Здравствуй, мой читатель!
С появлением Интернета в каждом доме мы постепенно стали забывать о письмах, открытках и приглашениях, которые раньше рассылали по почте и получали с рук курьеров или почтальонов.
По сути, электронная почта – это аналог обыкновенной почтовой службы. Но нам не стоит ждать по несколько дней, а то и недель, пока письмо дойдет. Все происходит мгновенно.
Если вы не знаете, как пользоваться электронной почтой и вообще, как создать собственный почтовик, тогда я вам расскажу.
Что такое почтовик?
Почтовый ящик, или, как принято говорить в народе, почтовик, mail или «мыло» – это хранилище всех исходящих и входящих сообщений. Чтобы им пользоваться, для начала нужно зарегистрировать свою учетную запись.
Делается это очень просто. Введите в поисковик «электронная почта» и перед вами появится список всех самых популярных почтовых сервисов.
Структура же регистрации подобна друг другу:
- вводим желаемый логин
- придумываем пароль.
- заполняем все указанные поля регистрационными данными (ФИО, дата рождения, номер телефона, адрес и т.д.)
- ввод кода с картинки (так система проверяет, не робот ли вы).
Что касается паролей, то это отдельная тема. Необходимо уметь создавать сложные пароли и хранить их в надежном месте. Чтобы с этим разобраться, рекомендую прочитать две статьи:
Самый популярный почтовик в рунете – это почта от Яндекс. Данный почтовый сервис отличается своей простотой и легкой навигацией. Для новичков – это то, что нужно!
Всемирная корпорация Google, так же не обошла стороной почтовые сервисы. Их имеет огромную популярность по всему миру. Это позволяет пользователям отправлять сообщения в любую точку планеты, будь то Америка, Африка или Азия. Но, не смотря на свою универсальность, многие пользователи жалуются на замысловатость управления почтовиком от Google.
Помимо этих двух огромных сервисов имеются тысячи других серверов электронной почты, которые также находят своих почитателей в сети Интернет.
Если вы хотите спросить: «какой лучше?», — то на этот вопрос вам вряд ли кто-то сможет дать ответ. Яндекс.Почта, Gmail, Rambler, Freemail, E-mail и т.д., все они имеют как свои плюсы, так и минусы, достаточно лишь привыкнуть к интерфейсу.
Корпорация MicroSoft так же имеет свой почтовый сервер – OutLook. Он популярен тем, что в операционной системе Windows установлен клиент, который облегчит вам работу с электронными письмами. Регистрируйтесь на сайте, а после вводите данные в программу и все готово, теперь на компьютере можно просматривать сообщения, не используя . Да и навигация у клиента намного удобней, чем в браузерной версии почтовиков.
Что еще нужно знать об электронной почте?
Во-первых , это не просто сервис для отправки писем. Вы можете отправлять фотографии, видеоматериалы и самые разные с документами, программами и т.д.
Во-вторых , почти на каждом сервере электронной почты имеются , которые позволяют хранить большие объемы информации и иметь к ним доступ в любой нужный момент через Интернет. В «облаке» ваши файлы не пострадают, если ваш компьютер выйдет из строя или сломается жесткий диск. Это очень полезная опция для большинства офисных работников, которые работают с ценными бумагами, и для бухгалтеров.
В-третьих , нужно знать, что существуют, как прозвали их в народе, «конфликтные» почтовики. Этот термин означает невозможность отправки сообщения с ящика одного сервиса на другой. Чаще всего – это сервера конкурирующих сервисов.
Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.Если в результате переписки тема изменилась - измените её в этом поле.
2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.
3. Краткость - сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.
4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, "Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой". Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.
5. Ответить или Ответить всем
 |
6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.
7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать "С уважением, ...". В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.
7. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.
8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.
9. Уделите внимание безопасности электронной почты
- Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
- При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
- Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
- Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
- Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
- Нежелательные письма отправляйте в спам.
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:
| Обозначение | Что означает? | Графическое представление |
| :-) | улыбка, радость, счастье | |
| :-( | печаль, грусть, недовольство |  |
Люди в современном мире все больше времени проводят в Интернете - ищут и находят работу, читают новости, общаются в социальных сетях, узнают погоду, покупают, продают, зарабатывают деньги, экономят, знакомятся, смотрят фильмы, слушают музыку, а часто просто бездельничают. Сегодня сложно найти человека, который не знает, что такое поисковая система, режим онлайн, аська, блоги, как пользоваться электронной почтой. Но таковые все же имеются, и для них предназначен этот текст.
В привычном понимании почта - это обмен письмами и посылками. Пока сила человеческой мысли не дошла до того уровня, чтобы через электронную почту отправлять посылки, но, возможно, и это осуществится в недалеком будущем. Несмотря на это, у электронной почты имеется множество достоинств.
1. В электронном письме можно отправить не только сообщения в виде текста, но и прикрепить к письму файлы: таблицы, фотографии, рисунки, видео, презентации и так далее. Письма можно удалять, пересылать другим людям, хранить, фильтровать.
2. Электронная почта позволяет доставить корреспонденцию (информацию) мгновенно, экономя массу времени и сил.
3. Не нужно ходить в почтовое отделение, так как пользоваться электронной почтой можно, не выходя из дома, при наличии Интернета и компьютера.
4. Экономичность - нет необходимости платить за каждое письмо, независимо от объема информации в нем. Достаточно, чтобы услуга предоставления Интернета была своевременно оплачена провайдеру.
5. Оперативность - проверить почту и ответить на письмо можно даже с мобильного телефона с доступом к Интернету.
Итак, ответим на вопрос: "Как пользоваться электронной почтой"?
Для начала нужно зайти на сайт определенной поисковой или почтовой системы, например, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мэйл.ру" и проч.
Попробуем на примере завести почту на "Гугле". В верхней части сайта следует найти и нажать "Почта", появится новое окно для входа в почту и в свой аккаунт. Поскольку пока у вас почты в "Гугле" нет, нажимаете красную кнопку в правом верхнем углу - "Создать аккаунт". Далее заполняются личные данные - имя, фамилия, имя пользователя, пароль, пол, дата рождения, мобильный телефон, адрес запасной почты. создаете сами, оно должно быть уникальным (если уже есть пользователь с таким логином, система вас предупредит и попросит ввести другое имя), состоять из латинских букв, длина имени от 6 до 30 знаков. Имейте в виду, что если вы собираетесь вести деловую переписку через электронную почту, то следует придумывать и выбирать более сдержанные логины.
Далее необходимо ввести пароль для почты. Он должен быть достаточно надежным, желательно, чтобы содержал прописные и символы и цифры, длина - не менее 8 знаков. Вводим пароль еще раз, чтобы подтвердить его.
Дату рождения на данном сайте необходимо указать, чтобы иметь доступ к материалам в соответствии с вашим возрастом. Дело в том, что аккаунт Google позволяет иметь доступ к таким службам как Gmail (почта), YouTube (видео-портал) и Google+ (социальная сеть). Можно настроить аккаунт так, чтобы ваш возраст никто не видел.
Пол, а также номер мобильного телефона заполняется по усмотрению пользователя.
Чтобы зарегистрировать почту, осталось только доказать, что вы реально существующий человек (а не робот), и ввести на клавиатуре указанные латинские буквы. Если знаки сложно читаются, можете нажать на знак "Аудио", система будет вам их диктовать. Если же нет желания этим заниматься, укажите номер мобильного телефона. На ваш телефон в виде СМС придет код подтверждения, его нужно будет ввести в поле "Подтвердите аккаунт".
Итак, у вас есть свой электронный почтовый ящик, вы можете отправлять и получать письма. Как писать письмо? Находим кнопку "Написать письмо", в появившемся окне в поле "Кому" пишем адрес получателя. Если хотите, чтобы копию письма получил еще кто-то, в поле "Копия" указываете еще один электронный адрес. Поле "Тема" можно оставить пустым, но если вы укажете предмет и суть письма, получателю будет удобнее. В письме можете писать текст, форматировать его, кнопкой "Прикрепить" или значком "Скрепка" прикрепить файлы, вставлять ссылки, фото, рисунки, сохранить черновик письма. Перед тем как нажать кнопку "отправить", можно проверить орфографию. Если вы хотите точно знать, получил и прочитал ли его адресат, поставьте галочку в пункте "Уведомить о прочтении".
Читать полученные письма проще - просто нужно кликнуть на новое письмо (оно обычно выделено жирным шрифтом). Если вы не желаете больше получать письма от какого-либо автора, можете пометить одно из них как спам. Далее все письма с этого адреса будут автоматически направляться в папку "Спам". Итак, теперь вы имеете представление о том, как пользоваться электронной почтой, можете переписываться с деловыми партнерами и друзьями, регистрироваться в социальных сетях, совершать покупки через Интернет и многое-многое другое.
Руководство по работе с электронной почтой РУП «БЕЛТОРГИНФОСЕРВИС»
Разработал: Шваяков А. А. e-mail: [email protected]
Работа с электронной почтой..................................................................................................................................... | |
Введение................................................................................................................................................................. | |
Электронная почта................................................................................................................................................. | |
Возможности электронной почты........................................................................................................................ | |
Как работает почта................................................................................................................................................ | |
Адрес электронной почты.................................................................................................................................... | |
Почтовые программы............................................................................................................................................ | |
Web-почта............................................................................................................................................................... | |
Работа с программой электронной почты................................................................................................................ | |
Чтение сообщений электронной почты............................................................................................................... | |
Составление письма.............................................................................................................................................. | |
Вложения........................................................................................................................................................... | |
Отправка вложения из почтовой программы:............................................................................................. | |
Архивирование вложений............................................................................................................................. | |
Отправка вложений из других программ:.................................................................................................... | |
Ответ на сообщение электронной почты.......................................................................................................... | |
Этика деловой e-mail-переписки........................................................................................................................ | |
Спам............................................................................................................................................................................ | |
Что такое spam (спам)?........................................................................................................................................ | |
Как избежать спамерских рассылок?........................................................................................................... | |
Опасности электронной почты................................................................................................................................ | |
Уменьшение риска при работе с документами Microsoft Office ........................................................... | |
Безопасность IRC и ICQ ............................................................................................................................ | |
Прочая информация для пользователя................................................................................................................... | |
Частые вопросы и ответы......................................................................................................................................... | |
Настройка почтового клиента Mozilla Thunderbird............................................................................................... | |
Требования к компьютеру................................................................................................................................... | |
Создание учетной записи.................................................................................................................................... | |
Персональные данные......................................................................................................................................... | |
Параметры получения почты. ........................................................................................................................... | |
Дополнительные настройки..................................................................................................................................... | |
Настройка сервера IMAP.................................................................................................................................... | |
Настройка сервера POP3..................................................................................................................................... | |
Параметры сервера отправки почты.................................................................................................................. | |
Настройка общей адресной книги..................................................................................................................... |
Работа с электронной почтой
Введение.
Электронная почта, E-mail. Что это такое, каким образом ее можно использовать, как разобраться в адресах E-mail?
Что такое почта - мы знаем. Это традиционные средства связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам.
Для того, чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и - обмен информацией состоялся.
Два вида связи - почтовая и телефонная - стали для нас традиционными, и мы уже хорошо знаем их достоинства и недостатки. А что же такое электронная почта? Электронная почта - обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet. Существует возможность отправки как текстовых, так и двоичных файлов – программ и любых других данных.
Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо - текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) - доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время. При этом между разными почтовыми программами существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали.
● электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной". Не говоря уже о том, что Вам не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо;
● электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;
● стоит это дешевле;
● для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;
● поскольку текст уже находится в машине;
● удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;
● и, наконец, экономится бумага.
Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети, или в разных сетях. В сегодняшних условиях, пожалуй, лучше полагаться на электронную почту, чем на простую. Если письмо все-таки потерялось, Вы об этом сможете узнать достаточно скоро и послать новое. Хотя электронная почта может рассматриваться как частный случай передачи файлов, она имеет ряд особенностей, не привычных для стандартных процедур пересылки файлов. Во-первых, отправитель и получатель почти всегда люди, а не машины. Это означает, что система электронной почты состоит из двух различных, но тесно взаимосвязанных частей: одна обеспечивает взаимодействие с человеком (например, составление, редактирование, прочтение сообщений), другая – передачу сообщений (например, рассылка по спискам, обеспечение передачи).
Другое различие между электронной почтой и средствами передачи файлов общего назначения состоит в том, что почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.
Электронная почта
Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами.
Для каждого абонента на одной из сетевых почтовых служб выделяется электронный почтовый ящик. Доступ к почтовому ящику осуществляется по адресу и паролю, который сообщается абоненту. Пароль известен только абоненту и почтовой службе. Став абонентом почтовой службы и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес.
Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в соответствующий почтовый ящик почтовой службы. Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название - «почтовый сервер» или почтовая служба. Почтовая служба может состоять из множества серверов.
Возможности электронной почты
● прием и отправка электронных текстовых сообщений;
● обмен сообщениями с прикрепленными файлами;
● возможность использования элементов эстетического оформления сообщений;
● возможность приема и отправки сообщений с несколькими адресами и списками получателей;
● противодействие нежелательным почтовым рассылкам;
● организация хранения и автоматического упорядочивания получаемой корреспонденции;
● средства групповой работы и координации действий, календарное планирование;
● адресная книга и возможность поиска в Интернет нужных адресов электронной почты.
Как работает почта
Каждое письмо, чтобы оно могло попасть к адресату, должно быть снабжено адресом электронной почты. Рассмотрим конкретный пример. Пусть некоторый владелец электронного ящика с адресом [email protected] на почтовом сервере abc.ru пишет письмо владельцу почтового ящика с адресом [email protected] на сервере def.com.
Для того чтобы подготовить письмо, он запускает почтовую программу, создает текст сообщения и в графе "Кому" указывает адрес получателя [email protected]. Если отправитель не имеет постоянного подключения к Интернету, то после нажатия кнопки "Отправить" он устанавливает сеанс связи с интернетом и начинает получать накопившуюся почту и отправлять подготовленные письма. Порядок отправления почты зависит от текущих настроек почтовой программы. Обычно письма складываются в определенную папку и отправляются другой командой после установки связи с интернетом.
Адрес электронной почты.
Почтовый электронный адрес может иметь разные форматы. Наиболее широко распространена система формирования адреса DNS (Domain Name System), применяемая в сети Internet.
С точки зрения логики, для того чтобы адрес был информативным, необходимо, чтобы в нем присутствовали:
● идентификатор абонента (по аналогии - строка КОМУ: на почтовом конверте);
● почтовые координаты, определяющие его местонахождение (по аналогии - дом, улица, город,
страна на почтовом конверте).
Почтовый электронный адрес имеет все эти составляющие. Для того, чтобы отделить идентификатор абонента от его почтовых координат, используется значок @ .
Почтовый электронный адрес в формате Internet может иметь вид: [email protected]
В рассматриваемом примере melnic - идентификатор абонента, составляемый, как правило, из фамилии и (или) начальных букв его фамилии, имени, отчества.
То, что стоит справа от знака @ , называется именем домена и однозначно описывает местонахождение абонента.
Термин “Домен ” определяет некую группу компьютеров имеющих общее наименование – имя доменаmintorg.gov.by .
Составные части имени домена разделяются точками. Последовательность чтения имени домена справа налево. Самая правая часть домена, как правило, обозначает код страны адресата - это домен верхнего уровня. Код страны утвержден международным стандартом ISO. В нашем случае, by - код Республики Беларусь. Часть имениgov – определяет принадлежность к государственным учреждениям (government). Часть имениmintorg – определяет имя организации.
Этот рисунок иллюстрирует понятие адреса электронной почты. Некий пользователь может иметь адрес на сервере в США, например [email protected] , и на сервере в Москве - [email protected]
Электронный адрес связан не с географическим положением локального компьютера, получателя почты, а с сервером, на котором зарегистрирован его почтовый ящик.
И из каждого ящика такой пользователь может получать письма на свой домашний компьютер, копируя данные и с сервера в Нью-Йорке, и с сервера в Москве, установив переадресацию с одного e-mail на другой. При этом он может слать почту самому себе.
Почтовые программы
Для работы с почтой необходима программа - почтовый клиент. Основные функции почтовых клиентов - это прием сообщений, обеспечение их просмотра, сортировка сообщений, автоматизация создания ответных сообщений и поддержка адресной книги.
Для работы с почтой есть большое количество разнообразных программ. Если Вы используете Windows, то обычно в Вашей системе уже имеется программа электронной почты Outlook Express.
Но к сожалению Outlook Express содержит слишком много уязвимостей, подвергает вашу систему опасности заражения вредоносными программами и имеет ограниченные возможности.
В качестве почтовой программы рекомендуется использовать Mozilla Thunderbird. Это одна из лучших программ электронной почты. Она быстро развивается, имеет много дополнительных модулей для расширения функций, распространяется свободно и бесплатно.
Программы электронной почты очень похожи и освоив одну из них Вы не будете испытывать проблем в дальнейшем.
Mozilla Thunderbird |
Вы видите на рисунке две разных программы, но, согласитесь, отличия не особенно заметны.
Web-почта
Web-почта - это почта с Web-интерфейсом. Для доступа к такой почте достаточно иметь доступ в Интернет. Можно даже не иметь на своем компьютере почтовых программ. Достаточно и обыкновенного браузера. Я использую программу браузер Mozilla Firefox, Вы можете использовать ее, или, если захотите, любую другую программу, например, Opera или Internet Explorer.
Web-почта предоставляет все типичные функции электронной почты. На Web-страничке пользователю предлагается ввести имя и пароль, после чего он видит свои письма и работает с ними, почти как у себя на компьютере.
Основными плюсами Web-почты являются доступность с любого компьютера, имеющего выход в Интернет, универсальность адреса, не зависящего от места работы.
Могут быть некоторые функциональные ограничения и неудобства, однако может быть и наоборот.
Например, программа Web-почты «Horde», которую мы используем, имеет в своем составе не только средства почтового обмена, но и контроль настроек антиспама, средства ведения черных и белых списков, органайзер, групповой календарь, контроль исполнения заданий и прочие средства организации групповой работы.
Часто почтовые службы строят с возможностью доступа через Web-почту.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru – это примеры популярных служб Webпочты.
Электронная почта (E-mail - сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми. Электронную почту можно использовать для различных целей.
- - Отправка и получение сообщений . Сообщение электронной почты можно отправить любому человеку, если у него есть адрес электронной почты. Сообщение доставляется в электронный почтовый ящик получателя за несколько секунд или минут независимо от того, живет ли он поблизости или на другом конце света. Можно получать сообщения от всех, кому известен ваш адрес электронной почты, а после прочтения писем писать ответы.
- - Отправка и получение файлов . Помимо обычных текстовых сообщений с электронной почтой можно отправлять почти все типы файлов, включая документы, изображения и музыку. Файл, отправляемый с сообщением электронной почты, называется вложением.
- - Отправка сообщений группам людей . Сообщение электронной почты можно послать сразу многим людям. Получатели могут ответить всей группе, что позволяет проводить групповые обсуждения.
- - Пересылка сообщений . Полученное сообщение электронной почты можно переслать другим получателям, не вводя текст заново.
Электронная почта оказывается удобнее телефонной связи и обычной переписки. Можно послать сообщение в любое время дня и ночи. Если в момент отправки сообщения получатели не сидят у компьютеров и не находятся в сети (не подключены к Интернету), они найдут сообщения позднее, когда будут проверять свою почту. Если они подключены к Интернету, ответ от них можно получить через несколько минут.
Отправка электронной почты к тому же бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Приходится платить только за подключение к сети Интернет и, иногда, за используемую программу электронной почты.
Для работы с электронной почтой нужно три вещи.
- 1 Подключение к Интернету. Для подключения компьютера к Интернету необходимо сначала подписаться на услуги поставщика услуг Интернета. Поставщик услуг Интернета обеспечивает доступ в сеть обычно за месячную плату. Также потребуется устройство, называемое модем.
- 2 Программа электронной почты или веб-службы электронной почты. Можно загрузить или приобрести программу электронной почты корпорации Майкрософт или другого поставщика. Программы электронной почты часто обладают более широкими возможностями и обеспечивают более высокую скорость поиска, чем веб-службы электронной почты. Перед настройкой программы электронной почты понадобится получить определенные данные от поставщика услуг Интернета. Обычно это адрес электронной почты, пароль, имена серверов входящей и исходящей почты, а также некоторые другие сведения.
Если не хочется ни загружать, ни покупать программу электронной почты, можно подписаться на услуги почтовой службы с веб-интерфейсом, такой как Gmail, Windows Live Hotmail или Yahoo! Mail. Эти службы позволяют проверять электронную почту с помощью веб-браузера с любого компьютера, подключенного к Интернету, - даже если компьютер принадлежит другому пользователю или установлен в публичном месте, например в библиотеке.
3 Адрес электронной почты. Адрес электронной почты можно получить от поставщика услуг Интернета или при регистрации в почтовой службе с веб-интерфейсом. Адрес электронной почты состоит из имени пользователя (настоящее имя необязательно, можно использовать псевдоним), знака «@» и имени поставщика услуги, например Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script
В качестве примера рассмотрим процесс создания и отправки сообщений электронной почты
На рисунке показано, как заполнять окно сообщения в большинстве программ электронной почты. Эти шаги могут изменяться в зависимости от используемой программы электронной почты или почтовой службы с веб-интерфейсом.
Рис. 3.2.1
1. В поле Кому необходимо ввести адрес электронной почты хотя бы одного получателя. Если получателей несколько, разделяйте адреса точкой с запятой (;).
В поле Копия можно ввести адреса дополнительных получателей, которым следует знать о сообщении, но не нужно реагировать на него. Они получат то же самое сообщение, что и получатели, указанные в поле Кому . Поле адресов дополнительных получателей можно оставить пустым. Некоторые программы электронной почты также предлагают заполнить поле Скрытая копия , которое позволяет отправить сообщение получателям, одновременно скрывая определенные имена и адреса электронной почты от других получателей.
- 2. В поле Тема нужно ввести тему сообщения.
- 3. В большой пустой области введите текст сообщения.
Чтобы вложить файл в сообщение, нужно нажать кнопку Вложить файл кнопки «Добавить файл» на панели инструментов, расположенной под строкой меню. Найдите требуемый файл, выделите его и нажмите Открыть . Имя файла появится в поле Присоединить в заголовке сообщения.
Рис. 3.2.2
Создание сообщения закончено! Чтобы отправить сообщение, необходимо нажать кнопку Отправить . Письмо отправится через Интернет получателям.
Примечание
Чтобы изменить начертание, шрифт, размер или цвет текста, выделите текст, а затем нажмите одну из кнопок на панели форматирования, расположенной над областью ввода сообщений.
Рассмотрим порядок чтения сообщений электронной почты
Большинство программ электронной почты и почтовых служб с веб-интерфейсом используют папку «Входящие», в которой можно прочитать полученные сообщения. Чтобы получить новые сообщения, может понадобиться нажать кнопку Отправить/получить или аналогичную. Чтобы увидеть список полученных писем, щелкните пункт Входящие в списке Папки своей почтовой программы. Сообщения электронной почты должны появиться в виде списка сообщений. Список обычно содержит следующие данные: отправитель сообщения, тема сообщения и время его получения.
Нужно щелкнуть в списке сообщение, которое нужно прочитать. Содержание сообщения может появляться под списком сообщений в области просмотра. В этом случае дважды щелкните сообщение в списке, чтобы прочитать его в отдельном окне.
Рис. 3.2.3
Чтобы ответить на сообщение, необходимо нажать кнопку Ответить . электронный почта документационный управление
Правила этикета при работе с электронной почтой
Подобно телефонным разговорам и личным встречам, переписка по электронной почте подразумевает определенные правила поведения. Эти правила называются сетевым этикетом или сэтикетом (комбинация слов «сеть» и «этикет»). Для эффективного взаимодействия придерживайтесь следующих рекомендаций.
- - Будьте осторожны с шутками и эмоциональными проявлениями. Сообщения электронной почты неточно передают эмоции, так что получатель может не понять тона послания. Саркастический юмор довольно рискован, потому что получатель может интерпретировать слова буквально и обидеться. Для передачи эмоций можно использовать смайлики.
- - Подумайте перед отправкой. Писать и отправлять сообщения электронной почты можно быстро и легко, иногда даже слишком легко. Позаботьтесь о том, чтобы предварительно обдумать сообщение, старайтесь не писать, когда рассержены.
- - Тему сообщения делайте краткой и ясной. Выразите в теме содержание письма в нескольких словах. Люди, получающие много электронных писем, могут использовать тему при выборе письма для прочтения.
- - Пишите кратко. Хотя сообщение электронной почты может быть сколь угодно длинным, электронная почта разработана для обмена короткими сообщениями. Многие люди не имеют времени или терпения прочитать более нескольких абзацев.
- - Не пишите все письмо ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Многие люди считают фразы, написанные заглавными буквами, кричащими, назойливыми и оскорбительными.
- - Будьте осторожны с важной и конфиденциальной информацией. Любой получатель может переслать полученное письмо другим людям, намеренно или случайно.
Кроме того, в официальной или деловой переписке избегайте орфографических и грамматических ошибок. Письмо с ошибками создает впечатление непрофессионализма. Проверяйте сообщения перед отправкой и используйте средства проверки правописания, если почтовая программа поддерживает их применение.
Иногда появляются нежелательные сообщения. Особенности работы с ними следующие:
Поскольку по электронной почте может приходить непрошенная реклама, афиши и каталоги, вероятно, придется столкнуться с получением нежелательных сообщений (иначе - спама). Нежелательные сообщения могут содержать рекламу, предложения мошеннических сделок, порнографию или не противоречащие закону предложения. Рассылка нежелательных сообщений обходится рекламным службам очень дешево, поэтому люди часто сталкиваются с получением большого количества спама.
Многие программы электронной почты и почтовые службы с веб-интерфейсом содержат фильтры нежелательной почты, также называемые фильтрами спама. Они анализируют содержание присланных сообщений и перемещают подозрительные сообщения в папку нежелательной почты, позволяя просмотреть их или удалить в любой момент времени. Если нежелательное сообщение все же проходит в папку «Входящие», минуя фильтр, можно указать, чтобы в будущем все сообщения от данного отправителя автоматически помещались в папку для нежелательных сообщений.
Чтобы избежать получения нежелательных сообщений, выполните следующие действия.
- - Будьте осмотрительны, давая свой адрес электронной почты. Избегайте публикации своего электронного адреса в группах новостей, на веб-сайтах и других общедоступных ресурсах Интернета.
- - Прежде чем ввести адрес электронной почты на веб-сайте, проверьте заявление о конфиденциальности для этого сайта, чтобы быть уверенным в наличии запрета на раскрытие адреса электронной почты другим компаниям.
- - Никогда не отвечайте на нежелательные сообщения. Отправитель убедится в правильности адреса электронной почты и может продать его другим компаниям. И тогда поток нежелательных сообщений, вероятно, увеличится.