3) непроизвольны и спонтанны.
Невербальный язык люди усваивают в естественных условиях через наблюдение, копирование, подражание.
Способы взаимосвязи между вербальной и невербальной коммуникацией:
1. Невербальное общение дополняет вербальное.
2. Невербальное поведение противоречит вербальным сообщениям.
3. Невербальное поведение заменяет вербальное.
4. Невербальные действия служат регуляторами вербального общения.
5. Невербальное действие повторяет вербальное сообщение.
Элементы невербальной коммуникации:
· Кинесика
· Такесика
· Сенсорика
· Проксемика
· Хронемика
Кинесика – совокупность жестов, поз, телодвижений, используемых при коммуникации в качестве дополнительных выразительных средств общения.
Элементы кинесики: жесты, мимика, позы, взгляды.
Типы культурно обусловленных жестов:
1) иллюстраторы – жесты, сопровождающие речь;
2) эмблемы – жесты, используемые при приветствии, прощании, приглашении и т.д.;
3) модальные жесты – жесты, передающие эмоциональное состояние человека;
4) ритуальные – жесты, используемые в различных ритуалах.
Кинема «показывать язык»
· В России детский жест.
· На юге Китая – смущение.
· На Тибете форма ритуального почтительного приветствия.
Кинема «кольцо – ОК»
· Американский жест имеет значение «все хорошо».
· В Японии – деньги
· На Мальте – гомосексуалиста
· В Тунисе – я убью тебя.
Кинема «палец у виска»
· У русских – человек не в себе.
· В африканских культурах – человек погрузился в размышления.
Межкультурные расхождения
Жест «поглаживание бороды» у итальянцев означает скуку.
Поза – положение человеческого тела и движения, которые принимает человек в процессе коммуникации.
Типологии поз:
1. открытые и закрытые;
2. доминирующие или зависимые;
3. противостоящие и гармоничные.
Такесика – это совокупность прикосновений во время общения.
Типы культур:
· Контактные (итальянская, арабская, турецкая).
· Дистантные (азиатские, северноевропейская).
Проксемика – использование пространственных отношений при коммуникации.
Холл выделил 4 зоны коммуникации:
1) интимную (от 45 см);
2) персональную (от 45 до 120 см);
3) социальную (от 120 до 400 см);
4) публичную (от 400 см).
Сенсорика – это тип коммуникации, основывающийся на чувственном восприятии представителей других культур (запахи, цветовые сочетания, звуковые предпочтения).
Хронемика – использование времени.
Типы культур по способу использования времени:
1. Монохронные (возможен только один вид деятельности в одно и то же время): Германия, США, страны Северной Европы.
2. Полихронные (культуры, в которых несколько дел может выполняться одновременно): Латинская Америка, Ближний Восток. Страны Средизменоморья, Россия.
Любой, даже самый талантливый человек, может разрушить свою жизнь, если не умеет общаться с людьми. У таких людей масса проблем как в личной, так и профессиональной жизни, они не способны находить общий язык с другими людьми, а это особенно важно в 21 веке. Это влияет на настроение и , на достижение успеха и уровень дохода. Кругом люди, к которым нужно искать подход, и с этим ничего не поделаешь. С некоторыми настолько приятно общаться, что от вас почти ничего не требуется, но большинство людей все же являются достаточно неприятными или сложными. По иронии судьбы, чаще всего именно такие люди влияют на вашу судьбу. Поэтому от умения находить общий язык со всеми зависит качество вашей жизни.
Навык общения хорош также тем, что вы найдете применение ему каждый день. Это не умение кататься на велосипеде, которым вы пользуетесь раз в месяц, речь идет о чем-то более важном и повседневном.
Не стоит забывать, что человек, умеющий общаться с другими людьми, обладает ясным разумом и четко понимает, чего хочет. Он также является хорошим психологом и нравится другим людям. Поэтому если гениальный психолог вас не впечатлил в виду наличия в его книгах простых советов, то мы собрали для вас шесть более витиеватых.
Уверенность
Зачем мы вообще должны в идеале использовать слова? Ответ прост - для того, чтобы получить то, чего желаем. Чтобы это произошло, нам нужно передать сообщение другому человеку, причем не только при помощи слов, но и мимики, тела и жестов.
Люди должны принимать ваши слова всерьез, иначе вы потеряете не только время впустую, но и не добьетесь результатов. Замечали ли вы, что люди вас не слушают и несерьезно к вам относятся, если вы упали духом, не выспались или не уверены в себе? И наоборот, если вы полностью контролируете свою речь, свои эмоции и свое тело, люди как загипнотизированные слушают вас и готовы согласиться с каждым словом? Они ясно понимают ваши намерения и желания.
Бывает что ваша уверенность проходит во время диалога и вы можете заметить, как ваши слушатели постепенно теряют интерес к тому, что вы говорите. Все ваше тело им показывает, что вы имеете в виду совершенно не то, что говорите. И правда, ведь вы сами не станете серьезно воспринимать человека, который мямлит и не может четко сказать, что ему нужно.
Уверенность также означает настойчивость. Если вы приехали в отель, а ваш номер сдали кому-то другому, вы конечно можете смириться. А можете, не закатывая скандала, настойчиво попросить позвать управляющего и добиться справедливости. Крайне важно не повышать голос, но и при этом очень отчетливо указать на ваши права и на то, что они будут соблюдены. По какой-то странной причине люди проникаются уважением к таким людям и готовы выполнить их просьбу.
Подлинность
Это крайне важный принцип, который показывает другому человеку что то, что вы говорите и то, как это говорите, гармонирует. Вы наверняка видели как раздраженный человек пытается разговаривать вежливо и как комично это выглядит. Пример этот слишком явный, в остальных же случаях искусственность замечается собеседником на подсознательном уровне. Бывает так, что вы поговорили с человеком, согласились с ним, а уже придя домой начали вспоминать какие-то его отдельные и реакции, которые проигнорировали в процессе разговора.
Плохая стратегия общения заключается в том, что человек боится показаться грубым или невежливым, из-за чего его речь и движения становятся искусственными. Все его тело сопротивляется собственному лицемерию и это отражается в его речи и поведении.
Определите свои и ценности. Только в этом случае вы сможете быть настоящим и искренним. Иногда вам придется отстаивать точку зрения или даже говорить не самые приятные вещи вместо молчаливого согласия. Впрочем, здесь многое зависит от ситуации, потому что банальная вежливость часто бывает полезной. И все же старайтесь в большинстве ситуаций быть подлинным. Потому что на длинной дистанции именно это позволит вам научиться общаться с людьми.
И уж точно не пытайтесь шутить, если у вас нет соответствующего настроения.
Непредвзятость
Это означает быть готовым рассмотреть другие точки зрения. Человек, обладающий навыками общения, является гибким и может менять манеру общения налету. Не менять свою точку зрения, а допускать существования других. Поэтому с ним легко и приятно общаться. Он не выстраивает стен между собой и собеседником.
Даже если вы бесконечно правы, людям может не понравиться то, что их точка зрения не принимается во внимание и не развивается вами. Это бьет по их самолюбию. Им уже неважна правда, а скорее признание права на собственную точку зрения.
Это сложно, потому что непредвзятость может вступать в конфликт с вашей подлинностью. В этом случае крайне важно не принимать точку зрения другого человека, а просто допустить возможность своей неправоты. В любом случае это тонкая игра и у нее нет четких правил. С опытом придет интуитивное понимание как вести себя в каждом отдельном случае.
Эмпатия
Это способность понимать эмоциональную боль другого человека, сопереживать и сочувствовать. Человек, не обладающий таким навыком, будет постоянно ошибаться в своих выводах и произносить совершенно неподобающие моменту фразы.
Вам необязательно пропускать через себя всю эмоциональную боль другого человека, достаточно понимать, в каком он состоянии, как себя чувствует в данный момент. Важно быть искренним в такой ситуации, потому что опять же - люди очень легко распознают фальшь.
Является очень важным принципом любой коммуникации хотя бы потому, что в наше время люди стали очень эмоциональными и проблемы возникают у всех. Современного человека может расстроить все, что угодно. Вашей задачей является понимание, в каком случае искренне посочувствовать, а где необходимо перестать потакать человеку, потому что иногда холодный душ помогает лучше сочувствия. Но и этот холодный душ будет намного эффективней, если вы тонко чувствуете ситуацию и знаете, когда его применить.
Ясность
Коммуникация - это не то, что вы сказали, а то, как человек это понял. Примите на себя полную ответственность за то, как вы были поняты. Это очень филигранный процесс, поэтому на первых порах вам придется тщательно взвешивать свои слова для того, чтобы донести именно то, что вы намеревались сказать.
Помните, что от того, как человек воспринял ваши слова, зависят дальнейшие его действия и решения. А они в любом случае будут иметь последствия для вас. Это могут быть как мелкие бытовые проблемы, так и катастрофические, если речь идет о бизнесе. Ваши ясные мысли передаются ясными словами, а те в свою очередь проясняют даже мысли в голове вашего собеседника. Таким образом вы меняете мышление и ход мыслей других людей, что также является примером эффективной коммуникации.
Умение слушать
Это не означает, что вы должны покорно слушать другого человека. Принимайте активное участие в ситуации, когда человек чем-то с вами делится. Впрочем, тут могут быть два варианта - человек хочет просто выговориться или же он хочет найти при помощи вас ответы на свои вопросы. В первом случае стоит больше слушать и показывать человеку некоторыми жестами и восклицаниями, что вы понимаете то, что он говорит. Во втором же ваша задача комментировать слова собеседника, но не перехватывать инициативу.
Определите для себя, какого принципа вы чаще всего не придерживаетесь и вводите их в свою жизнь. Если вы поняли, что не умеете слушать, делайте акцент при следующих диалогах именно на этом. Не пытайтесь охватить все принципы сразу, потому что они могут вступать в конфликты друг с другом из-за глубинного их непонимания. Некоторые люди обладают и умением слушать, однако им не хватает уверенности. Если вы из таких людей, работайте над уверенностью в своей речи, мимике и жестах. Желаем вам удачи!
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Умение слушать как важное качество делового общения
Учитесь слушать -- это важнейшее условие правильного понимания точки зрения собеседника, а в целом -- залог успешной деловой коммуникации. Настоящее «искусство слушать» проявляется в том, что слушающий:
§ всегда воздерживается от выражения своих эмоций во время того, как говорящий излагает информацию;
§ «помогает» говорящему ободряющими жестами (кивками), улыбкой, краткими репликами, ненавязчиво, но так, чтобы он продолжал беседу.
Статистика утверждает, что 40 % рабочего времени современных администраторов посвящены слушанию, тогда как на речь тратится 35 %, на чтение -- 16 %, на письмо -- 9 % служебного времени. Однако действительно умеют слушать лишь 25 % менеджеров.
На умение слушать влияет все: личность человека, его характер, интересы, пол, возраст, конкретная ситуация и т.д.
2. Помехи слушанию
В беседе создаются помехи слушанию:
Внутренние помехи -- неумение отключить свои мысли, которые кажутся гораздо значительнее и важнее, чем то, что прямо сейчас говорит партнер; попытка вставить свою реплику в монолог говорящего, чтобы создать диалог; мысленная подготовка ответа (обычно возражения);
Внешние помехи слушанию, например, собеседник говорит недостаточно громко или вообще шепотом, обладает яркими манерами, которые отвлекают от сути его речи, монотонно «бубнит» или, наоборот, «глотает» слова, говорите акцентом, вертит в руках посторонние предметы, беспрерывно поглядывает на часы, суетится и т.п. К внешним механическим помехам можно отнести: шум транспорта, звуки ремонта, постоянное заглядывание в кабинет посторонних, телефонные звонки, а также некомфортные условия в помещении (жарко или холодно), плохую акустику, неприятные запахи; отвлекающую внимание окружающую обстановку или пейзаж, плохую погоду; даже цвет стен в помещении играет важную роль: красный -- раздражает, темно-серый -- угнетает, желтый -- расслабляет и т.д.
3. Виды слушания
Американские исследователи общения выделили четыре вида слушания:
Направленное (критическое) -- слушающий сначала критически анализирует получаемое сообщение, а потом старается его понять. Это полезно в тех случаях, когда обсуждаются различного рода решения, проекты, идеи, мнения и т.д., так как позволяет отобрать самую полезную с заданной точки зрения информацию, однако малоперспективно тогда, когда обсуждается новая информация, сообщаются новые знания, потому что, настраиваясь на отторжение информации (а именно это подразумевает критика), слушающий не сможет сосредоточить свое внимание на том ценном, что в ней содержится; при таком слушании интерес к информации отсутствует; о
Эмпатическое -- слушающий больше «считывает» чувства, а не слова. Это эффективно, если говорящий вызывает у слушающего положительные эмоции, но малоперспективно, если говорящий вызывает своими словами отрицательные эмоции;
Нерефлексивное слушание предполагает минимальное вмешательство в речь говорящего при максимальной сосредоточенности на ней. Это полезно в ситуациях, когда партнер стремится выразить свою точку зрения, отношение к чему-нибудь, хочет обсудить наболевшие вопросы, испытывает отрицательные эмоции; когда ему трудно выразить словами то, что его волнует или он застенчив, неуверен в себе;
Активное (рефлексивное) слушание характеризуется установлением обратной связи с говорящим посредством: расспрашивания -- прямого обращения к говорящему, которое осуществляется с помощью разнообразных вопросов; перефразирования -- высказывания той же мысли другими словами, чтобы говорящий смог оценить, правильно ли его поняли; отражения чувств, когда слушающий основное внимание уделяет не содержанию сообщения, а чувствам и эмоциям, которые выражает говорящий; резюмирования -- подведение итога услышанного (резюме), что дает понять говорящему, что его основные мысли поняты и восприняты.
4.Как стать идеальным бизнес-слушателем
Не прерывайте и не перебивайте своего собеседника. Дайте возможность человеку закончить свою мысль. Тишина заставляет человека продолжать говорить. Выслушивайте клиентов, и они, чтобы заполнить тишину, будут продолжать отвечать на заданный вопрос.
Не посматривайте на часы. Если хотите узнать, который час, сделайте это незаметно, иначе собеседник воспримет этот жест как отсутствие интереса к нему и желание поскорее от него освободиться.
Не заканчивайте предложение за своего собеседника. Терпеливо дождитесь, чтобы собеседник высказал свою мысль до конца, не перебивайте его нетерпеливым: «Это вы уже говорили», что может отбить у человека всякое желание продолжать общение с вами.
Задав вопрос, дождитесь ответа. Даже если возникшая после вопроса пауза затянулась, все равно не соблазняйтесь ответить вместо собеседника. Пауза -- это знак того, что ваш партнер в данный момент обдумывает вопрос, готовит ответ на него. Пауза, может быть, вас и нервирует, но если вы задали вопрос, имейте терпение дождаться ответа.
Ваша поза не должна быть развязной и «закрытой» от собеседника. Не разваливайтесь на стуле, сядьте прямо, можно слегка наклониться вперед. Это покажет вашу заинтересованность в беседе.
Не ведите переговоры, если вы себя плохо чувствуете. При плохом самочувствии сложно сосредоточиться на другом человеке и показать собеседнику, что вы его слушаете. Лучше перенести встречу.
Поддерживайте постоянный визуальный контакт. Даже если вы внимательно слушаете собеседника, но при этом не смотрите ему прямо в глаза, он сделает вывод, что вам неинтересно, поэтому вы витаете в мыслях далеко от него и его проблемы.
Разворачивайтесь к собеседнику лицом. Неэтично беседовать с человеком, находясь по отношению к нему боком или спиной, а липом к компьютеру или к чему-то еще. Обязательно развернитесь к собеседнику всем корпусом, одного поворота головы недостаточно.
Кивайте. Это очень эффективный способ показать собеседнику, что вы его слушаете и понимаете. Однако, кивая чересчур усердно, вы передаете собеседнику сигнал, что ваше терпение закончилось и ему пора заканчивать беседу.
Установите вербальную обратную связь. Реплики вроде «Да, конечно, это интересно...» и т.п. призваны вербально подтвердить, что вы слушаете собеседника. Это очень важно для поддержания контакта.
Не бойтесь задавать уточняющие вопросы. Если вам что-то не ясно, вы не уверены, что правильно поняли собеседника, задайте уточняющие вопросы. Так вы произведете впечатление человека, старающегося не упустить важные моменты беседы. Существует множество уточняющих вопросов: «Вы имеете в виду, что...», «Правильно ли я вас поняла...», «Поясните, пожалуйста...», «Вы хотите сказать...» и др.
Не поддавайтесь соблазну опровергать новую для вас информацию. Люди предпочитают спорить. Если вы услышали от собеседника то, что не соответствует вашим убеждениям или отличается от ваших представлений, не накидывайтесь на него и не обороняйтесь, отстаивая свою точку зрения. Лучше просто спросить: «Откуда у вас такие сведения?», «Почему вы так считаете?», «Чем объясняется ваша позиция?»
Избегайте синдрома: «А у меня...» Клиент может рассказывать о чем угодно, не надо пытаться произвести на него впечатление своим «еше более крутым» личным опытом, перехватывая у него инициативу. Клиент, после того как его перебили, может вообще замолчать и закрыться.
Делайте пометки. Это имеет следующие преимущества: вы подавляете в себе импульс прервать говорящего; вы на бумаге можете отреагировать на возможную начинающуюся у вас злость и успокоиться для вашего ответа в дальнейшем; уже при слушании вы сможете отделить важное от второстепенного; действительно войти во все существенные проблемы, что особенно важно, когда придет ваша очередь говорить; ваш партнер по переговорам сделать вывод, что к нему серьезно относятся, если делают для себя заметки во время выступления.
5. Принципы успешного общения
Успешность общения во многом зависит не только от умения передать информацию, но и от умения ее воспринять, т.е. слушать.
Один мудрый человек сказал, что у нас два уха и один рот и использовать их нужно именно в этой пропорции, т.е. слушать в два раза больше, чем говорить. На практике получается наоборот.
Представление о том, что слушать можно по-разному, а «слушать» и «слышать» -- это не одно и то же, зафиксировано в русском языке самим фактом наличия разных слов для обозначения эффективного и неэффективного слушания. Все обладатели здоровых и работоспособных органов слуха могут слышать, но для того, чтобы научиться слушать, нужна тренировка.
Неумение слушать -- основная причина неэффективного общения, именно оно приводит к недоразумениям, ошибкам и проблемам. При кажущейся простоте (некоторые думают, что слушать -- значит, просто помалкивать) слушание -- сложный процесс, требующий значительных психологических энергозатрат, определенных навыков и общей коммуникативной культуры.
В литературе выделяется два вида слушания: нерефлексивное и рефлексивное. Нерефлексивное слушание - это умение внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями. Слушание этого вида особенно полезно тогда, когда собеседник проявляет такие глубокие чувства, как гнев или горе, горит желанием высказать свою точку зрения, хочет обсудить наболевшие вопросы. Ответы при нерефлексивном слушании должны быть сведены к минимуму типа «Да!», «Ну-и-ну!», «Продолжайте», «Интересно» и т.д. В деловом, как и в любом другом общении, важно сочетание нерефлексивного и рефлексивного слушания. Рефлексивное слушание представляет собой процесс расшифровки смысла сообщений. Выяснить реальное значение сообщения помогают рефлексивные ответы, среди которых выделяют выяснение, перефразирование, отражение чувств и резюмирование. Выяснение представляет собой обращение к говорящему за уточнениями при помощи ключевых фраз типа: «Я не понял», «Что Вы имеете в виду?», «Пожалуйста, уточним это» и т.п. Перефразирование -- собственная формулировка сообщения говорящего для проверки его точности. Ключевые фразы: «Как я понял Вас...», «Вы думаете, что...», «По Вашему мнению...». При отражении чувств акцент делается на отражении слушающим эмоционального состояния говорящего при помощи фраз: «Вероятно, Вы чувствуете...», «Вы несколько расстроены...» и т.д.
При резюмировании подытоживаются основные идеи и чувства говорящего, для чего используются фразы: «Вашими основными идеями, как я понял, являются...», «Если теперь подытожить сказанное Вами, то...». Резюмирование уместно в ситуациях при обсуждении разногласий в конце беседы, во время длительного обсуждения вопроса, при завершении разговора.
общение деловой информация
6. Типичные ошибки слушателей
Рассеянное внимание. Существует ошибочное мнение, что можно делать два дела одновременно. Например, писать отчет и слушать своего коллегу. Время от времени можно кивать, изображая внимание смотреть в глаза собеседнику. Но внимание сосредоточено на отчете, и человек лишь смутно представляет себе, о чем говорит собеседник. Избежать ловушки рассеянного внимания можно путем расстановки приоритетов: выбрать то занятие, которое важнее. Отсеивание происходит в тех случаях, когда заранее составляется мнение о том, что пытается сказать собеседник. В результате внимание обращается лишь на ту информацию, которая подтверждает первое впечатление, и отбрасывается все остальное, как не имеющее отношение к делу или незначительное. Избежать этой ловушки можно только в том случае, если подходить к любой беседе непредвзято, не делая никаких исходных предложений и выводов. Перебивание собеседника во время его сообщения. Большинство людей перебивают друг друга неосознанно. Руководители чаще перебивают подчиненных, а мужчины -- женщин. При перебивании нужно постараться тут же восстановить ход мыслей собеседника. Поспешные возражения часто возникают при несогласии с высказываниями говорящего. Зачастую человек не слушает, а мысленно формулирует возражение и ждет очереди высказаться. Затем увлекается обоснованием своей точки зрения и не замечает, что же собеседник пытался сказать на самом деле.
В процессе активного слушания нужно:
§ оставаться непредвзятым. Любые комментарии, особенно критического характера, усиливают нежелание собеседника говорить о глубоко затрагивающих его проблемах. Это затруднит и идентификацию его действительных чувств, мотивов и потребностей;
§ изучать выражение лица собеседника, его жесты и позу, выявляя степень его правдивости;
§ обращать внимание на тон сообщения. Любое несоответствие между содержанием и формой может указывать на глубоко спрятанные чувства;
§ слушать не только слова. Важные части сообщения часто передаются паузами, выделением слов и колебаниями. Длинные паузы и повторения выдают тревогу;
§ облегчить задачу сдержанным, застенчивым или немного косноязычным собеседникам, вставляя в их монологи подбадривающие комментарии, такие, как «понимаю», «конечно». Одновременно улыбаться, смотреть на собеседника и принимать заинтересованный вид;
§ попытаться поставить себя в положение собеседника, взглянуть на ситуацию его глазами и услышать все его словами;
§ проверить свое понимание услышанного при помощи вопросов: «кто?», «что?», «когда?», «где?», «почему?», «как?»;
§ использовать прием, носящий название ПИН, для получения дополнительных идей, информации и комментариев. Это значит, что нужно начинать с Позитивных моментов предложения собеседника, затем находить Интересное и только потом обращаться к Негативным аспектам его идей.
Формирование коммуникативных навыков требует и времени, и терпения.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Классификация видов делового общения. Принципы этики делового общения и анализ методов влияния или воздействия на людей. Влияние личностных качеств и темперамента на общение. Классификация собраний и совещаний по их назначению в теории менеджмента.
реферат , добавлен 21.06.2011
Понятие делового общения как составной части организации управления кадрами. Правила делового этикета. Основы построения служебных отношений. Функции и принципы организации делового общения, невербальная коммуникация как важная часть служебных отношений.
презентация , добавлен 02.03.2013
Понятие делового общения как процесса взаимосвязи и взаимодействия с целью обмена деятельностью, информацией и опытом. Особенности прямого и косвенного видов делового общения. Формы делового общения. Структуры деловых бесед, характеристика их этапов.
презентация , добавлен 22.08.2015
Понятие и основные функции общения. Управление деловым общением. Обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата. Основные этапы, цели, принципы и формы делового общения. Основные стили делового общения.
курсовая работа , добавлен 01.01.2012
История появления делового стиля общения, его виды и формы по Бороздиной Г.В. Деловая беседа как форма делового общения. Характеристика правил убеждения. Переговоры как специфический вид деловой коммуникации. Типы деловых совещаний, порядок их подготовки.
курсовая работа , добавлен 17.04.2017
Роль делового общения в системе управления. Правила и принципы проведения собеседования и анализ его результатов при найме на работу. Значение средств невербального общения в процессе управления персоналом. Влияние на отбор и найм внутренних факторов.
курсовая работа , добавлен 18.01.2012
курсовая работа , добавлен 14.04.2014
Изучение теоретических основ делового общения в организации: роль, виды, формы и направленность общения. Особенности невербальных коммуникаций, межличностных связей и барьеров эффективного общения. Регламент работы и условия общения в группах ООО "САРЕХ".
курсовая работа , добавлен 11.12.2011
Коммуникативная составляющая общения. Формирование деловой культуры в западных странах и в России. Особенности вербальных и невербальных межличностного общения. Эффективность коммуникационных процессов в управлении, заповеди успешной коммуникации.
реферат , добавлен 21.01.2011
Умение устанавливать деловые связи, сотрудничать с партнерами, управлять людьми. Деловое поведение работников, творческая самореализация личности в деловом поведении. Взаимодействие личности и коллектива предприятия. Ключевые понятия делового общения.
Большинство результатов нашего труда напрямую зависят от способности человека устанавливать контакты. Коммуникабельность поистине решает большинство проблем, предоставляет выбор, открывает новые возможности. Над чем нужно работать, чтобы общение было успешным? Может ли каждый развить в себе хорошую коммуникабельность?
Факторы успешного общения
Люди понимают без слов многие внутренние состояния собеседника на подсознательном уровне. Их передает язык тела, как говорят психологи, это невербальная информация, которая порой красноречивее любых слов. Что может рассказать о нас внешний вид:
- Манера держать себя. Спокойное, уверенное отношение к себе читается по прямому взгляду, хорошей осанке, отсутствию нервных движений. Уверенность в себе - основа равноправного общения. Без нее вы всегда будете занимать позицию просящего, наперед проигрывая любые переговоры.
- Ухоженный внешний вид. Какой бы стиль не предпочитал человек, одежда, прическа, обувь должна быть опрятной. Однако все же, идя например на собеседование к потенциальному работодателю, лучше одеться соответственно. Создавая собственный уникальный стиль одежды, вы проявляете свою индивидуальность. Однако помните об эстетике, лучше не нарушать основные ее законы.
- Выражение лица, мимика, эмоции. Каменное, хмурое лицо выглядит отталкивающе. Чрезмерная веселость заставляет подозревать в легкомысленности. Хотя конечно же все зависит от ситуации. На вечеринке серьезность излишня, равно как за столом переговоров неуместно отпускать шуточки. Наше лицо говорит людям очень многое. Стоит научиться контролировать свои эмоции и мимику, чтобы наши намерения подчеркивались невербальными способами передачи информации.
Однако внешний вид лишь вершина айсберга. Умение заводить выгодные знакомства, заключать сделки, просто приобретать хороших друзей и знакомых напрямую зависит от нескольких факторов. Не думайте, что голливудская улыбка до ушей притянет к вам людей. Скорее, наоборот. Показное добродушие, неестественные, искусственные гримасы лишь сделают окружающих подозрительными к вам. Почему? Оттого, что мимика такая очень неестественна. Даже вы сами начнете нервничать, испытывать неприятное ощущение, что что-то не так. И невербально передадите его собеседнику.
Чтобы общение было успешным, соблюдайте следующие правила:
Думаю, основная мысль понятна: чтобы общение было успешным, нужно работать над своими привычками: контролировать потоки информации, которые передаем другим (вербальные - словесные и невербальные - язык тела). Умение оценивать ситуацию, вести себя в соответствии с ней, высказываться свободно, проявлять интерес и уважение к собеседнику, оставаться собой, уважать свободу других являются базовыми факторами успешного общения.