Как гласит местное законодательство компаний, которые расположены в районах Крайнего Севера и в местах с аналогичными климатическими условиями, один раз в два года сотруднику оплачивают полную стоимость передвижения до места отдыха и обратно. Если он решил, что отдых будет проводиться за границей, то стоимость оплачивается только по территории Российской Федерации до ближайшего таможенного пункта или аэропорта. Чиновники также разъяснили, что если ближайший аэропорт до основного места отдыха находится далеко, то стоимость билета как работника, так и членов его семьи может быть оплачена целиком.

Оплачиваемый проезд в отпуск для Крайнего Севера

В соответствии со статьей 325 ТК РФ сотрудники компаний, которые находятся в районах Крайнего Севера и финансируются из государственного бюджета, имеют право на выплату один раз в два года равную стоимости проезда на территории Российской Федерации вне зависимости от выбора транспорта. Сюда относится как собственный автомобиль, так и оплата провоза своих вещей, если общая масса чемодана не превышает 30 килограмм.

Кроме того, такие сотрудники могут рассчитывать на компенсацию провоза и проезда багажа с неработающим членом семьи, включая несовершеннолетних детей. Это право возникает у сотрудника совместно с получением оплачиваемого отпуска за первый год активной деятельности, если он трудится у конкретного работодателя.

Закон об оплате проезда в отпуск 2018

При оплате цены проезда собственного работника и членов семьи, он исходит из минимальных значений с учетом короткого пути. Оплата провоза багажа и цена относится непосредственно к выдаваемым денежным средствам из государственного и федерального бюджета. Итоговый расчет предоставляется после возвращения из отпуска на базе предоставленных билетов и других справок.

Какими документами подтверждается оплата проезда в отпуск в районах Крайнего Севера 2018?

Для каждой компании существуют свои нормативные документы, которые диктуют правила оплаты проезда. К примеру, в государственных учреждениях сумма берется из территориальных фондов, а в бюджетных организациях устанавливается нормативно-правовыми актами. Так, допустим, муниципальные учреждения и государственные власти используют собственные внутренние документы по оплате.

Если речь идет о других работодателях, то подобное условие и порядок определяются следующими документами:

• Локальными нормативными актами;
• Коллективными договорами.

Заявление на отпуск с оплатой проезда — образец

Заявление на отпуск, включая оплату труда, оформляется в произвольном варианте. Однако предоставленная информация ниже должна быть указана в обязательном порядке:

• Фамилия, имя и отчество директора или того человека, кому будет адресовано заявление;
• Ссылки на законодательства, в результате которых должна быть осуществлена данная выплата;
• Число формирования заявления;
• Подпись заявителя;
• Место, где планируется провести отпуск;
• Вид транспорта, на котором вы собираетесь отправиться в отпуск;
• Цена проезда.

К примеру, если вы собираетесь отправиться на собственном автомобиле, необходимо приложить следующие документы:

• Копию водительского удостоверения и технического паспорта;
• Справку о том, что вы были в месте проведения отпуска;
• Чеки, которые были получены на АЗС за оплату бензина.

Когда возникает право на оплату проезда в отпуск?

Каждый сотрудник имеет право на отпуск раз год. Он может им воспользоваться в том случае, если, по крайней мере, полгода отработал у конкретного работодателя. Если лица работают в компаниях, которые расположены в районах Крайнего Севера, они претендуют на ряд дополнительных гарантий, льгот и компенсации.

Сюда относится и право на компенсацию расходов и оплату цены провоза и проезда багажа по месту использования отдыха и обратно. Работодатель должен оплатить перевоз багажа и проезд не только одного сотрудника, но и членов семьи, которые составляют ему компанию. Сюда можно отнести неработающего супруга или супруги, детей, не достигших 18-летнего возраста, которые проживают непосредственно с сотрудником. Оплата такси не входит в счет. Право на оплату проезда имеет каждый сотрудник один раз в два года.

Вопрос:

Как оформить выдачу (компенсацию) работнику средств, потраченных на проезд (билеты на электричку, метро и т.д. чеки на бензин) без оформления командировки и оплаты рабочего дня по среднему заработку?

Ответ:
Компенсация расходов на общественный транспорт положена только сотрудникам, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах.
В данном случае организация возмещает сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник представляет авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).
Компенсация расходов на проезд в размере фактически понесенных затрат не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Для выплаты компенсации в организации должно быть утверждено приказом руководителя положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы. Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу. Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ - должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.
Если оплата проездных не предусмотрена трудовым или коллективным договором, или другим нормативным документом по организации, то с суммы компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы в общем порядке.

Оплачивать проезд в общественном транспорте организация может:
– либо выдав работнику билет на проезд в общественном транспорте, который она приобрела самостоятельно (через подотчетное лицо);
– либо выплатив компенсацию стоимости билета, который работник приобрел самостоятельно.
При этом обязательно должны быть документы, которые позволяют определить, что работник фактически находился в разъездах (например, проездные документы, маршрутные (путевые) листы, отчеты о выполненной работе, отчеты по рейсам и т.д.).

Если сотрудник сам покупает проездные, то организация может сотруднику выдать деньги под отчет - сотрудник купит проездной и по окончанию срока действия проездного оформит авансовый отчет и приложит к нему подтверждающие расход документы (сам проездной и чек о его оплате, если выдали в кассе при его покупке, отчет о поездках - форма документа не установлена, организация вправе составить нужный документ самостоятельно).
Или же сотрудник покупает проездной за свои деньги, организация затем возмещает ему расходы также на основании оформленного авансового отчета и подтверждающих документов на расход.

В сервисе отразите выплату компенсации в разделе Зарплата –Прочие начисления.

В УСН данные расходы учитывать Вы не можете, так как применяете объект "доходы", на котором расходы в расчет налога не берутся.

Статья 325 ТК РФ. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

(часть первая в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

(часть вторая в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членов его семьи и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.

Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)

Выплаты, предусмотренные настоящей статьей, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей, предоставляются работнику федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членам его семьи только по основному месту работы работника.

(в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 50-ФЗ)

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

(в ред. Федеральных законов от 02.04.2014 N 50-ФЗ , от 03.07.2016 N 347-ФЗ )

Компенсация дороги в отпуск

Статья 325 ТК РФ наделяет правом возмещения трат на дорогу в отпуск не всех работников, а только северян. Возместить траты на поездку к месту отдыха могут сотрудники бюджетной сферы, чьи работодатели находятся на территории Крайнего Севера и причисленных к ней областях. По мнению законодателя, такие граждане нуждаются в смене климатической обстановки, так как работают в неблагоприятном климате. Компенсация стоимости дороги к месту отдыха и назад признаётся стимулирующей выплатой для этих сотрудников. Она производится из средств федерального бюджета. Чтобы применить своё право на такую компенсацию, нужно соблюсти множество правил, собрать большое количество подтверждающих документов. Правила компенсации затрат на поездку в отпуск для работников Севера закреплены статьей 325 ТК РФ и правительственным постановлением от 12.06.2008 N 455. Так, компенсируется дорога и перевозка багажа сотрудникам гос. органов и учреждений, финансируемых из федер. бюджета, и их членам семьи. Под членами семьи подразумеваются иждивенцы - безработные муж (жена) и дети, проживающие совместно. Требует отдельного разъяснения вопрос о том, когда сотрудник имеет право воспользоваться положенной компенсацией. Ст 325 ТК РФ подчёркивает, что выплаты компенсации не суммируются, и сгорают, если сотрудник не успеет вовремя их получить. Так когда же необходимо успеть получить положенную компенсацию? Важно, что компенсировать затраты на дорогу можно за каждый ежегодный отпуск, но если не успеть этого сделать за 2 года, право на выплату теряется. Уходя в свой первый оплачиваемый отпуск, сотрудник приобретает право возмещения трат на отпуск за 1-й и 2-й год работы на предприятии. На 3-м и 4-м году работы он может компенсировать расходы за 3-й и 4-й годы, но уже никак за 1-й и 2-й. Так, право на возмещение прерывается каждые два года. Право на компенсацию трат на проезд родственников возникает одновременно с таким же правом для работника. Его отпуск должен совпадать по времени и месту пребывания с отпуском остальных членов семьи - только в таком случае траты на проезд будут компенсированы всем. Например, не получится офромить компенсацию за проезд одного ребенка в летний лагерь, или, отправившись отдыхать с супругом в разные места, компенсировать дорогу каждого. То, какие именно затраты на проезд могут компенсировать северяне, и как подтвердить свое право на денежное возмещение, целесообразно рассмотреть более подробно.

Затраты, подлежащие компенсации, и их документальное подтверждение

Компенсировать можно:

1. Стоимость дороги к месту отдыха и обратно к месту жительства - в объеме фактических расходов, но в сумме, не большей, чем стоит проезд в:
   • купе скорого фирменного поезда;
   • каюте 5 группы морского судна;
   • каюте 2 категории речного судна;
   • каюте 1 категории паромной переправы;
   • авиасалоне эконом-класса;
   • автомобильном транспорте общего пользования и автобусах (кроме такси).

   Траты подтверждаются билетами.

2. Стоимость проезда общественным транспортом (не такси) к вокзалу, аэропорту, причалу или иному месту отправления. Подтверждается билетами.
3. Стоимость перевозки багажа до 30 кг на каждого из семьи, вне зависимости от того, какое количество багажа по билету разрешено провести бесплатно. Подтверждается багажными билетами.
4. Стоимость бензина, если поездка осуществляется с помощью личного автомобиля. Подтверждается чеками с АЗС, но в сумме не большей, чем рассчитанная по кратчайшему маршруту исходя из среднего расхода топлива стоимость поездки. При этом потребуется подтвердить также свое нахождение в месте отдыха.

Право компенсации трат на проезд для работников внебюджетной сферы

Бегло ознакомившись с нормами ст 325 ТК РФ, можно подумать, что возместить траты на проезд к месту отдыха, могут только те работники северных районов, чьи предприятия финансируются из бюджета. Однако это нет так. Ст 325 ТК РФ не ограничивает возможность воспользоваться этой льготой для граждан, которые трудятся на частных предприятиях. В последней части статьи сообщается, что другие работодатели устанавливают условия и порядок такого денежного возмещения колл. договорами, локальными актами, вводимыми с учётом мнения профсоюзов, и труд. договорами. Под “другими работодателями” здесь понимаются фирмы и предприятия, которые не имеют отношения к бюджетной сфере и занимаются предпринимательством и иной экономической деятельностью на территории Крайнего Севера и причисленных к ней. То есть все работодатели Севера обязаны компенсировать траты на проезд к месту отдыха и обратно для своих сотрудников, способствуя выезду трудящихся за границы неблагоприятной климатической зоны. При установлении размеров и объемов такой компенсации локальными актами фирмы учитываются реальные финансовые возможности организации. Но полностью отказаться от компенсации и неоправданно занижать её работодатель не вправе. КС РФ трактует норму ч 8 ст 325 ТК РФ, обязывающую работодателей - не бюджетников тоже возместить своим сотрудникам проезд, следующим образом. Это возможность соблюсти баланс интересов сторон труд. договора, то есть работника и работодателя. Интересы работника не могут ущемляться, но при этом организация должна иметь экономическую базу и финансовую возможность, чтобы компенсировать сотруднику затраты.

Гражданам РФ пенсионного возраста необходимо обратиться в местный орган социальной защиты, чтобы оформить компенсацию проезда пенсионеру в 2018 году. Финансирование транспортных дотаций будет осуществляться из федерального и регионального бюджетов на основании соответствующих законодательных актов. Право бесплатного пользования муниципальным общественным транспортом сохранится для ряда льготных категорий, остальные лица пожилого возраста смогут оформить материальную компенсацию или льготный проездной билет.

Что такое компенсация проезда пенсионерам

Дотации на проезд пенсионерам – один из видов социальной государственной поддержки данной категории граждан. У каждого гражданина РФ после наступления пенсионного возраста (женщины – 55 лет, мужчины – 60 лет) есть право получения льготы при пользовании городским общественным транспортом (метро, автобусы, трамваи, троллейбусы). Не действуют правила льготного проезда при пользовании маршрутными такси.

Какие льготы положены­

Льготный проезд для пенсионеров на городском транспорте частично дотируется на федеральном уровне, частично финансируется из региональных бюджетов. Размеры выплат и схема их начисления ежегодно меняются. Государственные социальные службы рекомендуют ежегодно обращаться за уточнением информации и оформлением необходимых документов для получения компенсации. Кроме льготного проезда, пенсионеры имеют право на ряд других федеральных и региональных льгот.

На федеральном уровне

Компенсация проезда пенсионерам в 2018 году для ряда льготных категорий граждан на федеральном уровне будет производится на основании следующих законодательных актов:

• Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда пенсионерам» от 01.04.2005 №176.
• Закон «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5- ФЗ.
• Закон «О социальной защите инвалидов» от 24.11.1995 №181-ФЗ.

Согласно федеральному законодательству, наряду с компенсацией проезда, граждане пенсионного возраста имеют право пользования такими льготами, финансируемыми из федерального бюджета:

• Налоговые льготы – освобождение от уплаты налога на имущество (один объект, находящийся в собственности), налоговый вычет при приобретении жилья для работающих пенсионеров (за счет компенсации налога на доход).
• Отпускные – право на дополнительный оплачиваемый отпуск размером 14 дней.
• Коммунальные – льгота при уплате взноса за капитальный ремонт: 50% для лиц достигших 70 лет, 100% – для граждан старше 80 лет (при отсутствии задолженности по платежам за коммунальные услуги и только для одиноко проживающих лиц).
• Финансовые – доплата до прожиточного минимума всем категориям пенсионеров, когда размер назначенной пенсии ниже этого минимально допустимого порога. Еще есть надбавки за возраст, по инвалидности, по уходу за нетрудоспособным иждивенцем, за работу на Крайнем Севере и приравненных к нему регионах.
• Транспортные – для лиц, проживающих на территориях Крайнего Севера и приравненных к нему регионах, предусмотрен ежегодный оплачиваемый из бюджета проезд к месту отдыха и обратно по территории РФ. Есть транспортные льготы для военных пенсионеров и служащих органов внутренних дел и государственной безопасности.

Местные льготы

Региональный уровень предусматривает специальные тарифы и другие методы предоставления льготного проезда (например, выплата компенсации). При этом размер дотаций и порядок их оказания каждый регион устанавливает самостоятельно, исходя из местных программ социальной поддержки населения льготных категорий. Для московских жителей пенсионного возраста в 2018 году бесплатный проезд муниципальным транспортом и пригородными электропоездами будет заменен увеличением ежемесячных транспортных компенсаций. К другим региональным льготам относятся:

• льготы на оплату коммунальных услуг (водоснабжение, электроэнергия) – для одиноко проживающих пенсионеров при отсутствии долга за услуги ЖКХ;
• надбавка за государственный стаж госслужащим, военным (за травму во время службы), за материнский труд, профессиональные надбавки, премии донорам, надбавки московским пенсионерам.

Льготы на проезд в общественном транспорте

Денежная компенсация предоставляется всем категориям граждан пенсионного возраста, не распространяется на междугородние перевозки (исключение составляет право пенсионеров Крайнего Севера к месту отдыха на территории РФ), осуществляется на местном уровне с помощью оформления:

• специальных проездных билетов;
• установления особых правил проезда для граждан пенсионного возраста;
• выплаты компенсационной надбавки к пенсии.

Льготы и компенсация предоставляются при пользовании городским муниципальным общественным транспортом, не распространяются на такси, маршрутки и частные автобусные маршруты. Льготные билеты для пригородных поездок (автобусы, электрички) предоставляются только некоторым категориям граждан пенсионного возраста в объеме полной компенсации (бесплатный проезд).

Предусмотрены сезонные льготы на воздушные перевозки – для пенсионеров, проживающих в отдаленных регионах (Сибирь, Дальний Восток), на железнодорожные междугородние – для пожилых граждан – жителей Крайнего Севера. Размеры компенсации для прочих категорий граждан пенсионного возраста устанавливаются региональными властями индивидуально, в соответствии с местной политикой социальной защиты малообеспеченных слоев населения.

Кому положен бесплатный проезд на общественном транспорте

Полная компенсация – бесплатный проезд для пенсионеров в общественном транспорте – предусмотрена федеральным законодательством для таких категорий российских граждан как:

• участники и инвалиды ВОВ (Великой Отечественной войны);
• члены семьи военных, погибших при боевых действиях;
• пострадавшие при ликвидации последствий аварии Чернобыльской АЭС;
• труженики тыла;
• герои труда времен СССР и РФ, члены их семьи:
• заключенные концентрационных лагерей, военнопленные;
• инвалиды всех групп;
• лица, признанные жертвами политических репрессий, реабилитированные;
• награжденные знаком «Почетный донор» (в советские времена и в период современной России);
• семьи, воспитывающие детей-инвалидов, плюс лица, присматривающие за детьми с ограниченными возможностями;
• дети и другие категории граждан, получающие пенсию по потере кормильца.

Кому положена льгота на проезд в электричке в 2018 год

Льготный проезд в электричках будет предоставлен федеральным льготникам. Для остальных категорий пенсионеров вопрос компенсации будет решаться на региональном уровне. Московские пенсионеры в 2018 году лишатся бесплатного проезда в пригородных электропоездах – оно будет компенсировано увеличением ежемесячных транспортных выплат в два раза. Ветераны ВОВ, инвалиды и сотрудники МВД и других органов государственной безопасности сохранят право льготного пользования пригородным транспортом по всей территории РФ.

Пенсионеры Санкт-Петербурга смогут получить сезонную скидку при пользовании электропоездами ближнего следования размером в 90% в период с мая по октябрь. Жители Ленинградской области пенсионного возраста будут пользоваться 85% скидкой вне зависимости от сезона. Пенсионеры, постоянно проживающие в Москве и имеющие московскую прописку, сохранят право бесплатно ездить на электропоездах в пределах МКАД. Жители других регионов должны уточнить свои льготы в местных органах социальной защиты.

Компенсация проезда к месту отдыха и обратно

На федеральном уровне для льготных категорий предусмотрена оплата передвижения к местам лечения. Есть оплата проезда пенсионерам Крайнего Севера, получающим трудовую пенсию по старости или инвалидности, к месту отдыха и обратно один раз в году внутри территории страны. Для получения компенсации необходимо обращаться в пенсионный фонд. Заявление подается по предусмотренной законодательством форме, с указанием места отдыха и документов, подтверждающих предстоящее пребывание гражданина в санатории, профилактории или любом другом месте отдыха.

Северяне, имеющие подтвержденный официальный статус, могут получить компенсацию в виде возмещения расходов на покупку билетов, либо в виде льготного проездного документа. Льгота распространяется на следующие типы поездок:

• железнодорожный транспорт (плацкартные вагоны пассажирских поездов);
• воздушный транспорт (экономический класс);
• внутренний водный транспорт (каюты третьей категории на всех судах, выполняющих внутренние рейсы);
• морской транспорт (каюты 4-5 групп морского судна для всех линий регионального сообщения);
• автотранспорт (междугородние автобусы по маршрутам регулярных перевозок).

Льготы на проезд к месту лечения в пределах РФ полагаются раз в год и военным пенсионерам с выслугой в 20-25 лет. Компенсация цены билетов предусмотрена и для сопровождающих их лиц. Льготные билеты при предъявлении соответствующих документов оформляются в любой кассе. Ограничения налагаются на лиц, вышедших на пенсию после 2012 года. Этим гражданам придется самостоятельно оплачивать транспортные услуги на железнодорожном, авиационном и автотранспорте.

Как оформить бесплатный проезд

Компенсация проезда пенсионерам в 2018 году будет оформляться на основании необходимых документов в отделах местной социальной защиты. У гражданина пенсионного возраста есть право отказаться от получения льготного проездного в пользу получения компенсационной ежемесячной выплаты. Материальное пособие должны будут перечислить параллельно с основной пенсионной выплатой. Средства выдаются ежемесячно.

В ряде регионов вместо проездного билета государством выдается транспортная карта с ограниченным числом поездок за месяц, которую при предъявлении соответствующих документов можно оформить в многофункциональных центрах госуслуг. Для пенсионеров Санкт-Петербурга будет действовать единый именной проездной для граждан с пропиской или официально оформленной регистрацией (действует при постоянном проживании). С его помощью пожилые люди смогут приобретать билеты на все виды муниципального городского транспорта по льготной цене.

Видео

Северный отпуск: правила оплаты проезда

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Гарантийный минимум

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"".

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;

Возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;

Фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:

Разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;

Что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.

Не производится оплата расходов, если:

Поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);

Члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдут два года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма пропадает, но только в части первых двух лет работы.

Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда - на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

Любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;

Документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:

Дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;

Маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.

Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.

Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:

Фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

Даты рождения несовершеннолетних детей работника;

Место использования отпуска работника и членов его семьи;

Виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

Маршрут следования;

Примерная стоимость проезда.

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).

Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

С.Савельева

Независимый эксперт